MODUL PERKULIAHAN
Perencanaan
dan
Pengendalian
Proyek
Planning Method
Abstract Kompetensi
Mata kuliah menerangkan Proses Mahasiswa dapat menjelaskan
Perencanaan Proyek mengenai proses dalam perencanaan
proyek
Ada tiga garis besar dalam manajemen proyek untuk menciptakan berlangsungnya sebuah
proyek, yaitu :
• Perencanaan
Untuk mencapai tujuan, proyek perlu suatu perencanaan yang matang. Yaitu dengan
meletakkan dasar tujuan dan sasaran dari suatu proyek sekaligus menyiapkan segala
program teknis dan administrasi agar dapat diimplementasikan.Tujuannya agar memenuhi
persyaratan spesifikasi yang ditentukan dalam batasan waktu, mutu, biaya dan keselamatan
kerja. Perencanaan proyek dilakukan dengan cara studi kelayakan, rekayasa nilai,
2021 Nama Mata Kuliah dari Modul
2 Dosen Pengampu
Biro Bahan Ajar eLearning dan MKCU
http://pbael.mercubuana.ac.id/
perencanaan area manajemen proyek (biaya, mutu, waktu, kesehatan dan keselamatan
kerja, sumberdaya, lingkungan, resiko dan sistem informasi.
• Penjadwalan
Proses ini merupakan implementasi dari perencanaan yang dapat memberikan informasi
tentang jadwal rencana dan kemajuan proyek yang meliputi sumber daya (biaya, tenaga
kerja, peralatan, material), durasi dan progres waktu untuk menyelesaikan proyek.
Penjadwalan proyek mengikuti perkembangan proyek dengan berbagai permasalahannya.
Proses monitoring dan updating selalu dilakukan untuk mendapatkan penjadwalan yang
realistis agar sesuai dengan tujuan proyek. Ada beberapa metode untuk mengelola
penjadwalan proyek. Bila terjadi penyimpangan terhadap rencana semula, maka dilakukan
evaluasi dan tindakan koreksi agar proyek tetap berada dijalur yang diinginkan.
• Pengendalian
Pengendalian dalam proyek akan mempengaruhi hasil akhir suatu proyek. Tujuan utamanya
yaitu meminimalisasi segala penyimpangan yang dapat terjadi selama berlangsungnya
proyek. Tujuan dari pengendalian proyek yaitu optimasi kinerja biaya, waktu ,mutu dan
keselamatan kerja harus memiliki kriteria sebagai tolak ukur. Kegiatan yang dilakukan dalam
proses pengendalian yaitu berupa pengawasan, pemeriksaan, koreksi yang dilakukan
selama proses implementasi.
Perencanaan Proyek
Pengertian Perencanaan Proyek
Menurut (Santosa, 2008) lingkup pekerjaan selama proses dari perencanaan dan
pengendalian proyek adalah
1. Sebelum proyek mulai. Sebuah proses rencana dipersiapkan untuk menentukan tujuan
proyek, tugas-tugas yang akan dikerjakan, jadwal dan anggaran.
2. Selama proyek. Rencana yang telah dibuat dibandingkan dengan performasi, waktu
dan biaya yang sebenarnya tejadi (actual)
3. Jika ada perbedaan antara yang direncanakan dan yang akan terjadi sebenarnya,
tindakan koreksi perlu dilakukan dan estimasi biaya dan waktu bisa diperbaharui.
Menurut (Santosa, 2008) tahap perencanaan dalam siklus hidup proyek akan meliputi
kegiatan penyiapan rencana proyek secara detail dan penentuan spesifikasi proyek secara
rinci, terdiri dari:
1. Jadwal pekerjaan
2. Anggaran dan sistem pengendalian biaya
3. Work Breakdown Structure secara rinci
Hubungan antara Planning Processes dalam PMBOK terangkum pada gambar dibawah ini:
Gambar 3. Mapping of Project Management Processes to the Group and Knowledge Areas
Schedulling is the determination of the timing and sequence of operations in the project
and their assembly to give the overall project completion time.
Dalam melaksanakan sebuah proyek penjadwalan yang matang merupakan hal yang sangat
penting untuk menghindari terjadinya kesalahan pengerjaan, tumpang tindih pekerjaan, dan
sebagainya yang dapat berdampak pada keterlambatn penyelesaian proyek. Penjadwalan
yang baik memerlukan manajemen waktu yang baik.
Langkah awal dalam proses perencanaan setelah syarat-syarat proyek terdefinisi ialah
mengembangkan Work Breakdown Structure (WBS) (kerzner, 2006) dimana WBS
merupakan sebagai pondasi proyek yang mendefinisikan pekerjaan sesuai obyektif proyek
dan menentukan susunan struktur pekerjaan hingga menjadi lengkap (PMI. Practice
Standard for Work Breakdown Structure, 2001).
WBS disusun berdasarkan dasar pembelajaran seluruh dokumen proyek yang meliputi
kontrak, gambar-gambar, dan spesifikasi. Proyek kemudian diuraikan menjadi bagian-
bagian dengan mengikuti pola struktur dan hirarki tertentu menjadi item-item pekerjaan yang
cukup terperinci.
Pada dasarnya WBS merupakan suatu daftar yang bersifat top-down secara hirarki,
menerangkan komponen-komponen yang harus dibangun dan pekerjaan yang berkaitan
dengannya.
Secara umum kriteria WBS, antara lain (Alkhalil, 2007):
Elemen mayor yang harus mengindikasikan deliverables proyek.
Level elemen yang paling bawah harus terukur membentuk jadual, anggaran dan
mengevaluasi kemajuan proyek.
Penguraian pekerjaan harus sesuai penempatan tugas tanggung jawab pekerjaan.
Penerapan kriteria WBS dapat mengidentifikasi kompleksitas pelaksanaan proyek
dikarenakan WBS dibuat harus berdasarkan standar kriteria yang disepakati
manajemen perusahaan dan secara aktual WBS diterapkan pada pelaksanaan
proyek (Kerzner, 2006), jadi apabila timbul suatu permasalahan harus segera
mengambil keputusan untuk menentukan action plan yang akan dilakukan dalam
mengatasi proses manajemen proyek mulai dari perencanaan, pelaksanaan hingga
2021 Nama Mata Kuliah dari Modul
7 Dosen Pengampu
Biro Bahan Ajar eLearning dan MKCU
http://pbael.mercubuana.ac.id/
penutupan dan tujuan proyek dapat terwujud. Action plan tersebut merupakan suatu
bentuk tindakan yang diadakan tepat dan benar. Untuk maksud ini diperlukan
kemampuan dan kecakapan menganalisis indikator secara akurat dan obyektif
(Soeharto, 1995).
Konsep terpenting dalam mendefinisikan WBS proyek adalah Deliverables yang mencakup
fokus internal dan eksternal. Fokus internal proyek menghasilkan deliverables sebagai input
terhadap langkah proyek selanjutnya, sistem individual, atau untuk organisasi perusahaan.
Fokus eksternal proyek menghasilkan output dan deliverables terhadap individu atau
organisasi diluar perusahaan, seperti kepada kostumer atau sponsor proyek. Beberapa
proyek juga menghasilkan antara fokus deliverables internal dan eksternal (PMI. Practice
Standard for Work Breakdown Structure, 2001).
Pengertian WBS berdasarkan PMBOK, WBS adalah suatu hirarki dari susunan komponen
Proyek/total lingkup proyek yang dipecah dengan mengelompokkan menjadi lebih
kecil yang menggambarkan suatu hasil serahan / deliverables proyek yang dilaksanakan
oleh tim proyek.
Salah satu proses manajemen adalah merencanakan dan aktivitas proyek langsung
mencapai tujuan program. Dalam perencanaan, WBS memiliki 15 fungsi terhadap proses
manajemen, yaitu (Mackay, 2004) :
a) Mendefinisikan lingkup proyek
b) Mengidentifikasi stakeholders, pembuat keputusan dan eskalasi prosedur
c) Mengembangkan daftar rincian tugas
d) Mengestimasi kebutuhan waktu
e) Menegembangkan inisial flow chart manajemen proyek
f) Mengevaluasi kebutuhan proyek
g) Mengidentifikasi dan mengevaluasi resiko
h) Menyiapkan contingency rencana
i) Mengidentifikasi saling ketergantungan
j) Mengidentifikasi jalur kritis milestones
k) Berpartisipasi menelaah didalam fase proyek
l) Menjaga sumberdaya yang diperlukan
m) Menangani proses pengendalian perubahan
n) Melapor status proyek
Pada definisi setiap kata Work Breakdown Structure memberikan pengertian yang jelas,
antara lain (PMI. Practice Standard for Work Breakdown Structure, 2001):
2021 Nama Mata Kuliah dari Modul
8 Dosen Pengampu
Biro Bahan Ajar eLearning dan MKCU
http://pbael.mercubuana.ac.id/
Work, secara fisik dan mental memecahkan permasalahan yang ada dengan
menghasilkan sebuah yang obyektif, yaitu aktivitas yang spesifik, tugas, fungsi atau
penempatan sebuah bagian atau fase yang meluas menghasilkan sesuatu yang
dilengkapi kemampuan usaha, kegunaan dan pelatihan.
Breakdown, memecahkan bagian kategori secara terpisah kedalam elemen
sederhana dengan bentuk rangkaian.
Structure, sesuatu susunan dalam pola yang terbatas dari suatu organisasi.
Gambar 6
WBS menyajikan pekerjaan yang ditetapkan pada project scope statement yang telah
disetujui. Beberapa komponen WBS membantu pemangku kepentingan/ stakeholder
didalam mengamati hasil serahan proyek.
Pekerjaan yang tidak termasuk di dalam WBS adalah di luar lingkup proyek.
Biasanya ditunjukkan dalam bentuk Chart/ bagan.
Jenis pada tingkatan terendah dari WBS adalah dikenal sebagai paket pekerjaan
(work package)
Suatu chart WBS merupakan tipe diagram yang nyata pada sebuah proyek dengan
pendekatan metode top-down yang ditunjukan dalam struktur proyek dan bagaimana proyek
terpecahkan penguraian menurun kebawah, yaitu (Spiller, n.d):
Summary (fase), mengatur tujuan dan obyektif proyek. Setiap fase mengatur
deliverables mayor terhadap fase seluruhan rencana proyek.
level tugas (detail), pada umumnya menghasilkan produk pekerjaan (Australian
Catholic University National, 2008).
Decomposition adalah merinci proyek deliverables ke dalam komponen lebih kecil, yang
dapat dikendalikan sampai ke pekerjaan dan deliverables ditetapkan ke tingkatan paket
pekerjaan.
Paket pekerjaan adalah tingkatan yang paling rendah dalam WBS, dan yang pokok di mana
biaya dan jadwal pekerjaan dapat diperkirakan secara realistis.
Langkah - langkah decomposition :
1. Mengidentifikasi deliverables pokok dari proyek
2021 Nama Mata Kuliah dari Modul
9 Dosen Pengampu
Biro Bahan Ajar eLearning dan MKCU
http://pbael.mercubuana.ac.id/
2. Susun dan mengorganisir WBS
3. Merinci WBS mulai tingkatan paling atas ke dalam komponen tingkat yang lebih
rendah, dengan mengambil langkah jika ada keterbatasan biaya dan waktu dapat
dikembangkan sesuai tingkatan.
4. Mengembangkan dan membuat kode identifikasi ke komponen WBS
5. Memverifikasi ketepatan dari pembagian elemen.
Dibawah ini merupakan contoh gambaran format umum (klasik) WBS berdasarkan fase
proyek mayor, timeline dan deliverables:
Pada gambar merupakan contoh fase mayor yang dibutuhkan bagi proyek yang tidak
berdasarkan dalam urutan waktu yang benar hanya menentukan potongan bagian mayor
apa atas pekerjaan yang teruraikan pada setiap bagiannya (pada kotak-kotak tersebut akan
masih teruraikan lagi kedalam aktivitas yang dibutuhkan untuk pelaksanaan pekerjaan).
Gambar tersebut berdasarkan permintaan elemen pekerjaan yang harus dilaksanakan. Hal
ini memudahkan penyusunan proyek yang sama dimana dengan pengalaman yang sama
telah diketahui bagaimana timeline lay out tersebut.
Setelah produk atau service teridentifikasi dan secara logis terstruktur dengan menghasilkan
WBS , pengaturan organisasi dapat dituangkan kedalam pemetaan pada WBS dengan
mencapai penggunaan Organisational Breakdown Structure (OBS) yang menghasilkan
sebuah Responsibility Assignment Matrix (RAM). Di bawah ini merupakan pendekatan
ilustrasi dari organisational mapping work breakdown structure (Australian Defence
Standard, 2005).
Organizational Breakdown Structure (OBS) ialah suatu dekomposisi yang memperlihatkan
elemen kerja yang telah dipetakan terhadap struktur organisasi.
Hubungan WBS dan OBS merupakan pengembangan dua struktur yang dapat dipotong
untuk menghasilkan satu tabel responsibility matrix. Setiap work package atau aktivitas
disertai dengan kode WBS dan OBS yang mengindikasikan siapa yang bertanggung jawab
atas delivery yang dipaketkan (Ciano, n.d).