MANAJEMEN INTEGRASI PROYEK

0LEH :

KELOMPOK V
NAMA KELOMPOK :

❖ Deviyanti ( 20208052 )
❖ Bryan Gerald Basis ( 20208054 )
❖ Vikky Menase Sengke ( 20208055 )

PENDIDIKAN TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI

FAKULTAS TEKNIK
UNIVERSITAS NEGERI MANADO
TAHUN 2022/2023
 MANAJEMEN INTEGRASI PROYEK

Apa itu Manajemen Integrasi Proyek?

Manajemen integrasi proyek meliputi mengoordinasikan semua elemen proyek, termasuk tugas,
sumber daya, pemangku kepentingan, dan hasil akhir. Tujuan manajemen integrasi proyek adalah
memastikan proses berjalan secara efisien dan mencapai gol yang ditentukan sebelumnya.

Anda membutuhkan manajemen integrasi proyek saat ada interaksi antara proses dan tim yang
berbeda. Saat proyek memiliki sejumlah tujuan yang mendesak atau konflik penjadwalan,
manajemen integrasi proyek membantu Anda membuat pertukaran biaya atau jadwal yang
memungkinkan tim menyelesaikan proyek dan memenuhi ekspektasi pemangku kepentingan.

Berikut contoh manajemen integrasi proyek: Misalnya, tim pemasaran membutuhkan data dari tim
penjualan untuk membuat laporan bagi pemangku kepentingan. Manajemen integrasi proyek
digunakan untuk memastikan data dari tim penjualan diserahkan dengan benar kepada tim
pemasaran dan hasil akhirnya memenuhi syarat.

Manajemen integrasi proyek juga meliputi memantau lima fase manajemen proyek yang terjadi
selama siklus proyek.

Kelima fase ini meliputi:

1. Inisiasi proyek: Tujuan fase ini adalah membangun visi dan gol untuk proyek serta mendapatkan
persetujuan pemangku kepentingan melalui tujuan proyek. Fase ini terdiri dari membuat piagam
proyek untuk memberikan ikhtisar proyek, peta jalan yang jelas, dan daftar pemangku kepentingan
untuk menentukan siapa saja yang terlibat.
2. Perencanaan proyek: Proses perencanaan adalah saat Anda mengatur infrastruktur proyek untuk
membantu mencapai gol proyek sesuai batas waktu, anggaran, dan sumber daya. Anda akan
membuat dokumen proyek yang lebih terperinci guna membantu tim memahami visi proyek dan
apa yang dibutuhkan untuk menjalankan visi tersebut.
3. Eksekusi proyek: Ini saat Anda akan melaksanakan rencana proyek dan memulai proyek. Sebagian
besar anggaran akan digunakan selama fase ini untuk memproduksi hasil akhir. Fase ini juga
meliputi aktivitas seperti komunikasi dan keterlibatan pemangku kepentingan, jaminan kualitas,
dan pengembangan tim.
4. Kinerja proyek: Fase ini termasuk memantau progres proyek dan membandingkannya dengan
rencana awal. Artinya, mengambil tindakan perbaikan saat ada penghambat atau penundaan.
5. Pengakhiran proyek : Inilah saat Anda mengakhiri proyek secara resmi dengan meminta
persetujuan klien atau pemangku kepentingan. Dokumentasi dan pelajaran yang diperoleh dari
proyek harus diarsipkan untuk referensi di masa mendatang.

Sebagai salah satu area pengetahuan utama dalam panduan PMBOK (Project Management Book
of Knowledge) PMI, menguasai praktik ini memungkinkan manajer proyek untuk meningkatkan
proses mereka.

7 langkah manajemen integrasi proyek

Manajemen integrasi proyek memberikan pendekatan holistis pada perencanaan dan eksekusi
proyek. Praktik ini berisi tujuh proses mengoordinasikan aktivitas proyek secara efektif. Mari kita
uraikan proses tersebut.
 1. Buat piagam proyek

Proyek biasanya dimulai dengan pembuatan piagam proyek, sebuah dokumen singkat yang
memberikan ikhtisar proyek dan mengidentifikasi manajer proyek serta pemangku kepentingan
utama.

Piagam proyek meliputi hal berikut:

• Cakupan
• Tujuan dan hasil akhir
• Anggota tim proyek
• Resiko proyek Manfaat atau laba atas investasi
• Anggaran
• Kasus bisnis

Pada dasarnya, piagam proyek bertindak sebagai dasar yang memungkinkan Anda untuk
merencanakan proyek lebih lanjut. Piagam ini juga membantu mendapatkan persetujuan yang
memungkinkan Anda terus berlanjut dengan cepat dan otomatis dalam cakupan proyek.
 2. Kembangkan rencana manajemen proyek

Langkah selanjutnya meliputi mengembangkan rencana proyek yang lebih terperinci, yang
menentukan dokumen cakupan proyek, hasil akhir, linimasa , milestone , dan metrik untuk
mengevaluasi kesuksesan.
Rencana proyek digunakan untuk mengarahkan ekseskusi proyek guna memenuhi keseluruhan
persyaratan dan tujuan.

Berikut langkah-langkah membuat metodologi manajemen proyek:

1. Temui pemangku kepentingan untuk menetapkan persyaratan, hasil akhir, dan tujuan proyek.
2. Tentukan cakupan proyek.
3. Buat work breakdown structure (WBS ) untuk mendelegasikan tugas dan menugaskan sumber
daya.
4. Buat jadwal proyek.
5. Lakukan penilaian risiko dan kembangkan rencana cadangan.
6. Buat dasar pengukuran kinerja untuk menilai kinerja proyek.
7. Kembangkan rencana tambahan untuk hal berikut: manajemen cakupan, manajemen anggaran ,
manajemen sumber daya, manajemen perubahan, manajemen pemangku kepentingan atau
manajemen resiko

3. Arahkan dan kelola pekerjaan proyek

Fase selanjutnya adalah eksekusi proyek, di mana manajer proyek bertanggung jawab atas
pekerjaan harian yang harus diselesaikan, seperti:

• Mengarahkan tim proyek

• Mengadakan rapat pemangku kepentingan
• Melacak progres proyek

Fase ini memastikan tugas dilaksanakan secara efektif sesuai rencana proyek dan dokumen
cakupan.

4. Kelola pengetahuan proyek

Manajemen pengetahuan proyek merujuk pada proses menggunakan informasi yang ada atau
memperoleh pengetahuan tambahan untuk mencapai gol proyek. Langkah ini memastikan anggota
tim memiliki seluruh informasi yang dibutuhkan untuk menghasilkan hasil akhir yang diperlukan.
 Pengetahuan atau keahlian yang diperoleh dalam langkah ini berkontribusi pada keseluruhan body
of knowledge perusahaan yang berguna bagi upaya strategis di masa depan.

5. Pantau dan kontrol pekerjaan proyek

Karena saling berhubungan, proses-proses dalam manajemen integrasi proyek harus diikuti
dengan tepat untuk memastikan semuanya sesuai rencana manajemen proyek.

Langkah ini bertujuan menjaga agar proyek tetap sesuai rencana. Jika ada penyimpangan dari
rencana proyek, hal tersebut harus diidentifikasi dan dikoreksi.

Ada tiga pendekatan untuk hal ini:

1. Tindakan preventif: tindakan yang dilakukan untuk mengurangi dampak negatif risiko proyek
2. Tindakan korektif: tindakan yang dilakukan agar kinerja proyek di masa mendatang kembali
sesuai dengan rencana proyek
3. Perbaikan kekurangan: tindakan untuk memperbaiki atau mengganti kekurangan proyek yang
didokumentasikan

Teknik umum untuk mengukur kinerja adalah melakukan earned-value analysis guna menilai
status terkini anggaran dan jadwal proyek. Jika perubahan proyek perlu dilakukan dan disetujui,
dokumen proyek seperti laporan kinerja pekerjaan mungkin perlu diperbarui.

6. Lakukan kontrol perubahan terintegrasi

Perubahan pada proyek terkadang dapat membuat stres jika tidak ditangani secara tepat, tapi tidak
demikian jika ada proses control perubahan.

Itulah alasan permintaan perubahan harus dinilai untuk memastikan perubahan tidak melampaui
cakupan atau mendekati scope creep, yang merujuk pada peningkatan persyaratan selama siklus
proyek. Beberapa perusahaan bahkan memiliki dewan pengendalian perubahan khusus untuk
meninjau, misalnya, permintaan perubahan terkait anggaran, linimasa, dan sumber daya.

Contoh perubahan proyek yaitu jika klien meminta aset tambahan sehingga Anda perlu
mengevaluasi tingkat dampaknya pada proyek.

Gunakan log kontrol perubahan untuk mendokumentasikan semua permintaan perubahan,

termasuk perubahan yang disetujui, biaya dan sumber daya terkait, serta dampak permintaan pada
linimasa proyek. Integrasi yang lancar terkait permintaan perubahan pada aktivitas proyek terkini
penting bagi kesuksesan keseluruhan proyek.
 7. Akhiri proyek

Setelah semua pekerjaan proyek selesai dan hasil akhir diserahkan serta disetujui klien, saatnya
mengakhiri proyek.

Pengakhiran proyek melibatkan proses seperti:

• Mengadakan rapat pemangku kepentingan terakhir

• Melakukan tinjauan resmi terkait proyek
• Mengakhiri kontrak
• Menata dan mengarsipkan materi proyek untuk penggunaan di masa depan

Pengakhiran proyek berfungsi sebagai referensi untuk upaya di masa depan dan memberikan
wawasan tentang cara meningkatkan sistem manajemen integrasi proyek.

Cara mengimplementasikan manajemen integrasi proyek

Melaksanakan manajemen integrasi proyek membutuhkan kombinasi keterampilan teknis dan

kepemimpinan. Berikut beberapa kiat untuk membantu Anda memulai manajemen integrasi
proyek.

Minta manajer proyek memantau manajemen proyek terintegrasi

Proyek memiliki banyak komponen yang harus terus dilacak dan manajer proyek berperan penting
dalam menyelesaikan konflik. Manajer proyek memantau:

• Jadwal proyek
• Biaya
• Hasil akhir proyek
• Risiko
• Gol proyek
• Sumber daya

Manajer proyek perlu benar-benar memahami cara setiap faktor saling memengaruhi dan dampak
pada proyek secara keseluruhan. Manajemen proyek terintegrasi secara khusus melibatkan proses,
fase, dan hasil yang terus dilacak manajer proyek.
Contohnya, jika proyek mengalami perubahan cakupan, Anda mungkin berisiko kekurangan
sumber daya, pembengkakan anggaran, dan penundaan. Manajemen integrasi proyek
memungkinkan Anda menata ulang tim dan mendistribusikan kembali sumber daya sesuai
kebutuhan untuk meminimalkan dampak pada proyek dan bisnis.

Manajemen integrasi proyek dapat sangat berguna saat Anda harus mengelola tim lintas fungsi
dan menata interdependensi proyek mereka.

Lacak waktu secara teliti

Jika belum, mengimplementasikan perangkat lunak pelacak waktu bisa bermanfaat, tidak
hanya untuk tujuan penagihan, tapi juga penjadwalan proyek di masa depan. Meskipun
kalender tim memberikan Ikhtisar umum tentang alokasi waktu, melacak total waktu yang
dihabiskan pada tugas akan memberikan metrik yang lebih tepat.

Memiliki data ini akan bermanfaat untuk menjadwalkan proyek di masa depan karena
akan membantu memperkirakan waktu untuk merencanakan tugas tertentu lebih akurat.
Bentuk tim proyek yang komprehensif

Tim proyek yang baik dapat memberikan perubahan pada kinerja proyek. Anda bertanggung jawab
membentuk tim proyek yang seimbang dan memberi tugas agar sesuai dengan keterampilan dan
keahlian anggota tim. Pastikan semua orang memiliki sumber daya yang diperlukan dan
koordinasikan komunikasi antartim yang terlibat.

Gunakan templat proyek untuk menghemat waktu

Membuat rencana dan materi proyek bisa memakan waktu, khususnya karena begitu banyak yang
dibutuhkan untuk satu proyek. Daripada membuatnya dari awal, manfaatkan templat proyek, baik
dari proyek terdahulu atau yang telah dibuat sebelumnya.

Contohnya, template rencana proyek atau template agenda rapat dapat disesuaikan untuk berbagai
tujuan. Templat memberi Anda dasar yang dapat diubah dan disesuaikan dengan kebutuhan.

Berkolaborasilah dengan alat komunikasi tim

Setiap departemen memiliki gaya dan alat komunikasinya sendiri. Proyek kerap memerlukan
kolaborasi antardepartemen berbeda.

Untuk mencegah miskomunikasi atau kurangnya komunikasi antartim, gunakan rencana

komunikasi untuk menetapkan kanal yang harus dipakai tim guna membagikan pengetahuan,
sumber daya, dan pembaruan status proyek. Dengan begitu, tim dapat langsung saling
berkomunikasi dan Anda tidak harus bertindak sebagai perantara.
Contohnya, alat komunikasi tim memungkinkan Anda membuat tempat terpusat untuk proyek,
serta mengaktifkan komunikasi dan umpan balik real-time. Alat komunikasi tim juga dapat
melengkapi alat yang sudah digunakan karena dapat terintegrasi dengan alat kerja jarak jauh

Pentingnya manajemen integrasi proyek

Proyek sering bersifat dinamis dan kompleks, melibatkan banyak tim dan proses organisasi. Untuk
memastikan semua elemen secara kohesif mengupayakan gol akhir, manajemen integrasi proyek
sangat diperlukan. Berikut beberapa manfaat praktik ini.

Memberikan koordinasi dan organisasi selama proyek

Manajemen integrasi proyek layaknya instruksi manual yang dapat digunakan untuk membantu
mengarahkan proyek di jalur yang tepat dan memastikan semua prosesnya sinkron. Seiring
berjalannya fase proyek, manajemen intregrasi ini memastikan hasil dan dokumen disusun agar
fase selanjutnya berjalan lancar.

Memastikan semua orang memahami tanggung jawabnya

Dengan manajemen integrasi proyek, semua pemangku kepentingan dan anggota tim akan
memahami peran dan tanggung jawab mereka dengan jelas. Dengan memantau proyek secara
teliti, Anda dapat menjawab pertanyaan dari tim atau pemangku kepentingan jika ada kebingungan
atau masalah.

Menjaga agar proyek tetap sesuai rencana

Manajemen integrasi proyek menjaga agar proyek tetap sesuai rencana untuk memenuhi batas
waktu dan anggaran. Manajemen ini juga menjaga keselarasan proyek dengan rencana manajemen
proyek guna memperoleh hasil atau keuntungan yang dijanjikan. Manajemen integrasi proyek
membantu Anda menyelesaikan konflik atau perubahan selagi meminimalkan dampak pada
keseluruhan proyek.

Mempertahankan komunikasi yang lancar dengan pemangku kepentingan

Manajemen proyek terintegrasi memastikan pemangku kepentingan terus menerima informasi
mengenai progres proyek. Manajemen ini memungkinkan Anda membuat sistem untuk
berkomunikasi dengan pemangku kepentingan terkait perubahan proyek, baik disetujui atau tidak.
Manajemen proyek ini juga menekankan pentingnya mengadakan rapat terakhir setelah proyek
selesai untuk melakukan pengakhiran.

Membuat keputusan yang lebih jelas

Setiap langkah dalam manajemen integrasi proyek memiliki tujuan dan hasil yang sudah
ditentukan. Dengan menelusuri semua langkah, Anda dapat memperoleh wawasan mendalam
tentang tindakan terbaik untuk setiap fase proyek. Membuat dokumentasi proyek terperinci juga
memungkinkan Anda untuk menyampaikan secara jelas pertimbangan di balik rencana.

Secara keseluruhan, manajemen integrasi proyek memberi manfaat bagi semua yang terlibat dalam
proyek, yakni tim proyek, manajer proyek, dan pemangku kepentingan.

Berikan hasil dengan manajemen integrasi proyek

Manajemen integrasi proyek menyatukan semua proses dan tugas proyek. Dengan perangkat lunak
manajemen proyek Asana, Anda memiliki sumber kebenaran tunggal untuk merencanakan dan
mengatur proyek dari awal hingga akhir

Kunci sukses proyek secara umum terletak pada manajemen integrasi proyek yang baik. Prinsip
dari manajemen integrasi proyek ini adalah bahwa manajer proyek harus mampu
mengkoordinasikan semua area pengetahuan secara menyeluruh pada siklus hidup proyek.
Sebagian manajer proyek yang masih baru terkadang mempunyai hambatan dalam melihat
“gambaran yang besar” dari sebuah proyek dan terlalu terfokus pada detil proyek. Hal ini tentunya
berakibat bahwa sasaran proyek kurang dapat tercapai secara optimal. Manajemen integrasi proyek
IT tidak sama dengan integrasi software.

Proses dan Kerangka Kerja Manajemen Integrasi Proyek

Manajemen integrasi proyek terdiri atas 3 (tiga) tahapan proses, yaitu :
❖ Pembuatan Rencana Proyek ; mengambil hasil dari proses yang lain, secara konsisten dan
koheren, untuk kemudian digunakan dalam membuat rencana proyek yang baru.
❖ Pelaksanaan Proyek ; melaksanakan rencana proyek.
❖ Kontrol Perubahan terpadu ; koordinasi berbagai perubahan dalam proyek.
 MANAJEMEN
INTEGRASI PROYEK

Pembuatan Pelaksanaan Kontrol

Rencana Proyek
• Input
1. Hasil perencanaan
yang lain
2. Informasi historis
3. Kebijakan organisasi
4. Batasan-batasan
5. Asumsi-asumsi
• Tool dan Teknik
1. Metodologi perencanaan
proyek
2. Keahlian dan pengetahuan
stakeholder
3. Sistem Informasi Manajemen
Proyek (PMIS)
4. Manajemen Nilai Pendapatan
(EVM)
• Output
1. Rencana Proyek
2. Rincian Dukungan
Rencana Proyek
• Input
1. Rencana proyek
2. Rincian dukungan
3. Kebijakan organisasi
4. Tindakan pencegahan
5. Tindakan perbaikan
• Tool dan Teknik
1. Keahlian manajemen umum
2. Keahlian dan pengetahuan
tentang produk
3. Sistem otorisasi pekerjaan
4. Rapat pembahasan kinerja
5. Sistem Informasi Manajemen
Proyek (PMIS)
6. Prosedur organisasi
• Output
1. Hasil pekerjaan
2. Permintaan perbaikan
Perubahan Terpadu
• Input
1. Rencana proyek (project plan)
2. Laporan kinerja
3. Permintaan perubahan
• Tool dan Teknik
1. Sistem kontrol perubahan
2. Manajemen konfigurasi
3. Pengukuran kinerja
4. Perencanaan tambahan
5. Sistem Informasi Manajemen
Proyek (PMIS)
• Output
1. Perubahan rencana proyek
2. Tindakan perbaikan
3. Materi pembelajaran

Kerangka Kerja Manajemen Integrasi Proyek

Manajemen integrasi proyek pada dasarnya merupakan kegiatan mengelola dan
mengkoordinasikan seluruh area pengetahuan dalam setiap fase siklus hidup proyek uuntuk
mencapai keberhasilan proyek. Kerangka kerja manajemen integrasi proyek ini dapat digambarkan
dalam bagan berikut :

Membuat Perencanaan Proyek

Rencana Proyek (Project Plan) adalah dokumen yang digunakan untuk mengkoordinasikan semua
perencanaan proyek. Tujuan dari pembuatan perencanaan proyek ini adalah sebagai guide
(petunjuk) dalam pelaksanaan proyek. Perencanaan proyek akan membantu manajer proyek dalam
memimpin tim proyek dan mengkaji pelaksanaan proyek. Selain itu, rencana proyek ini juga
bermanfaat untuk mengukur kinerja proyek, dimana hasil pelaksanaan proyek akan
diperbandingkan dengan perencanaan proyek yang sudah dibuat.

Karakteristik Rencana Proyek

Sebagai proyek yang mempunyai sasaran khusus, maka rencana proyek hendaknya bersifat :
❖ Dinamis ; rencana proyek disusun dengan mempertimbangkan berbagai kondisi lingkungan
yang aktual.
❖ Fleksibel ; rencana proyek yang disusun haruslah mampu menyesuaikan perubahan-perubahan
atau perkembangan-perkembangan di sekitar lingkungan yang berpengaruh terhadap proyek.
❖ Mudah diupdate apabila terjadi perubahan ; rencana proyek hendaknya mudah diperbaiki dari
sisi administratif maupun dokumentasinya apabila perubahan-perubahan yang bersifat korektif
maupun untuk kepentingan perbaikan kualitas harus dilakukan.

Elemen Pokok dalam Rencana Proyek

Struktur dari rencana proyek hendaknya mengandung elemen-elemen pokok berikut :
❖ Pendahuluan atau ikhtisar proyek
❖ Deskripsi bagaimana proyek diorganisir
❖ Teknis dan proses manajemen yang digunakan dalam proyek
❖ Pekerjaan yang dilakukan, penjadwalan dan informasi anggaran biaya

Outline/Garis Besar Perencanaan Proyek

Berikut ini diberikan contoh gambaran garis besar perencanaan proyek untuk Software Project
Management Plan – SPMP (Rencana Manajemen Proyek Perangkat Lunak)

Bagian Perencanaan Manajemen Proyek

Pendahuluan Organisasi Proses Proses teknis Pekerjaan,
Proyek Manajerial Penjadwalan
dan
Anggaran
Sub Ikhtisar Model Prioritas dan Metode Daftar
Bagian proyek proses sasaran pekerjaan
manajemen
Pengantar Struktur Asumsi- Tool dan Ketergantungan
Proyek organisasi asumsi teknik
Evolusi Penghubung Ketergantung Dokumentasi Kebutuhan
software dan an dan batasan software sumberdaya
perencanaan batasan
manajemen organisasi
proyek
Bahan Penanggung Manajemen Fungsi Anggaran dan
referensi jawab resiko dukungan alokasi
proyek proyek sumberdaya
 Definisi dan Mekanisme Penjadwalan
singkatan kontrol pekerjaan
dan
pengawasan
Rencana
staffing

Analisis Stakeholder
Untuk melengkapi perencanaan proyek, diperlukan juga dokumen analisis stakeholder. Dokumen
ini sangat penting untuk memberikan informasi seperti :
❖ Nama organisasi dan stakeholder proyek
❖ Tugas-tugas stakeholder dalam proyek
❖ Kondisi stakeholder
❖ Tingkat keterlibatan dan kepentingan dalam proyek
❖ Saran-saran dalam kaitannya dengan relasi manajemen

Pelaksanaan Rencana Proyek

Pelaksanaan rencana proyek mencakup tentang pelaksanaan dan pengelolaan pekerjaan yang
sudah dideskripsikan dalam rencana proyek. Waktu dan uang sebagian besar digunakan dalam
pelaksanaan proyek ini.

Keahlian Penting yang dibutuhkan dalam Pelaksanaan Proyek

❖ Keahlian manajemen secara umum seperti kepemimpinan, komunikasi dan politis.
❖ Keahlian dan pengetahuan tentang produk atau target.
❖ Keahlian dalam menggunakan tool dan teknik. Tool dan teknik yang biasa digunakan dalam
pelaksanaan proyek antara lain :
▪ Work Authorization System ; Metode yang digunakan untuk menjamin bahwa orang yang
benar-benar kualified (memenuhi syarat dan mempunyai keahlian tertentu) mengerjakan
pekerjaan pada waktu yang tepat dan pekerjaan yang sebenarnya.
▪ Status Review Meetings ; Pertemuan yang terjadwal digunakan untuk mengadakan tukar
informasi proyek.
▪ Project Management Software ; Software khusus yang digunakan untuk membantu dalam
pengelolaan proyek.

Kontrol Perubahan Terpadu

Telah disebutkan bahwa karakteristik sebuah rencana proyek (project plan) adalah adanya sifat
dinamis dan fleksibel terhadap perkembangan yang terjadi selama pelaksanaan proyek.
Konsekuensi dari kondisi ini adalah bahwa rencana proyek pada akhirnya juga harus uptodate
apabila pada saat pelaksanaan memungkinkan dilakukannya perubahan-perubahan baik dari aspek
scope proyek, estimasi biaya dan waktu dan sebagainya.
Sebagai contoh, apabila suatu saat umur proyek harus dipercepat karena pertimbangan tertentu,
mungkin hal ini akan menyebabkan dilakukannya penjadwalan ulang melalui pemangkasan
aktivitas tertentu atau percepatan waktu aktivitas kegiatan. Estimasi biaya, waktu, dan penggunaan
sumber daya manusia atau tenaga pelaksana dalam rencana proyek tentunya akan terpengaruh
akibat perubahan ini. Contoh lain dari aspek estimasi biaya proyek, mungkin akan terjadi
perubahan-perubahan dan peninjauan ulang ketika suatu saat harga-harga sumber daya fisik di
pasaran terjadi kenaikan. Sebab apa yang sudah dirumuskan dalam estimasi biaya menjadi tidak
akurat lagi secara riil. Dengan demikian, manajer proyek harus memikirkan dan selalu melakukan
kontrol terhadap peluang terjadinya perubahan-perubahan pada saat proyek berjalan secara terpadu
pada seluruh fase dalam siklus hidup proyek.

Pekerjaan kontrol perubahan ini dilakukan dengan mengevaluasi atau mengkaji laporan kinerja
aktual dari pelaksanaan proyek yang sedang berjalan dengan rencana proyek yang sudah dibuat
sebelumnya. Apabila dari hasil evaluasi kinerja diputuskan untuk dilakukannya perubahan maka
rencana proyek yang sudah dibuat harus diperbaiki kembali.

Pandangan Terhadap Terjadinya Perubahan

▪ Pandangan lama : Tim proyek akan bekerja sesuai dengan apa yang sudah di rencanakan
dengan tepat waktu dan berdasarkan anggaran.
Masalah : Stakeholder sering mengubah kesepakatan scope proyek sehingga perkiraan waktu
dan biaya menjadi tidak akurat.
▪ Pandangan modern : Manajemen proyek adalah suatu proses yang ajeg dari sebuah komunikasi
dan negosiasi.
Solusi : Perubahan seringkali menguntungkan dan tim proyek harus merencanakan dan
memperkirakan adanya perubahan-perubahan tersebut.

Sistem Kontrol Perubahan

Secara formal, dapat dibuat suatu dokumentasi proses yang menjelaskan kapan dan bagaimana
suatu pekerjaan dalam proyek akan diubah. Juga dijelaskan siapa yang mempunyai kewenangan
melakukan perubahan dan bagaimana mekanisme perubahan tersebut dilakukan. Berkaitan dengan
kontrol perubahan ini biasanya dibentuk Forum Kontrol Perubahan (Change Control Board –
CCB) yang beranggotakan orang-orang yang mempunyai kewenangan untuk menyetujui atau
menolak adanya perubahan dalam proyek, termasuk didalamnya stakeholder proyek. Forum ini
dimanfaatkan untuk menyiapkan permintaan perubahan, mengkaji usulan perubahan dan
mengelola bagaimana implementasi dari perubahan tersebut. Pertemuan-pertemuan dalam CCB
ini biasanya hanya bersifat sesaat, tetapi dimungkinkan terjadi pertemuan yang agak lama dan
panjang apabila perubahan yang akan dilakukan bersifat serius dan harus dilakukan.

Kiat Mengelola Kontrol Perubahan

▪ Pandanglah manajemen proyek dipandang sebagai proses yang ajeg dari suatu komunikasi dan
negosisi.
▪ Rencanakan adanya perubahan-perubahan.
▪ Bentuk sistem kontrol perubahan, misalnya melalui forum kontrol perubahan (CCB).
▪ Gunakan susunan manajemen yang baik.
▪ Definisikan prosedur untuk membuat keputusan yang tepat waktu untuk perubahan yang
lingkupnya kecil.
▪ Gunakan laporan kinerja pekerjaan secara tertulis dan lisan uuntuk membantu mengidentifikasi
dan mengelola perubahan-perubahan dalam suatu proyek.
▪ Gunakan manajemen proyek dan software bantu uuntuk membantu mengelola dan
mensosialisasikan adanya perubahan-perubahan.
 Daftar pustaka
https://asana.com/id/resources/project-integration-management
https://ftp.idu.ac.id/wp
content/uploads/ebook/ip/BUKU%20MANAJEMEN%20PROYEK/WORD/ManaJemen%
20Integrasi%20Proyek.doc