S1 Pararel

2017 13 September 2019

BAB IX, X

-PENULISAN PERMINTAAN PESAN-PESAN RUTIN DAN POSITIF

-PENULISAN BAD-NEWS

KELOMPOK 6

NAMA NPM
Surya Bagus Martabuana 1741011023

Anisa Nur Rachman 1741011042

Nabila Rahmanissa 1741011052

Ameria Angelica 1741011053

Meriana Herinda 1741011017

JURUSAN MANAJEMEN
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS LAMPUNG
2019
 KATA PENGANTAR

Puji syukur penyusun panjatkan ke hadirat Allah Subhanahu wata΄ala, karena

berkat rahmat-Nya Kami bisa menyelesaikan tugas Makalah mata kuliah
Komunikasi Bisinis yang berjudul Penulisan Permintaan Pesan-pesan Rutin dan
Positif serta Penulisan Bad-News. Makalah ini diajukan guna memenuhi tugas
mata kuliah Komunikasi Bisnis.

Kami mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu
sehingga makalah ini dapat diselesaikan tepat pada waktunya. Makalah ini masih
jauh dari sempurna, oleh karena itu Kami mengharapkan kritik dan saran yang
bersifat membangun demi kesempurnaan makalah ini.

Semoga makalah ini memberikan informasi bagi pembaca, mahasiswa dan

bermanfaat untuk pengembangan wawasan dan peningkatan ilmu pengetahuan
bagi kita semua.

Bandar Lampung, 13 September 2019

Penyusun

ii
 DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL .................................................................................... i

KATA PENGANTAR ................................................................................ii
DAFTAR ISI ..............................................................................................iii
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang ....................................................................................... 1
1.2 Rumusan Masalah .................................................................................. 1
1.3 Tujuan Penulisan .................................................................................... 2
BAB II PEMBAHASAN
2.1 Strategi Penulisan Permintaan Rutin dan Pesan Positif ......................... 3
2.2 Pesan-pesan Good News dan Goodwill ................................................. 4
2.3 Menulis Jawaban Positif ........................................................................ 4
2.4 Menangani Permintaan Kredit Rutin ..................................................... 5
2.5 Surat Rekomendasi dan Pemberitahuan ................................................. 6
BAB III PENUTUP
3.1 Kesimpulan ............................................................................................ 7
3.2 Saran ....................................................................................................... 7
SOAL ESAI ............................................................................................... 8
DAFTAR PUSTAKA .............................................................................. 12

iii
 BAB 1
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Komunikasi tertulis dalam organisasi bisnis akan menjadi bagian aktifitas

organisasi yang utama. Kamunikasi yang bersifat rutin akan dihadapi anggota
organisasi. Pesan-pesan rutin tersebut meliputi : pesan rutin, permintaan rutin,
pesan-pesan positif, pesan kabar buruk,dan pesan-pesan pendek lainnya.

Hampir setiap hari kita menuliskan pesan permintaan rutin kepada pemasok kita
supaya kegiatan produksi dan pemasaran dapat berjalan dengan baik. Juga pesan-
pesan positif, mulai dari ucapan selamat sampai menulis akan kabar baik kepada
pelanggan ataupun mitra organisasi. Disamping itu kita harus melakukan pesan-
pesan pendek lainnya dan merespon terhadap pesan kabar buruk. Seperti klaim
dari pelanggan. Semua itu menjadi tantangan bagaimana organisasi mengelola
pesan-pesan pendek yang bersifat harian.

Penguasaan penulisan pesan-pesan rutin dengan baik, termasuk permintaan rutin,

pesan kabar dan bahkan penanganan penulisan pesan kabar buruk yang mungkin
harus dilakukan akan meningkatkan citra organisasi dan juga efektifitas
organisasi.

Dalam kegiatan bisnis setiap hari anda akan menyusun banyak banyak pesan-
pesan rutin, atau berita baik,dan pesan-pesan positif lainnya. Sebenarnya
komunikasi karyawan yang paling umum adalah mengenai masalah rutin:
pesanan, informasi, klaim, dan penyesuaian, kredit karyawan, produk, operasi dan
seterusnya.

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan uraian latar belakang diatas, dapat dirumuskan bahwa :

1. Bagaimana Strategi Penulisan untuk Permintaan Pesan-pesan Rutin dan

Pesan-pesan Positif?
2. Apa itu Pesan-pesan Good News dan Goodwill?
3. Bagaimana Menulis Jawaban Positif?

1
 4. Bagaimana Cara Menangani Permintaan Kredit Rutin?
5. Apa itu Surat Rekomendasi dan Pemberitahuan?

1.3 Tujuan Penulisan

Berdasarkan uraian diatas dapat disimpulkan bahwa tujuannya adalah :

1. Untuk mengetahui strategi penulisan untuk permintaan pesan-pesan rutin

dan pesan-pesan positif.
2. Untuk mengetahui pesan-pesan good news dan goodwill.
3. Untuk mengetahui bagaimana cara menulis jawaban positif.
4. Untuk mengetahui cara menangani permintaan kredit rutin.
5. Untuk mengetahui surat rekomendasi dan pemberitahuan.

2
 BAB II
PEMBAHASAN

2.1 Strategi Penulisan Untuk Permintaan Pesan-Pesan Dan Pesan-Pesan

Positif

Pemesanan produk baru kepada suatu perusahaan, pengiriman produk kepada

pelanggan, pemberitahuan kebijakan bagi semua karyawan, pemberian
penghargaan bagi karyawan yang loyal bagi perusahaan, atau pemberian ucapan
selamat kepada karyawan/pegawai yang berprestasi baik, merupakan kegiatan-
kegiatan rutin dalam dunia bisnis.

Strategi Permintaan Pesan-Pesan Rutin

Pada umumnya, permintaan pesan-pesan rutin merupakan hal yang normal atau
lazim dalam kegiatan bisnis. Dengan menggunakan pendekatan langsung untuk
permintaan pesan-pesan rutin, apa yang diminta pada bagian awal/permulaan
dalam menyampaikan pesan-pesan bisnis merupakan suatu hal yang perlu
mendapat perhatian.

Strategi Penulisan Pesan-Pesan Positif

Ketika sedang merespons secara positif penyampaian pesan-pesan good news dan
goodwill, seseorang dapat menggunakan pendekatan langsung (direct approach).
Hal itu dilakukan karena pembaca pada umumnya tertarik atas apa yang ingin
disampaikan.

Untuk lebih jelasnya, berikut ini adalah penjelasan tambahan yang berkaitan
dengan komponen penting dalam penulisan pesan-pesan positif.

 Ide-ide pokok yang jelas

 Penjelasan rinci
 Penutup surat

3
2.2 Pesan-Pesan Good News Dan Goodwil

Pesan-pesan yang telah disampaikan kemungkinan akan berhasil jika pembaca

memperoleh kesan-kesan yang menyenangkan, atau paling tidak mereka dapat
menerima pesan-pesan yang disampaikan dengan baik.

Good Will tentang Pekerjaan

Bagaimana medapatkan pelamar kerja yang cocok dan memilih orang-orang yang
tepat untuk pengisian lowongan kerja merupakan pekerjaan yang tidak mudah.
Oleh karena itu, suatu organisaisi yang membutuhkan karyawan baru harus betul-
betul melakukan proses seleksi dan rekrutmen secara tepat sesuai dengan yang
dikehendaki.

Good News tentang Produk

Untuk menjaga para pelanggannya, perusahaan dapat mengembangkan strategi

bisnisnya dengan penetapan harga produk yang kompetitif, produk yang
berkualitas, pemilihan metode promosi yang tepat, dan pemilihan saluran
distribusi yang tepat pula.

Pesan-pesan Goodwill

Goodwill adalah suatu perasaan positif yang dapat mendorong orang untuk
menjaga hubungan bisnis. Pelaku bisnis dapat mendorong hubungan baik dengan
berbagai pihak, seperti pelanggan, pemasok atau pelaku bisnis lainnya dengan
penyampaian pesan-pesa secara bersahabat yang secara tak langgusng berkaitan
dengan tujuan bisnis.

2.3 Menulis Jawaban Positif

Banyak memo dan surat-surat bisnis ditulis untuk memberikan tanggapan atas
suatu pesan maupun adanya permintaan tertentu. Untuk memberikan jawaban atas
berbagai permintaan informasi yang positif tersebut, dapat digunakan pendekatan
langsung yang dimulai dengan pernyataan yang positif dan menyenangkan, dan
diakhiri dengan pernyataan hormat atau penghargaan pada orang lain.

4
Surat Konfirmasi Pesan

Salah satu surat bisnis yang paling sederhana adalah membuat surat konfirmasi
(confirmation letter), yang menjelaskan kepada pelanggan bahwa pesanan
produknya telah diterima.

Menjawab Permintaan Informasi

Setiap permintaan itu penting, baik dari dalam maupun luar organisasi. Pendapat
orang lain terhadap suatu organisasi bisnis, produk, maupun departemen, akan
dipengaruhi oleh bagaimana kesigapan anda dalam menangani permintaan
tersebut. Akan tetapi, memenuhi setiap permintaan pelanggan bukanlah pekerjaan
yang mudah.

 menjawab permintaan dengan penjualan potensial

 menjawab permintaan tanpa penjualan

2.4 Menangani Permintaan Kredit Rutin

Suatu negara yang sedang berkembang seperti negara kita tidak dapat dilepaskan
dari dana pinjaman alias kredit dari berbagai lembaga donor internasional, seperti
IMF, World Bank, ADB, mapun Islamic Development Bank untuk melakukan
pembangunan di berbagai bidang. Kredit pada dasarnya adalah bentuk
kepercayaan yang diberikan oleh suatu lembaga keuangan bank maupun nonbank
kepada nasabah untuk berbagai kepentingan.

Persetujuan Kredit

Surat persetujuan kredit merupakan surat yang memberikan good news kepada
pihak lain. Pembuka surat persetujuan kredit berisi ide-ide pokok yang berkaitan
dengan persetujuan pemberian kredit kepada nasabah tersebut.

Memberikan Referensi Kredit

Di negara-negara maju seperti Amerika Serikat, sebagian besar permohonan

kredit diperiksa secara elektronik atau umumnya menggunakan program komputer
secara online. Terminal komputer dihubungkan secara langsung ke beberapa
kantor cabang yang mereka miliki.

5
2.5 Surat Rekomendasi Dan Pemberitahuan

Surat rekomendasi (reconedaion letters) bagi kalangan tertentu bukanlah hal yang
baru, apalagi dalam dunia bisnis. Bagi dunia bisnis, pemberian surat rekomendasi
dilakukan oleh mereka yang memiliki posisi penting suatu perusahaan.
Surat rekomendasi merupakan salah satu bentuk informasi positif yang berkaitan
erat dengan orang. Surat rekomendasi memiliki beberapa karakteristik, antara lain:

 Nama lengkap (untuk keperluan melanjutkan studi atau mencari kerja)

 Pekerjaan atau manfaat yang diharapkan pemohon
 Penulis sedang menjawab suatu permohonan atau atas inisiatif sendiri
 Hakikat hubungan anatara penulis dan pemohon
 Fakta-fakta yang relevan dengan posisi/kedudukan yang dicari.

Surat rekomendasi biasanya bersifat rahasia sehingga pemohon tidak

diperkenankan melihat isi surat rekomendasi tersebut.

6
 BAB III
PENUTUP

3.1 Kesimpulan

Dengan mempelajari lebih dalam tentang pesan-pesan rutin dan pesan-pesan

positif kita lebih tau tentang dunia bisnis dan memberikan informasi yang
berkaitan dengan dunia bisnis serta membawa dampak positif dalam keberhasilan
usaha bisnis dan membangun citra perusahaan dimata masyarakat.

Pada kegiatan menulis makalah ini, dikembangkan karakter tekun, cermat, taat,
dan kejujuran. Agar Mendukung tujuan bisnis agar lebih efektif dan efisien dalam
rangka pengelolaan bisnis dan menciptakan interaksi atau hubungan dalam
perusahaan, hubungan antara perusahaan dengan konsumen, perusahaan dengan
lembaga pemerintah, sesama dunia usaha, serta lingkungan sehingga tercipta
hubungan harmonis yang akan makin meningkatkan pertumbuhan bisnis.

3.2 Saran

Sebaiknya dalam menulis permintaan pesan-pesan rutin dan positif harus lebih
memperhatikan poin-poin pentingnya sehingga ketika menyampaikannya dapat
mudah dipahami oleh pihak-pihak yang terlibat atau yang berkepentingan.

7
SOAL ESAI

1. Apa yang dimaksud dengan routine request ?

routine request adalah pesan – pesan yang rutin terjadi dalam suatu
perusahaan yang perlu dilakukan / dijadwalkan secepatnya.

2. Jelaskan secara singkat bagaimana strategi penulisan routine

request?
Strategi yang dilakukan yaitu :
 Mulailah dengan ide pokok, dgn mengemukakan secara tegas dan
jelas, jangangan bertele-tele.
 Ikuti penjelasan yang lebih rinci tentang bagaimana dan apa
permintaan yang dikehendaki. Dapat juga pada bagian ini
dilakukan Tanya jawab.
 Bagian penutup, kemukakan pernyataan keramahan,
apresiasi/penghargaan dan tindakan khusus yang diinginkan. Agar
mudah dihubungi cantumkan no telp yang dapat dihubungi.

3. Bagaiamana anda dapat merencanakan pesan – pesan positif ?

Dalam menyampaikan pesan – pesan bisnis yang positif melalui lisan

maupun tertulis, bentuk pesan – pesan yang disampaikan akan mengikuti
suatu formula yang sederhana yaitu mulai dengan ide – ide pokok yang
jelas. Upayakan bagian awal penulisan pesan – pesan ositif dimulai dengan
pernyataan yang jelas dan tegas dan mampu manrik perhatian pembaca.

Selanjutnya pada bagian pertengahan, sampaikan penjelasan secara rinci

Bagian akhir pesan – pesan positif umumnya diakhiri dengan pemberian
kesan yang baik atau pernyataan keramahan dan pernyataan harapan
tindakan khusus yang diinginkan oleh pembaca.

8
4. Sebutkan apa kebaikan dan kelemahan pendekatan langsung dan
pendekatan tak langsung ?
Kebaikan :
 Meningkatkan pemahaman secara komprehensif (menyeluruh)
ketika pertama kali membaca suatu pesan.
 Menekankan pada hasil suatu analisis yang telah anda lakukan
 Menghemat waktu bagi pembaca karena mereka dapat segera
mengetahui apa maksud pesan tersebut dan juga dapat memutuskan
segera pada bagian mana yang perlu memperoleh perhatian dan
yang tidak perlu perhatian seksama.
Kelemahan :
 Orang cenderung menyampaikan suatu pesan berdasarkan cara
berpikirnya.
 Kesulitan untuk mengubah pola piker yang cenderung “to the
point” hal ini terkait dengan pola pendidikan sebelumnya yang
telah diajarkan sebelumnya.

5. Apa pendekatan yang dapat digunakan untuk membalas atau

menjawab surat – surat/ pesan – pesan yang bersifat positif ?

Banyak memo dan surat-surat bisnis ditulis untuk memberikan tanggapan

atas suatu pesan maupun adanya permintaan tertentu. Untuk memberikan
jawaban atas berbagai permintaan informasi yang positif tersebut, dapat
digunakan pendekatan langsung yang dimulai dengan pernyataan yang
positif dan menyenangkan, dan diakhiri dengan pernyataan hormat atau
penghargaan pada orang lain.

 Surat konfirmasi pesan

Salah satu surat bisnis yang paling sederhana adalah membuat surat
konfirmasi (confirmation letter), yang menjelaskan kepada pelanggan
bahwa pesanan produknya telah diterima.

 Menjawab permintaan informasi

9
 Setiap permintaan itu penting, baik dari dalam maupun luar
organisasi. Pendapat orang lain terhadap suatu organisasi bisnis,
produk, maupun departemen, akan dipengaruhi oleh bagaimana
kesigapan anda dalam menangani permintaan tersebut. Akan tetapi,
memenuhi setiap permintaan pelanggan bukanlah pekerjaan yang
mudah.
a. menjawab permintaan dengan penjualan potensial
b. menjawab permintaan tanpa penjualan

6. Apabila potensial penjualan tercakup dalam menjawab permintaan

informasi, maka apa yang perlu Anda perhatikan ?

Ketika menjawab permintaan yang mencakup penjualan potensial, kita

mempunyai tiga tujuan utama, yaitu :

1. memberi tanggapan terhadap semua permintaan atau menjawab semua

pertanyaan.
2. Mendorong penjualan yang akan datang, dan
3. berikan kesan yang baik terhadap pembaca.

7. Mengapa dalam mengajukan kredit diperlukan referensi kredit ?

Berikan contohnya ?

Biasanya ketika mengajukan kredit, pihak bank selalu meminta referensi

portfolio keuangan calon debitur, terutama dalam hal besaran pendapatan
dan pengeluaran, juga mutasi dalam laporan keuangan untuk menilai pola
konsumsi.\

10
 Contoh surat permohonan referensi nasabah bank

8. Apa manfaat surat rekomendasi bagi lembaga yang membutuhkannya ?

Manfaat surat rekomendasi bagi lembaga yang membutuhkannya adalah

sebagai salah satu bentuk informasi positif yang berkaitan erat dengan orang.
Dalam surat rekomendasi umumnya dijelaskan berbagai hal yang berkaitan
dengan masalah kemampuan, kedisiplinan, kemandirian, dan sikap positif
lainnya yang dapat dipakai sebagai dukungan untuk melanjutkan karir.

11
 DAFTAR PUSTAKA

Purwanto, Djoko. (2010). Komunikasi Bisnis. Edisi Keempat. Jakarta: Erlangga

Zuhdi, Umar Farouk. 2010. Komunikasi Bisnis, Pemahaman Secara Mudah.

Yogyakarta: Wahana Totalita Publisher.

Bovee, Courtland L. dan Thill, John V. (2003). Komunikasi Bisnis, Edisi

Keenam, Indeks, Jakarta

Bovee, Courtland L. dan Thill, John V. (2003). Komunikasi Bisnis, Edisi

Kedelapan, Jilid 1, Indeks, Jakarta

Purwanto, Djoko, (2003), Komunikasi Bisnis, Edisi Kedua, Erlangga, Jakarta.

12
 DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL .................................................................................... i

KATA PENGANTAR ................................................................................ii
DAFTAR ISI ..............................................................................................iii
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang ..................................................................................... 14
1.2 Rumusan Masalah ................................................................................ 14
1.3 Tujuan Penulisan .................................................................................. 15
BAB II PEMBAHASAN
2.1 Strategi Pengorganisasian Pesan-pesan Bad News .............................. 16
2.2 Mengomunikasikan Informasi Dan Jawaban Negatif .......................... 17
2.3 Penyampaian Bad News ke Pelanggan ................................................ 17
2.4 Bad News Tentang Orang .................................................................... 18
BAB III PENUTUP
3.1 Kesimpulan .......................................................................................... 19
3.2 Saran ..................................................................................................... 19
SOAL ESAI ............................................................................................. 20
DAFTAR PUSTAKA .............................................................................. 23

13
 BAB 1
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Seiring berjalannya waktu, setiap makhluk akan berubah. Sama halnya dengan
kondisi manusia sebagai lakon utama dalam kehidupan ini. Manusia sebagai
pelaku komunikasi terbesar di dunia ini.Berbicara manusia dan kehidupan sosial
yang di dalamnya terjadi proses komunikasi, maka seiring perubahan alam,
komunikasi pun akan berubah. Berubah sesuai perkembangan zaman atau lebih
populer dengan istilah kekontemporeran.

Sebagai insan komunikasi, penting kiranya kita mempelajari mengenai fenomena

yang terjadi pada proses perubahan komunikasi dari dulu hingga saat ini.
Tujuannya adalah agar terwujudnya komunikasi efektif. Maka dari itu penulisan
bad news sangat penting untuk dibahas dalam makalah yang kami susun karena
dengan terciptanya komunikasi, maka akan terciptanya hubungan yang akrab
antara komunikator dengan komunikan sehingga tujuan yang ingin dicapai
bersama akan terwujud.

Salah satu fungsi dari komunikasi adalah untuk menyampaikan

pesan/informasi.Pesan yang disampaikan tentu tidak selalu berbentuk pesan yang
positif atau pesan yang menyenangkan. Bentuk pesan yang juga sering
disampaikan adalahpesan yang bersifat negatif atau yang biasa disebut bad news.
penyampaian pesan bad news harus memperhatikan banyak hal serta
harusmenggunakan cara yang tepat agar penyampaian pesan dapat dilakukan
secaraefektif namun tetap memperhatikan perasaan penerima pesan bad news.

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan uraian latar belakang diatas, dapat dirumuskan bahwa :
1. Apa Strategi Pengorganisasian Pesan-pesan Bad News ?
2. Bagaimana Mengomunikasikan Informasi Dan Jawaban Negatif ?
3. Bagaimana Penyampaian Bad News ke Pelanggan ?
4. Apa itu Bad News Tentang Orang ?

14
1.3 Tujuan Penulisan
Adapun tujuan dari penulisan makalah ini dapat dikemukakan sebagai berikut :
1. Untuk mengetahui Strategi Pengorganisasian Pesan-pesan Bad News
2. Untuk mengetahui Mengomunikasikan Informasi Dan Jawaban Negatif
3. Untuk mengetahui Penyampaian Bad News ke Pelanggan
4. Untuk mengetahui Bad News Tentang Orang

15
 BAB II
PEMBAHASAN

2.1 Strategi Pengorganisasian Pesan-pesan Bad News

Ketika memberikan tanggapan atas keluhan pelanggan mengomunikasikan

permasalahan tentang pesanan, atau memberitahukan perubahan kebijakan
perusahaan yang dapat memperngaruhi citra organisasi bisnis secara negatif, ada
tiga yang perlu diperhatikan yaitu : Penyampaian bad-news, Penerimaan pesan
tersebut, dan Menjaga good will sebaik mungkin dengan audiens.

Menciptakan Audience-Centered Tone

Nada atau intonasi anda dalam menyampaikan Bad-News mampu memberikan

kontribusi yang cukup penting bagi efektivitas penyampaian pesan-pesan bisnis.
Hal tersebut mempunyai tiga tujuan spesifik :

 Membantu audiens anda mengerti bahwa keputusan anda adil

 Membantu audiens anda mengerti bahwa bad news menggambarkan suatu
keputusan yang tegas
 Membantu audiens agar tetap memberikan goodwill bagi perusahaan

Memilih Pendekatan Organisasional

Sebagaimana telah dijelaskan pada bab-bab sebelumnya, ada dua pendekatan

organisasional yang dapat diterapkan dalam menyampaikan pesan-pesan yang
kurang menyenangkan bagi audiens (Bad-News), yaitu Pendekatan Tak Langsung
(Inderect Approach) dan Pendekatan Langsung (Direct Approach).

 Pendekatan Tak Langsung

Merupakan pendekatan yang paling digunakan dalam penulisan pesan-pesan

yang mempunyai dampak kurang menyenangkan kepada audiens.

16
  Pendekatan Langsung

Akan diawali dengan suatu pernyataan bad news, selanjutnya diikuti dengan
berbagai alasan yang mendukungnya, dan diakhiri dengan penutup yang
bersahabat .

2.2 Mengomunikasikan Informasi Dan Jawaban Negatif

Bad news tentang produk

Bad news yang berkaitan dengan produk antara lain kenaikan harga produk,
penarikan kembali produk , kadaluwarsa produk, produk rusak atau cacat. Bagi
pelanggan, bad news tentang produk tentunya memberikan dampak negatif bagi
mereka. Oleh karena itu, penyampaian bad news tentang produk perlu
mempertimbangkan dampak negatif yang ditimbulkanny.

Penolakan kerja sama

Apabila seseorang meminta informasi atau partisipasi dalam suatu kegiatan

tertentu, sementara itu anda tidak dapat memenuhi permintaanya, anda dapat
menggunkan pendekatan langsung atau tidak langsung,

Penolakan undangan

Bila harus mengatakan “Tidak” atas suatu undangan teman bisnis, anda dapat
menggunakan pendekatan langsung atau tidak langsung. Penggunaan kedua
pendekatan tersebut sangat tergantung pada seberapa dekat hubungan anda dengan
pihak lain.

2.3 Penyampaian Bad News ke Pelanggan

Bad news tentang pesanan

Bila anda hanya dapat memenuhi sebagian pesanan produk pelangga, anda dapat
menggunakan pendektan tak langsung, yang isi paragraf pembukaanya adalah
good news bahwa sebagian produk pesanannya dapat dipenuhi. Apabila sama
sekali tidak dapat memenuhi pesanan produk pelanggan, anda masih dapat
menggunakan pendekatan tak langsung.

17
Penolakan surat pengaduan dan keluhan

Secara umum, untuk menjawab penolakan surat pengaduan, anda dapat

menggunakan perencanaan organisasional pesan dengan pendekatan tak langsung,
yang menyatakan penolakan tersebut pada bagian pertengahan surat.

Mengganti Produk

Seorang pelanggan dapat saja meminta atau rumusan suatu produk yang baru saja
habis terjual atau produk yang sudah tidak diproduksi lagi. Apabila merasa yakin
bahwa pelanggan dapat menyetujui produk pengganti, anda dapat mengirim
produk pengganti tersebut. jika anda meras ragu-ragu dengan penggantian suatu
produk baru anda dapat menggunakan pendekatan tak langsung.

Tidak memenuhi Pesanan

Kadang kala anda tidak dapat memenuhi pesanan baik sebagian maupun produk
pengganti. Apabila hal itu terjadi tugas anda adalah menyatakan secara tegas
bahwa anda tidak dapat memenuhi pesanannya dengan menggunakan pendekatan
tak langsung.

2.4 Bad News Tentang Orang

Penolakan Menulis Surat Rekomendasi

Penulisan surat penolakan atas surat rekomendasi dapat dilakukan dengan

pendekatan langsung dan tak langsung. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam
penulisan penolakan surat rekomendasi adalah kemukakan apa alasan atas
penolakan tersebut, dan nyatakan secara ringkas dan jelas

Penolakan Lamaran Pekerjaan

Untuk memberikan jawaban untuk menolak surat lamaran kerja yang tidak
memenuhi persyaratan yang telah ditentukan, dapat digunakan pendekatan tak
langsung.

18
 BAB III
PENUTUP
3.1 Kesimpulan

Maksud dari pesan-pesan bad news adalah untuk menyampaikan informasi yang
kurang menyenangkan dengan tetap menjaga atu memperhatikan bagaimana
dampaknya bagi audiens anda. Sebagai contoh penolakan surat lamaran kerja,
penolakan surat undangan, dan kegagalan ujian. Secara umum pendekatan
organisasional yang banyak diterapkan untuk pesan-pesan bad news adalah
indirect appoarch dan direct appoarch. Indirect appoarch, yang dimulai dengan
suatu pembuka yang bersifat netral, kemudian diikuti dengan suatu alasan yang
mendukung pernyataan bad news, dan diakhiri dengan kata penutup yang
memiliki dampak positif bagi audiens. Direct appoarch yang digunakan terutama
untuk penyampaian pesan-pesan bad news yang mempunyai dampak emosional
yang sangat kecil terhadap audiens, yang dimulai dengan bad news, diikuti dengan
alasan yang jelas dan diakhiri dengan kata penutup yang positif.

3.2 Saran

Saran yang dapat diambil dari makalah yang sudah disususun yaitu apabila dalam
menulis bad news harus memperhatikan tatanan bahasa yang digunakan dan
kepada siapa surat tersebut dituju agar tidak menimbulakan kesalahpahaman
antara kedua komunikator.

19
SOAL ESAI

1. Apa yang disebut dengan pendekatan tidak langsung dalam

pendekatan organisasional? Berikan contohnya!
Jawab :
Pendekatan tidak langsung adalah pendekatan yang paling fanilier atau
lazim digunakan untuk penulisan pesan-pesan yang mempunyai dampak
kurang menyenagkan kepada audiens. Contohnya adalah penyampaian
kenaikan harga produk dan penarikan produk kepada pelanggan.

2. Apa yang disebut dengan pendekatan langsung dalam pendekatan

organisasional? Berikan contohnya!
Jawab :
Pendekatan langsung diawali dengan suatu pernyataan bad news,
selanjutnya diikuiti dengan berbagai alasan yang mendukungnya, dan
diakhiri dengan penutup yang bersahabat. Pendekatan ini memiliki suatu
keuntungan yaitu audiens hanya memerlukan waktu yang relatif singkat
untuk sampai pada ide pokoknya yaitu bad news.

3. Apa yang membedakan pendekatan tidak langsung dengan

pendekatan langsung ?
Jawab :
Pendekatan langsung adalah suatu pesan yang kurang menyenangkan yang
diorganisasikan dengan pendekatan langsung akan diawali dengan suatu
pernyataan bad-news, selanjutnya diikuti dengan berbagai alasan yang
mendukungnya, dan diakhiri dengan penutup yang bersahabat.
Sedangkan pendekatan tidak langsung adalah Pendekatan tak langsung
merupakan pendekatan yang paling familiar atau lazim digunakan untuk
penulisan pesan-pesan yang mempunyai dampak kurang menyenangkan
kepada audiens (bad-news).

20
4. sebutkan beberapa keuntungan penggunaan pendekatan langsung
untuk penyampaian pesan – pesan bad news ?
Jawab :
Keuntungannya adalah audiens hanya memerlukan waktu yang relatif
singkat untuk sampai pada ide pokoknya yaitu bad news.

5. apabila konsumen berkeinginan untuk mengembalikan pesanan,

bagaimana pendekatan yang lebih tepat untuk hal tersebut?
Jawab :
Pendekatan yang lebih tepat adalah pendekatan langsung, dimana pesan
langsung ke poin yang dituju bahwa pesanan yang sudah dibeli tidak dapat
dikembalikan.

6. mengapa dalam paragraph terakhir untuk pendekatan tidak langsung

dalam pendekatan organisasional perlu pernyataan yang positif dan
bersahabat? Jelaskan?
Jawab :
Karena pernyataan yang positif dan bersahabat merupakan salah satu cara
untuk menjaga keprcayaan pelanggan terhadap perusahaan kami, dan
dengan pernyataan yang positif dan bersahabat para pelanggan juga akan
merespon dengan baik.
Misalkan kita sebagai seorang penjual kita harus bersikap ramah kepada
setiap konsumen. Hal ini kita lakukan agar konsumen yang mau membeli
barang dagangan kita dia jadi membeli barang dagangan kita. Kita harus
memperlakukan konsumen kita seperti sahabat kita, karena secara
psiokologi, jika kita telah memperlakukan konsumen kita sebagai sahabat,
sudah pasti kita ingin memberikan yang terbaik kepada sahabat kita.

21
7. mengapa pendekatan tidak langsung lebih banyak digunakan dalam
penyampaian pesan – pesan bad news daripada pendekatan
langsung? jelaskan ?
Jawab :
Karena pendekatan tidak langsung bersifat menghindari kekecewaan
seseorang. Pendekatan tidak langsung lebih mengusulkan suatu craa
pemecahan masalah yang dihadapi dan memberikan kesan yang baik
dalam menyampaikan pesan-pesan bad news. Sedangkan pendekatan
langsung memberikan pesan langsung ke poin yang dituju.

8. mengapa dalam penyampaian pesan – pesan bad news pelanggan

harus dihindari penyataan maaf ? jelaskan ?
Jawab :
Karena untuk menempatkan audiens pada situasi yang netral melalui
pernyataan tanpa beban bagi audiens Anda. Pernyataan netral yang
mengantarkan pernyataan bad-news.

22
 DAFTAR PUSTAKA

Purwanto, Djoko. Komunika Bisnis (edisi keempat). Jakarta:Penerbit Erlangga,

2010

Zuhdi, Umar Farouk. 2010. Komunikasi Bisnis, Pemahaman Secara Mudah.

Yogyakarta: Wahana Totalita Publisher.

Bovee, Courtland L. dan Thill, John V. (2003). Komunikasi Bisnis, Edisi

Keenam, Indeks, Jakarta

Bovee, Courtland L. dan Thill, John V. (2003). Komunikasi Bisnis, Edisi

Kedelapan, Jilid 1, Indeks, Jakarta

Purwanto, Djoko, (2003), Komunikasi Bisnis, Edisi Kedua, Erlangga, Jakarta.

23