PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Perencanaan merupakan salah satu fungsi vital dalam kegiatan manajemen
proyek. Perencanaan dikatakan baik bila seluruh proses kegiatan yang ada di
dalamnya dapat diimplementasikan sesuai dengan sasaran dan tujuan yang telah
ditetapkan dengan tingkat penyimpangan minimal serta hasil akhir maksimal.
1
B. Rumusan masalah
Berdasarkan identifikasi masalah diatas, maka rumusan masalah dalam
penelitian ini adalah sebagai berikut:
2
BAB II
ISI
Tahap Inisiasi
Tahap Perencanaan
Tahap Pengontrolan
Pelaksanaan Pengontrolan
Tahap Penutupan
3
2. Tahapan Perencanaan Proyek
Pertanyaan sederhana yang tertuju pada tahap perencanaan proyek adalah
bagaimanakah langkah penyelesaiannya? Perencanaan proyek merupakan
proses pengembangan detail atas perencanaan suatu proyek, yang meliputi
daftar semua tugas, pengalokasian sumber daya, penjadwalan, perencanaan
anggaran / budget, manajemen resiko, dan lain-lain.
Setiap proyek pasti memiliki keunikan yang dapat dipelajari. Tidak ada
proyek yang identik walaupun memiliki tema yang sama, namun masalah
yang dihadapi, persyaratan, maupun sumber dayanya (termasuk teknologi)
4
pastilah berbeda. Hal ini yang menimbulkan keunikan pada setiap proyek.
Mengadakan pertemuan evaluasi selama berlangsungnya proyek bagi seluruh
tim merupakan pembelajaran yang berharga.
Hal umum yang biasa terjadi dalam dunia kerja adalah dinamika proyek
yang cukup aktif, munculnya proyek baru begitu sebuah proyek selesai
dilaksanakan. Oleh karena itu, seorang manajer proyek memiliki peran aktif
yang sangat penting untuk memastikan berhasilnya penyebaran proses
pembelajaran proyek dalam tim yang dipimpinnya.
5
Tahap Perencanaan Proyek melibatkan penciptaan seperangkat rencana
untuk membantu membimbing tim proyek melalui tahap pelaksanaan dan
penutupan proyek. Rencana yang dibuat pada tahap ini akan membantu tim
proyek untuk mengatur waktu, biaya, kualitas, perubahan, risiko dan isu-isu.
6
3. Menentukan Tujuan Sistem Manajer dan analis sistem mengembangkan
suatu daftar tujuan sistem yang harus dipenuhi oleh sistem untuk
memuaskan pemakai. Namun tujuan dinyatakan secara umum lalu tujuan-
tujuan ini akan dibuat lebih spesifik.
7
Operasional
Dalam dimensi Operasional yang perlu dipertimbangkan adalah
apakah rancangan sistem akan didukung oleh orang-orang yang akan
menggunakannya?
Jadwal
Dalam dimensi Jadwal yang perlu dipertimbangkan adalah
mungkinkah penerapan sistem dalam kendala waktu yang ditetapkan?\
8
9. Memonitor Kemajuan Proyek
Setelah jadwal proyek ditetapkan, jadwal itu harus didokumentasikan
dalam bentuk yang memudahkan pengendalian.
B. MENGAPA “PERENCANAAN” ?
Suatu proyek dapat berjalan dengan baik dan sesuai dengan waktu yang
telah ditetapkan membutuhkan suatu sistem yang dapat menjaga agar kerjasama
dalam suatu proyek berjalan dengan baik. Untuk menciptakan suatu kerjasama
yang baik dibutuhkan suatu sistem yang disebut manajemen proyek. Manajemen
proyek bertugas merencanakan, mengorganisir, memimpin dan mengendalikan
sumber daya perusahaan agar dapat mencapai tujuan proyek. Secara garis
besarnya konsep manajemen proyek bertujuan untuk menciptakan keterkaitan
yang erat antara perencanaan dan pengendalian. Perencanaan proyek
merupakan unsur yang sangat penting dari konsep manajemen proyek
karena perencanaan merupakan suatu usaha untuk meletakan dasar dan
tujuan serta menyusun langkah-langkah kegiatan untuk melaksanakan
proyek.
9
1. Sarana komunikasi bagi semua pihak penyelenggara proyek.
2. Dasar pengaturan alokasi sumber daya.
3. Alat untuk mendorong perencana dan pelaksana melihat kedepan dan
menyadari pentingnya unsur waktu.
4. Pegangan dan tolak ukur fungsi pengendalian.
2. Organisasi
Organisasi merupakan sarana dimana para anggota bekerja sama untuk
mencapai tujuan proyek. Organisasi proyek harus diusahakan efisien serta
memiliki pembagian tugas dan wewenang yang jelas.
3. Jadwal
Jadwal merupakan salah satu perencanaan yang paling penting yang
mencakup urutan langkah kegiatan yang sistematis untuk mencapai
sasaran. Penjadwalan berguna sebagai sarana koordinasi dan integrasi bagi
kegiatan para peserta proyek menjadi suatu rangkaian yang berurutan,
pengendalian yang dipakai sebagai tolak ukur dalam mengkaji waktu
penyelesaian yang perlu mendapatkan prioritas supaya penyelesaian
proyek sesuai dengan waktu yang ditentukan.
4. Anggaran
Anggaran merupakan salah satu bentuk perencanaan yang harus
ditentukan sejak awal. Anggaran menunjukkan perencanaan penggunaan
dana untuk melaksanakan pekerjaan tertentu.
10
Persyaratan Perencanaan (Planning Requirements):
1. Faktual dan Realistis.
2. Logis dan Rasional.
3. Fleksibel.
4. Komitmen.
5. Komprehensif atau menyeluruh.
11
1. Project integration management: memastikan bahwa unsur-unsur berbagai
proyek secara efektif dikoordinasikan.
2. Project scope management: untuk memastikan semua pekerjaan yang
diperlukan dimasukkan.
3. Project time management: menyediakan jadwal proyek yang efektif.
4. Project cost management: untuk mengidentifikasi sumber daya yang
dibutuhkan dan mengontrol anggaran
5. Project quality management: untuk memastikan bahwa persyaratan
fungsional sudah terpenuhi.
6. Project human resource management: mengembangkan dan
mempekerjakan personil yang efektif.
7. Project communications management: untuk memastikan komunikasi
internal dan eksternal yang efektif.
8. Project risk management: untuk menganalisa dan mengurangi risiko
potensial.
9. Project procurement management: untuk memperoleh sumber daya yang
diperlukan dari sumber eksternal.
12
3. Project environmental knowledge
Dalam kehidupan kita sehari-hari kita tidak hanya berhadapan dengan situasi,
tempat dan kondisi yang sama terus ada saatnya kita mengalami sebuah
perbedaan, baik itu kondisi, situasi dan tempat. Dari sana kita diperlukan
kemampuan kita untuk bisa beradaptasi dengan baik begitu juga dengan seorang
manajer proyek. Seorang manajer proyek tidak hanya akan menjadi seorang
manajer tidak hanya bekerja dengan organisasi yang sama setiap saat begitu juga
tipe proyek yang sama. Maka dari itu dibutuhkan kemampuan untuk beradaptasi
dengan perbedaan tersebut dan mengetahui berbagai macam aspek / pengetahuan
dalam kehidupan seperti aspek ekonomi, sosial, politik dan lain-lain.
13
sendirian, dia bekerja secara tim. Apabila seorang manajer tidak memiliki skill
tersebut maka kerja tim pada proyek akan buruk dan itu tidak baik dalam
menjalankan suatu proyek
Selain skill yang berjumlah 5 di atas, ada skill lain yang juga penting untuk
dimiliki seorang manajer proyek yaitu skill dalam memilih dan menggunakan
Teknologi informasi serta skill kepemimpinan. Seorang manajer proyek sering
dihadapkan dalam mengambil keputusan yang sulit, setiap keputusan yang
diambil dapat membahayakan suatu proyek. Maka diperlukan sebuah tim yang
solid serta kemampuan diri dalam menguasai teknologi informasi untuk
membantu menyelesaikan masalahnya dengan efektif.
Seorang manajer proyek juga harus memiliki skill kepemimpinan yang baik,
walaupun pemimpin dan manajer merupakan posisi yang berbeda dan spesifikasi
yang berbeda pula, tetapi seorang manajer proyek yang baik diharuskan memiliki
nya. Seorang manajer bekerja secara tim dan dia sebagai pemimpin sebuah proyek
sehingga dia harus mempunyai visi yang jelas, dapat mengambil keputusan secara
cepat dan tepat serta dapat menjadi contoh atau menginspirasi anggota timnya
14
menghindari masalah tersebut perlu dipilih seorang manajer proyek yang memang
sesuai dengan bidangnya.
4. Kurangnya Komunikasi
Komunikasi menjadi faktor terpenting kesuksesan sebuah proyek manajemen.
Komunikasi antar tim, tim dengan manajer proyek, tim dengan klien harus selalu
dijaga. Untuk menghindari masalah komunikasi, manajer proyek dapat
menentukan hari dan waktu untuk bertemu tim secara berkala untuk membantu
menjaga seluruh tim tetap bekerja di jalurnya yang tepat.
15
F. FUNGSI PENJADWALAN PROYEK.
Penjadwalan merupakan tahapan menerjemahkan suatu perencanaan ke
dalam suatu diagram-diagram yang sesuai dengan skala waktu. Penjadwalan
menentukan kapan kegiatan-kegiatan akan dimulai, ditunda, dan diselesaikan,
sehingga pengendalian sumber-sumber daya akan disesuaikan waktunya menurut
kebutuhan yang ditentukan. Dalam proyek, penjadwalan sangat penting dalam
memproyeksikan keperluan tenaga kerja, material, dan peralatan. Menjadwalkan
adalah berpikir secara mendalam melalui berbagai persoalan- persoalan, menguji
jalur-jalur yang logis, serta menyusun berbagai macam tugas, yang menghasilkan
suatu kegiatan lengkap, dan menuliskan bermacam-macam kegiatan dalam
kerangka yang logis dan rangkaian waktu yang tepat. (Luthan & Syafriandi,
2006)
16
1. Menunjukkan hubungan tiap kegiatan dengan kegiatan lainnya dan terhadap
keseluruhan proyek.
2. Mengidentifikasikan hubungan yang harus didahulukan di antara kegiatan.
3. Menunjukkan perkiraan biaya dan waktu yang realistis untuk tiap kegiatan .
4. Membantu mengetahui hal-hal yang mungkin menghambat suatu proyek.
17
Penggambaran diagram balok seperti terlihat pada gambar diatas terdiri
dari kolom (sumbu vertikal) dan baris (sumbu horizontal). Kolom pertama
berisi daftar atau uraian pekerjaan dalam suatu proyek. Kolom selanjutnya
dipergunakan sebagai tempat melukiskan balok sesuai dengan durasi
waktu yang diperlukan dari masing-masing pekerjaan. Satuan waktu
misalnya hari, minggu, atau bulan ditempatkan pada sumbu horizontal.
Waktu mulai dan waktu akhir masing-masing kegiatan ditunjukkan oleh
ujung kiri dan ujung kanan dari balok-balok yang bersangkutan.
18
Kerugian penjadwalan dengan Gantt Chart:
2. Jaringan PERT
Teknik tinjauan Evaluasi Program (PERT = program review
technique) adalah metode jaringan untuk penjadwalan proyek yang
pertama kali dikembangkan pada pertengahan 1950 an untuk proyek kapal
selam Polaris. Teknik ini digunakan untuk menjadwalkan lebih dari 3000
kontraktor, pemasok, dan agen, serta mendapat penghargaan karena
berhasil membawa proyek kapal selam Polaris maju dari jadwal hingga 2
tahun.
Jaringan PERT adalah salah satu metode grafis yang digunakan
untuk memvisualisasikan jadwal proyek ke dalam rangkaian aktivitas,
lengkap dengan urutan pekerjaan dan hubungan ketergantungan antar
aktivitas. Dalam diagram PERT, aktivitas-aktivitas dinyatakan dalam
bentuk panah, yang menghubungkan event - event yang dinyatakan dalam
bentuk lingkaran.
Berikut adalah beberapa hal yang harus diperhatikan dalam
jaringan PERT (Nugraha, 1986):
a. Event (kejadian)
19
Titik pangkal dan titik akhir dari suatu aktivitas yang dinyatakan
dalam bentuk lingkaran. Sebuah event tidak memerlukan waktu
dan sumber daya karena event bukan sebuah aktivitas.
b. Aktivitas Nyata
Pelaksanaan kegiatan yang nyata dari suatu pekerjaan. Aktivitas ini
membutuhkan durasi dan sumber daya untuk pelaksanaannya.
Sebuah aktivitas nyata digambarkan dalam bentuk anak panah
disertai durasi pekerjaannya.
c. Aktivitas Dummy
Aktivitas ini tidak menyatakan sebuah kegiatan yang nyata,
melainkan hanya berfungsi untuk menyatakan ketergantungan
antar aktivitas. Aktivitas dummy digambarkan dengan anak panah
yang terputus-putus.
d. Duration (D)
Waktu yang diperlukan untuk melaksanakan suatu aktivitas.
Umumnya dengan satuan waktu : hari, minggu, bulan dan lain-lain.
20
i. Latest Allowable Activity Start Time (LS)
Saat mulai paling lambat yang diijinkan untuk suatu aktivitas
m. Aktivitas kritis
Aktivitas yang tidak memiliki keleluasaan dalam start time dan
finish time (Total Float sama dengan nol). Perubahan yang terjadi
pada durasi atau waktu pelaksanaan aktivitas kritis akan
mempengaruhi durasi proyek secara keseluruhan.
n. Lintasan kritis
Rangkaian aktivitas pada network diagram yang terdiri dari
aktivitas-aktivitas kritis. Durasi lintasan kritis juga menunjukkan
durasi proyek secara keseluruhan.
21
Waktu tercepat yang mungkin dapat dicapai untuk menyelesaikan
suatu aktivitas.
b. Waktu normal (most likely estimate = m) :
Waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu aktivitas
dengan asumsi jika pelaksanaan aktivitas berjalan dengan normal.
c. Waktu pesimis (pessimistic estimate = b) :
Waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu aktivitas
dengan asumsi jika pelaksanaan aktivitas berjalan dengan sangat
buruk.
Waktu terlambat yang mungkin terjadi dalam penyelesaian suatu
aktivitas.
22
tiap kegiatan. Sebagai hasilnya, suatu sebaran yang pasti dari waktu
penyelesaian proyek dan peluang bahwa setiap kegiatan ada di lintasan
kritis dapat dihitung.
23
biaya total proyek minimum untuk suatu waktu penyelesaian proyek yang
diketahui.
Seperti halnya metode jaringan kerja yang lain, dalam PDM juga
terdapat bagian vital, yaitu analisis jalur kritis (critical path analysis). Jalur
kritis adalah rangkaian aktivitas yang tidak memiliki keleluasan dalam
start time dan finish time. Dengan kata lain, aktivitas kritis adalah aktivitas
yang tidak memiliki float time. Setiap aktivitas kritis harus dilaksanakan
sesuai jadwal yang telah ditentukan. Adanya perubahan waktu pelaksanaan
dari aktivitas kritis, percepatan atau perlambatan, akan mengakibatkan
perubahan durasi proyek secara keseluruhan.
24
kondisi keterbatasan tenaga kerja, maka dilakukan penjadwalan ulang
yang meliputi proses alokasi dan perataan sumber daya, dan metode yang
digunakan adalah Resource Scheduling Method.
a. Analisis float time: Aktivitas yang memiliki float time paling kecil
akan diprioritaskan untuk dijadwalkan.
b. Analisis nilai Pertambahan Durasi Proyek (PDP): Dengan cara ini
selalu dipilih 2 aktivitas yang mengalami konflik untuk dianalisis.
Misalnya aktivitas A dan B. Bila A dijadwalkan lebih dulu
daripada B, maka besarnya PDP akibat hal itu adalah: PDPAB =
EFA –LSB
Prioritas diberikan kepada pasangan aktivitas yang memiliki nilai
PDP minimum. Agar diperoleh nilai PDP minimum, maka harus dipilih
aktivitas A dengan nilai EF terkecil dan aktivitas B dengan nilai LS yang
terbesar.
Masalah akan timbul bila terdapat lebih dari satu alternatif yang
memiliki nilai minimum float time atau PDP yang sama. Pada project
management software yang biasa digunakan, seperti Microsoft Project
2007, bila ditemui kondisi serupa, prioritas otomatis akan jatuh kepada
aktivitas dengan kode aktivitas yang terkecil. Hal ini tentu saja tidak dapat
dipertanggungjawabkan karena nilai kode aktivitas tidak
mempersentasekan fungsi apapun dan sepenuhnya tergantung pada
keinginan operator / perencana.
25
Pada tahap keempat ditentukan bobot posisi (positional weight)
dari setiap aktivitas, kemudian aktivitas-aktivitas tersebut disusun dengan
urutan, menurut aktivitas-aktivitas dengan bobot posisi terbesar dan tahap
kelima adalah tahap untuk menjadwalkan aktivitas dengan pedoman
sebagai berikut: Aktivitas dengan bobot posisi tertinggi dilaksanakan pada
hari pertama proyek. Sumber daya per hari yang tidak dipekerjakan
(sumber daya yang tersisa) didapat dengan mengurangi jumlah maksimal
sumber daya yang telah terpakai. Aktivitas dengan bobot tertinggi
berikutnya dipilih, kemudian dilakukan dua pemeriksaan yaitu
pemeriksaan Precedence dimana suatu aktivitas hanya bisa dijadwalkan
bila semua aktivitas yang mendahului telah dijadwalkan dan pemeriksaan
Kebutuhan Sumber Daya untuk memastikan suatu aktivitas harus lebih
kecil atau minimal sama dengan jumlah sumber daya yang tersisa pada
saat itu. Jika kondisi precedence dan kebutuhan sumber daya terpenuhi,
aktivitas tersebut dapat dijadwalkan pada hari tersebut dan tahap kedua
dan ketiga diulangi untuk aktivitas dengan bobot posisi tertinggi
berikutnya.
Langkah kedua dan ketiga diulang untuk hari pertama (hari proyek
yang sama) sampai terjadinya kondisi. Kondisi pertama adalah kondisi
yang menunjukkan jumlah sumber daya total dari aktivitas-aktivitas yang
telah dijadwalkan sama dengan jumlah maksimal sumber daya yang
tersedia. Kondisi kedua adalah tidak ada lagi aktivitas yang dapat
dijadwalkan akibat batas dalam pemeriksaan precedence, dan yang ketiga
aktivitas selanjutnya memerlukan sumber daya yang tersedia pada saat itu.
26
diperhatikan bahwa setiap aktivitas yang telah dijadwalkan sebelumnya
tidak dapat dihentikan sebelum aktivitas itu selesai, dan sumber daya yang
masih digunakan tidak dapat dipakai untuk aktivitas yang lain. Pedoman
sesuai langkah kedua sampai dengan kelima di atas diulang terus menerus
sampai semua aktivitas selesai dijadwalkan. Jalur kritis diperoleh dari
network diagram yang telah dilengkapi dengan penjadwalan semua
aktivitas.
BAB III
PENUTUP
A. Kesimpulan
1. Siklus hidup proyek minimal memiliki empat tahap yang harus dilalui,
yaitu inisiasi proyek, perencanaan, pengontrolan dan penutupan
2. Perencanaan proyek merupakan unsur yang sangat penting dari
konsep manajemen proyek karena perencanaan merupakan suatu
usaha untuk meletakan dasar dan tujuan serta menyusun langkah-
langkah kegiatan untuk melaksanakan proyek
3. Asumsi perencanaan bersifat positif dan negatif
4. Kemampuan dasar dalam perencanaan proyek, adalah kemampuan
forecasting dan kemampuan untuk menuliskan rencana agar realistis
5. Skill atau keahlian dalam manajemen proyek yang meliputi: The
project management body of knowledge, Application area knowledge,
standard and regulation, Project environmental knowledge, General
management knowledge and skill, Soft skill or human relation skill
6. Masalah dasar yang sering ditemui dalam manajemen proyek:
Keinginan klien berubah-ubah atau tidak jelas, Tidak menempatkan
27
orang yang tepat untuk mengatur proyek, Gagal untuk mendapatkan
dukungan, Kurangnya Komunikasi, Kurang spesifik terhadap
bidangnya, Tidak memiliki ukuran untuk mendefinisikan keberhasilan
7. Fungsi penjadwalan dalam suatu proyek antara lain: Menentukan
durasi total yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek,
Menentukan waktu pelaksanaan dari masing-masing kegiatan, Sebagai
alat pengendalian proyek.
8. Metode penjadwalan: Gantt Chart (diagram balok), Jaringan PERT,
Metode Lintasan Kritis (CPM), Precedence Diagram Method (PDM)
B. Saran
Penjadwalan dan perencanaan proyek harus sangat diperhatikan dan
dilakukan sebaik-baiknya karena menentukan keberhasilan suatu proyek.
DAFTAR PUSTAKA
28
Nugraha, P., Natan, I., Sutjipto, R. 1986. Manajemen Proyek Konstruksi 2,
Kartika Yudha, Surabaya.
Raymond McLeod Jr. Sistem Informasi Manajemen. Jakarta : PT
Prenhallindo. 1995
Somantri, Agus. 2005. Studi Tentang Perencanaan Waktu dan Biaya
Proyek Penambahan Ruang Kelas Di Politeknik Manufaktur Pada PT.
Hatyang Kuning. Fakultas Bisnis dan Manajemen Universitas Widyatama
Soeharto, I. 1995. Manajemen Proyek dari Konseptual sampai
Operasional, Erlangga, Jakarta.
Trihendradi. 2007. Mastering Microsoft Project 2007 - Konsep &
Aplikasi. Yogyakarta : CV. Andi Offset
29