MANAJEMEN PROYEK

TEKNOLOGI INFORMSI
Yus Jayusman, MT
 BAB 1
MENENTUKAN PRIORITAS
PROYEK TI DI PERUSAHAAN
Perkembangan bisnis dari organisasi dengan tingkat kompetisi yang
tinggi dewasa ini telah mendorong internal manajemen perusahaan
untuk melakukan evaluasi terhadap pemanfaatan teknologi informasi.
Perbaikan secara terus menerus harus dilakukan dengan melihat
peluang-peluang dari setiap bagian di dalam organisasi yang
membutuhkan peningkatan kinerja.
Proyek (Project)
Adalah suatu kelompok aktivitias yang bersifat sementara dengan
tujuan untuk mencapai suatu hasil produk atau jasa dalam suatu waktu
tertentu (PMBOK® Guide 2000, p.4)
Proyek (Project) adalah suatu aktivitas yang
memiliki ciri-ciri:
• Memiliki tujuan yang terdefinisi dengan jelas.
• Melibatkan semua lini atau lintas departemen di dalam perusahaan.
• Memiliki aktivitas yang unik dan dibatasi oleh waktu yang bersifat
sementara.
• Memiliki sponsor atau pendukung yang kuat.
• Memiliki sifat ketidakpastian.
Kompleksitas dari suatu proyek sangat bergantung kepada ruang
lingkup yang telah disepakati bersama. Khususnya, pada proyek TI,
perencanaan proyek TI harus memperhatikan perencanaan secara
menyeluruh TI perusahaan dan bersinergi dengan strategi TI dan bisnis
jangka pendek dan panjang.
Setiap tahapan di dalam perencanaan TI memiliki target hasil yang akan dicapai dengan tujuan untuk
memberikan kontribusi terhadap perencanaan bisnis.

Gambar 1.2 Sinergi dari Perencanaan TI dengan hasil yang dicapai di setiap tahapan
Hal ini dimulai dari tahapan
Information Technology
Strategy Planning yaitu
Perencanaan Strategi TI yang
bersinergi dengan visi dan misi
perusahaan dengan tujuan untuk
mendukung bisnis perusahaan.
Tahapan berikutnya adalah
Business Area analysis yang
meliputi dokumen-dokumen
bisnis yang berisi proses-proses
yang perlu diperbaiki dan
dibantu dengan adanya TI.
• Setelah dokumen proses bisnis
tersebut terdefinisi dan
diprioritaskan dengan jelas dan
disetujui oleh pihak manajemen
maka Perencanaan Proyek (Project
Planning) mulai dipersiapkan

• Project Planning ini harus

memperhatikan beberapa hal yang
meliputi keuntungan (benefit),
ruang lingkup (scope) dan
hambatan (constraint) yang akan
dan mungkin terjadi
Setelah perencanaan proyek TI
disusun berdasarkan prioritas
maka alokasi sumber daya
(resource allocation) harus
dipersiapkan untuk menjalankan
proyek-proyek TI yang akan
dijalankan dalam periode berjalan
atau untuk persiapan proyek
selanjutnya
hambatan yang selalu menjadi unsur utama di dalam proses
penyusunan proposal maupun saat proyek tersebut berjalan
 Manajemen Proyek (Project management) adalah suatu pengetahuan
tentang aplikasi, keahlian, perangkat dan teknik untuk memimpin suatu
aktivitas proyek dengan tujuan untuk memenuhi kebutuhan dan
persyaratan yang dibutuhkan oleh proyek

(PMI*,Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide), 2000, p.6)

4
Manfaat dari manajemen proyek TI
1. Memberikan manfaat dari pengawasan yang lebih baik dari sisi keuangan
dan sumber daya manusia.
2. Meningkatkan kinerja dan hubungan dengan pelanggan.
3. Waktu pengembangan yang lebih singkat.
4. Biaya yang lebih hemat dan rendah karena semua komponen lebih
terkoordinasi.
5. Kualitas hasil menjadi lebih baik dan dapat diandalkan.
6. Tingkat keuntungan margin yang lebih tinggi.
7. Meningkatkan produktivitas.
8. Koordinasi internal yang lebih baik.
9. Meningkatkan moral karyawan dan tim proyek.
Bagian-bagian dari Project stakeholders
• Sponsor dari proyek
• Tim proyek
• Staf pendukung
• Pelanggan
• Pemakai
• Pemasok
• Pihak yang tidak mendukung proyek
• Pimpinan proyek (Project manager) bertugas untuk melakukan koordinasi dengan tim
yang berasal dari bagian atau fungsi-fungsi yang berbeda. Perencanaan terintegrasi dan
pengawasan atas biaya proyek harus disusun dan didelegasikan sesuai dengan jadwal
dari anggota tim yang telah ditunjuk di dalam proyek.
• Anggota Tim Proyek (Project Team) adalah sekelompok orang yang terlibat di dalam
proyek dimana memiliki keahlian dan kemampuan yang dibutuhkan di dalam proyek.
Dalam hal ini proyek TI, maka baik pimpinan proyek maupun anggota tim proyek harus
memiliki keahlian di bidang TI yang sesuai dengan peranan yang diberikan di dalam
proyek. Dengan kerangka Project Management System
• Dengan kerangka Project Management System, maka struktur organisasi yang disusun
dan dipimpin oleh pimpinan proyek untuk tujuan agar target dari proyekTl tersebut
tercapai dengan baik.
Di dalam penyusunan proposal proyek Tl di perusahaan harus
memperhatikan 2 tahapan kelompok besar
• Project Feasibility
• Project Acquisition
7
Komponen penting Proposal

1. Analisa biaya dan manfaat

2. Jadwal proyek TI secara umum
3. Analisa kebutuhan dari proyek
4. Penawaran dari para pemasok proyek TI yang meliputi hardware, software dan
konsultan
5. Hasil pengujian dan verifikasi atas hardware dan software yang akan dipilih
6. Evaluasi resiko dari setiap proposal
 Bagian yang terkait dengan obyektifas proyek
• Ruang lingkup(Scope)
• Waktu (Time)
• Biaya (Cost)
• Mutu (Quality)

7
Bagian yang meliputi bagaimana pengetahuan dan
cara untuk mencapai tujuan dari proyek
• Sumber daya manusia (Human Resource),
• Komunikasi (Communication),
• Resiko (Risk)
• Pengadaan (Procurement)
Faktor-faktor untuk pengukuran:
1. Intangible factor
2. Hidden outcomes
3. The changing nature of information technology
Kriteria yang dijadikan pedoman untuk pemilihan proyek TI

1. Mendukung sasaran bisnis.

2. Menjawab tantangan akan persaingan bisnis.
3. Mendukung proses pengambilan keputusan bagi manajemen
4. Membantu memberikan peluang-peluang baru dalam kompetisi
5. Memenuhi persyaratan legalitas.
Faktor Kesuksesan ataupun kegagalan suatu proyek

1. Executive Support
2. User Involvement
3. Experienced project manager
4. Clear business objectives
5. Minimized Scope
6. Standard software infrastructure
7. Firm basic requirements
8. Formal methodology
9. Reliable Estimates
 BAB 2
KERANGKA MANAJEMEN PROYEK TI
Ketentuan baku mengenai prinsip dan kriteria:
1. Penggunaan software standar di dalam menjalankan proyek
2. Ketentuan tertulis mengenai perencanaan proyek dan sistem pelaporan status
proyek.
3. Membuat sentralisasi informasi proyek dan pendistribusian informasi yang
jelas
Uraian dari kriteria uraian kerja dari pimpinan proyek #1

• Mendefinisikan ruang lingkup proyek.

• Mengidentifikasi stakeholder dan juga sistem prosedur eskalasi dari setiap keputusan di dalam
proyek TI.
• Menyusun rincian uraian tugas.
• Mengestimasi kebutuhan waktu.
• Menyusun flow chart dari manajemen proyek.
• Mendefinisikan kebutuhan proyek dan juga anggaran.
• Melakukan evaluasi kebutuhan proyek.
• Mengidentifikasi dan mengevaluasi resiko.
Uraian dari kriteria uraian kerja dari pimpinan proyek #2

• Mempersiapkan rencana cadangan bila proyek tersebut tidak berjalan sesuai dengan perencanaan.
• Mengidentifikasi tingkat ketergantungan.
• Mengidentifikasi titik kritis dari proyek.
• Berpartisipasi di dalam mengevaluasi proyek.
• Mengamankan sumber daya yang dibutuhkan oleh proyek.
• Mengelola sistem pengawasan dari proyek TI.
• Menyusun dan melaporkan status dari proyek
Pimpinan proyek TI yang efektif

• Memimpin dengan memberikan contoh.

• Memiliki visi yang jelas.
• Memiliki kemampuan teknis yang baik.
• Mampu berkomunikasi dan memberikan motivasi kepada tim.
• Memberikan dukungan kepada tim dan terbuka untuk mengelola ide-ide baru
CSSQ (Cost, Schedule, Scope and Quality) merupakan empat rangkaian
utama yang dibutuhkan dalam setiap proyek TI. Dalam hal perencanaan
proyek TI, CSSQ sebagai komponen utama yang harus diperhatikan di
dalam proses penyusunan proposal proyek TI
Perencanaan proyek TI

• Pernyataan kontrak dengan tim.

• Pernyataan atas ruang lingkup dari proyek.
• WBS (Work Breakdown Structure) atau uraian terinci atas pekerjaan yang harus
dilakukan.
• Jadwal proyek.
• Daftar urutan prioritas dari resiko.
Integrasi ini meliputi konsep Scope, Time, Cost, Quality, Human Resource, Communications, Risk
dan Procurement di dalam setiap tahapan siklus proyek yang dimulai dari konsep awal,
pengembangan, implementasi dan akhir dari proyek
Pengukuran resiko proyek Tl perlu dilakukan sedini mungkin, untuk itu
analisa yang tepat dengan mengumpulkan informasi yang akurat
menjadi kunci utama di dalam penyusunan analisa resiko proyek TI
 BAB 3
PROJECT SCOPE
(RUANG LINGKUP PROJECT)
Penyusunan ruang lingkup :
1. Initiation
2. Scope planning
3. Scope definition
4. Scope verification
5. Scope change control
Beberapa metode yang dapat digunakan untuk mengukur ruang
lingkup proyek TI:
• Kebutuhan dari proyek dan fokus pada kebutuhan bisnis.
• Pengkategorian dari proyek.
• Melakukan metode analisa keuangan seperti NPV (Net Present Value),Payback Period
dan ROI (Return on Investment).
• Menggunakan metode penilaian dari model pembobotan.
• Mengimplementasikan Balanced Scorecard
Hasil dari penyusunan ruang lingkup dari proyek TI dibuat dalam suatu
project charter. Project Charter merupakan uraian dan komitmen
lengkap dari awal suatu proyek TI dimulai yang berisi penjelasan
mengenai waktu awal dan akhir proyek.

Kegagalan dan hambatan yang sering terjadi dan terbesar adalah dari
manajemen puncak atau project sponsor yang tidak memahami
peranan di dalam mengambil keputusan penting di dalam suatu proyek
TI.
 BAB 4
PROJECT TIME
(WAKTU UNTUK MENGERJAKAN PROYEK)
Beberapa kriteria pengukuran dan aktivitas yang penting di dalam
manajemen waktu proyek TI meliputi:
• Activity definition
• Activity sequencing
• Activity duration estimating
• Schedule development
• Schedule control
Activity sequencing dapat dibagi menjadi 3 jenis dari sisi tingkat
ketergantungan antar aktivitas yaitu
• Mandatory dependencies: aktivitas atau proses utama dan harus
dijalankan. Tingkat prioritas memegang peranan utama sering disebut
hard logic.
• Discretionary dependencies: aktivitas atau proses yang didefinisikan
oleh tim proyek, hal ini bersifat soft logic.
• External dependencies: aktivitas atau proses ini melibatkan hubungan
antar proyek dan juga aktivitas yang bukan di dalam proyek atau
bersifat operasional perusahaan.
Network Diagram dari Urutan Aktivitas di dalam Proyek TI
Project Network Diagram

Metode penting di dalam menyusun Project Network Diagram yaitu :

1. ADM (Arrow Diagramming Method)
2. PDM (Precedence Diagramming Method)
contoh dari PDM :

• Finish to start (FS)

• Start to Start (SS)
• Finish to finish (FF)
• Start to finish (SF)
Network diagram dari urutan proses (PDM)
• Activity duration estimating, merupakan pengukuran estimasi waktu dari
setiap proses. Estimasi dari waktu ini berisi aktual dari waktu pengerjaan
ditambah dengan waktu yang kemungkinan terjadi selisih.
• Schedule development merupakan bagian dari hasil pengembangan
pengelolaan waktu untuk menentukan awal dan akhir dari proyek dari
aktivitas yang dilakukan di dalam proyek.
• Schedule control, merupakan langkah pengawasan dari jadwal dan
memperhitungkan setiap kemungkinan adanya peluang dari keterlambatan
atau hambatan yang mungkin muncul selama proyek berjalan.
Metode Pengukuran :
• Gantt charts
• CPM(Critical Path Method)
• Critical path
• Free slack or free float
• Total slack or total float
• A forward pass
• A backward pass
Analisa Critical Path Method
Untuk menyusun suatu manajemen waktu
yang baik, tidak hanya dibutuhkan
perangkat tetapi juga pengalaman dari
pimpinan proyek di dalam mengelola waktu
dari proyek-proyek sebelumnya.
Perencanaan yang disusun terjadi selisih waktu dengan tanggal aktual
Three Tasks Without Multitasking
Three Tasks With Multitasking
 BAB 5
PROJECT COST(BIAYA PROYEK)
Manajemen pengelolaan biaya proyek dibagi menjadi 3 hal penting :
1. Estimasi Biaya(Cost Estimating)
2. Anggaran Biaya (Cost Budgeting)
3. Pengawasan Biaya (Cost Control)
Teknik menyusun estimasi biaya :
• Analogous or Top-down merupakan teknikestimasi biaya dengan
menggunakan biaya aktual sebelumnya, proyek yang sama digunakan
sebagai dasar untuk estimasi yang baru.
• Bottom up merupakan estimasi pekerjaan dari setiap anggota tim dan
dengan menjumlahkan total semua pekerjaan anggota tim untuk
tujuan mendapatkan total estimasi.
• Parametric merupakan teknik estimasi biaya proyek dengan
menggunakan analisa karakteristik dari proyek dengan model
matematika untuk melakukan estimasi biaya.
Di dalam proses penyusunan anggaran biaya proyek TI dibutuhkan
suatu analisa dan evaluasi lapangan akan komponen biaya-biaya yang
terkait dengan pengadaan perangkat keras (Hardware), software dan
juga tenaga konsultan bila diperlukan.
Penjadwalan Gantt Chart
Diagram Network