makalah perencanaan pesan-pesan bisnis

KOMUNIKASI BISNIS
PERENCANAAN PESAN-PESAN BISNIS

DISUSUN OLEH :
RIZA AMANU (14030037)
TIAS SULISTYAWATI (14030041)

AKUNTANSI 3B
POLITEKNIK KEDIRI
2015/2016

KATA PENGANTAR
Puji syukur kami panjatkan kepada Tuhan yang Maha Esa yang telah
melimpahkan rahmat serta karunia-Nya kepada kami, sehingga makalah
yang berjudul Perencanaan Pesan-Pesan Bisnis ini dapat diselesaikan sesuai
rencana.
Makalah sederhana ini disusun bertujuan untuk mengetahui bahwa
komunikasi itu sangatlah penting. Dalam penyelesaian makalah ini, kami
memperoleh bantuan dari berbagai pihak.
Oleh karena itu,kami mengucapkan terima kasih kepada :
1. Selaku dosen pembimbing Bapak Dion Yanuarmawan, S.H.,M.AB
2. Orang tua kami yang telah memberikan bantuan material untuk
menyelesaikan karya tulis ini
3. Teman-teman yang turut mendukung kami dan memberi motivasi.
Kami menyadari bahwa makalah ini jauh dari kesempurnaan. Oleh karena
itu, segala kritik serta saran yang membangun dari para pembaca akan kami
terima dengan senang hati sehingga bisa menjadi sebuah pelajaran bagi
kami, agar kelak kami dapat membuat dengan lebih baik lagi.

Semoga makalah ini dapat memberikan manfaat bagi masyarakat pada

umumnya dan pembaca pada khususnya serta dapat membantu
meningkatkan harkat dan martabat bangsa kita dalam membangun bangsa
Indonesia tercinta ini.

Oktober 2015

Penulis

DAFTAR ISI
Kata
pengantar........................................................................................................
ii
Daftar
isi .................................................................................................................. iii
1. Pendahuluan
A.
Latar
Belakang.............................................................................................. 1
B.Tujuan Dan Manfaat Penulisan................................................................. 1
2. Pembahasan
A. Memahami Tiga Langkah Proses Menulis..............................................
2
B.
Menganalisis
Anda........................................................................ 3

Situasi

C.
Informasi........................................................................... 5
D.
Menyeleksi
Tepat................................................................... 6

Mengumpulkan
Media

Yang

E. Mengorganisasi Informasi Anda............................................................. 10

3. Penutup
A.
Kesimpulan................................................................................................ 16
B.
Saran............................................................................................................ 17
Daftar
Pustaka....................................................................................................... 18

BAB I
PENDAHULUAN

A. PENDAHULUAN
Komunikasi merupakan suatu aspek yang paling mendasar dalam kehidupan
manusia,. Kehidupan sehari hari manusia sangat dipengaruhi oleh
komunikasi yang dilakukannya dengan orang lain, bahkan terkait dengan
pesan yang disampaikan oleh orang yang tidak dikenalnya. Karena
kompleksitasnya tersebut, Little John mengemukakan bahwa komunikasi
adalah sesuatu yang sulit untuk didefinisikan. Sementara dalam Websters
New World Dictionary, komunikasi didefinisikan sebagai suatu seni
mengekspresikan ide terutama melalui lisan maupun tulisan atau suatu ilmu
menyampaikan informasi terutama melalui simbol-simbol.

Menurut Harold Lasswell, dalam suatu proses komunikasi setidaknya

terdapat lima elemen mendasar yang harus ada. Kelima elemen dasar ini
lazim dikenal dengan istilah Who Says What in Which Channel to Whom
with What Effect. Adapun lima elemen dasar tersebut adalah who (sumber
atau komunikator), says what (pesan), in which channel (saluran), to whom
(penerima atau komunikan), with what effect (efek atau dampak).
Keberhasilan sebuah proses komunikasi sangat bergantung pada kelima

elemen di atas. Bagaimana agar seorang komunikator bisa mempengaruhi

komunikannya, sehingga bisa bertindak sesuai dengan apa yang diharapkan
oleh komunikator, bahkan bisa merubah sikap dan perilaku dari komunikan
sangat dipengaruhi pada lima faktor tersebut.
Dalam suatu komunikasi bisnis yang dilakukan oleh seseorang tentunya
membutuhkan tahap perencanaan dalam rangka menyusun pesan-pesan
bisnis yang akan disampaikan kepada pihak lain.
B. TUJUAN DAN MANFAAT PENULISAN
Secara garis besar, tujuan
sebagai berikut:

dan manfaat penulisan makalah ini adalah

1.

Guna memenuhi tugas mata kuliah Komunikasi Bisnis,

2.

Untuk mendeskripsikan tiga langkah proses menulis,

3.
Untuk menjelaskan alasan pentingnya mendefinisikan tujuan dengan
teliti,
4.
Untuk menjelaskan pentingnya menganalisis penerima pesan dan
mengidentifikasikan
faktor
yang
harus
dipertimbangkan
ketika
mengembangkan profil penerima
BAB II
PEMBAHASAN

A. MEMAHAMI TIGA LANGKAH PROSES MENULIS

Tahapan
ini
merupakan
tahap
yang
paling
krusial
dalam
perencanaan/penyusunan pesan- pesan bisnis, Pada tahap ini, sebuah big
picture tentang pesan bisnis dikonsep dan diformulasikan. Seorang
komunikator/pelaku bisnis yang hendak menyampaikan pesan bisnis dapat
menuangkan semua konsep tersebut secara detil dan lengkap menjadi
sebuah pedoman dalam memformulasikan rumusan isi pesan bisnis itu
sendiri. Penyusunan pesan-pesan bisnis setidaknya terdiri dari tiga tahap,
yaitu:
a.

Merencanakan

Menganalisis Situasi Definisikan tujuan dan mengembangkan suatu

profil penerima.

Mengumpulkan informasi, Tentukan kebutuhan penerima dan

memperoleh informasi yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan
tersebut.


Menyeleksi Medium yang Tepat, Pilihlah medium terbaik untuk
mengirimkan pesan Anda.

Mengatur Informasi, Definisikan ide pokok Anda, batasi ruang lingkup

Anda, seleksi pendekatan langsung atau pendekatan tidak langsung, dan
membuat garis besar isi pesan.
b.

Menulis

Beradaptasi pada Penerima, Bersikap sensitiflah pada kebutuhan

penerima dengan suatu sikap Anda, kesopanan, penekanan pada hal-hal
positif, dan bahasa yang bebas bias. Bangun hubungan yang kuat dengan
penerima dengan membentuk kredibilitas Anda dan memproyeksikan citra
perusahaan Anda. Kendalikan gaya Anda dengan nada percakapan,
berbahasa Inggris lugas, dan suara yang pantas.

Menyusun Pesan,Pilihlah kata-kata yang kuat yang akan membantu

Anda menciptakan kalimat yang efektif dan paragraph yang koheren.
c.

Menyelesikan

Merevisi Pesan, Evaluasi isi pesan dan tinjau ulang apakah dapat
dibaca; kemudian edit dan tulis ulang untuk keringkasan dan kejelasan.

Membuat Pesan, Gunakan elemen desain yang efektif dan tata letak
yang sesuai agar tampilan pesan bersih dan professional.

Mengoreksi Pesan, Periksa kembali kesalahan tata letak, ejaan, dan

seluk beluk mekanik.

Mendistribusikan Pesan, Kirimkan pesan Anda dengan menggunakan

medium yang dipilih; pastikan semua dokumen dan semua berkas yang
relevan berhasil didistribusikan dengan baik.
1.

Mengoptimalkan Waktu Menulis

Semakin sering Anda berlatih tiga langkah proses menulis, semakin intuitif
dan otomatis proses menulis Anda. Semakin Anda terbiasa dengan proses
tersebut, Anda akan dapat mengembangkan pesan dengan lebih cepat dan
lebih mudah. Anda juga akan semakin baik dalam membagi waktu Anda
untuk setiap tugas selama proyek menulis. Sebagai titik awal, cobalah
menggunakan kurang lebih separuh waktu Anda untuk membuat
perencanaan, untuk mendefinisikan tujuan Anda, untuk mengenal penerima,
membiasakan diri Anda dalam pokok permasalahan, dan melakukan seleksi
dan mengatur media. Gunakan tidak lebih dari seperempat waktu Anda
untuk menulis dokumen. Cadangkan seperempat waktu sisanya untuk
menyelesaikan proyek tersebut sehingga Anda tidak kekurangan waktu

untuk melakukan langkah penyelesaian yang penting seperti merevisi,

membuat, mengoreksi, dan mendistribusikan.
2.

Membuat Perencanaan yang Efektif

Mencoba menghemat waktu dengan cara berhemat ketika membuat

perencanaan biasanya akan menyebabkan Anda kehilangan lebih banyak
waktu dalam penyelesaiannya.
Perencanaan akan mengurangi keragu-raguan Anda ketika Anda menulis dan
membantu mengurangi kerja ketika Anda harus meninjau ulang dan
merevisi.

B. . MENGANALISIS SITUASI ANDA

Sebuah pesan yang sukses dimulai dengan menyiapkan tujuan yang jelas
dengan menghubungkan kebutuhan pengirim dan tujuan penerima.
Sehingga pesan yang disampaikan dapat memperoleh hasil sesuai dengan
yang diharapkan. Langkah langkah dalam menganalisa ketepatan
penyampaian pesan adalah :
1.

Mendefinisikan tujuan penyampaian pesan.

2.

Mengembangkan profil penerima.

1.

Mendefinisikan Tujuan Penyampaian Pesan

Setiap pesan bisnis yang akan disampaikan selalu memiliki tujuan. Tujuan
penyampaian pesan tersebut adalah :
a.

Tujuan Umum

Tujuan umum penyampaian pesan diantaranya adalah untuk memberi tahu,

membujuk atau bekerja sama dengan penerima pesan. Tujuan umum ini
dapat membantu mendefinisikan keseluruhan pendekatan yang dibutuhkan
oleh perusahaan dalam penyampaian pesan, termasuk di dalamnya
pengumpulan informasi yang dibutuhkan, media yang akan digunakan
bahkan cara untuk mengatur pesan-pesan.

b.

Tujuan Spesifik

Tujuan spesifik ini adalah mengidentifikasi harapan yang ingin dicapai oleh
pengirim pesan dan reaksi atau tanggapan penerima pesan setelah
menerima pesan tersebut. Untuk menentukan tujuan spesifik dalam
penyampaian pesan, perlu dipikirkan ide atau perilaku dari penerima setelah
menerima pesan tersebut.

Dalam menentukan bahwa penyampaian pesan tersebut tepat waktu dan

tepat sasaran, ada 5 hal yang perlu diperhatikan, yaitu :
a.
Perubahan yang akan terjadi pada penerima pesan sebagai akibat
penyampaian pesan.
b.

Kesesuaian isi pesan dengan situasi penerima pesan.

c.

Waktu yang digunakan sesuai dengan keadaan penerima.

d.
Orang yang ditugaskan menyampaikan pesan memiliki kualifikasi yang
sesuai dengan materi pesan yang disampaikan.
e. Materi pesan yang disampaikan dapat diterima oleh organisasi pengirim
pesan.
Pengiriman pesan harus ditunda atau bahkan dibatalkan jika terjadi hal-hal
sebagai berikut :
a.
Tidak terjadi perubahan apapun setelah pesan tersebut diterima oleh
penerima.
b.

Tujuan dan materi pesan yang disampaikan tidak realistis.

c.

Waktu penyampaian pesan tidak tepat.

d.
Orang yang ditugaskan tidak memiliki kualifikasi yang sesuai dengan
materi pesan yang akan disampaiakan.
e.

Tujuan pesan tersebut tidak dapat diterima oleh organisasi pengirim.

2.

Mengembangkan Profil Penerima

Untuk mendapatkan perhatian dari penerima pesan, maka kita harus dapat
menunjukkan hal-hal yang menarik agar penerima merasa tertarik dengan
pesan yang akan kita sampaiakan. Agar pesan yang kita sampaikan efektif
dan tepat sasaran, beberapa hal yang harus diperhatikan adalah :
a.

Mengidentifikasi penerima utama.

b.

Menentukan jumlah dan distribusi geografis penerima.

c.

Menentukan komposisi penerima.

d.

Mengukur tingkat pemahaman para penerima.

e.

Memahami harapan dan preferensi penerima.

f.

Memprediksi reaksi yang mungkin timbul dari penerima.

C. MENGUMPULKAN INFORMASI
Hal kedua dalam merencanakan pesan bisnis seusai dengan buku
Komunikasi Bisnis , Courtland L. Bovee dan John V. Thill, adalah
mengumpulkan informasi. Informasi yang dimaksud adalah informasi yang
akan dimasukan ke dalam pesan untuk audiens. Karena pesan tersebut akan
ditujukan oleh audiens maka audiens menjadi fokus dari proses
pengumpulan informasi ini.
Beberapa teknik informal dalam mengumpulkan informasi yang kompleks
adalah sebagai berikut:
1.

Pertimbangan sudut pandang yang lain

2.

Baca laporan dan dokumen lain perusahaan

3.

Berbicara dengan penyelia, kolega atau pelanggan

4.

Minta masukan dari audiens

Secara garis besar

yaitu:
1.

proses mengumpulkan informasi terdiri dari 2 tahap

Mengungkap kebutuhan audiens

Kita bisa mengungkapkan kebutuhan audiens dengan proses mendengarkan

pertanyaan apa saja yang diajukan oleh audiens. Selain hal tersebut kita
juga bisa mencari kebutuhan yang mungkin tidak disadari oleh audiens itu
sendiri dengan membuat alternatif-alternatif lain selain pilihan yang telah
direncanakan.
Dari hal tersebut di atas kita diminta untuk dapat mendefinisikan kebutuhan
audiens secara tepat.
2.

Menyediakan Informasi yang dibutuhkan

Setelah mendefiniskan kebutuhan audiens maka tahap selanjutnya adalah

menyediakan informasi yang dibutuhkan. Ada beberapa hal yang perlu
diperhatikan dalam menyediakan informasi yang dibutuhkan yaitu:
a.

Pastikan kelengkapan informasi

Salah satu metode untuk memastikan kelengkapan informasi adalah dengan

pendekatan jurnalistik yaitu menanyakan 5W + 1H (who, what, why, when,
where dan how) pada informasi yang kita telah sediakan.
b.

Pastikan informasi tersebut akurat

Pesan yang tidak akurat akan menimbulkan serangkaian masalah maka perlu
untuk dilakukan pengecekan ulang informasi dan berhati-hati dalam memilih
informasi yang disediakan.
c.

Pastikan informasi tersebut etis

Etika diperlukan untuk menentukan seberapa detail informasi yang diberikan

dalam pesan.
d.

Pastikan informasi tersebut berhubungan

Secara logis memilah informasi yang benar-benar dibutuhkan dan menarik

bagi audiens dengan mengidentifikasi hal-hal yang mempengaruhi minat
audiens.

D. MENYELEKSI MEDIUM YANG TEPAT

Sebuah medium merupakan bentuk yang dipilih untuk mengomunikasikan
pesan, menyeleksi medium terbaik dapat membedakan antara komunikasi
efektif dan komunikasi tidak efektif. Pada tahap ini, komunikator harus
cermat dan hati- hati dalam memutuskan saluran dan media komunikasi
yang akan digunakan untuk menyampaikan pesan bisnis terhadap audience.
Kehati-hatian tersebut disebabkan audience tidak akan selalu sama, baik dari
segi kualitas, kuantitas, maupun kondisinya. Terdapat variabel penentu yang
menjadi pijakan sekaligus pertimbangan bagi komunikator sebelum
memutuskan saluran dan media yang digunakan. Variabel penentu tersebut
meliputi tujuan dan maksud pesan bisnis, jumlah audience yang hendak
disasar, kompleksitas pesan yang hendak disampaikan, dan karakteristik dari
saluran komunikasi itu sendiri.

1.

Media Lisan

Komunikasi lisan sangat baik diterapkan oleh komunikator jika audience yang
disasar berjumlah sedikit (dapat dikumpulkan dengan mudah) dan pesan
yang disampaikan terbilang sederhana (tidak memerlukan catatan
permanen) sehingga komunikator dapat menerima feedback dalam waktu
singkat.
Secara ekonomis, saluran komunikasi lisan lebih efisien dan
memungkinkan komunikator untuk melakukan test the water (identifikasi

respon awal) terhadap audience sebelum menyampaikan pesan bisnis yang

kontroversial/sensasional. Saluran komunikasi lisan ini juga sangat baik
untuk diterapkan jika komunikasi yang dilakukan bertujuan untuk
memecahkan permasalahan atau pencapaian suatu keputusan yang
melibatkan audience dalam jumlah kecil. Contoh komunikasi lisan antara lain
telepon, pertemuan, rapat, kunjungan kerja, kunjungan pembinaan, dan
wawancara.
Keunggulan media lisan

Media lisan menyediakan umpan balik dengan segera

Media lisan memungkinkan terjadinya kenyamanan dalam berinteraksi

Media lisan meliputi berbagai isyarat nonverbal

Media lisan memungkinkan memberikan ekspreksi di balik pesan

Kelemahan media lisan

Media lisan membatasi partisipasi hanya bagi mereka yang hadir

secara fisik

Media lisan tidak menyediakan rekaman komunikasi yang permanen

dan dapat dibuktikan tanpa alat perekam tertentu

Media lisan mengurangi kendali komunikator pada pesan

Media lisan seringkali mengabaikan kemungkinan untuk memperbaiki

atau mengedit kata-kata yang diucapkan

2.

Media Tulis

Komunikasi tertulis merupakan saluran komunikasi yang kerap digunakan,

baik oleh bisnis maupun birokrasi. Saluran komunikasi tertulis membuat
komunikator harus menggunakan media dan saluran komunikasi ini
memungkinkan komunikator melakukan perencanaan dengan seksama dan
mengendalikan pesanpesan bisnis yang hendak disampaikan. Secara
umum, saluran komunikasi tertulis bisa dipilih apabila jenis informasi yang
disampaikan terbilang kompleks dan terinci, dibutuhkan catatan permanen
untuk referensi pada masa yang akan datang, dan jumlah audience besar
dan menyebar secara geografis sehingga tidak diperlukan feedback secara
langsung dari audience. Contoh komunikasi tertulis antara lain peraturan
kerja, memorandum, buku petunjuk, laporan kerja, formulir, catatan,
kuesioner, pengumuman, dan iklan.

Keunggulan Media Tulis

Media tulis memungkinkan untuk membuat rencana dan

mengendalikan pesan

Media tulis menawarkan sebuah catatan permanen dan dapat

diverifikasi

Media tulis membantu menjangkau penerima yang secara geografis

terpisah jauh

Media tulis meminimalkan distorsi yang ada pada pesan-pesan lisan

Media tulis dapat meredam setiap komponen emosional yang tidak

pantas
Kelemahan Media Tulis

Media tulis tidak kondusif untuk umpan balik yang cepat

Media tulis kekurangan isyarat nonverbal sebagaimana yang diberikan

oleh media lisan

Media tulis membutuhkan waktu lebih lama dan lebih banyak sumber
daya untuk membuat dan mendistribusikannya.

Media tulis membutuhkan keterampilan khusus dalam persiapan dan

untuk menyiapakan dan memproduksinya

3.

Media Elektronik

Media elektronik digunakan ketika ingin membuat impresi

yang kuat pada para penyelia, pelanggan, investor atau para penerima
penting lainnya. Penggunaan media elektronik dapat meningkatkan daya
tarik visual dengan animasi computer, musik bahkan dengan video. Media
elektronik memberikan banyak pilihan alat komunikasi, namun banyaknya
pilihan itu dapat membuat proses komunikasi menjadi rumit.
Keunggulan media elektronik

Media elektronik mengirimkan pesan dengan sangat cepat

Media elektronik menjangkau banyak penerima yang secara fisik

Media elektronik menjangkau penerima yang tersebar secara pribadi

Media elektronik menawarkan format multimedia yang persuasive


Media elektronik dapat meningkatkan akses dan keterbukaan dalam
organisasi

Kelemahan Media elektronik

Media elektronik bila digunakan kurang hati-hati dapat menyebabkan

ketegangan dan konflik

Media elektronik sangat mudah digunakan secara berlebihan

Media elektronik tidak mempunyai privasi

Media elektronik
produktivitas karyawan.

4.

secara terus menerus dapat menurunkan

Faktor Faktor yang Harus Dipertimbangkan Ketika Memilih Media

Ketika memilih medium untuk pesan , seimbangkan

kebutuhan komunikator dengan kebutuhan penerima pesan. Komunikator
selayaknya ingin menyeleksi medium yang menawarkan keunggulan paling
cocok dengan situasi dan penerima pesan. Berikut adalah faktor-faktor
penting yang harus diperhatikan ketika menyeleksi medium yang akan
digunakan:
1.

Kekayaan Sebuah Media

2.

Formalitas sebuah pesan

3.

Keterbatasan media

4.

Maksud Pengirim

5.

Urgensi dan biaya

6.

Preferensi Penerima

E.

MENGORGANISASI INFORMASI ANDA

Untuk pesan-pesan sederhana, pengaturan dapat membuat perbedaan

antara keberhasilan dan kegagalan. Setidaknya terdapat empat kesalahan
pengorganisasian pesan yang umum terjadi, yaitu:

Menulis terlalu panjang untuk sampai pokok persoalan

Memasukkan materi yang tidak relevan

Menyampaikan ide secara simpang siur

Meninggalkan informasi yang penting.

1.

Mengenali Pentingnya Pengorganisasian yang Baik

Pengaturan atau pengorganisasian yang baik adalah hal yang penting bagi
Anda ataupun penerima pesan Anda. Dalam keadaan paling baik,
pengorganisasian yang buruk menciptakan pekerjaan yang seharusnya tidak
perlu bagi para pembaca pesan anda, memaksa mereka untuk menyatukan
semua pesan anda dengan cara yang masuk akal. Dalam keadaan yang
paling buruk, pengorganisasian yang buruk menyebabkan para pembaca
pesan anda menarik kesimpulan yang tidak akurat, memaksa mereka
bertanya untuk klarifikasi, bahkan dapat menyebabkan mereka berhenti
membaca atau mendengar. Mengorganisasikan pesan anda sebelum
menulisnya akan membantu anda bekerja lebih baik karena hal ini dapat
menghemat waktu dan menghabiskan sedikit energi kreatif anda.
Pengorganisasian yang baik membantu pihak penerima pesan dalam tiga
cara yang penting, antara lain:
a.
pengorganisasian yang baik membantu pihak penerima memahami
pesan anda,
b.
pengorganisasian yang baik membantu pihak penerima menerima
pesan anda,
c.

pengorganisasian yang baik menghemat waktu penerima pesan anda.

2.

Mendefinisikan Ide Pokok Anda

Topik adalah subyek yang luas. Seluruh pesan anda mendukung,

menjelaskan atau mendemonstrasikan ide pokok anda. Ide pokok adalah
sebuah pernyataan spesifik mengenai topik pesan anda tersebut. Contoh
untuk medefinisikan ide pokok dapat dilihat pada tabel berikut ini:
Tujuan Umum

Tujuan Spesifik
Topik
Ide Pokok
Untuk memberi informasi
Mengajar perwakilan pelayanan cara membuat berkas klaim asuransi
Klaim asuransi
Penyimpanan berkas yang tepat oleh petugas menghemat waktu dan uang
perusahaan
Untuk membujuk
Meminta manajemen puncak untuk menyetujui kenaikan pengeluaran untuk
penelitian dan pengembangan
Pendanaan untuk penelitian dan pengembangan
Para pesaing membelanjakan dana yang lebih banyak untuk penelitian dan
pengembangan daripada perusahaan kita
Untuk bekerja sama
Mengumpulkan ide-ide untuk sistem insentif di seluruh perusahaan yang
mengaitkan gaji dengan laba
Pembayaran insentif
Mengaitkan gaji dengan laba memotivasi para karyawan dan mengurangi
kompensasi di tahun-tahun yang sulit

Dalam dokumen dan presentasi yang lebih panjang, anda seringkali

menyatukan banyak materi sehingga anda perlu mendefinisikan sebuah ide
pokok yang mencakup semua poin individual yang ingin anda buat. Untuk
tugas yang berat seperti ini, pertimbangkan berbagai teknik untuk
menghasilkan ide-ide kreatif ini:
a.

Brainstorming (menggali ilham)

Bekerja sendiri atau dengan orang lain, hasilkan sebanyak mungkin ide dan
pertanyaan, tanpa berhenti untuk mengkritik atau mengorganisasi. Setelah
anda menangkap semua ide, carilah pola dan hubungan untuk membantu
mengidentifikasikan ide pokok dan sekelompok ide pendukung.
b.

Pendekatan Jurnalistik

Pendekatan jurnalistik bertanya tentang siapa, apa, kapan, dimana,

mengapa dan bagaimana untuk menyaring ide-ide pokok dari tumpukan
informasi yang tidak teratur.
c.

Rangkaian pertanyaan dan jawaban

Dimulai dari sebuah pertanyaan utama, dari perspektif penerima, dan ditarik
mundur pesan anda.
d.

Storytellers Tour (Tur Tukang Cerita)

Penulis merekam secara berulang-ulang pembicaraan mereka sebelum

menulis ide pokok mereka. Setelah direkam, dengarkan pembicaraan
tersebut, identifikasikan cara anda untuk mempersingkat dan jelas
memperjelas pesan tersebut, dan ulangi pesan tersebut.
e.

Mind mapping (Pemetaan Pikiran)

Pemetaan pikiran adalah ide-ide yang dihasilkan dan diatur menggunakan

metode grafis. Teknik ini dimulai dengan sebuah ide pokok, kemudian
membuat cabang-cabang untuk menghubungkan setiap ide yang saling
berhubungan yang muncul dalam pikiran anda.
3.

Membataasi Ruang Lingkup Anda

Ruang lingkup pesan anda adalah berbagai informasi yang anda berikan,
panjang keseluruhan dan tingkat detail sehingga semua itu perlu disesuaikan
dengan ide pokok anda. Seberapa banyak pesan yang dapat anda
komunikasikan dalam jumlah kata-kata tertentu bergantung pada sifat alami
subjek, seberapa jauh pihak penerima pesan mengetahui topic tersebut,
tingkat penerimaan mereka pada konklusi dan kredibiitas anda.
4.

Memilih Pendekatan dalam menyampaikan pesan

Setelah ide-ide suatu pesan telah terdefinisi, terdapat 2 pendekatan yang

dapat digunakan dalam menyampaikan ide-ide tersebut kepada orang lain
yaitu
a)

Pendekatan Langsung (Deduktif)

Digunakan setelah mengetahui bahwa penerima pesan akan menerima

pesan yang disampaikan. Dimulai dengan menyampaikan ide pokok dari
pesan yang disampaikan baru diikuti oleh bukti-bukti pendukung pesan
tersebut.
b)

Pendekatan Tidak Langsung (Induktif)

Digunakan saat mengetahui bahwa penerima pesan akan bersikap skeptis

terhadap pesan ataupun akan menolak menerima pesan tersebut. Dimulai

dengan menyampaikan bukti-bukti pendukung pesan baru diikuti oleh ide

pokok dari pesan tersebut.
Pendekatan yang dapat dilakukan antara kedua jenis pendekatan ini dapat
dilihat pada table dibawah ini:

Pendekatan Langsung
Pendekatan Tidak Langsung
Reaksi Penerima
Tertarik / Senang / Netral
Tidak Senang
Tidak Tertarik / Tidak Mau
Pembukaan Pesan
Mulai dengan ide pokok, permintaan atau berita baik
Mulai dengan pernyataan netral sebagai pembuka untuk sampai ke alasan
berita buruk
Mulai dengan pernyataan atau pertanyaan yang menarik
Isi Pesan
Berikan detail-detail yang diperlukan
Beri alasan untuk menjelaskan jawaban negative. Sampaikan dan berikan
saran positif untuk berita buruk
Bangkitkan minat dan keinginan penerima untu mengikutinya
Penulisan Pesan
Tutup dengan komentar yang menyenangkan, referensi, dan tindakan yang
diinginkan
Tutup dengan ramah
Minta penerima untuk melakukan tindakan

a.

Pesan Rutin dan Pesan Positif

Pesan rutin dan pesan positif adalah pesan-pesan bisnis yang paling terus
terang. Pesan rutin selain mudah dimengerti juga mudah untuk disiapkan
karena telah terbiasa untuk dibuatnya. Pada saat menyampaikan pesan
rutin,
biasanya
dilakukan
dengan
pendekatan
langsung.
Dalam
menyampaikannya, dimulai dengan menyatakan ide pokok secara langsung.
Dengan menyampaikan ide positif maka ditekankan aspek menyenangkan
dari sebuah pesan sehingga mendorong penerima dalam kerangka berpikir
yang baik. Penutup dilakukan dengan ramah dan membuat pernyataan atas
tindakan spesifik yang diinginkan.
b.

Pesan Negatif

Untuk pesan negatif sehingga dapat diterima dengan baik oleh penerima,
dapat digunakan dengan pendekatan tidak langsung. Pendekatan ini
dilakukan dengan memberikan bukti-bukti untuk mendukung pesan sambil
membangun ide pokok pesan yang ingin disampaikan secara perlahan.
Selain itu dapat juga dimulai dengan pernyataan netral untuk memulai
menyusun ide pesan negatif yang ingin disampaikan secar berhati-hati.
Tantangan yang dihadapi dalam memberikan pesan negatif adalah sikap
jujur namun ramah dari sang pemberi pesan. Untuk itu dilakukan dengan
berfokus pada beberapa aspek situasi yang membuat berita negative
menjadi sedikit lebih mudah untuk diterima.
c.

Pesan Persuasif

Pesan persuasif meminta penerima pesan untuk memberi, mengerjakan atau

mengubah sesuatu sehingga memberikan tantangan komunikasi khusus.
Saat awal memberika pesan, tarik perhatian penerima pesan dan ajak untuk
mempertimbangkan pesan dengan pikiran yang terbuka. Kemukakan poinpoin menarik beserta dengan fakta-fakta pendukungnya. Setelah penerima
pesan mengikuti, baru disampaikan ide-ide pokok yang ingin disampaikan.

5.

Membuat Outline Isi Pesan

Setelah mempertimbangkan dalam memilih pendekatan yang tepat,

dilakukan pertimbangan atas cara yang paling logis dan efektif dalam
memberika detail pendukung atas pesan bisnis yang ingin disampaikan.
Dengan membuat outline atas pesan yang akan disampaikan dapat lebih
menghemat waktu dan juga pesan menjadi lebih terstruktur dalam
disampaikan karena membantu dalam memvisualisasikan hubungan pesanpesan yang panjang dan kompleks. Outline yang baik membagi sebuah topic
menjadi 2 bagian, dan membatasi setiap subbagian hanya untuk 1 kategori
dan memastikan setiap subdivisi terpisah dan berbeda. Selain itu dapat juga
dilakukan dengan mebuat bagan pesan, sperti struktur organisasi

perusahaan. Ide pokok berada paling atas, semakin kebawah dijelaskan

detail-detail dari ide pokok tersebut.
Terdapat 3 tahapan dalam menyusun outline pesan-pesan bisnis yaitu:
a.

Mulailah dengan Ide Pokok

Ide pokok membantu dalam menetapkan tujuan dan strategi umum pesan
dan mengandung 2 hal yaitu yang diinginkan untuk dilakukan oleh enerima
pesan dan mengapa mereka harus melakukannya. Segala sesuatu dalam
pesan harus dapat mendukung ide pokok atau menjelaskan impikasi ide
pokok tersebut.
b.

Jelaskan Poin-Poin Utama

Ide pokok yang telah disusun sebelumnya didukung oleh poin-poin utama
yang dapat menjernihkan dan menjelaskan ide pokok tersebut dalam istilahistilah yang lebih konkret.

c.

Ilustrasikan dengan Bukti

Langkah terakhir adalah mengilustrasikan setiap poin dengan bukti spesifik

yang membantu penerima pesan memahami dan mengingat konsep yang
lebih abstrak yang dipresentasikan. Untuk suatu pesan yang kompleks, perlu
untuk membuat outline hingga beberapa tingkatan sehingga lebih konkret.
Pada suatu titik, semakin banyak bukti yang disajikan maka makin
meyakinkan pesan yang disampaikan.

BAB III
KESIMPULAN

A. KESIMPULAN
1.

Penyusunan pesan-pesan bisnis setidaknya terdiri dari tiga tahap, yaitu:

a.

Merencanakan

b.

Menulis

c.

Menyelesaikan

2.
Langkah langkah dalam menganalisa ketepatan penyampaian pesan
adalah :
3.

Mendefinisikan tujuan penyampaian pesan.

4.

Mengembangkan profil penerima.

3. Secara garis besar proses mengumpulkan informasi terdiri dari 2 tahap

yaitu:
a.

Mengungkap kebutuhan audiens

b.

Meyediakan informasi yang dibutuhkan

4.

Menggunakan media lisan akan efektif ketika

a.

Menginginkan umpan balik segera

b.

Pesan bersifat terus terang dan mudah dimengerti

c.

Tidak memerlukan cacatan permanen

d.

Ingin membaca bahasa tubuh penerima pesan

e.

Pesan yang hendak disampaikan mempunyai komponen emosional

5.

Menggunakan media tulis akan efektif ketika

a.

Tidak memerlukan umpan balik segera

b.

Pesan bersifat detail, kompleks, memerlukan perencanaan dengan teliti

c.

Akan memerlukan catatan permanen yang dapat diverifikasi

d.

Penerima pesan berjumlah besar dan tersebar secara geografis

e.

Untuk meminimalkan distorsi yang timbul dari penerima pesan

f.

Pesan mempunyai sedikit komponen emosional

6.

Menggunakan media tulis akan efektif ketika

a.

Memerlukan informasi cepat

b.

Terpisah secara fisik antara pemberi pesan dengan penerima

c.

Terdapat perbedaan zona waktu

d.

Harus menjangkau penerima yang tersebar secara personal.

B. KRITIK DAN SARAN

Demikian yang dapat kami paparkan mengenai materi yang menjadi pokok
bahasan dalam makalah ini, tentunya masih banyak kekurangan dan
kelemahannya, kerena terbatasnya pengetahuan dan kurangnya rujukan
atau referensi yang ada hubungannya dengan judul makalah ini.
Penulis banyak berharap para pembaca yang budiman sudi memberikan
kritik dan saran yang membangun kepada penulis demi sempurnanya
makalah ini dan penulisan makalah di kesempatan-kesempatan berikutnya.
Semoga makalah ini berguna bagi penulis pada khususnya juga para
pembaca yang budiman pada umumnya.

DAFTAR PUSTAKA

Bovee, dan Thill. 2007. Komunikasi Bisnis. Jakarta: Indeks.

Purwanto, Djoko. 2006. Komunikasi Bisnis. Jakarta: Erlangga.