Chapter 1:

Introduction to Project Management

Identitas Mata Kuliah

Nama Mata Kuliah : Manajemen Proyek

Waktu : 100 Menit
Topik pembahasan : 1. Introduction; Organizational Influences and Project Life
Cycle
2. Project Management Processes.
Tujuan pembelajaran
• Mahasiswa mampu membedakan mana yang disebut proyek
dan kegiatan operasional
• Mahasiswa mampu menjelaskan mengapa manajemen proyek
diperlukan
Capaian Pembelajaran
Mampu melakukan tahapan proyek pada project life cycle mulai dari
proses inisiasi, perencanaan, pelaksanaan sampai pada penutupan
proyek
 Introduction
• Banyak organisasi saat ini memiliki minat baru dalam manajemen
proyek
• Perangkat keras komputer, perangkat lunak, jaringan, dan penggunaan
tim kerja interdisipliner dan global telah mengubah lingkungan kerja
secara radikal
• Dunia secara keseluruhan menghabiskan hampir $10 triliun dari $40,7
triliun produk brutonya untuk segala jenis proyek
• Lebih dari 16 juta orang menganggap manajemen proyek sebagai
profesi mereka
Project Management Statistics
• Pasar teknologi informasi dan komunikasi secara keseluruhan tumbuh sebesar 6 persen
menjadi hampir $3 triliun pada tahun 2010
• Di AS, jumlah tenaga kerja TI mencapai 4 juta pekerja pada tahun 2008, dan tingkat
pengangguran profesional TI adalah setengah dari tingkat pengangguran di pasar tenaga
kerja secara keseluruhan.
• Pada tahun 2011, total kompensasi untuk manajer proyek senior rata-rata dalam dolar AS
adalah $105.000 per tahun di Amerika Serikat dan $160.409 di Swiss.
• Jumlah orang yang memperoleh sertifikasi Project Management Professional (PMP) terus
meningkat. 44 persen pengusaha mencantumkan manajemen proyek sebagai
keterampilan yang mereka cari pada lulusan perguruan tinggi baru, setelah keterampilan
komunikasi dan teknis
Motivasi Mempelajari Manajemen Proyek
Teknologi Informasi
• Proyek TI memiliki rekam jejak yang buruk. Sebuah studi Standish Group
(CHAOS) tahun 1995 menemukan bahwa hanya 16,2% proyek TI berhasil
memenuhi sasaran ruang lingkup, waktu, dan biaya; lebih dari 31% proyek
TI dibatalkan sebelum selesai
• Sebuah studi PricewaterhouseCoopers menemukan bahwa secara
keseluruhan separuh dari seluruh proyek gagal dan hanya 2,5% perusahaan
yang secara konsisten memenuhi target mereka dalam hal cakupan, waktu,
dan biaya untuk semua jenis proyek
Keuntungan Menggunakan Manajemen
Proyek Formal
• Kontrol yang lebih baik atas sumber daya keuangan, fisik, dan manusia
• Peningkatan hubungan pelanggan
• Waktu pengembangan lebih singkat
• Biaya lebih rendah
• Kualitas lebih tinggi dan peningkatan keandalan
• Margin keuntungan lebih tinggi
• Peningkatan produktivitas
• Koordinasi internal yang lebih baik
• Semangat pekerja yang lebih tinggi
What Is a Project?
• Proyek adalah “usaha sementara yang dilakukan untuk menciptakan
produk, layanan, atau hasil yang unik” (PMBOK® Guide, Edisi Kelima,
2012)
• Operasi adalah pekerjaan yang dilakukan untuk mempertahankan
bisnis
• Proyek berakhir ketika tujuannya telah tercapai atau proyek telah
dihentikan
• Proyek bisa besar atau kecil dan membutuhkan waktu singkat atau
lama untuk diselesaikan
Contoh Proyek Teknologi Informasi
• A team of students creates a smartphone application and sells it
online
• A company develops a driverless car
• A small software development team adds a new feature to an internal
software application for the finance department
• A college upgrades its technology infrastructure to provide wireless
Internet access across the whole campus
Top Strategic Technologies for 2012 (Gartner)
• Media tablets and beyond
• Mobile-centric applications and interfaces
• Contextual and social user experience
• Internet of things
• Cloud computing
Cuplikan Media: Aplikasi Tidak Produktif
• Gartner memperkirakan pada tahun 2014, akan ada lebih dari 70 miliar
unduhan aplikasi seluler setiap tahunnya.
• Semua aplikasi iPhone teratas di awal tahun 2012 (Temple Run, Angry Gran,
Zombie Farm, Words With Friends, Angry Birds, dll.) dan sebagian besar
aplikasi teratas iPad2 dapat dianggap tidak produktif di sebagian besar
lingkungan kerja
• Tantangannya adalah mengembangkan aplikasi yang berguna dan membuat
pekerja fokus pada aplikasi tersebut dibandingkan dengan banyaknya pilihan
yang mengganggu
Project Attributes
• Sebuah proyek
- mempunyai tujuan yang unik
- bersifat sementara
- dikembangkan menggunakan elaborasi progresif
- memerlukan sumber daya, seringkali dari berbagai bidang
- harus memiliki pelanggan atau sponsor utama
- Sponsor proyek biasanya memberikan arahan dan pendanaan untuk
proyek tersebut
- melibatkan ketidakpastian
Project and Program Managers
• Manajer proyek bekerja dengan sponsor proyek, tim proyek, dan
orang lain yang terlibat dalam proyek untuk mencapai tujuan proyek
• Program: sekelompok proyek terkait yang dikelola secara
terkoordinasi untuk memperoleh manfaat dan kendali yang tidak
dapat diperoleh jika dikelola secara individual (PMBOK® Guide, Edisi
Kelima, 2012)
• Manajer program mengawasi program; sering bertindak sebagai bos
bagi manajer proyek
Figure 1-1 The Triple Constraint of Project
Management
What is Project Management?
• Manajemen proyek adalah “penerapan pengetahuan, keterampilan,
alat dan teknik pada kegiatan proyek untuk memenuhi persyaratan
proyek” (PMBOK® Guide, Edisi Keempat, 2012)
• Manajer proyek berusaha untuk memenuhi tiga kendala (ruang
lingkup proyek, waktu, dan tujuan biaya) dan juga memfasilitasi
seluruh proses untuk memenuhi kebutuhan dan harapan pemangku
kepentingan proyek
Figure 1-2 Project Management Framework
Project Stakeholders
• Pemangku kepentingan adalah orang-orang yang terlibat atau terkena dampak kegiatan
proyek
• Pemangku kepentingan termasuk:
- sponsor proyek
- manajer proyek
- tim proyek
- staf pendukung
- Pelanggan
- Pengguna
- Pemasok
- penentang proyek tersebut
10 Project Management Knowledge Areas
• Area pengetahuan menggambarkan kompetensi utama yang harus
dikembangkan oleh manajer proyek
• Manajer proyek harus memiliki pengetahuan dan keterampilan di 10
bidang pengetahuan (integrasi proyek, ruang lingkup, waktu, biaya,
kualitas, sumber daya manusia, komunikasi, risiko, pengadaan, dan
manajemen pemangku kepentingan)
• Teks ini mencakup seluruh bab tentang setiap bidang pengetahuan
Teknik dan Alat Manajemen Proyek
• Alat dan teknik manajemen proyek membantu manajer proyek dan
timnya dalam berbagai aspek manajemen proyek
• Beberapa yang spesifik termasuk
- Piagam proyek, pernyataan ruang lingkup, dan WBS (ruang
lingkup)
- Bagan Gantt, diagram jaringan, analisis jalur kritis, penjadwalan
rantai kritis (waktu)
- Perkiraan biaya dan manajemen nilai yang diperoleh (biaya)
 Super Tools
• “Super Tools” adalah alat yang mempunyai kegunaan tinggi dan potensi tinggi untuk
meningkatkan keberhasilan proyek, seperti:
- Perangkat lunak untuk penjadwalan tugas (seperti perangkat lunak manajemen
proyek)
- Pernyataan ruang lingkup
- Analisis persyaratan
- Laporan pembelajaran
• Alat-alat yang sudah banyak digunakan dan terbukti meningkatkan kepentingan proyek
meliputi:
- Laporan kemajuan
- Pertemuan pembuka
- Bagan Gantt
- Perubahan permintaan
What Went Right? Improved Project Performance
Studi yang dilakukan oleh CHAOS Standish Group menunjukkan peningkatan
dalam proyek TI dalam dekade terakhir:
• Jumlah proyek TI yang berhasil meningkat lebih dari dua kali lipat, dari 16
persen pada tahun 1994 menjadi 37 persen pada tahun 2010
• Jumlah proyek yang gagal menurun dari 31 persen pada tahun 1994
menjadi 21 persen pada tahun 2010
• Tingkat keberhasilan adalah yang tertinggi dalam studi CHAOS terbaru
Mengapa Perlu Perbaikan?
“Alasan peningkatan keberhasilan proyek bervariasi. Pertama, biaya
rata-rata suatu proyek telah berkurang setengahnya. Alat yang lebih
baik telah diciptakan untuk memantau dan mengendalikan kemajuan
dan manajer proyek yang lebih terampil dengan proses manajemen
yang lebih baik telah digunakan. Fakta adanya proses merupakan hal
yang penting.”*

*Standish Group, "CHAOS 2001: Resep untuk Sukses" (2001).

Keberhasilan Proyek
Ada beberapa cara untuk menentukan keberhasilan proyek:
1. Proyek ini memenuhi sasaran ruang lingkup, waktu, dan biaya
2. Proyek ini memuaskan pelanggan/sponsor
3. Hasil proyek memenuhi tujuan utamanya, seperti menghasilkan
atau menghemat sejumlah uang, memberikan laba atas investasi
yang baik, atau sekadar membuat sponsor senang.
Tabel 1-2: Apa yang Membantu Keberhasilan Proyek?*
1. Keterlibatan pengguna
2. Dukungan eksekutif
3. Tujuan bisnis yang jelas
4. Kematangan emosi
5. Mengoptimalkan cakupan
6. Proses tangkas
7. Keahlian manajemen proyek
8. Sumber daya yang terampil
9. Eksekusi
10. Alat dan Prasarana
Tiga Alasan Utama Mengapa Proyek Teknologi
Federal Berhasil
1. Pendanaan yang memadai
2. Keahlian staf
3. Keterlibatan seluruh pemangku kepentingan
What the Winners Do…
Temuan penelitian terbaru menunjukkan bahwa perusahaan yang unggul
dalam kemampuan penyampaian proyek:
• Gunakan kotak alat manajemen proyek terintegrasi (gunakan alat PM
standar/lanjutan, banyak templat)
• Kembangkan pemimpin proyek, dengan menekankan bisnis dan soft skill
• Kembangkan proses pengiriman proyek yang efisien
• Ukur kesehatan proyek menggunakan metrik, seperti kepuasan
pelanggan atau laba atas investasi
Manajemen Portofolio Program dan Proyek
• Program adalah “sekelompok proyek terkait yang dikelola secara
terkoordinasi untuk memperoleh manfaat dan kendali yang tidak
dapat diperoleh jika dikelola secara individual” (PMBOK® Guide, Edisi
Kelima, 2012)
• Seorang manajer program memberikan kepemimpinan dan arahan
bagi manajer proyek yang memimpin proyek dalam program
• Contoh program umum di bidang TI antara lain infrastruktur,
pengembangan aplikasi, dan dukungan pengguna
Manajemen Portofolio Proyek
• Sebagai bagian dari manajemen portofolio proyek, organisasi
mengelompokkan dan mengelola proyek dan program sebagai
portofolio investasi yang berkontribusi terhadap kesuksesan seluruh
perusahaan
• Manajer portofolio membantu organisasi mereka membuat
keputusan investasi yang bijaksana dengan membantu memilih dan
menganalisis proyek dari perspektif strategis
Gambar 1-3. Manajemen Proyek Dibandingkan
dengan Manajemen Portofolio Proyek
Best Practice
• Praktik terbaik adalah “cara optimal yang diakui oleh industri untuk mencapai tujuan atau
sasaran yang ditetapkan”*
• Robert Butrick menyarankan bahwa organisasi perlu mengikuti prinsip-prinsip dasar
manajemen proyek, termasuk dua prinsip yang disebutkan sebelumnya dalam bab ini:
- Pastikan proyek Anda didorong oleh strategi Anda. Mampu menunjukkan
bagaimana setiap proyek yang Anda lakukan sesuai dengan strategi bisnis Anda,
dan menyaring proyek yang tidak diinginkan sesegera mungkin
- Libatkan pemangku kepentingan Anda. Mengabaikan pemangku kepentingan
sering kali menyebabkan kegagalan proyek. Pastikan untuk melibatkan pemangku
kepentingan di semua tahap proyek, dan dorong kerja tim serta komitmen setiap
saat
Gambar 1-4. Contoh Pendekatan Portofolio
Proyek
Gambar 1-5. Contoh Layar Manajemen Portofolio
Proyek yang Menampilkan Pengoptimalan Portofolio
Peran Manajer Proyek
• Deskripsi pekerjaan bervariasi, namun sebagian besar mencakup
tanggung jawab seperti perencanaan, penjadwalan, koordinasi, dan
bekerja dengan orang-orang untuk mencapai tujuan proyek
• Ingatlah bahwa 97% proyek yang sukses dipimpin oleh manajer
proyek berpengalaman, yang sering kali dapat membantu
memengaruhi faktor keberhasilan
Keterampilan yang Disarankan untuk Manajer
Proyek
• Badan Pengetahuan Manajemen Proyek
• Pengetahuan, standar, dan peraturan bidang aplikasi
• Pengetahuan lingkungan proyek
• Pengetahuan dan keterampilan manajemen umum
• Soft skill atau keterampilan hubungan manusia
Tabel 1-3 Sepuluh Keterampilan dan Kompetensi
Paling Penting bagi Manajer Proyek
1. Keterampilan manusia
2. Kepemimpinan
3. Mendengarkan
4. Integritas, berperilaku etis, konsisten
5. Kuat dalam membangun kepercayaan
6. Komunikasi lisan
7. Kuat dalam membangun tim
8. Resolusi konflik, manajemen konflik
9. Berpikir kritis, pemecahan masalah
10. Memahami, menyeimbangkan prioritas
Keterampilan Berbeda Dibutuhkan dalam Situasi
Berbeda
• Proyek besar: Kepemimpinan, pengalaman relevan sebelumnya, perencanaan,
keterampilan bersosialisasi, komunikasi verbal, dan keterampilan membangun
tim adalah yang paling penting
• Proyek dengan ketidakpastian yang tinggi: Manajemen risiko, manajemen
ekspektasi, kepemimpinan, keterampilan sumber daya manusia, dan
keterampilan perencanaan adalah yang paling penting
• Proyek yang sangat baru: Kepemimpinan, keterampilan bersosialisasi,
memiliki visi dan tujuan, kepercayaan diri, manajemen ekspektasi, dan
keterampilan mendengarkan adalah yang paling penting
Pentingnya Keterampilan Kepemimpinan
• Manajer proyek yang efektif memberikan kepemimpinan dengan memberi
contoh
• Seorang pemimpin berfokus pada tujuan jangka panjang dan tujuan gambaran
besar sambil menginspirasi orang-orang untuk mencapai tujuan tersebut
• Seorang manajer berurusan dengan rincian sehari-hari dalam mencapai
tujuan tertentu
• Manajer proyek sering kali mengambil peran sebagai pemimpin dan manajer
Karir untuk Manajer Proyek TI

• Dalam survei tahun 2011, para eksekutif TI membuat daftar

“sembilan keterampilan terpanas” yang mereka rencanakan untuk
dipekerjakan pada tahun 2012
• Manajemen proyek berada di urutan kedua setelah pemrograman
dan pengembangan aplikasi
Table 1-4. Nine Hottest Skills*
Skill Percentage of
Respondents
Programming and application development 60%
Project management 44%
Help desk/technical support 35%
Networking 35%
Business intelligence 23%
Data center 18%
Web 2.0 18%
Security 17%
Telecommunications 9%

*Source: Rick Saia, “9 Hot IT Skills for 2012,”

Computerworld, September 26, 2011.
Profesi Manajemen Proyek

• Profesi manajemen proyek berkembang dengan sangat pesat

• Memahami sejarah bidang ini, peran masyarakat profesional seperti
Institut Manajemen Proyek, dan pertumbuhan perangkat lunak
manajemen proyek akan sangat membantu.
Sejarah Manajemen Proyek
• Beberapa orang berpendapat bahwa pembangunan piramida Mesir
adalah sebuah proyek, seperti halnya pembangunan Tembok Besar
Tiongkok
• Kebanyakan orang menganggap Proyek Manhattan sebagai proyek
pertama yang menggunakan manajemen proyek “modern”.
• Proyek tiga tahun senilai $2 miliar (dalam dolar tahun 1946) ini
memiliki manajer proyek dan manajer teknis terpisah
Gambar 1-6. Contoh Gantt Chart Dibuat dengan
Project 2010
Gambar 1-7. Contoh Diagram Jaringan Dibuat dengan
Project 2010
Project Management Offices
• Pada tahun 100an, banyak perusahaan mulai menciptakan PMO
untuk membantu mereka menangani peningkatan jumlah dan
kompleksitas proyek
• Kantor Manajemen Proyek (PMO) adalah kelompok organisasi yang
bertanggung jawab untuk mengoordinasikan fungsi manajemen
proyek di seluruh organisasi
Gambar 1-8. Pertumbuhan Jumlah Project
Management Offices
Global Issues
Beberapa dinamika global memaksa organisasi untuk memikirkan kembali praktik
mereka:
• Pengembangan bakat untuk manajer proyek dan program merupakan
perhatian utama
• Manajemen portofolio proyek yang baik sangat penting dalam kondisi
perekonomian yang ketat
• Teknik dasar manajemen proyek adalah kompetensi inti
• Organisasi ingin menggunakan pendekatan yang lebih tangkas dalam
manajemen proyek
• Realisasi manfaat proyek merupakan metrik utama
The Project Management Institute
• Project Management Institute (PMI) adalah perkumpulan profesional
internasional untuk manajer proyek yang didirikan pada tahun 1969
• PMI terus menarik dan mempertahankan anggota, melaporkan lebih dari 380.000
anggota di seluruh dunia pada tahun 2012
• Terdapat komunitas praktik di banyak bidang, seperti sistem informasi, layanan
keuangan, dan layanan kesehatan
• Penelitian manajemen proyek dan program sertifikasi terus berkembang
• Siswa dapat bergabung dengan PMI dengan potongan biaya dan mendapatkan
sertifikasi Certified Associate in Project Management (CAPM) (lihat www.pmi.org
untuk rinciannya)
Project Management Certification
• PMI memberikan sertifikasi sebagai Project Management Professional
(PMP)
• Seorang PMP telah mendokumentasikan pengalaman proyek yang
memadai, setuju untuk mengikuti kode etik, dan lulus ujian PMP
• Jumlah orang yang memperoleh sertifikasi PMP meningkat dengan cepat
• PMI dan organisasi lain menawarkan program sertifikasi tambahan (lihat
Lampiran B)
Gambar 1-9 Pertumbuhan Sertifikasi PMP, 1993-
2011
Etika dalam Manajemen Proyek
• Etika, yang didefinisikan secara longgar, adalah seperangkat prinsip
yang memandu pengambilan keputusan berdasarkan nilai-nilai
pribadi tentang apa yang “benar” dan “salah”.
• Manajer proyek sering menghadapi dilema etika
• Untuk mendapatkan sertifikasi PMP, pelamar harus menyetujui Kode
Etik dan Perilaku Profesional PMI
• Beberapa soal ujian PMP berkaitan dengan tanggung jawab
profesional, termasuk etika
Perangkat Lunak Manajemen Proyek
• Ada ratusan produk berbeda untuk membantu dalam melakukan manajemen
proyek
• Tiga kategori utama alat:
• Alat kelas bawah: Menangani proyek tunggal atau lebih kecil dengan baik,
biayanya di bawah $200 per pengguna
• Alat kelas menengah: Menangani banyak proyek dan pengguna, biaya $200-
$1.000 per pengguna, Project 2010 paling populer
• Alat kelas atas: Disebut juga perangkat lunak manajemen proyek perusahaan,
sering kali dilisensikan berdasarkan per pengguna, seperti solusi Manajemen
Proyek Microsoft Enterprise
Chapter Summary
• Proyek adalah upaya sementara yang dilakukan untuk menciptakan produk,
layanan, atau hasil yang unik
• Manajemen proyek adalah penerapan pengetahuan, keterampilan, alat,
dan teknik pada aktivitas proyek untuk memenuhi persyaratan proyek
• Program adalah sekelompok proyek terkait yang dikelola secara
terkoordinasi
• Manajemen portofolio proyek melibatkan pengorganisasian dan
pengelolaan proyek dan program sebagai portofolio investasi
• Manajer proyek memainkan peran kunci dalam membantu proyek dan
organisasi berhasil
• Profesi manajemen proyek terus tumbuh dan matang
Materi minggu depan

• Project Integration Management

THANK YOU