KOMUNIKASI BISNIS

BAB 6
PENGORGANISASIAN PESAN BISNIS
Dosen Pengampu: Ni Putu Nita Anggraini, SE, MM

DISUSUN OLEH:
KELOMPOK: 1

o Anak Agung Gde Satria Pranaditya (01)

o Damayanty Dyah Prativi (02)
o Desak Made Kurnia Rahayu (03)

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS MAHASARASWATI
DENPASAR
2020/2021

1
 DAFTAR ISI

HALAMAN COVER ................................................................................1

DAFTAR ISI ..............................................................................................2
BAB 6 PEMBAHASAN ............................................................................3
6.1 Mengorganisasikan Pesan Bisnis .............................................3
6.2 Memformulasikan Pesan Bisnis ...............................................5
DAFTAR PUSTAKA ................................................................................9

2
 BAB 6
PEMBAHASAN

6.1 Mengorganisasikan Pesan Bisnis

Komunikasi yang tidak diorganisasikan dengan baik bermasalah dalam isi.
pengelompokan, dan urutan butir-butir pesan Pesan yang tidak dihargai sasikan
dengan baik akan sulit dipahami dan dapat berakibat adanya rasa frustasi pada
penerima.

Hal-hal berikut bisa menyebabkan tidak baiknya pesan bisnis:

1. Bagian awal terlalu panjang (bertele-tele) Seringkali pesan pembuka terlalu

panjang hingga beberapa paragraf. Bagian awal yang terlalu panjang akan
menyulitkan penerima dalam memahami ide pokoknya. Terlebih lagi apabila
ide pokok disajikan terlalu ringkas.
2. Memasukkan hal-hal yang tidak relevan dan tidak logis Hal-hal yang tidak
relevan dan tidak logis hanya akan memperpanjang pesan bisnis, membuang
waktu, dan mengaburkan pesan pokok.

3. Informasi penting terlupakan Informasi penting sering terlupakan karena

perhatian terpusat pada penyajian ide-ide pendukung atau pelengkap.

4. Pengelompokan dan urutan pesan tidak menunjukkan satu kesatuan yang

logis. Butir-butir pesan bisnis yang tidak dikelompokkan dengan baik dan
tidak disajikan secara kronologis bisa membingungkan penerima. Butir pesan
seolah terlepas dan sulit dikaitkan satu sama lain.

Pesan bisnis berorientasi pada penerima. Tujuan pesan bisnis adalah

pemahaman penerima, bukan semata-mata menghasilkan pesan bisnis. Oleh
karena itu, mengorganisasikan pesan dengan baik akan mempercepat dan
meingkatkan efisiensi penyusunan pesan. Pesan yang diorganisasikan dengan baik
akan memberikan beberapa manfaat, yaitu (1) membantu audiens memahami
pesan, (2) membantu audiens menerima pesan, (3) menghemat waktu audiens, dan
(4) menyederhanakan tugas komunikasi (Bovee dan Thill, 2003:136).

Bagaimana cara mencapai pengorganisasian pesan yang baik? Meng

organisasikan pesan dengan baik dapat dilakukan melalui tiga langkah berikut:

3
1. Menetapkan ide gagasan pokok
Semua pesan bisnis memiliki tujuan umum dan tujuan spesifik. Setiap
pesan bisnis memiliki satu ide/gagasan pokok. Ide/gagasan pokok
merupakan inti atau tema sentral pesan. Dalam Bab 5 telah disebutkan
adanya tiga teknik untuk menentukan ide/ gagasan pokok, yaitu
brainstorming, minta petunjuk atasan, dan mengulang kebiasaan
2. Mengelompokkan ide/gagasan
Ide pokok biasanya didukung oleh beberapa ide pendukung. Dalam
menyiapkan pesan yang panjang dan kompleks, pembuatan diagram
skematis atau kerangka akan membantu membayangkan hubungan antara
bagian-bagian pesan.

3. Memutuskan pola atau pendekatan urutan gagasan

Setelah menetapkan ide pokok dan mengelompokkan ide, perlu diputus
kan pola atau pendekatan yang dipergunakan dalam menentukan urutan
penyajian ide/gagasan. Terdapat 2 pola atau pendekatan yang dapat
digunakan, yaitu:

a. Pendekatan deduktif atau langsung (direct approach)

Pendekatan deduktif merupakan pola urutan penyajian ide di mana ide
pokok ditempatkan di bagian awal, baru kemudian diikuti ide ide
pendukung atau argumentasi atau bukti-bukti. Pendekatan itu
dipergunakan apabila penerima pesan diperkirakan akan bereaksi netral
atau merasa senang saat menerima pesan tersebut.

b. Pendekatan induktif atau tak langsung (indirect approach). Pada

pendekatan induktif, argumentasi atau bukti-bukti pendukung disajikan
di bagian awal diikuti ide pokok Pendekatan induktif dipergunakan
untuk pesan-pesan yang diperkirakan bisa menimbulkan reaksi negatif
atau untuk berita yang tidak menyenangkan atau penerima diperkirakan
menolak gagasan yang disampaikan atau kemudian bersikap skeptis.

Kedua pendekatan tersebut bisa dipergunakan dalam sebuah pesan

singkat (informal) maupun pesan panjang (formal) Berdasarkan reaksi
audiens, terdapat empat bentuk organisasi pesan bisnis, yaitu:

1. Direct request
Direct request atau permintaan langsung adalah pesan yang
penyampaiannya langsung pada poin yang dituju, dapat berbentuk
surat dan memo. Misalnya, membuat surat penawaran kepada
audiens yang tertarik dan memiliki hasrat tinggi terhadap suatu
produk. Permintaan langsung sebaiknya menggunakan pendekatan
langsung

4
 2. Pesan rutin, good news atau good will.
Pesan rutin adalah pesan atau informasi yang disampaikan secara
rutin yang merupakan bagian dari bisnis tetap. Penerima pesan
rutin pada umumnya bersikap netral. Good news atau good will
adalah berita baik yang menimbulkan reaksi positif dari penerima.
Misalnya, informasi penurunan harga, undangan, ucapan selamat,
dan lain-lain. Pesan-pesan seperti itu sebaiknya disusun dengan
pendekatan langsung karena reaksi audiens netral atau positif.

3. Bad news
Bad news adalah pesan-pesan yang tidak menyenangkan dan
berpotensi menimbulkan kekecewaan. Misalnya. penolakan
lamaran kerja. penolakan kredit penurunan pangkat dan
rasionalisasi pekerja. Pesam seperti itu sebaiknya menggunakan
pendekatan tak langsung. Inti pesan dibuat dengan bahasa yang
halus dan tidak ditempatkan di bagian awal.

4. Pesan Persuasif
Pesan Persuadif bertujuan membujuk dan penerima tidak tertarik
pada pesan tersebut. Ada kemungkinan penerima akan bereaksi
negatif. Oleh karena itu, sebaiknya pesan disusun dengan
pendekatan tak langsung.

6.2 Memfomulasikan Pesan Bisnis

Setelah mengikuti tiga langkah pengorganisasian tersebut di atas,
selanjutnya dilakukan penyusunan naskah bisnis. Ketika menyusun naskah
untuk pertama kali hal-hal yang harus diperhatikan adalah gaya dan nada
Walaupun dapat diperhalus dalam tahap revisi, gaya dan nada sebaiknya
ditentukan sejak awal untuk menghemat waktu penulisan ulang. Pilihan
kata kata disesuaikan dengan nada yang dikehendaki.

6.2.1 Mengendalikan Gaya dan Nada

Gaya adalah cara menggunakan kata-kata untuk mencapai nada
atau kesan secara keseluruhan. Gaya dapat diubah-ubah untuk
menciptakan nada yang sesuai dengan peristiwa. Struktur kalimat
dan kosakata yang dipergunakan disesuaikan dengan sifat pesan
dan hubungan den an penerima. Gaya dan nada yang sopan dan
bersahabat memungkinkan jalur komunikasi tetap terbuka.

Kemampuan penggunaan bahasa dapat menunjukkan

kualitas pribadi dan ciri khas seseorang. Gaya yang jelas. ringkas,
dan benar yang secara tata bahasa dipadukan dengan norma-norma
kelompok atau organisasi akan men cerminkan gaya organisasi.

5
Setiap organisasi pada umumnya memiliki gaya tersendiri dan
menggunakan kosakata tertentu yang cenderung sama

Meskipun berbagai situasi memerlukan nada yang berbeda,

dewasa ini komunikator bisnis pada umumnya menggunakan nada
percakapan yang terdengar praktis. tidak terlalu formal dan
membosankan. Penggunaan bahasa sederhana yang mirip bahasa
percakapan akan lebih mudah dipahami.

Untuk mencapai nada yang hangat dan praktis. hendaknya

tidak terlalu ditunjukkan keakraban atau keintiman, humor
digunakan dengan sangat hati-hati, tidak berkotbah, dan tidak
menggunakan bahasa berlebihan agar tidak terkesan sombong.

Agar komunikasi berhasil, komunikator bisnis harus dapat

menjaga kredibilitas agar bisa dipercaya. Kredibilitas bisa
ditentukan dari interaksi yang selama ini telah terjadi. Namun bila
belum saling mengenal. informasi biasanya mengenai kredibilitas
komunikator yang bisa diperoleh dari pihak lain. Pemahaman
terhadap situasi dan penggunaan kata-kata yang me.ig- gambarkan
rasa percaya diri dapat meningkatkan kredibilitas komunikator

Komunikasi yang efektif memegang peranan penting dalam

bisnis. Komunikasi bisnis tertulis dikatakan efektif apabila
memenuhi karakteristik sebagai berikut (Quible, et all. 1996:27):

1. Courtesy (sopan santun)

Nada sopan dan santun akan membuat penerima merasa dihargai
dan dihormati. Penggunaan kata-kata berkonotasi positif,
gender-neutral (penggunaan kata tidak membedakan jenis
kelamin), dan permohonan maaf yang tulus akan meningkatkan
citra komunikator.

2. Correctness (tepat/benar)
Tidak terdapat kesalahan dalam penulisan, format, tanda baca,
peng gunaan kata, ejaan, dan tata bahasa. Penggunaan kata-kata
dan istilah (jargon) yang tidak familiar akan membingungkan
para audiens.
3. Conciseness (ringkas)
Menggunakan kata, kalimat. dan paragraf yang relevan secara
ringkas. Tidak menggunakan kata-kata yang mubazir dan tidak
mengulang kata kata yang tidak perlu. Penggunaan kalimat aktif
diutamakan karena lebih mantap, ringkas, dan secara umum

6
 lebih mudah dipahami. Kalimat pasif hanya dipergunakan untuk
memperlunak berita buruk.

4. Clarity atau Clearness (jelas)

Kata-kata mudah dimengerti hanya dengan sekali baca dan tidak
menimbulkan keraguan. Kalimat-kalimat tidak terlalu panjang
dan bertalian secara logis (coherence).

5. Concreteness (tepat)
Tidak menimbulkan kesalahan interpretasi karena disajikan
secara spesifik dan tidak biasa.

6. Completeness (lengkap)
Memberikan informasi lengkap sesuai kebutuhan dan keinginan
penerima. Informasi yang tidak lengkap bisa mengakibatkan
kerugian (misalnya, gagalnya penjualan, rugi waktu,
pengembalian barang, dan kehilangan pelanggan potensial).

6.2.2 Mengembangkan Paragraf yang Logis

Paragraf adalah kumpulan dari kalimat yang berhubungan dengan satu
topik umum. Paragraf adalah satu kesatuan unit pemikiran. Setiap paragraf
merupakan bagian penting dari keseluruhan pesan. Panjang dan bentuk
paragraf amat bervariasi. Komunikasi dapat dilakukan secara efektif hanya
dengan satu paragraf pendek atau paragraf panjang hingga beberapa
halaman. Pada umumnya, paragraf pendek lebih mudah dibaca dan
dipahami dibandingkan paragraf panjang. Paragraf umumnya terdiri atas
tiga unsur, yaitu kalimat topik, kalimat pendukung topik, dan unsur
peralihan. Kalimat topik mengungkapkan subjek dari paragraf dan
bagaimana subjek akan dikembangkan.
Paragraf dikembangkan melalui deretan kalimat berkaitan yang
menyediakan rincian atau dukungan mengenai kalimat topik. Agar
paragraf dapat diatur dalam urutan yang logis dan terpadu, diperlukan
beberapa unsur peralihan, seperti penggunaan kata sambung, ungkapan,
kata ganti, dan kata-kata yang sering dipasangkan (misalnya, kata
maksimum dengan minimum, untung dengan rugi, legal dengan ilegal).

7
 Paragraf bisa dikembangkan dengan banyak cara. Terdapat lima
teknik yang paling umum dipergunakan untuk mengembangkan paragraf,
yaitu:
1. Ilustrasi: mengembangkan paragraf menggunakan ilustrasi contoh yang
dapat memperjelas ide pokok.
2. Perbandingan atau kontras: mengembangkan paragraf uraikan
persamaan dan perbedaan.
3. Sebab akibat: mengembangkan paragraf dengan teknik sebab-akibat
dan memusatkan uraian pada alasan-alasan mengenai sesuatu.
4. Klasifikasi: mengembangkan paragraf dengan memecah ide umum
menjadi beberapa katagori spesifik.
5. Masalah dan penyelesaian: mengembangkan paragraph dengan
menyajikan suatu masalah dan kemudian membahas penyelesaian.

8
 DAFTAR PUSTAKA
Dewi, Sutrina. 2007. Komunikasi Bisnis.Yogyakarta: Penerbit Andi