PERENCANAAN PROYEK

Makalah
Disusun untuk Memenuhi Tugas Presentasi Mata Kuliah
”Manajemen Proyek”

Dosen Pengampu: Ahmad Fauzi, M.Pd

Disusun oleh:

Iva Septia Sari (D93217060)

Ubaidillah Zuhri (D93217079)
Shopa Marwati (D93217115)

PROGRAM STUDI MANAJEMEN PENDIDIKAN ISLAM

JURUSAN PENDIDIKAN ISLAM
FAKULTAS TARBIYAH DAN KEGURUAN
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SUNAN AMPEL SURABAYA
2019
 KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum wr. wb

Puji syukur ke hadirat Allah SWT atas segala limpahan rahmat dan karunia-Nya
kepada kita semua hingga pada saat ini, yang mana melalui hal tersebut makalah ini dapat
terselesaikan tepat waktu tanpa halangan yang berarti.

Shalawat dan salam semoga tetap tercurahkan kepada Nabi Muhammad SAW,
(allahumma shalli ala Muhammad) yang telah membawa Islam hadir meliputi dan
menerangi kehidupan ini sehingga nikmat ilmu pengetahuan dan syiar Islam dapat kita
rasakan saat ini.

Makalah ini disusun untuk memberikan penjelasan mengenai manajemen proyek

khususnya tentang perencanaan proyek, yang kami tulis berdasarkan referensi yang kami
peroleh. Ucapan terima kasih kami haturkan yang sebanyak-banyaknya kepada para
penulis yang buku, jurnal, dan artikelnya sangat berguna sebagai referensi makalah ini.
Kami menyadari bahwa makalah yang kami buat jauh dari kata sempurna. Kekurangan
dan kesalahan masih tampak di sana sini. Untuk itulah kami akan dengan lapang hati
menerima segala bentuk saran dan kritik pembaca perihal kekurangan tersebut.

Demikian kami ucapkan terima kasih atas kesediaan para pembaca, semoga
makalah ini dapat memberi manfaat bagi kita semua. Aamiin ya rabbal ‘alamin.

Wassalamu’alaikum wr. wb.

Surabaya, 16 September 2019

Penulis

i
 DAFTAR ISI

Kata Pengantar ............................................................................................................ i

Daftar Isi...................................................................................................................... ii

BAB I: PENDAHULUAN

A. Latar Belakang.................................................................................................. 1
B. Rumusan Masalah ............................................................................................ 2
C. Tujuan ............................................................................................................... 2

BAB II: PEMBAHASAN

A. Pengertian Perencanaan Proyek........................................................................ 3
B. Fungsi dan Tujuan Perencanaan Proyek ........................................................... 4
C. Komponen Perencanaan Proyek ....................................................................... 6
D. Logical Framework (Kerangka Kerja Logis) dalam Perencanaan Proyek ....... 8

BAB III: PENUTUP

A. Kesimpulan ...................................................................................................... 11

DAFTAR PUSTAKA ................................................................................................... 13

ii
 BAB I
PENDAHULUAN
Latar Belakang
Sebagai salah satu fungsi dari siklus manajemen proyek, perencanaan
seolah merupakan kompas, penunjuk arah kemana tujuan proyek itu sendiri. Pada
prinsipnya, semua orang melakukan perencanaan dalam setiap aspek hidupnya.
Perencanaan tidak diperlukan hanya jika seseorang atau sesuatu sama sekali tidak
memiliki tujuan apapun.
Perencanaan adalah perumusan tujuan usaha meliputi prosedur, metode, dan
jadwal pelaksanaannya, yang di dalamnya termasuk ramalan tentang kondisi di
masa mendatang dan perkiraan akibat dari rencana terhadap kondisi tersebut.1
Manajemen proyek tentu saja melibatkan perencanaan-perencanaan baik
perencanaan strategis maupun operasional.
Dalam proses pencapaian tujuan, ada tiga hal yang menjadi parameter
keberhasilan suatu proyek, yakni anggaran, jadwal, dan mutu, ketiganya disebut
triple constrait.2 Adanya triple constrait kemudian mewajibkan manajer proyek
untuk membuat suatu perencanaan. Selain itu, perencanaan proyek memberi
manfaat lain seperti mengurangi ketidakpastian, meminimalkan pemborosan, dan
memberikan pengetahuan masa depan untuk sebuah proyek.
Perencanaan memiliki beberapa komponen yang terdiri dari komponen inti
dan komponen pendukung. Komponen inti yakni pengelolaan anggaran, mutu,
jadwal dan lingkup proyek. Sedangkan komponen pendukung terdiri dari
pengelolaan sumber daya manusia, risiko, pengadaan/kontrak, dan komunikasi.
Untuk memudahkan perencanaan, perencanaan dapat diawali dengan
menggunakan kerangka kerja logis. Kerangka kerja logis (logical framework)
merupakan rangkuman proyek yang memiliki beberapa poin pencapaian tujuan
proyek dan memuat hubungan sebab akibat antar indikator dan sasaran kerja.

1
Firman Aji dan Martin Sirait, Perencanaan dan Evalusi: Suatu Sistimuntuk Proyek Pembangunan
(Jakarta: Bumi Aksara, 1990), 13.
2
Imam Soeharto, Manajemen Proyek: Dari Konseptual Sampai Operasional, (Jakarta: Erlangga,
1999), 3, diakses pada 15 September 2019, https://www.pdfdrive.com/e-book-manajemen-proyek-
e57846700.html

1
Kerangka kerja logis dapat memberikan gambaran jelas dan singkat tentang proyek.
Pembahasan lebih lanjut tentang perencanaan proyek akan meliputi
pengertian, fungsi, dan tujuan perencanaan proyek, komponen perencanaan proyek
dan kerangka kerja logis (logical framework) dalam perencanaan proyek, yang akan
dijelaskan dalam makalah ini.

Rumusan Masalah
1. Bagaimana pengertian perencanaan proyek?
2. Apa saja fungsi dan tujuan perencanaan proyek?
3. Apa saja komponen perencanaan proyek?
4. Bagaimana kerangka kerja logis (logical framework) dalam proyek?

Tujuan
1. Untuk menjelaskan pengertian perencanaan proyek.
2. Untuk menguraikan fungsi dan tujuan perencanaan proyek.
3. Untuk menganalisis komponen perencanaan proyek.
4. Untuk memahami kerangka kerja logis (logical framework) dalam proyek

2
 BAB II
PEMBAHASAN

A. Pengertian Perencanaan Proyek

Sebagaimana manajemen lainnya, proyek juga memerlukan salah satu
fungsi manajemen yakni fungsi perencanaan. Perencanaan proyek menjadi bagian
dari manajemen proyek yang sangat krusial, sebab kegiatan ini merupakan
jembatan antara tujuan yang akan dicapai dengan situasi awal. 3 Perencanaan
melibatkan pendefinisian tujuan, penentuan strategi untuk mencapai tujuan
tersebut, mengembangkan rencana dan mengintegrasikan serta mengkoordinasikan
kegiatan kerja.4 Dengan demikian, perencanaan adalah fase penting dalam
manajemen proyek karena memuat strategi dari mulai proyek dimulai hingga
proyek berakhir.

Perencanaan proyek adalah deskripsi detail dan dari definisi proyek yang
sudah dibuat. Perencanaan proyek biasanya dibuat dalam bentuk dokumen tertulis
dan secara umum berisi: tujuan dan ruang lingkup proyek, waktu pengerjaan atau
jadwal proyek, rencana anggaran biaya proyek, kualitas proyek, sumber daya
proyek, manajemen risiko, perencanaan komunikasi, pengadaan, dan integritas.5

Aji dan Sirait menyebutkan, perencanaan proyek adalah usaha untuk

mencapai tujuan dengan segala macam metode dengan sedetail mungkin
diformulasikan sebelumnya tentang apa yang akan dicapai, berapa, bilamana, dan
oleh siapa.6 Dalam buku Fundamentals of Project Management, merencanakan
secara sederhana berarti menjawab pertanyaan-pertanyaan siapa, apa, mengapa,
berapa banyak, dan berapa lama.7 Semua pertanyaan tersebut memerlukan analisis
terlebih dahulu sebelum dijawab.

3
Edi Herjanto, Manajemen Operasi Edisi Ketiga (Jakarta: Grasindo, 2007), 353.
4
Robbins dan Coulter, Manajemen Edisi 13 (Jakarta: Erlangga, 2016), 224.
5
Imam Heryanto dan Totok Triwibowo, Manajemen Proyek Berbasis Teknologi Informasi
(Bandung: Informatika, 2016), 58.
6
Aji dan Sirait, Perencanaan dan Evalusi, 13.
7
Joseph Heagney, Fundamentals of Project Management (New York: AMACOM, 2011), 36.

3
 Dari beberapa uraian di atas, perencanaan proyek adalah proses penyusunan
strategi, estimasi, batasan, dan anggaran suatu proyek untuk mencapai tujuan yang
ditentukan secara efektif dan efisien. Pentingnya perencanaan dalam manajemen
proyek kemudian memunculkan fakta perencanaan yang buruk akan menghasilkan
hasil yang buruk, begitu pula sebaliknya. Maka dalam fase perencanaan, para
manajer harus memperhitungkan waktu, biaya, beban, dan resiko secara tepat serta
menganut prinsip efisiensi dan efektivitas.

B. Fungsi dan Tujuan Perencanaan Proyek

Salah satu lingkup perencanaan adalah pengambilan keputusan karena hal
ini diperlukan dalam proses memilih dan menentukan langkah yang akan datang.
Suatu perencanaan yang tepat disusun secara sistematis dan memperhatikan faktor
objektif akan dapat berfungsi sebagai berikut8:
a. Sarana komunikasi bagi semua pihak penyelenggara proyek.
b. Dasar pengaturan alokasi sumber daya agar efektif dan efisien
c. Alat untuk mendorong perencana dan pelaksana melihat ke depan dan
menyadari pentingnya unsur waktu.
d. Pegangan dan tolok ukur fungsi pengendalian.

Sebaliknya, suatu perencanaan yang tidak tepat, tidak sistematis, dan tidak
logis akan diikuti oleh tumpeng tindih dan kebingungan dalam implementasinya.
Fungsi perencanaan proyek yang lebih spesifik disebutkan sebagai berikut 9:

a. Peringatan, mengetahui risiko lanjut dan kemungkinan masalah di awal.

b. Kreativitas, perencanaan melatih seseorang untuk berpikir kreatif dalam
menganalisi masalah.
c. Orientasi, membantu optimalisasi aksi atas kemungkinan di masa depan.
d. Koordinasi, dengan mempertimbangkan masing-masing tingkatan
manajemen.

8
Soeharto, Manajemen Proyek, 216.
9
Katarzyna Szopik dan Giuseppe Lanfranchi, “The Importance of Planning Project Management –
Theoritical Approach,” Economics and Finance, Vol. 2, No. 1 (2016): 83, diakses pada 17 Desember
2019, http://dx.doi.org/10.12988/ref.2016.61110

4
 e. Menjadi peta untuk keseluruhan proyek dari awal hingga akhir.
f. Dasar komunikasi antara manajer proyek dengan stakeholder.
g. Acuan dan referensi untuk permasalahan yang perlu dihadapi saat
pelaksanaan proyek.

Fungsi perencanaan proyek tidak begitu berbeda dengan fungsi perencanaan

pada umumnya. Berdasarkan paparan di atas, fungsi perencanaan proyek adalah:

a. sebagai dasar tujuan dan pengambilan keputusan untuk pengembangan

proyek;
b. sebagai sarana komunikasi yang perlu diketahui oleh semua pihak;
c. sebagai pedoman bagi manajer proyek dan stakeholder untuk
memperkirakan kemungkinan-kemungkinan yang akan terjadi;
d. sebagai alat untuk menciptakan efektivitas dan efisiensi di segala aspek.

Fungsi dan tujuan perencanaan memiliki perbedaan. Fungsi adalah kerja

yang dilakukan oleh sesuatu, sedangkan tujuan adalah maksud atau arah sesuatu.
Tujuan dasar dari perencanaan khususnya perencanaan proyek adalah10:

a. mencapai pengertian bersama mengenai pembagian tugas;

b. mendapatkan suatu pandangan menyeluruh dari proyek yang akan
dikerjakan;
c. meletakkan dasar untuk mengalokasikan dan menetapkan sumber daya yang
diperlukan proyek;
d. mendefinisikan suatu program dari pengawasan dan kontrol.

Demikian, perencanaan proyek yang terinci dan akurat menghasilkan

informasi manajerial yang menjadi dasar justifikasi proyek. Selain itu, perencanaan
proyek juga menghasilkan jadwal dan alokasi sumber daya yang akan menjadi

10
V. Christanto dan I Made Wiryana, Pengantar Manajemen Proyek Berbasis Internet (Jakarta:
Elex Media Komputindo, 2002), 44.

5
kerangka kerja proses manajemen proyek.11 Perencanaan proyek yang baik,
menghasilakan proyek yang baik.

C. Komponen Perencanaan Proyek

Sebagaimana telah dijelaskan tentang hal-hal dan definisi tentang

perencanaan proyek, komponen atau elemen yang harus ada di dalam perencanaan
proyek hampir mirip dengan tujuan perencanaan proyek, karena dalam mencapai
tujuan perlu membutuhkan suatu elemen atau komponen yang harus dipenuhi yaitu
seperti berikut :

a. Ruang lingkup
Ruang lingkup sendiri merupakan hal yang sangat penting dan perlu
dibahas dalam perencanaan proyek, agar proyek berjalan dengan baik dan
tidak melewati batasannya. Ruang lingkup ini mejaga agar proyek tidak
mengalami pembengkakan anggaran ataupun keterlambatan waktu selesai.

b. Jadwal proyek
Jadwal adalah salah satu dari triple constrait dalam manajemen
proyek. Jadwal penting karena berpengaruh dengan hampir semua lini
proyek. Keterlambatan jadwal dapat memicu pembengkakan biaya, alokasi
pekerja yang lebih banyak. Maka agar proyek tersebut tetap berjalan
manajer proyek perlu planning yang telah dibahas dan sesuai alurnya.

c. Alokasi dana (Budgeting)

Mengalokasikan dana atau anggaran berarti menjawab pertanyaan
mengapa manajer proyek memerlukan perencanaan. Perencanaan
meminimalisir pemborosan dan kesia-siaan.12 Apabila dana dapat
dialokasikan sesuai rencana (budget), maka ketidakefisienan akan menjadi
jelas untuk diperbaiki dan dihilangkan.

11
Rob Thomsett, Radical Project Management (Jakarta: Erlangga, 2006), 46.
12
Robbins dan Coulter, Manajemen, 226.

6
 d. Prosedur dan mekanisme
Komponen ini sangat penting untuk dibahas, agar proyek bisa
berjalan sesuai alur, tujuan, maupun sistem yang telah ditentukan. Prosedur
dan mekanisme ini berkaitan dengan bagaiman proyek akan dilaksanakan
mulai awal hingga proyek selesai.

e. Pengontrolan
Fungsi manajemen lainnya selain perencanaan adalah
pengontrolan/pengawasan. Selepas melewati fase perencanaan, maka
proyek akan digerakkan menuju fase pelaksanaan dan pengawasan. Dalam
fungsi pengontrolan, manajer memastikan apakah proyek berjalan sesuai
rencana atau tidak.13 Pengontrolan juga memastikan bahwa proyek masih
berada pada jalurnya dan akan sampai ke tujuan.

f. Resiko dan solusi

Komponen resiko dan solusi ini sangatlah penting diikutkan dalam
pembahasan perencanan proyek karena dengan membahas ini manajer dan
team proyek mengetahui resiko yang akan dihadapi nantinya saat
menjalankan proyek dan sudah dipersiapkan apa jalan keluar maupun
solusinya.

g. Komunikasi
Hal ini juga penting dibahas terutama hubungan antara manajer dan
tim proyek agar tidak terjadi kesalahfahaman dalam melaksanakan proyek.
Terbuka dalam berkomunikasi adalah keterampilan inti bagi manajer
proyek yang secara efektif memengaruhi kesuksesan proyek. 14 Artinya
tanpa komunikasi yang terjalin, proyek bisa saja tidak berjalan mulus.

13
Meri Williams, The Principles of Project Management (Victoria: Sitepoint, 2008), 188.
14
Meri Williams, The Principles, 92.

7
 h. Rencana proyek dasar
Adalah suatu keputusan yang ditelah ditentukan dalam
pembahasan.15

Komponen-komponen di atas harus ada di dalam suatu perencanaan proyek

agar baik sumber daya manusianya maupun proyek yang akan dijalankan dapat
berjalan dengan lancar dan mengutamakan keselamatan (safety), dan masih banyak
lagi suatu komponen, elemen dan unsur unsur yang harus dipenuhi dalam proses
perencanaan, dan kami hanya sedikit menyampaikan komponen yang harus
dipenuhi dalam proses perencanaan khususnya dalam proses perencanaan proyek.

D. Kerangka Kerja Logis (Logical Framework) Dalam Perencanaan Proyek

Kerangka kerja logis (logical framework) umumnya banyak digunakan oleh

organisasi untuk membantu memperkuat desain, implementasi, dan evaluasi
kegiatan. Kerangka kerja logis dapat digunakan untuk hampir semua konteks
perencanaan, berguna untuk mengidentifikasi apa yang harus dicapai dalam suatu
proyek, dan untuk menentukan sejauh mana kegiatan yang direncanakan cocok
dengan strategi yang lebih luas atau tingkat organisasi yang lebih tinggi.16 Dengan
demikian, kerangka kerja logis dapat digunakan sebagai alat analisis bagi
organisasi untuk mengetahui bagaimana kemungkinan tujuannya dapat tercapai.

Kerangka kerja logis ini merupakan alat yang cukup sederhana namun
memiliki peran yang kuat. Jika digunakan dengan benar, kerangka kerja logis dapat
membantu kita untuk17:

a. Mencapai konsensus bagi stakeholder.

b. Cara pikir yang lebih terorganisir.

15
Heryanto dan Triwibowo, Manajemen Proyek, 59.
16
Performance and Effectiveness Department, Tools For Development (Southwales: Department
For International Development 2003), 51 diakses pada 15 September 2019,
www.managingforimpact.org/resource/tools-development-handbook
17
Performance and Effectiveness Department, Tools For Development, 52.

8
 c. Menghubungkan kegiatan dan investasi dengan hasil yang diharapkan.
d. Menetapkan indikator kinerja.
e. Mengalokasikan tanggung jawab.
f. Berkomunikasi secara singkat dan jelas dengan semua pemangku
kepentingan (stakeholder).

Kerangka kerja logis biasanya berbentuk tabel matrik 4x4. Agar lebih jelas
mengenai isi dari masing-masing tabel, terlebih dahulu kami sajikan contoh
kerangka kerja logis pada halaman berikutnya.

CONTOH
Program: pengembangan mutu sekolah
Proyek : pengembangan sekolah adiwiyata

Asumsi-asumsi
Indikator dan sasaran Alat/cara/sumber
Ringkasan narasi terpenting
kinerja pembuktian/penjelasan
(faktor eksternal)
Warga sekolah
Masyarakat umum membentuk budaya
Menjadi sekolah adiwiyata
Siswa cinta alam
pertama di daerah X
Tujuan/goals Guru dan staff sekolah Konsistensi dan
Meningkatkan keunggulan
Stakeholder sekolah partisipasi warga
dan mutu sekolah
sekolah maupun pihak
luar
Perilaku warga
Tim pemeriksa sekolah
Sekolah memenuhi salah sekolah tidak merusak
adiwiyata
Hasil/results satu syarat sekolah alam dan Syarat-
Stakeholder sekolah
adiwiyata syarat lain dapat
Wargas sekolah
dipenuhi
Keluaran/outputs Sekolah telah melakukan Waka bagian sarana & Warga sekolah
langkah penghijauan prasarana konsisten merawat
Warga sekolah hasil penghijauan
Sumbangan bibit
Sumbangan bibit pohon
Stakeholder sekolah pohon genap 100 buah
Masukan/inputs 100 buah
Pendidik dan tenaga Kegiatan tanam pohon
Kegiatan/activities Kegiatan tanam pohon di
pendidik sekolah diikuti oleh semua
sekolah
siswa dan guru

Kemudian, untuk mulai menghubungkan setiap indikator kerangka kerja

logis, perlu diketahui lebih dahulu logika berikut:

9
 1. JIKA kita melaksanakan kegiatan/activities DAN asumsinya benar MAKA
kita akan menghasilkan keluaran/outputs.
2. JIKA kita menghasilkan keluaran/outputs DAN asumsinya benar, MAKA
kita akan mencapai hasil/results.
3. JIKA kita mencapai hasil/results DAN asumsinya benar MAKA kita akan
memberikan kontribusi terhadap tujuan/goals.

Logika di atas memberikan penjelasan bagaimana kerangka kerja logis

dihubungkan.

10
 BAB III
PENUTUP

Kesimpulan
1. Perencanaan proyek adalah proses penyusunan strategi, estimasi, batasan,
dan anggaran suatu proyek untuk mencapai tujuan yang ditentukan secara
efektif dan efisien.
2. Fungsi perencanaan proyek tidak begitu berbeda dengan fungsi
perencanaan pada umumnya. Berdasarkan paparan di atas, fungsi
perencanaan proyek adalah:
a. sebagai dasar tujuan dan pengambilan keputusan untuk
pengembangan proyek;
b. sebagai sarana komunikasi yang perlu diketahui oleh semua pihak;
c. sebagai pedoman bagi manajer proyek dan stakeholder untuk
memperkirakan kemungkinan-kemungkinan yang akan terjadi;
d. sebagai alat untuk menciptakan efektivitas dan efisiensi di segala
aspek.

Tujuan dasar dari perencanaan khususnya perencanaan proyek adalah:

a. mencapai pengertian bersama mengenai pembagian tugas;

b. mendapatkan suatu pandangan menyeluruh dari proyek yang akan
dikerjakan;
c. meletakkan dasar untuk mengalokasikan dan menetapkan sumber
daya yang diperlukan proyek;
d. mendefinisikan suatu program dari pengawasan dan kontrol.
3. Komponen perencanaan proyek meliputi:

a) Ruang lingkup; d) Prosedur dan mekanisme g) Komunikasi

b) Jadwal proyek e) Pengontrolan h) Rencana proyek dasar

c) Alokasi dana f) Resiko dan solusi

11
4. Kerangka kerja logis (logical framework) adalah alat sederhana yang
mampu meringkas perencanaan secara singkat dan jelas, sehingga rencana
dapat dikomunikasikan lebih mudah. Biasanya berbentuk tabel matrik 4x4
dan menggunakan logika “jika - dan – kemudian” untuk menghubungkan
antar indikator dalam tabel.

12
 DAFTAR PUSTAKA

Aji, Firman, dan Martin Sirait, Perencanaan dan Evalusi: Suatu Sistim
untuk Proyek Pembangunan. Jakarta: Bumi Aksara, 1990.
Christanto, V. dan I Made Wiryana, Pengantar Manajemen Proyek
Berbasis Internet. Jakarta: Elex Media Komputindo, 2002.
Heagney, Joseph. Fundamentals of Project Management. New York:
AMACOM, 2011.
Herjanto, Edi. Manajemen Operasi Edisi Ketiga. Jakarta: Grasindo, 2007.
Heryanto, Imam. dan Totok Triwibowo, Manajemen Proyek Berbasis
Teknologi Informasi. Bandung: Informatika, 2016.
Performance and Effectiveness Department, Tools For Development
(Southwales: Department For International Development 2003), 51 diakses pada 15
September 2019, www.managingforimpact.org/resource/tools-development-
handbook
Rob Thomsett, Radical Project Management. Jakarta: Erlangga, 2006.
Robbins, Stephen. dan Mary Coulter, Manajemen Edisi 13. Jakarta:
Erlangga, 2016.
Soeharto, Imam. Manajemen Proyek: Dari Konseptual Sampai
Operasional, (Jakarta: Erlangga, 1999. Diakses pada 15 September 2019,
https://www.pdfdrive.com/e-book-manajemen-proyek-e57846700.html
Szopik, Katarzyna. dan Giuseppe Lanfranchi, “The Importance of Planning
Project Management – Theoritical Approach,” Report on Economics and Finance,
Vol. 2, No. 1 (2016): 83 - 91, diakses pada 17 Desember 2019,
http://dx.doi.org/10.12988/ref.2016.61110
Williams, Meri. The Principles of Project Management. Victoria: Sitepoint,
2008.

13