MAKALAH BAHASA INDONESIA

“Surat-menyurat”

OLEH :

Nama : Nailul Rahmi

NIM : 2214040034

DOSEN PEMBIMBING :

Debi Febianto, S.Pd., M.Pd

PROGRAM STUDI TADRIS MATEMATIKA

FAKULTAS TARBIYAH DAN KEGURUAN

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI IMAM BONJOL PADANG

2022 M/1444
 KATA PENGANTAR

Puji syukur saya panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah menganugerahkan
banyak nikmat sehingga saya dapat menyusun makalah Bahasa Indonesia ini dengan baik.
Makalah ini berisi tentang uraian mengenai “Surat-Menyurat".

Makalah ini saya susun secara cepat untuk memenuhi tugas mata kuliah Bahasa Indonesia
dengan bimbingan dari Bapak Debi Febianto, S.Pd., M.Pd selaku dosen mata kuliah Bahasa
Indonesia.Oleh karena itu saya sampaikan terima kasih atas waktu, tenaga dan pikirannya yang
telah diberikan.

Dalam penyusunan makalah ini, saya menyadari bahwa makalah ini masih jauh dari kata
sempurna.

Sehingga saya selaku penyusun sangat mengharapkan kritik dan saran yang membangun dari
pembaca sekalian. Akhir kata Semoga makalah ini dapat memberikan manfaat untuk kelompok
kami khususnya, dan masyarakat Indonesia umumnya.

Padang, 25 Agustus 2022

PENYUSUN

i
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR......................................................................................................................i
DAFTAR ISI...................................................................................................................................ii
BAB 1..............................................................................................................................................1
PENDAHULUAN...........................................................................................................................1
A. Latar Belakang........................................................................................................................1
B. Rumusan Masalah...................................................................................................................2
C. Manfaat....................................................................................................................................2
BAB II.............................................................................................................................................3
PEMBAHASAN..............................................................................................................................3
A. Pengertian Surat......................................................................................................................3
B. Fungsi Surat.............................................................................................................................3
C. Syarat Surat.............................................................................................................................4
D. Jenis Surat...............................................................................................................................5
a. Berdasarkan Isinya...............................................................................................................5
b. Berdasarkan Keamanan Isinya.............................................................................................5
c. Berdasarkan Derajat Penyelesaiannya..................................................................................5
d. Berdasarkan Jangkauan Penggunaannya..............................................................................6
e. Berdasarkan Jumlah Penerimanya........................................................................................6
E. Bahasa Surat............................................................................................................................6
F. Bagian-bagian Surat.................................................................................................................7
BAB III..........................................................................................................................................13
PENUTUP.....................................................................................................................................13
A. Kesimpulan...........................................................................................................................13
B. Saran......................................................................................................................................13

ii
iii
 BAB 1

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Surat menyurat merupakan suatu kegiatan untuk mengadakan hubungan secara terus
menerus antara pihak yang satu kepada pihak yang lainnya. Kegiatan surat menyurat ini disebut
juga dengan istilah lainnya yaitu korespondensi. Jika hanya sepihak saja yang mengirimkan surat
secara terus menerus tanpa ada balasan atau tanggapan dari pihak lainnya hal ini tidak dapat
dinamakan kegiatan surat menyurat. Setiap kerja perorangan apalagi organisasi selalu
membutuhkan kerja sama dengan pihak lain untuk mencapai tujuannya.

Kegiatan dalam surat menyurat masih sering di temui pada perusahaan-perusahaan, baik
perusahaan besar maupun kecil. Dan sejak zaman dahulu sampai sekarang kegiatan surat
menyurat masih sering digunakan, walaupun saat ini sudah berkembang teknologi komunikasi
yang lebih canggih dibandingkan dengan menggunakan surat. Karena dengan menggunakan
surat lebih ekonomis, praktis dan efektif dibandingkan dengan alat komunikasi yang lainya.

Surat merupakan sehelai kertas atau lebih yang digukan untuk mengadakan komunikasi
secara tertulis. Sampai sekarang surat masih digunakan karena surat memiliki kelebihan
dibandingkan dengan sarana komunikasi lainya, kelebihanya antara lain yaitu surat lebih praktis
karena surat merupakan sarana komunikasi yang dapat menyimpan rahasia dan membuat
informasi secara 2 panjang lebar. Surat lebih efektif karena informasi yang disampaikan sesuai
dengan sumber aslinya dan tidak ada penyingkatan istilah. Surat dikatakan ekonomis dilihat dari
biaya pembuatan dan pengiriman relatif murah. Surat selain berfungsi sebagai alat komunikasi
juga berfungsi sebagai wakil dari pembuatan surat, bahan bukti secara tertulis yang mempunyai
kekuatan hukum, sumber data yang digunakan untuk petunjuk keterangan tidak lanjut, bahan
pengingat dalam kegiatan dimasa lalu, surat sebagai jaminan keamanan, sebagai alat promosi
bagi kantor atau perusahaan, dan alat untuk menghemat baik waktu, tenaga dan juga biaya

Kegiatan surat menyurat itu dipandang sebagai suatu kegiatan yang mudah, surat
menyurat merupakan salah satu dari kegiatan yang bisa menunjang tercapainya tujuan organisasi
pemerintahan. Salah satu peranan pengelolaan surat menyurat bagi organisasi pemerintahan
adalah dengan melakukan kegiatan pengurusan surat baik itu surat masuk maupun surat keluar.
Faktor lain dari keberhasilan suatu manajemen juga dipengaruhi oleh sarana dan prasarana yang
digunakan untuk menyiapkan arsip dan efisiensi pemakaian peralatan tersebut. Semua itu tidak
bisa lepas dari faktor sumber daya manusianya itu sendiri, keterbatasan sumber daya manusia
biasanya akan membawa dampak, saat arsip itu akan disimpan atau diperlukan kembali.

1
B. Rumusan Masalah

1. Apa pengertian surat ?

2. Apa saja fungsi surat ?

3. Bagaimana syarat surat yang baik dan benar?

4. Bagaimana bahasa yang digunaakan dalam surat?

5. Apa saja bagian-bagian surat?

C. Manfaat

1. Mengetahui pengertian surat

2. Mengetahui fungsi surat

3. Mengaanalisis syarat surat yang baik dan benar

4. Mengidentifikasi bahasa yang digunaakan dalam surat

5. Mengetahui bagian-bagian surat

2
 BAB II

PEMBAHASAN

A. Pengertian Surat

Surat adalah alat komunikasi yang mempergunakan bahasa tulisan di atas selembar kertas
yang sangat erat hubungannya dengan kehidupan manusia (Subagyo, 1997: 1). Apabila ditinjau
dari sifat isinya, surat adalah jenis karangan (komposisi) paparan. Di dalam paparan pengarang
memgemukakan maksud dan tujuanya, menjelaskan apa yang dipikirkan dan dirasakannya
demikian pula di dalam surat

Berbeda halnya jika ditinjau dari fungsinya, surat merupakan suatu alat atau sarana
komunikasi tertulis. Surat dipandang sebagai alat komunikasi tulis yang paling efisien, efektif,
ekonomis dan praktis. Dibandingkan dengan alat komunikasi lisan, surat mempunyai kelebihan-
kelebihan. Apa yang dikomunikasikan kepada pihak lain secara tertulis, misalnya berupa
pengumuman, pemberitahuan, dan sebagainya, akan sampai kepada alamat yang dituju sesuai
dengan sumber aslinya. Tidak demikian halnya jika disampaikan secara lisan. Dengan cara
tersebut sering dialami perubahan perubahan, terutama tentang isinya, mungkin ditambah atau
dikurangi, miskipun mungkin tidak disadari

Melengkapi dari beberapa pendapat tersebut, surat adalah suatu sarana komunikasi yang
digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh satu pihak ke pihak lain. Informasi yang
disampaikan itu dapat berupa pemberitahuan, laporan, peryataan, perintah, permintaan, dan lain
sebagainya.

Dari uraian tersebut dapat diambil kesimpulan bahwa surat adalah suatu sarana
komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi yang berupa pemberitahuan,
laporan, peryataan, perintah, permintaan, dan sebagainya dari satu pihak ke pihak lain.

B. Fungsi Surat

Menurut Soedjito dan Solchan Tw (2004: 2), surat dapat memenuhi fungsifungsi berikut:

a. Alat komunikasi, yaitu suatu alat untuk menyampaikan bahan komunikasi yang berupa berita,
laporan, pemberitahuan, penunjukan, permohonan, dan lain-lain.

b. Alat bukti tertulis, yaitu sebagai bukti nyata yang sah yang lazimnya dikenal sebagai “hitam
di atas putih”. Hal itu sangat penting, terutama dalam surat-surat resmi, seperti : surat perjanjian,
surat wasiat, surat sewa-menyewa rumah, surat jual beli, dan surat kuasa. Surat-surat tersebut
mempunyai kekuatan hukum yang dapat dipakai sebagai “bukti tertulis” dalam perkara
dipengadilan.

3
 c. Alat bukti historis, yaitu dapat dipakai sebagai bahan penelitian untuk mengetahuai dan
menggali informasi mengenai bagaimana keadaan, cara dan pengelolahan administrasi, dan cara
pelaksanaan berbagai kegiatan pada masa lalu.

d. Alat pengingat, yaitu dapat dipakai untuk mengingat dan mengetahui surat-surat yang sudah
dikirimkan atau diterima dalam suatu periode waktu tertentu. Hal itu dapat diketahui melalui
arsip dan ekspedisi surat.

e. Duta organisasi, yaitu dapat mencerminkan corak, keadaan mentalitas, jiwa, dan nilai pejabat/
jawatan/ atau kantor yang bersangkutan. Oleh kerena itu, dalam menyusun surat hendaklah selalu
berhati-hati dalam berfikir secara cermat agar tidak menimbulkan kesan yang tidak
menyenangkan.

f. Pedoman kerja, yaitu dapat dipakai sebagai pola yang harus dipedomani dan diikuti oleh
lembaga, organisasi, atau jawatan yang menjalankan fungsi kesekretariatan tersebut, antara lain,
dalam menerbitkan berbagai macam atau jenis surat yang dikehendaki. Misalnya surat
keterangan tidak sama dengan surat kuasa, dan surat penunjukan tidak sama dengan surat edaran.

C. Syarat Surat

Surat yang baik haruslah memenuhi syarat-syarat penyusunan sebagai berikut:

a. Surat harus disusun dengan teknik penyusunan surat yang benar, yaitu:

1) Menyusun letak bagian-bagian surat (bentuk) yang tepat sesuai dengan aturan atau
pedoman yang telah ditentukan;

2) Pengetikan yang betul, jelas, bersih dan rapi;

3) Pemakaian kertas yang sesuai dengan ukuran, jenis, warna

b. Isi surat harus dinyatakan secara ringkas, jelas, dan eksplisit. Hal itu menguntungkan kedua
pihak, yaitu:

1) Penerima dapat memahami isinya dengan tepat dan tidak ragu-ragu;

2) Pengirim memperoleh jawaban secara tepat apa yang dikehendakinya

c. Bahasa yang digunakan haruslah bahasa yang benar/ baku sesuai dengan kaidah bahasa
Indonesia, baik tentang ejaan, pemilihan kata, bentuk kata, maupun kalimatnya. Selain itu,
bahasa surat haruslah efektif. Untuk itu, bahasa surat haruslah logis, wajar, hemat, cermat, sopan,
dan menarik. Sedapat mungkin harus dihindari gaya keasing-asingan atau kedaerah-daerahan.

4
D. Jenis Surat

Dari beberapa surat yang dikenal dewasa ini terdapat beraneka ragam atau jenis surat,
maka dalam kehidupan sehari-hari kita mengenal bermacam-macam jenis surat. Aneka macam
jenis surat itu dapat ditinjau dari berbagai sehingga surat dapat dibedakan menjadi beberapa jenis
yaitu:

a. Berdasarkan Isinya

1) Surat pribadi, yaitu surat yang berisi masalah pribadi yang ditunjukan kepada keluarga,
teman atau kenalan.
2) Surat dinas/ resmi, yaitu surat yang berisi masalah kedinasaan atau administrasi
pemerintah. Surat dinas/resmi hanya dibuat oleh instansi pemerintah dan dapat
dikirimkan oleh semua pihak yang memiliki hubungan dengan instansi tersebut. Karena
sifatnya resmi, surat resmi harus ditulis dengan menggunakan bahasa ragam resmi.
Contoh surat dinas/resmi diantaranya adalah surat keputusan, instruksi, surat tugas, surat
edaran, surat panggilan, nota dinas, pengumuman, dan surat undangan rapat dinas.
3) Surat niaga/ dagang, yaitu surat yang berisi masalah perniagaan/ perdagangan. Surat
dagang dibuat oleh suatu perusahaan yang ditujukan kepada semua pihak. Contoh surat
niaga/dagang diantarannya adalah surat permintaan penawaran, surat penawaran jasa,
surat pesanan, surat tagihan, surat permohonan lelang, dan periklanan.

b. Berdasarkan Keamanan Isinya

1) Surat sangat rahasia, yaitu surat yang berisi dokumen/ naskah yang sangat penting yang
berhubungan dengan rahasia keamanan Negara. Surat tersebut ditandai dengan kode SR
atau SRHS (Sangat Rahasia). Contohnya, yaitu dokumen dari Departemen Penerangan,
dokumen dari Negara tetangga, dokumen di kalangan kemiliteran.
2) Surat rahasia, yaitu surat yang berisi dokumen penting yang hanya boleh diketahui oleh
pejabat yang berhak menerimanya. Contohnya, yaitu surat rekomendasi dan laporan
konduite dari seorang pejabat (DPPP).
3) Surat terbatas, yaitu surat yang isinya hanya boleh diketahui oleh para pejabat tertentu.
Surat tersebut harus dibahas, dipertimbangkan semasak-masaknya sebelum
diinformasikan kepada pihak-pihak yang bersangkutan. Contohnya, yaitu hasil rapat
pimpinan terbatas, usul pengangkatan pegawai baru, dan laporan perjalanan.
4) Surat biasa, yaitu surat yang berisi masalah biasa, bukan rahasia, yang bila diketahui oleh
orang lain tidak meragukan lembaga atau pejabat yang bersangkutan. Contohnya, yaitu
surat edaran, surat undangan, surat ucapan terima kasih, pengumuman, dan
pemberitahuan.

c. Berdasarkan Derajat Penyelesaiannya

5
 1) Surat sangat segera (kilat), yaitu surat yang isinya harus segera mungkin diketahui oleh
penerima surat dan harus sesegera mungkin diselesaikan atau ditanggapi. Contohnya,
yaitu surat pemberitahuan tenaga penguji, surat tugas penyusun soal ujian, dan surat
undangan rapat-rapat dinas.
2) Surat segera, yaitu surat yang isinya harus segera diketahui dan ditanggapi. Contohnya,
yaitu surat lamaran pekerjaan, surat usul kenaikan pangkat, surat penawaran tugas
belajar ke luar negeri.
3) Surat biasa, yaitu surat yang isinya tidak harus segera diketahui, ditanggapi. Meskipun
demikian, surat yang kita terima harus segera kita balas agar komunikasi dapat berjalan
lancar. Contohnya, yaitu surat permohonan sumbangan, surat pemberitahuan, surat
edaran, dan surat pengumuman biasa.

d. Berdasarkan Jangkauan Penggunaannya

1) Surat intern, yaitu surat yang hanya digunakan untuk berkomunikasi dalam satu kantor/
instansi yang bersangkutan. Contohnya, yaitu memo dan nota. Memo, yaitu surat yang
berisi catatan singkat tentang pokok-pokok persoalan. Sedangkan nota, yaitu surat yang
hanya dibuat oleh atasan untuk bawahan.
2) Surat ekstern, yaitu surat yang digunakan untuk berkomunikasi dengan pihakpihak diluar
kantor/instansi yang bersangkutan.

e. Berdasarkan Jumlah Penerimanya

1) Surat edaran, yaitu surat yang beredar di luar kantor/ instansi yang bersangkutan. Isi surat
ini ada kalanya hanya diketahui oleh pejabat yang bersangkutan (edaran khusus), dan
adakalanya disebarkan kepada lingkup yang lebih luas (edaran umum).
2) Pengumuman, yaitu surat yang ditunjukkan kepada para pejabat, para karyawan, dan
masyarakat umum.
3) Surat biasa, yaitu surat yang khusus ditujukan kepada seseorang, pejabat, atau instansi
tertentu.

E. Bahasa Surat

Bahasa surat adalah bahasa yang digunakan dalam surat, terutama dalam bagian inti surat
itu. Bahasa yang digunakan harus tunduk kepada semua aturan bahasa yang berlaku baik struktur
kata dan kalimat, penggunaan tanda-tanda baca, maupun pemakaian alinea/paragraf.

Bahasa surat pada umumnya mempunyai ragam tersendiri, tergantung jenis surat. Pada
jenis surat dinas bahasa yang digunakan harus bahasa yang benar/ baku, sesuai dengan kaidah
bahasa Indonesia, baik tentang ejaan, pemilihan kata, bentuk kata, maupun kalimatnya. Selain
itu, bahasanya haruslah efektif. Untuk itu, bahasa surat harus bersifat jelas, singkat, logis, sopan,
dan menarik.

6
 Bahasa yang digunakan pada surat dinas/resmi biasanya tidak sama dengan bahasa yang
digunakan pada surat-surat yang tidak resmi atau surat pribadi. Bahasa resmi yang digunakan
pada surat-surat resmi, mempunyai dua ragam, yaitu ragam kaku (frozen stlye) dan bahasa resmi
ragam baku (formal stlye). Bahasa resmi ragam baku adalah bahasa resmi yang bentuk dan
pemakainya pada surat secara tetap dan singkat. Sementara itu, bahasa resmi ragam kaku adalah
bahasa resmi yang tidak dibakukan pemakaiannya termasuk untuk komunikasi tertulis pada
surat. Penggunaan bahasa baku dapat membawa wibawa seseorang dan dipandang sebagai
lambang status sosial yang tinggi. Itulah sebabnya surat dinas/resmi haruslah menggunakan
bahasa baku. Bahasa baku dapat dikenali dari ejaan, pemakaian kata, bentuk kata, dan kalimat.

Bahasa dalam surat harus berupa kalimat-kalimat efektif, yaitu kalimat yang mempunyai
ciri-ciri sebagai berikut:

a) Sederhana/wajar, bararti bersahaja, lugas, mudah, tidak berbelit-belit, baik pemakaian

kata-katanya maupun kalimat-kalimatnya. Untuk itu, hendaklah dipakai kata-kata yang
biasa dan lazim.
b) Ringkas, berarti kalimat yang ringkas pada umumnya lebih tegas dan mudah dipahami.
Sedangkan kalimat yang panjang biasanya lemah dan kabur serta tidak cepat dipahami
maksudnya.
c) Jelas, berarti tidak samar-samar, tidak meragukan, tidak mendua makna, atau tidak
menimbulkan salah paham.
d) Sopan, berarti hormat dengan takzim, tertip menurut adat yang baik, atau baik
kelakuannya.

F. Bagian-bagian Surat

a. Kepala surat
Kepala surat disebut pula kop surat. Surat yang ada kopnya biasanya surat-surat
instansi atau lembaga, baik pemerintah maupun swasta. Tujuan penulisan kepala surat
untuk memberikan informasi tentang identitas perusahaan, misalnya nama perusahaan
dan alamatnya. Kepala surat disusun dalam bentuk yang menarik, dan menyebutkan:
1. nama kantor/ jawatan/ perusahaan dan sebagainya,
2. alamat,
3. nomor telepon,
4. nomor kotak pos
5. faksimile atau e-mail.

Kepala surat berfungsi untuk mempermudah pembaca mengetahui nama dan alamat
kantor atau instansi serta keterangan lain mengenai organisasi yang mengirim surat.

b. Tanggal Surat
Surat dinas atau surat resmi harus disertai dengan tanggal. Tanggal yang ditulis
menginformasikan kapan surat itu dibuat. Apabila surat itu menggunakan kop atau kepala

7
 surat, maka penulisan tanggal tidak perlu dengan nama tempat atau kota, sebab pada kop
surat sudah tercantum alamat. Lain halnya dengan surat pribadi yang biasanya
menggunakan kertas polos (tanpa kepala surat).

Contoh penulisan benar:

a) 12 Agustus 2002
b) 21 Oktober 2008
c) 16 Maret 1997
d) 22 Nopember 1997

Contoh penulisan salah:

a) 12-7-02
b) Tangal 12-7-2002
c) 10 Juli „89
d) 18 Agustus 1997.
c. Nomor Surat
Setiap surat resmi yang keluar selalu diberi kode yang berupa nomor. Nomor
tersebut berguna untuk mempermudah pengaturan penyimpanan arsip, memudahkan
mencari surat itu kembali, dan untuk mengetahui jumlah surat yang telah keluar dalam
setiap waktu.
Bagian nomor surat berisi nomor urut surat yang terbit, kode surat, dan angka
tahun, jika angka tahun termasuk ke dalam sistem penomoran. Contohnya sebagai
berikut:
a) No. 450/PD-GK/02, berarti bahwa nomor urut surat tersebut adalah 450,
sedangkan PD singkatan dari pengajuan dana, GK artinya Gunung Krinci (nama
lembaga atau perusahan). 02 artinya tahun surat itu dibuat.
b) Nomor: 157/F8/1994

Contoh penulisan yang belum benar

a) Nomer: 778/BI/1998
b) No : 411.11/104
d. Lampiran
Kata lampiran bermakna “tambahan”. Tambahan itu dapat berupa surat, kertas
surat, foto kopi ijazah, salinan-salinan surat berharga, kuitansi, dan sebagainya. Lampiran
adalah sesuatu yang ditambahkan pada surat yang dikirimkan. Kata Lampiran harus
dicantumkan jika surat yang diterbitkan dilampiri berkas atau surat lain. Bilamana kata
lampiran sudah tercetak pada surat kertas yang diterbitkan tanpa dilampiri sesuatu, bagian
surat itu harus diisi dengan tanda yang menyatakan bahwa surat diterbitkan tanpa
lampiran agar orang lain tidak mengisinya untuk mengacaukan permasalahan.

8
 Dalam hal ini, tanda yang umum untuk mengisi itu adalah tanda (-) hubung.
Contohnya sebagai berikut:
a) Lampiran : satu berkas
b) Lampiran : empat bendel
c) Lamp. : dua eksemplar Jika tidak ada yang dilampirkan kata lampiran diikuti
tanda (-) hubung seperti: Lampiran : -

Penulisan kata lampiran disingkat lamp. Kemudian diikuti tanda titik (:) disertai
jumlah barang yang dilampirkan. Ada kaidah yang menyatakan bahwa lambang bilangan
yang dapat dinyatakan dengan satu atau dua kata ditulis dengan huruf kecuali jika
beberapa lambang bilangan dipakai secara berurutan (Pedoman Umum EYD).

e. Hal/ perihal surat

Hal surat disebut juga perihal surat atau pokok surat. Yang ditemukan pada hal
surat adalah isi atau inti surat yang jelas. Dengan membaca hal atau perihal surat,
pembaca akan segera mengetahui surat yang hendak dibacanya. Hendaknya hal atau
perihal ditulis secara ringkas dan jelas. Contohnya sebagai berikut:
a) Hal: jadwal ujuan ulangan
b) Hal: bantuan tenaga pengajar
c) Hal: pemilihan mahasiswa teladan
d) Hal: panggilan kerja
e) Hal: Pengusulan calon pegawai

f. Alamat surat
Pada surat yang ditulis selalu dicantumkan nama alamat tujuan. Biasanya alamat
tujuan ini ditulis di dua tempat, yaitu di amplop dan di dalam surat itu sendiri. Hendaknya
alamat yang ditulis di amplop dan yang ada di dalam harus sama agar tidak
membingungkan penerimanya.
Dalam menulis surat hendaknya dijaga kesopanan dan diperhatikan derajat
penerima. Surat yang ditujukan kepada teman atau bawahan tentu berbeda dengan surat
yang ditujukan kepada atasan atau seorang pejabat. Karena itu perlu dijaga kesopanan
kalimatnya. Di samping itu, alamat tujuan harus ditulis selengkaplengkapnya, terutama
yang berada di amplop. Sebab, jika tidak lengkap maka surat akan dikembalikan.
Perhatikanlah nama, alamat, nomor rumah, gang, kelurahan, kota, jalan dan negara
tujuan.
a) Alamat luar
Alamat luar adalah alamat yang ditulis pada sampul surat. Alamat pada
sampul surat berfungsi sebagai petunjuk dalam menyampaikan surat kepada orang
yang berhak menerima surat. Contoh alamat luar:
1. Yth. Kepada Balai Penelitian Bahasa
Jalan 1 Dewa Nyonya Oka 34 Yogyakarta 55444

9
 2. Yth. Kepala Direktorat Jendral Bea dan Cukai
Jalan cendana 9, Yogyakarta 5516
b) Alamat Dalam Alamat (alamat dalam) berguna sebagai alat bagi penerima surat.
Bagi pengirim surat, alamat berfungsi untuk mengetahui kecocokan alamat yang
dituju sewaktu pemrosesan surat ke dalam amplop. Oleh karena itu penulisan
alamat dalam dapat seperti penulisan alat luar. Contohnya sebagai berikut:
1) Yth. Kepala Pusat Pembinaan
dan Pengembangan Bahasa
Rawangmangu, Jakarta 13220
2) Yth. Sdr. Imam Santoso
Jalan Galunggung 100
Malang
3) Yth. Kepala Bagian Pemesaran
PT. DUTA SARANA
Jalan Kusuma Bangsa NO. 8
Jakarta Selatan.

g. Salam Pembuka
Salam pembuka merupakan tanda hormat pengirim surat sebelum ia “berbicara”
secara tertulis. Dalam surat dinas/ resmi yang biasa digunakan sebagai salam pembuka
ialah Dengan hormat, yang ditulis segaris lurus dengan baris-baris lainya. Salam
pembuka biasanya menggunakan kalimat:
(1) Dengan hormat
(2) Saudara …yang terhormat
(3) Ibu…yang terhormat
(4) Bapak…yang terhormat

Disamping itu, terdapat pula salam pembuka yang bersifat khusus, seperti:
(1)Assalamualaikum, wr.wb
(2)Salam pramuka
(3)Salam perjuangan

h. Isi Surat
Isi surat merupakan bagian yang sangat penting karena bagian ini merupakan
wadah segala sesuatu atau semua persoalan yang ingin disampaikan. Isi surat harus
singkat, jelas, hormat, dan sopan.
Secara umum bahasa yang digunakan dalam bagian isi surat harus benar.
Kebenaran itu diukur dengan ketepatan pemilihan kata, struktur kalimat sesuai kaidah
dan ejaannya benar. Isi surat yang lengkap terdiri atas
a. Alinea Pembuka
10
 Alinea pembuka disebut juga sebagai kata pendahuluan. Kalimat ini ditulis
setelah salam pembuka. Tujuanya sebagai pengantar isi surat. Oleh karena, itu
gunakan kalimat yang dapat menumbuhkan minat dan perhatian bagi pembacanya
untuk mengetahui dengan segera maksud kita. Dengan demikian maka pembaca
akan terarik dan memiliki minat untuk mempelajari surat kita sampai selesai.
Contohnya sebagai berikut:
(1)Dengan ini kami beritahukan bahwa……
(2)Dengan ini kami sampaikan bahwa……..
(3)Dengan ini kami terangkan bahwa……...
(4)Dengan sangat menyesal kami beritahukan kepada saudara bahwa…
(5)Dengan ini kami tawarkan…..
b. Alinea Isi
Alinea isi memuat sesuatu yang diberitahukan, ditanyakan, diminta dan
lain sebagainya yang disampaikan kepada penerima surat. Isi surat harus jelas,
singkat, hormat, dan sopan. Contohnya sebagai berikut:
(1)Akan tetapi,..
(2)Oleh sebab itu,…
(3)Berkaitan dengan hal tersebut di atas, kami ucapkan terimakasih.
Untuk menyusun isi surat yang baik hendaklah diperhatikan pedoman-
pedoman sebagai berikut:
1) Tetapkan dahulu maksud yang diberitahukan, dikemukakan, ditanyakan,
dimintai, dan sebagainya secara jelas.
2) Tetapkan urutan maksud surat itu secara sistematis dan logis.
3) Tuliskanlah maksud surat itu dalam alinea-alinea yang jelas.
4) Hindarkan pemakaian akronim dan singkatan-singkatan yang belum lazim,
lebihlebih yang ditulis hanya atas kemauan sendiri.
5) Hendaklah digunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar, sederhana, logis,
sopan, dan menarik.
6) Hendaklah dituliskan dengan ejaan yang betul.
7) Hendaklah diketik serapi-rapinya, hindarkan ketikan yang bertumpuk-tumpuk.
8) Hindarkan pemakaian kata-kata yang asing/ kata-kata daerah sehingga terasa
keasing-asingan atau kedaerah-daerahan, kecuali yang belum ada padanannya
dalam bahasa Indonesia.
9) Hendaklah dipakai bentuk surat yang tepat, cocok dan menarik.

c. Alinea Penutup
Penutup surat merupakan kesimpulan yang berfungsi sebagai kunci isi
surat. Umumnya berisi ucapan terima kasih terhadap semua hal yang
dikemukakan dalam isi surat. Hendaknya penutup surat itu ditulis secara singkat
dan jelas. Contohnya sebagai berikut:
(1)Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih
11
 (2)Atas bantuan Bapak, saya ucapkan terima kasih
(3)Atas kehadiran Bapak, kami ucapkan terima kasih

i. Salam Penutup
Kata-kata yang biasa digunakan sebagai salam penutup adalah hormat kami,
hormat saya, salam saya, salam kami, dan wassalam. Contohnya sebagai berikut:
(1)Atas perhatian Anda, saya ucapkan terima kasih Wassalam,
(2)Atas perhatian Anda, kami ucapkan terima kasih Hormat kami,

j. Tembusan Surat
Bagian tembusan surat digunakan untuk menuliskan instansi nama yang
mendapatkan tembusan surat. Letak bagian ini di margin sebelah kiri, lurus vertikal
dengan bagian isi surat. Contohnya sebagai berikut:
(1) Tembusan:
a. Kepala Dinas Tenaga Kerja Propinsi Jawa Barat
b. Kepala Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa
c. Rektor

(2) Tembusan:

a. Ketua Jurusan Bahasa Indonesia

b. Drs. Soedjito

c. Pembantu Rektor 1

12
 BAB III

PENUTUP

A. Kesimpulan

Surat adalah suatu sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi
yang berupa pemberitahuan, laporan, peryataan, perintah, permintaan, dan sebagainya dari satu
pihak ke pihak lain

Surat memiliki bagian-bagian diantaranya :

1. Kepala surat
2. Tanggal Surat
3. Nomor Surat
4. Lampiran
5. Hal/ perihal surat
6. Alamat surat
7. Salam Pembuka
8. Isi Surat
9. Salam Penutup
10. Tembusan Surat

B. Saran

Setelah menyusun makalah terkait Surat-menyurat penulis menyarankan agar ke

depannya penulisan surat terutam surat resmi perlu diperhatiakan lagi. Tak hanya itu, sebelum
menulis surat,Hendaknya pengirim surat mengetahui apa saja bagian bagian surat yang baik dan
benar agar surat yang dikirim dapat diakui keresmiannya serta maksud dari surat juga
dismpaikan dengan baik.

13
 DAFTAR PUSTAKA

Alwi, Hasan, dkk. 2003. Tata Bahasa Baku Bahasa Indonesia Edisi Ketiga. Jakarta: Balai
Pustaka.

Bagus Putrayasa, Ida. 2006. Tata Kalimat Bahasa Indonesia. Bandung: Refika Aditama.

Chaer, Abdul. 2003. Seputar Tata Bahasa Baku Bahasa Indonesia. Jakarta: Rineka Cipta.

Departemen Pendidikan dan Kebudayaan.1993. Tata Bahasa Baku Bahasa Indonesia. Jakarta:
Balai Pustaka.
Djanewar. 1997, Pelajaran Surat Menyurat, Bandung: Armico.

Keraf, Gorys. 2001. Komposisi, Sebuah Pengantar Kemahiran Bahasa. Semarang: Bina Putera.

Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa Departemen Pendidikan Nasional Republik Indrya
Mulyaningsih, M.Pd.Indonesia. 2004. Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia Yang
Disempurnakan dan Pedoman Umum Pembentukan Istilah. Bandung: CV Yrama Widya.

Sudibyo, Sarno dan Sunardi.2006. Panduan Belajar Bahasa dan Sastra Indonesia Kelas XII
SMA.Yogyakarta.

Sugono, Dendy. (Ed). 2008. Buku Praktis Bahasa Indonesia 2. Jakarta: Pusat Bahasa
Departemen Pendidikan Nasional.

Suparjati, dkk. 2003. Surat Menyurat Dalam Perkantoran, Yogyakarta: Kanisius.

Tien Sotyaningrum, Afra. 2008. Korespondensi Bahasa Indonesia: Dasar, Teori, dan Aplikasi.
Yogyakarta: Amara Books.

Yuli Eti, Nunung, dkk. 2006. Pelajaran Bahasa dan Sastra Indonesia Program Studi Bahasa
Kelas XII untuk SMA dan MA.Klaten: Intan Pariwara

14