MAKALAH

MANAJEMEN PROYEK
“Manajemen Pengadaan”

DOSEN :
Ir, Hamma, M.T.

DISUSUN OLEH :
Nur Halizha Eril (421 21 227)
Febriani Iin Gonggo’ (421 21 225)
KELAS : 4C RPL

PROGRAM STUDI D4 TEKNIK LISTRIK

JURUSAN TEKNIK ELEKTRO
POLITEKNIK NEGERI UJUNG PANDANG
MAKASSAR
TAHUN 2022

i
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kam panjatkan atas kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah

memberikan rahmat dan hidayah-Nya sehingga penyusun dapat menyelesaikan

makalah ini tanpa ada halangan yang berarti sesuai dengan waktu yang telah

ditentukan.

Makalah ini disusun dalam rangka memenuhi tugas mata kuliah Manajemen

Proyek. Semoga makalah ini bisa bermanfaat bagi para pembaca dan bisa menjadi

pemacu semangat belajar.

Demikian kiranya makalah ini kami buat, makalah ini masih jauh dari

kesempurnaan, maka dari itu kami mohon maaf apabila dalam penyusunan

makalah ini masih terdapat banyak kesalahan. Untuk itu saran dan koreksi sangat

kami harapkan, dan atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih.

Makassar, 20 Mei 2022

Penyusun

ii
 DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR.............................................................................
DAFTAR ISI ..........................................................................................
BAB 1 PENDAHULUAN .....................................................................
1.1 Latar Belakang .................................................................................
1.2 Rumusan Masalah ............................................................................
1.3 Tujuan Makalah ................................................................................
BAB II PEMBAHASAN .......................................................................
2.1 Definisi Manajemen Pengadaan........................................................
2.2 Tujuan Manajemen Pengadaan.........................................................
2.3 Tahapan/Proses Dalam Manajemen Proyek Pengadaan
2.4 Alat Dan Teknik Perencanaan Belanja Dan Pengadaan Dalam Manajemen
Proyek Pengadaan
BAB III PENUTUP
3.1 Kesimpulan
3.2 Saran

iii
 BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Manajemen proyek merupakan suatu tata cara mengorganisir dan mengelola
sumber penghasilan yang penting untuk menyelesaikan proyek dari awal sampai
selesainya proyek tersebut. Manajemen proyek dapat diterapkan pada jenis proyek
apapun, dan dipakai secara luas untuk dalam menyelesaikan proyek yang besar
dan kompleks.Fokus utama manajemen proyek adalah pencapaian semua tujuan
akhir dengan segala batasan yang adam waktu dan dana yang tersedia.  
Manajemen pengadaan adalah salah satu komponen utama dalam supply
chain management. Tugas dari manajemen pengadaan adalah menyediakan
barang atau jasa yang dibutuhkan untuk melakukan kegiatan produksi atau
kegiatan lainnya. Pada perusahaan manufaktur, hal yang harus dipersiapkan oleh
bagian pengadaan adalah bahan baku kebutuhan produksi, mesin/ peralatan jangka
panjang dan MRO (Maintenance, Repair, Operating supplies). Secara tradisional
kegiatan pengadaan dianggap hanya sebagai kegiatan administrasi dan manager
pengadaan tidak terlibat dalam keputusan strategis perusahaan, namun di tahun
1980-an pandangan tersebut mulai bergeser bahwa kegiatan pengadaan adalah
kegiatan strategis bukan hanya kegiatan administrasi karena perusahaan mulai
sadar bahwa efisiensi dan value creation tidak hanya diterapkan pada bagian
produksi namun juga di bagian lain dan salah satunya adalah bagian pengadaan.
Pada banyak perusahaan manufaktur ongkos yang dikeluarkan untuk membeli
bahan baku melebihi ongkos yang dikeluarkan dalam proses pemberian nilai
tambah selama proses produksi, hal ini menunjukan bahwa efisiensi di bagian
pengadaan dapat memberikan kontribusi berarti untuk revenue perusahaan
(Pujawan, 2017).
Banyak hal yang harus diperhatikan oleh seorang manajer proyek dalam
melakukan perencanaan adalah menghitung, baik secara kualitatif maupun
kuantitatif, resiko yang akan terjadi dalam proses pengerjaan dan juga proses
memperoleh barang atau jasa yang dibutuhkan dalam sebuah proyek. Merujuk
pada tugas yang diberikan tentang manajemen proyek pengadaan. Makalah ini

iv
akan membahas tentang pengertian, tujuan, tahapan/proses, alat dan teknik dalam
perencanaan belanja dan pengadaan.
1.2 Rumusan Masalah
1. Apa yang dimaksud dengan manajemen proyek pengadaan?
2. Apa saja tujuan dalam manajemen proyek pengadaan?
3. Bagaimana tahapan/proses manajemen proyek pengadaan?
4. Bagaimana alat dan teknik perencanaan belanja dan pengadaan dalam
manajemen proyek pengadaan?.
1.3 Tujuan
Berdasarkan latar belakang diatas dapat diambil tujuan pembuatan makalah
sebagai berikut. Agar pembaca tahu tentang pentingnya manajemen proyek
pengadaan dalam ruang lingkup proyek. Khususnya tentang:
1. Definisi manajemen pengadaan.
2. Tujuan manajemen pengadaan.
3. Tahapan/proses dalam manajemen pengadaan.
4. Alat dan teknik perencanaan belanja dan pengadaan dalam manajemen
pengadaan.

v
 BAB II
PEMBAHASAN
2.1 Definisi Manajemen Pengadaan
Menurut Pujawan (2005, hal 138) Manajemen pengadaan adalah salah satu
komponen utama supply chain management, banyak ahli yang mulai
menganggap bahwa kegiatan pengadaan adalah kegiatan strategis, karena di
beberapa perusahaan manufaktur ongkos – ongkos bahan baku melebihi nilai
tambah yang diberikan selama proses produksi, ini memberikan signal yang
sangat kuat bahwa efisiensi di bagian pengadaan bisa memberikan kontribusi
yang cukup berarti bagi peningkatan keuntungan (profit) sebuah perusahaan.
Sedangkan menurut Supriyanto dan Masruchah (2000), Departemen
Purchasing sebagai bagian penting dalam organisasi perusahaan memainkan
peran penting dalam sejumlah besar aktifitas pengadaan material untuk
memenuhi kebutuhan proses produksi.
2.2 Tujuan Pengadaan
Tujuan Bagian Pengadaan yaitu menyediakan barang maupun jasa dengan
harga yang murah, berkualitas, dan terkirim tepat waktu, tugas-tugas bagian
pengadaan tidak terbatas hanya pada kegiatan rutin pembelian. Secara strategis
dapat menciptakan keunggulan dari segi ongkos (dengan mendapatkan sumber-
sumber bahan baku, komponen, dll dengan harga yang murah). Bagian pengadaan
juga berperan mendapatkan sumber-sumber bahan baku dan komponen yang
berkualitas dan/atau menjadi jembatan dalam membina supplier-supplier yang ada
dengan berbagai program peningkatan kualitas. Bagian pengadaan juga dituntut
untuk bisa menciptakan keunggulan dari segi waktu. Untuk mendukung
keunggulan dari segi waktu, bagian pengadaan tentunya bisa memilih supplier
yang memiliki kemampuan untuk mengirim barang dalam waktu yang lebih
pendek tanpa harus mengorbankan kualitas dan meningkatkan harga.
Tugas dari manajemen pengadaan adalah menyediakan input, berupa barang
maupun jasa, yang dibutuhkan dalam kegiatan produksi maupun kegiatan lain
dalam perusahaan. Selain itu bagian pengadaan biasanya bertugas menyediakan
jasa seperti jasa transportasi dan pergudangan, jasa konsultasi, dan sebagainya.

vi
A Merancang hubungan yang tepat dengan supplier.
Hubungan dengan supplier bisa bersifat kemitraan jangka panjang maupun
hubungan transaksional jangka pendek. Baik berupa model hubungan,
relationship, berapa jumlah supplier.
B Memilih Supplier.
Kegiatan memilih supplier bisa memakan waktu dan sumber daya yang tidak
sedikit apabila supplier yang dimaksud adalah supplier kunci. Kesulitan akan
lebih tinggi kalau supplier-supplier yang akan dipilih berada di mancanegara
(global suppliers). Supplier-supplier kunci yang berpotensi untuk menjalin
hubungan jangka panjang, proses pemilihan ini bisa melibatkan evaluasi awal,
mengundang mereka untuk presentasi, kunjungan lapangan (site visit) dan
sebagainya. Pemilihan supplier-supplier kunci harus sejalan dengan strategi
supply chain.
C Memilih dan mengimplentasikan teknologi yang cocok.
Kegiatan pengadaan selalu membutuhkan bantuan teknologi. Teknologi yang
lebih tradisional dan lumrah digunakan adalah telepon dan fax. Saat ini banyak
perusahaan yang menggunakan electronic procurement (e- procurement) yakni
aplikasi internet untuk kegiatan pengadaan.
D Memelihara data item yang dibutuhkan dan data supplier.
Bagian pengadaan harus memiliki data lengkap tentang item-item yang
dibutuhkan maupun data tentang supplier-supplier mereka. Beberapa data supplier
yang penting untuk dimiliki adalah nama dan alamat masing-masing supplier,
item apa yang mereka pasok, harga per unit, lead time pengiriman, kinerja masa
lalu, serta kualifikasi supplier termasuk juga kualifikasi seperti ISO.
E Melakukan proses pembelian.
Proses pembelian bisa dilakukan dengan beberapa cara, misalnya pembelian
rutin dan pembelian dengan melalui tender atau lelang, (auction). Pembelian rutin
dan pembelian dengan tender melewati prosesproses yang berbeda.
F Mengevaluasi kinerja supplier.
Hasil penilaian ini digunakan sebagai masukan bagi supplier untuk
meningkatkan kinerja mereka. Kriteria yang digunakan untuk menilai

vii
supplier seharusnya mencerminkan strategi supply chain dan jenis barang yang

dibeli.

2.3 TAHAPAN/PROSES DALAM MANAJEMEN PROYEK PENGADAAN

A PROSES PENGADAAN BARANG DAN JASA PROYEK
Pengadaan barang/jasa wajib menerapkan prinsip-prinsip seperti: efisien,
efektif, terbuka dan bersaing, transparan, adil tidak diskriminatif dan akuntabel.
Memahami kebijakan umum, para pihak harus mematuhi etika dan mentaati
Metode Pengadaan Barang/Jasa Pemborongan/Jasa Lainnya seperti berikut :
1. Pelelangan/seleksi umum
Diumumkan secara luas, Untuk menciptakan persaingan sehat, Semua
prinsipnya harus dilelang
2. Pelelangan/seleksi terbatas
Lelang sulit dilaksanaan karena penyedia yang mampu mengerjakan diyakini
terbatas, Diumumkan secara luas dengan mencantumkan penyedia barang/jasa
yang diyakini mampu melaksanakan pekerjaan
Kriteria Pelelangan terbatas :
Penyedia yang mampu mengerjakan diyakini terbatas, Pekerjaan kompleks
3. Pelelangan langsung
Lelang sulit dilaksanaan/tidak akan mencapai sasaran. Membandingkan
penawaran dari beberapa penyedia yang memenuhi syarat dilakukan negosiasi
teknis dan harga secara bersaing.
Kriteria Pelelangan Langsung :
Pekerjaan dengan nilai < 100 juta rupiah.
4. Penunjukan langsung
Tunjuk langsung ke 1 penyedia barang/jasa, Dilakukan nogosiasi teknis dan harga
Kriteria Penunjukan Langsung :
a. Keadaan Tertentu
Darurat yang tidak bisa ditunda, Pekerjaan Rahasia seijin Presiden, Pekerjaa
dengan nilai < 50 juta rupiah
b. Keadaan Khusus

8
Tarif resmi Pemerintah, Pekerjaan spesifik (penyedia tunggal, pabrikan dan
pemegang hak paten) , Pekerjaa kompleks, penyedia yang mampu mengerjakan
hanya satu, Merupakan hasil produksi usaha kecil yang mempunyai pasar dan
harga yang stabil.
B TAHAPAN DALAM PENGADAAN BARANG/JASA PROYEK
Perencanaan pembelanjaan dan pengadaan, yaitu proses menetapkan apa saja
yang perlu disediakan, kapan harus dilakukan dan bagaimana proses
pengadaannya. Dalam perencanaan ini harus diputuskan apa yang harus diambil
dari luar, tipe kontrak dan menggambarkan kerja yang harus dilakukan oleh
distributor kelak.
Perencanaan kontrak kerja sama, yaitu mendokumentasi permintaan produk
dan mengidentifikasi sumber-sumber potensial, mendokumentasikan

pengadaan dalam bentuk Request for Proposal (RFP), mengembangkan

kriteria evaluasi dan SOW (Statement of work).

Gambar 2.1 Request for proposal (RFP)

A) Output/ keluaran dari rencana mengikat dengan kontrak

9
1. Dokumen Pengadaan
a. Jenis Dokumen Pengadaan
- Dokumen Pengadaan Barang/Jasa Pemborongan/Jasa Lainnya.
- Dokumen Pemilihan Penyedia Jasa.
- Dokumen Pasca/Prakualifikasi
b. Dokumen Pengadaan Konsultansi
- Dokumen Pemilihan Penyedia Jasa
- Dokumen Prakualifikasi
2. Informasi yang diperlukan dalam penyusunan Dokumen
a. Peraturan perundang-undangan yang diterapkan
b. Jenis Kontrak
c. Sumber Dana
d. Metode Pengadaan
e. Nilai Kontrak
f. Standar-standar Nasional Indonesia dll.
3. Ketentuan Pokok
a. Dokumen Pengadaan disiapkan oleh Panitia/pejabat pengadaan dan
disyahkan Pengguna barang/jasa.
b. Isi harus lengkap dan jelas, serta tidak menimbulkan penafsiran jamak
(multi tafsir)
c. Perubahan (adendum) dokumen diperkenankan sepanjang tidak
bertentangan dengan ketentuan perundang-undangan yang berlaku.
4. Isi Dokumen Pemilihan Penyedia Jasa
Format isian dokumen disesuaikan dengan kebutuhan, dapat dituangkan
dalam bentuk Bab-bab atau Pasal-pasal
a. Pengumuman :
Pengumuman memuat: Lingkup Pekerjaan, Persyaratan peserta, waktu dan
tempat pengambilan dan pemasukan dokumen, serta penanggung jawab
kegiatan pengadaan.
b. Undangan kepada penyedia barang/jasa :
Tempat, tanggal, hari, dan waktu untuk memperoleh dokumen dan keterangan

10
lainya, Tempat, hari, tanggal, dan waktu pemberian penjelasan;
Tempat, hari, tanggal, dan waktu penyampaian dokumen penawaran;
Alamat tujuan pengiriman dokumen penawaran; Jadwal pelaksanaan
pengadaan sampai dengan penunukan pemenang.
c. Instruksi kepada peserta pengadaan
1) Instruksi umum : Lingkup Pekerjaan, Sumber Dana, Persyaratan dan
Kualifikasi penyedia barang/jasa, Jumlah dokumen penawaran, Peninjauan
Lokasi (kalau diperlukan)
2) Uraian Dokumen : Isi dokumen, Penjelasan isi dokumen, Perubahan isi
dokumen (batas akhir waktu adendum, pernyataan bahwa dokumen
addendum bagian dari dokumen pemilihan penyedia , serta kewajiban
menyampaikan dokumen adendum)
3) Penyiapan penawaran : Persyaratan bahasa yng digunakan, Penulisan harga
penawaran (penawaran untuk seluruh pekerjaan, kewajiban untuk mengisi harga
satuan, perlakuan terhadap harga yang dicantumkan nol, mata uang penawaran dan cara
pembayaran, masa berlaku penawaran, surat jaminan penawaran, serta bentuk
penawaran alternatif), Ketentuan Surat Jaminan Penawaran : Nilai jaminan ditentukan
secara nominal antara 1% s.d 3% dari HPS;
d. Bentuk penawaran:
Dokumen penawaran terdiri dari: 1 (satu) asli dan beberapa copy Dimana setiap
halaman/ dikoreksi atas kesalahan harus diparaf oleh orang yang sama dengan
yang menandatangani surat penawaran.
Surat penawaran ditandatangani oleh Direktur Utama/penerima kuasa yang
namanya tercantum dalam akte pendirian atau perubahannya/kepala cabang/wakil
dari konsursium utama.
e. Pemasukan Penawaran :
Tatacara penyegelan dan penyampulan, Penandaan sampul ”asli”, ”copy”, ”data
administrasi dan teknis”, ”data harga penawaran”, Batas akhir pemasukan,
memuat tanggal, hari dan waktu pemasukan terakhir, Perlakuan terhadap
penawaran yang terlambat, Larangan post bidding.
f.Pembukaan Penawaran dan Evaluasi

11
 Prosedur pembukaan penawaran termasuk pembuatan berita acara, Kerahasiaan
proses, Klarifikasi dokumen penawaran, Pemeriksaan kelengkapan dokumen
penawaran, Koreksi aritmatik, Konversi kedalam mata uang tunggal, Sistem
evaluasi penawaran: kriteria, formulasi, dan tatacara evaluasi, serta penilaian
preferensi harga.
g. Penetapan pemenang pengadaan
Kriteria pemenang, Wewenang pengguna barang/jasa untuk menerima dan
menolak penawaran, Pengumuman pemenang, Syarat penandatanganan kontrak,
Surat jaminan pelaksanaan
h. Syarat-syarat kontrak
i.Data kontrak
j.Spesifikasi teknik
k. Daftar kuantitas dan harga
Dapat juga dilihat pada: Standar Pelelangan Nasional dan Pedoman Pengadaan
Jasa Konstruksi dan Konsultansi. (Pedoman Evaluasi Penawaran Jasa
Pemborongan, Konsultansi, Pemasok Barang dan Jasa Lainnya hal 175).
Pernyataan Kontrak Pekerjaan (Di Perbaharui) diantara satu atau lebih pernyataan
kontrak pekerjaan bisa teridentifikasi sepanjang dokumen pengadaan
dikembangkan. Pernyataan kontrak pekerjaan dapat diperbaharui berdasarkan
adanya perubahan yang mendapaatkan persetujuan.
B) Penetapan pemenang lelang
Sebelumnya melalui permintaan penawaran yang prosesnya sebagai berikut :
Proses untuk mendapatkan respon atas permintaan penawaran kepada penyedia
barang/jasa, seperti penawaran tender, proposal dari calon peserta lelang yang
berisi bagaimana persyaratan proyek dapat terpenuhi. Proses untuk mendapatkan
respon atas permintaan penawaran kepada penyedia barang/jasa, seperti
penawaran tender, proposal dari calon peserta lelang yang berisi bagaimana
persyaratan proyek dapat terpenuhi.
3. Permintaan respon dari distributor, yaitu proses melakukan permintaan
terhadap kebutuhan-kebutuhan yang diperlukan dalam pelaksanaan proyek.
Beberapa instansi sebagai bagian dari aset organisasi/instansi, memelihara daftar

12
atau file informasi tentang kemampuan Penyedia Barang/Jasa sebelumnya, yang
disebut calon peserta tender, dimana bisa mengajukan untuk mengikuti tender,
mengajukan proposal, mengajukan penawaran pekerjaan. Daftar ini pada
umumnya memiliki informasi yang terkait dengan pengalaman yang lalu dan
calon penyedia jasa memiliki karakter khusus. Daftar penyedia jasa ini biasanya
yang sudah terpilih dengan cara prakualifikasi.
A. Teknik dan cara untuk permintaan penawaran Penyedia barang/jasa
1. Rapat Penjelasan
Sebelum tender/lelang dan proposal/penawaran diajukan, maka perlu diadakan
Aanwijzing (contractor conferences, vendor conferences, and pre- Bid
conferences) untuk menyiapkan calon penyedia barang/jasa dalam memenuhi
persyaratan tender. Peserta rapat penjelasan adalah mereka yang telah dinyatakan
lulus prakualifikasi dan (telah masuk kedalam daftar pendek pengguna
barang/jasa).

Prosedur didalam rapat penjelasan mengikat sepanjang sesuai dengan persyaratan

pelelangan/tender : Penjelasan Lelang (Aanwijzing) adalah penjelasan lelang
dilakukan ditempat dan pada waktu yang ditentukan, dihadiri oleh para penyedia
barang/jasa yang terdaftar dalam daftar peserta lelang, Ketidak hadiran penyedia
barang/jasa pada saat penjelasan lelang tidak dapat dijadikan dasar untuk
menolak/menggugurkan penawaran, Pada acara penjelasan lelang, harus
dijelaskan kepada peserta lelang mengenai: Metode penyelenggaraan,
penyampaian penawaran, acara pembukaan, metode evaluasi, hal hal yang
menggugurkan penawaran, besaran, masa berlaku dan penjaminan, Menjelaskan
pasal demi pasal dokumen lelang.
2. Iklan/Pengumuman Lelang
Daftar calon penyedia barang/jasa sering mendapatkan informasi secara luas
dengan pemasangan iklan di media masa seperti surat kabar bertaraf nasional
termasuk keterbukaan yang dijelaskan pada Keppres 80. Pengumuman/iklan
terkait dengan pengadaan diumumkan secara luas melalui media termasuk dengan
e procurement.
3. Pengembangan Daftar Penyedia Barang/Jasa Mampu

13
Daftar Rekanan Mampu dapat dikembangkan dari aset institusi yang sudah ada.
Meskipun daftar sudah tersedia, tim proyek juga mengembangkan dari sumber
sendiri. Informasi ini secara umum tersedia di Web Site, directory, lokal asosiasi,
katalog. Informasi rinci dapat diperoleh dengan datang langsung disumbernya
atau kontak dengan pelanggan yang lalu.
B. Output/ keluaran dari permintaan penawaran penyedia barang/jasa
1. Daftar Penyedia Barang/Jasa Mampu
Daftar Rekanan Mampu/dinyatakan lulus dalam pra-kualifikasi adalah mereka
yang akan diminta untuk mengikuti tender atau mengajukan penawaran/proposal.
2. Dokumen Paket Pengadaan
Dokumen paket pengadaan adalah permintaan formal yang disiapkan oleh
pengguna jasa/pembeli untuk dikirim kepada penyedia barang/ jasa dan berbasis
pada kesiapan penyedia barang/jasa dalam memenuhi persyaratan tender untuk
produk, jasa atau hasil yang digambarkan dan dijelaskan dalam dokumen
pengadaan. Pemaketan Pekerjaan :
a. Dalam penentuan paket pengadaan, pengguna barang/jasa bersama panitia,
wajib memaksimalkan pengguna produksidalam negeri dan perluaan kesempatan
bagi usaha kecil termasuk koperasi kecil, tanpa mengabaikan prinsip efesiensi,
kesatuan sistem barang/jasa.
b. Mengumumkan secara luas paket pekerjaan dan rencana pelaksanaan
pengadaan sebelum proses pemilihan penyedia barang/jasa dimulai.
c. Pengguna barang/jasa dilarang:
1. Memecah pengadaan barang/jasa menjadi beberapa paket dengan maksud
untuk menghindari pelelangan.
2. Menyatukan/ memusatkan beberapa kegiatan yang tersebar/ menyatukan/
menggabung beberapa paket pekerjaan yang menurut sifat pekerjaan dan besaran
nilainya seharusnya dilakukan oleh usaha kecil termasuk koperasi kecil menjadi
satu paket untuk dilaksanakan oleh perusahaan/koperasi menengah dan/atau besar;
3. Menentukan kriteria, persyaratan yang diskriminatif dan/atau dengan
pertimbangan yang tidak obyektif
3. Proposal/Penawaran

14
Proposal adalah dokumen yang disiapkan oleh penyedia barang/jasa yang
menjelaskan kemampuan penyedia barang/ jasa dan memiliki minat untuk
menyediakan produk, jasa atau hasil sesuai dengan persyaratan dalam dokumen
pengadaan. Diserahkan/disampaikan secara formal Contoh: sesuai Bab II
Penyampaian, Pembukaan dan Evaluasi Dokumen Penawaran, pada Pedoman
Evaluasi Penawaran Pelelangan Nasional Pekerjaan Jasa Pelaksanaan Konstruksi
(Pemborongan) (228). Atau menyesuaikan persyaratan di sektor masing-masing.

Seleksi sumber, yaitu memilih suplier-suplier potensial, mengevaluasi prospek

suplier dan negosiasi kontrak. Penilaian dimulai dari cara penyampaian dokumen
penawaran/proposal, pembukaan doumen kewajaran harga, penilaian kualifikasi,
pembuatan berita acarahasil pelelangan hingga penetapan pemenang lelang.
A. Teknik dan cara untuk seleksi penyedia barang/jasa
1. Sistem Pembobotan
Suatu metoda pengukuran data kualitatif untuk memperkecil efek dari prasangka
pribadi pada seleksi penyedia jasa. Melibatkan penggunaan suatu bobot yang
kuantitatif ke masing-masing kriteria evaluasi, menilai calon para penyedia jasa
pada kriteria masing-masing, mengalikan bobot dengan rate, dan total produk
untuk menghitung suatu keseluruhan score. Dapat mengikuti Contoh: pada
Evaluasi Dokumen Penawaran (evaluasi Administrasi, Teknis, Kewajaran Harga,
Penilaian Kualifikasi) Pedoman Evaluasi Penawaran Pelelangan Nasional
Pekerjaan Jasa Pelaksanaan Konstruksi (Pemborongan) (230).
2. Harga Perkiraan Sendiri (HPS)
Setiap pengadaan harus dibuat HPS (Harga Perkiraan Sendiri), HPS
dikalkulasikan secara keahlian berdasarkan data yang dapat dipertanggung
jawabkan, Disusun oleh Panitia/Pejabat pengadaan, Disahkan oleh pengguna
barang/jasa, Nilai total HPS tidak bersifat rahasia (diumumkan pada saat acara
penjelasan dokumen pengadaan) sebagai upaya transparansi dan menjadi bahan
pertimbangan penyedia barang/jasa dalam memperkirakan keuntungan yang akan
diperoleh, Rincian HPS rahasia, sebagai alat negosiasi dan untuk mencegah
keseragaman dalam metode pelaksanaan pekerjaan dan HPS sudah
memperhitungkan PPN, overhead & profit, tetapi tidak boleh memperhitungkan

15
PPh, biaya lain-lain, biaya tak terduga, Sistem koridor
>80% HPS dan <100% HPS tidak dipakai lagi.
3. Sistem Penyaringan
Melibatkan penetapan persyaratan minimum tentang kinerja dari satu atau lebih
kriteria evaluasi, dan dapat menggunakan suatu sistem pembobotan dan HPS.
Sebagai contoh: seorang calon penyedia jasa boleh jadi diminta untuk
mengusulkan seorang manager proyek yang mempunyai kualifikasi khusus
sebelum syarat pada penawaran/proposal akan dipertimbangkan. Sistem ini
mengharuskan para penyedia barang/jasa yang tidak memenuhi persyaratan
minimum. Dapat menggunakan Lampiran 1 Keppres No.: 80, tanggal 3 Nop 2003,
tentang Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah, Bab 1: Persiapan Pengadaan
Barang/Jasa Pemerintah. No. C. Penetapan Sistem Pengadaan yang dilakukan
Penyedia Barang/Jasa (68).
4. Negosiasi Kontrak
Melakukan klarifikasi, struktur dan persyaratan kontrak sehingga kesepakatan kontrak
dapat tercapai sebelum kontrak ditandatangani. Negosiasi kontrak menyimpulkan dengan
suatu dokumen yang dapat ditandatangani oleh Pemberi tugas/pemilik proyek/pengguna
jasa dan penyedia jasa, hal ini disebut kontrak.
5. Sistem Rating Penyedia Barang/Jasa
Dikembangkan dibeberapa organisasi dan menginformasikan rating mutu, kinerja
serahan, pemenuhan kontrak dan prestasi penyedia barang/jasa yang lalu.
Dokumen evaluasi Kinerja penyedia jasa yang dihasilkan selama proses
Administrasi Kontrak yang lalu adalah salah satu sumber informasi yang relevan.
Sistem rating ini digunakan sebagai tambahan dalam mengevaluasi dengan sistem
screening untuk menseleksi penyedia jasa.
6. Kebijakan Pakar
Digunakan untuk mengevaluasi proposal penyedia barang/jasa, dan
diselesaikan oleh multi disiplin, seperti keahlian Kontrak, Hukum, Keuangan,
Akuntansi, Teknik, Perencana, Peneliti, Pemasaran, Pabrikan.
7. Teknik Evaluasi Penawaran/Proposal

16
 Penetapan Metode Evaluasi Penawaran :
1) Evaluasi penawaran untuk pengadaan barang/jasa pemborongan/jasa lainya :

a. Sistem Gugur dengan urutan proses penilaian dengan sistem ini adalah sebagai
berikut : Evaluasi Administrasi penawaran yang memenuhi syarat pada
pembukaan penawaran, Evaluasi Administrasi kelengkapannya dan keabsahan
administrasi, Hasilnya Memenuhi syarat dan tidak memenuhi syarat administrasi.
2) Evaluasi Teknis
Evaluasi teknis terhadap penawaran yang memenuhi persyaratan/ lulus
administrasi, Hasilnya memenuhi syarat teknis (lulus) atau tidak memenuhi syarat
teknis (gugur).
3) Evaluasi Harga
Hanya dilakukan terhadap penawar yang dinyatakan lulus/memenuhi
persyaratn administrasi dan teknis, Berdasarkan hasil evaluasi harga,
Panitia/pejabat pengadaan membuat daftar urutan penawaran yang dimulai dari
urutan harga penawaran terendah dan mengusulkan penawar terendah sebagai
calon pemenang.
B. Output/ keluaran dari pemilihan/seleksi penyedia barang/jasa
1. Penyedia Barang/Jasa Terpilih
Penyedia jasa terpilih adalah penyedia barang/jasa yang telah diputuskan
menjadi pemenang dari hasil evaluasi proposal/ penawaran dan telah diklarifikasi/
negosiasi kontrak.
2. Kontrak
Kontrak diberikan kepada penyedia barang/jasa terpilih, kontrak bisa kompleks
atau sederhana seperti PO (Purchase Order). Kontrak adalah suatu hubungan
hukum antara dua orang atau dua pihak, berdasarkan mana pihak yang satu berhak
menuntut sesuatu hal dari pihak yang lain, dan pihak yang lain berkewajiban
untuk memenuhi tuntutan itu. Perikatan timbul akibat adanya perjanjian.
Perjanjian yang tertulis disebut kontrak. Tidak selalu suatu perjanjian dibuat
secara tertulis. Bersumber dari perjanjian, perikatan juga bersumber/lahir dari
Undang-undang. Pasal 1233 KUHP Perdata, dikatakan: tiap perikatan dilahirkan
baik dari perjanjian maupun karena undang-undang. Huruf C Bab II Lampiran I

17
Keppres No. 80/2003 memuat ketentuan mengenai surat perjanjian pengadaan
barang/jasa sebagai berikut: Kerangka surat perjanjian pengadaan barang/jasa
terdiri dari:
a. Pembukaan (Komparasi)
Pembukaan adalah bagian dari surat perjanjian yang meliputi:
1) Judul Kontrak;
2) Nomor Kontrak;
3) Tanggal Kontrak;
4) Kalimat Pembuka;
5) Penandatanganan Kontrak;
6) Para Pihak Dalam Kontrak;
b. Isi
1) Pernyataan bahwa para pihak telah sepakat atau setuju untuk mengadakan
kontrak mengenai obyek yang dikontrakkan sesuai dengan jenis pekerjaannya;
2) Pernyataan bahwa para pihak telah menyetujui besarnya harga kontrak. Harga
kontrak harus ditulis dengan angka dan huruf, serta rincian sumber
pembiayaannya;
3) Pernyataan bahwa ungkapan-ungkapan dalam perjanjian harus mempunyai
makna yang sama seperti yang tercantum dalam kontrak;
4) Pernyataan bahwa kontrak yang dibuat ini meliputi beberapa dokumen dan
merupakan satu kesatuan yang disebut kontrak;
5) Pernyataan bahwa apabila terjadi pertentangan antara ketentuan yang ada
dalam dokumen-dokumen perjanjian/ kontrak maka yang dipakai adalah dokumen
urutannya lebih dulu;
6) Pernyataan mengenai persetujuan para pihak untuk melaksanakan
kewajibannya masing-masing, yaitu pihak pertama membayar harga kontrak dan
pihak kedua melaksanakan pekerjaan yang diperjanjikan dalam kontrak;
7) Pernyataan mengenai jangka waktu pelaksanaan pekerjaan, yaitu kapan
dimulai dan diakhirinya pekerjaan tersebut.
8) Pernyataan mengenai kapan mulai efektif beriakunya kontrak.
c. Penutup

18
Penutup adalah bagian surat perjanjian yang memuat:
1) Pernyataan bahwa para pihak dalam perjanjian ini telah menyetujui untuk
melaksanakan perjanjian sesuai ketentuan peraturan perundang- undangan yang
berlaku di Indonesia padahari dan tanggal penandatangana perjanjian tersebut;
2) Tanda tangan para pihak dalam surat perjanjian dengan dibubuhi meterai
Sesuai ketentuan Pasal 22 Undang-undang Nomor 18 Tahun 1999 tentang Jasa
Konstruksi, Kontrak kerja konstruksi sekurang-kurangnya harus memuat uraian
mengenai:
a. Para pihak, yang memuat secara jelas identitas para pihak;
b. Rumusan pekerjaan, yang memuat uraian yang jelas dan rinci tentang lingkup
kerja, nilai pekerjaan, batasan waktu pelaksanaan;
c. Masa pertanggungan dan/atau pemeliharaan, yang memuat tentang jangka
waktu pertanggungan dan/atau pemeliharaan yang menjadi tanggung jawab
penyedia jasa;
d. Tenaga ahli, yang memuat ketentuan tentang jumlah, klasifikasi dan kualifikasi
tenaga ahli untuk melaksanakan pekerjaan konstruksi;
e. Hak dan kewajiban, yang memuat hak pengguna jasa untuk mernperoleh hasil
pekerjaan konstruksi serta kewajibannya untuk memenuhi ketentuan yang
diperjanjikan serta hak penyedia jasa untuk mernperoleh informasi dan imbalan
jasa serta kewajibannya melaksanakan pekerjaan konstruksi;
f.Cara pembayaran, yang memuat ketentuan tentang kewajiban pengguna jasa
dalam melakukan pembayaran hasil pekerjaan konstruksi;
g. Cidera janji, yang memuat ketentuan tentang tanggung jawab dalam hal salah
satu pihak tidak melaksanakan kewajiban sebagaimana diperjanjikan;

h. Penyelesaian perselisihan, yang memuat ketentuan tentang tata cara

penyelesaian perselisihan akibat ketidaksepakatan; Pemutusan kontrak kerja
konstruksi, yang memuat ketentuan tentang pemutusan kontrak; kerja konstruksi
yang timbul akibat tidak dapat dipenuhinya kewajiban salah satu pihak;
i.Keadaan memaksa (force majeure), yang memuat ketentuan tentang kejadian
yang tirnbul di luar kemauan dan kemampuan para pihak, yang menimbulkan
kerugian bagi salah satu pihak;

19
j.Kegagalan bangunan, yang memuat ketentuan tentang kewajiban penyedia jasa
dan/atau pengguna jasa atas kegagalan bangunan;
k. Perlindungan pekerja, yang memuat ketentuan tentang kewajiban para pihak
dalam pelaksanaan keselamatan dan kesehatan kerja serta jaminan tenaga kerja;
l.Aspek lingkungan, yang memuat kewajiban para pihak dalam pemenuhan
ketentuan tentang lingkungan.
Dengan ketentuan tersebut, maka kontrak kerja konstruksi yang tidak memuat
ketiga belas uraian tersebut dapat dinyatakan sebagai cacat hukum.
3. Rencana Manajemen Kontrak
Untuk pembelian dan memperoleh barang/ jasa yang berarti, suatu rencana
untuk mengadministrasikan kontrak adalah disiapkan berdasarkan item jenis
khusus dari pembeli/ pengguna barang/jasa sesuai dokumen kontrak dan
penyerahan hasil dan persyaratan kinerja dari pembeli/ pengguna barang/
jasa dan penyedia barang/ jasa terpenuhi. Rencana melingkupi kegiatan kontrak
administrasi sepanjang hidup kontrak. Setiap rencana manajemen kontrak adalah
sub bagian dari rencana manajemen proyek. Manajemen Kontrak yaitu kegiatan
untuk mengelola suatu kontrak agar kontrak tersebut dapat digunakan sebagai
pedoman, dan sebagai alat pengendalian pelaksanaan pekerjaan. Manajemen
Kontrak meliputi Kegiatan penyusunan kontrak, Kegiatan penggunaan kontrak
sebagai pedoman pelaksanaan, Kegiatan menggunakan kontrak sebagai alat
pengendalian.
5. Penyelesaian Kontrak, yaitu melakukan verifikasi produk untuk memutuskan
apakah semua pekerjaan telah komplit dan sesuai dengan kriteria juga melakukan
verifikasi aktivitas administratif untuk meng-update seluruh catatan menjadi
laporan akhir dan mengarsipkan laporan untuk kepentingan masa datang.
Melaksanakan administrasi kontrak adalah kegiatan pencatatan dan
pendokumentasian setiap tahapan kontrak, sehingga kontrak tersebut betul-betul
terdokumentasi dengan baik. Dilakukan untuk mengetahui secara jelas hal-hal
yang dilakukan selama proses perencanaan/penyusunan, pelaksanaan, dan
pengendalian.
Dokumen ini disusun secara sistimatis, dan mempunyai cacatan waktu dan

20
tempat dimana kegiatan tersebut terjadi. Administrasi kontrak akan memberikan
gambaran berupa data pada pihak-pihak yang terlibat dalam proyek apakah
Penyedia Jasa atau pun Pengguna Jasa. Jika antara pihak terjadi sengketa atau
perbedaan pandangan dalam satu atau beberapa kegiatan tertentu, maka selain
kontrak dijadikan sebagai bahan rujukan, maka administrasi dalam bentuk
dokumentasi akan membantu untuk memperjelas masalah. Jika penyelesaian
persengketaan sampai pada tingkat pengadilan atau arbitrase, maka administrasi
kontrak yang baik akan sangat membantu untuk memecahkan atau mencari
keputusan yang paling tepat bagi para pihak yang bersengketa.
A. Teknik dan cara kontrak administrasi
1. Sistim Pengendalian Perubahan Kontrak
a) Uraian Perubahan :
Perubahan-perubahan pekerjaan dapat dirintis oleh Pimpinan Proyek (atau oleh
Konsultan Teknik jika dikuasakan demikian oleh Pimpinan Proyek untuk
bertindak atas namanya) atau oleh Kontraktor dan akan disetujui dengan cara
suatu Perintah Perubahan yang ditandatangani oleh kedua belah pihak. Jika dasar
pembayaran ditentukan dalam "satu" perintah perubahan yang diharapkan dalam
besarnya kontrak, maka Perintah Perubahan tersebut akan dibandingkan dan
dirumuskan dalam suatu "Adendum" atau dalam suatu amandemen.
2. Perintah Perubahan dan Adenda a). Perintah Perubahan
Sebuah perintah tertulis yang dikeluarkan oleh Pimpinan Proyek yang
ditandatangani oleh kontraktor, menunjukkan penerimaannya atas perubahan
pekerjaan atau dokumen kontrak dan persetujuannya atas dasar penyesuaian
pembayaran dan waktu, jika ada untuk pelaksanaan perubahan pekerjaan tersebut.
Perintah perubahan harus diterbitkan dalam satu formulir standard dan akan
mencakup semua instansi instruksi yang dikeluarkan oleh Pimpinan Proyek yang
akan menimbulkan satu perubahan dalam Dokumen Kontrak atau instruksi-
instruksi sebelumnya yang dikeluarkan oleh Pimpinan Proyek.
b). Amandemen
Apabila terjadi perubahan dalam dokumen kontrak yang disetujui bersama
antara Pemimpin Proyek dan Kontraktor tetapi akibat adanya perubahan-

21
perubahan itu tidak mempengaruhi besaran nilai kontrak maupun harga satuan dan
volume pekerjaan, dapat dilakukan apa yang disebut "amandemen".
c). Adendum
Suatu persetujuan tertulis antara Pemilik Bangunan dan Kontraktor
merumuskan satu perubahan dalam pekerjaan atau Dokumen Kontrak yang telah
menghasilkan satu perubahan dalam susunan Harga Satuan maupun volume
dalam mata/item Pembayaran atau satu perubahan yang diharapkan dalam
besarnya kontrak dan telah dirundingkan sebelumnya dan disetujui di bawah satu
Perintah Perubahan. Addenda juga akan dibuat pada bagian penutup kontrak dan
untuk semua perubahan-perubahan kontrak dan perubahan teknis yang besar tanpa
memandang apakah perubahan-perubahan tersebut terjadi untuk instruktur Harga
atau Besarnya Kontrak. Dan perubahan waktu pelaksanaan yang harus
dipertimbangkan.
1) Penyerahan-penyerahan
a). Kontraktor akan menunjuk secara tertulis wakil perusahaannya yang akan
diberi kuasa untuk menerima perubahan dalam pekerjaan dan yang bertanggung
jawab untuk memberitahukan pihak-pihak lainnya dalam tenaga kontraktor
mengenai otorisasi perubahan-perubahan tersebut.

b). Pimpinan Proyek akan menunjuk secara tertulis pejabat yang diberi kuasa
untuk mengadministrasikan prosedur perubahan atas nama Pemberi tugas.
c). Kontraktor akan membantu setiap pengajuan satu usulan "lump-sum" dan
untuk setiap Harga Satuan yang tidak ditentukan sebelumnya dengan data
pembuktian yang cukup untuk memungkinkan konsultan Teknik mengevaluasi
usulan tersebut.
2) Prosedur Awal
a) Pimpinan proyek dapat memberikan Perintah Perubahan kepada kontraktor
secara tertulis yang berisikan :
1). Satu uraian mengenai perubahan yang diusulkan dan lokasinya dalam proyek.
2). Gambar-gambar dan spesifikasi-spesifikasi kelengkapan yang merinci
perubahan yang diusulkan.
3). Jangka waktu yang direncanakan untuk mengerjakan perubahan yang

22
diusulkan tersebut.
4). Baik perubahan yang diusulkan tersebut dapat dilaksanakan di bawah struktur
Harga Satuan Mata/Item Pembayaran yang ada, maupun suatu harga satuan atau
"lump-sum" tambahan yang diperlukan harus disetujui dan dirumuskan dalam
"adendum". Pengumuman demikian adalah hanya pemberitahuan dan tidak
merupakan suatu perintah untuk melaksanakan perubahan-perubahan tersebut atau
untuk menghentikan pekerjaan yang sedang berjalan.
b) Kontraktor dapat meminta satu Perintah Perubahan dengan mengajukan suatu
pemberitahuan tertulis kepada Konsultan Teknik yang berisi:
1). Uraian perubahan yang diajukan
2). Pernyataan alasan untuk membuat usulan perubahan 3). Pernyataan pengaruh
pada jadwal pelaksanaan, jika ada
4). Pernyataan pengaruh yang ada dari pekerjaan-pekerjaan sub kontraktor yang
terpisah, jika ada

Perincian apakah semua atau sebagian usulan perubahan harus dibawah struktur
Harga Satuan mata/item Pembayaran yang ada beserta dengan suatu Harga Satuan
tambahan atau "lump-sum" yang dipertimbangkan, mungkin perlu disetujui.
3) Pelaksanaan Perintah Perubahan Kontrak (Contract Change Order - CCO)
1) Isi masalah dalam Perintah Perubahan didasarkan pada :
a) Permintaan Pimpinan Proyek dan Persetujuan kontraktor
b) Permohonan Kontraktor untuk suatu perubahan yang disetujui oleh Pimpinan
Proyek.
2) Pimpinan Proyek akan rnempersiapkan Perintah Perubahan tersebut dan
menyediakan satu nomor Perintah Perubahan.
3) Perintah Perubahan tersebut akan menguraikan perubahan dalam pekerjaan-
pekerjaan, kedua-duanya baik penambahan maupun pengurangan dengan
lampiran revisi Dokumen Kontrak yang diperlukan untuk menetapkan perincian
perubahan.
4) Perintah Perubahan tersebut akan menetapkan dasar pembayaran sesuai waktu
yang diperlukan, sebagai akibat adanya perubahan dan dimana peilu akan
menunjukkan setiap tambahan harga satuan ataupun jumlah yang telah disetujui di

23
antara Pimpinan Proyek dan Kontraktor yang perlu dirumuskan dalam suatu
adendum.
5) Pimpinan Proyek akan menandatangani dan menetapkan tanggal Perintah
Perubahan sebagai dasar Kontraktor untuk melaksanakan perubahan tersebut.
6) Kontraktor akan menandatangani dan memberi tanggal Perintah Pembahan
untuk menyatakan persetujuan dengan rincian di dalamnya.
7) Pelaksanaan "Adenda dan Amandemen"
1) Adendum dan amandemen didasarkan pada :
a) Permintaan Pimpinan Proyek dan jawaban kontraktor
b) Permohonan kontraktor untuk perubahan yang direkomendasikan dan disetujui
oleh pimpinan proyek.
2) Pimpinan proyek akan mempersiapkan "adendum" atau amandemen tersebut.

Adendum atau amandemen akan menguraikan setiap perubahan kontraktor,

perubahan teknik maupun perubahan volume dalam pekerjaan, kedua tambahan
maupun penghapusan beserta revisi dokumen kontrak untuk menetapkan
perincian perubahan dimaksud.
3) Adendum atau amandemen tersebut akan menyediakan perhitungan ringkas
bagi setiap tambahan atau penyesuaian dalam jangka waktu kontrak.
4) Pimpinan proyek dan kontraktor akan menandatangani adendum atau
amandemen tersebut dan melampirkannya dalam dokumen kontrak.
B. Output/ keluaran dari kontrak administrasi
1. Dokumen Kontrak
Kontrak Kerja Konstruksi Sesuai Pasal 22 Peraturan Pemerintah 29 Tahun 2000
tentang Penyelenggaraan Jasa Konstruksi, Kontrak Kerja Konstruksi sekurang-
kurangnya memuat dokurnen-dokumen yang meliputi:
a. Surat Perjanjian;
b. Dokumen Lelang;
c. Usulan atau Penawaran;
d. Berita Acara berisi kesepakatan antar pengguna jasa dan penyedia jasa selama
proses evaluasi oleh pengguna jasa antara iain klarifikasi atas hal- hal yang
menimbulkan keragu-raguan;

24
e. Surat Perjanjian dari pengguna jasa menyatakan menerima atau menyetujui
usulan penawaran dari penyedia jasa; dan
f. Surat pernyataan dari penyedia jasa yang menyatakan kesanggupan untuk
melaksanakan pekerjaan.
Sementara itu dokumen kontrak untuk pekerjaan-pekerjaan konstruksi dengan
dengan system Pelelangan Nasional (National/Local Competitive Bidding) dalam
urutan prioritas terdiri dari:
a. Surat Perjanjian termasuk Adendum Kontrak (bila ada);
b. Surat Penunjukan Pemenang Lelang;
c. Surat Penawaran;
d. Addendum Dokumen Lelang;
e. Data Kontrak;
f. Syarat-syarat Kontrak;
g. Spesifikasi;
h. Gambar-gambar;
i.Daftar Kuantitas dan harga yang telah diisi harga penawarannya;
j.Dokumen lain yang tercantum dalam Data Kontrak pembentuk bagian dari
kontrak;
Sedangkan untuk kontrak-kontrak dengan sistem Pelelangan Internasional
(International Competitive Bidding), dokumen kontrak tersebut secara urutan
prioritas meliputi:
a. the Contract Agreement;
b. the Letter of Acceptance;
c. the Bid and the Appendix to Bid;
d. the Conditions of Contract, Part II;
e. the Conditions of Contract, Part I;
f. the Specifications;
g. the Drawings;
h. the priced Bill of Quantities; and
i.other documents, as listed in the Appendix to Bid.
Keppres No. 80/2003 memuat ketentuan mengenai dokumen kontrak sebagai

25
berikut: Kontrak terdiri dari:
1. Surat Perjanjian;
2. Syarat-syarat Umum Kontrak;
3. Syarat-syarat Khusus Kontrak; dan
4. Dokumen Lainya Yang Merupakan Bagian Dari Kontrak yang terdiri
dari :
a. Surat penunjukan;
b. Surat penawaran;
c. Spesifikasi khusus;
d. Gambar-gambar;
e. Adenda dalam proses pemilihan yang kemudian dimasukkan di masing-masing
substansinya;
f.Daftar kuantitas harga untuk kontrak harga satuan;
g. Dokumen lain, misalnya:
1) Dokumen penawaran lainnya;
2) Jaminan pelaksanaan;
3) Jaminan uang muka.
C. Kontrak sebagai pedoman pelaksanaan dan mengakhiri kontrak
Serah terima pekerjaan dilakukan apabila pekerjaan fisik sudah selesai seratus
persen. Dan untuk memastikannya perlu pemeriksaan. Mulai usulan penyedia
barang/jasa, pemeriksaan awal oleh konsultan teknik dan dilanjutkan dengan
pembentukan Panitia Pemeriksaan hasil pekerjaan sampai pada pelaksanaan Serah
Terima Pekerjaan. Apabila diterima, maka kontrak diakhiri. Pemutusan kontrak
adalah pengakhiran lebih awal dari jadwal yang telah ditetapkan atas prakarsa
pemilik/pengguna barang/ jasa, karena kelalaian penyedia barang/ jasa.
Pemutusan kontrak biasanya dengan memberikan sanksi kepada Penyedia
Barang/Jasa.
1. Prosedur Mengakhiri Kontrak
Prosedur ini dikembangkan untuk memberikan suatu metodologi tahap demi tahap
sesuai dengan terminologi dan kondisi kontrak dan kebutuhan untuk
menyelesaikan dan kriteria lebih untuk mengakhiri kontrak. Berisi semua kegiatan

26
yang terkait dengan tanggungjawab sebagai anggota tim , pelanggan, dan
stakeholder yang terlibat didalam proses mengakhiri kontrak. Prosedur
mengakhiri kontrak melalui pekerjaan dapat diselesaikan sesuai kontrak, maka
persyaratan untuk mengakhiri kontrak adalah disetujuinya Berita Acara Serah
Terima Akhir (FHO/Final Hand Over) oleh Pimpinan Proyek melalui prosedur
mulai dari permohonan Serah Terima Akhir dari Penyedia Barang/Jasa,
disetujuinya Berita Acara Pemeriksaan Terakhir oleh Panitia FHO, dibuatkannya
Berita Acara Serah Terima Akhir oleh Konsultan Teknik. Prosedur mengakhiri
kontrak melalui tidak selesainya pekerjaan/cidera janji/wan prestasi/ force
majeure prosedur tersebut diatas tidak berlaku.
D. Penggunaan teknik dan cara untuk mengakhiri kontrak
1. Audit Pengadaan
Sasaran dari suatu audit pengadaan adalah untuk mengidentifikasi adanya
kegagalan dan kesuksesan dalam persiapan atau administrasi kontrak pengadaan
di proyek lain yang dikenal, atau di proyek yang lain di dalam penyelenggaraan
organisasi.

E. Output/ keluaran dari mengakhiri kontrak

1. Penutupan Kontrak
Pembeli/Pengguna jasa/ Pemilik Proyek/ Owner, pada umumnya melalui manajer
kontrak, menyiapkan untuk penyedia jasa suatu pemberitahuan tertulis secara
formal bahwa kontrak telah diselesaikan/ dihentikan.
Persyaratan untuk penutupan kontrak secara formal telah tercantum pada kondisi
kontrak, dan tercakup pada Rencana Manajemen Kontrak.
a). Penghentian/penutupan kontrak dapat dilakukan karena pekerjaan sudah
selesai.
b). Penghentian/penutupan kontrak dilakukan karena terjadinya hal-hal diluar
kekuasaan kedua belah pihak, sehingga para pihak tidak dapat melaksanakan
kewajiban yang ditentukan didalam kontrak antara lain :
1. timbulnya perang;
2. pemberontakan diwilayah RI;
3. keributan, kekacauan dan huru hara;

27
4. bencana alam.
Dalam hal kontrak dihentikan, maka pengguna barang/ jasa wajib membayar
kepada penyedia barang/jasa sesuai prestasi atau kemajuan pelaksanaan proyek
yang telah dicapai.
c). Pemutusan kontrak dilakukan bilamana penyedia barang/ jasa cidera janji atau
tidak memenuhi kewajiban dan tanggungjawabnya sebagaimana diatur didalam
kontrak. Kepada penyedia barang/jasa dikenakan sanksi sesuai dengan ketentuan
kontrak;
d). Pemutusan kontrak dilakukan bilamana para pihak terbukti melakukan kolusi,
kecurangan atau tindak korupsi, baik dalam proses pemilihan penyedia
barang/jasa maupun pelaksanaan pekerjaan, dalam hal ini :
1. Penyedia barang/jasa dapat dikenakan sanksi yaitu :
- jaminan pelaksanaan dicairkan dan disetor ke kas negara/daerah;
- sisa uang muka harus dilunasi oleh penyedia barang/jasa;
2. pengenaan daftar hitam untuk jangka waktu 2 (dua) tahun Pengguna
barang/jasa dikenakan sanksi berdasarkan Peraturan Pemerintah No. 30 tahun
1980 tentang Peraturan Disiplin Pegawai Negeri Sipil atau ketentuan peraturan
perundang-undangan yang berlaku.
2. Proses yang dimiliki perusahaan/instansi (diperbaharui):
Arsip kontrak : satuan dokumen kontrak lengkap yang dibuat berurut, termasuk
kontrak yang sudah tertutup, disiapkan untuk dimasukan ke dalam file akhir
proyek, Persetujuan serahan, Pembeli/pengguna. barang/jasa biasanya melalui
manajer kontrak menyiapkan pemberitahuan tertulis kepada penyedia barang/jasa
bahwa serahan dapat disetujui atau ditolak. Persyaratan diterimanya serahan
secara tertulis dan bagaimana terhadap serahan/produk yang cacat telah dijelaskan
didalam kontrak, Dokumen pembelajaran : Analisis pembelajaran dan proses
pemberian rekomendasi untuk peningkatan adalah untuk tujuan rencana dan
penerapan pembelian dan memperolehnya yang akan datang
2.4 ALAT DAN TEKNIK PERENCANAAN BELANJA DAN
PENGADAAN DALAM MANAJEMEN PROYEK PENGADAAN

A. Make-or-Buy Analysis

28
Sebuah analisis make – or – buy adalah teknik manajemen umum digunakan
untuk menentukan apakah pekerjaan tertentu dapat dicapai oleh tim proyek atau
harus dibeli dari sumber luar. Terkadang kemampuan yang dibutuhkan ada dalam
organisasi proyek, tetapi mungkin berkomitmen untuk bekerja pada proyek-
proyek lain, dalam hal ini, proyek mungkin perlu sumber dari luar organisasi
untuk memenuhi jadwal yang telah disepakati.
Keterbatasan anggaran dapat mempengaruhi keputusan make- or -buy. Jika
keputusan membeli adalah harus dibuat, maka keputusan lebih lanjut apakah akan
membeli atau sewa. Make – or – buy analisis harus mempertimbangkan semua
biaya – biaya langsung dan biaya dukungan tidak langsung. Misalnya, buy-side
analisis meliputi biaya out-of – pocket untuk membeli produk, serta biaya tidak
langsung mendukung proses pembelian dan barang yang dibeli. Jenis kontrak juga
dibahas dalam make or buy analisis. Resiko yang ada antara buyer dan seluler
menentukan jenis kontrak yang sesuai, sedangkan syarat dan keterntuan kontrak
meresmikan tingkat risiko yang ditanggung oleh pembeli dan penjual.
a) Fixed Price Incentive Fee Contracts (FPIF) adalah pengaturan harga tetap ini
memberikan buyer dan seller beberapa fleksibilitas dalam melakukan kerja sama
karena Target kinerja yang ditetapkan di awal oleh buyer, dan harga kontrak akhir
ditentukan setelah selesai semua pekerjaan berdasarkan kinerja seller. Intinya apa
yang dikerjakan oleh seller itulah yang harus di bayar oleh buyer
b) Fixed Price with Economic Price Adjustment Contracts (FP-EPA) adalah jenis
kontrak ini digunakan setiap kali periode kinerja penjual mencakup periode yang
sangat lama, kontrak ini biasanya digunakan dalam hubungan kerja jangka
panjang. Ini adalah kontrak harga tetap, tetapi dengan ketentuan khusus yang
memungkinkan untuk di ubah karena perubahan inflasi, atau kenaikan biaya ( atau
menurun ) untuk komoditas tertentu. EPA klausa perlu berhubungan dengan
beberapa indeks keuangan yang handal, yang digunakan untuk secara tepat
menyesuaikan harga akhir. FP – EPA kontrak dimaksudkan untuk melindungi
pembeli dan penjual dari kondisi eksternal di luar kendali mereka.
1. Cost-reimbursable Contracts
Kategori ini kontrak melibatkan pembayaran (reimbursement biaya) kepada

29
seller untuk semua biaya aktual yang sah yang dikeluarkan untuk pekerjaan yang
telah diselesaikan, ditambah biaya yang mewakili keuntungan seller akibat dari
bagusnya kinerja dari seller. Tiga dari jenis yang lebih umum dari kontrak biaya
penggantian yang digunakan adalah Cost Plus Fixed Fee (CPFF), Cost Plus
Incentive Fee (CPIF), dan Cost Plus Fee Award (CPAF).
a) Cost Plus Fixed Fee Contracts (CPFF) semua biaya yang dikeluarkan untuk
melakukan kontrak kerja, dan menerima pembayaran biaya tetap dihitung sebagai
persentase dari biaya awal proyek diperkirakan. Sebuah biaya dibayar hanya
untuk pekerjaan yang telah diselesaikan dan tidak berubah karena kinerja penjual.
Jumlah Biaya tidak berubah kecuali perubahan ruang lingkup proyek.

b) Cost Plus Incentive Fee Contracts (CPIF) semua biaya yang dikeluarkan untuk
melakukan pekerjaan kontrak dan menerima jasa insentif yang telah ditentukan
berdasarkan pencapaian tujuan kinerja tertentu sebagaimana diatur dalam kontrak
. Dalam kontrak CPIF , jika biaya akhir kurang atau lebih besar dari estimasi
biaya awal , maka baik pembeli dan penjual saham biaya dari keberangkatan
berdasarkan rumus pembagian biaya prenegotiated , misalnya, 80/20 split lebih /
dibawah target biaya berdasarkan kinerja aktual dari penjual .
c) Cost Plus Award Fee Contracts (CPAF) semua biaya yang sah , namun
sebagian besar biaya yang diperoleh hanya berdasarkan kepuasan kriteria kinerja
subjektif luas tertentu yang ditetapkan dan dimasukkan ke dalam kontrak .
Penentuan biaya hanya didasarkan pada penentuan subjektif dari kinerja penjual
dengan pembeli , dan umumnya tidak tunduk pada banding.
2. Time and Material Contracts (T&M)
Pekerjaan borong kerja dengan atau tanpa materialnya berdasarkan waktu
kerja. Material dapat disuplai oleh pemilik atau oleh pemborong. Misalnya untuk
pekerjaan pengadaan barang dan instalasinya. Kontrak waktu dan bahan adalah
jenis hybrid dari perjanjian kontrak yang mengandung aspek baik biaya
penggantian dan kontrak harga tetap . Mereka sering digunakan untuk augmentasi
staf, akuisisi ahli, dan dukungan luar ketika sebuah pernyataan yang tepat dari
pekerjaan tidak bisa cepat ditetapkan. Jenis kontrak menyerupai cost
reumbursable contractdalam bahwa mereka dapat dibiarkan terbuka berakhir dan

30
dapat dikenakan kenaikan biaya bagi buyer. Nilai penuh dari perjanjian dan
jumlah yang tepat dari barang yang akan dikirim tidak dapat didefinisikan oleh
pembeli pada saat penghargaan kontrak. Dengan demikian, T & M kontrak dapat
meningkatkan nilai kontrak seolah-olah mereka cost reumbursable contract.
Banyak organisasi membutuhkan tidak sampai melampaui nilai-nilai dan batas
waktu ditempatkan di seluruh kontrak T & M untuk mencegah pertumbuhan biaya
terbatas. Sebaliknya, T & M kontrak juga dapat menyerupai pengaturan harga
satuan tetap pada saat parameter tertentu yang ditentukan dalam kontrak.

Tingkat tenaga kerja atau bahan Satuan dapat diatur oleh pembeli dan penjual,
termasuk keuntungan penjual, ketika kedua pihak sepakat pada nilai- nilai untuk
kategori tertentu sumber daya, seperti insinyur senior dengan nilai tukar tertentu
per jam, atau kategori bahan dengan nilai tukar tertentu per unit.
B. Procurement Management Plan
Adalah komponen dari projek plan manajemen yang menggambarkan
bagaimana tim proyek akan memperoleh barang dan jasa dari luar organisasi. Ini
menggambarkan bagaimana proses pengadaan akan dikelola dari dokumen
pengadaan melalui penutupan kontrak . Procurement management plan
mencakup:
1) Jenis kontrak yang akan digunakan
2) Siapa yang menyiapkan Harga Perkiraan Sendiri....
3) Diperlukan kriteria evaluasi?
4) Jika perusahaan memiliki organisasi Pengadaan,....
5) Standard dokumen pengadaan jika diperlukan
6) Pengelolaan beberapa penyedia jasa
7) Koordinasi pengadaan dengan aspek lain seperti scheduling dan pelaporan
progress.
8) Adanya pembatasan dan asumsi yang akan berdampak pada perencanaan
pembelian dan cara mendapatkannya.
9) Penanganan perjalanan waktu yang diperlukan untuk membeli atau
mengadakan jenis barang dari penyedia jasa dan mengkoordinasikan dengan
pengembangan schedule proyek.

31
10) Penanganan keputusan membuat atau membeli dan hubungkan kedalam
estimasi sumberdaya kegiatan dan proses pengembangan schedule.
11) Pengaturan tanggal setiap kontrak serahan dan koordinasi dengan
pengembangan jadwal dan proses pengendalian.
12) Mengidentifikasi beberapa jaminan atau kontrak asuransi untuk megurangi
bentuk risiko proyek.

13) Menetapkan arah untuk disajikan ke para penyedia jasa dalam

mengembangkan dan memelihara kontrak WBS Menetapkan format yang akan
digunakan untuk kontrak pekerjaan/pemborongan
14) Mengidentifikasi dengan pra-kualifikasi atau pasca-kualifikasi terhadap para
penyedia jasa bila ada, untuk digunakan.
15) Acuan standar Matriks pengadaan untuk digunakan mengelola kontrak dan
mengevaluasi para kontraktor/penyedia barang & jasa.
Bisa lihat juga: Keppres No.: 80, tanggal 3 Nop 2003, tentang Pengadaan Barang
dan Jasa Pemerintah, pada Penjelasan Bab 1, Persiapan Pengadaan Barang/Jasa
Pemerintah.

32
 Gambar 2.2 Procurement management plan.
C. Procurement Statement of Work

Pernyataan kerja untuk setiap pengadaan dikembangkan dari baseline lingkup

proyek dan mendefinisikan hanya bagian dari ruang lingkup proyek yang akan
dimasukkan dalam kontrak yang bersangkutan . Pengadaan SOW menjelaskan
item pengadaan secara cukup rinci untuk menentukan apakah mereka mampu
menyediakan produk, jasa, atau hasil yang sesuai. Sufficient detail dapat
bervariasi berdasarkan sifat dari item, kebutuhan pembeli, atau bentuk kontrak
yang diharapkan. Informasi yang terdapat dalam SOW dapat mencakup
spesifikasi, jumlah yang diinginkan, tingkat kualitas, data kinerja, periode kinerja,
lokasi kerja, dan persyaratan lainnya. Pengadaan SOW ditulis harus jelas,
lengkap, dan ringkas. Ini mencakup deskripsi dari setiap layanan jaminan yang
diperlukan, seperti pelaporan kinerja atau post-project operational support untuk
item yang dibeli. Pengadaan SOW dapat direvisi dan disempurnakan apabila
diperlukan, melalui proses pengadaan sampai dimasukkan kedalam perjanjian
ditandatangani.
Gambar 2.3 procurement statement of work.

33
 BAB III
PENUTUP
3.1 KESIMPULAN
1. Secara tradisional bagian pengadaan sering diasosiasikan dengan pekerjaan
administratif yang memiliki sedikit nilai tambah. Dewasa ini, bagian pengadaan
dianggap memiliki kontribusi strategis bagi perusahaan dan bisa menentukan
bisa tidaknya perusahaan memenagkan persaingan di pasar.
2. Bagian pengadaan tidak hanya bertugas untuk melakukan kegiatan rutin
pembelian (seperti membuat P0, memelihara basis data supplier, memonitor
pengiriman, dll.) tetapi juga punya peran dalam menciptakan hubungan
strategis dengan supplier, menentukan keputusan investasi teknologi untuk
kegiatan pengadaan, mengembangkan kemampuan supplier, menjadi jembatan
dalam melibatkan supplier dalam pengembangan produk Baru, dan kegiatan-
kegiatan lainnya.
3. Dengan munculnya Internet, kegiatan pengadaan banyak mengalami

34
perubahan. Perusahaan saat ini bisa melakukan banyak aktivitas-aktivitas
pengadaan secara on-line. Ada berbagai macam aplikasi Internet dalam
konteks pengadaan.
3.2 SARAN

Teknologi yang telah berkembang pesat saat ini, akan lebih efektif jika
diaplikasikan pada bidang dan bagian yang diperlukan, namun masih banyak
para oknum yang kurang bertanggung jawab dan Manajemen Pengadaan.

35