PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

PERENCANAAN PROYEK

DISUSUN OLEH :

KELOMPOK II

Andrew Wahyudi Yuwono : 06144009

Mozes Mergwar : 06144027
Lorensius Ndare : 06144049
Yesty Ratu Dara : 06144089
Andi Nurfadillah : 06144019
Hasnawaty : 08164144

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

(STMIK) PROFESIONAL
MAKASSAR
2016
 KATA PENGANTAR

Puji sukur kami panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah memberikan rahmat
serta karunia-Nya kepada kami sehingga kami berhasil menyelesaikan Makalah ini yang berjudul
“PERENCANAAN PROYEK”.

Makalah ini berisikan tentang pengertian perencanaan proyek, manfaat perencanaan proyek,
jenis-jenis manajemen perencanaan proyek, fungsi dan prinsip, serta metode waktu dan biaya
perencanaan proyek.

Kami menyadari bahwa makalah ini masih jauh dari sempurna, oleh karena itu kritik dan
saran dari semua pihak yang bersifat membangun selalu kami harapkan demi kesempurnaan
makalah ini.

Akhir kata, kami sampaikan terima kasih kepada semua pihak yang telah berperan serta
dalam penyusunan makalah ini dari awal sampai akhir. Semoga Tuhan Yang Maha Esa senantiasa
meridhai segala usaha kita.
Amin.

Makassar, 18 Oktober 2016

Penyusun
 DAFTAR ISI

Kata Pengantar ................................................................................................. i

Daftar Isi.......................................................................................................... ii
A. Pengertian Perencanaan Proyek ................................................................. 1
B. Proses Manajemen Proyek ......................................................................... 2
C. Manfaat dan Proses Perencanaan Proyek ................................................... 4
D. Tahap-Tahap Dalam Perencanaan Proyek ................................................. 5
E. Kendala-Kendala dalam Perencanaan Proyek ............................................ 7
F. Fungsi dan Prinsip Perencanaan Proyek ..................................................... 8
G. Pengendalian Dan Penjadwalan ................................................................. 10
H. Metode Pengendalian Biaya dan Waktu .................................................... 12
Daftar Pustaka ................................................................................................. 13
A. PENGERTIAN PERENCANAAN PROYEK
Perencanaan Proyek merupakan disiplin untuk menyatakan bagaimana
menyelesaikan proyek dalam jangka waktu tertentu, biasanya dengan tahapan yang
ditetapkan, dan sumber daya yang ditunjuk. Salah satu pandangan dari perencanaan proyek
bagi beberapa aktivitas, yaitu menetpakan tujuan, mengidentifikasi,perencannan jadwal, dan
membuat rencana mendukung, termasuk yang berkaitan dengan sumber daya manusia,
metode komunikasi, dan manajemen resiko.

Sebagai elemen penting dalam manajemen proyek, perencanaan proyek

melibatkan pengembangan tindakan dan penjadwalan yang akan membuat proyek
bergerak maju secara konsisten . bila dilaksanakan dengan baik, perencanan proyek juga
akan mencakup tanggal target untk penyelesaian setiap tindakan.

Proses perencanaan lebih fokus pada pemilihan sumber daya yang di butuhkan
untuk proyek, serta menyediakan kerangka kerja umum untuk mencapai tujuan yang
diinginkan . sebaliknya, perencanaan proyek lebih berfokus pada mengidentfikasi dan
mengatur tugas individu yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap langkah dalam
proyek menggunakan sumber daya yang mengidentifikasi dalam proses perencanaan.

Adapun tujuan perencanaan proyek sebagai berikut :

1. Standar pengawasan, yaitu mencocokan pelaksanaan dengan perencanaannya.
2. Mengetahui kapan pelaksanaan dan selesainya suatu kegiatan.
3. Mengetahui siapa saja yang terlibat (struktur organisasinya), baik
kualifikasinya maupun kuantitasnya.
4. Mendapatkan kegiatan yang sistematis termasuk biaya dan kualitas pekerjaan.
5. Meminimalkan kegiatan-kegiatan yang tidak produktif dan menghemat, biaya,
tenaga, dan waktu.
6. Memberikan gambaran yang menyeluruh mengenai kegiatan pekerjaan.

1
 7. Menyerasikan dan memadukan beberapa subkegiatan.
8. Mendeteksi hambatan kesulitan yang bakal ditemui.
9. Mengarahkan pada pencapaian tujuan.

B. PROSES MANAJEMEN PROYEK

Manajemen proyek dapat didefinisikan sebagai suatu proses dari perencanaan,
pengaturan, kepemimpinan, dan pengendalian dari suatu proyek oleh para anggotanya
dengan memanfaatkan sumber daya seoptimal mungkin untuk mencapai sasaran yang
telah ditentukan. Fungsi dasar manajemen proyek terdiri dari pengelolaan-pengelolaan
lingkup kerja, waktu, biaya, dan mutu. Pengelolaan aspek-aspek tersebut dengan benar
merupakan kunci keberhasilan dalam penyelenggaraan suatu proyek.
Dengan adanya manajemen proyek maka akan terlihat batasan mengenai tugas,
wewenang, dan tanggung jawab dari pihak- pihak yang terlibat dalam proyek baik
langsung maupun tidak langsung, sehingga tidak akan terjadi adanya tugas dan tangung
jawab yang dilakukan secara bersamaan (overlapping).

Proyek proses manajemen dapat diatur menjadi lima kelompok dari satu atau lebih
proses masing-masing: Memulai proses-otorisasi proyek atau fase. Perencanaan proses-
mendefinisikan dan menyempurnakan tujuan dan memilih yang terbaik dari program
alternatif tindakan untuk mencapai tujuan bahwa proyek ini dilakukan untuk mengatasi.
Pelaksana proses-koordinasi orang dan sumber daya lain untuk melaksanakan rencana
tersebut.
Pada tiap fase dari siklus hidup proyek “lifecycle ” terdiri atas sejumlah aktivitas.
Yang terdiri atas 5 proses yang saling berhubungan, diantaranya :

Proses inisiasi proyek (Initiation)

Pada proses ini proses inisiasi mencakup pengenalan dan fase dari sebuah proyek,
dan beberapa organisasi membuat business case tujuannya adalah menyeleksi dan

2
memulai proyek secara formal. Beberapa outcome dari proses ini yaitu :
Penugasan manajer proyek, identifikasi stakeholder, business case , dokumen
berisikan alasan inisiasi Proyek investasi beserta cost benefit analysis, dan project
charter serta penandatangan.

Proses Perencanaan (Planning)

Mencakup kesembilan knowledge area tujuannya sebagai panduan dalam

pelaksanaan proyek.Beberapa contoh keluaran dari proyek ini : dokumen kontrak
tim, pernyataan tentang ruang lingkup proyek, Work Breakdown Structure
(WBS), jadwal proyek dalam bentuk Gantt Chart, berikut semua dependencies &
resources yang dibutuhkan, daftar resiko.

Proses Eksekusi (Execute)

Proses yang paling banyak membutuhkan waktu dan sumder daya sehingga
manajer proyek membutuhkan kemampuan kepemimpinan untuk mengatasi
tantangan pada saat eksekusi proyek dan selama eksekusi, pembuatan laporan
milestone dapat membantu pada proses pembuatan project manager.

Proses Pengawasan Dan Pengontrolan (Monitoring and Controling)

Proses yang mempengaruhi seluruh kelompok proses serta lifecylce proyek.

Aktivitasnya melingkupi : mengukur kemajuan proyek, memonitor
penyimpangan terhadap rencana, dan pengambilan corrective action sebagai
penyesuaian kemajuan saat ini terhadap apa yang sudah direncanakan. Keluaran
berupa : laporan peforma, laporan permintaan perubahan dan laporan update
terhadap rencana.

Proses Penutupan (Closing)

Bagaimana memperoleh penerimaan stakeholder dan pengguna terhadap hasil

3
 akhir produk/layanan, meskipun tidak selesai, proyek harus ditutup secara formal.
Keluaran proyek berupa : laporan akhir proyek, dan persentasi kepada sponsor/
manajemen senior.
C. MANFAAT DAN PROSES PERENCANAAN PROYEK
a. Manfaat Perencanaan Sebagi Berikut :
1. Membantu manajemen untuk menyesuaikan diri dengan perubahan-
perubahan lingkungan
2. Membantu dalam kristalisasi persesuaian dalam masalah-masalah utama,
3. Memungkinkan manajer memahami keseluruhan gambaran operasi lebih
jelas,
4. Pemilihan berbagai alternatif terbaik
5. Standar pelaksanaan dan pengawasan
6. Penyusunan skala prioritas, baik sasaran maupun kegiatan
7. Menghemat pemanfaatan sumber daya organisasi
8. Alat memudahkan dalam berkoordinasi dengan pihak terkait
9. Membuat tujuan lebih khusus, terperinci dan lebih mudah dipahami
10. Meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti, dan
11. Menghemat waktu, usaha dan dana.

b. Proses Perencanaan

Proses Perencanaan Proyek terdiri dari sebuah proses, Sebuah proses adalah
serangkaian tindakan membawa tentang hasil Proyek proses manajemen
menggambarkan, mengatur, dan menyelesaikan pekerjaan proyek. Proses
manajemen proyek yang berlaku untuk sebagian besar proyek, sebagian besar waktu.

mencakup tentang penetapan sasaran, pendefinisian proyek dan pembentukan

organisasi tim, adapun dalam mengerjakan beberapa proyek sekaligus (umumnya

4
 pada perusahaan besar), cara yang efektif untuk menugaskan tenaga kerja dan sumber
daya fisik adalah melalui organisasi proyek dengan spsesikasi :

1. Pekerjaan dapat didefinisikan dengan sasaran dan target waktu khusus

2. Pekerjaaan unik atau tidak biasa dalam organisasi yang ada
3. Pekerjaan terdiri dari tugas yang kompleks dan saling berhubungan serta
memerlukan ketrampilan khusus
4. Proyek bersifat sementara tetapi penting bagi organisasi
5. Proyek meliputi hampir semua lini organisasi,

Organisasi proyek dipimpin oleh seorang manajer proyek yang

mengkoordinasikan kegiatan proyek dengan departemen lain maupun membuat
laporan kepada manajemen puncak dan tanggungjawab manajer proyek adalah dapat
menetapkan “

1. Seluruh kegiatan yang diperlukan diselesaikan dalam urutan yang tepat dan
waktu yang tepat.
2. Proyek selesai sesuai budget
3. Proyek memenuhi sasaran kualitas.
4. Tenaga kerja yang ditugaskan dalam proyek mendapat motivasi arahan dan
informasi yang diperlukan dalam pekerjaan mereka.

D. TAHAP DALAM PERENCANAAN PROYEK

Kegiatan-kegiatan yang di kerjakan dalam Tahap Perencanaan :

 Penentuan tujuan proyek dan kebutuhan‐kebutuhannva.Dalam hal ini perlu

ditentukan hasil akhir proyek, waktu, biava dan performansi yang ditargetkan.

 Pekerjaan‐pekerjaan apa saja yang diperlukan untuk mencapai tujuan proyek harus

5
 diuraikan dan didaftar.

 Organisasi proyek dirancang untuk menentukandepartemen‐departemen yang ada,

subkontraktor yang diperlukan dan manajer manajer yang bertanggungjawab
terhadap aktivitas pekerjaan yang ada.

 Jadwal untuk setiap aktivitas pekerjaan dibuat yangmemperlihatkan waktu tiap

aktivitas, batas selesai dan milestone.

 Sebuah rencana anggaran dan sumberdaya yang dibutuhkan.Rencana ini akan

memberikan informasi mengenai jumlah sumberdaya dan waktu untuk setiap
aktivitas pekeejaan.

 Ramalan mengenai waktu, biaya dan performansi penyelesaian proyek.

Dalam tahap perencanaan ada beberapa faktor yang yang perlu di

pertimbangkan di antaranya adalaha sebagai berikut :

 Ketepatan memilih bentuk organisasi (tim)

 Memilih manajer proyek yang tepat

 Aktifitas integrasi dan koordinasi yang baik

Diluar hal tsb diperlukan :

 Apa yang akan dikerjakan?

 Bagaimana pengendaliannya?

6
E. KENDALA-KENDALA DALAM PERENCANAAN PROYEK
Agar rencana yang telah dibuat dapat terlaksana dengan efektif, manajer harus
mampu mengidentifikasikan beberapa kendala potensial dalam perencanaan dan berusaha
mengatasinya. Kendala-kendala tersebut umumnya adalah :
1. Ketidakmampuan membuat Rencana atau Rencana yang tidak cukup Baik. Tentu saja
tidak semua manajer otomatis memiliki kemampuan membuat perencanaan. Faktor
penyebabnya adalah kurangnya pengalaman, pendidikan atau bahkan karena diajari
atau tidak memiliki pengetahuan tentang bagaimana membuat rencana yang benar.
2. Kurangnya Komitmen dalam proses pembuatan rencana. Mengembangkan sebuah
rencana adalah pekerjaan yang membutuhkan pemikiran yang cukup banyak dan
menyita waktu. Kebanyakan manajer beralasan mereka tidak cukup punya waktu
untuk mengikuti proses pembuatan rencana yang cukup panjang, atau bahkan mereka
tidak membuat rencana yang memadai karena sebenarnya mereka takut gagal tidak
mencapai yang mereka targetkan dalam rencana tersebut.
3. Lemahnya informasi. Karena yang menjadi dasar dari sebuah rencana adalah
informasi, maka bagaimanapun canggihnya seorang manajer dalam teknik pembuatan
rencana, namun apabila informasi yang digunakan dalam penyusunan rencana tersebut
kurang memadai (informasi kurang akurat, kurang lengkap, basi), maka rencana
tersebut juga akan kurang bermutu atau bahkan rencana yang gagal.
4. Terlalu berfokus pada masa kini. Kegagalan mempertimbangkan efek jangka panjang
sebuah rencana karena terlalu menekankan pada penanganan persoalan-persoalan
jangka pendek, justru dapat menyebabkan kegagalan organisasi mempersiapkan
masadepan. Seorang manajer seharusnya memiliki gambaran besar dalam benaknya
tentang masa depan dan sasaran-sasaran jangka panjang yang ingin diraih saat
menyusun sebuah rencana.
5. Terlalu mengandalkan diri pada unit/Bagian Perencanaan. Banyak
organisasi/perusahaan yang memiliki bagian perencanaan atau bagian perencanaan

7
 dan pengembangan tersendiri. Bagian ini yang melakukan penelitian, studi,
membangun model, percobaan, dll, tapi sesungguhnya tidak mengembangkan
perencanaan itu sendiri. Hasil dari bagian ini hanyalah merupakan alat bantu yang
dapat dimanfaatkan oleh manajer dalam membuat rencana, apalagi menyusun sebuah
rencana organisasi tetaplah tanggung-jawab manajer.
6. Memusatkan perhatian pada faktor-faktor yang dapat dikuasainya. Kebanyakan
manajer hanya berkonsentrasi pada hal-hal yang paling dikuasai dan menghindarkan
diri hal yang kurang dikuasasi karena khawatir dianggap kurang mampu. Misalnya
memusatkan perhatian pada pembuatan gagasan-gagasan dan ide-ide baru, namun
mengabaikan bagaimana cara menjadikan gagasan/ide tersebut teraplikasikan karena
kurang menguasai operasional organisasinya.
Kendala-kendala tersebut pastilah dapat diatasi manakala manajer
menginginkan sebuah rencana berkualitas yang tersusun. Cara termudah dan termurah
tentu saja melalui komunikasi yang efektif dengan karyawan dan melibatkan mereka
dalam penyusunan rencana. Komunikasi yang efektif menjamin manajer memperoleh
informasi yang berkualitas, dan melibatkan karyawan dalam proses pembuatan
rencana akan memperluas dan memperdalam perspektif rencana itu serta mengurangi
resiko kurang ketidak-berhasilan rencana tersebut saat dilaksanakan.

F. FUNGSI DAN PRINSIP PERENCANAAN PROYEK

Salah satu lingkup perencanaan adalah mengambil keputusan karena hal ini
diperlukan dalam proses memilih dan menentukan langkah yang akan datang. Suatu
perencanaan yang tepat disusun secara sistematis dan memperhartikan faktor objektif
akan berfungsi sebagai berikut :
a) Sarana komunikasi bagi semua pihak penyelenggara proyek.
b) Dasar pengaturan alokasi sumber daya.
c) Alat untuk mendorong perencana dan pelaksana melihat kedepan dan

8
 menyadari pentingnya unsur waktu.
d) Pegangan dan tolok ukur fungsi pengendalian. Sebaliknya, suatu perencanaan
yang tidak tepat, tidak sistematis dan tidak logis akan segera diikuti oleh
adanya himpang tindih dan kebingungan pengimplementasian.

Selain itu, fungsi perencanaan proyek bermaksud untuk memantau dan mengkaji
apabila perlu mengadakan koreksi agar langkah di atas terbimbing ke arah tujuan yang
telah direncanakan. Adapun Prinsip-Prinsip dari Perencanaan Proyek sebagai berikut :
 Planning harus betul-betul membantu tercapainya tujuan manajemen, maka
kemungkina tindakan yang kita lakukan tidak terjadi kekeliruan sehingga tidak
menimbulkan pengorbanan yang lebih besar. Itu hanya dapat terjadi jika kita
memikirkan jauh-jauh sebelumnya tindakan yang akan dilakukan.
 Planning harus merupakan kegiatan pertama dari seluruh proses manajemen (primary
activity). Seperti yang telah kita ketahui, perencanaan merupakan syarat mutlak untuk
dapat melaksanakan manajemen yang baik. Karena planning di sini memberikan
pedoman, pegangan dan arah, di mana hal tersebut selalu menjadi kegiatan pertama
untuk dilakukan.
 Planning harus mencakup seluruh kegiatan manajemen (pervasivitas). Telah kita
ketahui bersama bahwa perencanaan merupakan fungsi pokok dari manajemen.
Dengan demikian berarti perencanaan harus mencakup seluruh kegiatan manajemen,
yaitu organizing, directing, coordinating, dan controlling.
 Dalam sebuah planning harus ada alternatif, baik menyangkut bahan, waktu, tenaga
kerja, biaya dan sebagainya.
 Planning harus mempunyai nilai efisensi dan penghematan.
 Planning harus melihat faktor-faktor yang urgen saja sehingga harus jelas, terang tidak
bertele-tele.

9
  Planning harus mudah disempurnakan, diperbaiki atau disesuaikan dengan situasi dan
kondisi yang sewaktu-waktu berubah-ubah.
 Harus mempunyai strategi untuk dapat diterima oleh semua pihak, agar dapat
terlaksana sebagaimana mestinya.

G. PENGENDALIAN DAN PENJADWALAN

Pengendalian adalah usaha yang sistematis untuk menentukan standar yang sesuai
dengan sasaran perencanaan, merancang sistem informasi, membandingkan pelaksanaan
dengan standar, menganalisis kemungkinan adanya penyimpangan antara pelaksanaan
dan standar, kemudian mengambil tindakan pembetulan yang diperlukan agar sumber
daya digunakan secara efektif dan efisien dalam rangka mencapai sasaran.

Berdasarkan pengertian yang diberikan oleh Mockler, maka proses pengendalian

proyek dapat diuraikan menjadi langkah-langkah sebagai berikut:
a. Menentukan sasaran.
b. Definisi lingkup kerja.
c. Menentukan standar dan kriteria sebagai patokan dalam rangka mencapai sasaran.
d. Merancang/menyusun sistem informasi, pemantauan, dan pelaporan
hasil pelaksanaan pekerjaan.
e. Mengkaji dan menganalisis hasil pekerjaan terhadap standar, kriteria, dan
sasaran yang telah ditentukan.
f. Mengadakan tindakan pembetulan.

Fungsi utama pengendalian adalah memantau dan mengkaji (bila perlu

mengadakan koreksi) agar langkah-langkah kegiatan terbimbing ke arah tujuan yang telah
ditetapkan. Pengendalian memantau apakah hasil kegiatan yang telah dilaksanakan sesuai
dengan patokan yang telah digariskan dan memastikan penggunaan sumber daya yang

10
efektif dan efisien.

Penjadwalan dalam pengertian proyek konstruksi merupakan perangkat untuk

menentukan aktivitas yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu proyek dalam urutan
serta kerangka waktu tertentu, dalam mana setiap aktivitas harus dilaksanakan agar
proyek selesai tepat waktu dengan biaya yang ekonomis (Callahan, 1992). Penjadwalan
meliputi tenaga kerja, material, peralatan, keuangan, dan waktu. Dengan penjadwalan
yang tepat maka beberapa macam kerugian dapat dihindarkan seperti keterlambatan,
pembengkakan biaya, dan perselisihan.

Beberapa manfaat yang dapat diperoleh dari penjadwalan antara lain :

(a) Bagi Pemilik

1. Mengetahui waktu mulai dan selesainya proyek.

2. Merencanakan aliran kas.
3. Mengevaluasi efek perubahan terhadap waktu penyelesaian dan biaya proyek.

(b) Bagi Stakeholder

1. Memprediksi kapan suatu kegiatan yangs spesifik dimulai dan diakhiri.

2. Merencanakan kebutuhan peralatan dan tenaga kerja.
3. Mengontrol keterlibatan stakeholder
4. Menghindari konflik
5. Mengevaluasi efek perubahan terhadap eaktu penyelesaian dan biaya proyek

11
H. METODE PENGENDALIAN BIAYA DAN WAKTU
proyek berjalan sesuai dengan yang direncanakan. Untuk mengetahui terjadinya
penyimpangan secara dini, dapat dipergunakan metode varian dan metode earned value
atau metode nilai hasil. Metode-metode ini dipakai untuk pengendalian terhadap biaya
dan waktu.
• Metode Varian
Yaitu pengendalian biaya proyek dengan melakukan identifikasi varian pada
data pengeluaran biaya pelaksanaan terhadap biaya rencana secara periodik
atau dalam kurun waktu tertentu.
• Metode Nilai Hasil (Earned Value)
Dalam metode ini memakai dasar-dasar asumsi tertentu agar dapat
dikembangkan untuk membuat perkiraan atau proyeksi keadaan masa depan
proyek. Metode ini digunakan untuk :
1. Mengetahui performance proyek dari sisi biaya pada suatu waktu
- apakah pengeluaran biaya > dari rencana.
- apakah pengeluaran biaya < dari rencana.
- apakah pengeluaran biaya = dari rencana.

2. Mengetahui performance proyek dari sisi jadwal/waktu pada suatu

waktu;
- apakah waktu pelaksanaan lebih cepat dibanding rencana.
- apakah waktu pelaksanaan lebih lambat dibanding rencana.
- apakah waktu pelaksanaan sama dengan rencana.
3. Prediksi biaya untuk menyelesaikan proyek setelah waktu evaluasi ;
proyek untung atau rugi.
4. Prediksi waktu untuk menyelesaikan proyek setelah evaluasi, lebih
cepat atau lebih lambat.

12
 DAFTAR PUSTAKA

http://projectmedias.blogspot.co.id/2013/09/metode-pengendalian-biaya-dan-waktu.html
https://sites.google.com/site/operasiproduksi/perencanaan-proyek
http://kampussipil.blogspot.co.id/2014/01/fungsi-dan-tujuan-perencanaan-proyek.html
http://whycrew3.blogspot.co.id/2012/10/teori-perencanaan-proyek-suatu.html

http://pyssa4d.blogspot.co.id/2013/04/pertemuan-3-perencanaan-manajemen.html

13