Tugas Kelompok ke-1

Minggu 3 – Sesi 4

Project Scope Management

Team 2 :
- Erlin Suganda 2201918835
- Imam Fathul Falah 2201918513
- Rebecca Lonika 2201918482
- Abigael Tiffany 2201918841
- Dinda Ravinia 2201870236

CASE STUDIES

Anda telah dipilih sebagai manajer proyek untuk proyek Global Treps. Anda
membantu menjalankan tangki hiu (shark tank – Klik link berikut untuk penjelasan
project shark tank: https://www.youtube.com/watch?v=pjKbagr2Bvg) lokal seperti acara di
kampus Anda tahun lalu sebagai bagian dari proyek kelas, jadi Anda memiliki gagasan
umum tentang apa yang terlibat. Rencana jadwal adalah enam bulan, dan anggarannya
adalah $ 120.000. Profesor favorit Anda, Dr. K., dan beberapa rekannya telah setuju
untuk mendanai proyek tersebut. Kekuatan Anda adalah keterampilan organisasi dan
kepemimpinan Anda.
Anda adalah senior, tinggal di kampus, dan mendapatkan kamar dan pondokan
gratis dengan menjadi asisten residen di asrama Anda. Bobby, ahli komputer yang
mendanai banyak biaya kuliahnya dengan membangun situs web, akan menjadi orang
teknis utama Anda dalam proyek ini. Dia pergi ke kampus Anda dan tinggal di luar
kampus. Tiga orang lainnya akan membentuk tim proyek inti Anda: Kim, lulusan
perguruan tinggi baru yang sekarang bekerja untuk kelompok nirlaba di Vietnam; Ashok,
seorang mahasiswa bisnis di India; dan Alfreda, seorang siswa di AS yang berencana
untuk mengunjungi kota asalnya di Ethiopia selama dua bulan dalam beberapa bulan.
Anda akan mengadakan sebagian besar rapat secara virtual, tetapi Anda dapat bertemu
langsung dengan Bobby dan Dr. K. sesuai kebutuhan. Anda semua sudah saling kenal
selama setidaknya satu tahun dan bersemangat untuk membuat proyek ini sukses.
Anda dan anggota tim Anda akan melakukan pekerjaan paruh waktu saat Anda
menyelesaikan sekolah atau bekerja di pekerjaan lain, tetapi Anda dapat menggunakan
total hingga $ 50.000 untuk membayar sendiri. Anda memperkirakan bahwa Anda akan
memerlukan $ 30.000 lagi untuk biaya perjalanan, $ 20.000 untuk perangkat keras dan
perangkat lunak, dan $ 20.000 lainnya akan digunakan untuk menyelenggarakan acara,
konsultan, biaya hukum / bisnis, dll.
Tujuan Anda adalah untuk mengembangkan situs web yang berfungsi penuh dan
mengujinya dengan mengadakan empat acara di empat negara yang berbeda. Anda
akan membuat peningkatan ke situs setelah peristiwa itu, mengembangkan rencana

ISYS6522 – IS Project Management Planning

untuk meningkatkannya, dan merekomendasikan cara untuk mentransisikan hasil
proyek menjadi bisnis yang sukses. Sistem ini akan mencakup kemampuan berikut:
 Memberikan pedoman (guidance) dan template untuk menjalankan acara jenis
tangki hiu
 Menerima sumbangan dari calon investor yang ditargetkan ke sekolah atau
organisasi tertentu yang ingin menyelenggarakan acara (mirip dengan situs
DonorsChoose.org yang populer, di mana orang dapat mendanai permintaan guru)
 Menerima ide untuk produk atau layanan baru yang dibutuhkan
 Memberikan kemampuan bagi organisasi untuk membuat situs kustom mereka
sendiri untuk mengumpulkan peserta dan hiu lokal, menerima aplikasi, dan
mempromosikan pemenang serta yang kalah.
Perhatikan bahwa Anda memutuskan untuk tidak memasukkan gagasan untuk
menyediakan versi online acara tersebut sebagai bagian dari proyek awal karena
sponsor dan tim Anda memutuskan bahwa peristiwa fisik akan paling efektif. Anda juga
telah memutuskan untuk membatasi ruang lingkup proyek pertama ini untuk
memberikan kemampuan bagi 20 organisasi untuk membuat situs web kustom mereka
sendiri. Anggota tim Anda akan menyaring organisasi dan membantu orang
menggunakan situs untuk merencanakan acara mereka.
Anda berencana untuk memegang empat tangki hiu seperti acara dalam waktu
empat bulan, menggunakan anggota tim Anda di luar negeri untuk membantu mengatur
dan menjalankan acara itu, ditambah satu di kampus Anda. Semester Anda baru saja
dimulai, jadi Anda berencana untuk mengadakan acara di akhir semester. Proyek ini
akan mendanai penyegaran untuk acara-acara dan hadiah untuk para pemenang,
dengan anggaran $ 1.000 untuk setiap acara. Anda tidak berpikir Anda akan
mendapatkan sumbangan melalui situs web baru sebelum acara ini, tetapi Anda akan
mencoba mengaturnya untuk menerima sumbangan pada bulan lalu.
Anda akan membuat beberapa video pendek untuk menunjukkan kepada orang-
orang cara menggunakan situs ini dan memberikan saran untuk mengadakan acara
tersebut.
Setelah menguji situs dan mendapatkan umpan balik pelanggan, Anda akan
membuat beberapa perubahan dan mendokumentasikan rekomendasi untuk proyek
lanjutan. Anda juga akan membuat rencana bisnis yang merekomendasikan cara
mentransisikan proyek ini menjadi bisnis nyata yang dapat menghasilkan keuntungan
setelah dua tahun.
Asumsikan bahwa Anda akan membayar untuk situs web dan akun baru melalui
penyedia online. Bobby akan melakukan sebagian besar penyesuaian/ pemrograman
untuk situs tersebut, tetapi Anda akan mempertimbangkan outsourcing atau layanan
pembelian untuk memberikan beberapa kemampuan seperti menerima sumbangan dan
mengembangkan video pendek di situs. Anda juga akan membeli laptop baru dan akses
Internet untuk tiga anggota tim Anda di luar negeri sehingga mereka dapat berbagi
informasi dengan kontak mereka di negara-negara tersebut.

ISYS6522 – IS Project Management Planning

 Anda dan Dr. K. ingin menghadiri semua acara sebagai bagian dari proyek, dan
Anda dapat menyertakan pertemuan tatap muka penuh dengan seluruh tim jika
memungkinkan.

Pertanyaan:

1. Dokumentasikan pendekatan Anda untuk mengumpulkan persyaratan untuk proyek.

Sertakan setidaknya lima persyaratan teknis dan lima persyaratan non-teknis dalam
matriks keterlacakan persyaratan. Juga kembangkan daftar setidaknya lima
pertanyaan yang ingin Anda tanyakan kepada sponsor proyek. Biarkan instruktur
Anda menjawabnya untuk Anda, jika ada.

 Pendekatan untuk melakukan persyaratan baiknya menggunakan

wawancara dengan pemangku kepentingan satu per satu dikarenakan
proyek yang dilaksanakan tidak terlalu besar dan jangka waktu proyek yang
sedang (6 bulan) untuk meminimalisirkan terjadinya proses persyaratan yang
tidak baik. Persyaratan teknis :
- Nama domain
- Hardware (laptop/komputer)
- Software (aplikasi yang dibutuhkan)
- Internet
- Hosting
Persyaratan non-teknis :
- Konsultan
- Photographer
- Videographer
- Kamera
- Legal team
Lima pertanyaan :
1) Berapa lama proses persetujuan pendanaan sejak dokumen lengkap
diterima?
2) Organisasi apa yang paling mudah disetujui ?
3) Apakah ada biaya yang dibebankan kepada project owner untuk
proses persetujuan?
4) Berapa profit sharing yang diinginkan oleh sponsor?
5) Berapa persen keuntungan minimal agar sponsor memutuskan untuk
mendanai organisasi?

ISYS6522 – IS Project Management Planning

2. Kembangkan versi pertama pernyataan cakupan proyek untuk proyek tersebut.
Jadilah sespesifik mungkin dalam menggambarkan karakteristik dan persyaratan
produk, serta semua hasil proyek. Pastikan untuk memasukkan situs web Global
Treps, empat tangki hiu seperti acara, rencana bisnis, dan barang-barang
outsourcing (laptop, penerimaan donasi, pembuatan video, dll.) Sebagai bagian dari
ruang lingkup proyek.
 Cakupan proyek situs web Global Treps yang akan menyediakan
serangkaian model lengkap untuk acara bisnis untuk proyek tangki hiu
melibatkan proses-proses untuk mendefinisikan dan mengontrol pekerjaan
apa saja yang termasuk atau tidak termasuk dalam proyek, yang bertujuan
meyakinkan bahwa tim proyek dan pemangku kepentingan mempunyai
pengertian yang sama tentang produk akhir apa saja yang akan dihasilkan
proyek dan proses apa saja yang akan digunakan tim proyek untuk
menghasilkan produk tersebut. Alat ini juga dapat mengerjakan estimasi
proyek, rencana bisnis, dan barang-barang outsourcing, penganggaran,
alokasi sumber daya, kolaborasi, komunikasi, manajemen kualitas, dan
administrasi. Tujuannya adalah untuk menangani semua aspek dan
kerumitan proyek besar dan menjaga agar biayanya tetap rendah. Cakupan
proyek mempunyai enam proses, yaitu:
- Merencanakan manajemen cakupan, melibatkan bagaimana cakupan
dan kebutuhan proyek akan dikelola. Tim proyek bekerja bersama
pemangku kepentingan untuk menghasilkan Rencana Manajemen
Cakupan dan Rencana Manajemen Kebutuhan.
- Mengumpulkan daftar kebutuhan, melibatkan pendefinisian dan
dokumentasi fitur dan fungsi dari produk akhir, dan juga proses-proses
yang digunakan untuk menghasilkan produk akhir. Tim proyek membuat
Dokumen Kebutuhan dan Matriks Keterlacakan Kebutuhan (requirements
traceability matrix) sebagai hasil dari proses mengumpulkan daftar
kebutuhan.
- Mendefinisikan cakupan, melibatkan mengulas kembali rencana
manajemen cakupan, piagam proyek, dokumen kebutuhan, dan aset
proses organisasi untuk membuat pernyataan cakupan (scope
statement), dan melibatkan penambahan informasi sejalan kejelasan
kebutuhan dan persetujuan atas permintaan perubahan. Hasil dari proses
mendefinisikan cakupan adalah Peryataan Kebutuhan Proyek dan
pembaharuan pada dokumen-dokumen proyek.
- Membuat struktur rincian pekerjaan atau WBS (work breakdown
structure), melibatkan membagi-bagi produk utama proyek menjadi
komponen lebih kecil dan bisa dikelola. Hasil proses ini berupa acuan
cakupan (termasuk didalamnya WBS dan kamus WBS) dan
pembaharuan pada dokumen-dokumen proyek.

ISYS6522 – IS Project Management Planning

 - Menvalidasi cakupan, melibatkan mensahkan penerimaan atas produk
antara (deliverables) proyek. Pemangku kepentingan proyek kunci,
seperti pelanggan dan sponsor proyek melakukan inspeksi dan menerima
secara sah/formal produk-produk antara proyek selama proses ini. Jika
produk antara (deliverables) tidak bisa diterima, pelanggan dan sponsor
biasanya meminta perubahan-perubahan. Hasil dari proses ini adalah
produk antara yang diterima, permintaan perubahan, informasi unjuk
kerja, dan pembaharuan pada dokumen-dokumen proyek.
- Mengontrol cakupan, melibatkan kontrol terhadap perubahan cakupan
proyek selama masa umur proyek, yang merupakan sebuah tantangan
besar pada banyak proyek TI. Perubahan pada cakupan sering
mempengaruhi kemampuan tim proyek untuk memenuhi target waktu dan
biaya proyek, sehingga manajer proyek mesti mempertimbangkan
manfaat dan biaya pada perubahan cakupan. Hasil dari proses ini adalah
informasi unjuk kerja, permintaan perubahan, dan pembaharuan pada
rencana manajemen proyek, pembaharuan pada dokumen-dokumen
proyek, dan pembaharuan pada aset proses organisasi.

3. Kembangkan struktur rincian kerja untuk proyek. Buatlah perincian pekerjaan ke

Level 3 atau Level 4, yang sesuai. Gunakan templat di situs web pengiring dan
sampel dalam teks ini sebagai panduan. Cetak WBS dalam bentuk daftar. Pastikan
WBS didasarkan pada piagam proyek.

 Struktur Rincian Pekerjaan atau WBS merupakan pengelompokan

pekerjaan dalam proyek dengan berorientasi pada produk antara
(deliverabels) yang jikalau kelompok-kelompok pekerjaan tersebut
digabungkan akan merupakan keseluruhan cakupan proyek. WBS
merupakan dokumen dasar dari manajemen proyek karena WBS
memberikan dasar dalam perencanaan dan pengelolaan skedul, biaya,
sumberdaya, dan perubahan proyek. Rencana Manajemen Cakupan,
Penyataan Cakupan, Dokumentasi Kebutuhan proyek, berbagai faktor
lingkungan perusahaan, dan aset proses organisasi merupakan masukkan
utama dalam pembuatan WBS.

Alat kerja atau teknik utama pembuatan WBS adalah dekomposisi, yaitu
membagi-bagi produk antara (deliverables) proyek menjadi bagian-bagian
yang lebih kecil. WBS sering digambarkan sebagai bagan pohon aktivitas
yang berorientasi pada tugas, serupa dengan bagan struktur organisasi. Tim
proyek biasanya menyusun WBS sesuai dengan produk proyek, fase proyek,
atau kelompok proses manajemen proyek.

ISYS6522 – IS Project Management Planning

Pertimbangan lain dalam pembuatan WBS adalah bagaimana
mengorganisasi WBS untuk memberikan dasar bagi skedul proyek. Manajer
proyek mesti fokus pada pekerjaan yang perlu dilakukan dan bagaimana
pekerjaan tersebut akan dilakukan, bukannya fokus pada kapan pekerjaan
akan dilakukan. Dimana tugas-tugas tidak perlu dikembangkan sebagai
langkah-langkah berurutan.
Jika memerlukan aliran kerja berdasarkan waktu, manajer proyek bisa
membuat WBS menggunakan kelompok proses inisiasi, perencanaan,
eksekusi, pengawasan dan pengontrolan, dan penutupan pada level 2 pada
WBS. Dengan melakukan ini, tidak hanya tim proyek mengikuti praktek
manajemen proyek yang baik, WBS juga bisa lebih mudah dipetakan
terhadap waktu.

ISYS6522 – IS Project Management Planning

4. Gunakan WBS yang Anda kembangkan untuk mulai membuat bagan Gantt
menggunakan perangkat lunak pilihan Anda. Jangan masukkan durasi atau
dependensi. Cetak bagan Gantt yang dihasilkan pada satu halaman, dan pastikan
untuk menampilkan seluruh kolom Nama Tugas.

5. Kembangkan strategi untuk validasi ruang lingkup dan kontrol perubahan untuk
proyek ini. Tulis makalah singkat yang merangkum poin-poin utama dari strategi ini.

Validasi Ruang Lingkup

Kontrol ruang lingkup melibatkan pengendalian perubahan pada ruang lingkup

proyek.

Tujuan pengendalian ruang lingkup adalah untuk mempengaruhi faktor-faktor yang

menyebabkan perubahan ruang lingkup memastikan perubahan diproses sesuai
dengan prosedur yang dikembangkan sebagai bagian dari kontrol perubahan
terintegrasi, dan mengelola perubahan saat terjadi.

Varians adalah perbedaan antara kinerja yang direncanakan dan actual.

Pemangku kepentingan harus didorong untuk menyarankan perubahan yang akan

menguntungkan proyek secara keseluruhan dan tidak disarankan menyarankan
perubahan yang tidak perlu.

ISYS6522 – IS Project Management Planning

Untuk menghindari kegagalan proyek, oleh karena itu, sangat penting bagi manajer
proyek TI dan tim mereka untuk meningkatkan masukan pengguna dan dukungan
eksekutif dan mengurangi persyaratan yang tidak lengkap dan berubah.

1. Saran Untuk Meningkatkan Input Pengguna

- Kembangkan proses pemilihan proyek yang baik dan tegaskan bahwa sponsor
berasal dari organisasi pengguna

- Memiliki pengguna di tim proyek dalam peran penting

- Adakan pertemuan rutin dengan agenda yang ditentukan, dan minta pengguna
menandatangani kiriman utama yang disajikan pada pertemuan

- Kirimkan sesuatu kepada pengguna dan sponsor secara teratur

- Jangan berjanji untuk memberikan ketika kita mengetahui bahwa kita tidak bisa

- Cari pengguna bersama dengan pengembang

2. Saran Untuk Mengurangi Persyaratan Yang Tidak Lengkap Dan Sering Berubah

- Kembangkan dan ikuti proses manajemen persyaratan

- Gunakan teknik seperti prototyping, use case modeling, dan JAD untuk
mendapatkan lebih banyak keterlibatan pengguna

- Cantumkan persyaratan secara tertulis dan jaga agar tetap terkini

- Buat database manajemen persyaratan untuk mendokumentasikan dan

mengendalikan persyaratan

- Menyediakan pengujian yang memadai dan melakukan pengujian sepanjang siklus

hidup proyek

- Tinjau perubahan dari perspektif sistem

- Tekankan tanggal penyelesaian untuk membantu fokus pada apa yang paling
penting

ISYS6522 – IS Project Management Planning

SOURCE:

Schwalbe, Kathy. (2016). Information Technology Project Management. 8th

Edition. Cengage Learning. Student Edition. ISBN-13: 978-1-285-45234-0
Chapter 5.
https://www.zoho.com/id/projects/project-management-tools.html
https://accurate.id/marketing-manajemen/pengertian-manajemen-proyek/
http://manajemenproyek01.blogspot.com/2020/04/ln05-bab-05-manajemen-
cakupan-proyek.html

ISYS6522 – IS Project Management Planning