PERENCANAAN & PENGENDALIAN PROYEK

D
I
S
U
S
U
N
OLEH
Nama : Ridho Kurniawan
Kelas : B ( Reguler) Tata Niaga
NIM : 7123141119
Mata Kuliah : Management Operations

ECONOMY EDUCATION DEPARTMENT

ECONOMY FACULTY
STATE UNIVERSTY OF MEDAN

2014

MAKALAH PERENCANAAN DAN PENGENDALIAN PROYEK

KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Allah SWT, yang telah senantiasa melimpahkan Rahmat dan Hidayahnya sehingga kita semua dalam keadaan sehat walafiat dalam menjalankan aktifitas seharihari. Penyusun juga panjatkan kehadiran Allah SWT, karena hanya dengan keridoan-nya
Makalah dengan judul Perencanaan & Pengendalian Proyek ini dapat terselesaikan.
Penulis menyadari betul sepenuhnya bahwa tanpa bantuan dari berbagai pihak, makalah ini
tidak akan terwujud dan masih jauh dari sempurna, oleh karena itu dengan segala kerendahan
hati penulis berharap saran dan kritik demi perbaikan-perbaikan lebih lanjut.
Akhirnya penulis berharap, semoga makalah ini dapat memberikan manfaat bagi yang
membutuhkan.

BAB I
PENDAHULUAN
1.1.

Latar Belakang
Berbica mengenai manajemen proyek, hal ini tentunya tidak terlepas dari adanya
perkembangan yang cukup pesat dalam dunia industri dan teknologi informasi.
Perkembangan yang cukup pesat ini menyebabkan pihak manajemen harus mampu
mengelola sumber daya yang dimiliki untuk menghasilkan produk yang berkualitas tinggi
serta mampu bersaing di pasar. Kemampuan pihak manajemen untuk menghasilkan
produk yang berkualitas dengan adanya keterbatasan terhadap waktu, biaya dan ruang
lingkup pekerjaan harus di dukung oleh pemahaman mengenai manajemen proyek yang
baik.
Untuk mendefinisikan apa yang dimaksud dengan manajemen proyek, maka ada baiknya
kita mengetahui apa yang dimaksud manajemen dan apa yang dimaksud proyek.
Manajemen merupakan suatu proses dimana individu-individu sebagai bagian organisasi
melakukan proses perencanaan, pengorganisasian, serta menjalankan dan mengendalikan
aktivitas-aktivitas produksi. Sedangkan yang dimaksud proyek adalah suatu usaha yang
kompleks, dibatasi oleh waktu, anggaran, resource dan spesifikasi yang telah dirancang untuk
dapat memenuhi kebutuhan konsumen.
Jadi, manajemen proyek dapat diartikan sebagai suatu proses kegiatan untuk melakukan
perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian atas sumber daya organisasi
yang dimiliki perusahaan untuk mencapai tujuan tertentu dalam waktu dan sumber daya
tertentu pula.

1.2.
1.

Rumusan Masalah
Apa yang dimaksud dengan manajemen proyek ?

2.

Begitu pentingkah manajemen proyek dalam suatu pembangunan perusahaan ?

3.

Bagaimana merencanakan pembangunan proyek ?

4.

Bagaimana menjadwal proyek dengan baik, cepat, dan benar ?

1.3.

Tujuan Pembelajaran

1. Mengetahui arti dari manajemen proyek

2. Mengetahui sangatlah penting dalam membangun suatu perusahaan di butuhkan manajemen
proyek
3. Dapat membuat suatu rencana dalam membangun suatu proyek
4. Mampu membuat jadwal proyek dengan baik, cepat, dan benar

BAB II
PEMBAHASAN MANAJEMEN PROYEK

2.1.

Pengertian Manajemen Proyek

Manajemen merupakan suatu proses dimana individu-individu sebagai bagian organisasi
melakukan proses perencanaan, pengorganisasian, serta menjalankan dan mengendalikan
aktivitas-aktivitas produksi. Sedangkan yang dimaksud proyek adalah suatu usaha yang
komplek, dibatasi oleh waktu, anggaran, resource dan spesifikasi yang telah dirancang untuk
dapat memenuhi kebutuhan konsumen.
Jadi, manajemen proyek dapat diartikan sebagai suatu proses kegiatan untuk melakukan
perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian atas sumber daya organisasi
yang dimiliki perusahaan untuk mencapai tujuan tertentu dalam waktu dan sumber daya
tertentu pula.

2.2.

Pentingnya Manajemen Proyek

Proyek merupakan ujung tombak pembangunan. Barangkali, masalah utama yang
paling sulit dihadapi oleh para administrator di negara-negara berkembang dan maju adalah
melaksanakan program-progaram pembangunan. Kebanyakan kesulitan-kesulitan itu
disebabkan karena persiapan proyek yang tidak matang.
Mempersiapkan proyek bukan hanya sekedar menyangkut aspek perencanaan atau
pembangunan saja. Pengidentifikasian tujuan-tujuan pembangunan, pemilihan-pemilihan
daerah prioritas untuk investasi, perencanaan kebijaksanaan-kebijaksanaan harga yang
efektif, dan pemobilisasian sumber daya merupakan masalah yang perlu di perhatikan. Akan
tetapi, untuk sebagian besar kegiatan pembangunan serta persiapan pelaksanaan proyek
secara cermat pada tahap awal merupakan cara-cara terbaik yang dapat dilakukan untuk
menjamin terpakainya dana kapital secara ekonomis, efisien dan untuk memungkinkan
pelaksanaan proyek secara tepat menurut waktu/jadwal. Bila proyek tidak dipersiapkan
secara cermat ke dalam perincian-perincian yang mendasar dan kokoh, maka akan sering
terjadi pengeluaran-pengeluaran yang tidak efisien.

Seringkali proyek-proyek dibuat dalam porsi ruang-lingkup yang sangat luas tetapi di
susun secara kurang cermat. Seluruh program mungkin saja dapat dianalisa sebagai satu
proyek, tetapi pada umumnya akan lebih baik bila proyek dibuat dengan ruang-lingkup yang
lebih kecil, kira-kira mendekati ukuran minimun yang layak dan baik ditinjau secara
administrasi, teknis, maupun ekonomi. Sama halnya bila kita ingin menganalisa pertambahan
yang terjadi secara berurutan atau tahapan-tahapan kegiatan yang berbeda satu sama lain,
maka lebih baik membuat ruang-lingkup proyek yang lebih sempit .
Tiga contoh perusahaan yang menghadapi fenomena modern, yaitu:
1.

Saat tim manajemen proyek Bechtel memasuki Irak setelah perang tahun 2003, tim
tersebut harus cepat memobilisasi tenaga internasional yang terdiri atas pekerja kasar,
profesional di bidang konstruksi, juru masak, tenaga medis, dan tenaga keamanan. Mereka
harus mengakses jutaan ton suplai untuk membangun kembali pelabuhan, jalan raya, sekolah,
dan sistem kelistrikan.

2.

Saat Microsoft Corporation memulai pengembangan Windows Vista, program yang

terbesar , terkompleks, dan terkini. Waktu adalah sesuatu yang paling kritis bagi seorang
manajer proyek. Dengan ratusan pemrograman yang mengerjakan jutaan baris kode dalam
pengembangan program biaya ratusan juta dolar, begitu besar resiko pada proyek tersebut
untuk dapat diselesaikan tepat waktu.

3.

Saat Hard Rock Cafe mensponsori Rockfest yang didatangi lebih dari 100.000 penggemar
pada konser tahunannya, manajer proyeknya telah memulai perencanaan sekitar sembilan
bulan sebelumnya. Penggunaan paket peranti lunak MS Project; setiap detail yang jumlahnya
ratusan dapat di pantau dan dikendalikan. Saat sebuah kelompok band tidak dapat
mencapai Rockfest dengan bus karena kemacetan yang luar biasa, manajer proyek Hard Rock
siap dengan cadangan helikopter.
Kompleksitas proyek yang semakin bertambah dan siklus hidup produk/jasa yang menurun.
Perubahan ini berasal dari kesadaran tentang nilai strategis dari persaingan berbasis waktu
dan seharusnya melakukan perbaikan kualitas yang terus-menerus. Setiap pengembangan
produk/jasa baru adalah kejadian yang unik sebuah proyek.
Penjadwalan proyek adalah tantangan yang sulit bagi manajer operasi. Risiko pada
manajemen proyek sangat tinggi. Kelebihan biaya dan keterlambatan yang tidak diperlukan
terjadi karena penjadwalan dan pengendalian yang buruk.

Manajemen proyek meliputi tiga fase:

1.

Perencanaan. Fase ini penentuan sasaran, pendefinisian proyek, dan pengorganisasian

tim.
Gambar 1. Perencanaan suatu proyek

2.

Penjadwalan. Fase ini menghubungkan orang, uang, dan bahan untuk aktivitas khusus
dan menghubungkan setiap aktivitas satu dengan aktivitas lain.
Gambar 2. Penjadwalan proyek

3.

Pengendalian. Di sini, perusahaan mengawasi sumber daya, biaya, kualitas dan anggaran.
Perusahaan juga merevisi atau mengubah rencana dan menggeser atau mengelola kembali
sumber daya agar dapat memenuhi kebutuhan waktu dan biaya.
Gambar 3. Pengendalian proyek

2.3.

Perencanaan proyek
Perencanaan merupakan salah satu fungsi manajemen proyek yang sangat penting, yaitu
memilih dan menentukan langkah-langkah kegiatan yang akan datang yang diperlukan untuk
mencapai sasaran. Hal ini berarti pertama-tama menentukan sasaran yang hendak dicapai
kemudian mencoba menyusun urutan langkah-langkah kegiatan untuk mencapainya. Di
dalam perusahaan, di bentuklah suatu organisasi proyek untuk memastikan program yang
telah ada tetap berjalan dengan lancar secara harian, sementara proyek baru dapat berhasil
diselesaikan. Seperti halnya perusahaan konstruksi, organisasi proyek adalah cara efektif
untuk mentugaskan orang-orang dan sumber daya fisik yang diperlukan.

Organisasi proyek akan bekerja baik apabila:

1. Pekerjaan dapat didefinisikan dengan sasaran tenggang waktu spesifik,
2. Pekerjaan tersebut unik atau tidak begitu biasa dalam organisasi yang ada,
3. Pekerjaan mengandung tugas-tugas kompleks dan saling berhubungan yang membutuhkan
keterampilan khusus.
4. Proyek meliputi hampir semua organisasi.
a.

Manajer Proyek
Anggota tim proyek secara sementara ditugaskan pada sebuah proyek dan membuat
laporan pada manajer proyek. Manajer yang memimpin proyek mengkoordinasikan aktivitas
dengan departemen lain dan membuat laporan langsung pada manajemen puncak.
Manajer proyek mendapatkan sorotan dalam perusahaan dan bertanggung jawab memastikan
bahwa (1) seluruh aktivitas yang diperlukan diselesaikan dalam urutan yang tepat dan waktu
yang tepat; (2) proyek selesai sesuai dengan anggaran; (3) proyek memenuhi sasaran kualitas;
(4) orang-orang yang ditugaskan pada proyek mendapatkan motivasi, arahan, dan informasi
yang diperlukan dalam melakukan pekerjaan mereka.

b.

Struktur Penguraian Kerja (Work Breakdown Structure-WBS)

Tim manajemen proyek memulai tugasnya dengan baik sebelum pelaksanaan proyek
sehingga perencanaan dapat dikembangkan terlebih dahulu. Salah satu fase awalnya adalah
menetapkan tujuan-tujuan proyek secara cermat, selanjutnya memecah proyek menjadi
bagian-bagian yang dapat di kelola dengan baik. Struktur penguraian kerja menetapkan
proyek dengan membaginya menjadi subkomponen ( tugas) utama, yang selanjutnya dibagi
lagi menjadi komponen yang lebih detail, dan akhirnya menjadi seperangkat aktivitas dan
biaya yang terkait. Pembagian proyek menjadi tugas yang kecil dan lebih kecil lagi memang
sulit, tetapi sangat penting dalam mengelola proyek serta membuat penjadwalan yang
berhasil. Jumlah bruto kebutuhan akan orang, suplai, dan peralatan juga diperkirakan dalam
fase perencanaan ini.

Struktur penguraian kerja umumnya menurun dalam ukuran dari atas ke bawah dan
dimasukkan seperti berikut.
Tingkat
1

Proyek

Tugas-tugas utama pada proyek

3. Subtugas-subtugas pada tugas utama

4 Aktivitas (atau paket kerja) yang harus diselesaikan

2.4.

Penjadwalan Proyek
Penjadwalan proyek meliputi pengurutan dan pembagian waktu untuk seluruh aktivitas
proyek. Pada fase ini, manajer memutuskan lamanya setiap aktivitas memerlukan waktu dan
menghitung banyaknya orang dan bahan yang diperlukan pada setiap fase produksi. Manajer
juga membuat diagram penjadwalan terpisah untuk kebutuhan personel berdasarkan jenis
keterampilan ( misalnya: manajemen, keteknikan, atau penuangan beton).
Suatu pendekatan penjadwalan proyek yang poopuler adalah diagram Gantt. Diagram
Gantt adalah cara berbiaya rendah yang membantu para manajer memastikan bahwa (1)
semua aktivitas telah direncanakan, (2) urutan kinerjanya telah diperhitungkan, (3) perkiraan
waktu aktivitas telah tercatat, dan (4) keseluruhan waktu proyek telah dibuat.
Dalam proyek-proyek sederhana, diagram penjadwalan seperti ini dapat digunakan
sendiri. Diagram ini memungkinkan para manajer mengamati kemajuan setiap aktivitas untuk
mengetahui dan menangani luas daerah permasalahan. Akan tetapi, diagram gantt tidak
memadai untuk mengilustrasikan hubungan antara aktivitas dan sumber daya.
PERT (Program Evaluation and Review Technique) dan CPM (Critical Path
Method) adalah dua teknik jaringan yang digunakan secara luas, kemampuan
mempertimbangkan hubungan dan ketergantungan dari seluruh aktivitas. Dalam proyek yang
kompleks, di mana penjadwalan hampir selalu terkomputerisasi, PERT dan CPM memiliki
keunggulan dibandingkan diagram gantt yang lebih sederhana.

Pendekatan apapun yang dilakukan manajer proyek, penjadwalan proyek membantu

dalam bidang berikut.
1.

Menunjukkan hubungan setiap aktivitas dengan aktivitas lainnya dan terhadap

keseluruhan proyek.

2.

Mengidentifikasi hubungan yang harus di dahulukan di antara aktivitas.

3.

Menunjukkan perkiraan biaya dan waktu yang realistis untuk setiap aktivitas.

4.

Membantu penggunaan orang, uang, dan sumber daya bahan dengan mengidentifikasi
bottleneck kritis (hal-hal yang mungkin menghambat suatu proyek).

2.5.

Pengendalian Proyek
Pengendalian proyek-proyek besar, sebagaimana pengendalian sistem manajemen apa
pun, melibatakan pengawasan ketat pada sumber daya, biaya, kualitas, dan anggaran agar
kegiatan proyek menuju ke arah sasaran yang telah ditentukan. Pengendalian mempunyai arti
yang penting seperti ditekankan oleh J.A.F. Stoner (1982) sebagai berikut:
... meskipun sasaran telah ditetapkan dengan jelas, disertai organisasi dan kepemimpinan
yang kuat dan motivasi yang kuat, namun kecil kemungkinannya untuk berhasil mencapai
sasaran jika tidak disertai pengawasan dan pengendalian yang cukup.
Program-program ini menghasilkan laporan yang amat beragam, termasuk (1) perincian
penguraian biaya setiap tugas, (2) kurva pekerja total, (3) tabel distribusi biaya, (4) biaya
fungsional dan ringkasan jam, (5) peramalan bahan mentah dan pembelanjaan, (6) laporan
variasi, (7) laporan analisis waktu, serta (8) laporan status kerja.
Ada banyak sebutan bagi pengawasan/ pengendalian (controlling), antara lain
evaluating, apprasing, atau correcting. Pengawasan dapat didefinisikan sebagai proses untuk
menjamin bahwa tujuan-tujuan organisasi dan manajemen tercapai.
Definisi pengawasan yang dikemukakan oleh Robert J. Mockler berikut ini
telah memperjelas unsur-unsur esensial proses pengawasan :
Pengawasan manajemen adalah suatu usaha sistematik untuk menetapkan standar
pelaksanaan dengan tujuan-tujuan perencanaan, merancang system informasi umpan balik,

membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang telah ditetapkan sebelumnya,

menentukan dan mengukur penyimpangan-penyimpangan, serta mengambil tindakan koreksi
yang diperlukan untuk menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan di pergunakan
dengan cara paling efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan-tujuan perusahaan.
Jenis-jenis pengendalian
(1) Metode pengendalian pendahuluan
(2) Metode pengendalian bersama
(3) Metode pengendalian umpan balik

2.7.
A.

Kasus Manajemen Proyek

Milwaukee Paper Manufacturing, Inc. Pemasangan Peralatan Pengendalian Polusi
Udara
Aktivitas

Nama

Waktu

Kegiatan yang

Kegiatan

(Minggu)

Mendahului

A.

Pembangunan komponen internal

B.

Memodifikasi atap dan lantai

C.

Membangun tumpukan pengumpul

D.

Menuangkan beton dan memasang rangka

A,B

E.

Membangun pembakar temperatur tinggi

F.

Memasang sistem kendali polusi

G.

Memasang alat pencegah polusi udara

D,E

H.

Pemeriksaan dan pengujian

F,G

Waktu total (minggu)

25

Menghitung waktu mulai paling awal dan selesai paling awal untuk Milwaukee Paper
Karena aktivitas mulai tidak mempunyai pendahulu, kita mulai dengan menetapkan ES
sebagai 0.artinya, aktivitas mulai dapat dimulai pada akhir minggu 0 yang sama dengan awal
minggu 1. jika aktivitas mulai mempunyai ES=0, maka EF juga 0 karena waktu aktivitas 0.
Aktivitas A dan B, keduanya hanya mempunyai mulai sebagai pendahulu langsungnya.
Dengan menggunakan aturan waktu mulai paling awal, ES untuk kedua aktivitas A dan B
sama dengan 0, yaitu EF dari aktivitas mulai. Sekarang, menggunakan aturan waktu selesai
paling awal, EF untuk A adalah 2(=0+2) dan B adalah 3(=0+3).

Karena aktivitas A mendahului aktivitas C, ES dari C sama dengan EF dari A(=2). Jadi,
EF dari C adalah 4(=2+2).
Aktivitas D, dimana A dan B adalah pendahulu langsungnya. Aktivitas A mempunyai
EF=2 dan B mempunyai EF=3. dengan menggunakan aturan waktu selesai paling awal,
ES dari D = Max (EF dari A, EF dari B) = Max (2, 3) = 3.
EF dari D sama dengan 7(= 3 + 4). Selanjutnya sama

Menghitung waktu mulai paling lambat dan selesai paling lambat untuk Milwaukee
Paper
Dimulai dengan menetapkan nilai LF adalah 15 minggu pada aktivitas H. Artinya,
menentukan waktu selesai paling lambat untuk keseluruhan proyek sama dengan waktu
selesai paling awal. Dengan menggunakan aturan waktu mulai paling lambat, LS dari
aktivitas H sama dengan 13(=15-2).
Karena aktivitas H adalah satu-satunya aktivitas penerus bagi kedua aktivitas F dan G
maka LFnya sama dengan 13. Jadi, LS dari G adalah 8(=13-5) dan LS dari F adalah 10(=133).
Dan seterusnya hingga pada aktivitas C yang merupakan pendahuluan langsung dari
dua aktivitas E dan F. Dengan menggunakan aturan waktu selesai paling lambat,
LF dari C = Min (LS dari E, LS dari F) = Min (4, 10) = 4
LS dari C adalah 2(=4-2). Pada akhirnya. LF dan LS dari aktivitas mulai sama dengan 0

Waktu Longgar dan Jalur Kritis

Jalur

ES

EF

LS

LF

aktivitas

Pada

Jalur Kritis

LS - ES

Ya

Tidak

Ya

Tidak

Ya

10

13

Tidak

13

13

Ya

13

15

13

15

Ya

Perkiraan Waktu (dalam minggu) untuk proyek Milwaukee Paper

Aktivitas

Optimistis

Realistis

Pesimistis

Waktu yang

Variansi

(a)

(m)

(b)

Diperkirakan

[(b-a)/6]2

t=(a+4m+b)/6
A

0.11

0.11

0.11

0.44

1.00

1.78

11

1.78

0.11

Probabilitas Penyelesaian Proyek

Menghitung Variansi dan Standart Deviasi proyek
Kita dapatkan variansi untuk semua aktivitas pada jalur kritis.
Variansi proyek ( 2p) = 0.11 + 0.11 + 1.00 + 1.78 + 0.11 = 3.11
Yang berakibat pada:
Standar deviasi proyek ( p) = = = 1.76 minggu

Probabilitas penyelesaian proyek tepat waktu

Jika proyek akan diselesaikan pada waktunya atau sebelum batas waktu 16 minggu.
Z = ( batas waktu waktu penyelesaian yg diperkirakan) / p
= ( 16 15) / 1.76 minggu
= 0.57
adalah jumlah standar deviasi batas waktu atau waktu sasaran yang berada di antara, serta
atau waktu yang diperkirakan. Jadi, didapatkan probabilitas 0.7157. Artinya, terdapat
probabilitas 71.57% peralatan pengendali polusi dapat dipasang dalam waktu 16
minggu atau kurang dari itu.

Probabilitas untuk berbagai waktu penyelesaian

Jika perusahaannya memiliki probabilitas 99% menyelesaikan proyek tepat pada waktunya.
Batas Waktu = Waktu penyelesaian yg diperkirakan + (Z x p)
= 15 + ( 2.33 x 1.76 )
= 19.1 minggu

B.

99% bahwa proyek dapat selesai tepat waktu.

Crashing
Pada kasus proyek diatas, proyek dapat di percepat dengan metode crashing. Di antaranya
penambahan jam kerja lembur= 4 jam (alternatif 1),penambahan regu kerja (alternatif 2).
Pada setiap metoda perhitungan crashing terjadi pembengkakan biaya dari pada perhitungan
normal.
Biaya crash per periode =
Diketahui aktivitas A: membuat spesifikasi dan kriteria
Waktu normal = 3 minggu
Waktu crash = 1 minggu
Biaya normal = 30.000
Biaya crash = 34.000
Jawab = = = Rp 2.000/hari

BAB III
PENUTUP
3.1.

Kesimpulan
manajemen proyek dapat diartikan sebagai suatu proses kegiatan untuk melakukan
perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian atas sumber daya organisasi
yang dimiliki perusahaan untuk mencapai tujuan tertentu dalam waktu dan sumber daya
tertentu pula.
Manajemen proyek meliputi tiga fase:

1.

Perencanaan. Fase ini penentuan sasaran, pendefinisian proyek, dan pengorganisasian

tim.

2.

Penjadwalan. Fase ini menghubungkan orang, uang, dan bahan untuk aktivitas khusus dan
menghubungkan setiap aktivitas satu dengan aktivitas lain.

3.

Pengendalian. Di sini, perusahaan mengawasi sumber daya, biaya, kualitas dan anggaran.
Perusahaan juga merevisi atau mengubah rencana dan menggeser atau mengelola kembali
sumber daya agar dapat memenuhi kebutuhan waktu dan biaya.
Manajemen proyek memiliki tanggung jawab untuk melakukan perencanaan,
pelaksanaan, dan penutupan sebuah proyek yang biasanya berkaitan dengan bidang industri
konstruksi, arsitektur, telekomunikasi, dan informasi teknologi.
Penjadwalan proyek meliputi pengurutan dan pembagian waktu untuk seluruh aktivitas
proyek. Suatu pendekatan penjadwalan proyek adalah diagram Gantt, PERT, dan CPM.

3.2.

Saran
Kami berharap dengan jadinya makalah ini, pembaca dapat menerima dengan baik dan
tertarik dalam setiap isinya. Jika, ada beberapa kesalahan dan kekurangan kami mohon maaf
serta kami menerima kritikan dan saran yang membangun untuk dapat menjadikan makalah
ini sebagai sumber referensi bagi kita semua.