Om Swastyastu ,
Puji dan syukur saya panjatkan kehadiran Tuhan Yang Maha Esa, karena
dengan pertolongan-Nya, saya bisa menyelesaikan makalah yang berjudul
“Korespondensi Bisnis”. Saya sadari, masih banyak sekali kekurangan yang
terdapat dalam makalah ini, semoga hal ini tidak menghalangi saya untuk terus
berkarya. Saya berharap di masa yang akan datang, saya dapat membuat karya
ilmiah yang lebih baik lagi dan menjadi penulis yang sukses.
Saya berharap Makalah ini dapat menjadi inspirasi bagi saya di masa yang
akan datang dan juga memberi manfaat bagi pembaca agar lebih meningkatkan
kesadaran untuk membaca.
Penyusun
i
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR..............................................................................................i
DAFTAR ISI............................................................................................................ii
BAB I.......................................................................................................................1
PENDAHULUAN...................................................................................................1
1.1 Latar Belakang...............................................................................................1
1.2 Rumusan Masalah..........................................................................................1
1.3 Tujuan Penulisan............................................................................................2
BAB II......................................................................................................................3
PEMBAHASAN......................................................................................................3
2.1 Pengertian Korespondensi.............................................................................3
2.2 Peranan Korespondensi Dalam Bisnis...........................................................3
2.3 Dasar-Dasar Korespondensi Bisnis................................................................3
2.4 Bahasa Korespondensi Bisnis......................................................................10
2.5 Pihak Pihak Yang Terlibat dalam Korespondensi........................................10
2.6 Fungsi Surat..................................................................................................11
2.7 Pentingnya Korespondensi Bisnis................................................................12
BAB III..................................................................................................................13
PENUTUP..............................................................................................................13
3.1 Kesimpulan...................................................................................................13
3.2 Saran.............................................................................................................13
DAFTAR PUSTAKA
ii
BAB I
PENDAHULUAN
Di era globalisasi sekarang ini, transaksi antar penjual dan pembeli, seperti
penawaran barang, permintaan barang, pesanan barang sampai pengiriman dan
penyelesaian pembayaran, semua itu dapat dilakukan dengan mudah walaupun
jarak antara penjual dan pembeli saling berjauhan, dan bisa saja keduanya tidak
saling bertatap muka, karena sebagian besar komunikasi yang dilakukan adalah
melalui media surat –menyurat. Oleh karena itu, tanpa adanya korespondensi
transaksi bisnis akan berjalan lambat atau bahkan bisa saja menjadi macet.Salah
satu komunikasi perkantoran ialah komunikasi tulisan ( written communication )
terutama yang berwujud surat –menyurat atau warkat lainnya. Surat atau warkat
itu harus diciptakan oleh seorang petugas yangdikenal sebagai factual
writing( penulisan fakta ).
1
1.2 Rumusan Masalah
1. Apakah pengertian korespondensi?
2. Bagaimana peranan korespondensi dalam bisnis?
3. Apa saja dasar-dasar korespondensi dalam bisnis?
4. Bagaimana bahasa korespondensi dalam bisnis?
5. Apa saja pihak-pihak korespondensi dalam bisnis?
6. Apa fungsi surat?
7. Bagaimana pentingnya korespondensi dalam bisnis?
2
BAB II
PEMBAHASAN
3
2.2 Peranan Korespondensi Dalam Bisnis
Dalam dunia bisnis pastinya memerlukan korespondensi untuk melakukan
kerjasama kepada perusahaan lain, oleh karena itu korespondensi memiliki
peranan dalam dunia bisnis, sebagai berikut :
1) Menciptakan surat yang baik dan benar
2) Menciptakan kerjasama yang baik
3) Menyebarkan kegiatan
4
a) Surat bisnis berfungsi sebagai wakil atau duta bagi pengirim surat.
Dalam kaitannya dengan dunia bisnis, surat berfungsi sebagai
pembawa pesan-pesan bisnis dari pengirim pesan kepada pihak lain.
b) Alat untuk menyampaikan pemberitahuan, permintaan atau
permohonan, buah pikiran atau gagasan yang berkaitan dengan
masalah-masalah bisnis, misalnya: suratpermintaan informasi produk
baru, surat penawaran produk baru, surat pemesanan produk, surat
tagihan dll.
c) Alat bukti tertulis (dokumen tertulis), misalnya surat perjanjian jual
beli, surat perintah kerja, surat kerja sama, surat bukti tanda terima,
dan faktur.
d) Alat untuk mengingat, misalnya surat-surat bisnis yang telah di
arsipkan. Pada saat dibutuhkan, surat tersebut dapat dilihat atau di cek
kembali untuk mengingat berbagai kegiatan yang telah dilakukan masa
lalu atau sebelumnya.
e) Bukti sejarah (historis), misalnya pada surat pendirian usaha, surat
kepailitan usaha, dan surat penggabungan usaha (merger). Surat-surat
bisnis tersebut menjadi catatan yang sangat berharga sebagai bukti
historis dalam bisnis.
f) Pedoman kerja, misalnya surat keputusan dan surat perintah (instruksi
kerja). Surat-surat tersebut berfungsi sebagai pedoman atau acuan
dalam melaksanakan suatu kegiatan bisnis.
g) Media promosi bagi pengirim surat.
Dalam perkembangannya, surat bisnis dapat juga digunakan oleh si
pengirim surat untuk mempromosikan produk-produk yang dihasilkan
perusahaan kepada pihak lain baik perseorangan maupun
lembaga/organisasi. Contoh: surat perkenalan perusahaan, surat
penawaran produk dll. Yang tak kalah penting adalah, penyampaian
pesan-pesan bisnis dengan surat lebih ekonomis bila dibandingkan
dengan penyampaian pesan-pesan bisnis melalui telepon atau telegraf.
3. Pengelompokan Surat
a. Pengelompokan Surat Menurut Wujudny
5
Surat Bersampul
Yaitu surat yang dikirimkan oleh seseorang kepada orang lain
yang terdiri atas kertas surat dan sampul (amplop) dengan
berbagai ukuran. Surat bersampul dimaksudkan untuk menjaga
kerahasiaan isi pesan dalam surat tersebut, sehingga tidak
diketahui oleh orang yang tidak menerimanya.
Kartu Pos
Adalah bentuk surat terbuka yang digunakan untuk
menyampaikan pesan-pesan singkat/pendek dan praktis, yang
berbentuk kartu kecil dengan ukuran 10 cm x 15 cm yang
dikeluarkan oleh PT Pos Indonesia. Karena kartu pos
berukuran kecil, harus diusahakan agar pesan-pesan yang
penting-penting saja yang disampaikan.Kartu pos tidak dapat
digunakan untuk menyampaikan pesan-pesan yang sifatnya
rahasia maupun surat yang berisi pesan-pesan panjang.
Warkat Pos
Adalah surat yang wujudnya berupa gabungan kertas surat dan
amplop. Kertas warkat pos dibuat sedemikian rupa, sehingga
apabila kertas tersebut dilipat akanmembentuk amplop. Ukuran
warkat pos adalah 6 x 12 cm
b. Pengelompokan Surat Menurut Pemakaiannya
Surat Pribadi
Surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya menyangkut
kepentingan atau hal-hal yang sifatnya personal atau
pribadi. Oleh karena bersifat pribadi, maka jenis suratini tidak
memiliki format penulisan yang baku dan cenderung bersifat
informal. Contoh: surat perkenalan, surat cinta, surat undangan
perkawinan, surat belasungkawa, surat ucapan terima kasih dll.
Surat Dinas
Surat yang isinya berkaitan dengan kepentingan tugas dan
kegiatan dinas instansi pemerintahan. Surat dinas bersifat
formal dan memiliki format penulisan baku yang dapat
6
digunakan dalam kegiatan korespondensi suatu instansi
tertentu. Contoh: surat undangan dinas, surat edaran, surat
tugas, surat instruksi, surat perjalanan dinas dll.
Surat Bisnis
Surat yang digunakan orang atau badan yang
menyelenggarakan kegiatan usaha bisnis, seperti bidang usaha
produksi, perdagangan, dan usaha jasa. Yang termasuk
dalam surat bisnis adalah: surat pemesanan, surat penagihan,
surat perjanjian jual beli, surat penawaran produk dll.
c. Pengelompokan Surat Menurut Banyaknya (Jumlah) Sasaran yang
Dituju
Surat Biasa
Surat yang dibuat oleh seseorang atau organisasi yang
ditujukan kepada seseorang atau organisasi lain yang berisi
suatu informasi yang bersifat umum dan bukan bersifat
pribadi.
Surat Edaran
Surat pemberitahuan secara tertulis yang disampaikan oleh
seseorang/ suatu lembaga yang ditujukan kepada
orang/lembaga lain dalam jumlah yang banyak.
Contoh: surat edaran tentang hari kerja atau hari libur.
Surat Pengumuman
Surat yang berisi pemberitahuan tentang sesuatu hal yang
perlu diketahui oleh pegawai/karyawan suatu organisai
ataupun masyarakat luas (bila disebarkan melalui
media massa). Contoh: pengumuman perusahaan tentang
dibukanya lowongan kerja untuk beberapa posisi penting.
d. Pengelompokan Surat Menurut Sifatnya
Surat Biasa
Surat yang isinya bersifat biasa(tidak rahasia), dapat
beramplop dan tanpa amplop.
Surat Konfidensial (terbatas)
7
Surat yang termasuk rahasia, tetapi terbatas untuk kalangan
tertentu, artinya surattersebut ditujukan untuk pejabat tertentu,
dan bukan untuk disebarluaskan secara meluas dalam
organisasi. Contoh: surat hasil rapat pimpinan, surat hasil
penilaian kinerja manajer dll.
Surat Rahasia
Surat yang isinya hanya boleh dibuka dan dibaca oleh orang/
pejabat tertentu dalam organisasi. Ini berarti bahwa hanya
orang/pejabat yang dituju saja yang mempunyai hak untuk
membuka dan membacanya.
e. Pengelompokan Surat Menurut Urgensi Penyelesaiannya
β Surat Biasa
Surat yang penangananya diperlakukan biasa saja atau tidak
ada suatu perlakukan khusus atas surat tersebut.
β Surat Segera
Surat yang memang memerlukan penanganan secepat mungkin
atau dilakukan dengan segera, meskipun tingkat penangananya
tidak secepat surat kilat.
β Surat Kilat
Surat yang memerlukan penanganan dengan sangat segera,
harus didahulukan, dan memperoleh perlakuan khusus dari
surat-surat yang lainnya.
f. Pengelompokan Surat Menurut Isi dan Maksudnya
Penggolongan surat menurut isi dan maksudnya sangat tergantung
dari maksud dan tujuan pengirim surat. Oleh karena maksud dan
tujuan pengiriman surat antara yang satu dan yang lain berbeda, jenis
suratnya pun sangat bervariasi.
4. Contoh-contoh Surat Bisnis
Ada banyak contoh surat-surat bisnis yang lazim kita jumpai dalam
kehidupan bisnis sehari-hari, seperti surat pemesanan, surat konfirmasi, surat
pengaduan (claim), surat permintaan informasi, surat ucapan selamat, surat
8
pemberitahuan pindah alamat, surat penagihan, surat peringatan, surat perintah
kerja, dan surat perjanjian.
Surat Pemesanan
Surat pemesanan (order letters) merupakan salah saru surat bisnis yang
lazim di jumpai dalam dunia bisnis, baik pada perusahaan yang bergerak
dalam proses pengolahan (manufacturing), perdagangan (trade), maupun
jasa (service). Surat ini digunakan untuk melakukan pemesanan barang
atau jasa kepada pihak lain guna memenuhi berbagai kebutuhan mereka.
Surat Konfirmasi
Surat konfirmasi (confirmation letters) adalah surat yang berisi tentang
penjelasan tertentu yang lebih berfungsi sebagai pemberitahuan,
penegasan atau meyakinkan atas sesuatu. Misalnya, surat konfirmasi yang
berkaitan dengan pemesanan barang, pengiriman barang, penawaran harga
khusus, atau mengubah suatu prosedur dan kebijakan.
Surat Pengaduan
Surat pengaduan (claim letters) adalah surat yang berisi pengaduan
pelanggan kepada pihak lain (manajemen perusahaan) dengan cara-cara
yang baik (sopan, ramah, dan tidak emosional) karena pelanggan merasa
dirugikan atau dikecewakan, agar segera memperoleh solusi (jawaban)
terbaik bagi kedua belah pihak.
Surat Permintaan Informasi
Surat permintaan informasi adalah surat yang dikirimkan oleh seseorang,
kelompok, atau lembaga untuk meminta berbagai informasi penting
kepada pihak lain baik perseorangan maupun lembaga. Sebagai contoh,
permintaan informasi tentang aneka produk baru, jasa pendidikan dan
pelatihan (diklat) berbagai bidang keahlian, jasa perbaikan dan
pemeliharaan aneka jenis mesin dan elektronik dll.
Surat Pemberitahuan
Dalam dunia bisnis, surat pemberitahuan merupakan surat yang berisi
suatu pemberitahuan kepada pihak lain baik perorangan maupun
organisasi. Misalnya, suratyang memberitahukan tentang pindah alamat
kantor.
9
Surat Penagihan
Surat penagihan dalam hal ini merupakan surat yang digunakan untuk
menagih hutang kepada pihak lain yang telah melampaui waktu
pembayaran yang telah ditentukan.
Surat Peringatan
Surat peringatan merupakan surat yang ditulis untuk member peringatan
atas suatu hal kepada seseorang maupun organisasi.
Misalnya, surat peringatan kepada debitur untuk segera melunasi utangnya
dll.
a) Jelas,
Pengertian jelas disini adalah mudah dimengerti dan bebas
darikemungkinan salah tafsir. Dalam korespondensi bisnis, dituntut
kecermatandalam pilihan kata, keutuhan kalimat dan penggunaan tanda
baca.
b) Lugas, lugas ialah hemat.
Hemat berarti ekonomis dalam menggunakan kata,tetapi dengan cakupan
makna yang lengkap.
10
c) Menarik dan Santun,
Bahasa yang menarik tidak harus indah seperti bahasayangdigunakan
dalam syair. Bahasa menarik disini ialah bahasa yang hidupdan santun,
menghindari pengulangan kata yang menjemukan dan mampu
membangkitkan minat pembaca.
Koresponden, yaitu orang atau pihak yan berkirim surat dan atau yang
menandatangani surat.
Redaktur, yaitu orang yang menyusun naskah surat.
Sekretaris, yaitu orang yang membantu pemimpin dalam kegiatan
korespodensi.
Juru ketik, yaitu orang yang membantu memproduksi surat.
Register, yaitu orang yang melakukan aktivitas tata usaha atau administrasi
surat-surat yang meliputi pemberian nomor surat, pencatatan surat keluar dan
surat masuk, serta menangani pengarsipan surat-surat (filling system).
Kurir, yaitu orang atau pihak yang menyampaikan surat kepada penerima.
11
Seperti yang telah dikatakan oleh Ramelan (2005:11-12) beberapa fungsi surat
adalah sebagai berikut :
Maka dari itu dalam pengelolahan surat harus dilakukan sebaik mungkin dan
terkontrol, seperti kelebihan dari surat dapat menyampaikan suatu informasi
secara panjang lebar namun tetap praktis dan ekonomis.Dikatakan tetap praktis
karena alat bukti tertulis yang disampaikan asli dari sumbernya sesuai dengan tata
cara penulisan surat yang baik atau bisa sebagai alat pengingat karena
dapatmenyimpan rahasia secara baik, dikatakan ekonomis karena tidak
memerlukan biaya pembuatan yang cukup mahal, melainkan biaya yang
dibutuhkan sangat efisien atau terjangkau begitu pun dengan pengirimanya.
12
2.7 Pentingnya Korespondensi Bisnis
13
BAB III
PENUTUP
3.1 Kesimpulan
3.2 Saran
14
Korespondensi atau surat menyurat cukup penting untuk dipelajari dan
dipahami karena sangat berkaitan dengan menejemen. Dengan memahami serta
mempelajari korespondensi kita akan mempunyai dasar serta acuan dalam
penulisan karya ilmiah.
DAFTAR PUSTAKA
15