LECTURE NOTES

ISYS6509
User Experience

Week 3

Business Requirement

ISYS6509 – User Experience

 LEARNING OUTCOMES

LO2. Analyze the requirement based on needs business research and user research

Objective

a. Menjelaskan teknik untuk mengumpulkan kebutuhan, ide dari stakeholder

b. Membuat team work untuk mengumpulkan kebutuhan
c. Menggabungkan semua informasi/persyaratan untuk menentukan kebutuhan

Outline Materi

1. Business Requirement

2. Understand the Current State

3. Gather Ideas from Stakeholders

4. Outline Responsibilities

5. Gather the Right Stakeholders

ISYS6509 – User Experience

 ISI MATERI

Requirement adalah pernyataan untuk mendefinisikan apakah situs atau aplikasi

perlu dilakukan. Idealnya, kebutuhan bisnis delakukan dengan beberapa hal yaitu:

1. Memberikan wawasan terkait keseluruhan kebutuhan.

2. Mewakili dan mengkonsolidasikan kebutuhan yang dibutuhkan oleh para

pemangku kepentingan yang berbeda.

3. Memberikan arahan terkait desain, tanpa terlalu spesifik tentang bagaimana

hal itu akan dicapai.

4. Berfungsi sebagai unit yang berbeda dari pekerjaan untuk tujuan prioritas dan
pelacakan.

Menentukan ide yang sama dari beberapa stakeholder bisnis yang berbeda
merupakan dasar untuk mengidentifikasi kebutuhan, yaitu memulainya dengan
mengajukan pertanyaan-pertanyaan dasar hingga sampai ke rincian kebutuhan,
seperti:

a. Mengapa bisnis online penting, mengapa pelanggan perlu melacak pesanan

mereka secara online? Bisa jadi hal ini dibuat untuk mengurangi jumlah
pertanyaan dari pelanggan yang menginginkan informasi berkaitan dengan
pesanannya.

b. Apakah perusahaan saat ini memiliki kemampuan untuk melacak

paket secara online? Jika tidak, requirement baru perlu diambil untuk
fitur pelacakan, atau perusahaan mungkin perlu bermitra dengan
pihak ketiga.

ISYS6509 – User Experience

 c. Bagaimana seharusnya akurasi pelacakan tersebut? Apakah jenis informasi
yang harus dimasukkan kedalam rincian pelacakan? Apakah situs harus
memberikan perkiraan waktu pengiriman terkini?

Business Requirement

Untuk mendapatkan informasi terkait daftar konsolidasi kebutuhan proyek, maka

perlu dilakukan langkah-langkah berikut:

a. Memahami keadaan situs sendiri dan situs pesaingnya.

b. Mengumpulkan kebutuhan dan ide-ide dari para stakeholder bisnis dan potensi
pengguna saat ini.

c. Menyatukan ide-ide terkait requirement.

d. Prioritaskan requirement berdasarkan tujuan proyek.

Gambar 1. Kebutuhan Proyek

Menyatukan ide-ide dari para pemangku kepentingan bisnis, dengan ide-ide dari
pengguna. Kemudian gunakan tujuan proyek untuk memfokuskan prioritas dan
membuat daftar konsolidasi requirement proyek.

ISYS6509 – User Experience

Misalnya, satu pemangku kepentingan mungkin berpikir pelacakan paket
membutuhkan email konfirmasi dengan nomor pelacakan atau id tertentu yang
digunakan sebagai id untuk pelacakan, yang dapat dimasukkan ke uPs.com atau situs
lain sehingga pelanggan dapat melihat perjalanan pengantaran paket. Namun
pemangku kepentingan lain mungkin berpikir kebutuhan perusahaan untuk
menyediakan pelacakan paket dan berinvestasi dalam mengembangkan kemampuan
pelanggan untuk melacak paket melalui peta, melihat lokasi yang tepat secara real
time menggunakan peta online. Seperti yang dapat Anda bayangkan, ada perbedaan
yang signifikan di sini dalam pengalaman dan cakupan pengguna. Antara menyediakan
menu tracking dengan menyediakan alat tracking.

Penting untuk menguraikan perbedaan ini di awal proyek. Jika tidak, Anda akhirnya
mengembangkan solusi yang berbeda dari yang di maksudkan oleh pemangku
kepentingan bisnis — dan berpotensi meleset dari sasaran proyek.

Dan hal ini tentu saja mengarah pada ketidakkonsistenan antara kepentingan mereka,
dan jika fitur perlu dirancang ulang, maka mengakibatkan kehilangan lebih banyak
terhadap waktu dan uang. Jadi, requirement yang jelas dan terperinci adalah bagian
penting dari keseluruhan proyek Anda.

ISYS6509 – User Experience

Contoh business requirement

Understand the Current State

Keadaan saat ini dapat diketahui dengan melakukan wawancara kepada stakeholder
dan melakukan analisis serta tinjauan langsung kepada para pengguna. Sebuah cara
untuk mendapatkan informasi latar belakang dan menghasilkan ide-ide yang dapat
mengidentifikasi kebutuhan adalah dengan melakukan analisis heuristic.

Analisis Heuristik adalah sebuah teknik yang dapat digunakan untuk mengevaluasi
kegunaan dari desain yang sudah ada, berdasarkan pengalaman pengguna. Analisis ini
dilakukan di awal untuk memahami pengalaman pengguna dengan lebih baik. Hasilnya
adalah dokumen yang menjelaskan kekuatan dan kelemahan dari situs, termasuk
rekomendasi untuk perbaikannya. Setelah itu selesai, akan didapat pemahaman yang
lebih baik tentang situs untuk dianalisis dengan membuat daftar ide kebutuhan situs
yang baru.

ISYS6509 – User Experience

Tahapan proses pada analisis heuristik:

1. Kumpulkan latar belakang pengetahuan produk dan proyek.

2. Pilih heuristik untuk digunakan.

3. Telusuri area yang diprioritaskan pada situs, identifikasi area heuristic mana
yang baik atau tidak.

4. Sajikan temuan tim proyek dan stakeholder

Gather Ideas from Stakeholders

Mengumpulkan ide-ide dan penggabungan kebutuhan juga perlu dilakukan dengan

langkah-langkah proses berikut:

a. Outline Roles and Responsibilities. Pastikan anggota tim proyek memahami

peran mereka.

b. Gather the Right Stakeholders, kelompokkan secara tepat, untuk memastikan

ketepatan fungsi, waktu yang digunakan adalah cara terbaik dan focus dengan
wawancara atau pertemuan.

c. Create a Plan for the Meetings, termasuk topik-topik yang akan dibahas dan
pertanyaan untuk ditanyakan selama pertemuan.

d. Run the Meetings Efficiently, menangkap ide-ide dan mendapatkan klarifikasi.

Selidiki ide untuk menggali kebutuhan masing-masing.

Outline Responsibilities

Berikut adalah beberapa pertanyaan untuk menentukan tanggung jawab khusus

masing-masing anggota tim selama pengumpulan kebutuhan:

a. Siapa yang bertanggung jawab untuk mengumpulkan dan menjadwalkan

stakeholder dalam kelompok yang paling produktif?

ISYS6509 – User Experience

b. Siapa yang menciptakan topik dan pertanyaan untuk pertemuan pemangku
kepentingan?

c. Siapa yang memfasilitasi pertemuan?

d. Siapa yang membuat notulen?

Gather the Right Stakeholders

Tujuan utama mewawancarai para pemangku kepentingan adalah untuk

mendapatkan pemahaman tentang ide, kebutuhan, pengetahuan, dan kekurangan
terkait proyek yang relevan dari berbagai sudut pandang, yang kemudian dapat
dimasukkan ke dalam persyaratan proyek.

Siapa saja pemangku kepentingan yang mungkin bisa Anda libatkan? Kelompok-
kelompok ini sering menjadi sumber ide yang bagus, diantaranya adalah:

a. Kelompok yang inisiatif-nya bergantung pada situs (misalnya, mereka

yang meng-kampanye-kan pemasaran sehingga perlu memiliki
informasi yang disajikan di situs).

b. Bagian depan layanan pelanggan, seperti telepon atau dukungan online atau
siapa pun yang berurusan dengan pelanggan secara langsung (misalnya,
petugas yang berada di lokasi toko eceran atau pengiriman.

c. penjualan, manajemen produk, atau layanan konsultasi, untuk mewakili

produk.

d. Sumber daya manusia, untuk merekrut karyawan atau petugas yang

dibutuhkan.

e. Public Relation, untuk menyajikan informasi kepada investor dan

media.

f. Grup-grup lain yang bertanggung jawab sesuai dengan bagiannya masing,

termasuk yang berhubungan dengan hal-hal lain yang perlu dikembangkan

ISYS6509 – User Experience

 sebagai bagian dari proyek dan yang akan mempengaruhi desain, seperti
hubungan dengan mitra atau vendor.

GROUPS
Sebuah proyek yang lebih kecil mungkin hanya membutuhkan satu orang dari
masing-masing kelompok, dalam serangkaian dua atau lebih sesi kerja
kolaboratif di mana semua orang bertemu bersama-sama.

Kelompok dibuat untuk dapat ber-diskusi dengan baik. Salah satu cara yang
umum adalah dengan membentuk kelompok stakeholder dari beberapa
perwakilan seperti:

1. Pemasaran (lima orang)

2. Manajemen produk (empat orang)

3. Dukungan pelanggan (dua orang)

4. Penjualan (empat orang)

Membuat rencana meeting yang baik dapat dilakukan dengan cara berikut
ini:

1. Diikuti oleh mereka yang memiliki peran dan kepentingan

2. Tentukan waktu dan kondisi yang mendukung

3. Objektif

ISYS6509 – User Experience

Contoh requirement untuk pengadaan meeting:

Gambar 2. Requirement gathering meeting

ISYS6509 – User Experience

 KESIMPULAN

1. Untuk mengumpulkan kebutuhan terkait project dapat dilakukan dengan

memperhatikan peran dan tanggung jawab serta menampung ide dari
stakeholder serta merencanakan pertemuan untuk membahas berbagai topik
kemudian mengklarifikasi ide-ide yang dikumpulkan untuk memastikan
kebutuhan masing-masing.

2. Meskipun tidak ada cara yang paling tepat untuk membuat team work dalam
rangka mengumpulkan kebutuhan, namun salah satu pendekatan yang dapat
dilakukan adalah mempertemukan stakeholder dengan bagian-bagian dalam
organisasi diantaranya: Pemasaran, Manajemen Produksi, Customer
Support, Penjualan.

ISYS6509 – User Experience

 DAFTAR PUSTAKA

Textbooks
Russ Unger, Carolyn Chandler (2012). A Project Guide to UX Design: For
User Experience Designers in the Field or in the Making. New
Riders Publishing Thousand Oaks, ISBN-13: 978-0321607379.

ISYS6509 – User Experience