PENGURUSAN PROJEK –

DIPLOMA KEMAHIRAN
MALAYSIA (DKM)
Oleh,
Pn Hafizan Binti Mat Som
Pengurus Latihan Teknikal
STRUKTUR SUBJEK
 Mempunyai 8 Bab iaitu:-
 Pengenalan Kepada Pengurusan Projek
 Kajian Terdahulu (Kajian Literatur)
 Spesifikasi Projek
 Keperluan Projek
 Bajet Projek
 Tugasan Projek
 Aliran Kerja
 Pemantauan Projek :- Gantt Chart
MINGGU PEMBELAJARAN
 Minggu 7, 9, 11, 13, 15, 17, 19, 21, 23, 25
 10 Minggu sahaja
 Setiap 2 minggu, 3 jam (Rabu, 2-5 petang)
 Setiap kuliah, tugasan akan diberikan kepada
semua kumpulan.
 Pada kuliah berikutnya, setiap kumpulan perlu
membuat perbentangan tentang tugasan yang
telah diberikan sebelumnya.
STRUKTUR PEMBELAJARAN
 Setiap tamat kuliah, bermula Minggu
kedua, kuiz akan diberikan bagi bab yang
telah dipelajari pada minggu sebelumnya.
 Pemarkahan Subjek adalah;
 Kehadiran – 5%
 Kuiz – 15%
 Perbentangan Mingguan – 30%
 Projek Akhir – 50%
 Jumlah – 100
STRUKTUR PEMBELAJARAN
(cont)
 Minggu 1-8
 Sesi pembelajaran kuliah, kuiz dan
perbentangan kumpulan
 Minggu 9 – 10
 Perbentangan Hasil Projek Akhir
 ADA
SOALAN ????
BAB 1 – PENGENALAN
KEPADA PENGURUSAN
PROJEK
Apakah itu Projek??
 Projek adalah usaha sementara yang
dilakukan untuk mencapai tujuan tertentu.
 Atribut projek
 Tujuan unik
 Sementara
 Memerlukan sumber dari berbagai bidang
 Perlu ada penaja/pelanggan utama.
 Melibatkan ketidaktentuan
KEKANGAN/HALANGAN PROJEK
 Setiap projek dikekang dlm berbagai cara
dengan
 Matlamat skop: Apa yang cuba dicapai oleh projek?
 Matlamat Masa : Berapa lama projek patut
disiapkan?
 Matlamat kos: Berapa kos projek sepatutnya?

 Tugas pengurus projek untuk mengimbangi

ketiga-tiga matlamat ini.
Rajah 1-1. The Triple Constraint
of Project Management
Apakah itu Pengurusan Projek?
 Pengurusan projek adalah aplikasi
pengetahuan, kemahiran, alatan dan
teknik kepada aktiviti projek supaya
dapat mencapai keperluan projek
(PMI*, Project Management Body of
Knowledge (PMBOK Guide), 2000, p.
6)
*The Project Management Institute (PMI) adalah Persatuan
Professional Antarabangsa. http://www.pmi.org.
 Sejarah Pengurusan Projek
 Pengurusan projek moden bermula dengan
Projek Manhattan, pembangunan bom atom oleh
tentera U.S.
 1917, Henry Gantt membangunkan carta Gannt
sebagai alat untuk menjadualkan kerja.
 1958, Tentera Laut US membangunkan carta
PERT
 1970, tentera mula menggunakan perisian
pengurusan projek (sama dengan industri
pembinaan)
 1990s, hampir semua industri menggunakan
salah satu bentuk pengurusan projek
KEBAIKAN PENGURUSAN
PROJEK
 Kawalan yang baik ke atas sumber kewangan, fizikal
dan manusia.
 Meningkatkan hubungan pelanggan.
 Tempoh pembangunan pendek.
 Kos dikurangkan.
 Kualiti dan kebolehharapan ditingkatkan.
 Meningkatkan keuntungan.
 Meningkatkan produktiviti.
 Kordinasi dalaman yang lebih baik.
 Meningkatkan semangat pekerja
 Lain-lain Kelebihan Pengurusan
Projek *
 Boss, pelanggan dan pemegang saham lain tidak suka
pada kejutan.
 Pengurusan projek (PP) yang baik menghasilkan
keyakinan dan mengurangkan risiko.
 PP menyediakan alat dan persekitaran untuk rancang,
pantau, jejak dan urus jadual, sumber, kos dan kualiti.
 PP menyediakan asas sejarah atau metrik untuk
perancangan masa depan di samping dokumentasi
yang baik.
 Ahli projek belajar dan bertambah matang apabila
bekerja dalam persekitaran kumpulan berbagai fungsi.
*Knutson, Joan, PM Network, December 1997, p. 13
Rajah 1-2. Kerangka Kerja
Pengurusan Projek
 Apa itu
Stakeholders??
 Pemegang Saham Projek
(Stakeholders)
 Pemegang saham adalah orang yang terlibat
atau menerima kesan dari aktiviti projek.
 Pemegang saham melibatkan
 Penaja projek dan kumpulan projek.
 Kakitangan sokongan
 Pelanggan.
 Pengguna.
 Pembekal.
 Penentang projek.
 Apakah perkara
penting dalam
Pengurusan Projek?
9 Bidang Pengetahuan Pengurusan
Projek
 Bidang pengetahuan yang mesti dipupuk oleh
pengurus projek (mengikut kemampuan).
 4 bidang pengetahuan yang menuju ke arah
objektif projek (skop, masa, kos, dan kualiti)
 4 bidang yang membantu bidang pengetahuan
adalah cara untuk mencapai objektif projek
(pengurusan sumber manusia, komunikasi,
risiko, dan pembelian)
 1 bidang pengetahuan (pengurusan
penyepaduan projek memberi dan menerima
kesan dari lain-lain bidang pengetahuan.
 Fasa Pengurusan Projek
 Memulakan Projek
Aktiviti pertama dalam proses pengurusan projek
bagi menilai saiz, skop dan kompleks sebuah projek
bagi membina prosidur untuk menyokong projek.
 Merancang Projek
Proses menerangkan secara nyata, aktiviti-akvititi
yang berlainan dan kerja yang perlu dilakukan untuk
menyiapkan setiap aktiviti dalam sebuah projek.
 Melaksanakan Projek
Perancangan yang dibuatkan pada fasa
sebelumnya akan dilaksanakan pada peringkat ini.
 Menamatkan Projek
FASA 1 – MEMULAKAN
PROJEK
Permulaan Projek
 Fokus kepada aktiviti yang direka bentuk bagi
membantu dalam mengorganisasi kumpulan
bagi mengendalikan perancangan projek.
 Satu atau beberapa SA akan diarahkan untuk
bekerja dengan pelanggan untuk membina
piawai kerja dan prosedur komunikasi.
 Keperluan aktiviti semasa permulaan projek
berdasarkan saiz, skop dan kompleksiti
sesebuah projek.
 Memulakan Projek
Lima aktiviti untuk memulakan projek:
 Membina kumpulan
 Membina hubungan baik dengan
pelanggan
 Membina perancangan projek
 Membina prosedur pengurusan
 Membina pengurusan dan buku kerja
projek
FASA 2 – MERANCANG
PROJEK
Merancang Projek
10 aktiviti perancangan projek:
 Menerangkan skop, alternatif,
kemungkinan (feasibility) projek.
 Membahagikan projek kepada tugas
yang boleh diuruskan
 Menganggarkan sumber-sumber dan
membina perancangan sumber
 Membangunkan jadual permulaan
Merancang Projek- samb.
 Membangunkan perancangan
komunikasi
 Menentukan piawai dan prosedur projek
 Mengenalpasti dan menilai risiko
 Membentuk perbelanjaan awal
 Membangunkan statement of work
 Menetapkan Baseline project plan
 Teknik dan Alat Pengurusan
Projek
 Alat dan teknik pengurusan projek membantu
pengurus projek dan kumpulan projek dalam
berbagai aspek pengurusan projek.
 Termasuk
 Project Charter dan WBS (skop)
 Carta Gantt , rajah rangkaian , analisa laluan
kritikal, penjadualan rantaian kritikal (masa)
 Anggaran kos dan pengurusan earned value (kos)
Contoh WBS untuk Projek Intranet
dalam Bentuk Carta
Intranet Project

Concept W eb Site W eb Site Roll Out Support

Design Developm ent

Design User Interface Develop Pages

and Links

Design Server Setup Develop

Functionality

Develop Server Content

Support Infrastructure Migration/Integration

Testing
 Rajah 1-4. Contoh Carta Gantt

WBS di sebelah kiri, dan setiap tarikh mula dan tamat tugas
ditunjukkan di sebelah kanan menggunakan skala masa kalendar.
 Rajah 1-5. Contoh Rajah Rangkaian

Setiap kotak adalah tugas projek dari WBS. Anak panah menunjukkan
sandaran antara tugas. Setiap tugas yang bergaris tebal adalah pada laluan
kritikal. Jika ada tugas pada laluan kritikal yang mengambil masa lebih lama
dari dirancangkan, seluruh projek akan lewat kecuali sesuatu dilakukan.
FASA 3 – MELAKSANAKAN
PROJEK
Melaksanakan projek
 Melaksanakan Baseline Project Plan
 Memantau progress projek berdasarkan
Baseline Project Plan
 Menguruskan pertukaran kepada
Baseline Project Plan
 Menyelenggara Buku kerja projek
 Berkomunikasi status projek
FASA 4 – MENAMATKAN
PROJEK
Menamatkan Projek

 Menamatkan projek
 Membimbing postproject review
 Menamatkan kontrak pelanggan
FAKTOR KEJAYAAN
PROJEK
Faktor Kejayaan Projek
Sebab utama mengapa projek gagal atau
sebahagian gagal:
 Keperluan yang tidak lengkap & sentiasa
berubah.
 Penglibatan pengguna terhad
 Kekurangan sokongan eksekutif
 Kekurangan sokongan teknikal
 Perancangan projek yang lemah
 Objektif yang samar
 Kekurangan sumber yang diperlukan
Faktor Kejayaan Projek
Sebab utama mengapa projek berjaya:

 Keperluan sistem di definisikan secara jelas

 Penglibatan pengguna
 Sokongan dari pihak pengurusan atasan
 Perancangan projek yang terperinci dan
menyeluruh
 Penjadualan dan milestone yang realistik
 Kerjaya Pengurusan Projek
 Artikel Fortune – pengurusan projek adalah
pilihan kerja nombor 1.
 Badan profesional seperti Project
Management Institute (PMI) telah
berkembang dengan pesat
 Purata gaji pengurus projek melebihi
$81,000
Perisian Pengurusan Projek
 Sehingga 2001, terdapat ratusan produkyang berbeza
untuk membantu perlaksanaan pengurusan projek.
 Tiga kategori utama alatan:
 Alatan akhir-rendah: Kendalikan projek tunggal dan kecil
dengan baik, kos kurang $200 utk seorang pengguna.
 Alatan pertengahan : Kendalikan pelbagai projek dan
pengguna, kos $200-500 utk seorang pengguna, Projek
tahun 2000 paling popular
 Alatan akhir-tinggi : Juga dipanggil perisian pengurusan
projek enterprise, dilesenkan berdasarkan pengguna.
Pengurusan Projek Boleh
Digunakan Dalam Banyak Bidang
 Pengurusan projek sesuai utk projek
peribadi atau kerja.
 Pengurusan projek sesuai utk disiplin lain
(IT, pembinaan, kewangan, sukan,
perancangan majlis dll)
 Kebolehan pengurusan projek boleh
membantu dalam kehidupan seharian.
CONTOH PROJEK IT
 Northwest Airlines membangunkan sistem
penempahan dipanggil ResNet (bab 11-16)
 Banyak organisasi menaiktaraf perkakasan,
perisian dan rangkaian melalui projek. (bab 5)
 Pembangunan perisian baru atau meningkatkan
sistem yg ada untuk melaksanakan fungsi
bisnes(cth dlm buku teks).
 Projek IT – projek yang melibatkan perkakasan,
perisian dan rangkaian
CONTOH PROJEK KITCHEN
 Pembangunan Dapur untuk restoran
 Pengubahsuaian hiasan dalaman dapur
mengikut konsep (chinese,western,etc)
 Ciptaan menu atau resepi bagi satu majlis
besar
AKTIVITI
AKTIVITI
 Kenalpasti kumpulan projek anda
 Projek DKM mestilah merangkumi sekurang-
kurangnya 80% daripada NOSS anda
 Kenalpasti NOSS bersama kumpulan.
 Cari skop projek yang dicadang
 Bincang kesesuaian tajuk tersebut
 Perbentangan dari setiap ahli kumpulan akan
diadakan pada minggu hadapan(Lihat soalan
tugasan)
TUGASAN
SOALAN TUGASAN
 Bentuk Kumpulan
 Buat Carta Organisasi Kumpulan
 Cari 3 Cadangan Tajuk yang meliputi
sekurang-kurangnya 50% task di dalam
NOSS kursus anda
 Bincang dalam kumpulan dan bentangkan
pada kuliah akan datang.
Soalan latihan;

1. Apakah itu Pengurusan Projek ?

2. Nyatakan 3 kekangan dalam menguruskan projek.
3. Nyatakan 4 dari 9 Bidang Pengetahuan
Pengurusan Projek.