Hakikat, Tujuan dan Fungsi Proyek

MAKALAH

Tugas ini dibuat untuk memenuhi salah satu syarat mengikuti

Perkuliahan Manajemen Proyek Pendidikan
Dosen Pembimbing : Drs. H. Eramli Jantan Abdullah, M.M.

Disusun Oleh: Kelompok 1

1. Ananda kurnia Lestari Nim : 11910323593

2. Desma Eka Fitriyana Nim : 11910320502

3. Helmi Syaputra Nim : 11910310857

4. Kasmawati Nim : 11910320863

5. Lisa Indryani Nim : 11910322082

6. Melvi Riskya Safela Nim : 11910322105

7. Oky Saskia Putra Nim : 11910312268

8. Sri Winarsih Nim : 11910322318

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI (UIN)

SULTAN SYARIF KASIM RIAU
2021
 KATA PENGANTAR

Assalamualaikum Warrahmatullahi Wabarakatuh

Segala puji dan syukur penulis panjatkan atas kehadirat Allah subhanahu

wa ta‟ala, yang telah memberikan nikmat kemudahan sehingga penulis dapat

menyelesaikan tugas makalah yang berjudul “Hakikat, Tujuan dan Fungsi

Proyek” ini tepat pada waktunya. Tidak lupa shlawat beriring dengan salam

tercurahkan kepadaNabi Muhammad shallallahu „alaihi wa sallam, dan penulis

berterimakasih kepada dosen pengampu Bapak Drs. H. Eramli Jantan Abdullah,

M.M, selaku dosen matakuliah Manajemen Proyek Pendidikan yang telah

memberi tugas ini kepada penulis.

Dalam pembuatan makalah ini, Penulis tentu menyadari bahwa makalah

ini masih jauh dari kata sempurna dan masih banyak terdapat kesalahan serta

kekurangan di dalamnya. Untuk itu, penulis mengharapkan kritik serta saran yang

bersifat mambangun sangat kami harapkan untuk masa yang akan datang agar

makalah ini menjadi lebih baik lagi. Demikian, semoga makalah ini dapat

bermanfaat bagi pembaca maupun penulis. Terima kasih.

Pekanbaru 10, September 2021

Penulis

i
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ............................................................................................ i

DAFTAR ISI .......................................................................................................... ii

BAB I PENDAHULUAN ...................................................................................... 1

A. Latar Belakang ............................................................................................. 1

B. Rumus Masalah ............................................................................................ 1

C. Tujuan .......................................................................................................... 1

BAB II PEMBAHASAN ....................................................................................... 2

A. Hakikat Proyek ............................................................................................. 2

B. Tujuan Proyek .............................................................................................. 5

C. Fungsi Proyek .............................................................................................. 7

BAB III PENUTUP ............................................................................................. 12

A. Kesimpulan ................................................................................................ 12

B. Saran ........................................................................................................... 12

DAFTAR PUSTAKA .......................................................................................... 13

ii
 BAB I

PENDAHULUAN
A. Latar Belakang

Membicarakan fungsi pengorganisasian proyek akan menyangkut

permasalahan mengenai pengelolaan sumber daya manusia (staffing)

proyek dan sumber daya material (mesin, sarana dan prasarana

administrasi serta lainnya); bagaimana pekerjaan dan fungsi-fungsi dalam

pekerjaan proyek itu dibagi-bagi atau ada diferensiasi pekerjaan proyek;

bagaimana pekerjaan-pekerjaan proyek dan unit-unit kerjanya

diintegrasikan atau disatukan untuk mencapai tujuan-tujuan (goals) proyek

dan akhirnya bagaimana seluruh sumber daya proyek tersebut (material

dan immaterial) ditatakelola dalam proses produksi pekerjaan proyek

menuju tercapainya tujuan proyek.

B. Rumus Masalah

1. Apa yang dimaksud dengan hakikat proyek?

2. Jelaskan tentang tujuan proyek?

3. Apa saja yang menjadi fungsi proyek?

C. Tujuan

1. Untuk mengetahui hakikat proyek.

2. Untuk mengetahui tujuan proyek.

3. Untuk mengetahui fungsi proyek.

1
 BAB II

PEMBAHASAN
A. Hakikat Proyek

Manajemen proyek merupakan strategi yang perlu dilakukan dalam

mencapai efisiensi dan efektifitas suatu perusahaan, dengan penyusunan

suatu manajemen proyek yang baik, maka dapat dilakukan estimasi waktu

dan biaya yang diperlukan dalam menjalankan proyek, sehingga dapat

meminimasi kerugian biaya akibat kemungkinan keterlambaran proyek.

Manajemen proyek dibuat untuk dapat menghindari atau meminimalisir

kegagalan dan resiko proyek 1

Fokus utama manajemen proyek adalah pencapaian semua tujuan

akhir proyek dengan segala batasan yang ada, waktu dan dana yang

tersedia. Pada perencanaan pembuatan proyek sebuah sistem, diperlukan

berbagai macam komponen yang terlibat di dalamnya.

Satu hal yang harus diperhatikan/diutamakan oleh seorang manajer

proyek dalam melakukan perencanaan adalah menghitung, baik secara

kualitatif maupun kuantitatif, dan resiko yang akan terjadi dalam proses

pengerjaan proyek tersebut.

Menurut Noerlina, membangun manajemen proyek yang baik

mampu menciptakan tahap pelaksanaan proyek lebih terperinci dan

1
Teguh, Rizani dkk., Manajemen Proyek, (Yogyakarta: Penerbit Deepublish, 1993) h.
12.

2
efisien. Perusahaan perlu berupaya untuk meningkatkan kualitas jasa yang

diberikan dengan melalui pembuatan perencanaan yang terstruktur,

sehingga lebih optimal dalam penggunaan sumber daya yang akan

berdampak pada efesiensi kinerja internal perusahaan. Tanpa adanya

manajemen proyek yang baik tersebut dapat menurunkan performa kerja

perusahaan untuk memenuhi permintaan pelanggan.

Banyak perusahaan telah mengakui pentingnya menerapkan sistem

informasi yang terintegrasi di perusahaan mereka, maka tidak sedikit dari

mereka yang mulai menjamah teknik manajemen yang baru, yaitu

manajemen proyek untuk sistem informasi, di mana merupakan suatu

cabang dari ilmu manajemen yang digunakan untuk mengestimasi waktu,

sumber daya, dan biaya serta risiko yang dapat ditimbulkan dari

pelaksanaan suatu proyek sistem informasi

Berdasarkan hakikatnya, proyek dapat didefinisikan sebagai

“Rangkaian usaha dalam jangka waktu tertentu yang bertujuan untuk

menghasilkan sebuah produk atau jasa/ pelayanan unik tertentu,

dilaksanakan oleh manusia dengan memanfaatkan berbagai sumber daya,

melalui rangkaian proses perencanaan, eksekusi, dan kontrol”

Sedangkan Schwalbe , memaparkan proyek sebagai suatu usaha

yang bersifat sementara untuk menghasilkan suatu produk atau layanan

yang unik. Hal yang patut dicatat sehubungan dengan definisi proyek

tersebut adalah, bahwa:

3
 1. Proyek memiliki jangka waktu tertentu, yang berarti bahwa

rangkaian aktivitas tersebut memiliki titik mulai dan titik selesai

yang pasti (ditargetkan).

2. Bersifat unik, yang berarti bahwa tidak ada proyek yang

menghasilkan produk atau jasa/pelayanan yang identik.

Manajemen proyek adalah kegiatan merencanakan,

mengorganisasikan, mengarahkan, dan mengendalikan sumber daya

organisasi perusahaan untuk mencapai tujuan dalam waktu tertentu,

dengan sumber daya tertentu.

Manajemen Proyek mempergunakan personel perusahaan untuk

ditempatkan pada tugas tertentu dalam proyek. Manajemen Proyek

menawarkan pendekatan terstruktur untuk mengelola proyek. Seorang

manajer proyek harus dapat mengembangkan informasi dan sistem

pengendalian yang terintegrasi untuk merencanakan, menginstruksikan,

memantau dan mengendalikan sejumlah besar data, cepat dan akurat untuk

memfasilitasi pemecahan masalah dan proses pengambilan keputusan.

Ada beberapa defenisi Manajemen Proyek yaitu:

1. Manajemen proyek adalah penerapan ilmu pengetahuan, keahlian

dan keterampilan, cara teknis yang terbaik dan dengan sumber

daya yang terbatas, untuk mencapai sasaran dan tujuan yang telah

ditentukan agar mendapatkan hasil yang optimal dalam hal kinerja

biaya, mutu dan waktu, serta keselamatan kerja

4
 2. Menurut Dimyati dan Nurjaman Manajemen proyek merupakan

proses merencanakan, mengorganisasikan, memimpin, dan

mengendalikan kegiatan anggota organisasi serta sumber daya

lainnya sehingga dapat mencapai sasaran organisasi telah

ditentukan sebelumnya 2

Berdasarkan definisi tersebut dapat disimpulkan bahwa

Manajemen Proyek adalah ilmu dan seni berkaitan dengan memimpin dan

mengoordinir sumber daya yang terdiri dari manusia dan material dengan

menggunakan teknik pengelolaan modern untuk mencapai sasaran yang

telah ditentukan, yaitu: lingkup, mutu, jadwal, dan biaya, serta memenuhi

keinginan stakeholder.

B. Tujuan Proyek

1. Efisiensi, baik dari segi biaya, sumber daya maupun waktu.

2. Kontrol terhadap proyek lebih baik, sehingga proyek bisa sesuai

dengan scope, biaya, sumber daya dan waktu yang telah

ditentukan.

3. Meningkatkan kualitas

4. Meningkatkan produktifitas

5. Bisa menekan risiko yang timbul sekecil mungkin

6. Koordinasi internal yang lebih baik

2
Suryanto, Evaluasi Manajemen Proyek, ( Jakarta: Rosdakarya, 2009), h. 25.

5
 7. Meningkatkan semangat, tanggung jawab serta loyalitas tim

terhadap proyek, yaitu dengan penugasan yang jelas kepada

masing-masing anggota tim.

Manajemen proyek juga memiliki sejumlah tujuan lain di

antaranya:

1. Menyelesaikan tepat waktu

Pada manajemen waktu, ditentukan linimasa yang berisi

kapan suatu kegiatan harus dimulai dan kapan harus selesai.

Dengan adanya hal tersebut, proyek akan selalu dimonitor supaya

dapat selesai dalam waktu yang telah ditentukan. Pengawasan

seperti ini melancarkan pengerjaan proyek.

2. Menjaga anggaran

Anggaran merupakan salah satu aspek yang dikaji dalam

manajemen ini. Dengan pengkajian tersebut, akan dicari jumlah

anggaran seminimal mungkin, tetapi masih dapat menunjang

tercapainya kriteria proyek yang telah ditentukan di awal (efektif

dan efisien).

3. Menjaga kualitas

Sebagaimana telah disinggung pada poin sebelumnya,

kriteria proyek yang ditentukan di awal harus tercapai. Artinya,

manajemen proyek juga membuat standar kualitas dari suatu

proyek sehingga ia tidak dikerjakan secara seenaknya saja.

4. Melancarkan proyek

6
 Pada akhirnya, proyek yang ideal adalah proyek yang

selesai sesuai dengan perencanaan awal, baik dari segi waktu,

anggaran, maupun kualitas. Manajemen ini membantu pengerjaan

proyek supaya selesai dengan lancar sesuai dengan rencana awal.3

Dengan demikian Tujuan dari manajemen proyek adalah untuk

dapat mengelola fungsi-fungsi manajemen hingga diperoleh hasil optimum

sesuai dengan persyaratan yang ada dan telah ditetapkan serta untuk dapat

mengelola sumber daya yang seefisien dan seefektif mungkin.

C. Fungsi Proyek

Fungsi manajemen proyek sebagai suatu proses, manajemen

mengenal urutan pelaksanaan yang logis, yang menggambarkan bahwa

tindakan manajemen diarahkan pada pencapaian sasaran yang telah

ditetapkan karena penetapan tujuan (sasaran) merupakan tindakan

manajemen yang pertama, diikuti tindakan perencanaan (planning),

organisasi (organizing) dan koordinasi (coordinating), pelaksanaan

(actuating) dan pengawasan dan pengendalian (controlling) dengan

pemanfaatan sumber daya yang tersedia secara efisien dan efektif.

Secara umum, fungsi manajemen dapat diuraikan sebagai berikut.

1. Fungsi perencanaan (planning)

3
Ibid, h. 27.

7
 Pada umumnya perencanaan (planning) berupa tindakan

pengambilan keputusan yang mengandung data dan informasi,

ataupun fakta kegiatan yang akan dipilih dan akan dilakukan pada

masa mendatang. Tindakan perencanaan proyek meliputi:

a. Menetapkan tujuan dan sasaran proyek.

b. Menganalisis kendala dan risiko yang mungkin terjadi

untuk seluruh proyek ataupun perbagian dari rencana.

c. Menetapkan penggunaan sumber daya.

d. Menyusun rencana induk jangka panjang dan pendek.

e. Menyumbangkan strategi dan prosedur operasi.

f. Menyiapkan pendanaan serta standar kualitas yang

diharapkan.

g. Menentukan metode dan aspek-aspek teknik yang

diperlukan dalam pelaksanaan pekerjaan.

Manfaat fungsi perencanaan tersebut adalah sebagai alat

pengawas ataupun pengendali kegiatan, serta sarana untuk memilih

dan menetapkan kegiatan yang diperlukan.

Secara fungsional, perencanaan dalam manajemen proyek,

antara lain:

a. Menentukan sasaran proyek tersebut (sesuai dengan

tahapan proyek).

b. Menentukan kendala dan kepentingan relatif dari tiap-tiap

kendala.

8
 c. Menentukan cara atau metode yang mungkin ada.Sumber

daya proyek yang tersedia.

d. Telaah kembali yang layak untuk mencapai sasaran.

2. Fungsi Organisasi (Organizing)

Pada umumnya fungsi organisasi adalah mempersatukan

kumpulan kegiatan manusia, yang mempunyai pekerjaan masing-

masing, saling berhubungansatu sama lain dengan tata cara tertentu

dan berinteraksi dengan lingkungannya dalam rangka mendukung

tercapainya tujuan.untuk menjalankan fungsi organisasi, diperlukan

pengetahuan tentang berbagai tipe organisasi sehingga dapat

dilakukan analisis terhadap penerapan jenis organisasi yang sesuai

dengan proyek yang akan dijalankan. Tindakan organisasi, antara

lain:

a. Menetapkan daftar penugasan.

b. Menyusun ruang lingkup kegiatan.

c. Menyusun struktur kegiatan.

d. Menyusun daftar personel organisasi beserta lingkup

tugasnya.

Organisasi merupakan pedoman pelaksanaan fungsi, yang

didalamnya pembagian tugas dan hubungan tanggung jawab serta

delegasi kewenangan yang jelas.

Fungsi pengorganisasian dan pengisian staf manajemen

proyek antara lain sebagai berikut.

9
 a. Memperlihatkan tanggung jawab dan kewenangan yang

jelas.

b. Beban kerja yang lebih merata.

c. Dapat diketahui kemampuan yang harus dimiliki.

d. Controlling penyalahgunaan wewenang adalah dengan

sistem umpan balik.

3. Fungsi pelaksanaan (actuating)

Fungsi pelaksanaan adalah menyelaraskan seluruh anggota

organisasi dalam kegiatan pelaksanaan, serta mengupayakan agar

seluruh anggota organisasi dapat bekerja sama dalam pencapaian

tujuan bersama. Tindakan pelaksanaan itu, antara lain:

a. Mengorganisasikan pelaksanaan kegiatan.

b. Mendistribusikan tugas, wewenang dan tanggung jawab.

c. Memberikan pengarahan penugasan dan motivasi.4

4. Fungsi pengendalian (controlling)

Fungsi pengendalian adalah mengukur kualitas penampilan

dan penganalisisan serta pengevaluasian penampilan yang diikuti

dengan tindakan perbaikan yang harus diambil terhadap

penyimpangan yang terjadi (di luar batas toleransi). Tindakan

pengendalian meliputi:

4
http://library.binus.ac.id/eColls/eThesisdoc/Bab2/2014-1-00467-MN%20Bab2001.pdf,
h. 20-22.

10
a. Mengukur kualitas hasil membandingkan hasil terhadap

standar kualitas.

b. Mengevaluasi penyimpangan yang terjadi.

c. Memberikan saran-saran perbaikan.

d. Menyusun laporan kegiatan.

11
 BAB III

PENUTUP

A. Kesimpulan

Manajemen proyek merupakan strategi yang perlu dilakukan dalam

mencapai efisiensi dan efektifitas suatu perusahaan, dengan penyusunan

suatu manajemen proyek yang baik, maka dapat dilakukan estimasi waktu

dan biaya yang diperlukan dalam menjalankan proyek, sehingga dapat

meminimasi kerugian biaya akibat kemungkinan keterlambaran proyek.

Manajemen proyek dibuat untuk dapat menghindari atau meminimalisir

kegagalan dan resiko proyek

B. Saran

Dalam pembuatan makalah ini penulis menyadari masih terdapat

kekurangan, oleh karena itu penulis mengharapkan saran yang

membangun agar kedepannya makalah ini menjadi lebih baik lagi serta

bermanfaat bagi penulis dan pembaca.

12
 DAFTAR PUSTAKA

http://library.binus.ac.id/eColls/eThesisdoc/Bab2/201400467MN%20Bab2001.pd.
h. 20-22.

Suryanto. Evaluasi Manajemen Proyek. Jakarta: Rosdakarya. 2009.

Teguh Rizani. dkk. Manajemen Proyek. Yogyakarta: Penerbit Deepublish. 1993.

13