Rekayasa Sipil Volume V, Nomor 2, Oktober 2009 ISSN : 1858-3695

PERENCANAAN DAN PENGENDALIAN

PROYEK KONSTRUKSI

Oleh

1 2
Ahmad Dahlan , Yan Parta Wijaya

1. Jurusan Teknik Sipil Universitas Bung Hatta 2. Jurusan Teknik Sipil Politeknik Negeri Padang

ABSTRAK

Sejalan dengan waktu, proyek konstruksi menjadi semakin kompleks dengan kendala teknologi yang semakin
tinggi. Kompleksitas proyek konstruksi membutuhkan perhatian yang lebih besar dari pihak manajemen terutama
dalam perencanaan dan pengendalian sumber dayanya. Dalam beberapa dekade mendatang, industri konstruksi
akan banyak melakukan kegiatan rekonstruksi infrastruktur dan fasilitas produksi yang sudah rusak di negara-
negara industri, sama halnya dengan pembangunan daerah komunitas baru, infrastruktur dan daerah industri di
negara-negara yang sedang berkembang. Hal tersebut harus tetap dilaksanakan meskipun sumber daya alam
yang tersedia semakin berkurang, adanya perubahan tenaga kerja, maupun kendala ekonomi dan lingkungan.

Kata kunci : WBS, OBS

PENDAHULUAN konstruksi ini umumnya berlangsung pada

Industri konstruksi harus mampu mengatasi
kompleksitas proyek dengan mengaplikasikan
teknik-teknik yang modern dalam perencanaan
dan perjadualan waktu. Karena penyelesaian
suatu proyek konstruksi dinilai berhasil atau
sukses jika memenuhi spesifikasi
diinginkan oleh pemilik dan tepat dalam waktu
dan dana atau biaya.
Proyek konstruksi berbeda dengan industri.
Proses industri di pabrik-pabrik pada umumnya
merupakan suatu rangkaian kegiatan yang
berulang atau rutin. Tenaga kerja
melakukan kegiatan yang relatif sama dalam
kondisi yang tidak jauh berbeda, sehingga
suatu proses belajar menuju efisiensi dapat
lebih mudah dilakukan sehubungan dengan
sifatnya yang statis. Sedangkan
konstruksi terdiri dari kegiatan-kegiatan tidak
rutin, dimana setiap proses dengan kondisi
spesifik yang persis sama hanya dilakukan
sekali sebagai akibat pengaruh lingkungan
yang sangat luas. Kegiatan pada proyek
jangka waktu tertentu. Oleh karena itu, suatu
kegiatan pada proyek konstruksi mempunyai
awal dan akhir kegiatan yang jelas.
Dewasa ini, proyek konstruksi semakin
kompleks baik dari segi biaya, jenis pekerjaan
yang
maupun disiplin ilmu yang terlibat di dalamnya.
Kompleksitas ini menuntut perlunya spesialisasi
dan keahlian untuk masing-masing kegiatan
yang terlibat agar kegiatan tersebut dapat
dilihat dengan lebih sederhana, jelas dan logis.
Pembagian seperti itu sangat berguna untuk
mempermudah jalinan komunikasi antar level
akan dalam struktur organisasi proyek. Hanya
dengan perencanaan yang baik, komunikasi
antar spesialisasi tersebut dapat berjalan
dengan efektif. Sehingga, meskipun masing-
masing spesialisasi memiliki cara pandang dan
proyek pemikiran yang berbeda-beda terhadap proyek
yang sama, namun memiliki satu tujuan yaitu
menghasilkan suatu konstruksi yang sesuai
dengan mutu yang diinginkan.

95
Rekayasa Sipil Volume V, Nomor 2, Oktober 2009 ISSN : 1858-3695

Untuk mencapai mutu, waktu dan biaya yang cukup, maka pekerjaan akan menjadi
sesuai yang diharapkan, semua kegiatan yang lebih lambat dan tidak efektif. Dengan adanya
ada harus dapat digambarkan dengan jelas, perencanaan yang berkesinambungan, pekerja-
dan tujuan yang hendak dicapai haruslah pekerja yang baru masuk akan mudah
didefinisikan terlebih dahulu sebagai acuan menyesuaikan diri dan cepat memahami
untuk membuat perencanaan proyek. Dalam pekerjaannya, sebab mereka tidak perlu
prakteknya semua kegiatan yang akan mempelajari mulai dari perencanaan awal.
dilakukan dalam proyek konstruksi terlebih
dahulu harus direncanakan di atas kertas RUANG LINGKUP PERENCANAAN
dalam bentuk gambar, perhitungan atau Perencanaan dibuat untuk mencapai
deskripsi. Langkah-langkah ini juga berguna efektifitas dan efisiensi yang tinggi dari sumber
untuk memudahkan pengawasan dan daya yang akan digunakan selama masa
pengendalian pekerjaan, serta memperjelas pelaksanan proyek agar diperoleh biaya
kaitan antar kegiatan. pelaksanaan yang minimum.
Masalah keterbatasan sumber daya dan
Sumber daya yang harus direncanakan
pemakaiannya yang tidak terkendali merupakan
meliputi: a. Waktu b. Biaya c. Tenaga kerja d.
masalah besar dalam suatu proyek. Oleh
Peralatan.
karena itu diperlukan perencanaan terhadap
sumber daya yang ada agar pemakaiannya
Perencanaan dapat dijabarkan secara detail,
menjadi ekonomis dan efisien. Alokasi biaya
sebagai berikut :
yang tersedia juga harus direncanakan dengan
a Mengorganisir kegiatan-kegiatan yang
baik agar pelaksanaan pekerjaan dapat sesuai
terlibat dalam proyek.
dengan jadual rencana. Di samping itu
b Menentukan pembagian tugas, waktu,
perencanaan juga harus memiliki sifat dinamis
kapasitas dan cara pelaksanaan
agar mampu mengantisipasi perubahan-
c Memperkirakan jumlah sumber daya yang
perubahan kondisi selama kegiatan proyek
dibutuhkan.
berlangsung. Sebagai contoh, perencanaan
d Mengalokasikan sumber daya yang ada.
yang terus menerus akan diperlukan apabila
e Mengalokasikan tanggung jawab pelaksana
terjadi keterlambatan pada salah satu jenis
proyek.
pekerjaan. Untuk itu, perencanaan awal perlu
f Mempermudah komunikasi antar unsur-
dimodifikasi dan disesuaikan sedemikian rupa
unsur yang terlibat.
dengan kondisi yang terjadi agar selalu sesuai
g Mengkoordinasi seluruh aktifitas dan
sebagai landasan atau bahan acuan bagi
tenaga kerja yang terlibat.
langkah-langkah selanjutnya.
h Memudahkan dalam pengendalian
Faktor lain yang menyebabkan
kemajuan proyek.
perencanaan yang berkesinambungan mutlak
i Mengestimasi waktu pelaksanaan proyek.
diperlukan adalah apabila pergantian personil di
j Mengantisipasi kondisi-kondisi yang tidak
tengah-tengah berlangsungnya kegiatan
diharapkan dan perubahan rencana yang
proyek. Jika personil pengganti tidak ahli
mungkin terjadi selama proyek
dibidangnya atau kurang memiliki pengalaman
berlangsung.

96
Rekayasa Sipil Volume V, Nomor 2, Oktober 2009
FUNGSI PERENCANAAN
Perencanaan memiliki dua fungsi, yaitu :
a Fungsi pengorganisasian (tahap
permulaan)
Pada tahap permulaan proyek,
perencanaan berfungsi untuk pengambilan
keputusan mengenai hal-hal yang harus
dilakukan dan pengalokasian sumber daya.
Perencanaan organisasi proyek, alokasi
tenaga kerja, penjadualan dan
penganggaran juga dikerjakan pada tahap
ini. Perencanaan pada tahap ini selanjutnya
akan menjadi landasan atau bahan acuan
untuk tahap pengendalian proyek.
b Fungsi Pengendalian (tahap pelaksanaan)
Fungsi kedua ini berjalan bersama-sama
dengan kegiatan pengendalian.
Perencanaan dalam hal ini dilakukan untuk
mengalokasikan ulang sumber daya,
mengambil keputusan lebih lanjut atau
merubah keputusan yang telah dibuat bila
selama proyek berlangsung bilaman terjadi
kondisi-kondisi yang tidak diharapkan atau
tidak sesuai dengan rencana semula.
Harus dipahami bahwa fungsi pengendalian
yang dimkasud disini bukanlah kegiatan
pengendalian itu sendiri (seperti
pemantauan dan inspeksi). Karena sifatnya
yang dinamis mengikuti kondisi yang
terjadi, dalam operasionalnya fungsi ini
mendapatkan data dan informasi melalui
devisi pengendalian.
Untuk mengantisipasi terjadinya perubahan
kondisi lapangan yang tidak pasti
terbatasnya waktu untuk manajemen seluruh
unsur pekerjaan proyek, maka diperlukan suatu
konsep pengendalian yang efektif yang dikenal
dengan nama Management By Exception
ISSN : 1858-3695
(MBE). Teknik yang diterapkan MBE adalah
dengan membandingkan antara perencanaan
terhadap parameter proyek yang dapat diukur
setiap saat. Laporan (exception report) hanya
dilakukan pada saat-saat tertentu jika terdapat
kejanggalan atau performa yang tidak
memenuhi standard.
PROSEDUR PERENCANAAN
 Definisi ruang lingkup proyek dan
identifikasi kegiatan
o Gambaran dan batasan ruang lingkup
proyek secara umum.
o Identifikasi awal volume, kompleksitas
pekerjaan, organisasi yang terlibat, dan
kemungkinan adanya inerface antar
organisasi/kegiatan.
 Struktur perincian pekerjaan (Work
Breakdown Structure, WBS)
o Pemecahan suatu proyek atas unsur-
unsur kegiatannya dalam bentuk hirarki
struktur kegiatan.
o Pedoman dalam menyusun WBS :
 Susunan WBS dibuat bertingkat
(level) menurut ketelitian spesifikasi
pekerjaan.
 Susunan WBS dibuat atas dasar
penguraian yang diskrit dan logis.
 Jumlah level dan elemen pekerjaan
tiap level WBS sesuai dengan
kebutuhan tingkat pengelolaan.
 Tiap elemen WBS diberi nomor
sesuai dengan tingkat hirarki.
 Elemen pekerjaan dalam WBS
dan merupakan pekerjaan yang terukur
 Identifikasi organisasi pelaksana
(Organization Breakdown Structure, OBS
atau Organization Analysis Table, OAT).
97
Rekayasa Sipil Volume V, Nomor 2, Oktober 2009 ISSN : 1858-3695

o Bagan yang menunjukkan pihak atau  Organization Breakdown Structure

individu yang bertanggung jawab atas Memuat nama-nama departemen
suatu pekerjaan, dan dapat melibatkan dari satu atau beberapa
pihak atau individu dari luar. perusahaan atau badan lain yang
o Level tanggung jawab dari nama terlibat pada suatu proyek.
orang/badan yang terlibat sesuai  Struktur organisasi perusahaan
dengan level manajemennya harus Memuat nama-nama departemen
ditentukan lebih dahulu. atau divisi yang bertanggung
o Secara konseptual berbeda dengan jawab untuk menjalankan suatu
struktur organisasi perusahaan perusahaan.

LEVEL I HIDROPOWER
PROJECT

LEVEL II
SUPORT TRANSMISSION POWER RESERVOIR
POWERMOUSE COMPLEX

CONTROL STURCTURE
SHAFTS AND TUNNELS
TRANSMISSION LINES
ACCESS ROAD

SWITCHARD

SPILL WAYS
TOWN SITE

INTAKE
CAMPS

DIKES

LEVEL III

RESIDENTIAL RECREATRIONAL EDUCATIONAL DEVELOPMEN

LEVEL IV T

TYPE A TYPE B TYPE C TRAILE

R
LEVEL V

CIVIL MECH ELEC

LEVEL VI

Gambar 1 Work Breakdown Structure (WBS)

98
Rekayasa Sipil Volume V, Nomor 2, Oktober 2009 ISSN : 1858-3695

 Alokasi tanggung jawab melalui integrasi  Titik kontrol dasar perencanaan

WBS - OBS dan pengendalian biaya dan jadwal
o Integrasi dalam bentuk matriks alokasi pekerjaan.
tanggung jawab, menunjukkan setiap
bagian pekerjaan ditangani (di bawah o Alasan cost center perlu dibuat untuk
tanggung jawab) suatu organisasi pengendalian:
pelaksana.  Ruang lingkup proyek yang luas
o Matriks perpotongan disebut cost dan melibatkan kegiatan-kegiatan
account (cost center) dalam jumlah besar.
o Cost account :  Ketidakpastian prediksi, karena
 Pusat manajemen yang dalam proyek konstruksi banyak
mengintegrasikan organisasi, sekali faktor-faktor yang tidak dapat
pekerjaan, tenaga kerja, anggaran, dipastikan.
pengendalian dan sistem informasi.  Kemungkinan terjadi perubahan
 Pusat pengendalian manajemen, anggaran selama proyek
dimana biaya-biaya aktual berlangsung
diakumulasikan dan dibandingkan
dengan biaya-biaya anggaran
untuk kinerja pekerjaan.

Gambar 2 Stuktur Organisasi Perusahaan

99
Rekayasa Sipil Volume V, Nomor 2, Oktober 2009 ISSN : 1858-3695

Gambar 3 Organization Breakdown Structure

Gambar 4 Integrasi WBS – OBS

PENGENDALIAN PROYEK KONSTRUKSI

Pengendalian adalah Proses membandingkan
apa yang terjadi dengan apa yang seharusnya
terjadi (rencana). Pengendalaian Tidak akan
dapat dilakukan jika kegiatan/pekerjaan belum
dimulai.
Terdapat berbagai metoda untuk melakukan
pengendalian, tergantung dari kemampuan dan
kebijaksanaan pihak-pihak yang terlibat dalam
proyek tersebut. Metoda pengendalian proyek
adalah ;

100
Rekayasa Sipil Volume V, Nomor 2, Oktober 2009 ISSN : 1858-3695

Cost/Schedule Control System Criteria (C/S Anggaran biaya dari seluruh aktual
CSC). pekerjaan yang sudah dilaksanakan
sepanjang periode konstruksi . BCWP
Konsep C/S CSC Dikhususkan pada
dihitung pada masing-masing periode atau
penerapan teknik earned value (nilai yang
pada jumlah kumulatifnya, dari level
sudah didapat). 3 (tiga) sasaran penting dalam
terendah atau diakumulasikan untuk level
Metode C/S CSC ;
yang lebih tinggi. Kesulitan dalam BCWP
1 Menggabungkan aktivitas-aktivitas rencana, adalah mengestimasi kemajuan pekerjaan
definisi tugas, wewenang kerja, anggaran, yang telah dimulai tetapi belum selesai pada
pelaporan dan penjadwalan ke dalam satu saat suatu periode laporan.
sistem pengendalian. c. ACWP (Actual Cost for Work Performance)
2 Memerlukan perencanaan detil dan Biaya aktual yang dikeluarkan untuk
menyeluruh yang dapat dijumlahkan dan penyelesaian pekerjaan pada periode waktu
diukur. yang bersangkutan.
3 Memfokuskan pada earned value dari kerja
yang sudah diselesaikan. Pengkodean
Pengkoden Untuk kebutuhan pengendalian
Earned Value menggunakan 3 parameter dan sistem informasi proyek agar dapat
utama: mengidentifikasi dengan jelas seluruh aktivitas
a. BCWS (Budgeted Cost For Work Schedule pekerjaan. Pengkodeaan mengacu pada
Anggaran biaya yang telah direncanakan integrasi WBS dan OBS, dan mencakup 3 hal,
berdasarkan jadwal proyek yaitu WBS, OBS dan cost account.
b. BCWP (Budgeted Cost For Work Pengkodean dilakukan didasarkan pada fungsi
Performance) masing-masing WBS dan OBS, dan kode
identifikasi aktivitas cost account.

Gambar 5 Konsep C/S CSC

101
Rekayasa Sipil Volume V, Nomor 2, Oktober 2009 ISSN : 1858-3695

Tabel 1 Konsep C/S CSC

No. Description Equation
1. Cost Variance BCWP – ACWP
2. Schedule Variance BCWP – BCWS
3. Cost Performance Index (CPI) BCWP/ACWP
4. Schedule Performance Index (SPI) BCWP/BCWS
COST
5. Budget Estimate to Complete (BETC) (BAC – BCWP)/CPI
6. Budget Estimate at Completion (BEAC) ACWP + BETC
7. CPI to go (BAC – BCWP)/(BAC-ACWP)
SCHEDULE
8. Schedule Estimate to Completion (SETC) (SAC – tBCWS) / SPI
9. Schedule Estimate at Completion (SEAC) tBCWS + SETC
10. SPI to go (BAC – BCWP)/(BAC-BCWS)

Tabel 2 Nilai Parameter Konsep C/S CSC

Cost Schedule
BCWS BCWP ACWP Analysis
Variance Variance
4 4 4 0 0 on schedule - on cost
4 4 3 + 0 on schedule - under cost
4 4 5 - 0 on schedule - over cost
3 4 4 0 + ahead of schedule - on cost
3 4 3 + + ahead of schedule - under cost
3 4 5 - + ahead of schedule - over cost
5 4 4 0 - behind schedule - on cost
5 4 3 + - behind schedule - under cost
5 4 5 - - behind schedule - over cost

Monitoring dan Pelaporan Proyek PENJADWALAN PROYEK (SCHEDULING)

Monitoring merupakan pemantauan Penjadwalan adalah salah satu hal yang
pelaksanaan proyek yang telah direncanakan, direncanakan dalam proyek konstruksi,
dimana perencanaan digunakan sebagai alat Terutama dilakukan pada suatu proyek
pengendalian. konstruksi yang berskala besar dan kompleks.
Untuk memonitor kemajuan tiap-tiap pekerjaan Metoda penjadwalan yang dapat digunakan :
perlu diketahui data dan informasi dari laporan o Bar Chart (Gantt Chart)
kontraktor yang masuk berdasarkan periode o Network Planning (jaringan kerja)
konstruksi yang ditentukan.  Critical Path Method (CPM)
Data dan informasi diolah menjadi kemajuan  Precedence Diagramming Method
aktual pekerjaan dan dievaluasi terhadap (PDM)
rencana.  Program Evaluation and Review
Technique (PERT)

102
Rekayasa Sipil Volume V, Nomor 2, Oktober 2009 ISSN : 1858-3695

 Graphical Evaluation and Review KESIMPULAN

Technique (GERT) 1 Bahwa pelaksanaan proyek konstruksi
o Linear Scheduling Method (LSM) merupakan kegiatan yang beraneka ragam
dalam waktu yang ditetapkan dengan biaya
PENJADWALAN ULANG (RESCHEDULING) yang dibatasi serta mutu/kwalitas yang
Suatu proses penyesuaian jadwal rencana menjadi sasaran utama, sehingga perlu
proyek dengan kondisi-kondisi actual yang perhatian khusus dalam pengelolaan
terjadi di lapangan. Penjadwalan ulang biasa proyek seperti perencanaan dan
dilakukan apabila : pengendalian yang benar.
o Terjadi keterlambatan pada pelaksanaan
proyek 2 Pendetailan aktivitas dan pemakaian
o Pemberi Tugas menginginkan proyek struktur organisasi yang tertuang dalam
tersebut selesai lebih cepat dari waktu yang work break dwon structuture dan
telah ditentukan. organization break dwon structure adalah
sangat penting untuk mengorganisasi
Penjadwalan ulang dilakukan untuk pekerjaan- aktivitas maupun manusia dalam
pekerjaan yang belum dilaksanakan. penyelesaian pekerjaan dalam proyek
Penjawalan ulang akan berkaitan erat dengan konstruksi
kenaikan biaya konstruksi, yaitu :
o Biaya langsung (direct cost) masing-masing 3 Dalam pengendalian proyek konstruksi
pekerjaan adalah merupakan proses membandingkan
o Overhead cost proyek kondisi actual dengan kondisi yang harus
semestinya terjadi, penilaian suatu

Identifikasi Kegiatan Proyek hasil/prestasi belum dapat dilakukan bila

kegiatan atau aktivitas tersebut belum
dimulai, salah satu metode pengendalian
Estimasi Durasi Kegiatan
dengan menerapkan teknik earned value
atau konsep C / S CSC ( Cost / Schedule
Menyusun Rencana Proyek
Control System Creteia.
Tidak
Menyusun Jadwal Proyek

Review & Analisa Jadwal Proyek

DAFTAR PUSTAKA
Donald S. Barrie, Boyd C. Poulson, 1985

OK ? Manajemen Konstruksi Profesional, Penerbit Air

Ya
Implementasi Jadwal Proyek
Gambar 6. Proses Penjadwalan
Langga, Jakarta
Imam Suharto, 1995, Manajemen Proyek Dari
Konseptual Sampai Dengan Operasional,
Penerbit Air Langga, Jakarta.

103
Rekayasa Sipil Volume V, Nomor 2, Oktober 2009 ISSN : 1858-3695

Modul Perencanaan dan Pengendalian Proyek

Konstruksi
PT Pembangunan Perumahan, 2003, Buku
Referensi Untuk Kontraktor, Penerbit PT
Gramedia, Jakarta
Ahuja, Hira, SP Dozzi, 1994, Project
Management Tecniques in Panning and
Controlling Construction Project. Edisi 2, Jhon
weley & Son, Inc.,New York
D.Praherdian Putra., Perencanaan &
Pengendalian Proyek Konstruksi,
Laqboratorium Manajemen Rekayasa
Konstruksi Jurusan Teknik Sipil ITB
Syafriandi, 2000, Untuk Penjadwalan Kerja
Proyek Sipil. Penerbit Andi.Jogyakarta

104