UJIAN TENGAH SEMESTER

MANAJEMEN PERKANTORAN

Oleh:
Rifki ari wahyudin (17041010043)
Dosen Pengampu:

1. Dra. Susi Hardjati, M.AP

2. Drs. Ananta Prathama, M.Si

PROGRAM STUDI ILMU ADMINISTRASI NEGARA

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS PEMBANGUNAN NASIONAL “VETERAN” JAWA TIMUR
SURABAYA
2019
Soal:
1. Manajemen perkantoran merupakan suatu aktivitas yang
mengimplementasikan fungsi-fungsi manajemen dalam menjalani aktivitas
untuk mencapai tujuannya.
a. Sejauhmana peran manajemen perkantoran dalam memajukan
organisasi ?
b. Jelaskan mengapa manajemen perlu diimplementasikan dalam kegiatan
operasional prkantoran !
2. Prosedur merupakan serangkaian tahapan-tahapan atau urutan-urutan yang
saling terkait dalam menyelesaikan suatu pekerjaan. Apakah dampak yang
terjadi jika organisasi kantor melakukan kesalahan yang tidak sesuai dengan
standart operasional prosedur? Jelaskan dan berikan contohnya!
3. Kegiatan perkantoran tidak terlepas dari komunikasi, baik itu komunikasi
internal maupun komunikasi eksternal. Apa saja yang erlu diperhatikan dalam
penerapak komunikasi kantor yang efektif dan apa dampak yang akan terjadi
jika komunikasi tidak berjalan dengan baik.
4. PT Emprit Air merupakan suatu perusahaan BUMN yang bergerak dalam
bidang penerbangan, mengalami konflik antara perusahaan dengan
karyawan. Konflik ini terjadi yang disebabkan oleh adanya miss
communication antara atasan dengan karyawan. Adanya perubahan
kebijakan dalam perusahaan mengenai pemberlakuan kebijakan jam krja
pegawai namun pihak perusahaan belum memberitahukan para karyawan,
sehingga karyawan merasa diperlakukan semena-mena oleh pihak
perusahaan. Para karyawan mengambil tindakan yaitu dengan mendemo
perusahaan. Bagaimana upaya yang dilakukan oleh perusahaan dalam
mengatasi permasalahan tersebut ? gunakan pendekatan komunikasi dalam
menyelesaikan permasalahan tersebut.
Jawaban :
1. a. Oleh (geoffrey mills, oliver standingford, 1991) dalam buku “manajemen
perkantoran modern” mendefinisikan manajemen perkantoran adalah
seni membimbing personel kantor dalam menggunakan sarana yang
sesuai dengan lingkunganya demi mencapai tujuanya yang sudah
ditetapkan. Dalam memajukan organisasi, manajemen perkantoran memiliki
peran yang sangat penting, dalam ulasan terbaru menjelaskan bahwa bagian
perkantoran atau administrasi adalah jantung perusahaan, pusat kegiatan
dari perusahaan ada di bagian administrasi, sehingga dengan membenahi
atau mengelola bagian kantor maka aka dapat memajukan organisasi kantor.
Selain itu juga Didalam suatu organisasi manajemen kantor memiliki peran
sebagai penanggung jawab atas efisiensi dan keefektifan para bawahanya.

b. oleh (soesanto, 1995) dalam buku “administrasi kantor manajemen dan

aplikasi” mendefinisikan manajemen adalah suatu proses yang
melibatkan semua kegiatan yang berhubungan dengan pembuatan
suatu keputusan, kepemimpinan dan pencapaian tujuan untuk
kepentingan bersama. Dalam kegiatan operasional perkantoran manajemen
perlu diimplementasikan karena dalam kegiatan operasional kantor
mananejemen berperan penting yakni:
 Manajemen merupakan suatu kekuatan yang mempunyai fungsi
sebagai alat pemersatu, penggerak, dan pengkoordinir berbagai
pekerjaan kantor
 Manajemen merupakan sistem kerja yang rasional dalam rangka
pencapaian tujuan organisasi. Sistem tersebut akan menghasilkan
kinerja operasional kantor yang efektif dan efisien
 Manajemen mempunyai prinsip-prinsip yang universal sehingga dapat
dipergunakan dalam setiap kegiatan operasional kantor tanpa merubah
budaya organisasi yang ada
 Manajemen merupakan kemampuan atau keahlian pegawai untuk
mengelola segala aktivitas yang terjadi di lingkungan kantor, sehingga
dapat mendeteksi, menyesuaikan, serta menghadapi berbagai
perubahan yang terjadi, baik perubahan teknologi, lingkungan
persaingan, maupun tuntutan perkembangan yang lebih luas
Dengan demikian, jelaslah manfaat manajemen bagi kegiatan
operasional kantor. Manajemen sangat penting, karena di samping bersifat
pengetahuan, juga merupakan keahlian dari manajer atau pimpinan dalam
 memecahkan masalah-masalah yang dihadapi dalam pekerjaan kantor
melalui mekanisme sistem yang dapat dipergunakannya.
2. standar operasional prosedur (SOP) adalah dokumen yang berisi
serangkaian instruksi tertulis yang di bakukan mengenai berbagai
proses penyelenggaraan administrasi perkantoran yang berisi cara
melakukan pekerjaan, waktu pelaksanaan, tempat penyelenggaraan,
dan aktor yang berperan dalam kegiatan. (Prasetya, Rochim, & Windasari,
2015)
Dalam pengertian diatas jika organisasi kantor melakukan kesalahan
yang tidak sesuai dengan standar operasional prosedur maka dampak yang
akan terjadi adalah:
 Hasil yang ingin di capai oleh organisasi kantor menjadi tidak maksimal
 Prosedur kerja semakin tidak jelas
 Kesalahan operasional sering terjadi
 Ketidakefisien waktu dan pelaksanaan tugas
 Ketidakjelasan dalam evalusi kerja
 Tidak siap dengan perubahan kebijakan yang baru
Contoh : adanya karyawan melanggar standar operasional prosedur
dalam penerapan layanan kantor di pelayanan kesehatan karena ketidak
efisien waktu, akibatnya prosedur layanan dalam kantor tersebut menjadi
kacau dan tidak dapat berjalan dengan maksimal.
3. Kegiatan perkantoran tidak lepas dari komunikasi, oleh (badri m. sukoco,
2005) dalam buku “manajemen administrasi perkantoran manajemen”
komuniksi didefinisikan sebagai proses mengirim dan menerima pesan,
dan dikatakan efektif apabila pesan tersebut dapat dimengerti dan
menstimulasi tindakan atau mendorong orang lain untuk bertindak
sesuai dengan pesan tersebut. Komunikasi yang efektif akan
meningkatkan produktivitas, baik bagi pegawai maupun perusahaan. Dalam
Penerapan komunikasi kantor yang perlu diperhatikan yakni adanya bentuk
dasar komunikasi yang meliputi :
 komunikasi nonverbal yakni proses komunikasi tanpa kata, berupa
semua isyarat,gerak tubuh, ekspresi wajah, hubungan yang renggang,
dan sikap terhadap waktu yang tersedia ketika berkomunikasi tanpa kata
dengan kata lain, aksi lebih berarti dibandingkan kata - kata.
 Komunikasi verbal berupa kata - kata yang di susun agar memiliki arti
untuk menciptakan kata-kata tentunya dibutuhkan aturan-aturan
 grammer dan meletakkan potongan-potongan kalimat yang sesuai pada
tempatnya.
 Komunikasi tulisan komunikasi dapat berupa memo, surat, email,
faksimile, buletin, dan lain sebagainya yang ditranfer melalui tulisan atau
simbol pada sebuah media
Dengan memiliki keterampilan berkomunikasi yang baik, kita akan dapat
mengantisipasi masalah, membuat keputusan, mengkoordinasikan arus
kerja, mensupervisi yang lain, membangun hubungan maupun
mempromosikan produk dan jasa yang ditawarkan oleh perusahaan.
Dampak yang akan terjadi jika komunikasi tidak berjalan dengan baik
yakni orang akan salah mengerti dan salah menginterpretasikan informasi
yang disampaikan. Komunikasi yang buruk juga dapat menyebabkan
terciptanya konflik antar pribadi.
4. Dalam menyelesaikan permasalahan terdapat adanya pendekatan
komunikasi, menurut Littlejohn dalam bukunyaTheories of Human
Communication (diterbitkan dalam beberapa edisi mulai edisi tahun 1989
sampai edisi tahun 2002, termasuk dalam edisi kesembilan tahun 2009 yang
ditulis bersama Karen A. Foss), dalam jurnal (Prof. Sendjaja, 2014) secara
umum dunia masyarakat ilmiah menurut cara pandang serta objek pokok
pengamatannya dapat dibagi dalam 3 (tiga) kelompok atau aliran
pendekatan. Ketiga kelompok tersebut adalah pendekatan scientific (ilmiah-
empiris), pendekatan humanistic (humaniora interpretatif), serta pendekatan
social sciences (ilmu-ilmu sosial).
1. Yang pertama Aliran pendekatan scientific pendekatan ini adalah
adanya pemisahan yang tegas antara known (objek atau hal yang
ingin diketahui dan diteliti) dan knower (subjek pelaku/pencari
pengetahuan atau pengamat)
2. Yang kedua pendekatan humanistic mengasosiasikan ilmu dengan
prinsip subjektivitas. Perbedaan-perbedaan pokok antara kedua
aliran pendekatan ini antara lain sebagai berikut:
 Bagi aliran pendekatan scientific,ilmu bertujuan untuk
menstandardisasikan observasi, sementara aliran
humanistic mengutamakan kreativitas individual.
 Aliran scientific berpandangan bahwa tujuan ilmu adalah
mengurangi perbedaan-perbedaan pandangan tentang hasil
pengamatan, sementara aliran humanistic bertujuan untuk
memahami tanggapan dan hasil temuan subjektif individual.
  Aliran scientific memandang ilmu pengetahuan sebagai
sesuatu yang berada di sana (out there), di luar diri
pengamat/peneliti. Di lain pihak, aliran humanistic melihat
ilmu pengetahuannya sebagai sesuatu yang berada di sini
(in here), dalam arti berada dalam diri (pemikiran,
interpretasi) pengamat/peneliti.
Pandangan klasik dari aliran humanistic adalah bahwa cara
pandang seseorang tentang sesuatu hal akan menentukan
penggambaran dan uraiannya tentang hal tersebut. Karena sifatnya
yang subjektif dan interpretatif maka pendekatan aliran humanistic
ini lazimnya cocok diterapkan untuk mengkaji persoalan-persoalan
yang menyangkut sistem nilai, kesenian, kebudayaan, sejarah, dan
pengalaman pribadi.
3. Pendekatan yang ketiga adalah pendekatan khusus ilmu
pengetahuan sosial (social sciences) Pendekatan yang diterapkan
oleh para pendukung kelompok aliran ini pada dasarnya merupakan
gabungan atau kombinasi dari pendekatan-pendekatan aliran
“scientific” dan “humanistic”. Dalam banyak hal, pendekatan ilmu
sosial merupakan perpanjangan (extension) dari pendekatan ilmu
alam (natural science) karena beberapa metode yang diterapkan
banyak diantaranya yang diambil dari ilmu alam/fisika. Namun,
metode-metode pendekatan aliran “humanistic” juga diterapkan.
Dipergunakannya dua pendekatan “scientific” dan “humanistic” yang
masing-masing berbeda prinsip ini adalah yang menjadi objek studi
dalam ilmu pengetahuan sosial adalah kehidupan manusia. Untuk
memahami tingkah laku manusia diperlukan pengamatan yang
cermat dan akurat. Untuk ini jelas bahwa pengamatan harus
dilakukan seobjektif mungkin agar hasilnya dapat berlaku umum
tidak bersifat kasus. Dengan kata lain, para ahli ilmu sosial, seperti
halnya para ahli ilmu alam, harus mampu mencapai kesepakatan
atau konsensus mengenai hasil temuan pengamatannya, meskipun
kesepakatan/konsensus yang dicapai tersebut sifatnya “relatif”
dalam arti dibatasi oleh faktor-faktor waktu, situasi, dan kondisi
tertentu.
Pada konflik yang ada pada PT Emprit air yang terjadi karena
adanya miss communication antar atasan dengan karyawan karena
kurang adanya komunikasi keduanya, oleh karena itu cara mengatasi
permasalahan tersebut yakni dengan menggunakan pendekatan
(secientific) dalam pendekatan ini harus adanya perlakuan khusus yang
dilakukan atasan oleh bawahan dengan saling berkomunikasi dalam hal
pengumuman informasi perubahan kebijakan yang ada dalam
perusahaan yang meliputi pemberlakuan jam kerja, sehingga dalam hal
ini karyawan mampu menyesuaikan kebijakan baru yang di buat oleh
atasan perusahaan
 Daftar pustaka
badri m. sukoco, S. E. (2005). manajemen administrasi perkantoran modern.
geoffrey mills, oliver standingford, robert c appleby. (1991). manajemen perkantoran
modern.
Prasetya, P., Rochim, A. F., & Windasari, I. P. (2015). Desain dan Implementasi
Standar Operasional Prosedur ( SOP ) Keamanan Sistem Informasi Fakultas
Teknik Universitas Diponegoro Menggunakan Standar ISO 27001. 3(3), 387–
392.
Prof. Sendjaja, S. D. (2014). Memahami Teori Komunikasi: Pendekatan, Pengertian,
Kerangka Analis, dan Perspektif. Teori Komunikasi, 1, 1–49. Retrieved from
http://repository.ut.ac.id/4413/3/SKOM4204-M1.pdf
soesanto, slamet. (1995). administrasi kantor manajemen dan aplikasi (1st ed.).
jakarta: djambatan.