BAB I

PENDAHULUAN
1.1 Latar belakang
a. Apa itu Manajemen Proyek TI?
Saat ini, organisasi selalu membutuhkan SI/TI untuk menjalankan proses
bisnis mereka. Mereka berkeyakinan bahwa dengan penerapan SI/TI di
lingkungannya dapat menciptakan efisiensi dan efektivitas sehingga tercipta
keunggulan kompetitif yang mendatangkan banyak keuntungan bagi bisnis
mereka. Pengelolaan proyek pada umumnya berbeda dengan proyek-proyek yang
melibatkan SI/TI. Untuk itu, dalam artikel ini dibahas tuntas tentang konsep
manajemen proyek TI yang baik sesuai best practice.

Manajemen Proyek TI adalah disiplin ilmu yang relatif baru dalam

mengelola proyek-proyek TI agar lebih sukses (selaras dengan tujuan perusahaan)
dengan menggabungkan konsep Manajemen Proyek tradisional dengan Rekayasa
Perangkat Lunak/Sistem Informasi Manajemen. Peran TI dilebur dalam siklus
hidup suatu proyek pada umumnya, yaitu pada siklus hidup pengembangan
perangkat lunak atau yang dikenal dengan istilah Software Development Life
Cycle (SDLC).

b. Mengapa perlu mengimplementasikan konsep Manajemen Proyek TI

sesuai best practice?

Pada tahun 1995, Standish Group menerbitkan sebuah penelitian yang

berhubungan dengan proyek TI di Amerika Serikat. Pada hasil penelitiannya
Standish Group mengemukakan bahwa
31% proyek TI dibatalkan sebelum diselesaikan.

53% proyek TI dinyatakan selesai tetapi melewati dari jadwal yang

sudah ditentukan, menghabiskan lebih dari bujet yang sudah ditentukan,
dan tidak sesuai dengan kebutuhan yang diminta.

Dengan data tersebut di atas, menunjukkan bahwa 80% lebih proyek TI

yang dikerjakan dinyatakan gagal. Kegagalan ini mengakibatkan perusahaan
mengalami kerugian yang cukup signifikan sehingga Divisi atau Departemen TI
selalu dianggap cost center.
Banyak faktor yang menyebabkan kegagalan tersebut. Untuk itu, agar
kejadian tersebut tidak terulang kembali, perlu ada perbaikan dalam proses dan
pengelolaan proyek TI. Pada saat itu, belum ada panduan khusus atau metode
praktis yang membahas tentang pengelolaan proyek-proyek TI. Namun, saat ini
sudah banyak penulis maupun peneliti yang membahas konsep Manajemen
Proyek TI secara best practice. Hal ini sangat membantu pengerjaan proyek-
proyek TI agar memiliki kualitas yang bagus, tepat waktu, sesuai bujet, dan sesuai
kebutuhan.

1.2 Rumusam masalah

a. Bagimana langkah langkah sebuah proyek IT?
b. Apa itu Initial, Planning, Execute, Controlling, Close?

1.3 Tujuan Pembahasan

Menjelaskan bagaimana langkah langkah sebuah proyek IT
 BAB II
PEMBAHASAN
2.1 Tahap Melakukan Proyek
Metodologi manajemen proyek seringkali disebut juga dengan istilah tahapan
manajemen proyek Seperti yang telah disebutkan di awal, bahwa metodologi
manajemen proyek terbagi dalam :
1. Inisiasi Proyek (Initiation Project)
2. Perencanaan Proyek (Planning Project)
3. Pelaksanaan Proyek ( Execution Project)
4. Monitoring Dan Pengontrolan Proyek (Monitoring & Controlling Project)
5. Penutupan Proyek (Closing Project)

A. Inisiasi Proyek (Project Initiation)

Inisiasi proyek adalah tahap awal suatu proyek dimulai. Pada intinya, inisasi
proyek adalah mengawali sebuah proyek, dalam artian memberikan gambaran
global suatu proyek dalam bentuk definisi proyek. Dari defines proyek inilah akan
akan kelihatan gambaran global sebuah proyek yang akan dikerjakan. Gambaran
global ini biasanya bersi ruang lingkup proyek, lingkup proyek, tujuan proyek,
waktu pengerjaan proyek, biaya proyek dan informasi umum lainnya.
Inisiasi proyek, dalam hal ini adalah dokumen definisi proyek yang akan dijadikan
sebagai bahan, pegangan dan acuan dalam perencanaan proyek, yaitu pembuatan
dokumen perencanaan manajemen proyek.

Tujuan Inisiasi Proyek

Menentukan tujuan proyek secara rinci

Mengidentifikasi faktor-faktor penentu keberhasilan (critical success
factor) untuk pelaksanaan proyek.
Menentukan ruang lingkup proyek, jadwal proyek, kebutuhan sumber daya
proyek secara garis besar, asumsi proyek, serta batasan-batasan proyek
sebagai acuan dalam membuat perencanaan manajemen proyek
Menetukan kriteria keberhasilan proyek.
 B. Perencanaan Proyek (Project Planning)

Setelah sebuah proyek didefinisikan, langkah selanjutnya adalah

merencanakan proyek yang dimaksud. Perencanaan proyek ini biasanya dalam
bentuk dokumen perencanaan manajemen proyek. Pada intinya, perencanaan
manajemen proyek ini adalah deskripsi detail dari definisi proyek yang telah
dibuat. Perencanaan proyek secara umum berisi : tujuan dan ruang lingkup
proyek, waktu pengerjaan atau jadwal proyek, rencana anggaran biaya proyek,
kualitas proyek, sumber daya proyek, perencanaan komunikasi, pengadaan serta
integrasi.
Namun pada prakteknya tidaklah harus selengkap yang telah
dideskripsikan di atas. Hal ini sangat bergantung pada besar kecilnya proyek, juga
pada kompleksitas sebuah proyek. Semakin kompleks dan besar sebuah proyek,
maka seharusnya semakin lengkap pulalah perencanaan manajemen proyek
tersebut.

Tujuan Perencanaan Proyek

Mendefinisikan ruang lingkup proyek

Membuat detail jadwal pelaksanaan proyek
Menentukan alokasi dana yang dibutuhkan proyek
Menetapkan prosedur dan mekanisme pengontrolan proyek
Menentukan kualiikasi, peran dan tanggunjawab, serta jumlah personil
yang dibutuhkan untuk melaksanakan proyek
Mengidentifikasi resiko-resiko proyek dan menentukan tindakan
penanggulangannya
 Membuat perencanaan komunikasi selama pelaksanaan proyek
Menentukan dan menyetujui project baseline yang akan menjadi acuan
untuk mengukur kinerja proyek.

C. Eksekusi Proyek (Project Execution)

`Setelah proyek direncanakn secara matang dengan segala perhitungan dan

pertimbangan yang ada, maka langkah selanjutnya adalah melaksanakan
perencanaan proyek tersebut dalam suatu tindakan. Pelaksanaan atau realisasi dari
rencana proyek yang tertuang dalah project management plan inilah yang disebut
dengan pelaksanaan atau eksekusi proyek. Jadi pada intinya eksekusi proyek
adalah tindak lanjut dari apa yang telah dituangkan dalam project management
plan.

Tujuan Eksekusi Proyek

Merealisasikan perencanaan proyek yang tertian dalam perencanaan

manajemen proyek.
Mengkoordinasikan kinerja team proyek dan juga mengoptimalkannya,
serta pemanfaatan sumber daya non-personil.
Merealisasikan perubahan perencanaan proyek yang telah disetujui.

D. Pengontrolan Proyek (Project Controlling)

 Project Controlling adalah pengontrollan terhadap kegiatan atau aktifvitas-
aktivitas suatu proyek. Mengontrol apakah langkah demi langkah dalam
pelaksanaan kegiatan proyek tersebut sudah sesuai dengan yang telah ditentukan
dengan perencanaan manajemen proyek yang telah dibuat. Juga mengecek apakah
kegiatan atau aktifivitas-aktifvitas proyek yang dilaksanakan sudah sesuai dengan
estimasi dan rencana awal, serta sudah sesuai dengan target ataukah belum. Bila
belum, tindakan apa sajakah yang harus dilakukan agar tujuan proyek bisa
terpenuhi

Tujuan Eksekusi Proyek

Memastikan pencapaian tujuan proyek apakah sesuai dengan target yang

telah ditentukan.
Mengontrol pelaksanaan proyek agar sesuai dengan estimasi dan rencana
awal.
Dengan melakukan control diharapkan adanya masukan apakah
perencanaan manajemen proyek perlu diperbarui ataukah tidak.
E. Penutupan Proyek (Project Closure)

Project closure adalah merupakan akhir dari serangkaian kegiatan proyek.

Pada intinya tahapan penutupan proyek ini adalah memberikan laporan tentang
hasil-hasil apa saja yang diperoleh dari suatu rangkaian aktifvitas-aktifvitas
proyek yang telah dilaksanakan. Bentuk-bentuk pelaporan tentang semua hasil
pekerjaan yang telah dilaksanakan tersebut dituangkan dalam bentuk dokumen
laporan.
Pada tahap ini harus diyakinkan bahwa semua deliverable telah terpenuhi.
Demikian pula dengan pekerjaan-pekerjaan yang belum terselesaikan (outstanding
task) harus segera dicatat dan kemudian diselesaikan. Setelah semua pekerjaan
dinyatakan selesai yang tertuang dalam dokumen laporan resmi, maka langkah
terakhir adalah pembubaran team proyek.
Tujuan Project Closure
Secara formal mengakhiri proyek dengan semua pihak yang terlibat di
dalam suatu proyek.
Mengakhiri penugasa anggota team proyek.
 BAB III

PENUTUP

3.1 Kesimpulan

Saat ini, organisasi selalu membutuhkan SI/TI untuk menjalankan proses

bisnis kita. Kita dapat berkeyakinan bahwa dengan penerapan SI/TI di
lingkungannya dapat menciptakan efisiensi dan efektivitas sehingga tercipta
keunggulan kompetitif yang mendatangkan banyak keuntungan bagi bisnis
mereka.
Manajemen proyek seringkali disebut juga dengan istilah tahapan manajemen
proyek Seperti yang telah disebutkan di awal, bahwa metodologi manajemen
proyek terbagi dalam :
6. Inisiasi Proyek (Initiation Project)
7. Perencanaan Proyek (Planning Project)
8. Pelaksanaan Proyek ( Execution Project)
9. Monitoring Dan Pengontrolan Proyek (Monitoring & Controlling Project)
10. Penutupan Proyek (Closing Project)