Makalah Komunikasi Bisnis

KORESPONDENSI BISNIS
DI
S
U
S
U
N

OLEH:
SYARWANDI : 1602120090
SAYU RAHMAN : 1502120240
RAHMAD HIDAYAT : 1502120067

FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH ACEH
BANDA ACEH
2017
 KATA PENGANTAR

Segala puji dan syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT, karena atas
berkat dan limpahan rahmat-Nya lah sehingga penulis dapat menyelesaikan
penulisan makalah ini yang berjudul "Korespondensi Bisnis ".
Penulisan makalah ini bertujuan untuk memenuhi tugas yang diberikan
oleh dosen matakuliah yang bersangkutan, yaitu mata kuliah “Komunikasi
Bisnis”. Kami menyadari sepenuhnya makalah ini masih jauh dari kesempurnaan
dan banyak terdapat kesalahan baik dari segi penulisan maupun pembahasan, oleh
karena itu kami mengharapkan adanya kritik dan saran yang bersifat membangun
demi perbaikan makalah ini.
Akhir kata, kami sampaikan terima kasih kepada semua pihak yang telah
berperan serta dalam penyusunan makalah ini dari awal sampai akhir. Semoga
Allah SWT senantiasa meridhai segala usaha kita. Amin.

Banda Aceh, 04 Oktober 2017

Penyusun,

Kelompok I

i
 DAFTAR ISI

Halaman
Kata Pengantar ................................................................................................... i
Daftar Isi ............................................................................................................. ii

Bab I Pendahuluan
A. Latar Belakang ................................................................................ 1
B. Rumusan Masalah ........................................................................... 1

Bab II Pembahasan
A. Pengertian Korespondensi ............................................................... 2
B. Peranan Korespondensi ................................................................... 3
C. Pihak-pihak yang terlibat dalam korespondensi .............................. 4
D. Fungsi Surat Bisnis ......................................................................... 4
E. Pengelompokan Surat ...................................................................... 5
F. Bagian Surat .................................................................................... 7
G. Bentuk-Bentuk Surat ....................................................................... 9
H. Jenis-Jenis Surat Bisnis ................................................................... 10

Bab III Penutup

A. Kesimpulan ...................................................................................... 15
B. Saran ................................................................................................. 15

Daftar Pustaka .................................................................................................... 16

ii
 BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Surat merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari aktivitas manusia
pada zaman modern ini. Didorong oleh tuntutan kebutuhan ekonomi dan
sosialnya, manusia akan menjalin hubungan yang semakin luas dengan berbagai
individu, baik yang berada disekitarnya maupun ditempat lain.
Suatu organisasi atau perusahaan harus mengadakan hubungan dengan
organisasi atau perusahaan lain agar aktivitas bisnisnya dapat berjalan dengan
baik dan lancar. Didalam upaya menjalin dan membina hubungan tersebut ‘surat’
masih memegang peranan yang penting disamping penggunaan sarana
komunikasi lainnya seperti telepon, faxcimili, internet dan lainnya. Jadi yang
dimaksud dengan ‘korespondensi bisnis’ pada dasarnya adalah berbagai macam
aktivitas pertukaran informasi dan data melalui media surat-menyurat dalam
menunjang aktivitas bisnis diantara suatu perusahaan dengan perusahaan lainnya.

B. Rumusan Masalah
1. Apa pengertian dari korespondensi?
2. Bagaimana peranan korespondensi dalam bisnis?
3. Siapa saja yang terlibat dalam korespondensi tersebut?
4. Bagaimana fungsi surat tersebut?
5. Bagaimana pengelompokan surat tersebut?
6. Bagaimana bagian-bagian dari surat tersebut?
7. Bagaimana bentuk-bentuk dari surat tersebut?
8. Apakah jenis-jenis dari surat bisnis tersebut?

1
 BAB II
PEMBAHASAN

A. Pengertian Korespondensi
Korespondensi berasal dari kata correspondence (Inggris) atau
correspondenti (Belanda) yang berarti hubungan yang terjadi antara pihak-pihak
yang terkait. Hubungan pihak-pihak yang terkait dalam bisnis biasanya bersifat
resmi dan dilakukan dengan surat menyurat.
Surat merupakan salah satu media pada saluran komunikasi tertulis yang
digunakan untuk menyampaikan informasi kepada pihak lain. Informasi yang
disampaikan melalui surat biasa berupa pemberitahuan, keterangan, pernyataan,
perintah, permintaan atau laporan. Informasi bisa ditulis atau diketik dalam
secarik kertas (konvensional) atau dapat pula berupa surat elektronik (e-mail).
E-mail menggunakan alat bantu komputer yang dilengkapi modem dan
melibatkan jasa layanan internet. Pengirim dan penerima mampu menyebar e-mail
harus memiliki fasilitas yang sama apabila berkomunikasi menggunakan e-mail.
Penggunaan e-mail mengalami perkembangan yang cukup dramatis sebagai media
komunikasi modern karena mampu menyebarkan informasi dalam waktu singkat
ke berbagai wilayah yang berjauhan. Walaupun demikian, keberadaan e-mail
ternyata belum mampu menggeser surat-surat konvensional yang terkenal murah.
Jadi e-mail hanyalah alternatif komunikasi yang melengkapi kegiatan surat-
menyurat.
Tipe korespondensi ada dua, yaitu korespondensi eksternal dan
korespondensi internal. Korespondensi eksteren, yaitu hubungan surat-menyurat
yang dilakukan oleh suatu lembaga dengan pihak luar lembaga. Contoh : Kantor
A mengirim surat kepada Kantor B. Korespondensi interen, yaitu hubungan surat-
menyurat yang dibuat suatu lembaga kepada karyawan atau dewan direksi
lembaga tersebut.

2
B. Peranan Korespondensi
Dalam Bisnis Korepondensi atau kegiatan surat-menyurat menjadi bagian
dari kehidupan organisasi bisnis sehari-hari. Korespondensi dalam bisnis memiliki
peranan sebagai berikut:
1. Menciptakan surat yang baik, jelas dan tepat.
Dalam kehidupan sehari-hari, kesalahan dalam penulisan surat masih
banyak terjadi. Misalnya, susunan kalimat tidak lengkap, berbelit-belit,
tanda baca tidak benar, tata bahasa tidak teratur dan salah mengadopsi
bentuk dan model surat. Kesalahan tersebut disebabkan, yaitu:
a. Tidak ada pengarahan dan pengendalian mengenai cara menulis surat
yang baik, baik di lingkungan keluarga maupun organisasi.
b. Masyarakat sendiri terlalu mudah memaafkan kesalahan dalam
penulisan surat. Surat yang semraut bisa menimbulkan
kesalahpahaman atau kekacauan yang justru akan menghalangi arus
informasi. Kegiatan korespodensi secara tidak langsung merupakan
proses pembelajaran dalam menciptakan surat yang baik, jelas dan
tepat.
2. Menciptakan kerja sama yang baik.
Perusahaan tidak dapat mencapai tujuan tanpa bekerja sama dengan pihak
lain. Agar bisa bekerja sama dengan baik, perusahaan perlu menjaga
komunikasi dengan baik. Pihak lain akan mendukung terciptanya
kerjasama yang baik.
3. Menyebarkan kegiatan.
Tidak semua orang dalam perusahaan secara otomatis mengetahui
kegiatan yang terjadi di dalam perusahaan atau kegiatan yang terjadi
antara perusahaan dengan pihak luar. Korespondensi memegang peranan
penting dalam menyebarkan kegiatan perusahaan, baik kepada pihak
internal maupun eksternal perusahaan.

3
C. Pihak-Pihak Yang Terlibat Dalam Korespodensi
Pada umumnya, pihak-pihak yang terlibat dalam kegiatan korespodensi
adalah:
1. Koresponden, yaitu orang atau pihak yan berkirim surat dan atau yang
menandatangani surat.
2. Redaktur, yaitu orang yang menyusun naskah surat.
3. Sekretaris, yaitu orang yang membantu pemimpin dalam kegiatan
korespodensi.
4. Juru ketik, yaitu orang yang membantu memproduksi surat.
5. Register, yaitu orang yang melakukan aktivitas tata usaha atau
administrasi surat-surat yang meliputi pemberian nomor surat, pencatatan
surat keluar dan surat masuk, serta menangani pengarsipan surat-surat
(filling system).
6. Kurir, yaitu orang atau pihak yang menyampaikan surat kepada penerima.

D. Fungsi Surat Bisnis

Selain sebagai alat komunikasi, surat memiliki fungsi berikut:
1. Surat bisnis berfungsi sebagai wakil atau duta bagi pengirim surat. Dalam
kaitannya dengan dunia bisnis, surat bisnis berfungsi sebagai pembawa
pesan-pesan bisnis dari pengirim pesan kepada pihak lain. Oleh karena
surat bisnis dapat berfungsi sebagi wakil dari pengirim surat, pengirim
surat perlu memperhatikan berbagai kaidah penting dalam penulisan surat,
misalnya: objektifitas, sistematika, kesederhanaan, dan kemudahan
dipahami (kejelasan).
2. Alat untuk menyampaikan pemberitahuan, permintaan atau permohonan,
buah pikiran atau gagasan yang berkaitan dengan masalah-masalah bisnis,
misalnya: surat permintaan informasi produk baru, surat penawaran
produk baru, surat pemesanan produk, surat penagihan, surat penerimaan,
surat penolakan, dan surat pangaduan (klaim).
3. Alat bukti tertulis (dokumen tertulis), misalnya surat perjanjian jual beli,
surat perintah kerja, surat kerja sama, surat bukti tanda terima, dan faktur.

4
 Melalui surat-surat bisnis yang dapat dipakai alat bukti historis. 4. Alat
untuk mengingat, misalnya surat-surat bisnis yang diarsipkan, pada saat
dibutuhkan surat-surat tersebut dapat dilihat dan di cek kembali.
4. Bukti sejarah (historis), misalnya surat-surat izin pendirian usaha, surat
penggabungan usaha (merger).
5. Pedoman kerja, misalnya surat keputusan dan surat perintah (instruksi
kerja). Surat-surat bisnis tersebut berfungsi sebagai pedoman atau acuan
dalam melaksanakan suatu kegiatan bisnis.

E. Pengelompokan Surat
1. Menurut Wujud / Bentuknya
a. Surat Bersampul (surat tertutup)adalah surat yang dikirimkan oleh
seseorang kepada orang yang terdiri atas kertas surat dan sampul (amplop)
dengan berbagai ukuran.
b. Kartu Posadalah bentuk suratterbuka yang digunakan untuk
menyampaikan pesan-pesan singkat/pendek dan praktis yang berbentuk
kartu kecil dengan ukuran 10 cm x 15 cm yang dikeluarkan oleh PT Pos
Indonesia.
c. Warkat Pos / Weseladalah surat yang wujudnya berupa gabungan kertas
surat dan amplop.
d. Telegram dan teleksdisebut juga sebagai surat kawat. Telegram adalah
berita yang tercetak dan disampaikan dari jarak jauh.
e. Memorandum (memo) dan Notaadalah surat yang digunakan oleh pimpina
untuk menyampaikan suatu pesan-pesan singkat yang berupa
pemberitahuan, permintaan atau hal-hal lain dalam suatu organisasi.
f. Surat Tanda Buktiadalah surat yang memiliki fungsi sebagai tanda bukti
pengakuan sah atas suatu pembayaran tertentu antara satu pihak kepada
pihak lain. Contoh: faktur, kuitansi, dan tanda terima.
2. Menurut Pemakainnya
a. Surat Pribadi adalah surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya
menyangkut kepentingan atau hal-hal yang sifatnya personal atau pribadi.

5
 Yang termasuk surat pribadi: surat perkenalan, surat cinta, surat undangan
perkawinan, surat ucapan terimah kasih dll.
b. Surat Dinas adalah surat yang isinya berkaitan dengan kepentingan tugas
dan kegiatan dinas instansi pemerintah. Yang termasuk surat dinas: surat
undangan dinas, surat pengumuman, surat edaran, surat pengantar, dll.
c. Surat Bisnis adalah surat yang digunakan orang atau badan yan
menyelenggarakan kegiatan usaha bisnis, seperti bidang usaha produksi,
perdagangan, dan usaha jasa.
d. Surat Sosial adalah surat yang digunakan oleh organisasi atau lembaga-
lembaga sosial kemasyarakatan untuk berbagai kepentingan sosialbagi
masyarakat pada umumnya. Misalnya surat pemberitahuan kepada instansi
terkait, surat permohonan bantuandana kepada donatur, dll.
3. Menurut sasaran yang dituju
a. Surat Biasa adalah surat yang dibuat seseorang atau organisasi yang
ditujukan kepada seseorang atau organisasi lain yang berisi suatu
informasi yang bersifat umum dan bukan bersifat pribadi/privasi.
Misalnya: surat pemberitahuan tentang penyelenggaan lokakarya aplikasi
komunikasi bisnis dalam suatu perusahaan.
b. Surat Edaran adalah surat pemberitahuan secara tertulis yang disampaikan
oleh seorang/suatu lembaga yang yang ditujukan kepada orang/lembaga
lain dalam jumlah banyak. Misalnya: surat edaran tentang hari kerja dan
hari libur, upacara bendera hari-hari besar nasional, dan jadwal
penggunaan pakaian seragam kerja. c. Surat Pengumuman adalah surat
berisi pemberitahuan tentang sesuatu hal yang perlu diketahui oleh
pegawai/karyawan suatu organisasi ataupun masyarakat luas. Misalnya:
pengumuman perusahaan tentang dibukanya lowongan kerja untuk
beberapa posisi penting (manajer pemasaran, manajer personalia, dan
manajer produksi).
4. Menurut isi dan maksudnya jenisnya sangat bervariasi sesuai dengan maksud
dan tujuan penulisan surat tersebut. Misalnya: surat pemesanan produk, surat

6
 keterangan, surat pemberitahuan, surat permintaan informasi, surat
penawaran produk, surat konfirmasi, surat tugas, dll.
5. Menurut urgensi penyelesainnya surat dikelompokkan menjadi tiga jenis
yaitu: Surat Biasa, Surat Segera, Surat Kilat.

F. Bagian Surat
Setiap surat mempunyai bagian-bagian dan masing-masing bagian itu
mempunyai kegunaan tertentu. Penempatan atau letak bagian-bagian surat
tergantung dari bentuk surat yang dipakai. Pada surat resmi ( bisnis ), bagian-
bagiannya, adalah sebagai berikut :
1. Kepala surat (kop surat)
Kepala surat surat atau yang bisa juga disebut dengan kop surat merupakan
bagian teratas dalam sebuah surat. Fungsi penyertaan kepala surat tersebut
tidak terlepas dari pemberian informasi mengenai nama, alamat, kegiatan
dari lembaga tersebut serta juga bisa menjadi alat promosi. Bagian surat
yang pertama ini berisi: Logo atau lambang dari sebuah instansi, lembaga,
perusahaan atau organisasi, Nama instansi, lembaga, perusahaan, atau
organisasi tersebut, Alamat instansi, lembaga, perusahaan, atau organisasi
tersebut, Nomor telepon, kode pos, alamat email atau alamat web.
Biasanya setelah penulisan kepala surat atau kop surat terdapat sebuah
garis horizontal pemisah yang memisahkan antara kepala surat dengan
bagian-bagian surat yang lain seperti tempat dan tanggal pembuatan
2. Tanggal Surat
Tanggal surat berfungsi memberitahukan kepada penerima surat kapan
surat itu ditulis. Sebagaimana diketahui, pengiriman surat kadang-kadang
cepat sampai ke tujuan, tetapi kadang-kadang juga lambat. Dengan
tercantumnya tanggal surat, penerima akan mengetahui berapa lama surat
itu dalam perjalanan.
3. Nomor, lampiran, dan hal atau perihal
Kata nomor, lampiran, dan hal ditulis dengan diawali huruf kapital dan
diikuti dengan titik dua yang ditulis secara berurutan ke bawah. Penulisan

7
 kata lampiran hanya diperlukan apabila ada berkas yang dilampirkan
dalam surat tersebut
4. Nama dan alamat yang dituju
Tulislah nama dan alamat yang dituju serta kata sapaan dan gelar akademis
maupun nonakademis secara benar ejaannya.
5. Salam pembuka dan paragraf pembuka
Salam pembuka merupakan sapaan penghormatan yang dilakukan oleh
pengirim pesan kepada pihak lain sebelum menyampaikannya.
6. Isi surat
Isi surat merupakan inti surat yang ingin disampaikan oleh pengirim
kepada penerima surat. Secara garis besar, isi surat mencakup tiga hal
penting yaitu paragraf pembuka, paragraf isi, dan paragraf penutup.
7. Salam penutup dan paragraf penutup
Surat yang baik memerlukan salam penutup sebagai suatu ungkapan sikap
respek (hormat), sopan, atau etika berkirim surat.
8. Tanda tangan, nama jelas dan jabatan
Surat dinas dan surat bisnis dianggap sah jika ditandatangani oleh pejabat
yang berwenang, yaitu pimpinan suatu instansi, lembaga atau organisasi.
Setelah surat ditandatangani, nama pengirim dan jabatan perlu juga
dicantumkan dalam surat tersebut.
9. Tembusan/tindasan atau c.c (carbon copy)
Kata tembusan yang ditulis huruf awal kapital diletakkan di sebelah kiri
pada bagian kaki surat, lurus dengan bagian nomor dan hal, serta sejajar
dengan nama pengirim surat.
10. Inisial Inisial, yang disebut juga sandi, merupakan tanda pengenal bagi
petugas yang membantu konsep dan yang mengetik surat tersebut. Inisial
berguna untuk mengetahui siapa pengonsep dan pengetik surat sehingga
jika terjadi kesalahan dalam pengetikan surat tersebut, pengonsep dan
pengetik surat tersebut dapat dihubungi dengan mudah.

8
G. Bentuk-bentuk Surat
Adapun yang dimaksud dengan bentuk surat ialah tata letak atau posisi
bagian-bagian surat. Masing-masing bagian itu mempunyai posisi tertentu sesuai
dengan fungsi dan perannya, terutama sebagai petunjuk atau identifikasi untuk
memproses surat tersebut. Ada Berbagai bentuk-bentuk surat yang sering
digunakan dalam penulisan/pengetikan sehari-hari, diantaranya adalah Block
Style, Hanging Paragraph Style, Indented Style, Full Block Style, Official Style,
Semi Block Style.
1. Bentuk Lurus (Block Style)
Surat bentuk lurus atau block style adalah bentuk surat dengan pengetikan
secara lurus rata dari margin kertas sebelah kiri, namun untuk tanggal dan
salam penutup tidak diketik dari margin sebelah kiri, perhatikan contoh
berikut ini.
2. Bentuk Alinea Menggantung (Hanging Paragraph Style)
Perbedaan surat bentuk ini terletak pada isi paragpraphnya, dimana baris
kedua pada paragraph surat tersebut dimulai 5 baris (menggantung), kita
lihat contoh berikut.
3. Bentuk Lekuk (Indented Style)
Bentuk surat ini dikenali pada alamat dalamnya yang berlekuk, dan setiap
awal paragraph selalu menjorok 5 baris kedalam sedangkan baris
berikutnya tetap pada margin kiri, berikut contoh gambarnya.
4. Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style)
Pada bentuk surat lurus penuh (Full Block Style) seluruh bagian surat
kecuali kop surat, pengetikannya dimulai dari margin sebelah kiri. Dapat
dilihat pada contoh berikut ini.
5. Bentuk Resmi (Official Style)
Bentuk resmi ini sering digunakan dalam institusi pemerintahan, pada
pengetikannya alamat dalam berada pada sisi sebelah kanan, kemudian
paragraf isi surat menjorok sedikit kedalam, setiap awal paragraf menjorok
5 spasi kedalam. Lebih jelas perhatikan contoh surat dibawah ini.

9
 6. Bentuk Setengah Lurus (Semi Block Style)
Yang membedakan bentuk Semi Block Style dengan Block Style maupun
Full Block Style adalah pada awal paragraph yang menjorok 5 karakter ke
dalam, kemudian tanda tangan berada di sebelah kanan surat, lebih
lengkap dapat dilihat pada gambar berikut.

H. Jenis-jenis Surat Bisnis

1. Surat Perkenalan Adalah surat dari penjual kepada calon pembeli yang
berisi informasi tentang perusahaan penjual agar diketahui oleh calon
pembeli sehingga perkenalan itu akan berkelanjutan dengan proses
berikutnya menurut transaksi. Informasi tentang perusahaan penjual yang
dicantumkan dalam surat perkenalan adalah :
a. nama perusahaan dan bidang usaha atau kegiatannya
b. gambaran kemampuan yang dimiliki, tenaga ahli, dan, peralatan yang
dipakai
c. pekerjaan/projek yang pernah ditangani
d. harapan atau prospek yang dikehendaki oleh penjual
e. khusus surat perkenalan kepada instansi pemerintah harus dilampiri:
Tanda Daftar Rekanan, Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP), dan
Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP)
2. Surat Permintaan Penawaran Adalah surat dari calon pembeli kepada
penjual yang isinya meminta penawaran. Surat permintaan penawaran
sering merupakan tahap awal proses terjadinya transaksi bisnis. Surat
permintaan penawaran bertujuan untuk meminta keterangan terinci yang
meiliputi daftar harga, katalog, brosur, atau prospektus dan mengetahui
harga, syarat jual beli, dan keterangan tentang barang atau jasa yang akan
dibeli serta juga bisa untuk meminta agar penjual mengadakan demonstrasi
pemakaian di tempat calon pembeli. Surat permintaan penawaran
hendaknya isinya harus jelas agar penjual mengetahui secara pasti
keinginan calon pembeli dan surat permintaan penawaran tidak perlu
disusun dengan gaya yang menarik.

10
 Di dalam surat permintaan penawaran barang biasanya calon pembeli
menanyakan :
a. nama dan jenisbarang,
b. ciri-ciri khusus(spesifikasi) barang, yaitu tipe, ukuran, kualitas,
kapasitas dan lain-lain,
c. harga satuan,
d. potongan,
e. Brosur,
f. cara pembayaran,
g. cara penyerahan,
h. kemudahan yang mungkindiperolehpembeli, seperti service gratis,
garansi, danlain- lain yang merupakan layanan penjual (after sales
service).
3. Surat Penawaran Adalah surat dari penjual kepada calon pembeli yang
berisi penawaran barang atau jasa yang member informasi tentang barang
atau jasa dan menggugah minat calon pembeli agar tertarik pada apa yang
ditawarkan.
4. Surat Pesanan dan Balasannya
Surat pesanan(order) adalah surat dari pemesan atau pembeli kepada
penjual yang isinya memesan barang atau meminta jasa tertentu yang
dilakukan setelah mengetahui informasi yang diperoleh melalui surat
penawaran, melalui iklan, atau melalui petugas pemasaran(wiraniaga) dari
perusaahaan penjual. Yang penting di dalarn surat pesanan harus disebut
dengan jelas, singkat, dan sopan segala sesuau yang menyangkut pesanan
akan menjadi pertimbangan bagi penjual untuk menentukan apakah
pesanan dapat dipenuhi atau tidak, yaitu :
a. Nama, jenis, tipe, danciri-ciri lain barang yang dipesan.
b. Jurnlah atau banyaknya pesanan.
c. Cara pembayann.
d. Cara pengiriman atau cara penyerahan yang dikehendaki

11
 e. Waktu penyerahan atau waktu pengiriman yang diinginkan(kapan
barang diharapkan tiba).
5. Surat Penerimaan Pesanan Ialah surat yang dikirim oleh penjual kepada
pemesan karena penjual mendapat order dan semua persyaratan yang
diusulkan atau yang dikehendaki pemesan di dalam order itu dapat
disetujui oleh penjual dan tanpa perlu lagi membahas surat pesanan itu. Isi
surat penerimaan pesanan tidak lain dari pernyataan penjual bahwa ia
dapat memenuhi pesanan, namun ia memerlukan waktu beberapa lama
untuk persiapan, dan mamberikan estimasi kapan pengiriman barang akan
dilakukan. Surat ini sangat perlu dikirim oleh penjual kepada pemesan
karena manfaatnya sangatbesar, baik bagi penjual maupun bagi pemesan,
yaitu :
a. Agar pemesan merasa tenang karena pesanannya dapat dipenuhi oleh
penjual
b. Agar pemesan tidak lagi mencari barang yang sama dari penjual yang
lain
c. Agar pemesan dapat mempersiapkan segala sesuatu yang diperlukan
sebelum barang yang dipesannya tiba, misalnya uang, alat angkut,
gudang, dan lain-lain.
d. Agar pemesan dapat menawarkan barang pesanannya kepada pihak
lain, walaupun barangnya belum tiba(bila barang yangdipesan itu
untuk dijual lagi)
6. Surat Konfirmasi Pesanan
Berkomunikasi dapat dilakukan dengan berbagai media selain dengan
perantaraan surat, pemesanan juga dapat dilakukan dengan perantaraan
telepon, telegam, teleks, danfaksimili. Pemesanan melalui telepon,
telegram, dan teleks masih lemah dasar hukumnya karena tidak
mempunyai bukti otentik seperti tidak terdapat tandatangan pemesan. OIeh
karena itu, setelah menerima pesanan via telepon atau via teleks, penjual
perlu memastikan sejauh mana kebenaran pesanan tersebut dengan
membuat surat yang disebut surat konfirmasi pesanan.

12
 Surat konfirmasi pesanan berisi data tentang pesanan yang terdiri atas
nama batang, jumlahnya, harga, dan syarat jual beli lainnya seperti tempat
penyerahan, waktu penyerahan, cara pembayaran, dan lain-lain. Surat
konfirmasi pesanan bertujuan untuk memperoleh kepastian tentang
pesanan berikut syarat jual beli yang dikehendaki penjual. Apabila si
pemesan setuju maka lembar aslinya harus dikembalikan kepada penjual
sebagai bukti otentik pesanan.
7. Surat Penolakan Pesanan
Penjual yang terpaksa menolak pesanan haruslah segera memberitahukan
penolakan itu kepada pemesan secepatnya. Surat penolakan pesanan harus
berisi alasan yang logis. Penolakan perlu diungkapkan dengan bahasa yang
halus dan sopan agar hubungan baik dengan pemesan tetap terjalin.
Ada beberapa hal yang menyebabkan pihak penjual terpaksa menolak
pesanan, karena barang yang dipesan tidak ada atau sudah habis, tidak
tercapainya persesuaian mengenai cara penyerahan atau pengiriman
barang, atau tidak disetujuinya cara pembayaran yang diusulkan oleh
pemesan(misalnya pemesan menghendaki pembayaran secara kredit,
sedangkan penjual menghendaki secara tunai).
Dalam surat penolakan pesanan terkadang penjual dapat menyampaikan
dua maksud di dalam satu surat serta dapat terjadi adanya penawaran baru.
Sambil menolak satu pesanan, penjual dapat menawarkan barang baru,
asalkan barangnya sejenis dengan barang yang dipesan.
8. Surat Referensi Bank dan Referensi Dagang
Referensi yang dikeluarkan oleh bank disebut referensi bank, sedangkan
referensi dari perusahaan disebut referensi dagang. Surat referensi
diberikan rahasia oleh pihak yang memberi kepada pihak yang meminta.
Surat referensi diperlukan oleh bank atau perusahaan bila berhadapan
dengan nasabah atau pelanggan yang masih baru. Jika
pembeli(pihakkesatu), misalnya, berhubungan dagang dengan sebuah
perusahaan(pihakkedua) untuk pertama kalinya dan ia ingin membeli
barang secara kredit maka perusahaan/pihakkedua memerlukan referensi

13
dari bank atau perusahaan lain(pihakketiga untuk rnengetahui kredibilitas
atau creditworthiness calon pembeli apakah memenuhi syarat untuk diberi
kredit atau tidak.

14
 BAB III
PENUTUP

A. Kesimpulan
Ilmu korespondensi memiliki peran vital dalam kelancaran suatu bisnis.
Dengan ilmu korespondensi yang memadai akan menjamin proses surat-menyurat
secara lancar sehingga perkembangan bisnis dapat melaju cepat dan siap meraup
profit secara maksimal.
Dalam menjalankan kegiatan sehari-hari sebuah perusahaan tidak akan
terlepas dari kegiatan surat menyurat. Bahkan boleh dikatakan bahwa kegiatan
surat menyurat ini adalah merupakan urat nadi dari suatu perusahaan. Dari arus
keluar masuk surat ini kita bisa mengukur frekuensi dan intensitas komunikasi
yang berlangsung di suatu perusahaan.

B. Saran
Dalam sebuah perusahaan tentuya tidak akan terlepas dari kegiatan
korespondensi (surat menyurat), semoga setelah membaca makalah ini teman-
teman dapat mengetahui berbagai macam bentuk surat yang ada dan manfaatnya
bagi sebuah perusahaan.

15
 DAFTAR PUSTAKA

Dewi,Sutrisna.2007. Komunikasi Bisnis.Yogyakarta: C.V ANDI

OFFSET,2007.hal 80-95

Purwanto. Djoko, M.B.A.2006. Komunikasi Bisnis edisi ketiga.: Jakarta

:ERLANGGA.2006

16