PERINCIAN KEGIATAN

PROYEK

• PERENCANAAN PROYEK
• SISTEM PENGENDALIAN
• INFORMASI
 KELOMPOK PROSES
DALAM MANAJEMEN PROYEK
 Pra Proyek
 Suatu proyek sistem dimulai dengan adanya masalah atau peluang-
peluang untuk meningkatkan bisnis yang sering muncul saat organisasi
berdaptasi dengan perubahan.

 Semisal pada adaptasi e-commerce, mengharuskan perusahaan untuk

mengikuti trend marketing masa kini, dimana bisnis dapat
dikembangkan diseluruh dunia.

 Fasilitas e-banking, persaingan pada dunia perbankan untuk

meningkatkan pelayanan jasa untuk nasabahnya.

 Sekali proyek diajukan, penganalisis sistem bekerja cepat dengan para

pembuat keputusan menentukan proyek tersebut layak atau tidak.

 Jika Proyek disetujui, maka dibuat jadwal kegiatan proyek dengan

menggunakan perangkat-perangkat seperti grafik gantt dan diagram
Program Evaluation dan Review Techniques (PERT) sehingga proyek
tersebut dapat diselesaikan tepat waktu.
Memulai Proyek
 Proyek sistem diawali dengan berbagai
macam sumber karena beberapa alasan,
beberapa proyek yang diajukan akan
mengalami beberapa tahap evaluasi.
Sedangkan pelaku bisnis mengajukan
proyek karena dua alasan utama yaitu :
1. Untuk mengatasi problem.
2. Untuk mengenali peluang bagi
peningkatan bisnis melalui upaya
peningkatan, perubahan atau
penginstalan sistem-sistem baru.
Menyeleksi Proyek
0 Proyek bisa datang dari berbagai sumber serta
untuk berbagai macam alasan.
0 Kita bisa mengindetifikasi masalah yang dapat
memunculkan suatu proyek.
Mengedentifikasi Masalah
Memeriksa Output berdasarkan kriteria-kriteria berikut : * Terlalu banyak kesalahan
* Pekerjaan terlalu lambat
* Pekerjaan dilakukan dengan tidak benar
* Pekerjaan tidak terselesaikan
* Pekerjaan tidak dilakukan sama sekali
Mengamati perilaku pegawai * Tingkat absensi yang tinggi
* Tingkat ketidakpuasan kerja yang tinggi
* Tingkat pergantian pekerja yang tinggi
Mendengar umpan balik eksternal dari : * Keluhan
vendor, konsumen, pemasok * Saran-saran untuk peningkatan
* Kerugian dalam penjualan
* Tingkat keuntungan yang rendah
 Pertimbangan lain untuk
Menyeleksi Proyek
1. Dukungan dari pihak manajemen
2. Penentuan waktu yang tepat
3. Kemungkinan yang besar untuk melakukan
upaya-upaya peningkatan guna mencapai
tujuan-tujuan organisasional.
4. Sumber dayanya bisa digunakan oleh
penganalisis sistem dan organisasi
5. Proyeknya lebih bermanfaat dibandingkan
bila organisasi menginvestasikan sumber
daya-sumber daya yang dimiliki dengan
cara lain.
 Pertimbangan lain untuk Menyeleksi Proyek
1. Dukungan dari pihak manajemen
Tidak ada satupun yang bisa tercapai tanpa persetujuan dari orang-orang yang
membayar segala bentuk pembayaran. Pernyataan ini tidak berarti bahwa anda
memiliki sedikit pengaruh secara langsung atas proyek atau orang-orang
tertentu dibanding manajemen. Namun dukungan dari pihak manajemen
adalah sangat essensial.
2. Penentuan waktu yang tepat
Pertanyakan pada diri anda sendiri atau kepada orang lain siapa yang akan
terlibat bila bisnis benar-benar mampu membuat komitmen waktu untuk
instalasi sistem-sistem baru atau peningkatan bagi sistem yang telah ada. Anda
harus mampu mencurahkan semua atau sebagian dari waktu anda.
3. Kemungkinan yang besar untuk melakukan upaya-upaya peningkatan
guna mencapai tujuan-tujuan organisasional.
Proyek harus menempatkan organisasi sesuai target, tidak justeru
menghalanginya dari tujuan-tujuan utama
 Pertimbangan lain untuk Menyeleksi Proyek
4. Sumber dayanya bisa digunakan oleh penganalisis sistem dan
organisasi.
memilih proyek yang bisa dijalankan berkaitan dengan sumber daya yang
dimiliki dan kemampuan-kemampuan mereka dalam menjalankan bisnis.
Proyek tidak akan gagal karena bidang-bidang keahlian-keahlian anda,
dan anda harus mengenali hal itu.
5. Proyeknya lebih bermanfaat dibandingkan bila organisasi
menginvestasikan sumber daya-sumber daya yang dimiliki dengan
cara lain.
Anda perlu memiliki kesepakatan dasar dengan organisasi mengenai
manfaat proyek sistem dalam hubungannya dengan proyek-proyek lain.
Ingat bahwa bila suatu bisnis memiliki komitmen terhadap satu proyek,
tidak akan ada sumber daya yang tersedia untuk proyek-proyek yang lain.
Hal ini sangat berguna untuk mengamati semua proyek yang
memungkinkan saat bersaing dalam hal sumber daya waktu, uang dan
orang.
Menentukan kelayakan
0 Perlu ditentukan apakah proyek-proyek yang dipilih layak atau tidak.
0 Kelayakan sistem proyek hanya bisa ditetapkan lewat 3 kriteria khusus
yaitu :
1. Operasional
2. Teknis
3. Ekonomis
0 Data-data untuk studi kelayakan bisa dikumpulkan melalui
wawancara,jenis wawancara yang diperlukan disesuaikan dengan
problem dan peluang yang ada.
0 Meski penting untuk menyelesaikan masalah secara benar, penganalisis
tidak perlu menghabiskan banyak waktu untuk melakukan uji
kelayakan, karena masih banyak proyek lain yang harus dijalankan.
0 Studi kelayakan harus efisien dalam hal waktu dan memerlukan
pelaksanaan tindakan tertentu dalam waktu singkat.
 Menentukan kelayakan
1. Kelayakan operasional
0 Apakah sistem tersebut bisa beroperasi setelah diinstall
0 Apakah sistem tersebut akan dipergunakan
2. Kelayakan Teknis.
0 Memberi nilai tambah bagi sistem yang ada.
0 Teknologi yang tersedia untuk memenuhi kebutuhan pengguna.
3. Kelayakan ekonomis
0 Waktu yang dibutuhkan untuk penganalisis sistem.
0 Biaya studi sistem
0 Biaya waktu pekerja untuk studi yang dilakukan
0 Perkiraan biaya perangkat keras.
0 Biaya pengembangan paket perangkat lunak dan perangkat keras.
 Perencanaan Proyek

Figure 3.1

Before Start of project During

project Timeline project
 Penjadwalan Proyek

Figure 3.1

Before Start of project During

project Timeline project
 PERENCANAAN PROYEK

Fungsi Perencanaan Proyek :

0 Sebagai sarana komunikasi bagi seluruh
pihak terkait
0 Merupakan dasar dalam pengalokasian
sumber daya
0 Merupakan tolak ukur di dalam pengendalian
 PERENCANAAN PROYEK

Tahapan-tahapan yang dilakukan

0 Penetapan tujuan : ditentukan tujuan pelaksanaan
proyek, yang diinginkan, serta waktu, biaya dan
performasi yang ditargetkan.
0 Urutan Kerja : seluruh urutan dan deskripsi
pekerjaan yang perlu dilakukan untuk mencapai
tujuan
0 Perancangan Organisasi Proyek : Untuk
menentukan departemen-departemen yang
diperlukan dalam pelaksanaan proyek
Lanjutan…..
Tahapan-tahapan yang dilakukan

0 Jadwal Kegiatan : Waktu pelaksanaan setiap

aktivitas, batas selesai dan milestone.

0 Rencana Anggaran dan Sumber Daya : Perencanaan

ini berisi jumlah anggaran dan sumber daya yang
dibutuhkan untuk terlaksananya tujuan proyek.

0 Ramalan mengenai performasi penyelesaian

proyek : performasi yang diharapkan di dalam
penyelesain proyek.
Alat Bantu PERENCANAAN
PROYEK
0 Works Breakdown Structure (WBS) :
Metode ini digunakan untuk mengidentifikasi
pekerjaan-pekerjaan yang ada dalam
pelaksanaan proyek.
0 Matriks Tanggungjawab : dipakai untuk
menentukan organisasi proyek, personil-
personil kunci dan tanggungjawab
pekerjaannya.
Lanjutan….
0 Gantt Chart : Peta yang
menggambarkan jadwal induk proyek,
dan jadwal pekerjaan secara detail
0 Jaringan Kerja (Network): Jaringan
kerja digunakan untuk memperlihatkan
urutan pelaksanaan pekerjaan dari
awal hingga akhir
LANGKAH-LANGKAH PADA PERINCIAN
KEGIATAN PROYEK

0 Pendefinisian ruang lingkup proyek

0 Penetapan Prioritas

0 Pembuatan WBS

0 Integrasi WBS dengan Organisasi

0 Kode yang digunakan WBS untuk sistem

informasi
Pendefinisian Ruang Lingkup
Proyek
0 Definisi ruang lingkup proyek adalah suatu
dokumen yang akan diterbitkan dan
digunakan oleh pemilik proyek dan tim
pelaksana dalam perencanaan dan sebagai
alat ukur kesuksesan proyek.
0 Ruang lingkup proyek perlu
menggambarkan hasil yang ingin di capai
dalam bentuk yang spesifik, terukur, dan
ukuran yang jelas.
Pendefinisian Ruang Lingkup
Proyek
0 Ruang lingkup proyek berisi tahapan-tahapan di
dalam pengembangan perencanaan suatu proyek.
Ruang lingkup proyek merupakan definisi dari hasil
akhir ataupun misi dari proyek yang dilaksanakan,
baik berupa produk ataupun jasa yang diberikan
kepada pelanggan.

0 Tujuan utama pendefinisian ruang lingkup proyek

adalah untuk menggambarkan dengan jelas sasaran
yang ingin dicapai dan agar perencanaan proyek
dapat dilakukan secara lebih detail.
Pendefinisian Ruang Lingkup
Proyek
0 Ruang lingkup proyek dikembangkan berdasarkan arahan
dari manajer proyek dan pelanggan. Manajer proyek
bertanggung jawab untuk melihat adanya persetujuan
pemilik (owner) pada sasaran hasil proyek, tahapan-
tahapan proyek, kebutuhan teknis dan sebagainya.

0 Sebagai contoh : sasaran pada langkah awal adalah

membuat spesifikasi suatu produk. Langkah ke dua
adalah membuat prototype produk untuk bagian
produksi. Langkah ke tiga adalah berproduksi pada
jumlah tertentu, lalu kemudian dipasarkan untuk
mengetahui pendapat konsumen dan langkah terakhir
adalah melakukan promosi dan pelatihan.

0 Contoh prototipe perangkat lunak.ppt

ALAT-ALAT PEMERIKSAAAN PADA RUANG
LINGKUP PROYEK
0 Tujuan Proyek (Project Objectives)

0 Sasaran akhir proyek (Deliverables)

0 Tonggak Kamajuan (Milestones)

0 Kebutuhan Teknis (Techinical Requirements)

0 Batasan dan Pengecualian (Limits and Exclusions)

0 Umpan Balik (Review with Customer)

 TUJUAN PROYEK (PROJECT OBJECTIVES)
0 Tujuan proyek yang utama adalah untuk memenuhi
kebutuhan pelanggan

0 Sebagai contoh, hasil dan riset pemasaran untuk

suatu perangkat lunak pada perusahaan komputer,
memutuskan untuk mengembangkan suatu program
yang secara otomatis menerjemahkan kalimat lisan
dari bahasa Inggris ke Rusia. Proyek harus
diselesaikan dalam waktu 3 tahun dengan biaya tidak
melebihi 1,5 juta dollar. Sasaran hasil proyek akan
menjawab pertanyaan apa produk yang akan dibuat,
kapan waktu pelaksanaan dan berapa banyak waktu
dan biaya yang dibutuhkan.
 WORK BREAKDOWN STRUCTURE (WBS)
0 Ketika ruang lingkup dan sasaran telah
diidentifikasi, pekerjaan proyek dapat dibagi unsur-
unsur pekerjaan yang lebih kecil dan lebih kecil lagi.
0 Hasil dari akhir proses hierarki ini disebut dengan
work breakdown structure (WBS).
0 WBS ibarat peta yang digunakan dalam proyek.
Penggunaan WBS dapat membantu manajer proyek
di dalam mengidentifikasi, mengintegrasikan proyek
dengan organisasi yang digunakan, dan penetapan
basis kendali.
0 Pada dasarnya, WBS adalah garis besar proyek yang
berisi tahapan pelaksanaan proyek secara
menyeluruh.
 WORK BREAKDOWN STRUCTURE (WBS)
0 WBS dimulai dari tahap akhir proyek. Langkah pertama
yang dilakukan yaitu mengidentifikasi deliverables utama
yang perlu dilakukan agar proyek dapat terlaksana.

0 Dilanjutkan dengan mengidentifikasi subdeliverables agar

deliverables utama dapat diselesaikan. Proses tersebut
dilakukan berulang-ulang sampai sedetail mungkin
sehingga dapat diarahkan dan siapa pekerja yang akan
bertanggung jawab terhadap pekerjaan tersebut.

0 Subdeliverables ini dibagi ke dalam paket-paket pekerjaan

karena level terendah dari subdeliverables berisi beberapa
paket pekerjaan.

0 Paket-paket pekerjaan tersebut dikelompokan

berdasarkan tipe pekerjaan yang dilakukan.
WORK BREAKDOWN STRUCTURE (WBS)

Uraian Hirarki dari WBS