FUNGSI DAN PROSES PERENCANAAN

SERTA PENGENDALIAN

OA/2020/MenPro
1. Proses dan Sistematika Perencanaan
Proyek
• Menentukan Tujuan
Tujuan (goal) organisasi atau perusahaan dapat
diartikan sebagai kegiatan yang hendak
dilakukan/dicapai. Contoh : meningkatkan nilai
saham perusahaan di pasaran.
• Menentukan Sasaran
Sasaran adalah titik atau fase tertentu yang perlu
dicapai bila organisasi tersebut ingin tercapai
tujuannya. Contoh : Tujuan perusahaan adalah ingin
menaikkan pemasukan netto per tahun. Tujuan
tersebut diusahakan dengan membangun fasilitas
baru. Sasaran proyek terdiri dari biaya, jadwal, dan
mutu.
1. Proses dan Sistematika Perencanaan
Proyek
• Mengkaji Posisi Awal Terhadap Tujuan
Maksudnya adalah untuk mengetahui sejauh
mana kesiapan dan posisi organisasi pada
saat awal terhadap sasaran yang telah
ada. Contoh : Berapa besar sumber daya
yang tersedia dalam bentuk dana, peralatan
dan tenaga ahli.
• Memilih Alternatif
Apakah alternatif yang dipilih memiliki
cukup keluwesan untuk menghadapi
perubahan keadaan yg mungkin timbul ?
1. Proses dan Sistematika Perencanaan
Proyek
Apakah yang dipilih merupakan
alternatif terbaik untuk memenuhi
tuntutan proyek akan jadwal, biaya, dan
mutu ?
Apakah alternat if yang dipilih telah
mempertimbangkan tersedianya sumber
daya pada saat diperlukan ?
Apakah telah dipikirkan penggunaan
teknologi baru ?
1. Proses dan Sistematika Perencanaan
Proyek
• Menyusun Rangkaian Langkah
Mencapai Tujuan
Proses ini terdiri dari penetapan
langkah terbaik yang mungkin dapat
dilaksanakan setelah memperhat ikan
berbagai batasan. Kemudian
menyusunnya menjadi urutan dan
rangkaian menuju sasaran dan tujuan.
2. Teknik dan Metode Perencanaan

• Top Down dan Bottom Up

Top down berarti perencanaan dimulai
dari atas ke bawah. Tentukan terlebih
dahulu sasaran antara yang ingin
dicapai untuk penyelesaian proyek,
kemudian memecahnya menjadi
komponen-komponen kegiatan dengan
mempertimbangkan berbagai faktor,
seperti fungsi, lokasi, sifat dan jenis
pekerjaan, dan lain-lain.
2. Teknik dan Metode Perencanaan

Bottom up berlawanan dengan top down.

Proyek dipecah menjadi komponen-
komponen yang lebih kecil setelah
mempertimbangkan keperluan sumber
daya pada tingkat normal, kemudian
memperkirakan berapa lama waktu
yang dibutuhkan untuk menyelesaikan
masing-masing komponen.
2. Teknik dan Metode Perencanaan

• Perencanaan yang Efektif

Penyampaian perencanaan kepada semua
pihak yang berkaitan dengannya. Penjabaran
perencanaan yang bersifat umum menjadi
suatu action plan. Usahakan sejauh mungkin
menggunakan parameter kuantitatif. Adanya
pengkajian ulang (review) secara periodik.
Penyusunan perencanaan yang realistis yang
tidak terlalu optimist is atau konservatif.
Dipikirkan suatu contingency, untuk
menanggulangi situasi yang tidak terduga.
3. Fungsi dan Proses Pengendalian

Pengendalian adalah usaha yang sistemat is

untuk menentukan standar yang sesuai
dengan sasaran perencanaan. Merancang
sistem informasi dan membandingkan
pelaksanaan dengan standar menganalisis
kemungkinan adanya penyimpangan antara
pelaksanaan dan standar. Mengambil
tindakan pembetulan yang diperlukan agar
sumber daya digunakan secara efektif dan
efisien dalam rangka mencapai sasaran
3. Fungsi dan Proses Pengendalian

Langkah-Langkah Proses Pengendalian :

a. Menentukan Sasaran, Sasaran dihasilkan
dari suatu perencanaan dasar dan menjadi
salah satu faktor pertimbangan utama
dalam mengambil keputusan untuk
melakukan investasi atau membangun
proyek.
b. Lingkup Kegiatan, Meliputi ukuran, batas,
dan jenis pekerjaan yang harus dilakukan.
3. Fungsi dan Proses Pengendalian

c. Standar dan kriteria, ada bermacam-

macam standar & kriteria, yaitu
berupa :
• Satuan uang
• Jadwal kerja
• Unit pekerjaan
• Standar mutu, kriteria dan
spesifikasi
3. Fungsi dan Proses Pengendalian

d. Merancang Sistem Informasi, berupa

program komputer yang dapat
mengumpulkan, menganalisis,
menyimpan, dan memproses data
sehingga menjadi informasi yang
diperlukan.
e. Mengkaji dan menganalisis hasil
pekerjaan, yaitu mengkaji segala
sesuatu yang dihasilkan oleh
kegiatan pada butir d.
3. Fungsi dan Proses Pengendalian

f. Mengadakan tindakan
pembetulan, yang berupa :
realokasi sumber daya,
menambah tenaga kerja dan
pengawasan, mengubah metode,
cara, dan prosedur kerja, atau
menggant i peralatan yang
digunakan.
4. Area (Objek) dan Aspek Pengendalian

a. Organisasi dan Personil, Memantau

apakah organisasi pelaksana proyek
dibentuk sesuai rencana, apakah
pengisian personil telah memenuhi
kualifikasi, dan apakah jumlahnya
telah mencukupi.
b. Waktu/Jadwal, Dalam aspek ini objek
pengendalian amat ekstensif dan
berlangsung sepanjang siklus proyek
4. Area (Objek) dan Aspek Pengendalian

c. Anggaran Biaya dan Jam-Orang,

pengendalian anggaran dan
pemakaian jam-orang berlangsung
sepanjang siklus proyek.
d. Pengendalian pengadaan, meliput i
masalah prosedur dan peraturan
yang diberlakukan.
4. Area (Objek) dan Aspek Pengendalian

e. Pengendalian lingkup kerja,

berkaitan dengan aspek biaya.
f. Pengendalian mutu, berkaitan
dengan tujuan pokok produk, mulai
dari menyusun program sampai
kepada inspeksi dan uji coba
produksi.
g. Pengendalian kerja, memantau dan
mengendalikan aspek biaya dan
jadwal secara terpisah
5. Pengendalian Proyek

a. Pengendalian Proyek yang Efektif

• Tepat waktu dan peka terhadap penyimpangan.
• Bentuk tindakan yang diadakan tepat dan benar.
• Terpusat pada masalah atau titik yang sifatnya strategis.
• Mampu mengetengahkan dan mengkomunikasikan
masalah dan penemuan, agar koreksi dapat segera
dilakukan.
• Kegiatan pengendalian tidak lebih dari yang diperlukan.
• Dapat memberikan petunjuk berupa perkiraan hasil
pekerjaan yang akan datang.
5. Pengendalian Proyek

b. Pengendalian Yang Tidak Efektif,

disebabkan oleh :
• Karakteristik proyek, tidak mudah mengikut i kinerja
masing- masing kegiatan dan menyimpulkan menjadi
laporan yang terkonsolidasi.
• Kualitas informasi, laporan yang tidak tepat pada
waktunya dan tidak pandai memilih materi.
• Kebiasaan, sulit menyesuaikan diri dalam waktu yang
relatif singkat.
Terima Kasih