PENATAAN TATA USAHA PIMPINAN , STAF AHLI DAN KEPEGAWAIAN

PADA SEKRETARIAT DAERAH KABUPATEN

KEPULAUAN MENTAWAI

LAPORAN

Oleh:

RINA AFRI YANTI

1910021811044

ILMU ADMINISTRASI PUBLIK

SEKOLAH TINGGI ILMU ADMINISTRASI NEGARA

PADANG
2021
 DAFTAR ISI

DAFTAR ISI..............................................................................................................................................1
BAB I..........................................................................................................................................................1
PENDAHULUAN......................................................................................................................................1
1. 1 Latar Belakang...........................................................................................................................1
1.2.Tujuan Kegiatan Magang...................................................................................................................1
1.3. Manfaat Kegiatan Magang................................................................................................................1
1.4. Sistematika Penyusunan laporan Magang.........................................................................................1
1.5.Waktu dan Tempat Kegiatan Magang................................................................................................1
BAB II........................................................................................................................................................1
2.1 Sejarah Instansi Tempat Magang.......................................................................................................1
2.2 Struktur organisasi.............................................................................................................................1
2.3 Uraian Tugas....................................................................................................................................1
BAB III.......................................................................................................................................................1
3.1 Jenis dan Kegiatan Magang...............................................................................................................1
3.2 Prosedur Magang...............................................................................................................................1
BAB IV.......................................................................................................................................................1
4.1 Gambaran Umum Masalah................................................................................................................1
4.2 Perumusan Masalah...........................................................................................................................1
4.3 Pembahasan.......................................................................................................................................1
BAB V.........................................................................................................................................................1
5.1 Kesimpulan..................................................................................................................................1
5.2 Saran............................................................................................................................................1

1
 BAB I

PENDAHULUAN

1. 1 Latar Belakang

Dalam setiap kegiataan organisasi baik pemerintahan maupun swasta dalam

mencapai tujuan dibutuhkan tata usaha pimpinan yang baik. Dalam setiap tugas dan

pekerjaan dalam hal pencapaian tujuan suatu instansi pemerintahan harus didukung oleh

pelayanan administrasi yang baik. Hal tersebut harus didukung oleh kelengkapan

infrastruktur layanan seperti peralatan dalam mengolah data, system informasi dan hal

yang paling penting yaitu Sumber Daya Manusia yaitu keterampilan dari tenaga kerja

dalam melakukan pekerjaan.

Tata usaha merupakan pusat dari seluruh kegiatan yang harus diarahkan pada

pencapaian organisasi. Hal tersebut merupakan pusat dari seluruh kegiatan yang

dijadikan pedoman bagi unit- unit lainnya. Selain itu tata usaha pimpinan memiliki peran

penting untuk melakukan control terhadap setiap kegiatan yang dilakukan bagian tata

usaha. Berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 18 Tahun 2016 tentang Perangkat

Daerah telah ditetapkan pada tanggal 15 Juni 2016 dan diundangkan pada tanggal 19 Juni

2016 yang mencabut dan menyatakan tidak berlaku Peraturan Pemerintah Nomor 41

Tahun 2017 tentang Organisasi Perangkat Daerah. Peraturan Pemerintah Nomor 18

Tahun 2016 tentang Perangkat Daerah menjadi acuan atau pedoman terbaru bagi

Pemerintah Daerah baik Provinsi maupun Kabupaten/Kota dalam rangka penataan

Kelembagaan Perangkat Daerah untuk pembentukan Organisasi Perangkat Daerah secara

efesien, efektif, dan rasional sesuai dengan kebutuhan nyata dan kemampuan Daerah

masing-masing serta koordinasi, integrasi, sinkronisasi dan implikasi serta komunikasi

kelembagaan antara Pusat dan Daerah. Dasar utama pembentukan perangkat daerah

adalah adanya urusan pemerintah yang diserahkan kepada daerah dan menjadi

kewenangan, yang terdiri dari urusan wajib dan urusan pilihan. Urusan wajib dibagi atas

urusan wajib yang berkaitan dengan pelayanan dasar, dan urusan wajib yang tidak

berkaitan dengan pelayanan dasar penyelenggaraan.

2
 Kegiatan magang tidak hanya bermanfaat bagi mahasiswa yang mengikuti kegiatan tersebut,

namun manfaat lain juga dapat dirasakan oleh Dosen pembimbing, Dosen penguji, rekan –

rekan magang se angkatan di Instansi lain dan sebagai bahan referensi bagi adik kelas untuk

penyusunan laporan magangnya di kemudian hari serta masyarakat umum.

Program magang merupakan salah satu bentuk kegiatan yang harus dilakukan sesuai dengan

tuntutan Tri Dharma Perguruan Tinggi, disamping dalam Undang – Undang No.20 Tahun

2003 tentang Sistem Pendidikan Tinggi menyatakan bahwa pendidikan dan pengajaran,

penelitian serta pengabdian kepada masyarakat harus dilakukan oleh mahasiswa.

Selanjutnya berdasarkan Surat Keputusan Ketua STIA LPPN Padang tentang

penyelenggaraan Program Magang yang merupakan salah satu syarat untuk menyelesaikan

skripsi pada Strata1, mempedomani Surat Keputusan STIA LPPN Padang Nomor

1/E.1/1/00/1990 tentang Penyelenggaraan Program Pendidikan di STIA LPPN Sumatera

Barat dan untuk mencapai tujuan yang dikemukakan diatas maka dilakukann upaya dengan

melengkapi mahasiswa dengan seperangkat kompetensi yang sangat diperlukan di dalam

berbagai tugas yang dihadapi selaku Administrator berbentuk kegiatan magang pada

Instansi/lembaga dan organisasi formal yang ada.

1.2.Tujuan Kegiatan Magang

Tujuan pelaksanaan kegiatan magang ini di bagi menjadi dua, yaitu tujuan umum dan tujuan

khusus berikut tujuanya.

1. Tujuan Umum

a. Mahasiswa dapat merasakan langsung bekerja pada suatu Instansi

b. Untuk dapat memberikan perbandingan atas terlaksananya teori-teori yang dipelajari di

bangku perkuliahan dengan realita di dunia kerja.

c. Mendalami sekaligus mempraktekan ilmu yang didapat dibangku perkuliahan.

d. Untuk menjalin kerja sama yang baik antara tempat penulis kuliah dengan Sekretariat

Daerah Kab. Kep. Mentawai.

e. Untuk memperoleh pengetahuan dan pengalaman kerja di Instansi

3
1.3. Manfaat Kegiatan Magang

1. Bagi Peserta Magang

a. Menambah ilmu pengetahuan dalam memahami prosedur penatausahaan tata usaha

pimpina dan organisasi di instansi pemerintahan khususnya pada Sekretariat Daerah Kab.

Kep. Mentawai.

b. Dapat melihat perbandingan penetapan teori tentang penatausahaan pimpinan dan staff

yang didapat selama perkuliahan dengan penerapan praktek selama magang berlangsung.

c. Menjadikan mahasiswa yang kreatif, cekatan, memiliki rasa tanggung jawab terhadap

tugas dan pekerjaan yang diberikan serta memiliki kemampuan beradaptasi dengan

lingkungan.

d. Untuk menjadikan perbandingan antara teori dan praktek dalam pelaksanaan prosedur

penatausahaan pimpinan serta staff.

2. Bagi Universitas

a. Mahasiswa dapat menyelesaikan kewajibanya sesuai dengan ketentuan yang berlaku,

agar kampus dapat melahirkan mahasiswa yang mampu bersaing dalam dunia kerja

nantinya.

b. Untuk menciptakan mahasiswa yang kreatif, cetakan, rasa tanggung jawab terhadap tugas

dan pekerjaan yang diberikan.

c. Terciptanya link kerja dengan mahasiswa magang yang memiliki skill dan wawasan agar

bekerja sama dengan perusahaan atau instansi terkait untuk mendapatkan karyawan.

d. Terjalinnya kerja sama antara Universitas dengan perusahaan/lembaga/instansi tempat

dilaksanakanya kegiatan magang.

3. Bagi Instansi

a. Dengan adanya mahasiswa magang dapat membantu meringankan pekerjaan karyawan.

b. Terwujudnya kerja sama yang baik antara instansi pendidikan dengan instansi tempat

magang yaitu Sekretariat Daerah Kab. Kep. Mentawai.

4
1.4. Sistematika Penyusunan laporan Magang

Dalam ruang lingkup kegiatan ini penulis mencoba mengemukakan sistimatika penulisan

dalam beberapa bab sebagai berikut :

Bab I. Pendahuluan

Dalam bab ini penulis menguraikan latar belakang yang mendasari pelaksanaan magang,

dasar hukum/peraturan yang mengatur tentang tema / judul kegiatan magang, tujuan dan

manfaat di laksanakannya magang serta pelaksanaan magang yang dirinci dalam bentuk laporan

kegiatan mingguan sebagai wujud nyata terhadap program kerja yang disusun.

Bab II Tinjauan Instansi Tempat Magang

A. Sejarah, geografis, kelembagaan dan sumber daya manusia

B. Struktur Organisasi

C. Uraian Tugas

Bab III Laporan Kegiatan Magang

Sesuai dengan waktu yang ditetapkan oleh Ketua STIA LPPN Padang bahwa magang

hanya berlangsung 2 (dua) bulan. Untuk itu pada bab ini penulis menggunakan kesempatan

tersebut dengan menyusun beberapa program kerja dan realisasinya serta kegiatan mingguan

yang penulis laksanakan selama magang tersebut.

Bab IV. Kajian Masalah

Inti dari laporan magang yang disusun ini adalah tentang Kajian masalah yang berisi sub-

sub bab yang berisi antara lain, gambaran umum masalah, pembatasan masalah, perumusan

masalah dan pembahasan serta pemecahan terhadap masalah tersebut dengan mengacu kepada

teori dan pengamatan di lapangan serta mencari alternative pemecahan dari permasalahan yang

timbul.

5
Bab V Penutup

Dalam bab ini penulis mengemukakan kesimpulan yang didapat dari hasil pembahasan

dan selanjutnya dari kesimpulan yang dikemukakan penulis mengemukakan saran.

1.5.Waktu dan Tempat Kegiatan Magang

Magang dilakukan pada Sekretariat Daerah Kab. Kep. Mentawai yang berlokasi di JL.Raya

Tuapejat Km.4 Sipora Utara Kab. Kep. Mentawai, dengan waktu pelaksanaan selama 2 ( Dua )

bulan masa kerja mulai dari tanggal 01 Maret 2021 sampai dengan 30 April 2021. Selama

magang di Sekretariat Daerah Kab. Kep. Mentawai, jadwal magang dimulai dari 07:30 sampai

dengan jam 16:00, kecuali pada bulan Puasa jadwal magang dimulai pukul 08.00 sampai dengan

jam 15.00 sesuai dengan jadwal jam kerja karyawan Sekretariat Daerah Kab. Kep. Mentawai.

Khusus hari Jum’at semua karyawan mengikuti senam pagi, dan pada hari jum’at Minggu

pertama setiap bulannya karyawan melaksanakan wirid dan pengajian agama.

6
 BAB II

TINJAUAN INSTANSI TEMPAT MAGANG

2.1 Sejarah Instansi Tempat Magang

Pemerintah Kabupaten Kepulauan Mentawai dibentuk dengan Undang – undang

Nomor 49 Tahun 1999 tentang Pembentukan Kab. Kepulauan Mentawai ( Lembaran

Negara Republik Indonesia tahun 1999 Nomor 177, Tambahan Lembaran Negara Republik

Indonesia Nomor 3898) sebagaimana telah diubah dengan Undang – Undang Nomor 9

Tahun 2000 tentang Perubahan Atas Undang-Undang Nomor 49 Tahun 1999 tentang

Pembentukan Kabupaten Kepulauan Mentawai ( Lembaran Negara Republik Indonesia

Tahun 2000 Nomor 76, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3964);

dan sesuai dengan Peraturan Daerah Kabupaten Kepulauan Mentawai Nomor 8 Tahun

2016 tentang Pembentukan dan Susunan Perangkat Daerah yang sebelumnya di atur dalam

Peraturan Daerah Kabupaten Kepulauan Mentawai Nomor 10 Tahun 2008 tentang

Pembentukan Organisasi dan tata Kerja Sekretariat Daerah, Peraturan Daerah Kabupaten

Kepulauan Mentawai Nomor 11 Tahun 2008 tentang Pembentukan Organisasi dan Tata

Kerja Dinas Daerah Kabupaten Kepulauan Mentawai, Peraturan Bupati No 2 Tahun 2018

tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja Perangkat Daerah. Di dalam PERDA dan

PERBUP ini terdapat salah satunya Sekretariat Daerah Kabupaten Kepulauan

Mentawai

2.2 Struktur organisasi

Pada Kantor Sektretariat Daerah, berikut jumlah pegawai berdasarkan golongan

dan pendidikan serta struktur organisasi yang disediakan dalam bentuk bagan:

Jumlah Pegawai Berdasarkan Pendidikan dan Golongan

Tahun 2021

No. Tingkat Pendidikan Total/Orang

Sumber Data : Bagaan
1 Strata 2 17
Kepegawaian 2 Strata 1 43 Sekretariat
3 Diploma III 2
Daerah 2021
4 SMA 38
5 SMP 3
Jumlah 103

7
Struktur Organisasi Pada Asisten Administrasi Umum
Kabupaten Kepulauan Mentawai

8
2.3 Uraian Tugas

Sekretariat Daerah sebagaimana dimaksud Peraturan Bupati nomor 2 tahun 2018

pasal 2 huruf (a) merupakan unsur staf yang mempunyai tugas membantu Bupati dalam

penyusunan kebijakan dan pengorganisasian administratif terhadap pelaksanaan tugas

Perangkat Daerah serta pelayanan administratif.

Sekretariat Daerah dalam melaksanakan tugas dan kewajiban sebagaimana dimaksud

Peraturan Bupati nomor 2 tahun 2018 pasal 5 ayat (1) menyelenggarakan fungsi :

1. Pengorganisasian penyusunan kebijakan Daerah

2. Pengorganisasian pelaksanaan tugas Perangkat Daerah

3. Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Daerah

4. Pelayanan administratif dan pembinaan aparatur sipil negara pada instansi Daerah

5. Pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh Bupati terkait dengan tugas dan

fungsinya.

9
 BAB III

LAPORAN KEGIATAN MAGANG

3.1 Jenis dan Kegiatan Magang

Sebelum memulai kegiatan Magang di Kantor Sekretariat Daerah Kab. Kep.Mentawai,

Penulis diberikan bimbingan dan arahan oleh Kasubag Umum. Bimbingan dan arahan meliputi

Jadwal Kerja, penempatan bagian dan pembimbingan dan menekankan pada mahasiswa magang

khususnya untuk bersikap disiplin baik dalam hal waktu maupun melakukan segala tugas yang

diberikan atasan maupun pegawai yang ada di bagian masing – masing.

Pelaksanaan magang di Kantor Sekretariat Daerah Kab. Kep. Mentawai selama 2 (Dua ) bulan.

Pelaksanaan magang dimulai 01 Maret s/d 30 April 2021 pada hari Senin s/d Jum’at mulai

Pukul.07.30 Wib sampai dengan pukul 16.00 Wib dan selama Bulan puasa jam operasional

kantor dimulai pukul 08.00 Wib hingga pukul 15.30 Wib. Selama proses kegiatan penulis

ditempatkan pada Ruangan Umum Sekretariat Daerah Kab. Kep. Mentawai.

Adapun kegiatan magang yang penulis lakukan selama magang tersebut akan dijelaskan sebagai

berikut :

a. Mengikuti upacara / apel pagi

b. Pemberian pengarahan dari Kasubag Umum dan Kepegawaian

c. Perkenalan dengan pegawai dan staf

d. Menerima surat masuk (Disposisi surat)

e. Menulis surat keluar

f. Mengasrsipkan surat masuk dan keluar

g. Membuat surat balasan dan surat keluar lainnya

h. Menyusun rekap absen dari bulan maret sampai april.

10
3.2 Prosedur Magang

Berdasarkan pada jadwal pelaksanaan Kegiatan magang yang telah ditetapkan oleh Sekretariat

Daerah Kab. Kep. Mentawai maka Penulis melaksanakan praktek magang dimulai dari tanggal

01 Maret 2021 sampai dengan 30 April 2021.

Setelah ditentukan oleh kantor penulis diberi tanggung jawab pada Umum Sekretariat Daerah

selama 2 ( Dua ) bulan. Untuk itu penulis harus dapat beradaptasi dengan lingkungan kerja di

ruangan tersebut. Peraturan yang harus dipatuhi oleh peserta magang sebagai berikut :

1. Hadir setiap senin – Jum;at pada pukul 07.30 Wib, Pada bulan puasa jam kantor dimulai

dari pukul 08.00 Wib

2. Istirahat, makan siang dan sholat pukul. 12.00 Wib – 13.30 WIb

3. Pulang pada pukul. 16.00 Wib

4. Jika ada kepentingan dan harus meninggalkan kantor harus meminta izin terlebih dahulu

kepada Atasan Bendahara Pengeluaran.

5. Berpakaian Sopan dengan menggunakan Kemeja Putih dan bawahan warna hitam.

11
 KEGIATAN MAGANG

Minggu Pertama

WAKTU
NO URAIAN KEGIATAN KET
PELAKSANAAN

Hari Senin,  Melaksanakan Apel Pagi

1. 1 Maret 2021  Melaporkan ke bagian Umum Perihal
akan melaksanakan kegiatan magang
Hari Selasa,  Apel Pagi
2 Maret 2021  Membuat dan Mencek Rekap Hadir
PNS untuk kelengkapan Pembayaran
Tunjangan Tambahan Penghasilan
2.
Pegawai (TPP).
 Membuat dan Mencek Rekap Hadir
Tenaga Kontrak untuk Kelengkapan
pembayaran Gaji (TPP).
Hari Rabu,  Apel Pagi
3 Maret 2021  Membuat dan Mencek Amprah Daftar
Bayar Tunjangan Tambahan
3.
Penghasilan Pegawai (TPP).
 Membuat dan Mencek Amprah Daftar
Bayar Gaji Tenaga Kontrak.
Hari Kamis,  Apel Pagi
4 Maret 2021  Minta Tanda tangan Kepala Bagian,
Asisten Administrasi dan Sekretaris
Daerah untuk pengesahan Rekap
Pembayaran Tunjangan Tambahan
4.
Penghasilan Pegawai (TPP).
 Minta Tanda tangan Kepala Bagian,
Asisten Administrasi dan Sekretaris
Daerah untuk pengesahan Rekap
Pembayaran Gaji Tenaga Kontak.
Hari Jumat,  Membuat Telahaan Staf Penggantian
5.
5 Maret 2021 Tenaga Kontrak Sekretariat Daerah.

Tuapejat, 05 Maret 2021

PEMBIMBING SUPERVISOR

F.YASMEARDI,S.Sos,MM,M.Si CHANDRA DEWI,S.E.,M.Si

NIDN. NIP.19810222 200112 2 001

DAFTAR HADIR

12
Nama : Rina Afri Yanti Minggu : Pertama
No. BP : 1910021811044 Tanggal : 01 s/d 05
Jurusan : Administrasi Publik Bulan : Maret

JAM MASUK PULANG

NO HARI/TGL KET
JAM PARAF JAM PARAF

Senin, 01
1. 07.30 16.00
Maret 2021

Selasa, 02
2. 07.30 16.00
Maret 2021

Rabu,03
3. 07.30 16.00
Maret 2021

Kamis, 04
4. 07.30 16.00
Maret 2021

Jum’at, 05
5. 07.30 16.30
Maret 2021

Tuapejat, 05 Maret 2021

PEMBIMBING SUPERVISOR

F.YASMEARDI,S.Sos,MM,M.Si CHANDRA DEWI,S.E.,M.Si

NIDN. NIP.19810222 200112 2 001

KEGIATAN MAGANG

Minggu Kedua

NO WAKTU URAIAN KEGIATAN KET

13
 PELAKSANAAN

Senin,  Apel Pagi

08 Maret 2021  Membuat Surat Pengantar
1.
ditujukan ke BKPSDM perihal
Rekap Hadir Pegawai
Selasa,  Apel pagi
09 Maret 2021  Mengetik Surat Perintah Tugas
2.
untuk Bupati dan Pendamping ke
Padang.
Rabu,  Apel pagi
10 Maret 2021  Mengetik Kwitansi SPJ kegiatan
3. Bupati ke lapangan
 Membuat Rincian Objek (RO)
SPJ Bupati ke lapangan
Kamis,  Libur (Isra’ Mikraj Nabi
4.
11 Maret 2021 Muhammad SAW)
Jum’at,  Menyerahkan Laporan SPJ
5. 12 Maret 2021 Kepala Daerah ke Sub Bagian
Keuangan

Tuapejat, 12 Maret 2021

PEMBIMBING SUPERVISOR

F.YASMEARDI,S.Sos,MM,M.Si CHANDRA DEWI,S.E.,M.Si

NIDN. NIP.19810222 200112 2 001

DAFTAR HADIR

Nama : Rina Afri Yanti Minggu : Pertama

No. BP : 1910021811044 Tanggal : 08 s/d 12
Jurusan : Administrasi Publik Bulan : Maret

14
 JAM MASUK PULANG
NO HARI/TGL KET
JAM PARAF JAM PARAF

Senin,
1. 07.30 16.00
08 Maret 2021

Selasa,
2. 07.30 16.00
09 Maret 2021

Rabu,
3. 07.30 16.00
10 Maret 2021

Kamis,
4. 07.30 16.00
11 Maret 2021

Jum’at,
5. 07.30 16.30
12 Maret 2021

Tuapejat, 12 Maret 2021

PEMBIMBING SUPERVISOR

F.YASMEARDI,S.Sos,MM,M.Si CHANDRA DEWI,S.E.,M.Si

NIDN. NIP.19810222 200112 2 001

KEGIATAN MAGANG

Minggu Ketiga

WAKTU
NO URAIAN KEGIATAN KET
PELAKSANAAN

Senin,  Melaksanakan rapat dengan Sub

1. 15 Maret 2021 Bagian Umum perihal laporan
SPJ

15
 Selasa,  Membuat dan Mencek Sistem
2.
16 Maret 2021 Aplikasi Sinjab Pegawai
Rabu,  Entry Data Pegawai di Sistim
3.
17 Maret 2021 Aplikasi Sinjab Pegawai
Kamis,  Membuat Surat Kenaikan Gaji
4.
18 Maret 2021 Berkala Pegawai
Jum’at,  Mencetak daftar hadir Apel
5.
19 Maret 2021 Pegawai untuk hari Senin.

Tuapejat, 19 Maret 2021

PEMBIMBING SUPERVISOR

F.YASMEARDI,S.Sos,MM,M.Si CHANDRA DEWI,S.E.,M.Si

NIDN. NIP.19810222 200112 2 001

DAFTAR HADIR

Nama : Rina Afri Yanti Minggu : Pertama

No. BP : 1910021811044 Tanggal : 15 s/d 19
Jurusan : Administrasi Publik Bulan : Maret

NO HARI/TGL JAM MASUK PULANG KET

JAM PARAF JAM PARAF

16
 Senin,
1. 07.30 16.00
15 Maret 2021

Selasa,
2. 07.30 16.00
16 Maret 2021

Rabu,
3. 07.30 16.00
17 Maret 2021

Kamis,
4. 07.30 16.00
18 Maret 2021

Jum’at,
5. 07.30 16.30
19 Maret 2021

Tuapejat, 19 Maret 2021

PEMBIMBING SUPERVISOR

F.YASMEARDI,S.Sos,MM,M.Si CHANDRA DEWI,S.E.,M.Si

NIDN. NIP.19810222 200112 2 001

KEGIATAN MAGANG

Minggu Keempat

WAKTU
NO URAIAN KEGIATAN KET
PELAKSANAAN

Senin,  Apel Pagi

22 Maret 2021
 Mencek Update Data Tenaga Kontrak.
1.
 Membuat SPT Bupati dan pendamping ke
Kecamatan

17
 Selasa,  Apel Pagi
23 Maret 2021
 Mengetik Kwitansi SPJ Bupati dan
Pendamping ke Lapangan
2.
 Mencek DPA untuk ketersediaan
Anggaran perjalanan Dinas Bupati/Wakil
Bupati dan pendamping ke lapangan.
Rabu,  Apel Pagi
24 Maret 2021
3.  Mencetak Visum SPPD SPJ Bupati dan
Pendamping ke Kecamatan
Kamis,  Apel Pagi
25 Maret 2021
 Membuat Rincian Objek ( RO) laporan
4. SPJ Bupati dan pendamping ke kecamatan
 Meminta Tanda Tangan Kepala Bagian
dan Bendahara untuk laporan SPJ
Jum’at  Menyerahkan SPJ Bupati dan Pendamping
5. 26 Maret 2021
untuk entry pengajuan Ganti Uang (GU)

Tuapejat, 26 Maret 2021

PEMBIMBING SUPERVISOR

F.YASMEARDI,S.Sos,MM,M.Si CHANDRA DEWI,S.E.,M.Si

NIDN. NIP.19810222 200112 2 001

DAFTAR HADIR

Nama : Rina Afri Yanti Minggu : Pertama

No. BP : 1910021811044 Tanggal : 22 s/d 26
Jurusan : Administrasi Publik Bulan : Maret

JAM MASUK PULANG

NO HARI/TGL KET
JAM PARAF JAM PARAF

1. Senin, 07.30 16.00

18
 22 Maret 2021

Selasa,
2. 07.30 16.00
23 Maret 2021

Rabu,
3. 07.30 16.00
24 Maret 2021

Kamis,
4. 07.30 16.00
25 Maret 2021

Jum’at,
5. 07.30 16.30
26 Maret 2021

Tuapejat, 26 Maret 2021

PEMBIMBING SUPERVISOR

F.YASMEARDI,S.Sos,MM,M.Si CHANDRA DEWI,S.E.,M.Si

NIDN. NIP.19810222 200112 2 001

KEGIATAN MAGANG

Minggu Kelima

WAKTU
NO URAIAN KEGIATAN KET
PELAKSANAAN

Senin,  Apel Pagi

29 Maret 2021  Mendampingi Kepala Bagian Umum
untuk Mencek Rumah Dinas
1. Bupati/Pendopo
 Mendampingi pimpinan mencek
Rumah Singgah Pendopo untuk
tamu Pemda
2. Selasa,  Apel Pagi

19
 30 Maret 2021  Membuat draft Rekap hadir Tenaga
Kontrak Bulan Maret
 Membuat draft Rekap hadir PNS
Rabu,  Apel Pagi
31 Maret 2021  Membuat SPT Bupati dan
3. Pendamping ke lapangan
 Minta paraf Kepala Bagian Umum
dan Asisten III untuk SPT
Kamis,  Apel Pagi
01 April 2021  Memasukan Surat ke ruangan Bupati
dan Sekretaris Daerah untuk ditanda
4. tangani.
 Mengetik Kwintansi untuk SPJ
Bupati dan pendamping.
Jum’at,  Hari libur, Wafat Isa Almasih
5.
02 April 2021

Tuapejat, 02 April 2021

PEMBIMBING SUPERVISOR

F.YASMEARDI,S.Sos,MM,M.Si CHANDRA DEWI,S.E.,M.Si

NIDN. NIP.19810222 200112 2 001

DAFTAR HADIR

Nama : Rina Afri Yanti Minggu : Pertama

No. BP : 1910021811044 Tanggal : 29 Maret s/d 2 April

Jurusan : Administrasi Publik Bulan : Maret

JAM MASUK PULANG

NO HARI/TGL KET
JAM PARAF JAM PARAF

1. Senin, 07.30 16.00

20
 29 Maret 2021

Selasa,
2. 07.30 16.00
30 Maret 2021

Rabu,
3. 07.30 16.00
31 Maret 2021

Kamis,
4. 07.30 16.00
01 April 2021

Jum’at,
5. 07.30 16.30
02 April 2021

Tuapejat, 02 April 2021

PEMBIMBING SUPERVISOR

F.YASMEARDI,S.Sos,MM,M.Si CHANDRA DEWI,S.E.,M.Si

NIDN. NIP.19810222 200112 2 001

KEGIATAN MAGANG

Minggu Keenam

WAKTU
NO URAIAN KEGIATAN KET
PELAKSANAAN

Senin,  Apel Pagi

05 April 2021  Menerima Surat Disposisi dari
1. Kepala Bagian Umum
 Membuat Surat Nota Dinas ke
Bagian
Selasa,  Apel Pagi
06 April 2021  Meminta Paraf Kepala Bagian
2. Umum dan Asisten III
 Mencek Surat Perjanjian Kerja
Tenaga Kontrak

21
 Rabu,  Apel Pagi
07 April 2021  Membuat Surat Nota dinas ke
3.
Bagian-bagian
 Mencek Laporan SPJ Bupati
Kamis,  Apel Pagi
08 April 2021  Membuat SPT Bupati dan
4. pendamping ke Lapangan
 Meminta Paraf Surat ke Kepala
Bagian Umum dan Asisten III
Jum’at,  Mengajukan Surat ke ruangan
09 April 2021 Bupati dan Sekretaris Daerah
untuk ditanda tangani
5.  Mendampingi Kepala Bagian
Umum ke Lapangan pengecekan
Kantor

Tuapejat, 9 April 2021

PEMBIMBING SUPERVISOR

F.YASMEARDI,S.Sos,MM,M.Si CHANDRA DEWI,S.E.,M.Si

NIDN. NIP.19810222 200112 2 001

DAFTAR HADIR

Nama : Rina Afri Yanti Minggu : Pertama

No. BP : 1910021811044 Tanggal : 05 s/d 09
Jurusan : Administrasi Publik Bulan : April

JAM MASUK PULANG

NO HARI/TGL KET
JAM PARAF JAM PARAF

Senin,
1. 07.30 16.00
05 April 2021

Selasa,
2. 07.30 16.00
06 April 2021

22
 Rabu,
3. 07.30 16.00
07 April 2021

Kamis,
4. 07.30 16.00
08 April 2021

Jum’at,
5. 07.30 16.30
09 April 2021

Tuapejat, 09 April 2021

PEMBIMBING SUPERVISOR

F.YASMEARDI,S.Sos,MM,M.Si CHANDRA DEWI,S.E.,M.Si

NIDN. NIP.19810222 200112 2 001

KEGIATAN MAGANG

Minggu Ketujuh

WAKTU
NO URAIAN KEGIATAN KET
PELAKSANAAN

Senin,  Apel Pagi

1. 12 April 2021  Membuat Surat Telaahan Staf
 Mengetik Visum SPPD
Selasa,  Apel Pagi
13 April 2021  Mengetik Kwitansi SPJ Bupati
2.
dan Pendamping ke Lapangan
 Mengetik Visum SPPD
Rabu,  Apel pagi
14 April 2021  Membuat laporan Rincian Objek (
3. RO) SPJ Bupati dan Pendamping
 Membuat Surat Nota dinas ke
bagian-bagian
4. Kamis,  Apel Pagi

23
 15 April 2021  Mencek daftar hadir pegawai
Tenaga Kontrak
 Mencek Daftar hadir PNS
Jum’at,  Mencek data PNS di Sistim
16 April 2021 Sinjab
5.
 Mencek Surat Masuk dan surat
keluar untuk pimpinan

Tuapejat, 16 April 2021

PEMBIMBING SUPERVISOR

F.YASMEARDI,S.Sos,MM,M.Si CHANDRA DEWI,S.E.,M.Si

NIDN. NIP.19810222 200112 2 001

DAFTAR HADIR

Nama : Rina Afri Yanti Minggu : Pertama

No. BP : 1910021811044 Tanggal : 12 s/d 16
Jurusan : Administrasi Publik Bulan : April

JAM MASUK PULANG

NO HARI/TGL KET
JAM PARAF JAM PARAF

Senin,
1. 07.30 16.00
12 April 2021

Selasa,
2. 08.00 15.00
13 April 2021

3. Rabu, 08.00 15.00

24
 14 April 2021

Kamis,
4. 08.00 15.00
15 April 2021

Jum’at,
5. 08.00 15.30
16 April 2021

Tuapejat, 16 April 2021

PEMBIMBING SUPERVISOR

F.YASMEARDI,S.Sos,MM,M.Si CHANDRA DEWI,S.E.,M.Si

NIDN. NIP.19810222 200112 2 001

KEGIATAN MAGANG

Minggu Kedelapan

WAKTU
NO URAIAN KEGIATAN KET
PELAKSANAAN

Senin,  Apel Pagi

19 April 2021  Menerima Surat Masuk untuk Sub
Bagian Tata Usaha pimpinan
1.
 Mencek ketersedian anggaran
untuk perjalanan dinas
Bupati/Wakil Bupati
Selasa,  Apel Pagi
20 April 2021  Membuat surat pengantar
ditujukan ke BKPSDM
2.
 Mencek kelengkapan SPJ
Bupati/Wakil Bupati dan
pendamping
3. Rabu,  Apel Pagi
21 April 2021  Mencek Surat Masuk di ruangan

25
 Tata Usaha Pimpinan
 Mencek Surat Masuk di ruangan
pimpinan ( Bupati/Wakil
Bupati/Sekda)
Kamis,  Apel Pagi
22 April 2021  Membuat Surat permohonan cuti
Pegawai
4.  Meminta paraf Kepala Bagian
Umum
 Meminta Tanda tangan Assisten
Administrasi Umum
Jum’at,  Menerima surat disposisi dari
23 April 2021 Kepala Bagian Umum
5.
 Mendampingi Kepala Bagian
Umum untuk mengikuti rapat

Tuapejat, 23 April 2021

PEMBIMBING SUPERVISOR

F.YASMEARDI,S.Sos,MM,M.Si CHANDRA DEWI,S.E.,M.Si

NIDN. NIP.19810222 200112 2 001

DAFTAR HADIR

Nama : Rina Afri Yanti Minggu : Pertama

No. BP : 1910021811044 Tanggal : 19 s/d 23
Jurusan : Administrasi Publik Bulan : April

JAM MASUK PULANG

NO HARI/TGL KET
JAM PARAF JAM PARAF

Senin,
1. 08.00 15.00
19 April 2021

Selasa,
2. 08.00 15.00
20 April 2021

Rabu,
3. 08.00 15.00
21 April 2021

26
 Kamis,
4. 08.00 15.00
22 April 2021

Jum’at,
5. 08.00 15.30
23 April 2021

Tuapejat, 23 April 2021

PEMBIMBING SUPERVISOR

F.YASMEARDI,S.Sos,MM,M.Si CHANDRA DEWI,S.E.,M.Si

NIDN. NIP.19810222 200112 2 001

KEGIATAN MAGANG

Minggu Kesembilan

WAKTU
NO URAIAN KEGIATAN KET
PELAKSANAAN

Senin,  Apel Pagi

26 April 2021  Koordinasi ke kecamatan untuk
1. kunjungan kerja pimpinan
 Membuat Surat Nota Dinas ke
Bagian-bagian
Selasa,  Apel Pagi
27 April 2021  Menerima Surat untuk ruangan
2. Tata Usaha pimpinan
 Meneruskan Surat ke ruangan
pimpinan
Rabu,  Apel Pagi
28 April 2021  Membuat Notulen rapat
3.  Mencek daftar hadir Pegawai
Tenaga Kontrak
 Mencek daftar hadir PNS
4. Kamis,  Apel Pagi

27
 29 April 2021  Mengetik Kwitansi SPJ Bupati
dan pendamping ke lapangan
 Mengetik Visum SPPD
Jum’at,  Membuat laporan Rincin Objek
5. 30 April 2021 (RO) SPJ Bupati dan pendamping
 Mencek kelengkapan SPJ

Tuapejat, 30 April 2021

PEMBIMBING SUPERVISOR

F.YASMEARDI,S.Sos,MM,M.Si CHANDRA DEWI,S.E.,M.Si

NIDN. NIP.19810222 200112 2 001

DAFTAR HADIR

Nama : Rina Afri Yanti Minggu : Pertama

No. BP : 1910021811044 Tanggal : 26 s/d 30
Jurusan : Administrasi Publik Bulan : April

JAM MASUK PULANG

NO HARI/TGL KET
JAM PARAF JAM PARAF

Senin,
1. 08.00 15.00
26 April 2021

Selasa,
2. 08.00 15.00
27 April 2021

Rabu,
3. 08.00 15.00
28 April 2021

Kamis,
4. 08.00 15.00
29 April 2021

28
 Jum’at,
5. 08.00 15.30
30 April 2021

Tuapejat, 30 April 2021

PEMBIMBING SUPERVISOR

F.YASMEARDI,S.Sos,MM,M.Si CHANDRA DEWI,S.E.,M.Si

NIDN. NIP.19810222 200112 2 001

BAB IV

KAJIAN MASALAH

4.1 Gambaran Umum Masalah

Penataan Tata Usaha Pimpinan merupakan sebuah kegiatan yang memiliki peranan

penting dalam keberlangsungan kegiatan sebuah organisasi maupun instansi. Hal tersebut

menjadi kunci dalam berjalannya segala kegiatan pengadminstrasian maupun tata kinerja

staff dalam melakukan pekerjaan. Berdasarkan penjelasan tersebut, penulis membatasi

masalah sebagai berikut :

1. Mengetahui bagaimana Prosedur Pengadministrasian dan program kerja pada

Sekretariat Daerah Kab. Kep. Mentawai.

2. Mengetahui bentuk Penataan tata usaha pimpinan serta staff sesuai dengan Peraturan

Perundang – undangan.

4.2 Perumusan Masalah

29
 Berkaitan dengan pembatas masalah diatas, maka penulis mencoba merumuskan

permasalahan sebagai berikut :

1. Bagaimana Penataan Tata Usaha Pimpinan yang ada di Kantor Sekretariat Daerah

Kabupaten Kepulauan Mentawai berdasarkan Undang- Undang yang berlaku?

2. Bagaimana Peran Kepala Sub Bagian Umum pada Kantor Sekretariat Daerah

(SETDA) Kab. Kep. Mentawai?

4.3 Pembahasan

Definisi tata usaha

Tata usaha memiliki umum yaitu sebuah kegiatan yang tedapat dalam dunia

perkantoran. Secara etimologis, tata usaha adalah kegiatan yang memberikan bantuan

dalam melakukan pengelolaan informasi yang mengarah pada suatu tujuan organisasi.

Ada beberapa pengertian tentang Tata Usaha, tetapi semuanya mengarah pada arti yang

sama. Menurut Gie (2010) Tata Usaha adalah Kegiatan yang dilakukan dalam hal

pencatatan dan penyusunan keterangan serta informasi sehingga dapat digunakan

langsung sebagai bahan informasi kepada pimpinan organisasi ataupun instansi yang

dapat dipergunakan oleh siapa saja. Besarnya peranana tata usaha dalam setiap organisasi

sehingga sumber daya yang berada dalam tata usaha diharapkan adalah sesorang yang

memiliki keterampilan dan pengalaman yang baik.

Tata usaha berguna membantu pihak pimpinan suatu organisasi dalam membuat

keputusan dan dalam melakukan Tindakan yang tepat, hal tersebut karena tata usaha

menyediakan semua kebutuhan dan keterangan bagi Tindakan kontrol dari pimpinan.

Berdasarkan peraturan perundang- undangan, Tata Usaha Pimpinan terdapat pada pasal

52 ayat (4) huruf a, memiliki tugas sebagai berikut :

a. Melaksanakan pengelolaan administrasi yang berada di area perkantoran yang

meliputi beberapa kegiatan tata usaha umum persuratan, kepegawaian Sekretaris

Daerah, Asisten Sekretaris Daerah, Staff Ahli, serta rapat- rapat yang berhubungan

dengan kedinasan.

30
b. Melaksanakan pemantauan serta evaluasi di bidang administrasi perkantoran yang

menyangkut kegiatan tata usaha umum. Persuratan, kepegawaian Sekretaris Daerah,

Asisten Sekretaris Daerah, Staff Ahli, serta rapat- rapat dinas.

c. Melakukan pengelolaan kearsipan.

Sedangkan pada Sub Bagian Tata Usaha Pimpinan, Staff Ahli dan Kepegawaian

mempunyai beberapa tugas yaitu:

a. Menyusus program dan rencana kerja kegiatan pada Sub Bagian Tata Usaha

Pimpinan, Staff Ahli, dan Kepegawaian.

b. Mempelajari dan menelaah peraturan perundang- undangan yang berhubungan

dengan Sub Bagian Tata Usaha Pimpinan, Staff Ahli, dan Kepegawaian.

c. Membagi tugas, memberikan petunjuk dan memberikan arahan serta bimbingan

kepada bawahannya dalam melaksanakan tugas berdasarkan jabatan dan standar

kompetensinya.

d. Meneliti, memeriksa dan mengawasi pelaksanaan tugas bawahan.

e. Menyususn bahan kebijakan teknis Sub Bagian Tata Usaha Pimpinan, Staff Ahli dan

Kepegawaian sesuai dengan peraturan perundang- undangan dan sebagai petunjuk

teknis sebagai bahan kajian pimpinan.

f. Melaksanan pengelolaan administrasi perkantoran yang meliputi kegiatan tata usaha

umum, persuratan ,dan Kepegawaian Sekretariat Daerah.

g. Melakasanan penilaian dan prestasi kerja anggota berdasarkan sasaran kerja pegawai

dan perilaku kerja sesuai dengan ketentuan dalam rangka peningkatan karir dan

pemberian penghargaan serta sanksi.

h. Melakukan evaluasi hasil pelaksanaan kegiatan Sub Bagian Tata Usaha Pimpinan,

Staff Ahli dan Kepegawaian berdasarkan program kerja yang ditetapkan.

i. Membuat laporan pelaksanaan kegiatan Sub Bagian Tata Usaha Pimpinan, Staff Ahli

dan Kepegawaian sesuai dengan hasil pelaksanaan kegiatan sebagai wujud

transparansi pelaksaan tugas.

j. Melaksanakan tugas kedianansan sesuai perintah atasan.

31
 BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

5.1 Kesimpulan

Dari uraian yang dilakukan penulis selama magang di Sektretariat Daerah Kab. Kep.

Mentawai dapat diambil kesimpulan sebagai berikut :

1. Sektretariat Daerah merupakan unsur pelaksana pemerintah Kab. Kep. Mentawai

yang memiliki tugas dan tanggung jawab urusan daerah serta melaksanakan sesuai

tugas dan fungsi masing – masing.

2. Sikap atasan yang ramah dan berwibawa, disiplin serta bersahabat sangat mengayomi

bagi setiap pegawai dan peserta magang. Adanya bimbingan dan arahan dari atasan

disetiap kegiatan.

3. Penulis menjadi lebih dapat memahami interaksi kerja dengan sinergi kerja

32
 4. Adanya kerjasama yang baik dalam melaksanakan kegiatan magang, dan transformasi

ilmu yang dapat dipahami dan tepat sasaran merupakan factor khusus yang membantu

kegiatan peserta magang.

5.2 Saran

Setelah penulis melaksanakan kegiatan magang selama 2 ( Dua ) bulan pada Kantor

Sekretariat Daerah Kab. Kep. Mentawai, penulis memberikan saran – saran mungkin dapat

menjadi bahan masukan bagi Sekretariat Daerah. Adapun saran – saran yang dapat penulis

berikan sebagai barikut :

1. Atasan, para kepala Bidang dan para staff selalu bekerja sama untuk melakukan yang

terbaik dalam melaksanakan tugas kenegaraan.

2. Mereka yang sangat welcome kepada Peserta Magang sehinga penulis mendapat ilmu

yang bermafaat.

3. Sekretariat Daerah berkompeten dapat meningkatkan Kinerja Staf dalam melakukan

pekerjaan.

4. Sekretariat Daerah dalam melakukan peningkatan dalam melayani setiap urusan

pengadministrasian dalam organisasi.

33