KORESPONDENSI (SURAT MENYURAT)

“Diajukan untuk memenuhi salah satu tugas kelompok mata kuliah Manajemen
Perkantoran”

Disusun Oleh :
Kelompok IV
Ahmad Dahlan 2102060115
Nurul Mawadda 2102060116
Resky Sari 2102060117

Dosen Pengampuh :
Firmansyah, S.Pd., M.Pd.

PRODI MANAJEMEN PENDIDIKAN ISLAM

FAKULTAS TARBIYAH DAN ILMU KEGURUAN
INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI PALOPO
T.A 2023 – 2024

1
 KATA PENGANTAR
Segala puji dan syukur kita panjatkan kehadirat Allah Swt. Karena berkat
Rahmat dan hidayah-Nya lah kita diberi Kesehatan dan kemampuan sehingga
makalah ini dapatb kami selesaikan secara tepat waktu. Adapun tujuan Dri
makalah klami yaitu untuk Menyusun makalah dengan judul “Korespondensi
(Surat - Menyurat)” dan dibuat untuk mrmrnuhi salah satu tuygas mata kuluiah “
Manajemen Perkantoran ‘’.
Penulis juga tidak lupa mengucapkan terima kasih kepada seluruh pihak
yang terlibat dalam perumusan makalah ini. Penulis juga berharap makalah ini
dapat berm,anfaat bagi pembaca dan penulis.
Kami menyadari bahwa makalah ininjauh dari kata sempurna . oleh karena
itu, kami berharap saran dan kritik yang membangun dari pembaca untuk untuk
kedepannya kami dapat Menyusun makalah dengan baik.

Palopo, 06 Mei 2023

Penulis

ii
 DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR....................................................................................
DAFTAR ISI...................................................................................................
BAB I PENDAHULUAN ..............................................................................
A. Latar Belakang....................................................................................
B. Rumusan Masalah..............................................................................
C. Tujuan Penulisan................................................................................
BAB II PEMBAHASAN.................................................................................
A. Pengertian Korespondensi.................................................................
B. Fungsi Surat Korespondensi..............................................................
C. Syarat Surat........................................................................................
D. Macam – Macam Surat......................................................................
E. Bahasa Surat.......................................................................................
F. Langkah – Langkah dalam Menyusun Surat.................................
G. Pedoman dalam Menyusun isi Surat................................................
H. Kegiatan Surat Menyurat..................................................................
BAB III PENUTUP.........................................................................................
A. Kesimpulan..........................................................................................
B. Saran....................................................................................................
DAFTAR ISI...................................................................................................

iii
 BAB I
PRNDAHULUAN
A. Latar Belakang
Terdapat metode komunikasi di tempat kerja, salah satunya adalah
komunikasi tertulis, dikenal dengan bentuk tertulis, dan bentuk tertulis adalah
mengirimkan informasi kepada orang-orang yang bersangkutan.
Selain itu, proses komunikasi adalah cara pengiriman atau pemberian
informasi tertulis selain laporan, pemberitahuan, permintaan, permintaan atau
surat kepada seorang manajer atau orang luar.
Dalam penyusunan artikel banyak hal yang harus diperhatikan, seperti
ketepatan dan ketepatan ejaan, penggunaan bahasa. Saat menulis ini berarti
menulis, membuat atau mereproduksi huruf, kata atau angka dengan pensil
atau pena, tetapi telah berkembang dalam perkembangannya dan sekarang
memiliki banyak arti khusus yang dimaksudkan untuk dijelaskan hingga ke
teks. . penulis dan penulis atau pencipta. Selain penulisan, teknik berbahasa
seperti penggunaan dan penggunaan kata yang tepat dan benar juga harus
diperhatikan.
Oleh karena itu komunikasi menjadi kebutuhan penting di tempat kerja
dan harus diperhatikan karena jika terjadi gangguan komunikasi di tempat
kerja, maka semua pekerjaan di tempat kerja akan terganggu.
B. Rumusan Masalah
Dalam makalah ini akan membahas berbagai permasalahan tentang
korespondensi diantaranya, ialah :
1. Fungsi-fungsi surat
2. Syarat-syarat surat
3. Macam-macam surat
4. Bahasa surat
5. Langkah-langkah dalam menyusun surat
6. Hal lain yang perlu diperhatikan, agar tujuan berkirim surat tercapai
7. Pedoman dalam menyusun isi
8. Kegiatan surat menyurat
9. Bentuk-bentuk surat

1
 10. Pembetulan (revisi konsep).

C. Tujuan
Tujuan dari makalah ini adalah untuk memberikan informasi
mengenai korespodensi yang mencakup Fungsi-fungsi surat, Syarat-
syarat surat, Macam- macam surat, Bahasa surat, Langkah-langkah
dalam menyusun surat, Hal lain yang perlu diperhatikan agar tujuan
berkirim surat tercapai, Pedoman dalam menyusun isi, Kegiatan surat
menyurat, Bentuk-bentuk surat, dan Pembetulan (revisi konsep) serta
permasalahan-permasalahanya agar pembaca mengetahui lebih dalam
tentang korespodensi (surat menyurat).

2
 BAB II
PEMBAHASAN
A. Pengertian Korespondensi
Korespondensi searti dengan surat-menyurat. Korespondensi adalah suatu
kegiatan atau hubungan yang dilakukan secara terus-menerus antara dua pihak
yang dilakukan dengan saling berkiriman surat dari satu pihak kepada pihak
lain dapat atas nama jabatan dalam suatu perusahaan/organisasi dan dapat atas
nama perseorangan (individu).
Menurut Tarigandalam “Teknik Pengajaran Keterampilan Berbahasa”
dijelaskan bahwa keterampilan menulis walaupun sering berada pada posisi
terakhir dalam urutan keterampilan berbahasa, mendapat posisi paling penting
dalam kehidupan ilmiah seseorang.” Oleh karena itu, seseorang dapat
dikatakan sebagai akademisi yang baik jika ia telah teruji kemampuan
menulisnya. Tidak seperti membaca dan menyimak, sama halnya dengan
keterampilan berbicara, keterampilan menulis membutuhkan proses khusus
agar menjadi lebih terampil. Proses khusus inilah yang disebut dengan berlatih
menulis terusmenerus. Proses berlatih terus-menerus ini adalah sebuah proses
pembiasaan yang sebaiknya dilakukan seseorang sejak usia dini.
Surat merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari aktivitas manusia
pada zaman modern ini. Didorong oleh tuntutan kebutuhan ekonomi dan
sosialnya, manusia akan menjalin hubungan yang semakin luas dengan
berbagai individu, baik yang berada di sekitarnya maupun di tempat lain.
Surat merupakan alat komunikasi tertulis yang berguna untuk menyampaikan
informasi dari suatu pihak kepada pihak lain. Informasi tersebut dapat berupa
pemberitahuan, pengumuman, pernyataan, permohonan, permintaan, laporan
dan sebagainya. Dengan perantaraan surat, setiap orang dapat langsung
berkomunikasi dengan sesamanya tanpa harus bertatap muka terlebih dahulu.
Suatu organisasi atau perusahaan harus mengadakan hubungan dengan
organisasi atau perusahaan lain agar aktivitas bisnisnya dapat berjalan dengan
baik dan lancar. Di dalam upaya menjalin dan membina hubungan tersebut
„surat‟ masih memegang peranan yang penting disamping penggunaan sarana
komunikasi lainnya seperti telepon, faxcimili, internet dan lainnya.
Surat biasanya juga sering dijadikan sebagai bukti otentik tertulis „hitam
diatas putih‟. Oleh karena itu, kata-kata dan kalimat dalam surat tersebut harus
disusun secara efektif dan efisien serta disusun dengan baik dan teliti.
Ketelitian dan kecermatan tersebut dibutuhkan untuk menjamin ketepatan isi
surat sebagaimana yang diinginkan oleh pengirimnya.

3
 Di dalam sebuah perusahaan seorang sekretaris mempunyai peranan besar
dalam hal surat menyurat (korespondensi). Dimana pengertian sekretaris itu
adalah berarti “rahasia”, atau seceretarius atau secretarium yang berarti
seorang yang diberi kepercayaan memegang rahasia.
Dalam Webster‟s New World Dictionary of the American Language
College, mengartikan sekretaris :“ Secretary is a person employed to keep
records, take care correspondence and other writing task etc, for an
organization or individual.”
Pada prinsipnya pengertian ini menunjukkan bahwa seorang sekretaris
mempunyai tugas mengurus warkat, menyusun korespondensi dan pekerjaan
tulis menulis lainnya untuk suatu organisasi atau seseorang. Surat dapat
mencerminkan „citra diri‟ dari pengirimnya, menyadari hal tersebut
perusahaan perlu bersikap selektif dalam memilih sekretaris yang akan
menangani aktivitas korespondensi atau surat menyurat tersebut, Citra
perusahaan dapat tercemar dan tercoreng apabila urusan korespondensi dalam
kegiatan bisnisnya ditangani oleh sekretaris yang tidak menguasai teknik dan
etika korespondensi. Surat sebagai suatu pesan yang tertuang dalam bentuk
tertulis kadang kala akan dibaca berulang-ulang oleh penerimanya. Oleh
karena itu pengirim harus berusaha agar dapat memberikan kesan yang baik
dalam benak si penerima surat tersebut. seseorang yang tugasnya membantu
seorang eksekutif atau pimpinan. Apabila ditinjau secara etimologi, sekretaris
berasal dari kata “secretum” yang baik dalam benak si penerima surat
tersebut.1

B. Fungsi Surat Korespondensi

Surat korespondensi memiliki fungsi masing-masing dalam
pembuatannya, fungsi utamanya yaitu memiliki hubungan yang erat dengan
pihak internal atau pihak eksternal dari perusahaan tersebut. Dengan adanya
surat tersebut akan menjadikan hubungan kerjasama antara perusahaan satu
dengan yang lainnya.

Surat berfungsi sebagai alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan

pesan atau informasi dari suatu pihak kepada pihak yang lainnya, oleh karena
itu isi surat juga dapat mencerminkan citra diri, kualitas serta wibawa dari
pengirimnya. Dalam dunia „bisnis‟ maupun „dinas‟ instansi pemerintahan,
dokumentasi surat sangatlah penting dilakukan, karena surat yang
1
Dewi Juni Artha, "Faktor-faktor Yang Mempengaruhi Penguasaan Keterampilan Korespondensi
Pada Mahasiswa Matakuliah English For Secretary Program Studi Bahasa Inggeris Umsu", Jurnal
Edutech, vol. 4,No.1, Maret 2018,h.2

4
 keluar/masuk dapat dijadikan sebagai:
1. Bukti otentik tertulis dan mempunyai kekuatan hukum yang sifatnya
mengikat, misalnya : Surat Perjanjian, Kuitansi, Bukti tanda terima,
Faktur, dan sebagainya.
2. Sebagai Referensi, dalam merencanakan atau menindaklanjuti suatu
aktivitas tertentu. Misalnya : Kumpulan surat yang didokumentasikan dan
diarsipkan dengan baik merupakan sumber data yang kelak akan
diperlukan dalam kegiatan perencanaan maupun untuk menentukan sikap,
menindaklanjuti suatu kegiatan/keputusan tertentu.
3. Jaminan Keamanan dan Kepemilikan, misal : Surat Jalan, Sertifikat dll.
4. Sarana Promosi (Iklan) bagi pihak pengirim, khususnya dalam banyak
jenis surat-surat penawaran bisnis seperti brosur, leaflet, price list dan
sebagainya.
5. Sarana efektif untuk mengatasi kendala waktu, jarak dan tenaga. Dll.2
C. Syarat Surat
Surat yang baik adalah :
Penulis surat dapat menyusun surat yang baik dan benar dalam aktifitas
korespondensi bisnis apabila penulis surat tersebut mengetahui adanya
beberapa syarat maupun ciri-ciri tertentu dari sebuah surat yang baik. Berikut
ini beberapa syarat dan ciri-ciri dari surat yang baik tersebut.
a. Bentuk surat harus disesuaikan dengan isi, pesan dan tingkat urgensinya.
b. Bahasa yang dipergunakan tidak boleh kasar atau menyinggung
perasaan, dan tetap menjaga sopan santun.
c. Kalimat-kalimat dalam surat harus mematuhi kaidah-kaidah tata bahasa
Indonesia yang benar (EYD). Oleh sebab itu pengetahuan mengenai tata
bahasa yang baik dan benar mutlak dibutuhkan.
d. Isi Surat tidak perlu terlalu panjang dan bertele-tele, tetapi
menggunakan bahasa yang efisien, efektif dan lugas namun harus tetap
menjaga etika kesopanan sehingga menjadi lebih mudah dipahami dan
berkesan mendalam.
Dalam penyusunan „surat‟ yang sifatnya „dinas‟ atau „resmi‟ penulis
surat juga perlumemperhatikan beberapa hal sebagai berikut:
2
Dewi Juni Artha, "Faktor-faktor Yang Mempengaruhi Penguasaan Keterampilan Korespondensi
Pada Mahasiswa Matakuliah English For Secretary Program Studi Bahasa Inggeris Umsu", Jurnal
Edutech, vol. 4,No.1, Maret 2018,h.4

5
 a. Mempersiapkan dan merencanakan rancangan surat dengan baik (draft)
b. Menetapkan dan menguasai permasalahan yang akian diungkapkan
c. Menetapkan bahan rujukan : dokumen/arsip dan berbagai macam data
pendukung yang diperlukan3
D. Macam – macam Surat
Menurut kepentingan dan pengirimannya, surat dapat dikelompokkan
sebagai berikut:
a. Surat pribadi, yaitu surat yang dikirimkan seseorang kepada orang lain
atau suatu organisasi/instansi. Kalau surat ditujukan kepada seseorang
seperti kawan atau keluarga, bahasa yang dipakai relatif lebih bebas.
b. Surat dinas pemerintah, yaitu surat resmi yang digunakan instansi
pemerintah untuk kepentingan administrasi pemerintahan.
c. Surat niaga, yaitu surat resmi yang dipergunakan oleh perusahaan atau
badan usaha.
d. Surat sosial, yaitu surat resmi yang digunakan oleh organisasi
kemasyarakatanyang bersifat nirlaba (nonprofit).
Menurut isinya, surat dapat dikelompokkan menjadi surat pemberitahuan,
surat keputusan, surat perintah, surat permintaan, surat panggilan, surat
peringatan, surat perjanjian, surat pengantar, surat penawaran, dan surat
lamaran pekerjaan.
Menurut sifatnya, surat dapat diklasifikasikan sebagai berikut.
a. Surat biasa, artinya surat dapat diketahui oleh orang lain selain yang
dituju.
b. Surat konfidential (terbatas), maksudnya, isi surat hanya boleh diketahui
oleh kalangan tertentu yang terkait saja
c. Surat rahasia, yaitu surat yang isinya hanya boleh diketahui oleh orang
yang dituju. 4

E. Bahasa Surat
3
Dewi Juni Artha, "Faktor-faktor Yang Mempengaruhi Penguasaan Keterampilan Korespondensi
Pada Mahasiswa Matakuliah English For Secretary Program Studi Bahasa Inggeris Umsu", Jurnal
Edutech, vol. 4,No.1, Maret 2018,h.4
4
Dewi Juni Artha, "Faktor-faktor Yang Mempengaruhi Penguasaan Keterampilan Korespondensi
Pada Mahasiswa Matakuliah English For Secretary Program Studi Bahasa Inggeris Umsu", Jurnal
Edutech, vol. 4,No.1, Maret 2018,h.3

6
 Salah satu syarat agar surat dikatakan baik kalau jelas dan
sopan, hal itu akan dapat dicapai kalau kita menggunakan bahasa
praktis.
Bahasa praktis, maksudnya adalah :
1. Menggunakan kata yang minim, dapat dimengerti
artinya oleh penulis surat.
2. Penulis mampu menggunakan kata tersebut.
3. Kata yang dipergunakan :
a. Sederhana.
b. Umum.
c. Bukan kata daerah, asing dan lain-lain.
Selain sebuah keharusan mempergunakan Bahasa praktis keberhasilan
suatu surat juga dipengaruhi oleh gaya Bahasa.
Dalam surat menyurat gaya Bahasa sangat dipengaruhi oleh dua faktor
yaitu:
a. Kedudukan penulis surat terhadap yang dikirim surat.
b. Persoalan yang akan dikemukakn dalam surat, misalnya intruksi,
pemberitahuan, permohonan, dan sebagainya.
F. Langkah – Langkah Dalam Menyusun Surat
Untuk menghindari pemborosan waktu, biaya dan tenaga atau
dengan kata lain agar kegiatan menyusun surat dapat berjalan lancar
dan efektif maka sebaiknya dilakukan melalui tahap-tahap sebagai
berikut :
1. Menentukan tujuan.
2. Mengadakan pencatatan (inventarisasi) terhadap masalah-
masalah yang akan dikemukakan didalam surat, termasuk
mengumpulkan referensinnya.
3. Menyusun maslah pada butir a secara sistematis sesuai
dengan kaitan dan urutan masalahnya.
4. Menguraikan atau menjabarkan butir c ke dalam kalimat surat.
Dalam hal menyusun surat satu anjuran atau saran yang
sebaiknya selalu diingat yaitu
5. Agar penyusun surat menempatkan diri sebagai pihak yang
akan menerima agar dapat membayangkn apa sekitarny

7
 yang akan terjadi seandainya penyusun menerima surat
tersebut.
6. Hentikan untuk sementara waktu kegiatan menyusun surat,
kalau penyusun sedang dalam keadaan tidak kosentarasi.
G. Pedoman Dalam Menyusun isi Surat
Keberhasilan suatu surat terletak terutama pada bagian isi. Untuk
itulah persyaratan-persyaratan tentang surat terutama ditujukan pada
bagian isi. Di bagian ini pula akan menimbulkan kesan positif atau
negatif bagi pembaca atau penerima surat.
Kalimat dalam isi surat sebaiknya pendek tetapi jelas dan lengkap.
Penggunaan tanda bacaan juga haus diperhatikan. Komposisi isi surat
harus menyebabkan dapat dimengerti dengan cepat oleh pembaca.
Meskipun dalam satu surat dikemukakan beberapa pokok pikiran,
tetapi secara keseluruhan haruslah ada hubungan sehingga
merupakan satu kesatuan yang lengkap.

H. Kegiatan Surat Menyurat

Dalam surat menyurat terdapat kegiatan :
1. Pendiktean
Keterampilan menuilis singkat sesuai dengan kecepatan
pendiktean, perlu dimiliki agar yang didiktekan dapat terekam
atau tertulis dengan cepat dan tepat. Akan lebih baik bila
menggunakan stenografi
2. Melatinkan
Adalah keterampilan unutk mengalih bahasakan stenografi
menjadi tulisan latin biasa, baik dengan mempergunakan mesin
ketik atau tulisan tangan agar hasilnya dapat dibaca kembali oleh
orang lain secara mudah dan jelas.
3. Transkripsi
Dalam hal ini tidak menggunakan pendiktean, maka tape recorder
sering digunakan untuk merekam pesan-pesan atau merekam isi
surat yang akan dikirim oleh pimpinan. Dengan demikian maka
kemampuan untuk memindahkan suara yang keluar dari tape
recorder tersebut kedalam bentuk tulisan harus dimiliki.
4. Mengetik

8
Pembuatan konsep surat harus didasari oleh penguasaan bahasa,
materi yang akan dikomunikasikan, pendekatan kepada
pandangan pembaca atau yang akan dikirimi surat dan penguasaan
perasaan serta pikiran.
5. Mengoreksi
Diharapkan, konsep surat dibuat tidak berulang kali. Oleh sebab
itu, adalah merupakan suatu keharusan untuk dapat melakukan
tindakan koreksi atas kesalahan mengetik, susunan kalimat, atrau
pengetikan dalam arti bentuk suratnya.
6. Menandatangankan Surat
Langkah terakhir dari kegiatan mempersiapkan surat adalah
penandatanganan surat yang telah sesuai konsep oleh pimpinan.
Pimpinan akan bersedia menandatangani surat yang telah
sempurna atau yang tidak mengalami kesalahan.

7. Menggandakan
Yaitu suatu kegiatan untuk memperbanyak atau memproduksi
suatu naskah. Untuk melaksanakan kegiatan ini maka perlu pula
mengetahui tentang cara pengoperasian mesin stensil, photo copy,
mencetak dengan menggunakan komputer, dan lain-lain.
8. Menghitung
Adalah kegiatan penunjuang yang berupa penghitungan-
penghitungan yang dapat membantu kelancaran kegiatan lainnya.
Dalam melaksanakan bermacam-macam kegiatan kantor,
menghitung merupakan kegiatan yang saling menunjang dan tidak
berdiri sendiri.

9
 BAB III
PENUTUP
A. Kesimpulan
Korespondensi atau surat menyuratmerupakan bentuk komunikasi
yang menggunakan teks sebagai alatnya, sehingga teks merupakan
salah satu alat komunikasi yang sangat penting dan digunakan
sepanjang waktu dalam pekerjaan sehari-hari.
Surat adalah komunikasi yang ditulis oleh satu pihak untuk
mengirim pesan ke pihak lain. Terlihat bahwa pasal-pasal tersebut
sangat penting dalam mendorong organisasi untuk mencapai
tujuannya.
Perlu berusaha untuk menulis surat yang baik, karena kata-kata
surat yang buruk dapat mencerminkan keputusan yang buruk dalam
organisasi.

B. Saran
Berdasarkan kesimpulan di atas, menulis dalam organisasi sangatlah
penting karena menulis merupakan bagian dari proses komunikasi yang
berlangsung secara tertulis di dalam organisasi dan proses menulis ini penting
bagi pihak luar organisasi yang banyak berpengaruh di dalam organisasi.
organisasi. menciptakan. . Untuk menghubungkan. Kabar baik dan baik yang
dapat mendukung organisasi dalam mencapai tujuannya untuk bertahan hidup
dan berkembang.

10
 DAFTAR PUSTAKA

Dewi Juni Artha(2018), "Faktor-faktor Yang Mempengaruhi Penguasaan

Keterampilan Korespondensi Pada Mahasiswa Matakuliah
English For Secretary Program Studi Bahasa Inggeris Umsu",
Jurnal Edutech.
Gie, The Liang. 2000. Administrasi Perkantoran Modern.
Yogyakarta: Liberty Yogyakarta.
Mils, Geoffrey dkk. 1990. Manajemen Perkantoran Modern. London:
Pitman Publishing Limited.
Soedarmayanti, M.Pd. 2001. Dasar-Dasar Pengetahuan Tentang
Manajemen Perkantoran. Bandung:Mandar Maju.

11