MENYUNTING PESAN, MENULIS ULANG PESAN,

MENCATAT PESAN

Dalam suatu organisasi, pesan-pesan yang disampaikan oleh

pemimpin kepada para bawahan, terkadang tidak terorganisasi
dengan baik. Hal ini menyebabkan pesan-pesan yang
disampaikan tidak mengenai sasaran atau hasilnya tidak sesuai
dengan apa yang dikehendaki. Dengan mengatur ide-ide secara
logis, berurutan, dan tidak bertele-tele, ide yang disampaikan
akan dapat memuaskan kebutuhan-kebutuhan informasi,
motivasi, maupun praktis bagi audiens. Mengorganisasi pesan-
pesan secara baik adalah suatu keharusan dan menjadi tantangan
bagi komunikator.

Hal yang perlu diperhatikan dalam mengorganisasi pesan-

pesan yang baik sebagai berikut: Subjek dan tujuan harus jelas,
semua informasi harus berhubungan dengan subjek dan tujuan,
ide-ide harus dikelompokkan dan disajikan dengan cara yang
logis, semua informasi yang penting harus sudah tercakup.

Revisi dalam organisasi atau perusahaan sangat diperlukan

agar pesan-pesan bisnis yang telah direncanakan dan dibuat
tersebut dapat ditinjau ulang atau disempurnakan untuk
menghindari terjadinya kesalahan ketik atau kekurangan lainnya,
sehingga sesuai dengan maksud dan tujuan yang dikehendaki.
Menulis pesan-pesan bisnis sangat berbeda dengan menulis
pesan-pesan yang bersifat pribadi. Dalam menulis pesan-pesan
bisnis yang baik diperlukan proses pemikiran, tenaga, dan waktu
yang cukup. Akan berbahaya apabila penyampaian pesan-pesan
bisnis cenderung dilakukan secara asal-asalan dan ceroboh, baik
dari sisi substansi isi pesan maupun format penulisannya.

Keterampilan dalam merevisi pesan-pesan bisnis sangat

diperlukan oleh para pelaku bisnis agar maksud dan tujuan yang
dikehendaki bisa sesuai dengan apa yang direncanakan.
Pemilihan kata yang tepat dan pengembangan paragraf yang
efektif sangat diperlukan dalam pembuatan revisi pesan-pesan
bisnis yang efektif.

Ketrampilan Merevisi
Menulis pesan-pesan bisnis sangatlah berbeda dengan dan tidaklah
semudah menulis pesan-pesan yang bersifat pribadi (personal), seperti
penulisan surat kepada orang tua, saudara sekandung, paman, atau
kawan akrab. Penulisan surat-surat pribadi dapat ditulis tanpa konsep
atau draf dan dapat menggunakan bahasa apa pun termasuk bahasa
gado-gado atau campuran sesuai dengan tujuan surat tersebut. Oleh
karena itu, menulis pesan-pesan bisnis tidak bisa sekali jadi.

Dalam pembuatan pesan-pesan bisnis yang baik diperlukan proses

pemikiran, tenaga dan waktu yang cukup. Berbahaya bila penyampaian
pesan-pesan bisnis cendrung dilakukan secara asal-asalan dan ceroboh,
baik dari sisi substansi isi pesan maupun format penulisannya.

Pesan-pesan bisnis diketahui mencakup pesan-pesan bisnis tertulis

dan pesan-pesan bisnis yang disampaikan secara lisan. Kedua bentuk
pesan-pesan tersebut memiliki persamaan dan perbedaan dari sisi format
penulisan, gaya penulisan (writing style), maupun cara penyampaiannya.
 1. Pesan-pesan Bisnis Tertulis

Proses penulisan pesan bisnis tertulis dimulai dari penulisan draft,

kemudian dilakukan penelaahan lebih lanjut dari sudut substansi suatu
pesan maupun pengorganisasian, gaya (style) bahasa yang digunakan,
susunan kalimat, mekanik, format dan tata letak (layout) penulisannya.

Mengedit Isi, Pengorganisasian, dan Gaya

Penulisan
Untuk mengevaluasi efektifitas suatu pesan-pesan bisnis secara
menyeluruh dokumen pelu terlebih dahulu dibaca dengan cepat
(Skimming). Saat melakukan evaluasi ada beberapa hal yang pelu
mendapatkan perhatian antara lain: substansi suatu pesan,
pengorganisasian pesan, dan gaya penulisannya.

Pada tahap awal pengeditan, perhatikan secara seksama pesan-

pesan awal dan akhir, karena pesan-pesan tersebut mempunyai pengaruh
besar terhadap audiens. Perhatikan pembuka surat atau memo, apakah
sudah relevan menarik dan mengundang reaksi pembaca. Pada pesan
yang lebih panjang, beberapa paragraf pertama mencakup subjek,
maksud, dan organisasi bahan.

Setelah yakin dengan isi dan pengorganisasian suatu pesan bisnis,

perhatikan gaya penulisannya. Apakah pesan-pesan yang dibuat telah
mengandung kata atau frase yang mampu menghidupkan suatu pesan
sehingga semakin menarik bagi audiens. Kemudian disaat yang sama
pastikan bahwa pesan-pesan yang disampaikan sudah jelas, tidak
membingungkan, dan mudah dipahami. Di samping itu, agar audiens lebih
mudah menangkap pesan-pesan yang dibuat, perlu dibuat judul, sub-sub
judul, identansi, huruf tebal, garis bawah, huruf miring, huruf bewarna,
tabel, gambar, dan sejenisnya.

Mengedit Mekanik/Teknis Penulisan

 Langkah yang dilakukan berikutnya adalah melakukan pemgeditan
dari sudut mekanik atau teknis penulisan suatu pesan-pesan bisnis yang
mencakup antara lain:

Susunan kalimat yang digunakan, sesuai atau tidak dengan kaidah

kebahasaan yang ada, sehingga mudah dipahami.

Penggunaan kapitalisasi secara tepat.

Penulisan tanda baca secara benar.

Perhatikan makna keutuhan suatu kalimat, sehingga makna kalimat

teresbut dapat dipahami dengan mudah.

Perhatikan terjadinya pengulangan kata yang tidak tepat dalam

suatu kalimat.

Kesalahan mekanik dalam penulisan pesan-pesan bisnis dapat

mengganggu pemahan maksud dan tujuan penulisan pesan-pesan bisnis
tersebut, bahkan dapat berdampak pada memudarnya kepercayaan dan
citra suatu organisasi. Kesalahan Mekanis secara ekonomis berdampak
pada pemborosan waktu, tenaga, dan dana yang diperlukan untuk
memperbaikinya.

Mengedit Format dan Layout

Langkah terakhir dalam mengedit pesan bisnis adalah mengedit
format dan layout secara keseluruhan. Di samping melakukan penelaahan
terhadap tata bahasa, ejaan, kesalahan-kesalahan tulis, dan tanda baca,
format penulisannya juga tidak boleh diabaikan begitu saja.

2. Pesan-pesan Bisnis Lisan

Pesan-pesan bisnis yang disampaikan dalam bentuk lisan pun

memerlukan pengecekan ulang, perbaikan atau pengeditan seperlunya,
sehingga suatu pesan bisnis dapat dipahami dengan baik.
 Meskipun pesan-pesan bisnis disampaikan secara lisan, namu
diperlukan juga kerangka dasar (outline) tentang substansi pesan-pesan
bisnis yang akan disampaikan. Kegiatan pengeditan pesan-pesan bisnis
lisan mencakup antara lain substansi pesan yang disampaikan,
pengorganisasiannya, dan gaya bahasa yang digunakan.

Substansi Pesan

Langkah pertama dan utama dalam melakukan pengeditan (editing)

pesan-pesan bisnis adalah mengedit substansi pesan yang akan
disampaikan pada audiens.

Apakah substansi (inti) pesan yang ingin disampaikan telah

tercantum didalamnya?

Apakah data pendukung (tabel, grafik, bagan, gambar, audio,

audiovisual) juga sudah tercantum di dalamnya?

Pengorganisasian Pesan

Pengorganisasian pesan-pesan bisnis yang akan disampaikan secara

lisan mencakup tiga poin penting, yaitu:

Pembuka (Misalnya, salam pembuka, perkenalan diri)

Penyampaian substansi pesan (misalnya, pengantar pesan

dilanjutkan dengan substansi pesan)

Penutup (misalnya, kesimpulan, saran, rekomendasi, implikasi)

Gaya Bahasa

Gaya bahasa yang digunakan dalam penyajian pesan-pesan bisnis

secara lisan lebih menarik dan dinamis daripada yang berbentuk tertulis
karena cara penyampaiannya yang lebih santai, luwes, dan tidak
monoton. Di samping itu, melalui penyajian secara lisan penerima pesan
akan lebih mudah memahami maksud dan tujuan suatu pesan yang
ditunjukkan dengan penyampaian pesan-pesan secara langsung, pesan-
pesan nonverbal yang didukung dengan tampilan kata, huruf, gambar,
bagan, dan tabel dalam format animasi yang dinamis.

Pemilihan Kata yang Tepat

Pemilihan kata yang tepat adalah penggunaan kata-kata tertentu

untuk mencurahkan ide atau pikiran ke dalam sebuah kalimat. Agar pesan
yang terkandung dalam kalimat yang disampaikan kepada orang lain
dengan mudah dapat dimengerti, maka harus menggunakan kata-kata
dengan baik.

a. Pilihlah kata yang sudah familiar/dikenal

Dalam menyampaikan pesan-pesan bisnis, gunakanlah kata-kata

yang sudah dikenal, umum dan lazim sehingga mudah dipahami oleh
audiens. Jangan menggunakan kata-kata atau istilah yang nampaknya
mentereng, bombastis, tetapi justru hanya membuat audiens bingung.

b. Pilihlah kata-kata yang singkat

Anda perlu juga memilih kata-kata yang singkat dalam

penyampaian pesan-pesan bisnis. Kata-kata yang singkat, selain efisisen,
juga mudah dipahami oleh audiens. Meskipun pemilihan kata yang
disingkat diperlukan, harus tetap diperhatikan berbagai kaidah penulisan
bahasa yang baik dan benar.

c. Hindari kata-kata yang bermakna ganda

Kata-kata yang memiliki berbagai pengertian harus dihindari dalam

penyampaian pesan-pesan bisnis. Penggunaan kata-kata tersebut akan
mengakibatkan terjadinya penafsiran yang bermacam-macam. Akibat
selanjutnya adalah kemungkinan tidak tercapainya maksud penyampaian
pesan-pesan bisnis.

Membuat Kalimat yang Efektif

Penyusunan kata yang efektif mempermudah pembaca mengerti isi

pesan. Ada tiga hal yang perlu diperhatikan untuk menyusun kalimat,
yaitu kesatuan pikiran, kesatuan susunan dan kelogisan.

a) Tiga Jenis Kalimat

Kalimat Sederhana: Suatu kalimat sederhana hanya memiliki

sebuah subjek dan predikat. Namun tidak menutup kemungkinan
suatu kalimat dilengkapi dengan objek baik langsung maupun tidak
langsung

Kalimat Majemuk: Kalimat majemuk berisi dua atau lebih

klausa independen dan tidak mempunyai klausa dependen. Klausa
independen merupakan klausa yang dapat berdiri sendiri atau
mempunyai pengertian yang utuh, sedangkan klausa dependen
adalah klausa yang tidak dapat berdiri sendiri sehingga tidak
memiliki klausa yang utuh.

Kalimat Kompleks: Kalimat kompleks berisi sebuah klausa

independen dan satu atau lebih klausa dependen sebagian anak
kalimat.

b) Cara Mengembangkan Paragraf

Secara umum ada dua pendekatan yang dapat digunakan untuk

mengembangkan paragraf yaitu pendekatan induktif dan deduktif.
Pendekatan yang akan Anda pilih sangat tergantung pada subjek Anda,
maksud audiens dan maksud suatu pesan.

Ilustrasi

Untuk mengembangkan suatu paragraf dapat digunakan suatu

ilustrasi atau contoh yang dapat memberikan gambaran terhadap ide atau
gagasan umum. Pemberian contoh terhadap topik bahasan yang relevan
akan memberikan gambar yang lebih jelas dan mudah dipahami oleh
audiens.

Perbandingan (Persamaan dan Perbedaan)

Mengembangkan suatu paragraf dapat dilakukan dengan cara

membandingkan persaman atau perbedaan terhadap suatu pemikiran
dengan pemikiran yang lain. Cara pengembangan seperti ini tentunya
memerlukan wawasan berpikir yang luas bagi penyampai pesan-pesan
bisnis.

Pembahasan Sebab-Akibat

Ketika mengembangkan suatu paragraf, Anda harus memfokuskan

perhatian pada sebab-akibat suatu masalah.

Klasifikasi

Pengembangan paragraf dengan cara pengelompokan ide-ide

umum kedalam ide-ide khusus (klasifikasi) akan mempermudah
pemahaman bagi pengirim pesan maupun penerima pesan.

Pembahasan Pemecahan Masalah

Maksud dari pembahasan pemecahan masalah adalah menyajikan

masalah kemudian menjelaskan cara pemecahan masalah tersebut. Cara
ini mampu memberikan latihan analitis yang sangat diperlukan bagi
seseorang dalam pengambilan keputusan-keputusan penting bagi suatu
organisasi.

Menulis Ulang Pesan

Ernest Hemingway pernah menyatakan bahwa tidak ada yang

disebut menulis yang ada hanya menulis ulang Pada kenyataannya,
pelaku bisnis banyak melakukan kesalahan berikut:

1. Hanya memindahkan kata-kata dan tidak benar-beanr

memperbaikinya
 2. Tidak melakukan penulisan ulang karena dianggap membuang
waktu

3. Mengirim dokumen pada saat-saat terakhir dibutuhkan.

Setelah penulisan ulang dilakukan dengan baik dokumen bisnis

kemungkinan akan menjadi berjumlah separuh dari rencana semula.
Dokumen yang ditulis ulang umumnya lebih ringkas, mantap dan kuat.
Namun perhatian dan waktu yang digunakan untuk melakukan perbaikan
kata dan kalimat hendaknya disesuaikan dengan batasan waktu (dead
line).

Ketika menulis ulang, perhatian ditunjukkan pada setiap kata yang

memberikan kontribusi pada kalimat yang efektif dan pengembangan
kalimat agar menjadi paragraph yang bertaliansecara logis. Banyak
dokumen bisnis membengkak karena menggunakan kata-kata dan
ungkapan yang tidak perlu. Bagian-bagian yang mengganggu sebaiknya
dihilangkan atau dihapus, tentunya setelah terlebih dahulu menyimpan
arsip versi sebelumnya. Setelah penulisan ulang dilakukan dengan baik
dokumen bisnis kemungkinan akan menjadi berjumlah separuh dari
rencana semula. Dokumen menjadi lebih ringkas, mantap dan kuat.

Memproduksi Pesan
Setelah puas memproduksi pesan, organisasi, gaya, kemudahan
dibaca, pilihan kata, pengembangan paragraf dan menulis ulang pesan,
proses pembuatan pesan belum selesai. Draft ditulis ulang dengan baik
atau diketik secara manual atau elektronis. Pada masa sekarang ini,
sebagian besar dokukmen bisnis dipsroduksi menggunakan computer.
Berbagai aplikasi bisa dipergunakanuntuk membuat desain agar pesan
lebih menarik. Misalnya Ms. Word, desktop publishing, photoshop, dan
lain-lain.
 Desain pesan yang efektif akan member pedoman kepada pembaca
dalam menyimak seluruh isi dokumen. Desain yang menarik belum tentu
efektif. Oleh karena itu, desain yang menarik dan efektif menjadi sasaran
penting dalam memproduksi pesan.

Agar desain pesan bisnis efektif, perlu diperhatikan hal-hal berikut:

Konsistensi
Pemakaian desain yang konsisten dalam seluruh isi dokumen untuk
elemen desain yang muncul berulang-ulang. Misalnya, penggunaan
margin, jenis huruf, besar huruf, spasi dan garis.

Seimbang
Supaya desain terlihat menyenangkan,perlu dijaga keseimbangan
ruang antara teks, gambar dan ruang kosong.

Terkendali
Desain diusahakan sederhana. Terlalu banyak elemen desain atau
terlalu banyak sentuhan dekoratif akan menyebabkan dokumen
terlihat kacau.

Rincian
Desain yang baik akan memberi kemudahan bagi pembaca untuk
mencari rincian pesan. Rincian pesan ingin ditampilkan akan
mempengaruhi desan.
 DAFTAR PUSTAKA

Tubbs, Stewart L. Moss, Sylvia, Human Communication: Konteks-Konteks

Komunikasi, Bandung: PT Remaja Rosdakarya, 2005.
Purwanto, Djoko, Komunikasi Bisnis Edisi Keempat, Jakarta: PT Gelora
Aksara Pratama, 2011.