Majalah Ilmiah Al-Jibra, ISSN 1411-7797, Vol. 12, No.40.

April 2011

FUNGSI ORGANISASI MANAJEMEN PROYEK DALAM BIDANG TEKNIK SIPIL

Sofyan B
Jurusan Teknik Sipil Universitas Muslim Indonesia Jl. Urip Sumoharjo KM. 05 Kampus II UMI, Telp. (0411) 443685

Abstrak Organisasi Manajemen Proyek, dalam suatu proyek konstruksi adalah sangat diperlukan dalam hal mengatur alokasi tenaga kerja baik dikantor proyek maupun diproyek sendiri, material, peralatan maupun informasi. Suatu proyek dapat dikatakan gagal, apabila proses organisasi manajemen tidak berjalan dengan baik. Jadi organisasi manajemen proyek mutlak diperlukan. Kata Kunci : Organisasi, Manajemen Proyek, Tenaga Kerja Pendahuluan Latar Belakang Seperti kita ketahui bahwa pembangunan yang dilaksanakan pada mulanya dalam bentuk proyek, kemudian dalam pekerjaan-pekerjaan rutin kalau proyek tersebut telah selesai maka badan usaha juga akan melaksanakan proyeknya sendiri-sendiri. Maka dengan demikian perlu dilakukan pengelolaan atau manajemen proyek dengan baik, ini berarti memulai melaksanakan dan meyelesaikan proyek perlu direncanakan, diorganisasi, diarahkan, dikoordinasi, dan dikontrol dengan baik agar supaya tujuan dapat tercapai dengan baik secara efisien dan efektif. Adapun langkah-langkah yang mengantarkan orang kepada manajemen proyek adalah, 1. Perlu mengidentifikasi kesempatan berusaha atau melakukan kegiatan kegiatan investasi yang biasanya diwujudkan dalam bentuk proyek. 2. Menghayati karakteristik serta batasan-batasan proyek sebelum mengambil keputusan untuk mengadakan suatu investasi proyek. 3. Menyadari bahwa manajemen proyek perlu diberi wadah dalam suatu organisasi tertentu. Perencanaan pelaksanaan proyek yang meliputi kegiatan, jadwal, biaya, dan organisasi harus pula digariskan. Pelaksanaan proyek itu sendiri mungkin menimbulkan berbagai persoalan alokasi sumber daya, pengawasan dan administrasi, selanjutnya demi keberhasilan proyek , orang harus ingat akan penting dan perlunya pengawasan proyek. Organisasi Proyek Organisasi proyek biasanya adalah bagian dari organisasi yang lebih besar seperti pemerintah, institusi, badan atau lembaga atau dapat juga dengan skala yang lebih kecil seperti perusahaan, lembaga pendidikan, lembaga kesehatan, lembaga penelitian, kumpulan dari kelompok kepentingan, dan lainnya. Pengelolaan proyek membutuhkan suatu organisasi yang kuat dengan program, visi, misi dan tujuan yang jelas, sehingga kegiatan dilakukan dengan batasan dan standar yang telah disepakati dan dilaksanakan dengan maksimal oleh personil penanggung jawab masingmasing kegiatan. Organisasi proyek adalah sebagai sarana dalam pencapaian tujuan dengan mengatur dan mengorganisasi sumber daya, tenaga kerja, material, peralatan dan modal secara efektif dan efisien dengan menerapkan sistem manajemen sesuai kebutuhan proyek. Agar tujuan

Majalah Ilmiah Al-Jibra, ISSN 1411-7797, Vol. 12, No.40. April 2011

organisasi dapat dicapai, dilakukan proses sebagai berikut: 1. Identifikasi dan pembagian kegiatan: Identifikasi dan pembagian kegiatan proyek perlu diketahui untuk menentukan volume pekerjaan, macam dan jenisnya, kebutuhan sumber daya, jadwal pelaksanaan serta anggarannya sehingga dapat dilaksanakan oleh penanggung jawab kegiatan sesuai dengan sasaran dan tujuan proyek. 2. Pengelompokan penanggung jawab kegiatan: Agar hasilnya maksimal, pemilihan penanggung jawab organisasi disesuaikan dengan keahlian, ketrampilan dan kemampuan personel di bidangnya sehingga sasaran dan tujuan proyek dapat tercapai. 3. Penentuan wewenang dan tanggung jawab : Setiap personel penanggung jawab kegiatan harus mengetahui wewenang dan tanggung jawab pekerjaannya, dengan membuat penjabaran kerja serta standar prosedur operasional pekerjaan yang dikelolanya. Salah satu cara yaitu dengan membuat WBS (Work Breakdown Structure), kemudian lebih lanjut dijabarkan dalam OAT (Organization Analysis Table), yang mana keduanya ini disebut juga sebagai Struktur Rincian Lingkup Kerja. 4. Menyusun mekanisme pengendalian: Karena organisasi proyek melibatkan banyak pihak, maka agar tidak terjadi penyimpangan, mekanisme pengendalian dan kordinasi dibuat dalam format yang dapat menggerakan organisasi dalam mengidentifikasi, memecahkan masalah, serta melakukan tindakan koreksi untuk mengatasi penyimpangan. Jenis Organisasi Proyek Hobbs dan Menard (Hobbs, 1993) mengidentifikasi 7 faktor yang

berpengaruh dalam pemilihan struktur organisasi manajemen proyek yakni: 1. Ukuran proyek 2. Kebijakan strategis 3. Kebutuhan terhadap inovasi terbaru 4. Kebutuhan terhadap integrasi (jumlah departemen yang terlibat) 5. Kompleksitas lingkungan 6. Konstrain waktu dan anggaran 7. Stabilitas permintaan sumber daya Dari sekian banyak organisasi yang ada, yang lazim dipergunakan dalam organisasi proyek adalah sebagai berikut: 1. Organisasi Garis (Line Organization): Sangat umum ditemui dalam pekerjaan konstruksi yang tidak terlalu besar. Ciri-ciri organisasi ini antara lain; tujuannya sederhana, jumlah personel sedikit, hubungan pimpinan dan anggotanya secara langsung. Organisasi ini hanya dapat berjalan dengan baik apabila pimpinan mempunyai kemampuan manajerial yang baik, karena semua kemajuan dan kemunduran tergantung pimpinan.

2. Organisasi Fungsional (Staff Organization): Organisasi yang memiliki susunan dari satuan-satuan yang menangani tugas-tugas spesifik sesuai deengan kebutuhan organisasi dan dilengkapi sub-ordinat. Untuk itu organisasi jenis ini sering juga dijumpai pada lembaga swasta ataupun kebanyakan organisasi lembaga birokrasi pemerintah. Ciri-ciri organisasi fungsional antara lain; pembagian tugas jelas dan tegas, tidak banyak memerlukan koordinasi, unit-unit

Majalah Ilmiah Al-Jibra, ISSN 1411-7797, Vol. 12, No.40. April 2011

organisasi berdasarkan spesialis kegiatan, dan level dibawah pimpinan puncak dapat langsung mempunyai wewenang memberikan perintah langsung pada unit-unit bawahan masing-masing.

melaksanakan suatu proyek. Dalam organisasi ini semua sumber daya yang diperlukan untuk proyek dipisahkan dari organisasi fungsional rutin, dan disusun dalam suatu satuan organisasi yang mandiri, dengan dikepalai oleh seorang pimpinan proyek. Bentuk susunan organisasi seperti tampak pada gambar dibawah ini.

3. Organisasi Matrik: Dalam susunan organisasi matrik untuk setiap proyek diperkenalkan seorang koordinator. Koordinator tersebut masih bertugas dalam satuan organisasi atau departeman fungsionalnya. Namun diserahi tanggung jawab penuh atas pelaksanaan proyek. Organisasi matrik membebankan susunan samping terhadap tata jenjang (hirarki) vertikal yang ada. Bentuk susunan organisasi matrik seperti ganbar dibawah ini,

4. Organisasi Khusus Proyek: Menggambarkan kerangka organisasi yang sama sekali baru yang ditambahkan pada susunan organisasi yang sudah ada, dibentuk khusus dengan tujuan untuk

Organisasi Proyek Konstruksi Semakin berkembang dan kompleknya tugas-tugas yang terdapat pada pekerjaan konstruksi dewasa ini, dirasakan struktur organisasi yang konvensional tidak lagi mampu mengkoordinasikan seluruh tugas-tugas yang ada. Untukm proyekproyek yang besar harus dilaksanakan oleh beberapa kontraktor maka pemilik proyek dapat memberikan kepercayaan yang penuh pada suatu badan yang disebut Manajemen Konstruksi (MK) yang bertindak dan atas nama pemilik sebagai manajer. Struktur organisasi proyek secara keseluruhan dpat dibagi menjadi empat macam, dibawah ini akan dijelaskan ke empat macam struktur organisasi tersebut; 1. Perencanaan/Pelelangan/Pelaksanaan (design/Bid/Build); Struktur organisasi ini dipergunakan bila dokumen kontrak telah selesai dilaksanakan dan biasanya dipergunakan untuk proyek-proyek yang tidak memiliki kekhususan atau keistimewaan tertentu. Bagan struktur organisasi ini dapat dilihat pada gambar berikut;

Majalah Ilmiah Al-Jibra, ISSN 1411-7797, Vol. 12, No.40. April 2011

2. Perencanaan/Pelaksanaan(Design/Bu ild); Struktur organisasi ini dipergunakan untuk memperpendek waktu pelaksanaan proyek dan memberikan fleksibilitas kepada pemilik untuk melaksanakan perubahan perubahan yang diperlukan selama pelaksanaan proyek. Bentuk struktur organisasinya dapat dilihat pada gambar berikut;

3. Perencanaan/Pelaksanaan/Perusahaa n(Design/Build/Firm); Pada Organisasi ini, pemilik selain menunjuk konsultan perencana, juga menunjuk tim MK untuk mewakilinya sebagai pengelola proyek. Namun demikian tim MK tidak terlibat dalam tahap konseptual. Bagan struktur organisasinya dapat dilihat pada gambar dibawah ini.

Hubungan Antara Jenis Organisasi Proyek dan Organisasi Proyek Konstruksi Dari pembahasan diatas maka pada umumnya jenis organisasi proyek yang terbagi atas organisasi Garis (Line Organization), Organisasi Fungsional (Staff Organization), Organisasi Matrik dan Organisasi Khusus Proyek, bila dihubungkan dengan organisasi proyek konstruksi, terlihat bahwa ada suatu tim lagi yang ditambahkan pada orgaisasi proyek konstruksi. Tim ini biasanya tergabung dalam apa yang disebut Tim Manajemen Konstruksi (MK). Tim MK berperan sebagai perpanjangan tangan dari pihak pengelola proyek atau bias juga dari pihak owner sendiri, sehingga tanggung jawab sepenuhnya dari pelaksanaan proyek dibawah kendali tim MK. Kebanyakan untuk proyek-proyek yang berskala besar sangat memerlukan tim MK ini, terutama pada suatu proyek yang melibatkan beberapa kontraktor. Selain jenis organisasi proyek dan organisasi proyek konstruksi, maka tak kalah pentingnya lagi yaitu organisasi mutu. Organisasi mutu yang ideal bila fungsi manajemen organisasi mutu menyatu dengan fungsi tugas structural yang telah ada. Organisasi yang ideal tersebut tidak mudah dicapai, karena hambatan-hambatan berikut ini : 1. Pada umumnya struktur organisasi yang telah ada belum mencantumkan tanggung jawab mutu bagi masing-masing fungsi. 2. System manajemen mutu ISO 9000 merupakan hal yang baru

Majalah Ilmiah Al-Jibra, ISSN 1411-7797, Vol. 12, No.40. April 2011

bagi kontraktor yang mulai menerapkannya. 3. Untuk keberhasilannya, system ISO 9000 harus dilaksanakan serentak dari lini yang paling atas sampai lini paling bawah. Hal ini menuntut perubahan perilaku seluruh karyawan secara serentak, yang ternyata tidak mudah dilaksanakan. Untuk menanggulangi hambatanhambatan tersebut diatas dilakukan halhal berikut : a. Pada tahap-tahap persiapan dan penerapan, sebelum proses sertifikasi dibentuk task force yang bertanggung jawab atas terlaksananya system manajemen mutu ISO 9000 disetiap unit kerja. b. Setelah nelewati tahap sertifikasi, yang berarti kontraktor telah menerapkan system manajemen ISO 9000 dengan benar, maka dibentuk organisasi mutu yang independen. Organisasi mutu biasanya diterapkan pada proyek sendiri dan di kantor cabang, pada organisasi mutu di proyek, sebagai top level adalah manajer proyek yang memberikan wewenang kepada asisten pengendali mutu (APM), dimana APM ini membawahi 3(tiga) manajer yaitu Manajer Lapangan, Manajer Teknik dan Manajer Administrasi. Sedangkan organisasi mutu di kantor cabang, level asisten pengendali mutu (APM) dikantor cabang minimal setingkat dengan kepala bagian, dan di bawah kepala cabang. APM cabang ini bertanggung jawab kepada management repsentative (MR) yang berada di kantor pusat. c. Dibentuk dewan mutu yang berdomisili di kantor pusat dengan ketua management representative yang berfungsi sebagai fasilitator dalam menuju organisasi yang ideal. Tugas dewan mutu : adalah memantau jalannya penerapan manajemen mutu ISO 9000, member pengarahan, penyuluhan dan mencari metoda-metoda

untuk memudahkan penerapan system tersebut. Dengan demikian penerapan system ini akan semakin membudaya ke seluruh karyawan. Selanjutnya dengan kondisi seperti tersebut akan mudah dibentuk organisasi yang ideal, dimana fungsi tugas structural menyatu dengan fungsi manajemen mutu dalam pelaksanaan tugas diunit masing-masing. Kesimpulan 1. Kebutuhan akan organisasi proyek, sangat dibutuhkan dan berkaitan skala besar kecilnya suatu proyek. 2. Dalam suatu organisasi proyek dibutuhkan inovasi terbaru dan kebutuhan jumlah interface eksternal, konstrain waktu dan anggaran sehingga dapat dipantau penyimpangan waktu dan anggaran pada setiap pelaporan proyek. 3. Penerapan WBS (Work Breakdown Structure), dan OAT (Organization Analysus Table) diperlukan pada organisasi proyek konstruksi agar dapat menempatkan setiap personil sesuai dengan kebutuhan organisasi dan keahliannya masing-masing. DAFTAR PUSTAKA 1. Abrar Husen, Manajemen Proyek, Penerbit Andi Yogyakarta, 2009 2. Anonim, Manajemen Konstruksi, disusun oleh Dosen PTS se Indonesia, Teknik Sipil Bidang kajian manajemen konstruksi 1997. 3. Asiyanto, Manajemen Produksi untuk Jasa Konstruksi, Pradnya Paramita, Jakarta 205. 4. Hendrickson Chris, Au, Tung, Project Management For Construction Fundamental Concepts for Owners, Engineer, Architecs and Project Builders, Prentice Hall Engelwood, New Jersey 1989. 5. HN Ahuja, Construction Perforamance Control By

Majalah Ilmiah Al-Jibra, ISSN 1411-7797, Vol. 12, No.40. April 2011

Network, John Wiley & Sons, New York 1976. 6. Nurhayati, Manajemen Proyek, Graha Ilmu Yogyakarta 2010.

7. Priyono Wiryodiningrat, ISO 9000 Untuk Kontarktor, Gramedia Pustaka Utama, Jakarta 1997. 8. Wulfram L Ervianto, Manajemen Proyek KOnstruksi, Andi Yogyakarta 2002.