CRITICAL BOOK REVIEW

KORESPONDENSI BAHASA INGGRIS

Dosen Pengampu: Ellys Siregar S.Pd., M.Pd

Disusun Oleh :
MARDIAH IRWANDA GULTOM
7183144021

PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

UNIVERSITAS NEGERI MEDAN
FAKULTAS EKONOMI
2020
 KATA PENGANTAR

Puji dan syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa karena atas berkat dan
karunianya lah sehingga saya dapat menyelesaikan tugas CJR ini untuk memenuhi tugas mata
kuliah Korespondensi Indonesia dengan baik.
Terlepas dari itu semua, saya menyadari sepenuhnya bahwa masih ada banyak
kekurangan atau kesalahan baik dari segi susunan kalimatmaupun tata bahasanya. Oleh karena
itu, dengan senang hati kami menerima segala bentuk kritikan dan saran dari para pembaca agar
kami dapat memperbaiki tulisan ini ke waktu yang akan datang.
Akhir kata kami berharap hasil makalah ssya ini dapat memberikan manfaat kepada
semua pembaca dan kontribusi bagi para pendidik berikutnya termasuk saya. Akhir kata saya
ucapkan terima kasih.

Medan, Mei 2020

Penulis,

i
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR......................................................................................................................i
BAB I...............................................................................................................................................1
PENDAHULUAN...........................................................................................................................1
1.1 Latar Belakang Masalah....................................................................................................1
1.2 Tujuan Penulisan...............................................................................................................1
1.3 Manfaat.............................................................................................................................1
BAB II.............................................................................................................................................2
PEMBAHASAN..............................................................................................................................2
2.1 Identitas Buku...................................................................................................................2
2.2 Ringkasan Buku Utama....................................................................................................2
2.3 Kritikan Terhadap Buku..................................................................................................15
BAB III..........................................................................................................................................17
PENUTUP.....................................................................................................................................17
3.1 Kesimpulan.....................................................................................................................17
3.2 Saran................................................................................................................................17

ii
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Korespondensi berasal dari kata correspondence (Inggris) atau correspondent (Belanda)
yang berarti hubungan yang terjadi antara pihak-pihak yang terkait. Hubungan pihak-pihak yang
terkait dalam bisnis biasanya bersifat resmi dan dilakukan dengan surat menyurat. Surat
merupakan salah satu media pada saluran komunikasi tertulis yang digunakan untuk
menyampaikan informasi kepada pihak lain. Informasi yang disampaikan melalui surat biasa
berupa pemberitahuan, keterangan, pernyataan, perintah, permintaan atau laporan.

Pada umumnya, kegiatan korespondensi berkaitan dengan suatu proses penyampaian

pesan-pesan bisnis maupun nonbisnis baik dalam bentuk surat, memo, proposal, agenda, maupun
dalam bentuk laporan yang dilakukan oleh seseorang atau lembaga kepada orang atau lembaga
lain untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Oleh karena itu, korespondensi bisnis merupakan
bentuk korespondensi yang dilakukan oleh suatu lembaga/organisasi bisnis dengan harapan untuk
mencapai tujuan bisnis. Salah satu tujuan bisnis adalah memperoleh keuntungan atau profit.

Untuk memberikan gambaran yang lebih lengkap tentang berbagai hal yang berkaitan
dengan korespondensi bisnis, maka dalam makalah ini di bahas antara lain pengertian surat dan
surat bisnis, fungsi surat bisnis, pengelompokan surat, bagian dan bentuk surat, bahasa surat, dan
berbagai contoh surat bisnis.

1.2 Tujuan Penulisan

Adapun tujuan dari penulisan makalah ini adalah :

1. Untuk mengetahui perbandingan buku satu dengan buku lainnya

2. Untuk mengetahui kelemahan dan kelebihan dari buku yang dikritik.

1.3 Manfaat
Adapun manfaat dari penulisan makalah ini adalah :

1. Untuk mengetahui bagaimana surat bisnis yang benar dalam bahasa inggris
2. Sebagai bahan evaluasi untuk memperbaiki penulisan buku kedepannya.
3. Sebagai bahan pertimbangan bagi para pembaca dalam memilih buku.

1
 BAB II

PEMBAHASAN
2.1 Identitas Buku
A. Buku Utama
Judul Practical Business Correspondence
Penulis Dhanny R. Cyssco
Penerbit Kesaint Blanc
Tahun Terbit 2009
Jumlah Halaman 162 halaman
ISBN 979-593-078-8

B. Buku Pembanding
Judul Korespondensi Bisnis
Penulis Fredianaika Istanti, S.A.B., Mm
Penerbit Politeknik Nsc Surabaya
Tahun Terbit 2016
Jumlah Halaman 202 halaman
ISBN -

2.2 Ringkasan Buku Utama

THE STYLES OF BUSINESS LETTERS

Surat adalah suatu cara untuk menyampaikan informasi secara tertulis.Kalau hubungan atau
kegiatan yang dilakukan melalui surat dilakukan terus menerus antara kedua pihak, maka terjadilah suatu
kegiatan surat-menyurat atau korespondensi (correspondence).Surat-menyurat yang dilakukan dalam
dunia perdagangan disebut surat niaga atau surat bisnis (business letter) dan kegiatan surat-menyurat
dalam dunia perdagangan disebut korespondensi niaga (business correspondence).

Surat niaga memiliki pola tersendiri yang ditentukan oleh tata letak bagian-bagianya yang ada
dalam surat.Bentuk-bentuk surat niaga yang lazim digunakan dalam dunia perdagangan antara lain :

1. Full block style/ bentuk lurus penuh

2. Block style/ bentuk lurus
3. Semi block style/ bentuk setengah lurus
4. Indented style/ bentuk bertakuk
5. Simplified style/ bentuk yang disederhanakan
6. Hanging indentation style/ bentuk alinea menggantung

2
 Dari keenam bentuk surat diatas, tidak semua bentuk surat lazim digunakan dalam praktik sehari-
hari.Masing-masing bentuk tentu mempunyai keistimewaan dan kekurangannya tersendiri, baik dalam
bentuk maupun dalam efisiensi waktu pengetikan.

PART OF A BUSINESS LETTER

Sepucuk surat niaga yang lengkap umumnya mempunyai bagian-bagian sebagai berikut :

1. Letterhead- Kop Surat

Biasanya dicetak dengan menggunakan bermacam-macam bentuk huruf yang disusun dalam
bentuk yang sangat menarik.
2. The date of the letter-tanggal surat
Letak tanggal surat tergantung dari bentuk surat (letter style) yang digunakan.Tangal biasanya
dicantumkan dua sampai empat spasi di bawah kop surat atau bahkan lebih jika surat lebih
pendek.
3. Reference line/numer – Initial penandatangan dan pengetik surat
Reference line ialah initial nama orang yang mendiktekan atau menandatangani surat dan yang
mengetik surat.
4. Inside address – nama dan alamat pada surat
Nama dan alamat pada surat adalah nama lengkap dan alamat perusahaan atau orang yang
dikirimi surat.
5. Attention line – baris nama orang yang dituju
Baris nama orang yang dituju (attention line) ditempatkan dua spasi di bawah baris terakhir
alamat surat dan digunakan jika surat ingin cepat tiba pada orang tertentu dalam suatu
perusahaan.
6. Salutation – Salam pembuka
Salam pembuka (salutation) merupakan salam yang ditujukan kepada pembaca yang namanya
tercantum pada alamat surat.
7. Subject line – Perihal surat
Perihal surat (subject line) ditempatkan dua spasi di bawah salam pembuka.
8. Body of the letter – isi surat
Isi surat ditempatkan dua spasi di bawah perihal surat jika ada. Isi surat dibagi dalam tiga alinea
(paragraph) yaitu opening paragraph, message of the letter, dan closing paragraph.
9. Complimentary close – salam penutup
Sama halnya dengan salam pembuka (salutation),salam penutup (complimentary close) juga
menunjukkan hubungan antara penulis surat dan orang yang membaca surat atau orang yang
namanya tercantum dalam alamat surat.
10. Signature – tanda tangan
Dalam tanda tanda tangan (signature) termasuk tandda tangan itu sendiri, nama jelas dan jabatan
penandatangan.
11. Enclosure – lampiran
Dalam suatu surat mungkin saja ada sesuatu yang perlu dilampirkkan atau disertakan bersama
surat yang dikirimkan
12. Carbon copy notation – tembusan surat

3
 Bisa saja tembusan surat dikirimkan pada orang-orang lain yang mungkin perlu mengetahui isi
surat.
13. Postscript
Dalam surat niaga, postscript digunakan bukan untuk memasukkan bagian yang tertinggal dalam
isi surat, melainkan untuk menegaskan sesuatu hal atau masalah yang dianggap.

INQUIRY

Proses terjadinya suatu transaksi dalam dunia perdagangan pada umumnya dimulai dengan surat
permintaan keterangan (letter of inquiry). Surat permintaan keterangan adalah surat yang dikirimkan oleh
calon pembeli kepada pihak penjual produk untuk yang ingin dibeli. Keterangan yanag diminta biasanya
antara lain:

1. Price-list/daftar harga
2. Sample of products/contoh produk
3. Quotqtion/penawaran
4. Terms of payment/syarat-syarat pembayaran
5. Terms of delivery/syarat-syarat pengiriman
6. Method of transport/cara pengiriman

Karena surat permintaan keterangan merupakan suatu proses awal terjadinya suatu transaksi
perdagangan, maka surat ini harus ditlis dengan sopan, jelas, singkat, dan langsung pada tujuan.

Maksud/tujuan membuat surat:

1. Untuk minta catalog dan keterangan-keterangan.

2. Menanggapi iklan, baik di majalah atau surat kabar dan minta keterangan mengenai produk, catalog,
daftar harga dan contoh barang atau produk.
A. Opening paragraph
a. We should be pleased/glad iif you could send us your latest catalogue.
b. Please let us have your illustrated catalogue s, terms of payment
c. With reference your advertisement in Jakarta Times I read a fiew days ago, would you please
send us your catalogues, price-list and terms of payment.

B. Requesting Information
a. We would like to know whether you can offer us a special discount.
b. Would you please let us know whether you can offer us a special discount for this month.

C. Closing Paragraph
a. We should be pleased to receive your prompt reply.
b. We look forward to receiving your reply

4
 REPLYING TO INQUIRIES

Dengan diterimanya letter of inquiry (surat permintaan keterangan), perusahaan-perusahaan

memandang bahwa ini merupakan suatu kesempatan baik untuk meningkatkan omzet penjualan. Dengan
demikian kesempatan baik untuk meningkatkan omzet penjualan. Dengan demikian kesempatan yang
mulai terbuka ini tentu harus ditindaklanjuti karena ini merupakan suatu prospek untuk proses transaksi
selanjutnya.

Balasan suatu letter of inquiry jelas merupakan suatu langkah ke awal arah terlaksananya suatu
transaksi penjualan. Dengan demikian apa yang diminta oleh calon pembeli dalam letter of inquiry harus
betul-betul diperhatikan dan ditanggapi secepatnya.

Catalog, daftar harga, contoh-contoh barang yang diminta dan lainnya harus disertakan dalam
suatu surat dengan ucapan terima kasih serta harapan untuk terjalinnya kerja sama lebih lanjut dimasa-
masa mendatang bagi kedua belah pihak.

Mengingat betapa pentingnya letter of inquiry bagi suatu perusahaan yang menerimanya, maka
harus diusahakan agar dibalas secepatnya.

Maksud/tujuan membuat surat:

1. Membalas permintaan keterangan tentang produk atau barang yang diminta oleh calon pembeli.

Ungkapan-ungkapan yang lazim digunakan dalam ”replying to inquiries”:

A. Opening paragraph
a. Thank you for your letter of…….. inquirying about our catalogues, price-list and terms of
payment.
B. Sending or enclosing
a. We have pleasure in sending/enclosing our catalogues and price-list
b. We are sending our catalogues, price-list and terms of payment
c. We should be pleased to enclose/send our catalogues and price-list

C. Closing paragraph
a. We look forward to rerceiving your first order
b. We look forward to receiving a trial order from you
c. We are allowing special terms to customer who place orders before the end of this year.

5
 SALES LETTERS

Terjadinya suatu transaksi dalam perdagangan tidak selamannya didahului oleh latter of inquiry.
Dalam dunia perdagangan, sering kali terjadi penjual berusaha mendekati calon pembeli untuk
menawarkan produk atau barang yang mereka jual. Penjual berusaha mendekati calon pembeli dengan
tujuan untuk memperkenalkan produk-produk baru mereka atau bisa juga untuk mengurangi jumlah
persediaan barang yang menumpuk digudang.

Pada prinsipnya sales latter (surat penjualan) tidak berbeda dengan iklan. Hanya saja tujuan atau
sasaran dari sales letter telah dipilih/diseleksi terlebih dahulu oleh pihak penjual atau mereka yang ingin
menawarkan barang/produk. Walaupun sales latters yang baik agak sukar ditulis, tapi prinsipnya tidak
berbeda dengan surat-surat niaga lainnya. Sales latter yang baik dan benar biasanya mempunyai empat
unsur penting yaitu:

1. Attention
2. Desire
3. Conviction
4. Action

1. Attention (perhatian)

Alinea pembuka harus dapat membangkitkan dan menarik perhatian membaca atau membaca
surat tersebut sampai selesai.

2. Desire (minat)

Setelah berhasil mendapat perhatian pembaca atas barang atau produk yang ditawarkan, tugas
anda selanjutnya adalah membangkitkan minat pembaca untuk memilikin barang atau jasa tersebut.

3. Conviction (keyakinan)

Tugas selanjutnya adalah menyakinkan calon pembeli atas barang atau produk yang ditawarkan.
Untuk menarik minat pembeli harus ditawarkan kelebihan-kelebihan tertentu.

4. Action (pelaksanaan)

Dalam alinea penutup, bubuhkanlah kata-kata yang dapat merayu atau memujuk calon pembeli
untuk membeli barang atau produk yang ditawarkan.

Maksud/tujuan pembuatansurat

1. Untuk memperkenalkan dan menawarkan suatu produk baru kepada konsumen

2. Untuk mendapatkan penyalur-penyalur baru atas barang atau produk yang ingin diperkenalkan
3. Untuk mendapatkan pesanan.

A. Opening paragraf

a. We have pleasure in sending you a copy of our cataloug, price list, and terms of payment.

6
 b. We are taking the liberty of sending you a copy of our latest catalougue and price list.

B. Offering
a. We are offering a special discount of 5 per cent in all orders befour the end of this year.
b. We can offer a special discount of 10 per cent on all orders for this mont.

C. Closing paragraf

a. We hope you will take advantage of this exceptional offer.

b. We hope that you will be pleased with the catalouge and look forward to receiving your order.

PLACING ORDERS

Setelah calon pembeli menerima katalog, daftar harga dan lain-lainya yang berhubungan dengan
barang atau produk yang akan dibeli dari penjualan, semua ini akan dipelajari, adapun proses melakukan
pesanan sesuai dengan yang dibutuhkan ialah:
1. Pesanan yang dilakukan tanpa menggunakan formulir pesanan resmi/without offical order form.
2. Pesanan yang dilakukan dengan menggunakan formulir pesanan resmi/with offcial order form.
Pesanan yang dilakukan tanpa menggunakan firmulir resmi cukup dilakukan dengan surat saja
dan semua perincian yang dipesan langsung dicantumkan pasa surat tersebut.

ACKNOWLEDGING ORDERS

Dengan diterima nya pesanan dari pembeli, pihak penjuak tentu akan berusaha memenuhi pesanan
dengan secepatnya. Bagian penjualan akan berupaya semaksimal mungkin untuk mengirim barang
dengan segera.

Dalam memenuhi suatu pesanan dari pembeli bisa saja terjadi hal – hal yang diluar dugaan penjual dalam
memenuhi suatu pesanan, misalnya :

1. Barang – barang yang di pesan tidak tersedia atau mungkin sudah habis, sehingga harus dipesan
terlebih dahulu ke pabrik.
2. Pelanggan mungkin saja minta suatu perlakuan atau persyaratan khusus, misalnya berupa
kemudahan dalam pembayaran, penyesuaian tanggal pengiriman, pengiriman barang yang
secapatnya yang mungkin sulit dipenuhi dan lain – lain.
3. Mungkin saja pemesan adalah pelanggan baru.

Bilamana pihak penjual belum mengenal pihak pembeli dengan baik, tentu saja pihak penjual belum
yakin bahwa barang – barang yang dikirimkan akan dibayar pembeli sesuai dengan yang di harapkan.
Namun, penjual pun tentu tidak mau kehilangan kesempatan untuk menjual barang – barang mereka,
maka pihak penjual akan mengirimkan suatu faktur proforma (pro-forma invoice) terlebih dahulu kepada
pembeli sebelum barang dikirimkan. Dalam dunia perdagangan, pembayaran dapat dilakukan dengan cara
– cara :

1. Cash

7
 2. Money order
3. Giro transfer
4. Credit transfer
5. Banker’s transfer
6. Letter of credit

Maksud / tujuan membuat surat :

1. Untuk memberitahukan bahwa pesanan sudah diterima dan pesanan dapat di penuhi
2. Untuk memberitahukan pengiriman barang – barang setelah pembayaran diterima

Ungkapan – ungkapan yang lazim digunakan dalam acknowledging orders :

A. Opening Paragraph
a. We thank you for your order of …… and will dispatch the goods by ….
b. We are pleased to acknowledge your order of ….. and will dispatch the goods by...
c. We acknowledge with thank your order No. …. Of… and enclose our pro-forma invoice No
…
d. We are pleased to let you know that the good includedin your order No. …. Of …. Will be
despatched today by …..
B. Closing Paragraph
a. We have been very happy to serve you and look forward to receiving yout further order
b. We hope we may have further orders from you
c. We are pleased to let you know that the goods will be dispatch today
d. We hope the goods will reach you safely
e.

LETTERS REQUESTING PAYMENT

Sebagaimana telah diketahui bahwa invoice (faktur) merupakan suatu dokumen penting dalam
dunia perdagangan, baik perdagangan dalam negeri maupun perdagangan luar negeri. Khusus untuk
perdagangan ekspor atau perdagangan luar negeri, salinan – salinan faktur akan sangat diperlukan
oleh,misalnya bank, agen – agen impor-ekspor ,perusahaan ekspedisi, perusahaan perkapalan dan juga
yang tidak kalah pentingnya adalah bea cukai.

Pada transaksi tunggal atau transaksi perdagangan yang bersifat terbatas, pembayaran biasanya
dilakukan/diselesaikan sebelum pengiriman barang atau setelah barang diterima oleh pembeli atau
pemesan. Cara pembayaran seperti ini disebut payment on invoice yang artinya pembayaran dilakukan
saat faktur (invoice) diterima.

Faktur dikirimkan pihak penjual kepada pembeli untuk memberikan keterangan mengenai :

1. Jumlah uang yang harus dibayarkan oleh pihak pembeli kepada pihak penjual
2. Jumlah dan perincian barang yang dikirimkan pihak penjual kepada pihak pembeli
3. Merupakan sumber resmi bagi pencatatan dalam buku pembelian perusahaan (bagi pihak
pembeli) dan merupakan sumber pencatatan dalam buku penjualan perusahaan (bagi pihak
penjual)

8
Untuk memberikan suatu gambaran yang lebih jelas, suatu faktur biasanya mempunya kolom – kolom
memberikan keterangan – keterangan yang jelas mengenai :

1. Nama dan alamat lengkap perusahaan yang mengeluarkan faktur

2. Tanggal, bulan dan tahun
3. Nama dan alamat lengkap perusahaan pembeli
4. Nomor faktur
5. Nomor pesanan
6. Nama barang yang dikirim
7. Ukuran atau jenis barang
8. Jumlah barang
9. Harga satuan
10. Jumlah harga keseluruhan
11. Potongan harga yang diberikan
12. Syarat – syarat pembayaran
13. Cara – cara pembayaran

Maksud/tujuan membuat surat :

1. Mengirimkan faktur untuk minta penyelesaian pembayaran

2. Mengirimkan statement untuk minta penyelesaian pembayaran yang telah jatuh tempo.

Ungkapan – ungkapan yang lazim digunakan dalam letters requesting payment :

A. Opening Paragraph
Sending out invoices
1. The enclosed invoices cover goods supplied to your order No …. Of ….
2. We enclose herewith our invoice No …. Amounting to $/Rp …. Covering against your order
No ….

Sending out statement

1. We have pleasure in sending herewith a statement of account for all transactions in March,
1993. Please check the entries and if you find them correct, kindly remit the total of $/Rp
…… to cover your orders No ….., No ….. and No ….
2. We are pleased to enclose/send a statement of your account amounting to $/Rp ….. for all
transactions from May up to August 1993

B. Closing Paragraph
a. We should be pleased to receive your settlement
b. We should be pleased if you would send us your payment by return
c. We look forward to your remittance by return

9
 MAKING AND ACKNOWLEDGING PAYMENT

Dengan diterimanya surat dar penjual yang memberitahukan bahwa pembayaran sudah jatuh
tempo, maka pihak pembeli berkewajiban menyelesaikan pembayaran sesuai dengan jumlah yang
tercantum pada tagihan bebrdasarkan faktur atau perincian terlampir.

Maksud/Tujuan Membuat Surat

1. Untuk memberitahukan kepada pihak penjual bahwa pembayaran sudah diselesaikan

2. Untuk memberitahukan kepada pihak pembeli bahwa pembayaran sudah diterima

Ungkapan yang lazim dalam Making And Acknowledging Payment :

1. To Accompany Payment
A. Opening Paragraph
 Thank you for your invoice No ...... of .......
Terimakasih atas faktur saudara No ....... tanggal ......
 Thank you for your letter of ...... and enclosed invoice No. ......
Terimakasih atas surat saudara tanggal ...... dan faktur terlampir No. .......
B. Reporting An Instruction/Action
 We have instructed our bank to emit the sum of $/Rp .... for the credit of your account at
bank .....
Kami sudah menginstruksikan bank kami untuk mengirimkan uang sejumlah $/Rp .....
untuk dikreditkan di rekening saudara pada bank .....
C. Closing Paragraph
 Please send us your official receipt for this setlement.
Harap kirimkan kami tanda terima resmi saudada untuk penyelesaian ini

2. To Acknowing Payment
A. Opening Paragraph
Thank you for your letter of ..... advising us that you have instructed your bank to remit the sun of
$/Rp ......
Terimakasih atas surat saudara tanggal ..... yang memberitahukan kami bahwa saudara telah
menginstruksikan bank saudara untuk mengirimkan uang sejumlah $/Rp ....
B. Describing Action
Our bank has advised us that they have received the amount of $/Rp ..... in settelment of our
invoice.
Bank kami sudah memberitahukan kami bahwa mereka sudah menerima uang sebesar $/Rp ......
untuk penyelesaian faktur kami No ......

10
 C. Closing Paragraph
We thank you for your prompt settlement of the invoice and look foward to receiving your next
order
kami ucapkan terimakasih atas penyelesaian saudara yang cepat atas faktur kami dan kami
menunggu pesanan saudara berikutnya.

COLLECTION LETTERS

1. First Reminder/ Peringatan Pertama

A. Opening Paragraph
we wish to draw your attention to our invoice No ..... for the sun of US$/Rp ...... which we
have not yet received
kami mohon perhatian saudara atas faktur kami No. ..... untuk uang sejumlah US$/Rp ......
yang belum kami terima
B. Closing Paragraph
We should be glad to receive your cheque by return
Kami sangat senang untuk menerima cek saudara secepatnya

2. Second Reminder/Peringatan Kedua

A. Opening Paragraph
We hope it will not be necessary to send you any further reminders
Kami harap tidak akan perlu lagi mengirimkan saudara surat peringatan selanjutnya
B. Closing Paragraph
We hope it will not be necessary to send you any further reminders
Kami harap kami tidak perlu lagi mengirimi saudara surat peringatan lebih lanjut

COMPLAINING LETTERS

Penjual tentu menyadari sekali bahwa pelanggan atau pembeli adalah segalanya. Untuk tidak
membuat kecewa, penjual tentu akan berupaya sebaik mungkin untuk melayani pelanggan atau pembeli.
Dengan berbagai cara, penjual akan senantiasa memberikan suatu kepuasan kepada pelanggan.
Meskipun penjual telah berupaya sedemikian rupa untuk memberikan yang terbaik bagi
pelanggan atau pembeli, bagaimanapun suatu saat penggan atau pembeli tetap akan mengeluh pada
penjual. Keluhan ini bisa saja karena keterlambatan dalam pengiriman barang, mutu barang yang diterima
ternyata tidak cocok dengan barang yang pernah ditawarkan, jumlah barang yang diterima tidak sesuai
dengan barang yang dipesan.

11
 Karena salah hal tersebut di atas atau mungkin juga karena hal – hal lainnya, tentu pelanggan atau
pembeli akan mengirim suatu surat pengaduan atau keluhan kepada penjual yang menyatakan
ketidakpuasannya atas apa yang telah diterima.

Dalam mengajukan suatu keluhan atau pengaduan, pelanggan atau pembeli harus
mengungkapinya secara jelas, sopan dan langsung pada tujuan.

Maksud/tujuan membuat surat :

1. Untuk menyatakan keluhan karena keterlambatan dalam pengiriman

2. Untuk menyatakan keluhan karena barang yang diterima tidak cocok dengan pesanan
3. Untuk menyatakan keluhan bahwa barang yang diterima ternyata dalam keadaan rusak.

Ungkapan – ungkapan yang lazim digunakan dalam complaining letters:

1. Keterlambatan dalam penerimaan barang

A. Opening paragraph
- The good we ordered from you on …… shuld have reached us two weeks ago
- The goods we ordered from you on…… have not yet been delivered
B. Closing paragraph
- We shallbe glad if you will look into the matter at once and let us know the reason for the
delay.
- We feel there must be some explanation of the delay and await your replay.

2. Karena barang yang diterima dalam keadaan rusak

A. Opening paragraph
- We are sorry to report that one of the cases we received last week was badly damaged
- We are writing to let you know that case No…….. despatched under you advice of ….. was
badly damaged when received
B. Closing paragraph
- We shall be glad to learn that tou are prepared to make some allowance the damage
- We should be obliged if you could investigate these matters as soon as possible and let us
have your comment

3. Karena mutu barang tidak sesuai dengan contoh

A. Opening paragraph
- We have received a number of complaints from several customers concerning the good you
despatched on…..
- When we came ti examine the good we received on …… we found that …..
B. Closing paragraph

12
 - We look forward to hearing that we replacement will be sent by return
- We look forward to having your comments by return.

REPLYING TO COMPLAINTS

Dengan diterimanya surat keluhan atau pengaduan dari pelanggan atau pembeli, penjual tentu
tidak akan mendiamkannya begitu saja. Perusahaan, khusunya bagian penjualan atau pemasaran harus
cepat mengantisipasi keluhan atau pengaduan yang diterima.

Bagaimanapun bentuk keluhan yang diterima, pihak perusahaan atau bagian yang menangani
penjualan tentu harus dapat menerimanya denga lapang dada. Sebelum keluhan dibalas tentu perlu diteliti
terlebih dahulu, karena kesalahan – kesalahan mungkin saja benar terjadi dari pihak penjual dan lain
sebagainya.

Dalam membalas suatu surat keluhan yang diajukan pelanggan atau pembeli, walaupun
perusahaan yakin tidak melakukan suatu kekeliruan, surat balasan harus ditanggapi dengan sebijaksana
mungkin. Perusahaan tidak boleh bersikeras bahwa kesalahan bukan terjadi dari pihak perusahaan atau
menyatakan bahwa barang sudah dikirim sesuai dengan apa yang dipesan atau alasan lainnya.

Maksud/tujuan membuat surat :

1. Untuk minta maaf atas kesalahan – kesalahan

2. Untuk meminta maaf atas keterlambatan dalam pengiriman pesanan
3. Untuk minta maaf karena mutu barang yang dikirimkan ternyata tidak cocok dengan contoh.

Ungkapan – ungkapan yang lazim degunakan delam replying to complaints :

1. Keterlambatan dalam penerimaan barang

A. Opening paragraph
- We are very sorry that you should have caused to complain abaut delay in the delivery of
your order.
- We are very sorry to learn from your letter of ….. that the goods we sent to your order of
…… didn’t reach you until last week.
B. Closing paragraph
- We hope you will satisfied with the arrangement we have now made and apologize for the
inconvenienve you have suffered

13
 - We assure you we are doing all we can to speed up delivery and offer our apologies for the
inconvenience you suffered.

2. Karena mutu barang tidak sesuai

A. Opening paragraph
- We note with regret that you are not satisfied with the quality of good supplied to your order
No….. of…..
- We are very disturbed at complaint contained in your order of…..
- We are very sorry to learn that you are not satisfied with the quality of good we sent on…..

B. Closing paragraph
- We hope this will settle all the matters
- We regret the trouble we have caused you.
- We trust that what we have made will satisfy you and look forward to receiving your further
orders.

3. Karena barang yang diterima dalam keadaan rusak

A. Opening paragraph
- We hasten to reply to your letter of ….. and to apologize for the unfortunate damage you
pointed out.
- Thank you for your letter of ….. it has given us the opportunity to put know the most
unfortunate damage.
B. Closing paragraph
- We apologize for any inconvenience you have suffered.
- We apologize once more for the unfortunate damage and have taken steps to prevent
repetition

APPLICATION LETTERS

Surat lamaran (application letter) pada dasarnya tidak jauh berbeda dengan surat penjualan (sales
latter) karena dalam surat lamaran, penulis berusaha meyakinkan pembaca atau penerimanya atas apa
yang ditawarkannya. Dengan mengirimkan surat lamaran, pengirim berusaha menjual dan meyakinkan
pembaca akan apa yang dimilikinya.
Surat lamaran harus berisi kata – kata yang dapat membuat kesan positif dari penerima, sehingga
penerima berkesimpulan bahwa dia telah mendapatkan seorang calon yang cocok untuk bekerja
dengannya.
Dalam surat lamaran, selain harus bersih, rapih, jelas dan lengkap, pengirim surat harus
mengatakan segalanya dengan jujur, sesuai dengan apa yang dimiliki.
Isi surat biasanya dimulai dengan alinea pembuka yang menyatakan mungkin surat dibuat untuk
menanggapi suatu iklan di surat kabar atau majalah, berdasarkan informasi dari seorang teman atau
memang sengaja memberanikan diri dengan harapan ada bagian yang cocok dengan pendidikan, keahlian

14
dan pengalaman kerja yang dimiliki. Kemudian diteruskan dengan apa yang perlu diterangkan
sehubungan dengan pendidikan dan pengalaman kerja. Pada bagian akhir surat biasanya diakhiri dengan
alinea penutup yang menyatakan harapan serta diakhiri dengan alinea penutup yang menyatakan harapan
serta kesediaan untuk mengikuti wawancara dan lainnya.
Surat lamaran yang dilampirkan dengan riwayat hidup dan ada pula surat lamaran yang tidak
dilampiri dengan riwayat hidup. Surat lamaran yang tidak dilampirkan dengan riwayat hidup, surat
lamaran biasanya memberikan keterangan – keterangan lengkap mengenai :
1. Personal data
2. Work experience
3. Special qualification
4. Referensi

Sedangkan surat lamaran yang dilampiri dengan CV dimulai dengan alinea pembuka yang menyatakan
bahwa surat dibuat untuk menanggapi suatu iklan, atau berdasarkan informasi dari orang tertentu. Surat
ini diikuti dengan penjelasan bahawa pelamat pernah bekerja dan mempunyai keahlian khusus serta
diakhiri dengan harapan bahwa pelamar bersedia mengikuti wawancara.

Maksud/tujuan membuat surat :

1. Untuk menawarkan jasa/keterampilan agar dapat diterima untuk bekerja

2. Untuk meyakinkan pembaca/penerima surat lamaran agar pengirim dapat dipekerjakan

Ungkapan – ungkapan yang lazim digunakan dalam application letters :

A. Opening paragraph
- I would like to apply for the post of…. in your company
- I have seen your advertisement for a …… and would like to apply for the post
- With reference to your advertisement in Jakarta Times, I would like to apply post of …. In
your company.
B. Closing paragraph
- I look forward to your reply
- I look forward to having your reply
- I would be glad to meet you for an interview and look forward to having your response

2.3 Kritikan Terhadap Buku

Kedua buku yang bertemakan korespondensi bisnis ini menurut saya sangat bagus karena
disamping materi yang padat dan cukup luas,kedua buku ini juga dilengkapi dengan materi awal
yang mengajak pembaca untuk lebih memahami kajian materi nya dengan baik sehingga pembaca
lebih mengerti maksud dari penulis yang ingin disampaikan kepada pembaca,begitu juga dengan
maksud dan tujuan dari materi yang ingin  disampaikan kepada pembaca lebih terstruktur dan
mudah dimengerti sehingga pembaca lebih mudah menangkap materinya dan
mengaplikasikannya dalam kehidupan sehari-hari.
Buku Practical Business Correspondence karya Dhanny R. Cyssco(buku utama) terdapat
perbedaan yang sangat mencolok jika ditinjau dari materi kajian yang terdapat didalam
bukunya,materi pada buku ini cakupannya lebih luas dan lebih condong atau dapat dikatakan

15
lebih terfokus pada business latter,jika dilihat dari judul cover buku yang menggunakan bahasa
inggris, para pembaca akan mengira isi buku tersebut dituliskan dalam bahasa inggris akan tetapi
pada kenyataannya buku tersebut juga di tuliskan kedalam bahasa Indonesia, apabila terdapat
bahasa inggris kalimat tersebut memiliki terjemahan, sehingga pembaca yang memiliki
kemampuan bahasa inggris yang minim akan lebih memahaminya. Didalam buku ini terdapat 13
bab yang keseluruhan bab nya dilengkapi dengan pembahasan yang mengarah kepada business
latter itu sendiri, jadi buku ini lebih dikhususkan bagi pembaca yang ingin memahami bagaimana
penulisan surat bisnis yang baik dan benar mulai dari perkenalan sampai surat lamaran. Dan
kelebihan buku ini juga pada akhir setiap bab terdapat latihan untuk pemahaman mahasiswa yang
lebih lagi.

Jika dibandingkan dengan BukuKorespondensi Bisnis karya Fredianaika Istanti, S.A.B.,

Mm(buku pembanding) materi kajiannya masih kurang lengkap dan padat, di dalam buku ini
hanya terdapat 5 bab saja dan tidak sesuai dengan judul buku yang menuliskan korespondensi
bisnis, di dalam buku ini hanya membahas tentang surat bisnis hanya pada 1 bab saja, berbeda
dengan buku utama, materi pada buku ini lebih dipersempit agar pembaca lebih mudah
menangkap maksud dan tujuan mempelajari setiap babnya.

16
 BAB III

PENUTUP
3.1 Kesimpulan
Korespondensi bisnis merupakan suatu kegiatan korespondensi yang dilakukan
dalam dunia bisnis, baik dalam bentuk surat, memo, agenda, proposal, maupun laporan
bisnis. Dijelaskan juga bahwa surat merupakan sarana komunikasi tertulis yang
disampaikan oleh suatu pihak kepada pihak lain dengan menggunakan media tertentu.
Salah satu hal yang membedakan surat biasa dan surat bisnis adalah tujuan penulisannya.
Surat bisnis berorientasi pada kegiatan bisnis maupun gaya bahasa yang digunakan.
Dalam hal komunikasi bisnis, surat sangat besar perannya untuk menunjang
proses keberlangsungan perusahaan baik itu untuk menjalin kerja sama antara satu pihak
dengan pihak lainnya.

3.2 Saran
Saran bagi mahasiswa terutama jurusan sekretaris dan administrasi perkantoran
agar lebih menguasai prosedur penulisan surat yang benar dan dalam penulisan surat
bahasa inggris agar lebih menambah vocabulary agar mudah dalam penulisan surat bisnis
inggris.

17