1

MODUL PERKULIAHAN

Perencanaan
dan
Pengendalian
Proyek
Perencanaan dan Pengendalian
dalam proyek

Abstract Kompetensi
Membahas mengenai tahapan Mahasiswa dapat menjelaskan mengenai
perencanaan proyek. milestone, subnet, dan skeletonization..

Fakultas Program Studi Tatap Muka Kode MK Disusun Oleh

Teknik Teknik Sipil W111700030 Mirnayani, ST, MT

09
Pendahuluan
Pengelolaan proyek akan berhasil baik jika semua fungsi manajemen dijalankan secara
efektif. Ini dicapai dengan jalan menyediakan sumber daya yang dibutuhkan untuk
melaksanakan setiap fungsi tersebut dan menyediakan kondisi yang tepat sehingga
memungkinkan orang-orang untuk melaksnakan tugasnya masing-masing. Fungsi
manajemen dapat dikelompokkan menjadi tiga kelompok:
Tahap perencanaan:
1. Penetapan tujuan (goal setting)
2. Perencanaan (planning)
3. Pengorganisasian (organizing)
Tahap Pelaksanaan:
1. Pengisian staf (staffing)
2. Pengarahan (directing)
Tahap Pengendalian:
1. Pengawasan (supervising)
2. Pengendalian (controlling)
3. Koordinasi (coordinating)

KONSEP PERENCANAAN BERTAHAP

Perencanaan suatu proyek mensyaratkan bahwa tujuan proyek harus dinyatakan dengan
jelas sehingga manajer dan timnya mengetahui apa yang diinginkannya. Perencanaan
proyek dimaksudkan untuk menjembatani antara sasaran yang akan diraih dengan keadaan
pada saat awal (Herjanto, 2007:353).
Proyek-proyek yang besar membutuhkan suatu perencanaan yang bertahap, yang biasanya
disesuaikan dengan organisasi yang akan mengelolanya. Pengembangan perencanaan
tersebut dilakukan sejalan dengan tahapan perencanaan (conceptual design, basic /
preliminary design, detailed design), dimana pada awalnya sangat global sesuai dengan
informasi yang tersedia dan selanjutnya bertambah detail.

Menurut (Santosa, 2008) lingkup pekerjaan selama proses dari perencanaan dan
pengendalian proyek adalah
1. Sebelum proyek mulai
Sebuah proses rencana dipersiapkan untuk menentukan tujuan proyek, tugas-tugas
yang akan dikerjakan, jadwal dan anggaran.
2. Selama proyek
2021 Perencanaan dan Pengendalian Proyek
2 Mirnayani, ST, MT
Biro Bahan Ajar eLearning dan MKCU
http://pbael.mercubuana.ac.id/
 Rencana yang telah dibuta dibandingkan dengan performasi, waktu dan biaya yang
sebenarnya tejadi (actual)
3. Jika ada perbedaan antara yang direncanakan dan yang akan terjadi sebenarnya,
tindakan koreksi perlu dilakukan dan estimasi biaya dan waktu bisa diperbaharui.

Adapun langkah-langkah pengembangan perencanaan bertahap adalah menggunakan

metode perencanaan sebagai berikut :
1) Pendefinisian Proyek
Pada tahap ini terlebih dahulu dilakukan pendefinisian proyek, mengenai jenis
proyek, lokasi proyek, nilai proyek, tujuan proyek serta pengumpulan data-data
yang dibutuhkan untuk proyek.

2) Estimasi durasi kegiatan

Estimasi durasi atau lamanya kegiatan di dasarkan pada sumber daya yang tersedia,
antara lain tenaga ahli, lokasi material dlsb (lihat faktor yang mempengaruhi estimasi
durasi suatu kegiatan), dapat dilakukan dengan :
a. Menganalisis Organisasi Pelaksana (Organization Breakdown)
b. Analysis Table (OBS), kegunaannya untuk menentukan dan melokalisasi
tanggung jawab pelaksanaan dan pengelolaan proyek.
c. Pengalokasian tanggung jawab melalui Integrasi WBS dan OBS.

3) Melakukan pemilahan pekerjaan (WBS=Work Breakdown Structure). Pemilahan ini

dilakukan bertingkat sampai tingkat disagregasi yang dikehendaki. Untuk proyek
besar, level paling rendah dari WBS disebut dengan work package.
Biasanya pemecahan dilakukan sampai unit yang cukup kecil untuk melakukan
pengontrolan secara objektif dan ditandai juga dengan waktu kelola
(management time) yang relatif singkat. Pemilahan ini dilakukan bertingkat sampai
tingkat disagregasi yang dikehendaki.
CATATAN : WBS tidak selalu merupakan item kegiatan, item kegiatan dapat terdiri
dari beberapa item WBS.

4) Menganalisis Organisasi Pelaksana (Organization Breakdown Structure).

Kegunaannya untuk menentukan dan melokalisasi tanggung jawab pelaksanaan
dan pengelolaan proyek.

5) Pengalokasian tanggung jawab melalui integrasi WBS dan OBS.

Integrasi WBS dan OBS dapat menunjukkan dengan jelas suborganisasi mana

2021 Perencanaan dan Pengendalian Proyek

3 Mirnayani, ST, MT
Biro Bahan Ajar eLearning dan MKCU
http://pbael.mercubuana.ac.id/
 yang bertanggung jawab pada pelaksanaan setiap sub-proyek. Irisan antara unsur
WBS dan OBS dinamakan cost account yang juga merupakan titik kendali
manajemen. Untuk setiap titik kendali ini dapat dipersiapkan perangkat
pengendaliaannya seperti network, barchart dan kurva S. Titik kendali ini dapat
dikumulatifkan untuk mencapai titik kendali yang lebih tinggi. Kumulatif ini dapat
dilakukan berdasarkan komponen WBS dan komponen OBS.

6) Menentukan Urutan Pelaksanaan Kegiatan

Kegiatan ini meliputi menetapkan metode kerja, hubungan-hubungan kegiatan yang
satu dengan yang lain. Untuk memudahkkan mencari hubungan tersebut dapat
diajukan pertanyaan berikut untuk masingmasing kegiatan , yaitu :
 Kegiatan manakah yang mendahului kegiatan yang sedang ditunjau
 Kegiatan manakah yang mengikuti kegiatan yang sedang ditunjau
 Kegiatan manakah yang dapat berlangsung bersamaan

7) Menetapkan Milestone Network.

Milestone Network bertujuan untuk menetapkan dan mengetahui target waktu
penyelesaian kegiatan yang dianggap penting. Milestone network bertujuan untuk
menetapkan dan mengetahui target waktu penyelesaian kegiatan yang dianggap
penting. Dengan mengetahui jawaban-jawaban tersebut di atas, mengetahui
ketersediaan sumber daya, dan metode kerja maka hubungan-hubungan tersebut
dapat ditabulasikan.

Tiga tingkatan schedule:

 Manajemen Level Schedule (biasanya Bar Chart dengan informasi
Milestones);
 Project Level Schedule (biasanya CPM);
 Control Level Schedule (sangat rinci dan akurat).

Gambar 9.1 Milestones Network

2021 Perencanaan dan Pengendalian Proyek
4 Mirnayani, ST, MT
Biro Bahan Ajar eLearning dan MKCU
http://pbael.mercubuana.ac.id/
 8) Menyusun subnetwork.
Setiap work package dibuat networknya. Subnetwork dikembangkan dengan
merencanakan kegiatan berdasarkan batasan-batasan dari beberapa milestone
yang diberikan untuk subnetwork tersebut.

Gambar 9.2 Sub Network

Manfaat suatu proyek dibagi menjadi subnetwork antara lain:

a. Dikembangkan oleh tim yang berbeda.
b. Perubahan satu subnetwork tidak langsung mengubah keseluruhan proyek.
c. Monitoring dan kontrol bisa lebih efektif. Dimana subnetwork yang
merupakan subnet kritis bisa lebih diperhatikan.
d. Perusahaan besar yang mengerjakan beberapa proyek:
 Masing-masing proyek bisa ditinjau sebagai subnetwork dan dilakukan
interface untuk menjadi seluruh kegiatan perusahaan.
 Start-finish dari masing-masing proyek boleh berbeda.
 Interface dapat berarti perpindahan resources dari satu proyek ke
proyek lain atau mungkin juga suatu target date yang diminta dalam
master schedule.

Gambar 9.3 Contoh Sub Net

2021 Perencanaan dan Pengendalian Proyek

5 Mirnayani, ST, MT
Biro Bahan Ajar eLearning dan MKCU
http://pbael.mercubuana.ac.id/
 9) Integrasi Subnetwork
Membentuk network secara keseluruhan dengan melakukan integrasi dari
subnetwork-subnetwork yang ada. Integrasi dari subnetwork harus memperhatikan
beberapa hal berikut:
a. Event yang penting dari subnetwork:
 Start
 End
 Milestone
 Interface (point of contact)
b. Dalam setiap subnetwork harus diidentifikasi mana interface-nya dan
dengan subnetwork mana.
c. Pengaruh interface harus betul-betul dikaji.

Gambar 9.4 Sub-Net Interface

10) Skeletonization
Untuk menggapai keuntungan yang maksimum, adalah sangat penting untuk
menguasai dengan baik milestone-milestone yang ada, subnetwork, integrasi
subnet, dan kalkulasi interface. Skeletonization adalah proses menciptakan
ringkasan event-event penting dari network pada proyek yang akan dilaksanakan.

2021 Perencanaan dan Pengendalian Proyek

6 Mirnayani, ST, MT
Biro Bahan Ajar eLearning dan MKCU
http://pbael.mercubuana.ac.id/
 Gambar 9.5 Skeletonization
Langkah-langkah penyusunan rencana kerja mulai dari pendefinisian proyek
sampai skeleton yang telah dijelaskan di atas dapat disimpulkan dalam bentuk
diagram sebagai berikut:

Gambar 9.6 Metoda Perencanaan

2021 Perencanaan dan Pengendalian Proyek

7 Mirnayani, ST, MT
Biro Bahan Ajar eLearning dan MKCU
http://pbael.mercubuana.ac.id/
Penerapan konsep di atas akan dapat menghasilkan perencanaan bertingkat,
dimana perencanaan dapat terdiri dari beberapa tingkat, perencanaan tingkat 1,
perencanaan tingkat 2, perencanaan tingkat 3, dst.

Perencanaan bertingkat ini menggunakan prinsip cost account yang telah

dibahas sebelumnya. Dimana tingkat perencanaan yang terendah berkaitan dengan basic
cost account. Penanggung jawab pada level bersangkutan akan melakukan kontrol operasi
hari per hari untuk mengecek kemajuan pekerjaan dan biaya yang
dikeluarkan/diserap.

Gambar berikut menyajikan secara sistematis diagram perencanaan bertingkat

tersebut dalam bentuk network dan barchart.

Gambar 9.7 Perencanaan Bertingkat

Perencanaan bertahap yang kemudian menghasilkan perencanaan bertingkat juga

membutuhkan suatu sistem pengendalian yang sesuai dan dapat mengontrol setiap level
dari perencanaan tersebut. Pengendalian proyek yang dibutuhkan harus mempunyai
karakteristik sebagai berikut:
a. Organisasi pengendali juga bertingkat.
b. Alat pengendali juga harus bertingkat.
c. Manajer tingkat atas mengontrol hal-hal yang bersifat makro dan makin ke
bawah semakin detail.
d. Mekanisme
 mulai arahan top down: WBS, OBS, milestone
 urutan kegiatan detail mulai dari bawah.

2021 Perencanaan dan Pengendalian Proyek

8 Mirnayani, ST, MT
Biro Bahan Ajar eLearning dan MKCU
http://pbael.mercubuana.ac.id/
Notasi – Notasi Dan Symbol Yang Dipergunakan

Gambar 9. 8 Notasi dan simbol yang digunakan

PENGENDALIAN PROYEK
Selain melakukan perencanaan yang baik dan matang terhadap resources ,
perencanaan sistem pengendalian proyek harus mendapatkan perhatian yang sama
besarnya. Hal ini dikarenakan pengendalian proyek adalah suatu tahap dimana
dilakukan kontrol terhadap pelaksanaan, apakah pelaksanaan proyek sesuai dengan yang
direncanakan atau tidak.

Pengendalian adalah proses membandingkan kinerja aktual dengan kinerja yang

direncanakan untuk mengidentifikasi penyimpangan, mengevaluasi tindakan alternatif yang
mungkin, dan mengambil tindakan korektif yang sesuai (Gray & Larson, 2006:384).
Syarat penting untuk mencapai keberhasilan suatu proyek adalah proses pengendalian yang
efektif terhadap biaya , waktu dan mutu.

Proses pengendalian proyek dalam setiap kegiatan konstruksi terdiri dari tiga
langkah pokok [Dipohusodo,1996] :
a. Menetapkan standar kinerja
b. Mengukur kinerja terhadap standar
c. Memperbaiki penyimpangan terhadap standar bila terjadi penyimpangan

2021 Perencanaan dan Pengendalian Proyek

9 Mirnayani, ST, MT
Biro Bahan Ajar eLearning dan MKCU
http://pbael.mercubuana.ac.id/
 Gambar 9.8 Langkah-Langkah Proses Pengendalian

Pada prinsipnya setiap pelaksanaan pekerjaan selalu diawali dengan

perencanaan, kemudian selama pelaksanaan pekerjaan, dilakukan pengendalian agar
hasil pekerjaan yang dicapai sesuai dengan yang direncanakan.

Beberapa perbedaan antara perencanaan dan pengendalian,

yaitu sebagai berikut:
• Perencanaan berkonsentrasi pada:
a. Penetapan arah dan tujuan
b. Pengalokasian sumber daya
c. Pengantisipasian masalah
d. Pemberian motivasi kepada partisipan untuk mencapai tujuan

• Pengendalian berkonsentrasi pada:

a. Pengendalian pekerjaan ke arah tujuan
b. Penggunaan secara efektif sumber daya yang ada
c. Perbaikan atau koreksi masalah
d. Pemberian imbalan pencapaian tujuan

Pengendalian Waktu
Pengendalian waktu ditujukan agar waktu pelaksanaan konstruksi dapat
berlangsung seperti yang direncanakan. Keterlambatan akan merupakan
kerugian baik bagi pemilik pekerjaan maupun bagi kontraktor.
Bagi pemilik, keterlambatan berarti mundurnya waktu pemanfaatan
bangunan, sedangkan bagi kontraktor akan berakibat bertambahnya biaya tidak
langsung yang diperlukan untuk menyelesaikan konstruksi.
Teknik pengendalian waktu yang biasa digunakan antara lain:
2021 Perencanaan dan Pengendalian Proyek
10 Mirnayani, ST, MT
Biro Bahan Ajar eLearning dan MKCU
http://pbael.mercubuana.ac.id/
 a. Metode jaringan kerja :
 Metode Jalur Kritis (CPM)
 Metode Precedence Diagram
 PERT ( Program Evaluation and Review Technique )
b. Bar Chart/Gantt Chart
c. Linear Schedulling

Pengendalian Mutu Pekerjaan

Pengendalian mutu proses konstruksi harus diarahkan pada upaya untuk
memenuhi persyaratan yang dinyatakan dalam bentuk kriteria perencanaan dan
penyusunan spesifikasi teknis pekerjaan. Pada prinsipnya usaha pengendalian
mutu pekerjaan mempunyai tujuan, yaitu:
 Mengarahkan agar pelaksanaan konstruksi sesuai dengan spesifikasi teknis
dan dokumen kontrak.
 Mencakup pertimbangan ekonomi dalam penetapan jenis material dan
metoda konstruksi yang dipakai dengan memastikan bahwa perencanaannya telah
memenuhi syarat peraturan bangunan.
Singkatnya pengendalian mutu pekerjaan dilakukan melalui pengawasan
pelaksanaan pekerjaan yang harus dilakukan sesuai dengan gambar konstruksi,
persyaratan teknis dan peraturan-peraturan yang berlaku.

Pengendalian Biaya
Posisi biaya proyek pada saat monitoring tidak terlepas dari status
(kemajuan) pada saat monitoring. Dengan kata lain, biaya proyek pada saat
monitoring diperoleh dengan membandingkan total pengeluaran biaya
(berdasarkan laporan keuangan) dengan rencana anggaran pada tingkat
kemajuan tercapai pada saat yang sama (berdasarkan laporan progress). Dari
sini akan dapat disimpulkan apakah biaya proyek pada tingkat progress tersebut lebih besar,
sama atau lebih kecil dari proyeksi anggaran biaya yang telah direncanakan.

2021 Perencanaan dan Pengendalian Proyek

11 Mirnayani, ST, MT
Biro Bahan Ajar eLearning dan MKCU
http://pbael.mercubuana.ac.id/
Daftar Pustaka
1. Ervianto, Wulfram, I. (2005), Manajemen Proyek Konstruksi (Edisi Revisi), Edisi III, Andi,
Yogyakarta.
2. Project Management Institut, (2008). Guide to Project Management Body of Knowledge,
fourth Edition.
3. T. Raz, R. Barnes, D. Dvir, “A Critical Look at Critical Chain Project Management”, in
Project Management Journal, ABI/INFORM Global, 2003
4. G.I. Kendall, G. Pitagorsky and D. Hulett, “Integrating Critical Chain and the PMBOK®
Guide”, International Institute for Learning, Inc, 2001
5. Moder J. J., Philips C. R., Davis E. W. (1983), Project Management with CPM, PERT
and
Precedence Diagramming, Van Nostrand Reinhold Co.
6. Husen, Abrar, (2008), Manajemen Proyek, Penerbit Andi, Yogyakarta.
7. Prasetya, H. dan Lukiastuti, F. (2009), Manajemen Operasi, MedPress, Yogyakarta.
8. Setyawan, A.A. (2007), Evaluasi Pengendalian Waktu dan Biaya (Studi Kasus Proyek
Pembangunan Jembatan Ngantru Desa Gabus Kabupaten Pati Jateng), Tesis,
Universitas Islam Sultan Agung, Semarang.
9. Soeharto, Iman (1999), Manajemen Proyek (Dari Konseptual Sampai Operasional), Jilid
I, Edisi Kedua, Erlangga, Jakarta.
10. Weaver, Patrick (2006), A Brief History ofSchedulling, Project Services Pty Ltd,
Canberra.

2021 Perencanaan dan Pengendalian Proyek

12 Mirnayani, ST, MT
Biro Bahan Ajar eLearning dan MKCU
http://pbael.mercubuana.ac.id/