LECTURE NOTES

COMM6263
Business Communication

Week 8

Research in Business Communication

COMM6263 – Business Communication-R2

 LEARNING OUTCOMES

• LO3: Analyze written and spoken business communication in case studies using
various concepts and
theories of business communication.
• LO4: Create effective written and spoken business communication using information
and communication technology.

OUTLINE MATERI (Sub-Topic):

8.1.Proposal and Progress Reports

8.2.Finding, Analyzing, and Documenting Information

COMM6263 – Business Communication-R2

 ISI MATERI
Proposal and Progress Reports

Laporan memberikan informasi yang dibutuhkan orang dalam organisasi untuk

membuat rencana dan menyelesaikan masalah. Menulis laporan apa pun mencakup lima
langkah dasar:

1. Definisikan masalahnya.

2. Kumpulkan informasi yang diperlukan.

3. Menganalisis informasi.

4. Atur informasi.

5. Tuliskan laporannya.

Ketika Anda telah melakukan penelitian, perencanaan dan menulis laporan atau
proposal, maka sekarang waktunya untuk menyelesaikan bagian akhir, mengemasinya dan
menyerahkan ke pihak pembaca. Dibandingkan dengan langkah penelitian dan penulisan
Anda, beberapa kegiatan terakhir (menulis laporan) ini kelihatannya remeh, tetapi dapat
membuat Anda berhasil dalam menulis laporan atau sebaliknya.

Beberapa hal yang akan kita pelajari, berkaitan dengan menulis laporan atau proposal
sebagai berikut.

Apa yang dimaksud dengan "laporan"?

▶ Berbagai jenis dokumen disebut laporan.

Pada beberapa organisasi, laporan adalah dokumen panjang atau dokumen yang berisi data
numerik. Dari sisi yang lain, memo satu dan dua halaman disebut laporan. Yang lain lagi,
laporan terdiri dari slide PowerPoint yang dicetak dan diikat menjadi satu. Laporan singkat ke
klien dapat menggunakan format surat. Laporan formal berisi elemen formal seperti halaman
judul, pengiriman, daftar isi, dan daftar ilustrasi. Laporan informal dapat berupa surat dan
memo atau bahkan cetakan komputer dari angka produksi atau penjualan. Laporan hanya
dapat memberikan informasi, memberikan informasi dan menganalisisnya, atau memberikan
informasi dan analisis untuk mendukung rekomendasi (lihat Gambar 8.1). Laporan dapat
disebut laporan informasi jika mereka mengumpulkan data untuk pembaca, laporan analitis
jika mereka menginterpretasikan data tetapi tidak merekomendasikan tindakan, dan
melaporkan rekomendasi jika mereka merekomendasikan tindakan atau solusi.

COMM6263 – Business Communication-R2

 Gambar 8.1. Tiga level Laporan.
Sumber: Locker dan Kaczmarek (2014).

Apa yang harus dilakukan sebelum menulis proposal?

▶ Selesaikan setidaknya seperempat dari riset Anda!

Seperti yang ditunjukkan pada Gambar 8.2, ada berbagai hal yang harus dilakukan
sebelum Anda menulis sebuah konsep proposal suatu proyek atau bisnis. Kegiatan-kegiatan
tersebut antara lain: (1) merumuskan masalah dan (2). mengidentifikasi topik yang akan
dinvestigasikan. Manfaatnya jika Anda menulis proposal dengan baik, maka proposal ini
dapat dijadikan sebagai bahan laporan dengan melakukan perubahan-perubahan kecil.

Dalam menentukan masalah sebaiknya tidak terlalu melebar, dan pilihlah masalah
yang lebih spesifik. Jika Anda telah berhasil merumuskan masalah dengan baik dan jelas,
maka Anda bisa melanjutkan dengan menulis sebuah pernyataan tujuan. Sebuah pernyataan
tujuan dapat membuat tiga hal menjadi jelas, yaitu:

• Masalah organisasional atau konflik.

• Pertanyaan teknis spesifik yang harus dijawab untuk menyelesaikan masalah.
• Maksud retoris yang dicapai dalam laporan.

COMM6263 – Business Communication-R2

 Gambar 8.2. Alokasi Waktu dalam Menulis Proposal (waktunya bisa bervariasi).
Sumber: Locker dan Kaczmarek (2014).

Apa yang harus tercakup dalam proposal?

▶ Apa yang akan Anda lakukan, bagaimana dan kapan Anda akan melakukannya,
dan bukti bahwa Anda akan melakukannya dengan baik.

Suatu proposal memuat tentang apa yang akan Anda kerjakan, bagaimana dan kapan
Anda akan mengerjakan, dan bukti yang akan Anda kerjakan. Sebuah proposal yang baik
harus bisa menjawab pertanyaan-pertanyaan sebagai berikut:

• Masalah apa yang akan Anda selesaikan?

• Bagaimana Anda akan menyelesaikan masalah?
• Apa yang akan Anda sediakan?
• Dapatkan Anda menyampaikan apa yang Anda janjikan?
• Manfaat apa yang dapat Anda tawarkan?
• Kapan Anda akan menyelesaikan tugas?
• Berapa besar Anda akan minta?

COMM6263 – Business Communication-R2

 Proposal untuk Proyek Penelitian Kelas.

Proposal untuk laporan siswa biasanya memiliki bagian berikut:

• Dalam paragraf pertama Anda (tanpa judul), rangkum dalam satu atau dua kalimat
topik dan tujuan laporan Anda.
• Masalah
Di bagian ditulis apa masalah organisasi yang muncul, apa yang salah, mengapa hal
itu perlu diselesaikan, dan apakah ada sejarah atau latar belakang yang relevan.
• Kelayakan
Di bagian ini ditulis apakah Anda yakin sebuah solusi akan didapatkan dalam waktu
yang tersedia, dan bagaimana Anda mengetahuinya.
• Audiens.
Di bagian ini ditulis siapa orang di dalam organisasi yang memiliki kekuasaan untuk
mengimplementasikan rekomendasi Anda. Siapa audiens kedua yang akan diminta
untuk mengevaluasi laporan Anda.
• Topik untuk diivestigasi
Buatlah daftar pertanyaan-pertanyan yang akan Anda jawab dalam laporan Anda.
• Metode/prosedur
Bagaimana Anda akan mendapatkan jawaban terhadap pertanyaan Anda. Kepada
siapa Anda akan melakukan interview atau survei. Sumber publikasi apa yang akan
Anda gunakan. Situs web apa yang akan hubungi untuk konsultasi.

• Kualifikai/Fasilitas/Sumber-sumber
Apakah Anda memiliki pengetahuan dan ketrampilan yang dibutuhkan untuk
melakukan studi ini. Apakah Anda memiliki cukup akses kepada organisasi. Apakah
Anda memiliki untuk peralatan yang akan Anda butuhkan untuk mengadakan
penelitian.
• Jadwal kegiatan
Buatlah daftar baik seluruh waktu yang Anda rencanakan dan Anda gunakan dan
tanggal kapan Anda akan mengakhiri setiap kegiatan: mencari informasi,
menganalisis informasi, menyiapkan laporan perkembangan, informasi organisasi,
konsep penulisan, mengoreksi konsep, menyiapkan visual, menyunting (mengedit)
konsep, dan memeriksa laporan.
• Minta masukan (call to action)
Di bagian akhir ini, Anda siap untuk menerima saran-saran dari instruktur untuk
perbaikan rencana penelitian.

COMM6263 – Business Communication-R2

Contoh:

Proposal penjualan

Dalam rangka menjual produk berupa barang fisik atau non fisik/jasa yang mahal
harganya, Anda akan diminta untuk menyerahkan sebuah proposal. Ketika Anda membuat
sebuah proposal untuk menjual barang atau jasa seperti lakukanlah dengan menyusunnya
dalam bahasa yang mudah dipahami oleh audiens secara lengkap. Untuk memudahkan
pemahaman bagi audiens, dari proposal yang panjang itu, siapkan sebuah halaman surat
dengan cara seperti ini:

• Raihlah perhatian pembaca dan ringkaslah dalam tiga manfaat utama yang Anda
tawarkan.
• Diskusikan setiap manfaat utama di dalam susunan yang Anda sebutkan di dalam
paragraf pertama.
• Rundingkan setiap keberatan atau perhatian yang dari pembaca.
• Sebutkan manfaat yang lain secara ringkas.
• Mintalah pembaca untuk menyetujui proposal Anda dan sediakan alasan untuk
• bertindak pada waktunya.

Proposal pemintaan pendanaan

Proposal untuk permintaan pendanaan ini ditujukan kepada sebuah yayasan, sebuah
perusahaan, lembaga pemerintah atau lembaga keagamaan. Oleh karena itu di dalam proposal
semacam ini (permintaan pendanaan), tekankan kebutuhan proyek Anda akan memenuhi, dan
tunjukkan bagaimana proyek Anda akan membantu memenuhi tujuan dari organisasi yang
Anda minta untuk mendanai tersebut.

Perhitungan anggaran dan biaya

Cobalah Anda baca RFP yang pernah dibuat dan cari dari situ apakah mendapat pendanaan
ataukah tidak. Untuk itu Anda perhatikan hal-hal berikut:

• Dalam teori berapa ukuran proyek yang akan diberikan dana?

• Apakah pemberi dana lebih suka memberikan dalam jumlah besar atau dalam jumlah
kecil?
• Apakah pemberi dana mengharapkan Anda untuk memberikan in-kind atau dana
pendamping dari sumber lain?

Apa yang harus tercakup dalam laporan kemajuan?

▶ Apa yang telah Anda lakukan, mengapa itu penting, dan apa langkah selanjutnya.
Di dalam sebuah laporan kemajuan Anda akan menuliskan tentang apa yang sudah Anda

COMM6263 – Business Communication-R2

kerjakan mengapa hal itu penting, dan apa langkah selanjutnya. Anda dapat menggunakan
laporan perkembangan untuk:

• Menambah citra Anda. Sediakan dengan lengkap tentang nomor dokumen

yang telah Anda baca, orang-orang yang telah Anda survei, atau percobaan
yang telah Anda lakukan.
• Hal mendetil di dalam laporan kemajuan dapat membantu mendukung klaim
Anda. Meskipun jika ide ditolak, Anda tidak kehilangan muka karena Anda
tidak membuat isu yang terpisah dari alternatif.
• Meminimalkan masalah potensial. Ketika anda melakukan pekerjaan,
mungkin menjadi jelas bahwa menerapkan rekomendasi Anda akan sulit.

Dalam laporan kemajuan secara teratur, Anda dapat mengingatkan atasan atau
lembaga pemberi dana tantangan yang terbentang di depan, yang memungkinkan mereka
untuk mempersiapkan secara psikologis dan fisik untuk bertindak atas rekomendasi Anda.

8.3.Finding, Analyzing, and Documenting Information

Melakukan riset atau penelitian untuk sebuah laporan bagi sebagian orang mungkin
dianggap sesederhana mencetak file hasil penjualan komputer untuk bulan lalu dari
komputer; atau mungkin bagi sebagian lainnya adalah melibatkan pencarian informasi atau
melakukan survei online atau mewawancarai orang-orang. Penelitian sekunder adalah
mengambil informasi yang dikumpulkan orang lain. Penelitian perpustakaan dan pencarian
online adalah jenis riset sekunder yang paling terkenal. Penelitian primer adalah
mengumpulkan informasi baru. Survei, wawancara, dan observasi adalah metode umum
untuk mengumpulkan informasi baru untuk laporan bisnis.

Penelitian, bisa dikatakan, menaruh peran penting. Organisasi menginginkan jaminan

yang masuk akal bahwa usaha baru akan berjalan baik, pemerintah ingin mengetahui cara
terbaik untuk menggunakan aset publik, dan investor ingin mengetahui bahwa perusahaan
yang mereka miliki dikelola dengan baik. Penelitian yang baik akan memberikan banyak
masukan dan membantu.

Ada banyak sumber informasi yang tersedia saat ini dan begitu banyak jumlahnya.
Internet telah memungkinkan untuk kita menemukan informasi dengan cepat dan efisien.
Namun masalahnya adalah beberapa informasi itu tidak dapat diandalkan. Sangat penting
bahwa peneliti mengandalkan sumber yang memiliki reputasi bagus, dan itu sering berarti
melihat siapa yang melakukan penelitian dan bagaimana, dan bukan hanya seberapa baru ini
atau seberapa mudahnya untuk menemukannya. Materi kita pada minggu kedelapan ini akan
membantu Anda mencari dan menentukan mana sumber informasi yang bisa diandalkan
untuk riset Anda.

COMM6263 – Business Communication-R2

 Bagaimana menemukan informasi secara online dan cetak?

▶ Pelajari cara melakukan pencarian kata kunci.

Kata kunci adalah deretan istilah-istilah yang digunakan dalam pencarian informasi
dalam database atau internet. Pada awal pencarian, gunakan semua sinonim dan kata kunci
yang dapat Anda pikirkan. di awal pencarian, gunakan semua sinonim dan kata kunci yang
dapat Anda pikirkan. Misalnya, laporan tentang penyelesaian sengketa alternatif
menggunakan istilah pencarian berikut:

• resolusi perselisihan alternatif

• ADR
• mediasi
• arbitrasi
• keluhan karyawan

Sebagai contoh, gunakan teknik pencarian Boolean untuk mendapatkan hasil yang
lebih sedikit namun lebih bermanfaat. Misalnya, untuk mempelajari pengaruh upah minimum
terhadap pekerjaan di industri restoran, Anda bisa memilih kata kunci pencarian: (upah
minimum) dan (restoran atau makanan cepat saji) dan (tingkat pengangguran atau
pengangguran).

Gembar 8.3. Contoh Pencrian Boolean.

Sumber: Locker dan Kaczmarek (2014).

Tanpa dan Anda akan mendapatkan artikel yang membahas upah minimum secara
umum, artikel tentang setiap aspek restoran, dan setiap artikel yang mengacu pada
pengangguran, walaupun banyak dari topik ini tidak relevan dengan topik Anda. Penggunaan

kata atau akan memanggil artikel yang menggunakan istilah ‘makanan cepat saji’ tapi bukan
restoran. Sebuah artikel yang menggunakan istilah ‘industri makanan’ akan dieliminasi,

COMM6263 – Business Communication-R2

kecuali jika ia menggunakan istilah ‘restoran’. Silakan pelajari contoh lebih banyak dalam
buku teks.

Gunakan komputer untuk mencari sumber cetak maupun digital. Sertakan sumber
cetak dan juga online dalam penelitian Anda. Informasi dalam banyak terbitan berkala
diperiksa sebelum dicetak. Makalah dalam jurnal ilmiah ditinjau oleh para ahli sebelum
diterima. Dengan demikian, sumber cetak seringkali lebih dapat dipercaya daripada halaman
web, yang dapat ditulis atau dikirim oleh siapa pun.

Bagaimana saya menulis pertanyaan untuk survei dan wawancara?

▶ Uji pertanyaan Anda untuk memastikan mereka netral dan jelas.

Sebuah survei mewawancarai sekelompok orang, yang disebut responden atau subjek. Cara
termudah untuk mengajukan banyak pertanyaan adalah dengan membuat kuesioner, daftar
pertanyaan yang harus diisi orang. Wawancara adalah percakapan terstruktur dengan
seseorang yang bisa memberi Anda informasi yang berguna. Survei dan wawancara bisa
bermanfaat hanya jika pertanyaannya dirancang dengan baik.

Buatlah pertanyaan yang responnya tidak bias. Hindari pertanyaan yang membuat
asumsi tentang subjek Anda. Pertanyaan "Apakah pasangan Anda memiliki pekerjaan di luar
rumah?" mengasumsikan bahwa responden Anda sudah menikah.

Gunakan kata-kata dasar yang berarti hal yang sama untuk Anda dan responden.
Kata-kata seperti ‘sering’ dan ‘penting’ berarti hal yang berbeda untuk orang yang berbeda.
Bila memungkinkan, gunakan kata yang lebih obyektif, misalnya:

Bias: apakah Anda sering menggunakan internet?

Objektif: berapa jam Anda habiskan untuk berselancar di internet?

Closed question atau pertanyaan tertutup memiliki kemungkinan respons yang

terbatas. Sedangkan open question atau pertanyaan terbuka tidak mengikat kemungkinan
respons yang akan diberikan subjek. Pertanyaan tertutup lebih cepat bagi subjek untuk
dijawab dan memudahkan peneliti untuk mencetak gol. Namun, karena semua jawaban harus
sesuai dengan kategori yang dipilih, jenis pertanyaan ini tidak bisa mengungkap keunikan
dari masing-masing subjek. Anda dapat meningkatkan kualitas pertanyaan tertutup dengan
melakukan pre-tes dengan pertanyaan terbuka untuk menemukan kategori yang penting bagi
responden.

Jika Anda menggunakan pertanyaan pilihan ganda, pastikan hanya satu jawaban yang
sesuai dalam satu kategori. Dalam contoh yang ada dalam buku teks halaman 406, kategori
menjadi tumpang tindih. Seseorang yang bekerja untuk perusahaan dengan jumlah 25
karyawan dapat menjawab a atau b. Data yang dihasilkan tidak bisa diandalkan.

COMM6263 – Business Communication-R2

 Branching question atau menjembatani pertanyaan bisa mengarahkan responden ke
bagian kuesioner yang berbeda berdasarkan jawaban mereka terhadap pertanyaan
sebelumnya.

Gunakan pertanyaan tertutup dalam pilihan ganda untuk topik yang berpotensi
memalukan atau mengandung informasi sensitif. Namun, isu yang sangat sensitif mungkin
lebih baik diajukan dalam sebuah wawancara, di mana pewawancara dapat membangun
kepercayaan dan mengungkapkan informasi tentang dirinya untuk mendorong orang yang
diwawancarai untuk menjawabnya.

Jika responden akan mengisi kuesioner itu sendiri, perhatikan baik-baik desain fisik
dokumen. Gunakan lekukan dan ruang putih secara efektif; Buatlah mudah untuk menandai
dan mencetak jawabannya. Sertakan pernyataan singkat tujuan Anda melakukan riset dan
membuat kuesioner. Lakukan uji coba kuesioner untuk memastikan arahnya jelas.

Bagaimana cara saya memutuskan siapa yang akan disurvei atau wawancara?

▶ Gunakan sampel acak untuk survei, jika dana mengizinkan.

▶ Gunakan sampel penilaian untuk wawancara.

Populasi adalah kelompok orang yang ingin Anda rangkum pendapatnya. Bergantung
pada tujuan penelitian Anda, populasi Anda mungkin adalah misalnya perusahaan top fortune
1000, semua mahasiswa bisnis di perguruan tinggi Anda, atau semua konsumen.

Memfasilitasi populasi Anda dengan benar sangat penting untuk mendapatkan

informasi yang berguna. Misalnya, Microscan ingin tenaga penjualannya mewawancarai
"pembelot pelanggan". Pada awalnya, tenaga penjualan diasumsikan dengan "pembelot"
adalah mantan pelanggan yang tidak lagi membeli di retail tersebut. Dengan definisi itu,
sangat sedikit ‘pembelot’ yang akan terlibat. Tapi kemudian istilah itu didefinisikan ulang
sebagai pelanggan yang telah berhenti membeli beberapa produk dan layanan. Dengan
definisi ini, cukup banyak ‘pembelot’ yang ada. Dan fakta bahwa masing-masing telah
beralih ke pesaing untuk beberapa dari apa yang biasa mereka beli dari Microscan
menunjukkan bahwa perbaikan - dan perbaikannya - harus dilakukan.

Karena tidak memungkinkan untuk mensurvei semua orang, Anda harus memilih
sampel. Jika Anda mengambil sampel acak dengan benar, Anda dapat menggeneralisasi
temuan Anda ke keseluruhan populasi sampel. Dalam sampel acak, setiap orang dalam
populasi secara teoritis memiliki kesempatan yang sama untuk dipilih. Ketika orang
mengatakan bahwa mereka melakukan sesuatu secara acak, hal tersebut sering bermaksud
tanpa bias. Seseorang yang melakukan survei di depan perpustakaan akan lebih cenderung
mendekati orang-orang yang tampak ramah dan tidak cenderung bertanya kepada orang-
orang yang tampaknya mengintimidasi, terburu-buru, jauh lebih tua atau lebih muda, atau
dari ras, kelas, atau jenis kelamin yang berbeda.

COMM6263 – Business Communication-R2

 Sampel nyaman atau praktis adalah sekelompok responden yang mudah didapat:
siswa yang ada di sekolah, orang-orang di pusat perbelanjaan, pekerja di unit Anda sendiri.
Sampel praktis berguna untuk uji coba kuesioner. Namun, Anda tidak dapat menggeneralisasi
dari sampel praktis ke kelompok yang lebih besar.

Sampel penilai adalah sekelompok orang yang pandangannya tampak berguna.

Seseorang yang tertarik untuk meneliti jenis tulisan yang ada di kampus mungkin meminta
setiap departemen untuk mendapatkan nama anggota fakultas yang peduli dengan penulisan,
dan kemudian mengirimkan survei ke orang-orang tersebut. Sampel penilai sering kali bagus
untuk selanjutkan ditindak lanjuti dnegan wawancara, di mana tujuan Anda adalah berbicara
dengan seseorang yang pandangannya patut didengar.

Bagaimana cara menganalisis informasi yang dikumpulkan? LO 22-5

▶ Cari jawaban untuk pertanyaan penelitian Anda, pola, dan “nugget” yang menarik

Saat Anda menganalisis data Anda, carilah jawaban atas pertanyaan penelitian Anda
dan untuk hal-hal menarik yang mungkin bukan bagian dari pertanyaan awal Anda namun
muncul dari data. Cerita semacam itu bisa lebih meyakinkan dalam laporan dan presentasi
lisan.

Understanding the Source of the Data

Jika laporan Anda didasarkan pada data sekunder dari perpustakaan dan penelitian
online, Anda harus juga melihat sampel, ukuran sampel, dan pertanyaan penelitian yang tepat
untuk melihat data yang sebenarnya diukur. Lalu, mulailah mengidentifikasi asumsi-asumsi
yang digunakan peneliti dalam menganalisi datanya. Perhatikan contoh-contoh lain yang
disajikan dalam buku teks Anda.

Mengevaluasi sumber online, terutama halaman web, bisa menjadi sulit, karena setiap
orang dapat memposting halaman di web atau memberikan komentar kepada grup obrolan.
Periksa identitas penulisnya: apakah dia dianggap ahli? Dapatkah Anda menemukan
setidaknya satu sumber yang tercetak dalam surat kabar atau jurnal terhormat yang sesuai
dengan halaman web? Jika ada komentar di grup obrolan, apakah ada orang lain yang
mendukung klaim tersebut? Apakah kelompok obrolan termasuk orang-orang yang bisa
diharapkan tidak bias dan berpengetahuan luas? Apalagi saat isu ini kontroversial, carilah
pandangan lawan.

Analyzing Numbers

Setiap laporan menganalisis angka, baik angka dari database dan sumber atau angka
dari hasil survei yang telah Anda lakukan. Jika Anda telah melakukan survei, langkah
pertama yang Anda lakukan adalah mentransfer tanggapan pada formulir survei menjadi

COMM6263 – Business Communication-R2

beberapa angka. Untuk beberapa kategori, Anda akan menetapkan angka secara acak.
Misalnya, Anda merekam responden pria dengan angka "1" dan wanita angka "2", atau
sebaliknya. Pengkodean angka ini harus dilakukan secara konsisten sepanjang proyek Anda.
Dalam kasus ini, Anda dapat melaporkan jumlah dan persentase pria dan wanita yang
menanggapi survei Anda, namun Anda tidak dapat melakukan hal lain dengan jumlahnya.

Jika Anda memiliki angka untuk gaji atau angka lainnya, mulailah dengan
menghitung mean, median, dan range. Rata-rata atau mean dihitung dengan menambahkan
semua angka dan membagi dengan jumlah sampel. Median adalah nomor yang tepat di
tengah. Bila Anda memiliki jumlah observasi ganjil, median akan menjadi angka tengah. Bila
Anda memiliki angka genap, rata-rata akan menjadi rata-rata dua angka di tengah. Range atau
rentangan adalah angka tinggi dan rendah untuk variabel tersebut. Silakan lihat contoh lebih
lanjut dalam buku teks.

Analyzing Words

Jika data Anda adalah kata-kata, cobalah untuk mencari tahu apa arti kata-kata
tersebut dari orang-orang yang mengatakannya. Responden terhadap survei Whirlpool
terhadap 180.000 rumah tangga mengatakan bahwa mereka menginginkan lemari es yang
“bersih". Setelah mengajukan lebih banyak pertanyaan, Whirlpool menemukan bahwa yang
benar-benar diinginkan orang adalah kulkas yang “terlihat bersih”, sehingga perusahaan
mengembangkan model dengan permukaan bertekstur dan sisi untuk menyembunyikan sidik
jari.

Dengan demikian carilah pola. Jika Anda memiliki sumber perpustakaan, poin mana
yang menurut para ahli disetujui? Ketidaksepakatan apa yang bisa dijelaskan oleh teori atau
angka awal yang sekarang telah berubah? Dengan interpretasi berbeda terhadap data yang
sama? Memiliki nilai dan kriteria yang berbeda? Dalam wawancara dan survei Anda, pola
apa yang Anda lihat?

Checking Your Logic

Jangan bingung antara sebab akibat dengan korelasi. Sebab akibat berarti satu hal
menyebabkan atau hal lain menghasilkan. Korelasi berarti dua hal terjadi pada waktu
bersamaan. Seseorang mungkin menyebabkan yang lain, tapi keduanya mungkin disebabkan
oleh yang ketiga atau hal yang berbeda dari keduanya.

Contohnya, Anda mempertimbangkan apakah akan membeli ponsel untuk semua

orang di perusahaan Anda. Hasil survei menunjukkan bahwa orang-orang yang saat ini
memiliki telepon seluler lebih produktif daripada orang-orang yang tidak menggunakan
telepon seluler. Apakah memiliki ponsel menyebabkan produktivitas lebih tinggi?
Jawabannya adalah mungkin. Tapi, ada kemungkinan juga adalah orang produktif lebih
cenderung mendorong untuk mendapatkan ponsel dari dana perusahaan, sementara orang
yang kurang produktif akan bersikap pasif. Mungkin orang produktif mendapatkan lebih

COMM6263 – Business Communication-R2

banyak dan lebih mungkin untuk bisa membeli ponsel mereka sendiri jika organisasi tersebut
tidak menyediakannya.

Carilah dengan saksama setidaknya tiga kemungkinan penyebab setiap fenomena

yang Anda amati dan setidaknya tiga solusi yang mungkin untuk setiap masalah. Semakin
banyak Anda melakukan brainstorming, semakin besar kemungkinan Anda untuk
menemukan pilihan. Dalam laporan Anda, sebutkan semua kemungkinannya; diskusikan
secara rinci hanya hal-hal yang akan terjadi pada pembaca dan menurut Anda adalah alasan
sebenarnya dan solusi terbaik.

Setelah Anda mengidentifikasi pola yang tampaknya mewakili penyebab masalah

atau solusi terbaik, periksalah gagasan ini terhadap kenyataan. Dapatkah Anda menemukan
dukungan dalam tanda kutip atau angka? Bisakah kamu menjawab balasan? Jika bisa, Anda
akan bisa menunjukkan bukti argumen Anda dengan meyakinkan.

Anda tidak dapat membuktikan klaim yang Anda harapkan, modifikasi kesimpulan
agar sesuai dengan data Anda. Lakukan hal-hal sebagai berikut:

• Identifikasi perubahan yang mungkin menghasilkan hasil yang berbeda (misalnya:

menjual produk dengan harga lebih rendah memungkinkan perusahaan menjual cukup
banyak unit).
• Lakukan tinjauan terhadap lingkungan yang mungkin bisa mempengaruhi hasilnya.
• Ringkas temuan negatif Anda dalam laporan kemajuan dan saran untuk memberikan
ruang bagi pembaca dan peneliti selanjutnya untuk mengeksplor kekurangan tersebut.
• Ingat bahwa hasil negatif tidak selalu mengecewakan pembaca.

Bagaimana cara mendokumentasikan sumber?

➢ Gunakan format MLA atau APA.

Dua format yang paling banyak digunakan untuk mencatat dan merekam sumber
informasi dalam bibliografi laporan adalah metode dari Modern Language Association
(MLA) dan American Psychological Association (APA).

Laporan yang bagus adalah laporan yang mengutip sumbernya dan

mendokumentasikannya dengan benar. Mengutip berarti menghubungkan sebuah gagasan
atau fakta ke sumbernya di dalam tubuh laporan: misalnya, "Menurut Sensus 2000. . . "Atau"
Jane Bryant Quinn berpendapat….”. Mengutip sumber menunjukkan kejujuran Anda,
meningkatkan kredibilitas Anda, dan melindungi Anda dari tuduhan plagiarisme.
Dokumentasi berarti memberikan informasi bibliografi sesuai dengan sumber aslinya.
Perhatikan dan pelajari contoh-contoh desain bibliography dengan menggunakan MLA dan
APA dalam buku teks Anda.

COMM6263 – Business Communication-R2

 SIMPULAN

Menurut Bovee laporan bisnis adalah dokumen faktual dan obyektif yang
dipergunakan untuk tujuan bisnis tertentu (Bovee dan Thill, 2010). Sedangkan menurut
Locker dan Kaczmarek dikatakan bahwa di sejumlah organisasi, sebuah laporan adalah
sebuah dokumen panjang atau sebuah dokumen yang berisi data berupa angka.

Ada berbagai hal yang harus dilakukan sebelum Anda menulis sebuah konsep
proposal suatu proyek atau bisnis. Kegiatan-kegiatan tersebut antara lain: merumuskan
masalah dan mengidentifikasi topik yang akan diinvestigasi. Manfaatnya jika Anda menulis
proposal dengan baik, maka proposal ini dapat dijadikan sebagai bahan laporan dengan
melakukan perubahan-perubahan kecil. Dalam menentuka masalah sebaiknya tidak terlalu
melebar, dan pilihlah masalah yang lebih spesifik. Sebuah pernyataan tujuan dapat membuat
tiga hal menjadi jelas, yaitu: masalah organisasional atau konflik, pertanyaan teknis spesifik
yang harus dijawab untuk menyelesaikan masalah, dan maksud retoris yang dicapai dalam
laporan.

Suatu proposal memuat tentang apa yang akan Anda kerjakan, bagaimana dan kapan
Anda akan mengerjakan, dan bukti yang akan Anda kerjakan. Sebuah proposal yang baik
harus bisa menjawab pertanyaan-pertanyaan sebagai berikut: masalah apa yang akan Anda
selesaikan? bagaimana Anda akan menyelesaikan masalah?; apa yang akan Anda sediakan
untuk kita?; dapatkan Anda menyampaikan apa yang Anda janjikan?; manfaat apa yang dapat
Anda tawarkan?; kapan Anda akan menyelesaikan tugas?; dan berapa besar Anda akan
minta?

Kata kunci adalah istilah yang dicari komputer dalam database atau web. Pada awal
pencarian, gunakan semua sinonim dan kata kunci yang dapat Anda pikirkan. Lacak dengan
cepat beberapa sumber pertama yang Anda temukan; Jika mereka menggunakan istilah
tambahan atau berbeda, cari istilah lain tersebut juga.

Sebelum menggunakan situs web sebagai sumber dalam sebuah proyek penelitian,
evaluasi penulis, objektivitas, informasi, dan tanggal revisi situs tersebut.

Sebuah survei mempertanyakan sekelompok besar orang, yang disebut responden atau
subjek. Kuesioner adalah daftar pertanyaan yang harus diisi orang. Wawancara adalah
percakapan terstruktur dengan seseorang yang bisa memberi Anda informasi yang berguna.

Pertanyaan tertutup memiliki sejumlah kemungkinan respons yang terbatas.

Pertanyaan terbuka tidak mengunci subjek menjadi respons apa pun. Pertanyaan jembatan
menjembatani responden ke bagian kuesioner yang berbeda berdasarkan jawaban mereka atas
pertanyaan sebelumnya.

Dalam sampel acak, setiap orang dalam populasi secara teoritis memiliki kesempatan
yang sama untuk dipilih. Hanya dalam sampel acak, peneliti membenarkan bahwa hasil dari

COMM6263 – Business Communication-R2

sampel juga benar dari populasi dimana sampel tersebut datang. Sampel praktis adalah
sekelompok subjek yang mudah didapat. Sampel penilai adalah sekelompok orang yang
pandangannya akan berguna bagi riset.

COMM6263 – Business Communication-R2

 DAFTAR PUSTAKA

1. Locker, Kitty O, & Kaczmarek, Stephen, K. (2014). Business Communication,

Building Critical Skills, 06. MCGI. New York. ISBN: 978-9-81-473867-5.

COMM6263 – Business Communication-R2