MAKALAH

MANAJEMEN RESIKO
“MANAJEMEN PROJECT PROCUREMENT (PENGADAAN)”

Disusun Oleh:

1. Diana Lestari ( 2011050087 )

2. Lily Nur Anjani ( 2011050072 )

Dosen Pengampu:

Halimah
Yunus,S.Kom.,M.T.I

PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI

FAKULTAS ILMU KOMPUTER
INSTITUT INFORMATIKA DAN BISNIS DARMAJAYA
BANDAR LAMPUNG
2022/2023

KATA PENGANTAR

Puji syukur kami ucapkan atas kehadirat Allah Swt, yang telah melimpahkan rahmat dan
hidayah-Nya sehingga kami dapat menyelesaikan makalah tentang “Manajemen Proyek
Procurement Pengadaan” untuk memenuhi tugas mata kuliah Manajemen Resiko yang
diampu oleh Ibu Halimah Yunus,S.Kom.,M.T.I. Tidak lupa juga kami mengucapkan terima
kasih kepada semua pihak yang telah berkontribusi dalam penyusunan makalah ini.

Kami berharap semoga makalah yang kami susun ini memberikan manfaat dan juga inspirasi
untuk pembaca. Penulis menyadari bahwa masih terdapat banyak kekurangan, baik dari
penyusunan maupun tata bahasa penyampaian dalam makalah ini. Penulis menerima kritik
dan saran seluas-luas nya dari pembaca agar bisa membuat karya makalah yang lebih baik
pada kesempatan berikutnya.

Bandar Lampung, 12 Desember 2022

Penulis

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR………………………………………………………………………………….2
DAFTAR ISI.........................................................................................................................................3
BAB I....................................................................................................................................................3
1.1 Latar Belakang.............................................................................................................................4
1.2 Rumusan Masalah........................................................................................................................4
1.3 Tujuan Penulisan.........................................................................................................................4
1.4 Manfaat Penulisan.......................................................................................................................5
BAB II...................................................................................................................................................6
2.2 Tujuan Dalam Manajemen Proyek Pengadaan............................................................................7
2.3 Tahapan/ Proses dalam Manajemen Proyek Pengadaan...............................................................8
2.4 Alat dan Teknik Perencanaan Belanja dan Pengadaan Dalam Manajemen Proyek Pengadaan....9
2.5 Aplikasi Pendukung Dalam Menunjang Manajemen Proyek Pengadaan...................................15
BAB III................................................................................................................................................17
3.1 Kesimpulan................................................................................................................................17
DAFTAR PUSTAKA..........................................................................................................................18

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Manajemen proyek merupakan suatu tata cara mengorganisir dan mengelola sumber
penghasilan yang penting untuk menyelesaikan proyek dari awal sampai selesainya proyek
tersebut. Manajemen proyek dapat diterapkan pada jenis proyek apapun, dan dipakai secara
luas untuk dalam menyelesaikan proyek yang besar dan kompleks. Fokus utama
manajemen proyek adalah pencapaian semua tujuan akhir proyek dengan segala batasan yang
ada, waktu dan dana yang tersedia.
Pada perencanaan pembuatan proyek sebuah sistem, diperlukan berbagai macam komponen
yang terlibat didalamnya. Banyak hal yang harus diperhatikan oleh seorang manajer proyek
dalam melakukan perencanaan adalah menghitung, baik secara kualitatif maupun kuantitatif,
resiko yang akan terjadi dalam proses pengerjaan dan juga proses memperoleh barang atau
jasa yang dibutuhkan dalam sebuah proyek.
Merujuk pada tugas yang diberikan tentang manajemen proyek pengadaan. Makalah ini akan
membahas tentang pengertian, tujuan, tahapan/proses. Alat
dan teknik dalam perencanaan belanja dan pengadaan, dan aplikasi pendukung manajemen
proyek pengadaan.

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang diatas dapat diambil rumusan masalah sebagai berikut.

1. Apa yang dimaksud dengan manajemen proyek pengadaan?

2. Apa saja tujuan dalam manajemen proyek pengadaan?
3. Bagaimana tahapan/proses manajemen proyek pengadaan?
4. Bagaimana alat dan teknik perencanaan belanja dan pengadaan dalam manajemen
proyek pengadaan?
5. Bagaimana aplikasi pendukung dalam menunjang manajemen proyek pengadaan?

1.3 Tujuan Penulisan

Agar pembaca tahu tentang pentingnya manajemen proyek pengadaan dalam ruang lingkup
proyek. Khususnya tentang:

1. Definisi manajemen proyek pengadaan

2. Tujuan manajemen proyek pengadaan
3. Tahapan/proses dalam manajemen proyek pengadaan
4. Alat dan teknik perencanaan belanja dan pengadaan dalam manajemen proyek
pengadaan
5. Aplikasi pendukung dalam menunjang manajemen proyek pengadaan
1.4 Manfaat Penulisan

Manfaat yang dapat diambil dari makalah ini adalah sebagai berikut:

1. Penelitian ini diharapkan dapat menambah dan mengembangkan wawasan, informasi,

pemikiran, dan ilmu pengetahuan kepada pihak lain yang berkepentingan.
2. Diharapkan dapat menerapkan ilmu yang diperoleh penulis dan berguna bagi
kemajuan ilmu pengetahuan.

BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Definisi Manajemen Proyek Pengadaan

Tahun 1970-an, perusahaan cenderung menilai bahwa bagian pengadaan memiliki peran pasif
dalam organisasi bisnis, dan pada dasarnya adalah kegiatan administratif dan tidak memiliki
banyak muatan strategis. Tahun1980-an pandangan tersebut mulai berubah. Hal ini didorong
oleh persaingan yang semakin ketat sehingga pelaku bisnis mulai sadar bahwa efisiensi dan
value creation tidak hanya perlu dilakukan di bagian produksi, namun juga di bagian-bagian
lain termasuk salah satunya bagian pengadaan. Bagian pengadaan sangat relevan terutama di
berbagai perusahaan manufaktur dimana persentasi ongkos-ongkos material bisa mencapai
antara 40% – 70%dari ongkos sebuah produk akhir. Menunjukkan bahwa efisiensi di bagian
pengadaan bisa memberikan kontribusi yang cukup berarti bagi peningkatan keuntungan
(profit) sebuah perusahaan.

Pengadaan adalah proses memperoleh barang ataupun jasa dari pihak diluar organisasi
sedangkan Manajemen Pengadaan adalah proses-prosesyang dilakukan untuk mendapatkan
barang dan/atau jasa yang dibutuhkan sebuah proyek dari luar organisasi yang
“didukungnya”.

Manajemen Proyek Pengadaan merupakan proses untuk membeli atau memperoleh produk,
jasa, atau hasil yang diperlukan dari luar proyek untuk melaksanakan pekerjaan Diantaranya :

a) Proses merencanakan pembelian dan cara memperolehnya.

b) Memenuhi kebutuhan proyek dengan memIlih cara yang terbaik
c) Dengan menyesuaikan Apa, bagaimana, berapa jumlahnya dan kapanharus dibeli atau
diadakan.
d) Memperhitungkan potensi penyedia jasa.
e) Schedule juga sangat mempengaruhinya.
f) Risiko apa saja yang akan timbul didalam setiap pilihan keputusan untuk membuat
atau membeli
g) Juga jenis kontrak apa yang cocok dalam mengurangi atau memindahkanrisiko
kepada penyedia jasa.

2.2 Tujuan Dalam Manajemen Proyek Pengadaan

Tujuan Bagian Pengadaan yaitu menyediakan barang maupun jasa dengan harga yang murah,
berkualitas, dan terkirim tepat waktu, tugas-tugas bagian pengadaan tidak terbatas hanya pada
kegiatan rutin pembelian. Secara strategis dapat menciptakan keunggulan dari segi ongkos
(dengan mendapatkan sumber-sumber bahan baku, komponen, dll dengan harga yang murah).
Bagian pengadaan juga berperan mendapatkan sumber-sumber bahan baku dan komponen
yang berkualitas dan/atau menjadi jembatan dalam membina supplier-supplier yang ada
dengan berbagai program peningkatan kualitas. Bagian pengadaan juga dituntut untuk bisa
menciptakan keunggulan dari segi waktu. Untuk mendukung keunggulan dari segi waktu,
bagian pengadaan tentunya bisa memilih supplier yang memiliki kemampuan untuk
mengirim barang dalam waktu yang lebih pendek tanpa harus mengorbankan kualitas dan
meningkatkan harga.

Tugas dari manajemen pengadaan adalah menyediakan input, berupa barang maupun jasa,
yang dibutuhkan dalam kegiatan produksi maupun kegiatan lain dalam perusahaan. Selain itu
bagian pengadaan biasanya bertugas menyediakan jasa seperti jasa transportasi dan
pergudangan, jasa konsultasi, dan sebagainya.Secara Umum, tugas-tugas yang dilakukan
mencakup :

a) Merancang hubungan yang tepat dengan supplier. Hubungan dengan supplier bisa
bersifat kemitraan jangka panjang maupun hubungan transaksional jangka pendek.
Baik berupa model hubungan,relationship, berapa jumlah supplier.
b) Memilih Supplier. Kegiatan memilih supplier bisa memakan waktu dan sumber daya
yang tidak sedikit apabila supplier yang dimaksud adalah supplier kunci. Kesulitan
akan lebih tinggi kalau supplier-supplier yang akan dipilih berada di mancanegara
(global suppliers). Supplier-supplier kunci yang berpotensi untuk menjalin hubungan
jangka panjang, proses pemilihan ini bisa melibatkan evaluasi awal, mengundang
mereka untuk presentasi, kunjungan lapangan (site visit) dan sebagainya. Pemilihan
supplier-supplier kunci harus sejalan dengan strategi supply chain.
c) Memilih dan mengimplentasikan teknologi yang cocok.Kegiatan pengadaan selalu
membutuhkan bantuan teknologi. Teknologi yang lebih tradisional dan lumrah
digunakan adalah telepon dan fax. Saat ini banyak perusahaan yang menggunakan
electronic procurement (e- procurement) yakni aplikasi internet untuk kegiatan
pengadaan.
d) Memelihara data item yang dibutuhkan dan data supplier.Bagian pengadaan harus
memiliki data lengkap tentang item-item yangdibutuhkan maupun data tentang
supplier-supplier mereka. Beberapa data supplier yang penting untuk dimiliki adalah
nama dan alamat masing-masing supplier, item apa yang mereka pasok, harga per
unit, lead time pengiriman,kinerja masa lalu, serta kualifikasi supplier termasuk juga
kualifikasi seperti ISO.
 e) Melakukan proses pembelian. Proses pembelian bisa dilakukan dengan beberapa cara,
misalnya pembelian rutin dan pembelian dengan melalui tender atau lelang, (auction).
Pembelian rutin dan pembelian dengan tender melewati proses-proses yang berbeda.
f) Mengevaluasi kinerja supplier.Hasil penilaian ini digunakan sebagai masukan bagi
supplier untuk meningkatkan kinerja mereka. Kriteria yang digunakan untuk menilai
supplier seharusnya mencerminkan strategi supply chain dan jenis barang yang dibeli.

2.3 Tahapan/ Proses dalam Manajemen Proyek Pengadaan

a) Proses Pengadaan dan Barang/Jasa proyek

1. Merencanakan Pengadaan
2. Melakukan Pengadaan
3. Mengadministrasikan/ kontrol pengadaan
4. Closing
b) Tahapan Dalam Pengadaan Barang/Jasa Proyek
1. Perencanaan pembelanjaan dan pengadaan
Maksud dari tahapan ini yaitu menentukan apa yang dibutuhkan , kapan
dibutuhkan dan bagaimana proses untuk melakukan pengadaannya. Dalam
melakukan perencanaan ini kita dapat memutuskan apa yang bisa diambil dari
luar , tipe kontrak dan menggambarkan kerja apa yan harus dilakukan distributor
kelaknya.
2. Perencanaan kontrak untuk melakukan kerja sama
Tahapan ini menggambarkan kebutuhan produk atau sevis agar bisa diperlukan
dan digambarkan dalam RFP , kriteria evaluasi dan SOW.
3. Permintaan respon dari ditributor
Tahapan ini paling penting dalam pengadaan , karena proses ini lah anda bisa
mendapatkan informasi , tanggapan dan penwaran atau proposal apa yang bisa
dijual.

4. Memilih distributor
Setelah melakukan dan mencari informasi mengenai distributor , selanjutnya
adalah memilih distributor yang tepat. Proses memilih suplier ini yang paling
potensial melalu proses analisi adalah suplier potensial dan negosisasi.
5. Administrasi dan melakukan kontrak kerja sama
 Selanjutnya anda harus menadministrasi dan melakukan kontrak kerja sama agar
perjanjian dan kesepakatan bisa sesuai dengan pemikiran bersama.
6. Penutupan Kontrak
Setelah melakukan pengadaan dan lain lain , tutplah kontrak jika hasil sudah
keluar. dan evaluasi dengan membuat rencana pengadaan , alat dan teknik serta
rencaman manajemen pengadaan.

2.4 Alat dan Teknik Perencanaan Belanja dan Pengadaan Dalam Manajemen Proyek
Pengadaan

a) Make – or – buy Analysis

Sebuah analisis make – or – buy adalah teknik manajemen umum digunakan untuk
menentukan apakah pekerjaan tertentu dapat dicapai oleh tim proyek atau harus dibeli
dari sumber luar. Terkadang kemampuan yang dibutuhkan ada dalam organisasi
proyek, tetapi mungkin berkomitmen untuk bekerja pada proyek-proyek lain, dalam
hal ini, proyek mungkin perlu sumber dari luar organisasi untuk memenuhi jadwal
yang telah disepakati.
Keterbatasan anggaran dapat mempengaruhi keputusan make - or -buy. Jika
keputusan membeli adalah harus dibuat, maka keputusan lebih lanjut apakah akan
membeli atau sewa. Make – or – buy analisis harus mempertimbangkan semua
biaya- biaya langsung dan biaya dukungan tidak langsung. Misalnya, buy-side analisis
meliputi biaya out-of – pocket untuk membeli produk, serta biaya tidak langsung
mendukung proses pembelian dan barang yang dibeli.
Jenis kontrak juga dibahas dalam make or buy analisis. Resiko yang ada antara buyer
dan seluler menentukan jenis kontrak yang sesuai, sedangkan syarat dan keterntuan
kontrak meresmikan tingkat risiko yang ditanggung oleh pembeli dan penjual.
b) Expert Judgment
Penilaian ahli sering digunakan untuk menilai input dan output untuk dari proses ini.
Expert judgement juga dapat digunakan untuk mengembangkanatau memodifikasi
kriteria yang akan digunakan untuk mengevaluasi proposal penjual. Keputusan hukum
ahli dapat melibatkan jasa dari staf legal untukmembantu dengan masalah pengadaan
yang unik. Putusan tersebut, termasuk bisnis dan keahlian teknis, dapat diterapkan
untuk kedua rincian teknis dari produk yang diperoleh, jasa, atau hasil dan berbagai
aspek dari prosesmanajemen pengadaan.
c) Types of Contract
Dalam teknik ini terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan, antara lain jenis
kontrak yang umumnya digunakan dalam pekerjaan jasa pemborongan(Menurut
Keppres 80, 3 Nov.2003)
1) Berdasarkan bentuk imbalan;
a. Kontrak Lump-sum . Kontrak lump-sum pada pekerjaan jasa pemborongan adalah
kontrak yang berdasarkan total biaya yang disepakati oleh para pihak pada waktu
dilakukan negosiasi. Kontrak lump-sum dipilih untuk pekerjaan jasa pemborongan
yang sifat pekerjaannya tidak rumit serta jenis pekerjaannyadan volumenya dapat
ditentukan dan dihitung secara akurat.Dalam kontrak lump sum semua risiko yang
mungkin terjadi dalam proses pengadaan jasa pemborongan tersebut, sepenuhnya
menjadi tanggung jawab penyedia jasa pemborongan kecuali dalam hal terjadi
keadaan kahar (force majeure). Pembayaran dilakukan secara bertahap
berdasarkan tahap penyelesaian pekerjaan jasa pemborongan. Keuntungan dan
kerugian dengan kontrak lump-sum :
b. Keuntungan
 Mendapatkan harga rendah
 Anggaran dapat dikendalikan
 Staff/Ownertidak banyak
 Mendapatkan personel kontraktor yang lebih baik
c. Kerugian
 Berpotensi akan rugi tinggi
 Ada biaya penawaran
 Ada probabilitas untuk mendapatkan proyek
d. Kontrak Harga satuan adalah kontrak pengadaan barang/jasa atas penyelesaian
seluruh pekerjaan dalam batas waktu tertentu, berdasarkan harga satuan yang pasti
dan tetap untuk setiap satuan/unsur pekerjaan dengan spesifikasi teknis tertentu,
yang volume pekerjaannya masih bersifat perkiraan sementara, sedangkan
pembayarannya didasarkan pada hasil pengukuran bersama atas volume pekerjaan
yang benar-benar telahdilaksanakan oleh penyedia barang/jasa.
e. Gabungan Lump-sum dan Harga Satuan
Kontrak Gabungan Lump-sum dan Harga Satuan adalah kontrak yang merupakan
gabungan lump-sum dan harga satuan dalam satu pekerjaan yang diperjanjikan.
f. Terima jadi (Turn Key)
 Kontrak Terima Jadi adalah kontrak pengadaan barang/jasa pemboronganatas
penyelesaian seluruh pekerjaan dalam batas waktu tertentu dengan jumlah harga
pasti dan tetap sampai seluruh bangunan/konstruksi, peralatandan jaringan utama
maupun penunjangnya berfungsi dengan baik sesuaidengan kriteria kinerja yang
telah ditetapkan .
g. PersentaseKontrak Persentase adalah kontrak pelaksanaan jasa konsultansi di
bidangkonstruksi atau pekerjaan pemborongan tertentu, dimana konsultan yang
bersangkutan menerima imbalan jasa berdasarkan persentase tertentu darinilai
pekerjaan fisik konstruksi/pemborongan tersebut.

2) Berdasarkan jangka waktu pelaksanaan

a. Tahun Tunggal Kontrak Tahun Tunggal adalah kontrak pelaksanaan pekerjaan yang
mengikat dana anggaran untuk masa 1 (satu) tahun anggaran
b. Tahun Jamak (multi years)Kontrak Tahun Jamak adalah kontrak pelaksanaan
pekerjaan yang mengikat dana anggaran untuk masa lebih dari 1 (satu) tahun anggaran
yang dilakuka natas persetujuan Menteri Keuangan untuk pengadaan yang dibiayai
APBN Gubernur untuk pengadaan yang dibiayai APBD Propinsi, Bupati/Walikota
untuk pengadaan yang dibiayai APBD Kabupaten/Kota.

3) Berdasarkan jumlah pengguna abrang jasa

a. Kontrak Pengadaan TunggalKontrak Pengadaan Tunggal adalah kontrak antara satu
unit kerja atau satu proyek dengan penyedia barang/jasa tertentu untuk menyelesaikan
pekerjaan tertentu dalam waktu tertentu.
b. Kontrak Pengadaan BersamaKontrak Pengadaan Bersama adalah kontrak antara
beberapa unit kerja atau beberapa proyek dengan penyedia barang/jasa tertentu untuk
menyelesaikan.
Menurut PMBOK ed 2004 : Fixed Price ( Lump-sum) contracts, Cost-reimbursable
contracts (CPIF,CPFF,CPCC), Time and material contracts
1. Fixed-Price Contracts
Kategori ini merupakan kontrak melibatkan pengaturan total harga tetapuntuk
produk didefinisikan, layanan, atau hasil yang akan diberikan. Kontrak harga tetap
juga dapat menggabungkan insentif keuangan untuk mencapai atau melebihi
tujuan proyek yang dipilih, seperti tanggal pengiriman jadwal, biaya dan kinerja
teknis, atau apapun yang dapat dikuantifikasi dan selanjutnya diukur. seller di
 bawah kontrak harga tetap secara hukum berkewajiban untuk menyelesaikan
kontrak tersebut, dengan kerugiankeuangan mungkin diterima. Berdasarkan
pengaturan harga tetap, buyer harus tepat menentukan produk atau jasa yang
dibeli. Perubahan lingkup dapat ditampung, tetapi umumnya dengan peningkatan
harga kontrak.
a) Firm Fixed Price Contracts (FFP) adalah jenis kontrak yang paling
umumdigunakan adalah FFP. Hal ini disukai oleh sebagian besar organisasi
karena harga barang ditetapkan di awal dan tidak mengalami perubahan
kecuali ada perubahan kerja . Setiap kenaikan biaya adalah tanggung jawab
seller, yang wajib untuk melengkapi kewajibanya di kontrak. Dalam kontrak
FFP, buyer harus tepat menentukan produk atau jasa yang akan dibeli, dan
setiap perubahan pada spesifikasi pengadaan dapat meningkatkan biaya
kepada pembeli.
b) Fixed Price Incentive Fee Contracts (FPIF) adalah pengaturan harga tetapini
memberikan buyer dan seller beberapa fleksibilitas dalam melakukan
kerjasama karena Target kinerja yang ditetapkan di awal oleh buyer, dan harga
kontrak akhir ditentukan setelah selesai semua pekerjaan berdasarkan kinerja
seller. Intinya apa yang dikerjakan oleh seller itulah yang harus di bayar oleh
buyer
c) Fixed Price with Economic Price Adjustment Contracts (FP-EPA) adalah jenis
kontrak ini digunakan setiap kali periode kinerja penjual mencakup periode
yang sangat lama, kontrak ini biasanya digunakan dalam hubungankerja
jangka panjang. Ini adalah kontrak harga tetap, tetapi dengan ketentuan khusus
yang memungkinkan untuk di ubah karena perubahan inflasi, atau kenaikan
biaya ( atau menurun ) untuk komoditas tertentu. EPA klausa perlu
berhubungan dengan beberapa indeks keuangan yang handal, yang digunakan
untuk secara tepat menyesuaikan harga akhir. FP – EPA kontrak dimaksudkan
untuk melindungi pembeli dan penjual dari kondisi eksternal diluar kendali
mereka.
2. Cost-reimbursable Contracts
Kategori ini kontrak melibatkan pembayaran (reimbursement biaya)kepada seller
untuk semua biaya aktual yang sah yang dikeluarkan untuk pekerjaan yang telah
diselesaikan, ditambah biaya yang mewakili keuntungan seller akibat dari
bagusnya kinerja dari seller. Tiga dari jenis yang lebih umum dari kontrak biaya
 penggantian yang digunakan adalah Cost Plus FixedFee (CPFF), Cost Plus
Incentive Fee (CPIF), dan Cost Plus Fee Award (CPAF).
a) Cost Plus Fixed Fee Contracts (CPFF) semua biaya yang dikeluarkanuntuk
melakukan kontrak kerja, dan menerima pembayaran biaya tetap dihitung
sebagai persentase dari biaya awal proyek diperkirakan. Sebuah biaya dibayar
hanya untuk pekerjaan yang telah diselesaikan dan tidak berubah karena
kinerja penjual. Jumlah Biaya tidak berubah kecuali perubahan ruang lingkup
proyek.
b) Cost Plus Incentive Fee Contracts (CPIF) semua biaya yang dikeluarkanuntuk
melakukan pekerjaan kontrak dan menerima jasa insentif yang telah
ditentukan berdasarkan pencapaian tujuan kinerja tertentu sebagaimana diatur
dalam kontrak . Dalam kontrak CPIF , jika biaya akhir kurang atau lebih besar
dari estimasi biaya awal , maka baik pembeli dan penjual saham biayadari
keberangkatan berdasarkan rumus pembagian biaya prenegotiated ,misalnya,
80/20 split lebih / dibawah target biaya berdasarkan kinerja aktualdari penjual
c) Cost Plus Award Fee Contracts (CPAF) semua biaya yang sah , namun
sebagian besar biaya yang diperoleh hanya berdasarkan kepuasan kriteria
kinerja subjektif luas tertentu yang ditetapkan dan dimasukkan ke dalam
kontrak . Penentuan biaya hanya didasarkan pada penentuan subjektif dari
kinerja penjual dengan pembeli , dan umumnya tidak tunduk pada banding
3. Time and Material Contracts (T&M)
Pekerjaan borong kerja dengan atau tanpa materialnya berdasarkan waktukerja.
Material dapat disuplai oleh pemilik atau oleh pemborong. Misalnya untuk
pekerjaan pengadaan barang dan instalasinya. Kontrak waktu dan bahan adalah
jenis hybrid dari perjanjian kontrak yang mengandung aspek baik biaya
penggantian dan kontrak harga tetap . Mereka sering digunakan untuk augmentasi
staf, akuisisi ahli, dan dukungan luar ketika sebuah pernyataan yang tepat dari
pekerjaan tidak bisa cepat ditetapkan. Jenis kontrak menyerupai cost reumbursable
contractdalam bahwa mereka dapat dibiarkan terbuka berakhir dan dapat
dikenakan kenaikan biaya bagi buyer. Nilai penuh dari perjanjian dan jumlah yang
tepat dari barang yang akan dikirim tidak dapat didefinisikan oleh pembeli pada
saat penghargaan kontrak. Dengan demikian, T & M kontrak dapat meningkatkan
nilai kontrak seolah-olah mereka cost reumbursable contract. Banyak
organisasimembutuhkan tidak sampai melampaui nilai-nilai dan batas
 waktuditempatkan di seluruh kontrak T & M untuk mencegah pertumbuhan biaya
terbatas. Sebaliknya, T & M kontrak juga dapat menyerupai pengaturan
hargasatuan tetap pada saat parameter tertentu yang ditentukan dalam
kontrak.Tingkat tenaga kerja atau bahan Satuan dapat diatur oleh pembeli dan
penjual, termasuk keuntungan penjual, ketika kedua pihak sepakat pada nilai-nilai
untuk kategori tertentu sumber daya, seperti insinyur senior dengan nilaitukar
tertentu per jam, atau kategori bahan dengan nilai tukar tertentu perunit.
d) Procurement Management Plan
Adalah komponen dari projek plan manajemen yang menggambarkan bagaimana tim
proyek akan memperoleh barang dan jasa dari luar organisasi.Ini menggambarkan
bagaimana proses pengadaan akan dikelola dari dokumen pengadaan melalui
penutupan kontrak . Procurement management plan mencakup:
1. Jenis kontrak yang akan digunakan
2. Siapa yang menyiapkan Harga Perkiraan Sendiri
3. Diperlukan kriteria evaluasi
4. Jika perusahaan memiliki organisasi Pengadaan
5. Standard dokumen pengadaan jika diperlukan
6. Pengelolaan beberapa penyedia jasa
7. Koordinasi pengadaan dengan aspek lain seperti scheduling dan pelaporan
progress.
8. Adanya pembatasan dan asumsi yang akan berdampak pada perencanaan
pembelian dan cara mendapatkannya
9. Penanganan perjalanan waktu yang diperlukan untuk membeli ataumengadakan
jenis barang dari penyedia jasa dan mengkoordinasikan dengan pengembangan
schedule proyek.
10. Penanganan keputusan membuat atau membeli dan hubungkan
11. Pengaturan tanggal setiap kontrak serahan dan koordinasi dengan pengembangan
jadwal dan proses pengendalian.
12. Mengidentifikasi beberapa jaminan atau kontrak asuransi untuk mengurangi
bentuk risiko proyek.
13. Menetapkan arah untuk disajikan ke para penyedia jasa dalam mengembangkan
dan memelihara kontrak WBS
14. Menetapkan format yang akan digunakan untuk kontrak pekerjaan/pemborongan
 15. Mengidentifikasi dengan pra-kualifikasi atau pasca-kualifikasiterhadap para
penyedia jasa bila ada, untuk digunakan.
16. Acuan standar Matriks pengadaan untuk digunakan mengelola kontrak dan
mengevaluasi para kontraktor/penyedia barang & jasa
e) Procurement Statement of Work
Pernyataan kerja untuk setiap pengadaan dikembangkan dari baseline lingkup proyek
dan mendefinisikan hanya bagian dari ruang lingkup proyekyang akan dimasukkan
dalam kontrak yang bersangkutan . Pengadaan SOWmenjelaskan item pengadaan
secara cukup rinci untuk menentukan apakah mereka mampu menyediakan produk,
jasa, atau hasil yang sesuai. Sufficient detail dapat bervariasi berdasarkan sifat dari
item, kebutuhan pembeli, atau bentuk kontrak yang diharapkan. Informasi yang
terdapat dalam SOW dapatmencakup spesifikasi, jumlah yang diinginkan, tingkat
kualitas, data kinerja, periode kinerja, lokasi kerja, dan persyaratan lainnya.
Pengadaan SOW ditulisharus jelas, lengkap, dan ringkas. Ini mencakup deskripsi dari
setiap layanan jaminan yang diperlukan, seperti pelaporan kinerja atau post-project
operational support untuk item yang dibeli. Pengadaan SOW dapat direvisidan
disempurnakan apabila diperlukan, melalui proses pengadaan sampai dimasukkan
kedalam perjanjian ditandatangani.

2.5 Aplikasi Pendukung Dalam Menunjang Manajemen Proyek Pengadaan

Dalam Manajemen Pengadaan terdapat sebuah aplikasi pendukung proses administrasi,

aplikasi tersebut disebut E – Procurement. E – Procurement merupakan sebuah aplikasi
Internet untuk keperluan proses pengadaan. Dengan Internet perusahaan bisa mengirim RFQ
dan PO ke supplier, melakukan lelang secara elecktronik (online) membagi informasi-
informasiyang kritis, dan sebagainya. Dalam kenyataannya, aplikasi e-procurement bisa
bermacam macam dan masing-masing punya fitur yang berbeda. Jenis aktivitas yang
didukung oleh Internet juga berbeda-beda. Secara umum ada beberapa jenis aplikasi e-
procurement yaitu:

a. e-catalogue
Secara tradisional katalog biasanya tercetak dalam bentuk buku atau brosur. Dengan
adanya Internet, perusahaan bisa memiliki katalog elektronik. Di sini perusahaan
mengumpulkan informasi supplier atau calon supplier dengan segala produk atau jasa
yang mereka bisa pasok. E-catalogue biasanya dilengkapi dengan fasilitas pencarian
 (search) sehingga perusahaan akan dengan mudah mendapatkan informasi tentang
produk atau jasa yangdiinginkan.
b. e-auction
Ini adalah aplikasi untuk membantu proses lelang. Pada proses pembelian,lelang
dilakukan oleh pembeli dengan mengumpulkan calon-calon supplier.Mereka
sebelumnya sudah diberitahu oleh pembeli tentang jumlah,spesifikasi, dan waktu
kebutuhan suatu barang atau jasa. Mereka akan mengajukan penawaran (secara
elektronik) dan selama proses lelang mereka bisa merevisi (menurunkan) harga
penawarannya.
c. B2B Market Exchange
Aplikasi ini memungkinkan banyak pembeli dan banyak penjual bertemu secara
virtual. Pada kebanyakan kasus, aplikasi ini dimiliki dan dikelola oleh pihak ketiga.
d. B2B Private Exchange
Aplikasi ini bisa digunakan untuk membantu proses transaksi rutin dengan supplier.
Perusahaan bisa mengirim PO secara elektronik, mengecek status pengiriman,
melakukan transaksi pembayaran, dan sebagainya. Di samping itu perusahaan
mungkin bisa menggunakan aplikasi ini untuk berbagi informasi tentang rencana
produksi dan informasi lainnya dengan supplier. Supplier juga bisa membagi
informasi ketersediaan stok dan kapasitas produksi mereka.

BAB III

PENUTUP

3.1 Kesimpulan

1) Secara tradisional bagian pengadaan sering diasosiasikan dengan pekerjaan

administratif yang memiliki sedikit nilai tambah. Dewasa ini, bagian pengadaan
 dianggap memiliki kontribusi strategis bagi perusahaan dan bisa menentukan bisa
tidaknya perusahaan memenangkan persaingan di pasar.
2) Bagian pengadaan tidak hanya bertugas untuk melakukan kegiatan rutin pembelian
(seperti membuat P0, memelihara basis data supplier, memonitor pengiriman, dll.)
tetapi juga punya peran dalam menciptakan hubungan strategis dengan supplier,
menentukan keputusan investasi teknologi untuk kegiatan pengadaan,
mengembangkan kemampuan supplier, menjadi jembatan dalam melibatkan supplier
dalam pengembangan produk baru, dan kegiatan-kegiatan lainnya.
3) Dengan munculnya Internet, kegiatan pengadaan banyak mengalami perubahan.
Perusahaan saat ini bisa melakukan banyak aktivitas-aktivitas pengadaan secara on-
line. Ada berbagai macam aplikasi Internet dalam konteks pengadaan.

DAFTAR PUSTAKA

Siahaya ,Willem. 2012. Manajemen pengadaan : Procurement Management. Bandung :

Alfabeta
Sartika,Dewi, Yuliani, Febri. 2013. Implementasi E-procurement dalam pengadaan barang
dan jasa. Pekanbaru : Universitas Riau
Hardi, M. 2016 Resiko permasalahan dalam pengadaan barang dan jasa. Inspektur
Kemenristek Dikti Jakarta.