Planning reports and proposals

Menerapkan proses penulisan 3 langkah ke laporan dan proposal

Laporan informasi menawarkan data, fakta, umpan balik, dan jenis informasi lainnya, tanpa
analisis atau rekomendasi. Laporan analitik menawarkan informasi dan analisis dan juga dapat
memasukkan rekomendasi.

Proposal adalah kategori khusus dari laporan yang menggabungkan pengiriman informasi dan
komunikasi persuasif. Sifat laporan ini dapat sangat bervariasi, tergantung pada keadaan.

Di lain waktu audiens Anda mungkin termasuk pelanggan, investor, anggota komunitas, atau
media berita, yang mana di antaranya dapat menciptakan tuntutan tambahan saat Anda
menyampaikan informasi perusahaan ke grup eksternal tersebut.

Apa pun situasinya, menyiapkan laporan membutuhkan semua keterampilan dan pengetahuan
yang Anda peroleh selama kursus ini dan akan terus mendapatkan pekerjaan.

Dengan mengadaptasi proses penulisan tiga langkah, Anda dapat mengurangi waktu yang
diperlukan untuk meredam laporan yang efektif dan masih menghasilkan dokumen yang
membuat kesan yang abadi dan positif bagi audiens Anda.

 Menganalisis SITUASI
Kompleksitas dari sebagian besar laporan dan besarnya pekerjaan yang terlibat
meningkatkan kebutuhan untuk menganalisis situasi dengan hati-hati. Dengan email atau
pesan singkat lainnya, Anda dapat mengubah arah di tengah draft pertama dan mungkin
hanya kehilangan beberapa menit kerja, Sebaliknya, jika Anda mengubah arah di tengah
laporan utama, Anda bisa kehilangan hari kerja, Untuk meminimalkan kesempatan itu,
berikan perhatian khusus pada pernyataan tujuan Anda. Selain itu, untuk apa pun di luar
laporan paling sederhana, luangkan waktu untuk menyiapkan rencana kerja sebelum
Anda mulai menulis.
o Menentukan Tujuan
Anda Laporan informasi seringkali membahas kebutuhan yang telah ditentukan
dan harus memenuhi harapan audiens yang spesifik.
Selain laporan informasi lainnya, Anda perlu mengungkap kebutuhan audiens
sebelum Anda dapat menentukan tujuan yang optimal
Saat Anda memilih infinitif (seperti menginformasikan, mengonfirmasi,
menganalisis, membujuk, atau merekomendasikan), Anda menjabarkan tujuan
umum Anda dalam menyiapkan laporan. Pertimbangkan contoh-contoh ini
untuk laporan informasi :
 Untuk memperbarui klien pada kemajuan proyek penelitian (laporan
kemajuan)
  Untuk mengembangkan tujuan dan obyektif untuk tahun mendatang
(rencana strategis)
 Untuk mengidentifikasi pelanggan dan menjelaskan bagaimana
perusahaan akan melayani mereka (rencana pemasaran)
 Untuk menyerahkan statistik penjualan bulanan kepada manajemen
(laporan operasi)
 Untuk meringkas apa yang terjadi pada konferensi penjualan tahunan
(laporan aktivitas pribadi)
 Untuk menjelaskan prosedur akses gedung (laporan implementasi
kebijakan)
 Untuk menyerahkan informasi yang diperlukan kepada Komisi Sekuritas
dan Bursa (laporan kepatuhan)

Pernyataan Masalah Pernyataan Masalah

Pangsa pasar perusahaan kami terus menurun Pangsa pasar perusahaan kami terus menurun
Jaringan komputer kami tidak memiliki bandwidth Jaringan komputer kami tidak memiliki bandwidth
yang cukup dan tidak dapat ditingkatkan untuk yang cukup dan tidak dapat ditingkatkan untuk
memenuhi kebutuhan masa depan kami memenuhi kebutuhan masa depan kami
Kami membutuhkan $ 2 juta untuk meluncurkan Kami membutuhkan $ 2 juta untuk meluncurkan
produk baru kami produk baru kami
Operasi kami saat ini terlalu terdesentralisasi dan Operasi kami saat ini terlalu terdesentralisasi dan
mahal mahal.
o Mempersiapkan Rencana Kerja Anda
adalah praktik yang baik untuk karier bisnis Anda, di mana Anda akan
diharapkan untuk menghasilkan laporan berkualitas dengan cepat dan efisien.
Dengan hati-hati memikirkan rencana kerja adalah cara terbaik untuk
memastikan Anda menghasilkan pekerjaan yang baik sesuai jadwal.
GAMBAR HALAMAN 439
Sebuah rencana kerja formal dapat menyulut perhatian para penanam (terutama
dua yang pertama):
 Pernyataan masalah atau peluang.
mengklarifikasi peluang tantangan yang ada, membantu Anda (dan siapa
pun yang bekerja dengan Anda) tetap fokus pada masalah-masalah inti,
dan membantu semua orang menghindari gangguan yang mungkin
muncul sendiri.
 Pernyataan tujuan dan ruang lingkup investigasi Anda.
Menggambarkan subyek mana yang akan Anda bahas dan yang tidak
akan Anda anggap penting untuk investigasi kompleks.
 Diskusi tugas yang harus diselesaikan.
Untuk laporan sederhana, daftar tugas yang harus diselesaikan akan
pendek dan mungkin jelas. Namun, laporan yang lebih panjang dan
investigasi rumit membutuhkan daftar lengkap sehingga Anda dapat
 memesan waktu dengan pelanggan, dengan eksekutif, atau untuk layanan
luar, seperti peneliti pasar atau toko cetak
 Deskripsi produk atau aktivitas tambahan apa pun yang akan dihasilkan
dari investigasi Anda.
Seringkali satu-satunya hasil dari upaya Anda adalah laporan itu sendiri.
Dalam kasus lain, Anda harus membuat sesuatu atau melakukan
beberapa tugas selain menyelesaikan laporan.
 Tinjau penugasan proyek, jadwal, dan persyaratan sumber daya.
Tunjukkan siapa yang akan bertanggung jawab atas apa, kapan tugas
akan berjalan, diselesaikan, dan berapa biaya penyelidikan. Jika lebih
dari satu orang akan terlibat, Anda mungkin juga ingin memasukkan
bagian singkat tentang mengoordinasikan penulisan laporan dan
produksi, seperti apakah Anda akan menggunakan wiki untuk
mengembangkan konten laporan. Jika kendala waktu, personel, atau data
cenderung memengaruhi kualitas laporan, identifikasi keterbatasan ini di
muka.
 Rencana untuk menindaklanjuti setelah menyampaikan laporan.
tindak lanjut dapat membantu Anda meningkatkan laporan masa depan
Anda dan berkomunikasi bahwa Anda peduli dengan efektivitas kerja
Anda dan dampaknya terhadap organisasi.
 Garis besar kerja.
Beberapa rencana kerja termasuk garis besar sementara dari laporan,
seperti halnya rencana pada Gambar 14.2.
 MENGUMPULKAN INFORMASI
Kapan pun memungkinkan, coba gunakan kembali atau sesuaikan informasi yang ada
untuk menghemat waktu.
 MEMILIH MEDIA DAN SALURAN TERBAIK.
Pertama, audiensi mungkin memiliki persyaratan media tertentu, dan Anda mungkin
tidak punya cek. Misalnya, eksekutif di banyak perusahaan sekarang berharap untuk
meninjau banyak laporan melalui intranet in-house mereka, kadang-kadang bersamaan
dengan dashboard eksekutif, sebuah presentasi online khusus dari informasi bisnis yang
dirangkum tinggi. Dasbor eksekutif sebagian. Sangat membantu untuk mengakses
konten laporan pada perangkat seluler (lihat Gambar 14.3).
Kedua, pertimbangkan bagaimana anggota audiens Anda ingin memberikan umpan balik
pada laporan atau proposal Anda.
Ketiga, akankah orang membutuhkan searca melalui dokumen Anda atau
memperbaruinya dalam fature?
Keempat, ingat keberatan bahwa media pilihan Anda mengirim pesan. Misalnya,
laporan penjualan rutin yang memakai multimedia mahal bisa terlihat seperti
pemborosan sumber daya perusahaan yang berharga.
  MENGORGANISASI INFORMASI ANDA
Panjang dan rumitnya sebagian besar laporan dan proposal memerlukan penekanan
ekstra pada organisasi yang jelas dan lebih marah. audience cenderung menerima atau
setidaknya berpikiran terbuka, gunakan pendekatan langsung
Pendekatan langsung :Bagi mereka yang memiliki pertanyaan atau ingin informasi lebih
lanjut, bagian akhir dari laporan ini memberikan temuan lengkap dan detail pendukung
Namun, kadang-kadang, kepercayaan dapat disalahartikan sebagai kesombongan. Jika
posisi Anda relatif rendah dalam hierarki organisasi, atau jika audiens Anda skeptis atau
bermusuhan.
pertimbangkan pendekatan tidak langsung: Perkenalkan temuan Anda dan berikan bukti
dan alasan yang mendukung sebelum menyajikan kesimpulan dan rekomendasi Anda.
Pendekatan tidak langsung memberi Anda kesempatan untuk membuktikan poin Anda
dan secara bertahap mengatasi keberatan audiens Anda. Meskipun pendekatan tidak
langsung memiliki kelebihan, beberapa pembaca akan selalu berada di burry untuk
mendapatkan jawaban dan akan segera memberikan rekomendasi dengan cara apa pun,
sehingga mengalahkan tujuan Anda. Oleh karena itu, pertimbangkan untuk memilih
pendekatan langsung atau indireet, Secara umum, semakin lama pesan, semakin tidak
efektif pendekatan tidak langsung
Dalam versi langsung, serangkaian pernyataan meringkas kesimpulan yang dicapai
sehubungan dengan setiap topik utama dalam garis besar.
Dalam versi tidak langsung, topik yang sama diperkenalkan dalam urutan yang sama
tetapi tanpa menarik kesimpulan tentangnya
Berhati-hatilah memilih struktur argumen yang paling logis - yang sesuai dengan topik
dan tujuan Anda dan itu masuk akal bagi audiens Anda. Ketika Anda menguraikan
konten Anda, gunakan judul iniormacive ("berbicara") daripada judul deskriptif
("topikal")

Merencanakan Laporan Informasi

Laporan informasi menyediakan informasi yang dibutuhkan karyawan, manajer, dan orang lain
untuk membuat keputusan dan mengambil tindakan. Meskipun ada puluhan format tertentu,
mereka dapat dikelompokkan ke dalam empat kategori umum:

 Laporan untuk memantau dan mengontrol operasi.

manajer bisnis mengandalkan berbagai laporan untuk melihat seberapa baik berbagai
sistem di perusahaan mereka berfungsi.
Laporan operasi memberikan umpan balik tentang berbagai fungsi organisasi, termasuk
penjualan, inventaris, pengeluaran, pengiriman, dan aspek lain dari operasi perusahaan.
Laporan aktivitas pribadi memberikan informasi mengenai pengalaman individu selama
 panggilan penjualan, konferensi industri, perjalanan penelitian pasar, dan kegiatan
lainnya,
 Laporan untuk menerapkan kebijakan dan prosedur.
Laporan kebijakan berkisar dari deskripsi singkat tentang prosedur bisnis hingga manual
yang menjalankan lusinan atau ratusan halaman.
 Laporan untuk menunjukkan kepatuhan.
Bahkan bisnis terkecil diharuskan untuk menunjukkan bahwa mereka mematuhi
peraturan pemerintah. Beberapa laporan kepatuhan, seperti laporan triwulanan dan
tahunan, memengaruhi semua bisnis. Yang lain menyangkut industri tertentu, perusahaan
yang menggunakan bahan berbahaya, menentukan fungsi profesional tertentu, atau faktor
khusus lainnya.
 Laporan untuk mendokumentasikan kemajuan.
Laporan kemajuan berkisar dari pembaruan sederhana hingga laporan komprehensif yang
mencakup unsur-unsur seperti kemajuan yang terukur menuju sasaran, perbandingan
antara pengeluaran yang dianggarkan dengan pengeluaran aktual, dan daftar
kekhawatiran dan risiko yang sedang berlangsung.

STRATEGI ORGANISASI UNTUK LAPORAN INFORMASI

Sebagian besar laporan informasi menggunakan organisasi topikal, mengatur materi berdasarkan
topik dengan salah satu cara berikut:

 Perbandingan. Menampilkan persamaan dan perbedaan (atau kelebihan dan kekurangan

antara dua atau lebih entitics
 Pentingnya membangun dari item yang paling tidak penting ke yang paling penting dari
yang paling penting sampai yang paling kecil
 Sequence. Mengatur langkah-langkah atau tahapan dalam suatu proses atau prosedur
 Orientasi spasial. Mengatur bagian dari ruang fisik berdasarkan lokasi relatif mereka
 Kronologis. Mengatur rangkaian peristiwa dalam memesan dari terlama ke terbaru atau
sebaliknya
 Geografi. Pengorganisasian berdasarkan wilayah, kota, negara bagian, negara, atau unit
geografis lainnya
 Kategori, Pengelompokan berdasarkan kategori topikal, seperti penjualan, laba, biaya,
atau investasi

MEMBUAT RENCANA BISNIS YANG SUKSES

Rencana bisnis adalah dokumen komprehensif yang menggambarkan misi, struktur, tujuan, dan
operasi perusahaan. Dalam gereral, rencana bisnis dapat ditulis selama tiga fase terpisah dalam
kehidupan perusahaan:

(1) sebelum perusahaan dibuka, ketika para pendiri mendefinisikan visi mereka tentang apa yang
akan menjadi perusahaan;

(2) ketika perusahaan mencari pendanaan, dalam hal ini rencana bisnis mengambil nada
persuasif untuk meyakinkan orang luar bahwa berinvestasi di perusahaan akan menjadi
keputusan yang menguntungkan; dan

(3) setelah perusahaan berjalan dan berjalan dan rencana bisnis berfungsi sebagai mekanisme
monitor-dan-kontrol untuk memastikan operasi tetap pada jalurnya.

Elemen-elemen spesifik untuk dimasukkan dalam rencana bisnis dapat bervariasi berdasarkan
pada situasi; berikut adalah bagian-bagian yang biasanya dimasukkan dalam rencana yang
ditulis untuk menarik investor luar:

 Ringkasan.
rangkum konsep bisnis Anda, khususnya model bisnis, yang menentukan bagaimana
perusahaan akan menghasilkan pendapatan dan menghasilkan laba. Ringkasan tersebut
harus menarik, penuh perhatian: perhatian investor dan memberinya alasan untuk terus
membaca. Jelaskan produk atau layanan Anda dan potensi pasarnya. Sorot beberapa hal
tentang perusahaan Anda dan para pemimpinnya yang akan membedakan perusahaan
Anda dari pesaing. Ringkaslah proyeksi keuangan Anda dan tunjukkan berapa banyak
uang yang akan Anda dapatkan dari investor atau pemberi pinjaman dan di mana uang itu
akan dibelanjakan
 Misi dan sasaran. Jelaskan tujuan bisnis Anda dan apa yang ingin Anda capai
 Perusahaan dan industri, Berikan informasi latar belakang lengkap tentang asal-usul dan
struktur usaha Anda dan karakteristik industri tempat Anda berencana bersaing.
 Produk atau layanan. Uraikan secara singkat produk atau layanan Anda, dengan fokus
pada atribut unik mereka dan daya tarik mereka kepada pelanggan
 Pasar dan persaingan. Berikan data yang akan meyakinkan investor bahwa Anda
memahami target pasar Anda dan dapat mencapai tujuan penjualan Anda. Pastikan untuk
mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan pesaing Anda.
 Manajemen. Ringkas latar belakang dan kualifikasi personel manajemen kunci di
perusahaan Anda
 Strategi pemasaran. Memberikan proyeksi volume penjualan dan pangsa pasar;
menguraikan strategi untuk mengidentifikasi dan menjangkau pelanggan potensial,
menetapkan harga, menyediakan dukungan pelanggan, dan secara fisik mengirimkan
produk atau layanan Anda.
  Desain dan rencana pengembangan. Jika produk Anda memerlukan desain atau
pengembangan, jelaskan sifat dan tingkat dari apa yang perlu dilakukan, termasuk biaya
dan kemungkinan masalah. Untuk produk baru atau tidak biasa, Anda mungkin ingin
menjelaskan bagaimana produk tersebut akan diproduksi.
 Rencana operasi. Memberikan informasi tentang fasilitas, peralatan, dan persyaratan
personel
 Jadwal keseluruhan. Perkirakan tonggak penting dalam pertumbuhan dan pengembangan
perusahaan, termasuk ketika Anda harus memiliki staf sepenuhnya dan kapan produk
Anda akan siap untuk pasar.
 Risiko dan masalah kritis. Identifikasi faktor-faktor negatif yang signifikan dan
diskusikan dengan jujur
 Proyeksi dan persyaratan keuangan. Termasuk anggaran terperinci untuk biaya awal dan
operasi, serta proyeksi untuk pendapatan, pengeluaran, dan arus kas untuk tahun-tahun
pertama J! sesuai
 Strategi keluar. Jelaskan bagaimana investor akan mendapat untung dari investasi
mereka, seperti bisnis. Identifikasi kebutuhan keuangan perusahaan dan sumber
potensial, seperti melalui penawaran saham publik, penjualan perusahaan, atau pembelian
kembali minat investor.

Merencanakan Laporan Analitik

adalah menganalisis, memahami, atau menjelaskan masalah atau peluang dan mencari tahu
bagaimana pengaruhnya terhadap perusahaan dan bagaimana perusahaan seharusnya
mendukungnya.

 Laporan untuk menilai peluang. Setiap peluang bisnis membawa tingkat tertentu dan
memerlukan berbagai definisi dan tindakan untuk memanfaatkan peluang.
 Laporan untuk memecahkan masalah. Manajer menetapkan laporan pemecahan masalah
ketika mereka perlu memahami mengapa sesuatu tidak berfungsi dengan baik dan apa
yang bisa dilakukan seseorang untuk memperbaiki situasi.
 Laporan untuk mendukung keputusan. Laporan kelayakan dipanggil ketika manajer
untuk mengeksplorasi konsekuensi dari keputusan yang akan mereka buat

Menulis laporan analitis menghadirkan tantangan yang lebih besar daripada menulis laporan
informasi, karena alasan itu.

Pertama, Anda melakukan lebih dari sekadar menyampaikan informasi, Anda juga
menganalisis masalah atau peluang dan menyajikan kesimpulan Anda.

Kedua, ketika analisis Anda selesai, Anda perlu menyajikan pemikiran Anda dengan cara
yang kredibel.
 Ketiga, laporan analitik sering meyakinkan orang lain untuk membuat keputusan keuangan
dan personel yang signifikan, sehingga laporan Anda memikul tanggung jawab tambahan
dari konsekuensi keputusan ini.

Untuk membantu mendefinisikan masalah yang akan ditangani oleh laporan analitis Anda,
jawab ini

 Apa yang perlu ditentukan?

 Mengapa masalah ini penting?
 Siapa yang terlibat dalam situasi tersebut?
 Di mana letak masalah?
 Bagaimana situasi itu berasal?
 Kapan itu dimulai?

Tidak semua pertanyaan ini berlaku di setiap situasi, tetapi meminta mereka membantu
Anda mendefinisikan masalah yang sedang ditangani dan membatasi ruang lingkup diskusi
Anda. Cara lain yang efektif untuk mengatasi masalah yang kompleks adalah dengan
membaginya menjadi serik dari pertanyaan logis dan terhubung, suatu proses yang kadang-
kadang disebut pemfaktoran masalah. Dengan gambaran yang jelas tentang masalah atau
peluang dalam pikiran, Anda siap untuk mempertimbangkan struktur terbaik untuk laporan
Anda. Setiap kali Anda menyiapkan laporan analitis, pastikan Anda memiliki pikiran jernih
tentang apakah Anda menganjurkan satu alur pemikiran tertentu atau secara objektif
mengeksplorasi semua opsi yang tersedia.

o STRATEGI ANGANISASI UNTUK LAPORAN ANALITIS

Ketika Anda mengharapkan audiens Anda menggambarkan diri sendiri atau bersikap
bermusuhan, gunakan pendekatan tidak langsung untuk memusatkan perhatian pada
alasan di balik kesimpulan dan rekomendasi Anda, Tiga pendekatan struktural yang
paling umum untuk laporan analitik berfokus pada kesimpulan (format langsung), fokus
pada rekomendasi (format langsung lain), dan fokus pada argumen logis (format tidak
langsung)
o Berfokus pada Kesimpulan
Saat menulis untuk audiens yang cenderung menerima kesimpulan Anda - baik karena
mereka telah meminta Anda untuk melakukan analisis atau mereka mempercayai
penilaian Anda - pertimbangkan untuk menggunakan pendekatan langsung yang berfokus
langsung pada kesimpulan Anda. Bahkan jika audiens memercayai penilaian Anda,
mereka mungkin memiliki pertanyaan tentang data Anda atau metode yang Anda
gunakan. Selain itu, memulai dengan kesimpulan dapat menciptakan kesan bahwa Anda
terlalu menyederhanakan situasinya.
o Berfokus pada Rekomendasi
Anda akan sering diminta untuk memecahkan masalah atau menilai peluang daripada
hanya mempelajarinya. Tindakan yang Anda ingin agar pembaca Anda lakukan menjadi
 subdivisi utama dari laporan Anda. Saat menyusun laporan berdasarkan rekomendasi,
gunakan pendekatan langsung untuk laporan yang berfokus pada kesimpulan. Kemudian
buka rekomendasi Anda menggunakan serangkaian lima langkah:
1. Tetapkan atau jelaskan perlunya tindakan dalam pendahuluan dengan menjelaskan
secara singkat
2. Ineroduce henefit thar dapat dicapai, tanpa memberikan rincian apa pun

Focus on logical argument

Elemen Fokus pada Gunakan 2 + 2 = 4 Gunakan Yardstick
Kesimpulan atau Model Model
Rekomendasi
Pola pikir pembaca Kemungkinan akan Bermusuhan atau Bermusuhan atau 3.
menerima skeptis skeptis Seb
Pendekatan Langsung Tidak Langsung Tidak Langsung utka
Kredibilitas penulis Tinggi Rendah Rendah
n
Keuntungan Pembaca dengan Berfungsi dengan Berfungsi dengan
cepat memahami baik ketika Anda baik ketika Anda lang
kesimpulan atau perlu menunjukkan memiliki daftar kah-
rekomendasi kepada pembaca kriteria (standar) lang
bagaimana Anda yang harus kah
membangun dipertimbangkan (rek
jawaban dengan dalam suatu ome
mengikuti langkah- keputusan; semua
nda
langkah yang jelas alternatif diukur
dan logis berdasarkan kriteria si)
yang sama yan
Kerugian Struktur dapat Dapat membuat Pembaca harus g
membuat topik laporan lebih lama menyetujui kriteria; dipe
tampak terlalu bisa panjang karena rluk
sederhana kebutuhan untuk an
mengatasi semua
untu
kriteria untuk setiap
alternatif k
men
capai manfaat, menggunakan kata kerja tindakan untuk penekanan

4. Jelaskan setiap langkah lebih lengkap memberikan rincian tentang prosedur, biaya, dan
manfaat

5. Ringkas rekomendasi Anda Jika rekomendasi Anda membawa risiko, pastikan untuk
mengatasinya dengan jelas. Melakukan hal itu tidak hanya membuat laporan Anda lebih
etis tetapi juga menawarkan Anda perlindungan di acara Aunoddo s0 ugond
 CONTOH HALAMAN 448
bahwa rekomendasi Anda diimplementasikan tetapi tidak berhasil seperti yang Anda
harapkan, Singkatnya, pastikan pembaca Anda mengetahui kerugian potensial serta
manfaat potensial
Berfokus pada Argumen Logikal
Ketika pembaca cenderung skeptis atau memusuhi kesimpulan atau rekomendasi yang
Anda rencanakan untuk dibuat, gunakan pendekatan tidak langsung. Jika Anda
membimbing orang di sepanjang jalan logis menuju jawaban, mereka lebih mungkin
menerimanya ketika mereka menemukannya. Dua pendekatan logis yang paling umum
dikenal sebagai pendekatan 2 +2 = 4 dan the yardstick approach

o Pendekatan 2 + 2 = 4
dinamakan demikian karena meyakinkan pembaca tentang sudut pandang Anda dengan
menunjukkan bahwa setiap orang bertambah. Poin utama dalam garis besar Anda adalah
alasan utama untuk menyimpulkan kesimpulan dan rekomendasi Anda. Anda
mendukung setiap alasan dengan bukti yang Anda kumpulkan selama analisis Anda.
Karena rasa dan fleksibilitasnya yang alami, pendekatan ini umumnya merupakan cara
yang paling persuasif dan efisien untuk mengembangkan laporan analitis bagi pembaca
yang skeptis.
o The Yardstick Approach
berguna ketika Anda perlu menggunakan sejumlah kriteria untuk mengevaluasi satu atau
beberapa solusi yang mungkin. Kriteria ini menjadi "tolak ukur" di mana Anda
mengukur berbagai alternatif. Dengan pendekatan ini, Anda mulai dengan
mendiskusikan masalah atau peluang dan kemudian membuat daftar kriteria yang akan
memandu keputusan. Pendekatan tolak ukur sangat berguna untuk proposal ketika
audiens ha memberikan daftar kriteria solusi yang harus dipenuhi. Salah satu cara untuk
meminimalkan pengulangan adalah dengan membandingkan opsi dalam tabel dan
kemudian menyoroti aspek yang paling tidak biasa atau penting dari setiap alternatif
dalam teks sehingga Anda mendapatkan yang terbaik dari kedua dunia. Pendekatan ini
memungkinkan Anda untuk membandingkan semua alternatif dengan ukuran yang sama
sambil memperhatikan perbedaan paling signifikan di antara mereka
CONTOH HALAMAN 449
o LAPORAN ANALISIS EFEKTIF: SEBUAH CONTOH

PROPOSAL PERENCANAAN

Proposal internal membuat keputusan dari manajer dalam organisasi, seperti proposal untuk
membeli peralatan baru atau memulai proyek penelitian baru, Faktor paling penting dalam
merencanakan proposal adalah apakah penerima yang dituju telah meminta Anda untuk
mengirimkan proposal. Proposal yang diminta biasanya disiapkan pada saat ia meminta pihak
eksternal yang membutuhkan produk atau layanan, tetapi mereka juga dapat diminta oleh sumber
internal seperti manajemen atau dewan direksi. Jika organisasi memerlukan produk, layanan,
atau sistem yang kompleks, mereka seringkali menyiapkan undangan resmi untuk mengajukan
penawaran pada kontrak, yang disebut permintaan proposal (RFP), yang mencakup instruksi
yang menentukan secara tepat jenis pekerjaan yang akan dilakukan atau produk yang akan
dibuat. dikirimkan, bersama dengan anggaran, tenggat waktu. dan persyaratan lainnya. Untuk
menarik sejumlah besar penawar yang memenuhi syarat, organisasi mengirim RFPS ke
perusahaan dengan catatan kinerja yang baik di lapangan, mencetaknya dalam publikasi
perdagangan, dan mempostingnya di web. Untuk menulis proposal sebagai tanggapan terhadap
RFP, mulailah dengan meninjau persyaratan. Selanjutnya, tentukan ruang lingkup hasil kerja,
tentukan metode dan prosedur yang akan digunakan, dan perkirakan persyaratan waktu,
persyaratan personel, dan biaya. Kemudian tulis semuanya - persis seperti yang ditentukan
dalam RFP, mengikuti format tepat yang dibutuhkannya dan merespons dengan cermat setiap
poin yang dimunculkannya. dengan proposal yang tidak diminta, penulis membuat langkah
pertama. Meski begitu, proposal yang tidak diminta seharusnya tidak mengejutkan bagi
penerima, tetapi harus merupakan penjumlahan dari percakapan yang sedang berlangsung antara
pengirim dan penerima. ' Pendekatan ini membantu memastikan penerimaan, dan memberi
Anda kesempatan untuk mengeksplorasi kebutuhan penerima dan menyusun proposal Anda di
sekitarnya.

proposal yang tidak diminta biasanya menghabiskan banyak waktu untuk menjelaskan mengapa
pembaca harus mengambil tindakan dan meyakinkan mereka tentang manfaat melakukannya.
ingatlah bahwa Anda selalu bersaing untuk mendapatkan uang, waktu, perhatian manajemen, dan
sebagainya. Proposal dapat menjadi proyek penulisan yang signifikan, terutama ketika Anda
merespons RFP yang kompleks. Untungnya, berbagai produk perangkat lunak tersedia untuk
meringankan beban. Fitur dasar mencakup kemampuan untuk mempersonalisasi proposal secara
otomatis, memastikan struktur yang tepat, dan mengatur penyimpanan semua materi pelat Anda
(bagian teks yang identik digunakan dalam setiap proposal, seperti deskripsi perusahaan Anda).
Pada tingkat yang lebih maju, sistem penulisan proposal semi-otomatis dapat memindai RFPS
untuk mengidentifikasi pertanyaan dan persyaratan serta mengisi jawaban potensial dari basis
pengetahuan terpusat yang berisi masukan dari semua pakar yang relevan di perusahaan Anda. "

o STRATEGI ORGANISASI UNTUK PROPOSAL

Secara umum, audiens Anda cenderung lebih reseptif terhadap proposal yang
diminta karena masalah dan solusinya telah diidentifikasi. Kirim proposal Anda
untuk seperti yang disebutkan dalam RFP, dan susun proposal menggunakan
pendekatan langsung persyaratan RFP, identifikasi mengapa solusi Anda unik dan
patut dipertimbangkan. "Tergantung pada keadaan dan hubungan Anda dengan
penerima, pendekatan tidak langsung seringkali lebih baik untuk proposal yang
tidak diminta Ketika menulis proposal yang tidak diminta, pertama-tama Anda
harus meyakinkan audiens bahwa ada masalah dan membangun kredibilitas Anda
 jika Anda tidak dikenal oleh pembaca. Pada saat yang sama, Anda memberi
alasan kuat pada pembaca untuk terus membaca dokumen yang dia tidak
meminta. Ikuti model AIDA atau pendekatan serupa untuk menarik perhatian
pembaca dengan cepat. Untuk proposal eksternal,
o USULAN EFEKTIF: CONTOH
Sebuah proposal yang bagus menjelaskan mengapa suatu proyek atau tindakan
diperlukan, apa yang akan dilibatkan, dan bagaimana penerima akan mendapat
manfaat. Pada Gambar 14.8 di halaman 454-457