DAUR HIDUP PROYEK

(PROJECT LIFE CYCLE)

Dinamika kegiatan dalam siklus proyek bervariasi
mulai dari titik awal kemudian meningkat jenis
dan intensitasnya sampai ke puncak, turun, dan
berakhir, dan semuanya ini membutuhkan
sumberdaya antara lain:
Orang – Jam (man – hour).
Dana
Material
Peralatan
 DAUR HIDUP PROYEK
Jenis kegiatan menurut siklus tersebut yaitu :
1. KONSEPTUAL
» Sasaran
» Lingkup kerja
» Kelayakan
2. PP / DEFENISI
(PP = perencanaan dan pemantapan)
» Rencana
» Anggaran
» Jadwal
» Perangkat
» Peserta
3. IMPLEMENTASI
»Mobilisasi
»Engineering
»Pengadaan
»Konstruksi
4. OPERASI
»Rencana rinci
»Pengendalian
»Kepenyeliaan
»Demobilisasi.
 TAHAP PERKEMBANGAN
1. UNIDO
(United Nation Industrial Development
Organization).
a. Tahap persiapan
v Identifikasi gagasan (analisa pendahuluan)
v Pengembangan ide menjadi konsep alternatif
v Formulasi lingkup proyek
v Evaluasi lanjut dan keputusan unit investasi.

b. Tahap Implementasi
v Penyiapan rinci desain engineering, jadwal, dan
anggaran
v Pengadaan kontrak dan pembelian
v Pengerjaan pabrikasi, konstruksi, ujicoba dan star-up
2. M R D C (Mobil Research Development Corporation).
a. Front – End
– Identifikasi ide
– Memikirkan alternatif
– Memilih alternatif dan merumuskan lingkup kerja
– Membuat perkiraan biaya dan jadwal pendahuluan.
– Menyiapkan angka anggaran biaya tahap
berikutnya.
b. Tahap 1
– Memperjelas defenisi lingkup kerja
– Menyusun anggaran proyek dan jadwal induk
– Menyiapkan dokumen tender, rancangan
kontrak,dan memilih calon pelaksana (kontraktor)
 c. Tahap 2
– Membuat desain engineering terinci
– Melakukan pembelian atau kontrak material
dan jasa
– Manufaktur peralatan dan konstruksi
– Melakukan inspeksi uji coba, dan star-up
3. TAHAP SIKLUS PROYEK
a. Tahap Konseptual
– Perumusan gagasan, penetapan sasaran
– Kerangka acuan dan memformulasikan
lingkup kerja
– Studi kelayakan
– Indikasi dimensi lingkup proyek
– Indikasi biaya dan jadwal.
b. Tahap PP / Defenisi
– Pendalaman berbagai aspek persoalan.
– Desain engineering dan pengembanangan
– Pembuatan jadwal induk dan anggaran,
menentukan kelanjutan investasi
– Penyusunan strategi penyelenggaraan dan
rencana pemakaian sumber daya
– Pembelian dini.
– Penyiapan perangkat dan pekerja.
c. Tahap Implementasi
– Desain engineering rinci,
– Pembuatan spesifikasi dan kriteria.
– Pembelian peralatan dan material (pengadaan)
– Pabrikasi dan konstruksi
– Inspeksi mutu
– Uji coba kemampuan
– Star-up, demobilisasi,dan laporan penutupan
proyek.
d. Tahap Operasi atau Utilisasi
– Operasi rutin
– Pengamatan prestasi.
 Perencanaan Proyek
(Pendefinisian Pekerjaan)

Perencanaan Proyek
 Pendahuluan
• Hal penting dalam manajemen proyek
adalah
– Ketepatan memilih bentuk organisasi (tim)
– Memilih manajer proyek yang tepat
– Aktifitas integrasi dan koordinasi yang baik
• Diluar hal tsb diperlukan :
– Apa yang akan dikerjakan?
– Bagaimana pengendaliannya?
 Lingkup pekerjaan
• Perencanaan dan pengendalian :
– Sebelum proyek dimulai
– Selama proyek berlangsung
– Koreksi pada saat terjadi perbedaan antara
rencana dan pelaksanaan
• Ditujukan untuk mengurangi
ketidakpastian tentang apa yang akan
dihasilkan dari pengerjaan proyek
 Tahap Perencanaan Proyek
Aktifitas ini dikerjakan setelah proyek ditanda tangani
 Penentuan tujuan proyek dan
kebutuhan‐ kebutuhannya.
Dalam hal ini perlu ditentukan hasil akhir proyek,
waktu, biaya dan performansi yang ditargetkan.
 Pekerjaan‐ pekerjaan apa saja yang diperlukan untuk
mencapai tujuan proyek harus diuraikan dan didaftar.
 Organisasi proyek dirancang untuk menentukan
departemen‐ departemen yang ada, subkontraktor
yang
diperlukan dan manajer manajer yang
bertanggungjawab terhadap aktivitas pekerjaan yang
ada.
 Jadwal untuk setiap aktivitas pekerjaan dibuat yang
memperlihatkan waktu tiap aktivitas, batas selesai dan
milestone.
 Sebuah rencana anggaran dan sumberdaya yang
dibutuhkan.Rencana ini akan memberikan informasi
mengenai jumlah sumberdaya dan waktu untuk setiap
aktivitas pekerjaan.
 Ramalan mengenai waktu, biaya dan performansi
penyelesaian proyek.
 Rencana Induk Proyek
Tujuan pembuatan rencana adalah :
 untuk memberikan petunjuk kepada manajer dan tim
proyek selama siklus hidup proyek;
 untuk memberitahukan mengenai sumberdaya apa
yang
diperlukan, kapan dan berapa besar biaya yang
dikeluarkan, dan
 memungkinkan mereka mengukur kemajuan yang
telah
dibuat dan keterlambatan yang terjadi, selanjutnya apa
yang perlu dilakukan untuk mengejar ketertinggalan
itu.
 Isi Rencana Proyek (RIP)
• Terdapat kemiripan dengan proposal
proyek, harus lebih detail dan luas,
ditujukan untuk kepentingan anggota tim
proyek (internal).
– Deskripsi proyek
– Manajemen dan Organisasi
– Bagian teknis
– Alat‐ alat perencanaan
 Deskripsi Proyek
• Deskripsi singkat mengenai asal‐ usul
dan latar belakang lahirnya proyek.
Termasuk disini penjelasan singkat
tentang proyek, tujuan, kebutuhan,
kendala, masalah yang ada (dan
bagaimana akan diatasi), jadwal induk
yang memperlihatkan kejadian dan
milestone yang ada.
 Manajemen dan Organisasi
Ringkasan mengenai organisasi dan personel yang
dibutuhkan. Isinya meliputi :
Manajemen proyek dan organisasi. Detail mengenai
bagaimana proyek akan dikelola dan identifikasi
mengenai personel kunci dan hubungan kewenangan
yang ada.
Kebutuhan orang. Estimasi kebutuhan orang berikut
ketrampilan, kepakaran dan cara penempatan serta
rekruitingnya.
Training dan pengembangan. Ringkasan mengenai
pengembangan eksekutif dan training personel yang
perlu diberikan untuk mendukung proyek.
 Bagian Teknis
Ringkasan mengenai aktivitas utama proyek, waktu dan biaya.
Termasuk dalam bagian ini adalah:
 Rincian pekerjaan (statement of work). Pekerjaan yang ada
diuraikan.
 Jadwal proyek. Jadwal proyek berhubungan dengan kejadian,
termasuk Milestone, jaringan kerja proyek, diagram CPM/
PERT.
 Anggaran dan dukungan keuangan. Estimasi mengenai
pengeluaran, kapan waktunya, untuk biaya tenaga kerja,
bahan dan fasilitas.
 Testing. Daftar semua yang perlu diuji, termasuk prosedur,
waktu dan orang yang bertanggungjawab.
 Dokumentasi. Dokumen‐ dokumen yang akan dihasilkan dan
bagaimana dokumen ini akan diorganisasikan dan disimpan.
 Implementasi. Bahasan dan petunjuk
mengenai bagaimana pelanggan
menjalankan hasil proyek.
 Rencana peninjauan pekerjaan. Prosedur
mengenai peninjauan pekerjaan secara
periodik, catatan apa yang perlu ditinjau,
kapan, oleh siapa dan menurut standar apa.
 Justifikasi ekonomi. Ringkasan alternatif yang
mungkin dalam mencapai tujuan proyek
memperlihatkan tradeoff antara biaya dan
jadwal.
 Alat‐ alat Perencanaan
 Banyak metoda yang digunakan dalam perencanaan
antara lain:
 Work breakdown structure (WBS) ‐ untuk menentukan
pekerjaan pekerjaan yang ada dalam proyek.
 Matriks tanggungjawab ‐ untuk menentukan organisasi
proyek, orang‐ orang kunci dan tanggungjawabnya.
 Gantt charts ‐ digunakan untuk menunjukkan jadwal induk
proyek, dan jadwal pekerjaan secara detail.
 Jaringan kerja (network) ‐ untuk memperlihatkan urutan
pekerjaan, kapan dimulai, kapan selesai, kapan proyek
secara keseluruhan selesai.
 Estimasi
• Salah satu hal penting dalam pembuatan rencana induk perencanaan
proyek adalah estimasi dan penganggaran. Penting karena jika estimasi
biaya dilakukan dengan dengan kurang hati-hati sehingga menghasilkan
perkiraan biaya yang terlalu tinggi, maka akan berakibat perusahaan akan
kalah bersaing dengan perusahaan lain yang menawarkan harga lebih
rendah dengan kualitas yang sepadan. Sebaliknya bila estimasi biaya yang
dilakukan ternyata terlalu rendah, maka meski menang dalam tender
namun dalam pelaksanaannya dapat mengalami kesulitan pendanaan yang
dapat berujung pada tidak selesainya proyek dan kehilangan kepercayaan
dari mereka yang memberi proyek. Begitupun juga penentuan estimasi
waktu pengerjaan proyek.

• Pilihan dalam estimasi :

– Menunda estimasi sampai akhir proyek
– Mendasarkan pada proyek yg mirip
– Menggunakan teknik dekomposisi
– Model empiris
 Pendefinisian Pekerjaan
• Utk proyek dalam skala besar diperlukan
metode
untuk menentukan elemen‐ elemen
proyek dalam bagian yang lebih detail.
• Dapat diketahui keterkaian antar aktifitas,
urutan waktu dan personilnya.
• Work Breakdown Structure (WBS)
 WBS
Manfaat dari WBS :
• Dalam tahap analisis WBS dapat
digunakan untuk memastikan akurasi dan
kelengkapan dari semua personil proyek
• Dijadikan sebagai dasar penganggaran
dan penjadwalan
• Sebagai alat kontrol pelaksanaan proyek
 Organizational Breakdown
Structure (OBS)
 OBS adalah proses hierarkis yang
melukiskan bagaimana perusahaan dikelola
sebagai suatu organisasi untuk menentukan
tanggung jawab kerja.
 Tujuan OBS adalah:
 Menyediakan suatu kerangka untuk meringkas
kerja unit organisasi,
 Mengidentifikasi unit organisasi yang bertanggung
jawab untuk paket kerja,
 dan mengikat unit organisasi kepada akun
pengendalian biaya.
 Responsibility Assignment
Matrix (RAM)
• RAM merupakan matrik yang
menggambarkan hubungan antara WBS
dan OBS.
• Dalam RAM setiap unit organisasi dalam
OBS ditugaskan kepada tiap aktivitas
yang terdapat dalam WBS.
Responsibility Assignment
Matrix (RAM)
RAM yang Menunjukkan Peran
Stakeholder