Manajemen Proyek

TERMINASI PROYEK
(Pengakhiran Proyek)

Eko Ruddy Cahyadi

Proyek dapat dikatakan berakhir
(terminated) ketika:

• Substansi pekerjaan proyek telah selesai atau

melambat menuju titik dimana kemajuan proyek tidak
mungkin lebih lama lagi
• Proyek tertunda secara tidak definitif (tidak jelas hingga
kapan)
• Sumberdaya telah didistribusikan pada proyek-proyek
lainnya
 Variasi Terminasi Proyek
(4 cara berbeda dalam mengkahiri proyek)

• Extinction (Penghentian)
• Addition (Penambahan)
• Integration (Pengintegrasian)
• Starvation (“mati kelaparan”)
 Extinction
Proyek dihentikan dapat karena:
• Proyek berhasil dan mencapai tujuannya (Ex:
produk dapat dikembangkan dan diserahkan ke
klien atau software dapat diinstal dan running)
• Proyek tidak berhasil atau diganti (Ex: produk obat
baru gagal dalam uji kemanjuran, ditemukan
alternatif yang lebih baik/ layak, memakan biaya
dan waktu yang terlalu besar untuk memperoleh
kinerja yang diinginkan). Perubahan eksternal
dapat menghentikan proyek (kasus meledaknya
challanger menghentikan sejumlah proyek luar
angkasa)
• Kasus khusus dari extinction adalah “termination
by murder”
 Addition
• Jika proyek sukses besar, kemungkinan akan
diakhiri dengan melembagakannya sebagai
bagian resmi dari organisasi induk
• Transisi proyek “termination by addition” berbeda
menyolok dengan “termination by extinction.”
Personil, properti, dan peralatan proyek sering
ditransfer dari proyek yang telah berakhir ke divisi
yang baru dibentuk.
• Metamorfosis dari proyek ke departemen, ke
divisi mendorong subsidi perusahaan berupa
anggaran dan praktik administratif yang sesuai
dengan SOP perusahaan induk
 Integration
• Properti, peralatan, material, personil, dan fungsi
dari proyek didistribusikan diantara elemen-
elemen organisasi induk. Output proyek menjadi
bagian standar dari sistem operasi perusahaan
induk atau klien.
• Berikut ini daftar aspek penting transisi proyek ke
operasi yang terintegrasi:
– Personil
– Manufacturing
– Accounting/ finance
– Engineering
– Sistem informasi
– Marketing
– Purchasing, distribusi
– Identifikasi dan manajemen risiko
 Starvation
• Starvation sebenarnya bukan terminasi
(pengakhiran) secara keseluruhan
• Proyek tersendat karena penurunan
budget.
• Dalam periode tertentu terdapat resesi
bisnis yang menyebabkan pemotongan
budget
Critical Success
Factor for
Project
implementation
(Pinto and slevin, 1987) • Project mission
• Top management support
• Project schedule/ plan
• Client consultation
• Personnel
• Technical Tasks
• Client acceptance
• Monitoring and feedback
• Communication
• Trouble shooting
 Proses terminasi
• Proses keputusan
– Model yang mendasarkan keputusan
pada tingkat kualifikasi proyek terhadap
faktor-faktor yang diasosiasikan dengan
keberhasilan atau kegagalan
– Model yang mendasarkan keputusan
pada terpenuhinya tujuan dan sasaran
proyek
 Proses Implementasi

Penutupan Proyek

Site (Engineering Finansial dan Pengadaan Organisasi dan

dan konstruksi) akuntansi personalia

Audit Penyelesaian
Manual operasi Demobilisasi
klaim
dan pemeliharaan Receivable
Garansi Penilaian prestasi
Laporan Laporan keuangan
penutupan Penyediaan suku Penugasan
Catatan aset cadang personil
Gambar desain (reassignment)
Dokumen proyek
Serah terima hasil
proyek
 Penyerahan Instalasi Hasil
Proyek
• Penyerahan bertahap
– Kontraktor bertanggung jawab sampai
pembangunan fisik instalasi selesai
– Pemilik melaksanakan start up dan operasi
instalasi yang baru selesai dibangun, termasuk
uji kinerja
• Penyerahan langsung
– Kontraktor juga bertanggung jawab terhadap
start up pra operasi berupa uji kinerja.
– Penanggung jawab tunggal pada kontraktor
Tugas primer manajer dalam terminasi:

• Memastikan kelengkapan pekerjaan, termasuk kinerja

subkontraktor
• Memberitahukan klien tentang kelengkapan proyek dan
memastikan bahwa deliveri (instalasi) sempurna.
• Memastikan dokumen lengkap
• Menyiapkan tagihan akhir yang jelas untuk klien
• Redistribusi personil, material, perlengkapan, dan
sumberdaya pada tempat yang sesuai.
• Menentukan rekaman (manual, laporan, dan kertas kerja
lainnya) yang harus dipelihara
• Memastikan setiap produk mendukung persyaratan,
memutuskan bagaimana dukungan diberikan dan
tanggung jawab tugas
• Mengawasi penutupan buku proyek
 Laporan Final
• Laporan ini memuat sejarah proyek dengan
penekanan pada aspek teknis dan manajemennya,
menjelaskan apa yang telah dicapai, dan
membandingkan dengan sasaran dan perencanaan
yang ditetapkan semula.
• Bertujuan memberikan keterangan dan bahan
pemikiran untuk dikaji bagi proyek yang akan datang.
Minimal harus memuat:
– Masukan kepada pimpinan perusahaan tentang aspek
pengelolaan proyek
– Umpan balik bagi bidang teknik dan lainnya tentang
peranan kinerja mereka dalam proyek
– Hal-hal lain yang bersifat khusus, seperti kondisi lokasi,
tenaga kerja, transportasi, dll
– Kesulitan dan hambatan yang dialami selama siklus proyek
Materi dalam Laporan Final

• Kinerja proyek
• Kinerja administratif
• Struktur organisasi
• Tim proyek dan administratif
• Teknik manajemen proyek