MAKALAH

“PENULISAN KORESPONDENSI DALAM

BISNIS”

Disusun Oleh :
Muhammad Zaki (1800011088)
Irham Karuniawan (1800011128)
Teguh Setiawan (1800011131)
Faiz Fakhrian (1800011123)
Muhammad Reza Davi (1800011134)
Ahmad Azmy (1800011083)
Kelompok : 2

Universitas Ahmad Dahlan

Fakultas Ekonomi Dan Bisnis
Manajemen
2019
 KATA PENGANTAR

Dengan menyebut nama Allah SWT yang Maha Pengasih lagi Maha

Panyayang, Kami panjatkan puja dan puji syukur atas kehadirat-Nya, yang telah

melimpahkan rahmat, hidayah, dan inayah-Nya kepada kami, sehingga kami

dapat menyelesaikan makalah Komunikasi Bisnis ini dengan Judul

Korespondensi Dalam Bisnis.

Makalah ini telah kami susun dengan maksimal dan mendapatkan

bantuan dari berbagai pihak sehingga dapat memperlancar pembuatan makalah

ini. Untuk itu kami menyampaikan banyak terima kasih kepada semua pihak

yang telah berkontribusi dalam pembuatan makalah ini.

Akhir kata kami berharap semoga makalah ini dapat memberikan manfaat

maupun inpirasi terhadap pembaca.

Yogyakarta, 17 Mei 2019

Kelompok II Komunikasi Bisnis

ii
 BAB I

KATA PENGANTAR ............................................................................. ii

DAFTAR ISI ........................................................................................... iii
BAB I PENDAHULUAN ....................................................................... 1

a.Latar Belakang .................................................................... 1

b.Rumusan Masalah .............................................................. 1

c.Tujuan Makalah .................................................................. 1

BAB III PEMBAHASAN ....................................................................... 2

o Pengertian Korespondensi ..................................................... 2

o Cara menulis yang baik ......................................................... 2
o Pengertian surat dan surat bisnis ........................................... 3
o Jenis-jenis surat bisnis ........................................................... 4
o Contoh surat bisnis ................................................................ 7
o Pesan baik dan buruk............................................................. 7

BAB IV PENUTUP................................................................................. 9

o Kesimpulan ............................................................................ 9

DAFTAR PUSTAKA.............................................................................. 10

iii
 BAB 1
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang

Pada umumnya, kegiatan korespondensi berkaitan dengan suatu proses penyampaian

pesan-pesan bisnis maupun nonbisnis baik dalam bentuk surat, memo, proposal, agenda,
maupun dalam bentuk laporan yang dilakukan oleh seseorang atau lembaga kepada orang
atau lembaga lain untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Oleh karena itu, korespondensi bisnis
merupakan bentuk korespondensi yang dilakukan oleh suatu lembaga/organisasi bisnis
dengan harapan untuk mencapai tujuan bisnis. Salah satu tujuan bisnis adalah memperoleh
keuntungan atau profit.
Untuk memberikan gambaran yang lebih lengkap tentang berbagai hal yang berkaitan
dengan korespondensi bisnis, maka dalam makalah ini di bahas antara lain pengertian surat
dan surat bisnis, fungsi surat bisnis, pengelompokan surat, bagian dan bentuk surat, bahasa
surat, dan berbagai contoh surat bisnis.

B. Rumusan Masalah
Dalam penyusunan makalah ini, adapaun yang menjadi rumusan masalah diantaranya:
Apa pengertian surat dan surat bisnis
Bagaimana fungsi surat bisnis itu sendiri
Menjelaskan beberapa pengelompokan dalam surat
Bagaimana bagian-bagian surat, bentuk dan format surat
Aplikasi contoh surat-surat bisnis

C. Tujuan Makalah
Setelah mempelajari makalah ini, pembaca akan dapat:
Menjelaskan pengertian surat dan surat bisnis
Menjelaskan beberapa fungsi surat bisnis
Melakukan pengelompokan surat
Menjelaskan bagian-bagian surat
Menjelaskan berbagai macam bentuk atau format surat

1
 BAB 2
DASAR-DASAR KORESPONDENSI BISNIS

A. Pengertian Korespondensi

Korespondensi berasal dari kata correspondence (Inggris) atau correspondenti (Belanda)

yang berarti hubungan yang terjadi antara pihak-pihak yang terkait. Hubungan pihak-pihak
yang terkait dalam bisnis biasanya bersifat resmi dan dilakukan dengan surat menyurat. Surat
merupakan salah satu media pada saluran komunikasi tertulis yang digunakan untuk
menyampaikan informasi kepada pihak lain. Informasi yang disampaikan melalui surat biasa
berupa pemberitahuan, keterangan, pernyataan, perintah, permintaan atau laporan. Informasi
bisa ditulis atau diketik dalam secarik kertas (konvensional) atau dapat pula berupa surat
elektronik (e-mail). E-mail menggunakan alat bantu komputer yang dilengkapi modem dan
melibatkan jasa layanan internet. Pengirim dan penerima mampu menyebar e-mail harus
memiliki fasilitas yang sama apabila berkomunikasi menggunakan e-mail. Penggunaan e-
mail mengalami perkembangan yang cukup dramatis sebagai media komunikasi modern
karena mampu menyebarkan informasi dalam waktu singkat ke berbagai wilayah yang
berjauhan. Walaupun demikian, keberadaan e-mail ternyata belum mampu menggeser surat-
surat konvensional yang terkenal murah. Jadi e-mail hanyalah alternatif komunikasi yang
melengkapi kegiatan surat-menyurat. Tipe korespondensi ada dua, yaitu korespondensi
eksternal dan korespondensi internal. Korespondensi eksteren, yaitu hubungan surat-
menyurat yang dilakukan oleh suatu lembaga dengan pihak luar lembaga sedangkan
Korespondensi interenal, yaitu hubungan surat-menyurat yang dibuat suatu lembaga kepada
karyawan atau dewan direksi lembaga tersebut.

B. Bagaimana menulis surat dengan baik?

Dalam menulis urat yang baik, perlu diperhatikan beberapa hal dibawah ini :

1. Bahasa yang digunakan mudah dipahami dan tidak bertele-tele. Sehingga yang

membaca akan surat kita mengerti dengan baik. Bahasa yang tidak mudah dipahami

akan menimbulkan pengertian yang berbeda dan tidak sama dengan maksud kita.

Sedangkan gaya bahasa yang bertele-tele cenderung menimbulkan kebosanan bagi

2
 sang pembaca surat kita dan mungkin saja memilih untuk tidak membca lagi pesan

dibawahnya karena kebosanan tersebut.

2. Juga pilih ukuran kertas yang baik, bersih, dan ukurannya sesuai dengan maksud

tujuan yang hendak dicapai oleh sang pengirim pesan atau surat.

C. Pengertian surat dan surat bisnis

 Apa itu Surat?

Menurut pusat pembinaan dan pengembangan Bahasa departemen Pendidikan

Nasional, surat didefinisikan sebagai suatu sarana komunikasi yang digunakan untuk

menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Pengertian surat

tersebut bersifat umum dna berlaku untuk berbagai kepentingan atau keperluan

tergantung maksud dan tujuan masing-masing pengirim surat, dimana surat itu bisa

berupa surat undangan rapat, penawaran barang, pengaduan pelanggan, kontrak kerja,

pemutusan hubungan kerja, surat keputusan dan lain-lain.

 Apa yang dimaksud dengan Surat Bisnis?

Secara umum, definisi dan pengertian surat bisnis adalah surat yang digunakan

oleh seseorang, lembaga organisasi atau institusi yang menyampaikan pesan-pesan bisnis

secara tertulis kepada pihak lain dengan menggunakan media tertentu baik itu berupa

pengiriman surat via pos, faksmilie, telepon ataupun lewat jalur internet.

Contoh-contoh surat bisnis sangat beragam jumlahnya, bisa meliputi surat

perintah kerja, surat perkenalan bisnis, surat pemesanan produk, surat pindah alamat

kantor, surat penagihan, surat kontrak kerjasama, surat perjanjian ataupun surat

pengaduan.

3
D. Jenis – Jenis Surat Bisnis :

1. Surat Perkenalan

Adalah surat dari penjual kepada calon pembeli yang berisi informasi tentang
perusahaan penjual agar diketahui oleh calon pembeli sehingga perkenalan itu akan
berkelanjutan dengan proses berikutnya menurut transaksi. Informasi tentang perusahaan
penjual yang dicantumkan dalam surat perkenalan adalah :

1. nama perusahaan dan bidang usaha atau kegiatannya

2. gambaran kemampuan yang dimiliki, tenaga ahli, dan, peralatan yang dipakai
3. pekerjaan/projek yang pernah ditangani
4. harapan atau prospek yang dikehendaki oleh penjual
5. khusus surat perkenalan kepada instansi pemerintah harus dilampiri: Tanda Daftar
Rekanan, Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP), dan Nomor Pokok Wajib Pajak
(NPWP)

2. Surat Permintaan Penawaran

Adalah surat dari calon pembeli kepada penjual yang isinya meminta penawaran.

Surat permintaan penawaran sering merupakan tahap awal proses terjadinya transaksi bisnis.

Surat permintaan penawaran bertujuan untuk meminta keterangan terinci yang meiliputi

daftar harga, katalog, brosur, atau prospektus dan mengetahui harga, syarat jual beli, dan

keterangan tentang barang atau jasa yang akan dibeli serta juga bisa untuk meminta agar

penjual mengadakan demonstrasi pemakaian di tempat calon pembeli. Surat permintaan

penawaran hendaknya isinya harus jelas agar penjual mengetahui secara pasti keinginan

calon pembeli dan surat permintaan penawaran tidak perlu disusun dengan gaya yang

menarik. Di dalam surat permintaan penawaran barang biasanya calon pembeli menanyakan :

nama dan jenis barang, ciri-ciri khusus (spesifikasi) barang, yaitu tipe, ukuran, kualitas,

kapasitas dan lain-lain, harga satuan, potongan, Brosur, cara pembayaran, cara penyerahan,

4
kemudahan yang mungkin di peroleh pembeli, sepertiservice gratis, garansi, danlain- lain

yang merupakan layanan penjual (after sales service).

3. Surat Penawaran

Adalah surat dari penjual kepada calon pembeli yang berisi penawaran barang atau

jasa yang member informasi tentang barang atau jasa dan menggugah minat calon pembeli

agar tertarik pada apa yang ditawarkan.

4. Surat Pesanan dan Balasannya

Surat pesanan (order) adalah surat dari pemesan atau pembeli kepada penjual yang

isinya memesan barang atau meminta jasa tertentu yang dilakukan setelah mengetahui

informasi yang diperoleh melalui surat penawaran, melalui iklan, atau melalui petugas

pemasaran (wiraniaga) dari perusaahaan penjual. Yang penting di dalarn surat pesanan harus

disebut dengan jelas, singkat, dan sopan segala sesuau yang menyangkut pesanan akan

menjadi pertimbangan bagi penjual untuk menentukan apakah pesanan dapat dipenuhi atau

tidak, yaitu : a. Nama, jenis, tipe, danciri-ciri lain barang yang dipesan. b. Jurnlah atau

banyaknya pesanan. c. Cara pembayann. d. Cara pengiriman atau cara penyerahan yang

dikehendaki e. Waktu penyerahan atau waktu pengiriman yang diinginkan (kapan barang

diharapkan tiba).

5. Surat Penerimaan Pesanan

Ialah surat yang dikirim oleh penjual kepada pemesan karena penjual mendapat order

dan semua persyaratan yang diusulkan atau yang dikehendaki pemesan di dalam order itu

dapat disetujui oleh penjual dan tanpa perlu lagi membahas surat pesanan itu. Isi surat

penerimaan pesanan tidak lain dari pernyataan penjual bahwa ia dapat memenuhi pesanan,

5
namun ia memerlukan waktu beberapa lama untuk persiapan, dan mamberikan estimasi

kapan pengiriman barang akan dilakukan. Surat ini sangat perlu dikirim oleh penjual kepada

pemesan karena manfaatnya sangatbesar, baik bagi penjual maupun bagi pemesan, yaitu : a.

Agar pemesan merasa tenang karena pesanannya dapat dipenuhi oleh penjual b. Agar

pemesan tidak lagi mencari barang yang sama dari penjual yang lain c. Agar pemesan dapat

mempersiapkan segala sesuatu yang diperlukan sebelum barang yang dipesannya tiba,

misalnya uang, alat angkut, gudang, dan lain-lain. d. Agar pemesan dapat menawarkan

barang pesanannya kepada pihak lain, walaupun barangnya belum tiba(bila barang

yangdipesan itu untuk dijual lagi)

6. Surat Konfirmasi Pesanan

Berkomunikasi dapat dilakukan dengan berbagai media selain dengan perantaraan

surat, pemesanan juga dapat dilakukan dengan perantaraan telepon, telegam, teleks, dan

faksimili. Pemesanan melalui telepon, telegram, dan teleks masih lemah dasar hukumnya

karena tidak mempunyai bukti otentik seperti tidak terdapat tandatangan pemesan. OIeh

karena itu, setelah menerima pesanan via telepon atau via teleks, penjual perlu memastikan

sejauh mana kebenaran pesanan tersebut dengan membuat surat yang disebut surat

konfirmasi pesanan. Surat konfirmasi pesanan berisi data tentang pesanan yang terdiri atas

nama batang, jumlahnya, harga, dan syarat jual beli lainnya seperti tempat penyerahan, waktu

penyerahan, cara pembayaran, dan lain-lain. Surat konfirmasi pesanan bertujuan untuk

memperoleh kepastian tentang pesanan berikut syarat jual beli yang dikehendaki penjual.

Apabila si pemesan setuju maka lembar aslinya harus dikembalikan kepada penjual sebagai

bukti otentik pesanan.

6
 7. Surat Penolakan Pesanan

Penjual yang terpaksa menolak pesanan haruslah segera memberitahukan penolakan

itu kepada pemesan secepatnya. Surat penolakan pesanan harus berisi alasan yang logis.
Penolakan perlu diungkapkan dengan bahasa yang halus dan sopan agar hubungan baik
dengan pemesan tetap terjalin. Ada beberapa hal yang menyebabkan pihak penjual terpaksa
menolak pesanan, karena barang yang dipesan tidak ada atau sudah habis.

Contoh surat Bisnis :

Kepada Yth.
Toko Mas Jaya

Perihal : Penawaran Barang

Lampiran : Daftar Jenis dan Harga Barang

Dengan hormat,

Berkaitan dengan usaha Bapak/Ibu dalam bidang perdagangan retail perlengakapan wanita, maka bersama ini kami ajukan penawaran
pembuatan barang berupa tas wanita berkualitas produksi kami untuk diperdagangkan di toko Bapak/Ibu.

Bersama ini pula perlu kami sampaikan bahwa produk kami yang berupa tas, sepatu, pakaian dan perlengkapan wanita lainnya merupakan
produk berkualitas karena telah berpengalaman sejak tahun 1986. Saat ini produk kami telah memiliki pangsa pasar yang luas, tersebar di
toko-toko retail di 5 kota di seluruh Indonesia, seperti Medan, Padang, Jakarta, Bandung, dan Surabaya, dengan harga jual yang kompetitif.
Untuk spesifikasi yang lebih jelas mengenai produk kami, bersama surat ini kami sampaikan pula brosur produk kami tersebut.

Demikian Penawaran barang ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terimakasih

Hormat Kami,

( Nama Lengkap )

Tiga langkah proses menulis untuk hal pesan yang negatif maupun positif

A. Langkah 1 : Merencanakan Pesan Anda.

Ada beberapa hal yang harus diperhatikan sebelum perencanaan dapat dilakukan menganalisa
situasi, mendapatkan apa yang para audiens inginkan, memilih media yang tepat untuk pesan
dan para audiens, mengorganisasi informasi secara efektif.

B. Langkah 2 : Menulis Pesan Anda.

Menulis pesan dimulai dengan mengadaptasi pendekatan anda bagi audiens anda. Lebih
sensinstiv pada audiens anda dengan cara mempertahankan suatu sikap anda, bersikap sopan,
menekankan yang positif, dan menggunakan bahasa yang bebas bias.
Biasakan mengadopsi untuk melakukan pendekatan langsung pada pesan negativ dan
positive. Terbuka dengan pernyataan yang jelas tentang gagasan utama, mencakup semua
rincian yang diperlukan dalam tubuh, dan kemudian tutup dengan ramah..

7
 C. Langkah 3 : Melengkapi Pesan Anda.

Tidak peduli seberapa singkat atau langsung pesan yang disampaikan, dampaknya
maksimal dengan memberikan diri anda banyak waktu untuk : Merevisi pesan, menghasilkan
pesan, mengoreksi pesan, mendistribusikan pesan

Pada umumnya proses penyusunan pesan bisnis terdiri dari 3 yaitu :

1. Perencanaan pesan
2. Pengorganisasian pesan
3. Revisi pesan

Pesan Buruk

Tidak seorangpun yang suka menerimanya dan tak seorangpun yg suka menyampaikan

pesan-pesan buruk (bad news)Namun mengirim pesan-pesan negatif /buruk pada orang lain

merupakan fakta kehidupan dan tidak bisa dihindari dalam karier seseorang.

Pesan negatif terdiri dari :

1. Surat penolakan;
2. Pengumuman atas perubahan sistem atau kebijakan yang tidak menguntungkan sang
pembaca;
3. Pernyataan atas ketidakdisiplinan, kesalahan atau pelanggaran yang dilakukan
seseorang;
4. Pernyataan untuk menarik kembali suatu produk.

Tujuan mengirimkan pesan buruk (Bovee, 2007) :

1. Menyampaikan berita buruk.

2. Memperoleh penerimaan tentang berita buruk tersebut.
3. Mempertahankan sebanyak mungkin niat baik dengan penerima.
4. Mempertahankan citra baik organisasi.
5. Mengurangi atau menghilangkan kebutuhan korespondensi tentang hal tersebut
diwaktu yang akan datang.

8
 BAB III
PENUTUP

Kesimpulan

Korespondensi bisnis merupakan suatu kegiatan korespondensi yang dilakukan dalam

dunia bisnis, baik dalam bentuk surat, memo, agenda, proposal, maupun laporan bisnis.

Dijelaskan juga bahwa surat merupakan sarana komunikasi tertulis yang disampaikan oleh

suatu pihak kepada pihak lain dengan menggunakan media tertentu. Salah satu hal yang

membedakan surat biasa dan surat bisnis adalah tujuan penulisannya. Surat bisnis berorientasi

pada kegiatan bisnis maupun gaya bahasa yang digunakan.

Dalam hal komunikasi bisnis, surat sangat besar perannya untuk menunjang proses

keberlangsungan perusahaan baik itu untuk menjalin kerja sama antara satu pihak dengan

pihak lainnya.

9
 DAFTAR PUSTAKA

Pratiwi. Atma, Korespondesi bahasa Indonesia. Penerbit MEDIA TERA

http://jurnal-sdm.blogspot.com/2009/03/korespondensi-bisnis-falsafah-dasar.html

https://suratresmi.id/contoh-surat-bisnis/
http://epthealwayz.blogspot.com/2013/01/korespodensi-bisnis.html
https://www.kompasiana.com/sintaliaindrawan/5815bd4bf97a61b7247c38f2/komunikasi-bisnis-
pesan-negatif?page=all
http://detiklife.com/2015/06/21/surat-bisnis-pengertian-dan-jenis-jenisnya/
https://contohsuratanda.blogspot.com/2016/09/contoh-surat-bisnis.html

10