BAB 5

Perencanaan
Pesan-pesan Bisnis
Pemahaman Proses Komposisi
Proses komposisi penyusunan pesan-pesan bisnis dapat dianalogikan dengan proses penciptaan
lagu seperti yang dilakukan oleh seorang composer. Penyusunan pesan-pesan bisnis meliputi
tiga tahap, yaitu perencanaan, pengorganisasian, dan revisi.

Perencanaan
Dalam fase ini dirancang hal-hal yang cukup mendasar seperti maksud/tujuan komunikasi,
audiens yang akan menerima pesan, ide pokok pesan-pesan yang akan disampaikan, dan saluran
atau media yang akan digunakan untuk menyampaikan pesan. Proses ini meliputi tiga tahapan
penting yaitu mendefinisikan tujuan, menganalisis audiens, dan memilih saluran media yang
akan digunakan.

Pengorganisasian
Dalam proses ini mengorganisasikan ide-ide dan selanjutnya dituangkan dalam bentuk draf.
Proses ini dimulai dengan merangkai kata, kalimat, paragraf, dan memilih ilustrasi yang
diperlukan untuk mendukung ide pokok bahasanya.

Revisi
Seluruh maksud dan isi pesan harus ditelaah kembali dari sisi substansi pesan yang yang ingin
disampaikan maupun dari gaya penulisannya, struktur kaliat yang digunakan dan bagaimana
tingkat pemahamannya.
Penentuan Tujuan
Penentuan tujuan merupakan langkah awal perencanaan komposisi

Mengapa Tujuan Harus Jelas

Penentuan yang jelas bagi suatu organisasi akan dapat membantu proses pengambilan
keputusan yang mencakup antara lain :

a. Keputusan untuk Meneruskan Pesan

Sebelum menyapaikan suatu pesan, tanyakan pada diri sendiri apakah pesan yang akan
disampaikan benar-benar diperlukan atau tidak. Bila tidak sebaiknya ditahan dulu, bisa
sangat penting segera diteruskan atau disampaikan

b. Keputusan untuk Menanggapi Audiens

Untuk memutuskan cara terbaik menanggapi audiens, komunikator perlu
mempertimbangkan motif-motif mereka. Komunikator dan audiens akan gagal
mendapatkan apa yang mereka inginkan bila harapan mereka tidak sesuai/sejalan

c. Keputusan untuk Memusatkan Isi Pesan

Menetapkan tujuan yang jelas akan membantu memusatkan isi pesan. Komunikator harus
memasukkan informasi yang penting saja dan harus relevan dengan pencapaian tujuan
yang telah ditetapkan, agar penyampaian pesan mencapai sasaran yang dikehendaki.

d. Keputusan untuk Menetapkan Media yang Akan Digunakan

Penetuan saluran atau media yang akan digunakan untuk menyampaikan suatu pesan,
sangat bergantung pada tujuan yang dikehendaki. Media dapat berupa lisan atau tulisan.

Tujuan Komunikasi Bisnis

Ada tiga tujuan komunikasi bisnis :

1. Memberi informasi
2. Melakukan persuasi
3. melakukan kolaborasi

a. Memberi Informasi
 Contohnya pimpinan perusahaan yang membutuhkan pegawai baru, maka ia akan
memasang iklan lowongan pekerjaan. Media komunikasi mana yang akan dipilih sangat
bergantung pada kebijakan perusahaan dengan mempertimbangkan kemampuan internal
perusahaan.

b. Melakukan Persuasi
Persuasi kepada pihak lain agar apa yang disampaikan dapat dipahami dengan baik dan
benar.

c. Melakukan Kolaborasi
Melalui jalinan komunikasi bisnis seseorang dapat dengan mudah melakukan kerja sama
bisnis, baik dengan perusahaan domestic maupun perusahaan asing.

Cara Menguji Tujuan

a. Apakah Tujuan Tersebut Realistis?
Tujuan yang hendak disampaikan hendaknya realistis, dalam arti bahwa ide-ide atau
gagasan yang hendak disampaikan dapat disesuaikan dengan kemampuan yang ada,
seperti kemampuan financial, manajerial, sumber daya, dan teknis operasional

b. Apakah Waktunya Tepat?

Dalam menyampaikan ide/gagasan hendaknya dipertimbangkan masalah ketepatan
waktu.

c. Apakah Orang Yang Mengirimkan Pesan sudah Tepat?

Ketidaktepatan dalam menentukan siapa yang layak menyampaikan suatu pesan akan
berpengaruh terhadap efektivitas penyampaian suatu pesan.

d. Apakah Tujuannya Selaras dengan Tujuan Organisasi Perusahaan?

Tujuan penyampaian pesan hendaknya mengacu pada tujuan organisasi secara
keseluruhan. Aoabila ingin menyampaikan pesan-pesan bisnis kepada audiens, usahakan
agar pesan tersebut sesuai dengan kebijakan organisasi.

Analisis Audiens
Cara Mengembangkan Profil Audiens
Komunikator perlu melakukan investigasi untuk mengantisipasi reaksi audiens.

a. Menentukan Ukuran dan Komposisi Audiens

Jumlah audiens akan menentukan teknik komunikasi, format penulisan materi, dan
penyampaian materi yang akan digunakan.
b. Siapa Audiensnya
Komunikator perlu mengidentifikasi audiens yang memegang posisi kunci dalam materi
yang disampaikan.

c. Reaksi Audiens
Perlu diantisipasi reaksi yang mungkin dimunculkan oleh audiens.

d. Tingkat Pemahaman Audiens

Ketika menyampaikan pesan-pesan bisnis, latar belakang audiens seperti tingkat
pendidikan, usia, dan pengalaman juga perlu diperhatikan. Jika komunikator yang dan
audiens memliki latar belakang yang jauh berbeda, perlu diputuskan terlebih dahulu
seberapa jauh audiens harus dididik.

e. Hubungan Komunikator dengan Audiens

Jika komunikator adalah orang yang belum dikenal oleh audiens, audiens harus dapat
diyakinkan sebelum penyampaian suatu pesan dilakukan.

Cara Memuaskan Audiens akan Kebutuhan Informasi

Ada lima tahap yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan audiens :

a. Temukan /Cari Apa yang Diinginkan oleh Audiens

b. Antisipasi Pertanyaan yang Tidak Diungkapkan
c. Berikan Semua Informasi yang Diperlukan
d. Pastikan Bahwa Informasinya Akurat
e. Tekankan Ide-ide yang Paling Menarik bagi Audiens

Cara Memuaskan Kebutuhan Motivasional Audiens

Beberapa jenis pesan bertujuan memotivasi audiens untuk mau mengubah perilaku mereka.
Akan tetapi, pemberian motivasi ini sering kali mengalami kendala. Hal ini disebabkan oleh
adanya kecenderungan dari audiens untuk mau mengubah sesuatu yang ada dengan hal yang
baru. salah satu cara untuk mengatasinya adalah dengan mengatur pesan-pesan sedemikian rupa
sehingga informasi yang disampaikan dapt diterima audiens dengan mudah.

Penentuan Ide Pokok

Topik dan ide pokok merupakan dua hall yang berbeda. Topik adalah subjek pesan yang lebih
luas, sedangkan ide pokok adalah pernyataan tentang suatu topic, yang menjelaskan isi dan
tujuan dari topic tersebut hingga dapat diterima oleh audiens. Ide pokok dapat memotivasi
orang-orang untuk melakukan apa yang diinginkan dengan menggabungkan atau
menyelaraskan tujuan/maksud pengirim pesan dengan tujuan mereka.

Teknik Curah Pendapat (Brainstorming)

Teknik yang memberikan keleluasaan pikiran untuk mencari berbagai kemungkinan, menguji
berbagai alternative, dengan mengembangkan tujuan, audiens, dan fakta yang ada.

a. Storytellers Tour
b. Random List
c. CFR (Conclusions, Findings, Recommendations) Worksheet
d. Journalistic Approach
e. Question and Answer Chain

Pembatasan Cakupan
Secara umum penyajian informasi rutin kepada audiens yang telah Anda kenal hendaknya
menggunakan kata-kata yang singkat. Yang terpenting adalah ide-ide pokok yang disampaikan
haruslah mudah dimengerti dan diterima oleh audiens.

Seleksi Saluran dan Media Komunikasi

Komunikasi Lisan
Komunikasi Tertulis
Komunikasi Lisan
Anda menginginkan umpan balik segera
dari audiens
Pesan anda relative sederhana dan
mudah diterima
Anda tidak memerlukan catatan audiens
Anda dapat mengummpulkan audiens
lebih mudah atau ekonomis
Anda menginginkan interaksi dalam
memecahkan masalah
Media Komunikasi Lisan
Percakapan secara langsung, pidato,
pertemuan-pertemuan
Telepon dan surat suara (voice mail)
VoIP (Voice over internet protocol)
Audiotape dan videotape
Telekoferensi dan konferensi video
Komunikasi Tertulis
Anda tidak memerlukan umpan balik
segera
Pesan anda sangat rinci, kompleks, dan
memerlukan perencanaan yang hati-hati
Anda memerlukan catatan permanen
Anda ingin mencapai audiens yang luas
Anda ingin meminimisasi distorsi
penyampaian pesan
Media Komunikasi Tertulis
Surat-surat, memo, laporan, proposal
Email
Surat regular dan khusus
Faksimile