MAKALAH KOMUNIKASI BISNIS

“Dasar - Dasar Korespondensi Bisnis”

S1 Akuntansi Pagi
Disusun Oleh :

1. Ulfa Shaena (2016001071)

2. Achmad Faizal Akbar (2016001084)
3. Layli Nur Mazidah (2016001090)

STIE MUHAMMADIYAH PEKALONGAN

Tahun 2017/2018
 DAFTAR ISI

COVER ......................................................................................................................................... 1

DAFTAR ISI ................................................................................................................................. 2

BAB 1 (PENDAHULUAN) .......................................................................................................... 3

a. Latar Belakang .................................................................................................................. 3

b. Rumusan Masalah ............................................................................................................. 3

c. Tujuan Makalah................................................................................................................. 4

BAB 2 (DASAR-DASAR KORESPONDENSI BISNIS) ............................................................ 5

A. Pengertian Surat dan Surat bisnis ...................................................................................... 6

B. Fungsi Surat Bisnis............................................................................................................ 8

C. Peranan Korespondensi Dalam Bisnis .............................................................................. 9

D. Pentingnya Korespondensi Bisnis ................................................................................... 10

E. Pihak-Pihak Yang Terlibat Dalam Korespodensi ........................................................... 12

F. Pengelompokan Surat...................................................................................................... 12

G. Bagian Surat dan Bentuk Surat ....................................................................................... 17

H. Bahasa Surat .................................................................................................................... 25

I. Format Lipatan Surat dan Amplop .................................................................................. 26

J. Contoh-contoh Surat Bisnis ............................................................................................ 28

BAB 3 (PENUTUP) .................................................................................................................... 31

A. Kesimpulan ..................................................................................................................... 31

B. Saran................................................................................................................................ 31

BAB 4 (KASUS) ......................................................................................................................... 32

DAFTAR PUSTAKA ................................................................................................................. 35

2
 BAB 1

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Pada umumnya, kegiatan korespondensi berkaitan dengan suatu proses

penyampaian pesan-pesan bisnis maupun nonbisnis baik dalam bentuk surat,
memo, proposal, agenda, maupun dalam bentuk laporan yang dilakukan oleh
seseorang atau lembaga kepada orang atau lembaga lain untuk mencapai suatu
tujuan tertentu. Oleh karena itu, korespondensi bisnis merupakan bentuk
korespondensi yang dilakukan oleh suatu lembaga/organisasi bisnis dengan
harapan untuk mencapai tujuan bisnis. Salah satu tujuan bisnis adalah
memperoleh keuntungan atau profit.
Untuk memberikan gambaran yang lebih lengkap tentang berbagai hal yang
berkaitan dengan korespondensi bisnis, maka dalam makalah ini di bahas antara
lain pengertian surat dan surat bisnis, fungsi surat bisnis, pengelompokan surat,
bagian dan bentuk surat, bahasa surat, dan berbagai contoh surat bisnis.

B. Rumusan Masalah

Dalam penyusunan makalah ini, adapaun yang menjadi rumusan masalah

diantaranya:

1. Apa pengertian surat dan surat bisnis ?

2. Bagaimana fungsi surat bisnis itu sendiri ?
3. Apa saja peranan komunikasi bisnis serta pentingnya korespondensi ?
4. Siapa sajakah pihak – pihak yang terlibat dalam korespondensi bisnis ?
5. Bagaimana pengelompokan dalam surat ?
6. Bagaimana bagian-bagian surat, bentuk, bahasa dan format surat ?
7. Bagaimana contoh surat-surat bisnis ?

3
C. Tujuan Makalah

Setelah mempelajari makalah ini, pembaca akan dapat:

1. Menjelaskan pengertian surat dan surat bisnis

2. Menjelaskan beberapa fungsi surat bisnis
3. Menjelaskan peranan serta pentingnya dalam korespondensi bisnis
4. Menjelaskan siapa sajakah pihak-pihak yang terlibat dalam korespondensi
5. Melakukan pengelompokan surat
6. Menjelaskan bagian-bagian surat
7. Menjelaskan berbagai macam bentuk atau format surat
8. Mengetahui berbagai macam contoh surat-surat bisnis

4
 BAB 2

DASAR-DASAR KORESPONDENSI BISNIS

Dalam komunikasi bisnis, korespondensi (surat-menyurat) merupakan salah satu

bentuk komunikasi verbal yang digunakan untuk menyampaikan pesan-pesan bisnis
kepada pihak lain. Korespondensi berasal dari kata Correspondence artinya hubungan
yang terjadi antara pihak-pihak terkait yang dilakukan dengan saling berkiriman surat
bersifata bersifat resmi dan dilakukan dengan surat-menyurat, korespondensi juga
diartikan sebagai surat-menyurat.
Tipe Korespondensi :
1. Korespondensi Eksternal
Korespondensi eksteren, yaitu hubungan surat-menyurat yang dilakukan oleh
suatu lembaga dengan pihak luar lembaga. Contoh : Kantor A mengirim surat
kepada Kantor B

2. Korespondensi Internal
Korespondensi Interen, yaitu hubungan surat-menyurat yang dibuat suatu
lembaga kepada karyawan atau dewan direksi lembaga tersebut.

Koresponden adalah orang yang berhak atau mempunyai wewenang untuk

menandatangani surat, baik atas nama perorangan maupun kantor atau organisasi.

5
A. Pengertian Surat dan Surat bisnis

Bagi masyarakat awam, istilah surat bukanlah sesuatu yang baru atau asing.
Surat digunakan oleh seseorang baik sebagai sarana penyampaian pesan tertulis
untuk berbagai kepentingan, baik pribadi, kedinasan, maupun bisnis dari
seseorang kepada orang atau pihak lain. Seiring dengan perkembangan teknologi
informasi dan komunikasi yang begitu pesat, penulisan dan penyampaian suatu
pesan dari satu pihak kepada pihak lain dapat dilakukan bukan saja dengan kertas
tetapi juga melalui electronics mail (e-mail).

Surat merupakan sebuah kata yang sudah tidak asing lagi dalam kehidupan
sehari – hari baik dalam dunia bisnis maupun non bisnis. Bahan yang digunakan
dalam surat biasanya adalah surat tulis. Namun, kini seseorang dapat menulis dan
mengirim surat melalui komputer yang lebih dikenal dengan istilah surat
elektronik (e-mail). Melalui surat elektronik ini seseorang dapat mengirim surat
keberbagai wilayah di dunia ini secara cepat, mungkin hanya beberapa detik saja
surat yang dikirim tersebut sampai ke tujuan. Tetapi, e-mail adalah komunikasi
antar komputer, artinya si penerima surat juga harus memiliki seperangkat
kompuer yang memiliki fasilitas yuang sama dengan yang dimiliki oleh si
penerima surat.

Secara umum, surat dapat didefinisikan sebagai suatu sarana komunikasi

yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak ke pihak
lain. Informasi yang disampaikan dapat berupa pemberitahuan, pernyataan,
perintah, permintaan, atau laporan. Informasi dapat ditulis dalam secarik kertas,
namun dapat pula secara elektronik seperti e-mail.

Hubungan yang terjadi antara pihak-pihak yang terkait tersebut sering

disebut dengan istilah korespondensi. Pendek kata, korespondensi atau surat
menyurat merupakan salah satu kegiatan berbahasa yang dilakukan dalam
komunikasi tertulis.

6
 Bagaimana menulis surat dengan baik?
Dalam menulis urat yang baik, perlu diperhatikan beberapa hal dibawah ini :
1. Bahasa yang digunakan mudah dipahami dan tidak bertele-tele. Sehingga
yang membaca akan surat kita mengerti dengan baik. Bahasa yang tidak
mudah dipahami akan menimbulkan pengertian yang berbeda dan tidak
sama dengan maksud kita. Sedangkan gaya bahasa yang bertele-tele
cenderung menimbulkan kebosanan bagi sang pembaca surat kita dan
mungkin saja memilih untuk tidak membca lagi pesan dibawahnya karena
kebosanan tersebut.
2. Juga pilih ukuran kertas yang baik, bersih, dan ukurannya sesuai dengan
maksud tujuan yang hendak dicapai oleh sang pengirim pesan atau surat.

 Apa itu Surat?

Menurut pusat pembinaan dan pengembangan Bahasa departemen
Pendidikan Nasional, surat didefinisikan sebagai suatu sarana komunikasi yang
digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada
pihak lain. Pengertian surat tersebut bersifat umum dan berlaku untuk berbagai
kepentingan atau keperluan tergantung maksud dan tujuan masing-masing
pengirim surat, dimana surat itu bisa berupa surat undangan rapat, penawaran
barang, pengaduan pelanggan, kontrak kerja, pemutusan hubungan kerja, surat
keputusan dan lain-lain.

 Apa yang dimaksud dengan Surat Bisnis?

Secara umum, definisi dan pengertian surat bisnis adalah surat yang
digunakan oleh seseorang, lembaga organisasi atau institusi yang
menyampaikan pesan-pesan bisnis secara tertulis kepada pihak lain dengan
menggunakan media tertentu baik itu berupa pengiriman surat via pos,
faksmilie, telepon ataupun lewat jalur internet.
Contoh-contoh surat bisnis sangat beragam jumlahnya, bisa meliputi surat
perintah kerja, surat perkenalan bisnis, surat pemesanan produk, surat pindah
alamat kantor, surat penagihan, surat kontrak kerjasama, surat perjanjian
ataupun surat pengaduan.

7
B. Fungsi Surat Bisnis

Meskipun teknologi informasi dan komunikasi berkembang begiru cepat

dengan adanya telepon genggam (HP), televise, radio, telegram, faksmile, dan
computer, surat tampaknya masih merupakan sarana penghubung/komunikasi
yang sangat penting bagi seseorang, kelompok, maupun organisasi pemerintah
dan bisnis.

Selain sebagai sarana komunikasi, surat bisnis juga memiliki berbagai fungsi
sebagai berikut:

1. Surat bisnis berfungsi sebagai wakil atau duta bagi pengirim surat. Dalam
kaitannya dengan dunia bisnis, surat berfungsi sebagai pembawa pesan-pesan
bisnis dari pengirim pesan kepada pihak lain.
2. Alat untuk menyampaikan pemberitahuan, permintaan atau permohonan, buah
pikiran atau gagasan yang berkaitan dengan masalah-masalah bisnis,
misalnya: suratpermintaan informasi produk baru, surat penawaran produk
baru, surat pemesanan produk, surat tagihan dll.
3. Alat bukti tertulis (dokumen tertulis), misalnya surat perjanjian jual beli, surat
perintah kerja, surat kerja sama, surat bukti tanda terima, dan faktur.
4. Alat untuk mengingat, misalnya surat-surat bisnis yang telah di arsipkan. Pada
saat dibutuhkan, surat tersebut dapat dilihat atau di cek kembali untuk
mengingat berbagai kegiatan yang telah dilakukan masa lalu atau sebelumnya.
5. Bukti sejarah (historis), misalnya pada surat pendirian usaha, surat kepailitan
usaha, dan surat penggabungan usaha (merger). Surat-surat bisnis tersebut
menjadi catatan yang sangat berharga sebagai bukti historis dalam bisnis.
6. Pedoman kerja, misalnya surat keputusan dan surat perintah (instruksi kerja).
Surat-surat tersebut berfungsi sebagai pedoman atau acuan dalam
melaksanakan suatu kegiatan bisnis.

8
 7. Media promosi bagi pengirim surat. Dalam perkembangannya, surat bisnis
dapat juga digunakan oleh si pengirim surat untuk mempromosikan produk-
produk yang dihasilkan perusahaan kepada pihak lain baik perseorangan
maupun lembaga/organisasi. Contoh: surat perkenalan perusahaan, surat
penawaran produk dll.

Yang tak kalah penting adalah, penyampaian pesan-pesan bisnis dengan surat lebih
ekonomis bila dibandingkan dengan penyampaian pesan-pesan bisnis melalui
telepon atau telegraf.

C. Peranan Korespondensi Dalam Bisnis

Korespondensi dalam bisnis memiliki peranan sebagai berikut :
1. Menciptakan Surat Yang Baik Dan Jelas
Dalam kehidupan sehari-hari, kesalahan dalam penulisann berbagai
surat masih banyak terjadi. Misalnya, susunan kalimat tidak lengkap,
berbelit-belit, tanda baca tidak benar, tata bahasa tidak teratur, dan salah
mengadopsi bentuk dan model surat. Kesalahan tersebut disebabkan oleh
beberapa hal, diantaranya :
a. Tidak ada pengarahan dan pengendalianmengenai cara menulis surat
yang baik, baik dilingkungan keluarga dan organisasi, dan
b. Masyarakat sendiri terlalu mudah memaafkan kesalahan dalam
penulisan surat.
Kegiatan korespondensi secara tidak langsung merupakan proses
pembelajaran dalam menciptakan surat yang baik, jelas, dan tepat.

2. Menciptakan Kerja Sama Yang Baik

Perusahan tidak dapat mencapai tujuan tanpa bekerja sama dengan pihak
lain. Agar bisa bekerja sama dengan pihak lain, perusahan perlu menjaga
komunikasi dengan baik. Pihak lain akan mendukung terciptanya kerja sama
yang baik.

9
 3. Menyebarkan Kegiatan
Tidak semua orang dalam perusahaan secara otomatis mengetahui
kegiatan yang terjadi anatara perusahaan denngan pihak luar. Korespondensi
memegang peranan penting dalam menyebarkan.

D. Pentingnya Korespondensi Bisnis

Beberapa survey mengenai transaksi bisnis internasional menjelaskan bahwa

sekitar 80% kegiatan komunikasi & Interaksi bisnis biasanya dilakukan melalui
korespondensi (surat menyurat) terutama melalui sarana teleks, faxcimili dan
terutama sekali lewat e-mail. Sedangkan sisanya biasanya dilakukan melalui
negosiasi tatap muka langsung face to face negotiation. Hal ini berarti bahwa
korespondensi memegang peranan yang amat penting dalam perdagangan
international pada umumnya.

Hasil negosiasi tatap muka face to face negotiation pada akhirnya juga akan
dirumuskan dan didokumentasikan dalam bentuk surat menyurat atau
korespondensi. Karena hasil pertemuan tatap muka dari kedua belah pihak yang
bernegosiasi akan dituangkan dalam bentuk catatan notulen atau minutes. Notulen
sebagai catatan tertulis tersebut biasanya akan diparaf (diberi initial) dari masing-
masing pihak yang bernegosiasi, sebagai tanda kesepakatan sementara.

Dengan demikian jelaslah bahwa kendatipun suatu transaksi dilakukan

dengan cara tatap muka, pada akhirnya tetap akan dirumuskan dalam bentuk
tertulis, atau dalam bentuk dokumen surat menyurat. Maka cara apapun yang
dipakai dalam transaksi apakah melalui korespondensi atau negosiasi tatap muka,
pada akhirnya korespondensi tetap akan memegang peranan yang terpenting,
sebab tanpa adanya korespondensi baik melalui media surat biasa, teleks,
faksimili, email, dll maka suatu transaksi perdagangan khususnya ekspor-impor
rasanya mustahil dapat dilaksanakan.

10
1. Korespondensi dan Citra Baik (Favourable Image)
Pada prakteknya hampir sebagian besar relasi bisnis kita bisa jadi hanya
mengenal perusahaan kita melalui surat-surat (brosur, leaflet, price list) yang
telah kita kirimkan. Mereka tidak menganal kita secara pribadi atau personal.
Oleh karena itu, desain bentuk dan isi surat mulai dari kop surat, isi surat dan
bahasa yang digunakan akan menjadi cerminan awal dari eksistensi
perusahaan kita.
Citra perusahaan pada tahap awal perkenalan mungkin sekilas hanya
diwakili oleh bentuk sampul amplop ataupun kop suratnya, oleh karena itu
desain amplop maupun kop surat perlu dibuat dengan desain yang anggun dan
indah yang dapat memberikan informasi dasar mengenai perusahaan,
terutama yang dapat menunjukkan sejauh mana integritas dan bonafiditas
perusahaan.

2. Korespondensi dan Reputasi (Good Reputation)

Apabila perusahaan kita telah mendapatkan pesanan pertama (first order
= trial order) maka hal ini berarti kita mulai memasuki tahap yang amat
penting dalam kehidupan usaha bisnis tersebut.
Pesanan pertama merupakan ujian atas bonafiditas perusahaan, dan salah
satu ukuran yang dapat dipakai adalah apakah perusahaan dapat memegang
komitmen, khususnya tentang tepat mutu dan tepat waktu.

3. Korespondensi dan Kepercayaan (Reliability)

Citra yang baik muncul dari penampilan lahir yang baik, sedangkan
reputasi yang baik akan terlahir dari kemampuan perusahaan dalam
memegang janji komitmen atau dalam menunjukkan kinerja yang baik.
Apabila perusahaan dapat mencapai kedua sasaran diatas maka secara
otomatis para pelanggan akan menaruh kepercayaan kepada perusahaan
dalam aktifitas transaksi bisnisnya.

Peranan korespondensi sangatlah penting untuk dapat menunjang

mewujudkan tercapainya ketiga sasaran tersebut yaitu tercapainya : citra, reputasi
dan kepercayaan dari mitra bisnis perusahaan.

11
E. Pihak-Pihak Yang Terlibat Dalam Korespodensi

Pada umumnya, pihak-pihak yang terlibat dalam kegiatan korespodensi

adalah:

1. Koresponden, yaitu orang atau pihak yan berkirim surat dan atau yang
menandatangani surat.
2. Redaktur, yaitu orang yang menyusun naskah surat.
3. Sekretaris, yaitu orang yang membantu pemimpin dalam kegiatan
korespodensi.
4. Juru ketik, yaitu orang yang membantu memproduksi surat.
5. Register, yaitu orang yang melakukan aktivitas tata usaha atau administrasi
surat-surat yang meliputi pemberian nomor surat, pencatatan surat keluar dan
surat masuk, serta menangani pengarsipan surat-surat (filling system).
6. Kurir, yaitu orang atau pihak yang menyampaikan surat kepada penerima.

F. Pengelompokan Surat

 Pengelompokan Surat Menurut Wujudnya

1. Surat Bersampul
Yaitu surat yang dikirimkan oleh seseorang kepada orang lain yang
terdiri atas kertas surat dan sampul (amplop) dengan berbagai ukuran. Surat
bersampul dimaksudkan untuk menjaga kerahasiaan isi pesan
dalam surat tersebut, sehingga tidak diketahui oleh orang yang tidak
menerimanya.

12
2. Kartu Pos
Adalah bentuk surat terbuka yang digunakan untuk menyampaikan
pesan-pesan singkat/pendek dan praktis, yang berbentuk kartu kecil dengan
ukuran 10 cm x 15 cm yang dikeluarkan oleh PT Pos Indonesia. Karena
kartu pos berukuran kecil, harus diusahakan agar pesan-pesan yang penting-
penting saja yang disampaikan. Kartu pos tidak dapat digunakan untuk
menyampaikan pesan-pesan yang sifatnya rahasia maupun surat yang berisi
pesan-pesan panjang.

3. Warkat Pos
Adalah surat yang wujudnya berupa gabungan kertas surat dan amplop.
Kertas warkat pos dibuat sedemikian rupa, sehingga apabila kertas tersebut
dilipat akanmembentuk amplop. Ukuran warkat pos adalah 6 x 12 cm.

4. Telegram dan Teleks

Telegram disebut juga surat kawat. Telegram adalah berita yang
tercetak dan disampaikan dari jarak jauh. Cirri berita telegram adalah
singkat. Biaya pengirimannya dihitung menurut banyak sedikitnya kata
yang dikirimkan. Teleks adalah pertukaran berita yang tercetak dari jarak
jauh.

5. Memorandum (Memo) dan Nota

Memo adalah surat yang digunakan oleh pimpinan untuk menyatakan
suatu pesan-pesan singkat yang berupa pemberitahuan, permintaan atau hal-
hal lain dalam suatu organisai (internal organisasi). Nota adalah suatu pesan
singkat yang dibuat oleh pimpinan suatu lembaga/organisasi untuk meminta
data atau informasi penting dalam organisasi.

6. Surat Tanda Bukti

Adalah surat yang memiliki fungsi sebagai tanda bukti pengakuan sah
atas suatu pembayaran tertentu antara satu pihak kepada pihak lain. Contoh:
kuitansi, faktur dan tanda terima.

13
 Pengelompokan Surat Menurut Pemakaiannya

1. Surat Pribadi
Surat pribadi (personal letters) adalah surat yang dibuat oleh seseorang
yang isinya menyangkut kepentingan atau hal-hal yang sifatnya personal
atau pribadi. Karena bersifat pribadi, maka jenis surat ini tidak memiliki
format penulisan yang baku dan cendrung bersifat informal. Penulisan surat
pribadi tentu saja sangat tergantung pada kemampuan seseorang dalam
mengekspresikan buah pikiran, ide ataupun gagasan yang ingin disampaikan
kepada pihak lain.
Surat-surat pribadi ini timbul dalam pergaulan hidup sehari-hari dan
terjadi dalam komunikasi antara keluarga, antra teman, antar sejawat. Salah
satu contoh surat pribadi adalah surat perkenalan, surat cinta, surat
undangan perkawinan, surat belasungkawa, surat ucapan terimakasih, dan
sejenisnya.

2. Surat Dinas
Surat dinas atau surat resmi (formal letters) adalah surat yang isinya
berkaitan dengan kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi pemerintah.
Karena berkaitan dengan kegiatan dinas dan bersifat formal, maka surat
dinas memiliki format penulisan baku yang dapat digunakan dalam kegiatan
korespondensi instansi tertentu.
Surat dinas juga merupakan salah satu alat komunikasi kedinasan yang
sangat penting dalam kaitannya dengan pengelolaan administrasi, seperti
penyampaian berita tertulis yang berisi pemberitahuan, penjelasan,
permintaan, pernyataan pendapat dari suatu instansi kepada instansi lainnya
dan dari instansi kepada karyawan dan sebaliknya. Termasuk dalam kategori
surat dinas adalah surat undangan dinas, surat pengumuman, surat edaran,
surat pengantar, surat tugas, surat nota, surat instruksi, surat kuasa, surat
perjalanan dinas, surat memo, dan surat keputusan.

14
3. Surat Bisnis
Surat bisnis (bussines letters), sering disebut surat niaga, merupakan
surat yang digunakan orang atau badan yang menyelenggarakan kegiatan
usaha bisnis, seperti bidang usaha produksi (perusahaan percetakan),
perdagangan (toko buku), dan usaha jasa (perusahaan asuransi, jasa
konsultan dll).
Termasuk dalam kategori surat bisnis adalah surat pemberitahuan, surat
penawaran, surat pemesanan, surat permintaan informasi, surat penawaran
produk, surat pengiriman produk, surat penagihan, surat pembayaran, surat
penolakan kerja, surat penerimaan kerja, surat perintah kerja, surat
perjanjian jual-beli, dan surat pengaduan.
Surat bisnis memegang peranan penting dalam dunia bisnis karena
hubungan dengan pihak luar organisasi/ perusahaan dilakukan melalui
korespondensi atau surat menyurat. Oleh karena itu, surat bisnis harus
dibuat dengan sebaik-baiknya, jelas dan menarik perhatian pembaca,
menggunakan bahasa yang sederhana (mudah dipahami), serta perlu
dikelola secara profesional oleh pegawai yang memiliki keahlian dalam
bidan korespondensi.

4. Surat Sosial
Surat yang digunakan oleh organisasi atau lembaga-lembaga sosial
kemasyarakatan untuk berbagai kepentingan sosial bagi masyarakat
umumnya.Yang termasuk dalam lembaga-lembaga sosial antara lain:
lembaga yayasan anak yatim-piatu, yayasan peduli AIDS, yayasan panti
jompo, lembaga agama dll, contoh surat sosial adalah surat permohonan
bantuan dana kepada para donator, surat undangan untuk menghadiri
peringatan hari-hari besar keagamaan, dll.

15
 Pengelompokan Surat Menurut Banyaknya (Jumlah) Sasaran yang Dituju

1. Surat Biasa
Surat yang dibuat oleh seseorang atau organisasi yang ditujukan kepada
seseorang atau organisasi lain yang berisi suatu informasi yang bersifat
umum dan bukan bersifat pribadi.

2. Surat Edaran
Surat pemberitahuan secara tertulis yang disampaikan oleh seseorang/
suatu lembaga yang ditujukan kepada orang/lembaga lain dalam jumlah
yang banyak. Contoh: surat edaran tentang hari kerja atau hari libur.

3. Surat Pengumuman
Surat yang berisi pemberitahuan tentang sesuatu hal yang perlu
diketahui oleh pegawai/karyawan suatu organisai ataupun masyarakat luas
(bila disebarkan melalui media massa). Contoh: pengumuman perusahaan
tentang dibukanya lowongan kerja untuk beberapa posisi penting

 Pengelompokan Surat Menurut Sifatnya

1. Surat Biasa
Surat yang isinya bersifat biasa(tidak rahasia), dapat beramplop dan
tanpa amplop.

2. Surat Konfidensial (terbatas)

Surat yang termasuk rahasia, tetapi terbatas untuk kalangan tertentu,
artinya surattersebut ditujukan untuk pejabat tertentu, dan bukan untuk
disebarluaskan secara meluas dalam organisasi. Contoh: surat hasil rapat
pimpinan, surat hasil penilaian kinerja manajer dll.

3. Surat Rahasia
Surat yang isinya hanya boleh dibuka dan dibaca oleh orang/ pejabat
tertentu dalam organisasi. Ini berarti bahwa hanya orang/pejabat yang dituju
saja yang mempunyai hak untuk membuka dan membacanya.

16
  Pengelompokan Surat Menurut Urgensi Penyelesaiannya

1. Surat Biasa
Surat yang penangananya diperlakukan biasa saja atau tidak ada suatu
perlakukan khusus atas surat tersebut.

2. Surat Segera
Surat yang memang memerlukan penanganan secepat mungkin atau
dilakukan dengan segera, meskipun tingkat penangananya tidak
secepat surat kilat.

3. Surat Kilat
Surat yang memerlukan penanganan dengan sangat segera, harus
didahulukan, dan memperoleh perlakuan khusus dari surat-surat yang
lainnya.

 Pengelompokan Surat Menurut Isi dan Maksudnya

Penggolongan surat menurut isi dan maksudnya sangat tergantung dari
maksud dan tujuan pengirim surat. Oleh karena maksud dan tujuan pengiriman
surat antara yang satu dan yang lain berbeda, jenis suratnya pun sangat
bervariasi.

G. Bagian Surat dan Bentuk Surat

 Bagian Surat
Secara umum, bagian surat baik untuk surat dinas maupun bisnis mencakup
beberapa komponen penting, antara lain :

1. Kepala Surat/ Kop Surat

Kepala surat atau yang bisa juga disebut dengan kop surat merupakan
bagian teratas dalam sebuah surat. Fungsi penyertaan kepala surat tersebut
tidak terlepas dari pemberian informasi mengenai nama, alamat, kegiatan
dari lembaga tersebut serta juga bisa menjadi alat promosi. Bagian surat
yang pertama ini berisi: Logo atau lambang, Nama instansi,alamat nomor

17
telepon, kode pos dan alamat email dari sebuah instansi, lembaga,
perusahaan atau organisasi. Biasanya setelah penulisan kepala surat atau kop
surat terdapat sebuah garis horizontal pemisah yang memisahkan antara
kepala surat dengan bagian-bagian surat yang lain seperti tempat dan
tanggal pembuatan.

Kepala tersebut dapat ditulis dengan huruf kapital semuanya.

Disamping itu, kepala surat dapat juga ditulis dengan huruf kapital dan
huruf kecil. Untuk penulisan nama instansi ditulis dengan huruf kapital
sedangkan alamat instansi, no telefon, no faximail, kotak pos, dan alamat
kawat dituliis dengan huruf awal kata kapital. Oleh karena itu kepala surat
mempunyai tempat strategis, terutama untuk menarik pembaca, maka
penulisannya perlu diperhatikan dengan sebaik-baiknya.

Contoh :

PT SENTRA PERSADA JAYA

KONTRAKTOR BANGUNAN
Jalan Ir.Sutami No. 56, Kentingan, Surakarta
Telepon (0271) 45978 , 46659
Facs. (0271) 35476 e-mail : sentra@jaya.net.id

Atau

PT PUTRA PERKASA
COMPUTER & ACCESORIES
Jalan Honggowongso No. 125, Surakarta
Telepon (0271) 67855 , Facs. (0271) 48762
E-mail : sentra@jaya.net.id

18
2. Tempat dan Tanggal Surat
Tanggal surat berfungsi untuk memberitahukan kepada si penerima
surat kapan surat itu ditulis. Sebagaimana diketahui, pengiriman surat
kadang-kadang cepat, namun kadang-kadang lambat. Dengan tercantumnya
tanggal surat, sipenerima akan mengetahui berapa lama surat itu dalam
perjalanan.
Tanggal surat ditulis dengan urutan nama tempat (kota) pembuatan
surat, kemudian diikuti dengan angka tanggal, nama bulan dan angka tahun.
Penulisan bulan sebaiknya jangan disingkat atau menggunakan angka tetapi
ditulis nama bulan secara lengkap, seperti Januari, Februari, Maret dan
seterusnya.
Contoh :
Surakarta, 16 Januari 2000

3. Nomor, lampiran, dan hal atau perihal

Sebuah surat resmi yang mewakili sebuah lembaga, instansi,
perusahaan atau organisasi biasanya menggunakan penomoran terhadap
surat yang dikeluarkan atau yang diterima. Nomor surat biasanya meliputi
nomor urut penulisan surat, kode surat, tanggal, bulan dan tahun penulisan
surat. Penomoran surat tersebut berfungsi untuk :
o Memudahkan pengaturan, baik untuk penyimpanan maupun
penemuannya kembali apabila diperlukan
o Mengetahui jumlah surat yang diterima dan yang dikeluarkan oleh
organisasi, lembaga atau perusahaan
o Memudahkan pengklasifikasian surat berdasarkan isinya
o Penunjukan secara akurat sumber dalam hubungan surat menyurat.

Bagian lampiran merupakan bagian penjelas yang menginformasikan

bahwa ada sejumlah berkas atau dokumen yang disertakan
dalam surat tersebut. Jika tidak terdapat berkas atau dokumen yang
dilampirkan, maka bagian lampiran bisa ditiadakan.

19
 Pada bagian surat berisi hal atau perihal. Hal berfungsi memberikan
petunjuk bagi pembaca mengenai pokok isi surat tersebut.
Contoh :
Nomor : 101/G/FE-UNS/01/2000
Lampiran : Satu berkas
Hal : Permohonan Izin Mengajar

4. Nama dan Alamat Surat

Dalam penulisan nama seseorang yang akan diruju, hendaklah
diperhatikan betul-betul mengenai kebiasaan memanggil nama yang
bersangkutan, termasuk di dalamnya penggunaan kata sapaan seperti Bapak,
ibu, dan Saudara maupun gelar akademik atau gelar kehormatan.
Tulislah nama dan alamat yang dituju serta kata sapaan dan gelar akademis
maupun nonakademis secara benar ejaannya.
Nama diri penerima surat diawali dengan huruf kapital pada setiap
unsurnya, bukan menggunakan huruf kapital seluruhnya. Jika nama orang
yang dituju mempunyai gelar akademik, seperti Dr., dr., Ir., atau Drs., maka
kata sapaan seperti ibu, bapak, dan saudara tidak digunakan lagi.
Contoh :
(b) Yth. Bapak Suwito Hadiprojo
Direktur CV Anugerah Perkasa
Jalan Ir. Sutami 45 C Kentingan
Surakarta

(c) Yth. Drs. Rifai Hidayat, M.A.

Jalan Urip Sumoharjo 110
Surakarta

(d) Yth. Kepala Pusat Studi Ekonomi & Bisnis

Jalan Halilintar 116
Surakarta

20
5. Salam Pembuka
Salam pembuka merupakan sapaan penghormatan yang dilakukan oleh
penulis terhadap orang lain sebelum menyampaikan maksud atau tujuan
penulisan surat. Salam pembuka ditulis dengan huruf kapital di awal dan
diakhiri oleh tanda koma.
Contoh :
Dengan hormat, Salam hormat, Salam sejahtera, dan Assalamualaikum
wr wb, Saudara Ridho yang terhormat, Ibu Utami yang terhormat dan
sebagainya.

6. Isi Surat
Isi surat merupakan inti dari apa yang ingin disampaikan oleh pengirim
kepada penerima surat. Secara umum, dalam menulis isi surat usahakan
untuk tetap menggunakan kata-kata atau istilah-istilah yang mudah
dipahami, tidak bertele-tele. Secara garis besar, isisurat mencakup tiga hal
penting yaitu paragraf pembuka, paragraf isi, dan paragraf penutup.
Dalam paragraf pembuka, pengirim surat berkeinginan untuk
mengantarkan isi surat kepada pihak lain baik yang berisi pemberitahuan,
pertanyaan, pernyataan atau permintaan.
Contoh :
 Paragraf pembuka
₋ Kami beri tahukan kepada Saudara bahwa………
₋ Surat Saudara telah kami terima. Untuk selanjutnya perlu kami
informasikan beberapa hal sebagai berikut.
₋ Bersama ini saya kirimkan contoh proposal yang Saudara minta.
₋ Dengan ini perkenankanlah kami melaporkan kepada Bapak bahwa...
 Paragraf isi
Perlu dikemukakan apa yang sebenarnya ingin disampaikan kepada
si penerima surat. Isi surat hendaklah disampaikan secara singkat, lugas,
dan jelas.

21
  Paragraf penutup
Merupakan kesimpulan dan kunci isi surat. Penutup dapat juga
mengandung suatu harapan pengirim surat maupaun ucapan terima kasih
kepada penerima surat.
₋ Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.
₋ Atas perhatian dan kerja sama Saudara yang baik selama ini, kami
ucapkan terima kasih.
₋ Semoga apa yang menjadi harapan Saudara dapat menjadi kenyataan.
₋ Demikian laporan kami, semoga mendapat perhatian Saudara.

7. Salam Penutup
Menulis surat yang baik di dalamnya perlu adanya salam penutup
sebagai suatu ungkapan sikap respek, sopan, atau etika berkirim surat.
Salam penutup merupakan penutup surat yang biasanya menggunakan kata.
Penulisan salam penutup tersebut seperti salam pembuka, diawali oleh huruf
kapital dan diakhiri oleh tanda koma.
Contoh :
(a) Hormat saya,
(b) Hormat kami,
(c) Wassalam,
(d) Salam takzim,

8. Nama Jelas Pengirim, Tanda tangan, dan jabatan

Surat dinas maupun surat bisnis dianggap sah jika ditandatangani oleh
pejabat yang berwenang, yaitu pimpinan suatu instansi, lembaga, atau
organisasi. Nama pengirim surat ditulis dibawah salam penutup. Dengan
ditandatanganinya surat, berarti isi surat dan akibat yang akan ditimbulkan
oleh isi surat tersebut telah disahkan. Setelah surat ditandatangani, nama
pengirim maupun jabatan perlu juga dicantumkan dalam surat tersebut.

22
 Dalam kaitannya dengan penulisan nama pengirim surat, maka perlu
diperhatikan hal-hal sebagai berikut :
(a) Penulisan nama pengirim tidak perlu menggunakan huruf capital
seluruhnya, tetapi menggunakan huruf capital pada setiap awal kata.
(b) Nama tidak perlu di tulis di dalam kurung , tidak perlu bergaris bawah
dan tidak perlu di akhiri dengan tanda titik.
(c) Nama jabatan dapat dicantumkan di bawah nama pengirim.
Contoh :
 Hormat kami,

DR. Muhammad Ridho

Direktur

 Hormat kami,
Direktur

DR. Muhammad Ridho

 Bila tidak ada salam penutup, penulisan pengirim adalah sebagai

berikut :
Direktur,

Dr. Muhammad Rifai Hidayat, M.A.

Manajer Keuangan

23
 9. Tembusan
Kata tembusan yang ditulis huruf awal kapital diletakkan disebelah kiri
pada bagian kakisurat, lurus dengan bagian nomor dan hal, serta sejajar
dengan nama pengirim surat. Kata tembusan diikuti tanda titik dua tanpa
digaris bawahi. Bagian ini hanya dicantumkan jika surat itu memerlukan
tembusan untuk beberapa instansi atau pihak lain yang ada kaitannya
dengan surat tersebut.
Contoh :
Tembusan :
1. Manajer Personalia PT DIPI PERMATA
2. Ketua Panitia Expo Produk Unggulan 2005
3. Kepala Bagian Pemasaran PT GEMAH RIPAH
4. Drs. Djoko Purwanto, M.B.A
5. Sdr. Muhammad Rifai Hidayat, S.E.

10. Inisial
Inisial, yang disebut sandi, merupakan tanda pengenal bagi petugas
yang membuat konsep dan yang mengetik surat tersebut. Berguna untuk
mengetahui siapa pengonsep dan pengetik surat sehingga jika terjadi
kesalahan dalam pengetikan surat tersebut, dapat menghubungi pengetik
tersebut. Inisial umumnya ditempatkan pada bagian paling kiri bawah di
sebelah kiri.
Contoh :
MR/NH (MR adalah Muhammad Ridhom si pembuat konsep, NH adalah
Nur Hidayat si pengetik surat).

 Bentuk Surat
Bentuk surat adalah pola surat menurut susunan letak bagian-bagian surat.
Setiap bagian surat mempunyai peranan yang sangat penting artinya sebagai
identifikasi atau penunjuk pengelolaan suatu tempat.

24
 Menurut pola umum dalam surat-menyurat, ada beberapa macam
bentuk surat yaitu:
1. Bentuk lurus penuh (full block style)
2. Bentuk lurus (block style)
3. Bentuk setengah lurus (semi block style)
4. Bentuk bertekuk (indented style)
5. Bentuk paragraf menggantung (hanging paragraph style)

H. Bahasa Surat

Agar pesan yang disampaikan tersebut komunikatif dan mudah dipahami oleh
penerima surat, sebaiknya menggunakan bahasa yang baik dan benar sesuai
dengan kaidah-kaidah yang berlaku dalam surat-menyurat, seperti bagaimana
memilih kata, pemakaian ejaan yang disempurnakan, penyusunan paragraf, dan
penyusunan kalimat.
Untuk surat-surat resmi maupun surat-surat bisnis, pilihan kata hendaknya
memenuhi syarat yang baik atau baku, lazim (umum, biasa) dan cermat. Perlu
dihinari penggunaan kata yang belum diakui kebakuannya, misalnya: gimana,
ngapain, kenapa, dan bikin. Padanan kata-kata tersebut yang
sudah baku adalah bagaimana, mengapa dan membuat.

Contoh :
Kata Baku Kata Tidak Baku
Februari Pebruari
November Nopember
Senin Senen
Jumat Jum’at
Sabtu Saptu
Mengubah Merubah
Kuitansi Kwitansi
Teladan Tauladan
Formal Formil
Persen Prosen
Sistem Sistim
Pertanggungjawaban Pertanggungan jawab
Pikir Fikir
Paham Faham
Khawatir Kuatir

25
 Disamping pemilihan kata yang baik, menulis surat –surat bisnis juga perlu
memilih kata yang lazim dalam masyarakat, yaitu kata-kata yang sudah dikenal.
Sedapat mungkin, gunakanlah kata atau istilah dalam bahasa Indonesia.
Gunakanlah kata-kata masukan bukan input, suku cadang bukan spareparts,
dampak bukan impact, kendala bukan constraint, usaha patungan bukan joint
venture, dan sebagainya.

Disamping pemilihan kata yang baku, kata yang lazim, bahasa surat bisnis
juga perlu mempertimbangkan pemilihan kata secara cermat. Dalam hal ini,
pengiriman surat sebaiknya melihat kedudukan dari penerima surat, apakah
pangkat dan kedudukannya lebih tinggi, ataukah penerima surat mempunyai
kedudukan yang sederajat dengan pengirim surat. Sebagai contoh, penggunaan
sapaan Bapak, Ibu, Saudara, dan Anda sebaiknya tepat atau sesuai dengan pangkat
dan kedudukan penerima surat. Jangan sampai surat yang dimaksudkan untuk
saling mempererat tali persaudaraan atau persahabatan , justru menimbulkan
kesan yang kurang baik kepada penerima surat. Oleh karena itu, pemilihan kata
secara cermat perlu diperhatikan secara seksama. Meskipun suatu kata
mempunyai pengertian yang sama, namun kalau kurang tepat dalam
penggunaannya dalam suatu kalimat akan berakibat kurang baik bagi penerima
surat.

I. Format Lipatan Surat dan Amplop

Format atau bentuk lipatan surat yang baik merupakan bagian dari etika
berkorespondensi dalam dunia bisnis. Bentuk lipatan surat yang terkesan asal-
asalan akan memberikan kesan atau citra yang kurang baik bagi pengirimnya.

26
 Format Lipatan Surat:
Ada beberpa bentuk lipatan surat yang lazim digunakan dalam dunia
korespondensi bisnis, antara lain :
o Lipatan baku (standar fold)
o Lipatan setengah baku (semi standar fold)
o Lipatan akordion (accordian fold)
o Lipatan setengan akordion (semi accordian fold)
o Lipatan tungal (single fold)
o Lipatan ganda/paralel (parallel double fold)
o Lipatan model Perancis (French fold)
o Lipatan Model Baron (Barronial Fold)

 Aneka Bentuk Amplop

Pada umumnya, pengiriman surat-surat bisnis selalu dilengkapi dengan
amplop baik berukuran kecil, sedang, maupun panjang. Amplop berfungsi
sebagai salah satu caramenjaga kerahasiaan isi surat. Pengiriman surat-surat,
proposal, dan laporan bisnis dalam amplop disamping merupakan bagian dari
etika berkorespondensi juga sekaligus berfungsi sebagai media promosi bagi
suatu organisasi bisnis/perusahaan. Mengapa demikian? Umum diketahui pula
bahwa amplop yang dilengkapi dengan identitas suatu organisasi bisnis, seperti
logo, nama dan alamat lengkap perusahaan merupakan sebuah media promosi
secara tak langsung bagi suatu perusahaan. Amplop dapat dikelompokkan
berdasarkan wujudnya, ukurannya, dan penggunaannya.
1. Berdasarkan wujudnya, amplop terdiri atas:
a. Amplop biasa
b. Amplop berjendela
2. Berdasarkan ukurannya, amplop terdiri atas:
a. Amplop resmi
b. Amplop kartu
c. Amplop bisnis
d. Amplop pendek
e. Amplop panjang
f. Amplop besar

27
 3. Berdasarkan penggunaanny, amplop terdiri atas:
a. Amplop catalog
b. Amplop mata berkait
c. Amplop kancing bertali

J. Contoh-contoh Surat Bisnis

Ada banyak contoh surat-surat bisnis yang lazim kita jumpai dalam
kehidupan bisnis sehari-hari, seperti surat pemesanan, surat konfirmasi, surat
pengaduan (claim), surat permintaan informasi, surat ucapan selamat, surat
pemberitahuan pindah alamat, surat penagihan, surat peringatan, surat perintah
kerja, dan surat perjanjian.

1. Surat Pemesanan
Surat pemesanan (order letters) merupakan salah saru surat bisnis yang
lazim di jumpai dalam dunia bisnis, baik pada perusahaan yang bergerak dalam
proses pengolahan (manufacturing), perdagangan (trade), maupun
jasa (service). Surat ini digunakan untuk melakukan pemesanan barang atau
jasa kepada pihak lain guna memenuhi berbagai kebutuhan mereka.

2. Surat Konfirmasi
Surat konfirmasi (confirmation letters) adalah surat yang berisi tentang
penjelasan tertentu yang lebih berfungsi sebagai pemberitahuan, penegasan
atau meyakinkan atas sesuatu. Misalnya, surat konfirmasi yang berkaitan
dengan pemesanan barang, pengiriman barang, penawaran harga khusus, atau
mengubah suatu prosedur dan kebijakan.

3. Surat Pengaduan
Surat pengaduan (claim letters) adalah surat yang berisi pengaduan
pelanggan kepada pihak lain (manajemen perusahaan) dengan cara-cara yang
baik (sopan, ramah, dan tidak emosional) karena pelanggan merasa dirugikan
atau dikecewakan, agar segera memperoleh solusi (jawaban) terbaik bagi kedua
belah pihak.

28
4. Surat Permintaan Informasi
Surat permintaan informasi adalah surat yang dikirimkan oleh seseorang,
kelompok, atau lembaga untuk meminta berbagai informasi penting kepada
pihak lain baik perseorangan maupun lembaga. Sebagai contoh, permintaan
informasi tentang aneka produk baru, jasa pendidikan dan pelatihan (diklat)
berbagai bidang keahlian, jasa perbaikan dan pemeliharaan aneka jenis mesin
dan elektronik dll.

5. Surat Ucapan Selamat

Surat ucapan selamat adalah surat yang dikirimkan oleh perorangan,
kelompok atau lembaga (institusi) yang berisi pemberian ucapan selamat atas
keberhasilan seseorang, kelompok maupun lembaga dalam melakukan suatu
kegiatan atau pekerjaan. Misalnya, pemberian berbagai ucapan selamat kepada
seseorang yang telah berhasil menemukan teknologi baru dalam mendesain
mesin dengan bahan bakar hemat energy dan ramah lingkungan.

6. Surat Pemberitahuan
Dalam dunia bisnis, surat pemberitahuan merupakan surat yang berisi
suatu pemberitahuan kepada pihak lain baik perorangan maupun organisasi.
Misalnya, suratyang memberitahukan tentang pindah alamat kantor.

7. Surat Penagihan
Surat penagihan dalam hal ini merupakan surat yang digunakan untuk
menagih hutang kepada pihak lain yang telah melampaui waktu pembayaran
yang telah ditentukan.

8. Surat Peringatan
Surat peringatan merupakan surat yang ditulis untuk member peringatan
atas suatu hal kepada seseorang maupun organisasi. Misalnya, surat peringatan
kepada debitur untuk segera melunasi utangnya dll.

29
9. Surat Perintah Kerja
Surat perintah kerja adalah surat yang ditulis oleh pimpinan suatu
perusahaan kepada pihak lain (seseorang maupun organisasi), yang berisi
perintah untuk mengerjakan suatu pekerjaan dalam kurun waktu tertentu sesuai
prosedur dan persyaratan yang telah disepakati.

10. Surat Pengumuman

Surat pengumuman adalah surat yang digunakan oleh seseorang atau
organisasi untuk memberikan pengumuman kepada pihak lain baik seseorang
maupun organisasi lain, yang dilakukan dengan cara-cara tertentu, seperti
: pengumuman yang dipasang di papan pengumuman atau di media massa.

11. Surat Undangan RUPS

Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) merupakan salah satu forum
tertinggi dalam suatu organisasi bisnis yang sangat strategis bagi pengambilan
keputusan strategis, seperti keputusan yang berkaitan dengan bagaimana
pengambilan bisnis ke depan,dan bagaimana menetukan para manajer puncak
yang benar-benar professional di bidangnya.

12. Surat Kuasa

Surat kuasa adalah surat pelimpahan kekuasaan yang dilakukan oleh kedua
belah pihak, yaitu pihak pertama sebagai orang yang memberikan kuasa
kepada pihak lain sebagai orang yang menerima kuasa untuk melakukan dan
bertindak sesuatu atas nama pemberi kuasa.

13. Surat Perjanjian

Merupakan surat yang berisi suatu perjanjian yang dilakukan antara pihak
yang satu dengan pihak yang lain tentang suatu hal. Yang digunakan untuk
membuat suratperjanjian adalah surat bersegel ataupun surat yang dilengkapi
dengan nilai materai tertentu (misalnya, bermaterai Rp.6000,-). Contoh
suratnya seperti surat perjanjian jual beli, surat perjanjian sewa-menyewa dll.

30
 BAB 3
PENUTUP

A. Kesimpulan
Korespondensi bisnis merupakan suatu kegiatan korespondensi yang
dilakukan dalam dunia bisnis, baik dalam bentuk surat, memo, agenda, proposal,
maupun laporan bisnis. Dijelaskan juga bahwa surat merupakan sarana
komunikasi tertulis yang disampaikan oleh suatu pihak kepada pihak lain dengan
menggunakan media tertentu. Salah satu hal yang membedakan surat biasa dan
surat bisnis adalah tujuan penulisannya. Surat bisnis berorientasi pada kegiatan
bisnis maupun gaya bahasa yang digunakan.
Dalam hal komunikasi bisnis, surat sangat besar perannya untuk menunjang
proses keberlangsungan perusahaan baik itu untuk menjalin kerja sama antara satu
pihak dengan pihak lainnya.

B. Saran

Dalam sebuah perusahaan tentuya tidak akan terlepas dari kegiatan

korespondensi (surat menyurat), semoga setelah membaca makalah ini teman-
teman dapat mengetahui berbagai macam bentuk surat yang ada dan manfaatnya
bagi sebuah perusahaan.

31
 BAB 4

KASUS

PT. ELEKTRONIK MAJU adalah suatu Perusahaan Elektronik, suatu hari TOKO
SEJAHTERA membeli barang Elektronik berupa : 22 Unit Kulkas, 20 Unit Mesin Cuci,
30 Unit TV, 10 Unit Kipas Angin, 5 Unit AC.

Setelah barang yang dipesan sampai terdapat 5 unit Kaca TV yang pecah,
Kerusakan tersebut tidak bisa ditolerir karena barang tersebut tidak dapat dijual
kembali, sebagai pelanggan tentu kecewa, maka dari itu TOKO SEJAHTERA akan
membuat surat pengaduan (komplain) kepada PT. ELEKTRONIK MAJU dan sebagai
Manajer Perusahaan PT. ELEKTRONIK MAJU akan membuat surat tanggapan kepada
TOKO SEJAHTERA atas terjadinya kerusakan barang.

32
Berikut contoh surat pengaduan (komplain) atas barang yang rusak kepada PT
ELEKTONIK MAJU
TOKO SEJAHTERA
Jln. Nusantara No. 10a
Jakarta

25 Februari 2018

Nomor : 35/IM/IV/2018

Kepada
PT Elektronik Maju
Jln. Cempaka No. 202
Jakarta

Hal : Pengaduan Kerusakan Barang

Lamp : 1 (satu) lembar faktur

Dengan hormat,
Barang pesanan dari Saudara yang berupa :
1. 22 Unit Kulkas
2. 20 Unit Mesin Cuci
3. 30 Unit TV
4. 10 Unit Kipas Angin
5. 5 Unit AC

Telah kami terima. Atas pelayanan Saudara, kami sampaikan terima kasih.

Pada waktu barang pesanan dibuka, kami sedikit kecewa karena ternyata terdapat 5 Unit
Kaca TV yang pecah sehingga tidak dapat dijual.

Oleh sebab itu dengan sangat menyesal, kami menyatakan bahwa 5 unit TV yang pecah
akan kami kembalikan, kami mohon Saudara mengirimkan 5 unit TV yang baru. Bersama
ini pula kami lampirkan faktur pembelian barang tersebut untuk lebih mempermudah
penyelesaian persoalan tersebut.

Atas perhatian Saudara, kami sampaikan terima kasih.

Hormat kami,
TOKO SEJAHTERA

IKHSAN
Pemilik

33
Berikut contoh surat tanggapan atas barang yang rusak kepada TOKO SEJAHTERA

PT. ELEKTRONIK MAJU

Jln. Cempaka No. 202
JAKARTA

Nomor : 305/EM/IV/2015 2 Maret 2018

Kepada
Yth. Pemilik Toko Sejahtera
Jln. Nusantara No. 10a
Jakarta

Hal : Penggantian Kerusakan Barang

Lamp : 1 (satu) Lembar Faktur

Dengan hormat,

Surat Saudara tertanggal 25 Februari 2018 dengan Nomor: 35/IM/IV/2018 perihal pengaduan
kerusakan barang, telah kami terima dengan penuh perhatian.

Sehubungan dengan surat Saudara, kami segera melakukan pengecekan dan ternyata karyawan
kami melakukan kesalahan dalam pengepakan sehingga barang pesanan Saudara banyak
mengalami kerusakan. Atas kesalahan tersebut, kami mohon maaf yang sebesar-besarnya dan
kami akan lebih memperhatikan pesanan Saudara selanjutnya.

Selanjutnya kami akan segera mengirimkan 5 unit TV yang baru sebagai pengganti barang
pesanan Saudara yang mengalami kerusakan, kami harap Saudara senang menerimanya. Faktur
asli pesanan Saudara telah kami kirimkan.

Atas perhatian Saudara, kami sampaikan terima kasih.

Hormat kami,
PT ELEKTRONIK MAJU

Ikram Syahputra
Manajer Penjualan

34
 DAFTAR PUSTAKA

http://blogoblokgoblok.blogspot.co.id/2016/11/makalah-korespondensi-bisnis.html

http://www.contohsurat123.com/2015/03/contoh-surat-pengaduan-
barang.html#ixzz58XSSwH4R

http://www.contohsurat123.com/2015/04/contoh-surat-jawaban-pengaduan-barang-
produk.html#ixzz58Xd674iq

http://rahmadsalehangkat12.blogspot.co.id/2014/11/korespondensi-bisnis.html

https://rinastkip.wordpress.com/2014/02/26/materi-kuliah-perbankan-korespondensi-
bisnis/

35