MAKALAH

Manajemen Proyek

Tugas Mata Kuliah Manajemen Operasional II

Dosen pengampu: Dr. Siti Asiyah SE.MM

Oleh Kelompok 8

Kelas M 8

Iqlima Aurelia Wahyudi 22001081015

Azka Rizky Rahimah 22001081174
Nur Habiba Kuncoro 22001081313

PROGRAM STUDI MANAJEMEN

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS ISLAM MALANG

2021
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas rahmat dan karunia-

Nya sehingga penulis dapat menyusun dan menyelesaikan makalah yang berjudul “Lean

Production” untuk memenuhi tugas mata kuliah Bahasa Indonesia Bisnis. Selain itu, makalah

ini juga bertujuan untuk menambah wawasan bagi para pembaca dan juga bagi penulis.

Dalam penyusunan makalah ini penulis banyak mengalami kesulitan. Penulis

mendapat banyak bantuan dan dukungan dari berbagai pihak. Untuk itu, melalui kesempatan

ini penulis menyampaikan terima kasih kepada Ibu Siti Asiyah. Sebagai dosen pengampu dari

mata kuliah Manajemen Operasional II .

Penulis menyadari bahwa makalah ini masih jauh dari sempurna. Demi kesempurnaan

dalam penyusunan makalah ini, kritik dan saran yang membangun sangat penulis harapkan.

Demikian yang bisa kami sampaikan, semoga makalah ini dapat bermanfaat bagi para

pembaca.

Malang, 8 Mei 2022

Penulis
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR.................................................................................................i

DAFTAR ISI...............................................................................................................ii

BAB I PENDAHULUAN…........................................................................................1

1.1 Latar Belakang...................................................................................................1

1.2 Rumusan Masalah..............................................................................................2

1.3 Tujuan................................................................................................................2

BAB II PEMBAHASAN.......................................................................................................3

2.1 Definisi Manjemen Proyek ...............................................................................3

2.2 Tujuan dan Tahapan dalam Manajemen Proyek...............................................4

2.3 Perhitungan waktu dan biaya agar sesuai dengan perencanaan awal................5
2.4 Kendala dan solusi penyelesaian dalam manajemen proyek............................7

BAB III PENUTUP...................................................................................................11

3.1 Kesimpulan........................................................................................................11

3.2 Saran..................................................................................................................11

DAFTAR PUSTAKA…............................................................................................12
 BAB 1

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Manajemen adalah Aktivitas yang meliputi perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan

kepemimpinan, serta pengawasan terhadap pengelolaan sumber daya yang dimiliki suatu organisasi untuk
mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Proyek merupakan Suatu kegiatan sementara yang dilakukan atau
yang berlangsung dalam waktu terbatas dengan alokasi sumber daya tertentu dan dimaksudkan untuk
menghasilkan produk (deliverable) yang kriterianya telah digariskan dengan jelas. Semakin maju
peradaban manusia, semakin cangih dan kompleks proyek yang dikerjakan dengan melibatkan pengguna
sumberdaya dalam bentuk tenaga manusia, material dan dana yang jumlahnya bertambah besar. Diiringi
pula dengan semakin ketat kompetisi penyelenggaraan proyek untuk memenuhi kebutuhan masyarakat
sehingga dibutuhkan cara pengelolaan, metoda serta teknik yang paling baik sehingga pengunaan sumber
daya benar-benar efektif dan efisien sehingga dibutuhkan manajemen proyek. Dengan kata lain manajemen
proyek tumbuh karena dorongan mencari pendekatan penggelolaan yang sesuai dengan tuntutan dan sifat
kegiatan proyek, suatu kegiatan yang dinamis dan berbeda dengan kegiatan operasional rutin. Manajemen
Proyek berbeda dengan manajemen klaisik yang berhasil menggelola kegiatan operasional. Hal ini karena
beberapa prilaku proyek yang penuh dinamika dan adanya perubahan cepat.

1
1.2 Rumusan Masalah
1. Apa definisi proyek dan Manajemen proyek ?
2. Apa tujuan dan tahapan dalam manajemen proyek
3. Bagaimana perhitungan waktu dan biaya agar sesuai dengan perencanaan awal proyek?
4. Apa saja kendala yang mungkin di hadapi dan cara mengatasi kendala dalam
manajemen proyek ?
1.3 Tujuan
1. Menjelaskan definisi manajemen proyek
2. Menjelaskan tujuan dan tahapan dalam manajemen proyek
3. Menjelaskan perhitungan waktu dan biaya agar sesuai dengan perencanaa awal proyek
4. Menjelaskan kendala yang mungkin di hadapi dan cara mengatasi kendala dalam
manajemen proyek

2
 BAB II
PEMBAHASA
N

2.1 Definisi manajemen proyek

Manajemen proyek adalah salah satu cara yang ditawarkan untuk maksud pengelolaan
suatu proyek, yaitu suatu metode pengelolaan yang dikembangkan secara ilmiah dan
intensif sejak pertengahan abad ke-20 untuk menghadapi kegiatan khusus yang berbentuk
proyek. Manajemen proyek adalah usaha pada suatu kegiatan agar tujuan adanya kegiatan
tersebut dapat tercapai secara efisien dan efektif. Efektif dalam hal ini adalah dimana hasil
penggunaan sumber daya dan kegiatan sesuai dengan sasarannya yang meliputi kualitas,
biaya, waktu dan lain-lainnya. Sedangkan efisien diartikan penggunaan sumber daya dan
pemilihan sub kegiatan secara tepat yang meliputi jumlah, jenis, saat penggunaan sumber
lain dan lain-lain. Oleh sebab itu manajemen proyek pada suatu proyek konstruksi
merupakan suatu hal yang tidak dapat diabaikan begitu saja, karena tanpa manajemen
suatu proyek, konstruksi akan sulit berjalan sesuai dengan harapan baik berupa biaya,
waktu maupun kualitas.
Manajemen proyek meliputi proses perencanaan ( planning ) kegiatan, pengaturan
( organizing ),pelaksanaan dan pengendalian ( controlling ). Proses perencanaan,
pengaturan, pelaksanaan dan pengendalian tersebut dikenal dengan proses manajemen.
Adapun penjelasan beberapa proses dalam manajemen proyek ,
1. Perencanaan (planning) adalah peramalan masa yang akan datang dan perumusan kegiatan-
kegiatan yang akan dilakukan untuk mencapai tujuan yang ditetapkan berdasarkan
peramalan tersebut. Bentuk dari perencanaan dapat berupa: perencanaan prosedur,
perencanaan metode kerja, perencanaan standar pengukuran hasil, perencanaan anggaran
biaya, perencanaan program (rencana kegiatan beserta jadwal).
2. Pengaturan (organizing) bertujuan melakukan pengaturan dan pengelompokan kegiatan
proyek konstruksi agar kinerja yang dihasilkan sesuai dengan yang diharapkan. Tahap ini
menjadi sangat penting karena jika terjadi ketidaktepatan pengaturan dan pengelompokan
kegiatan, bisa berakibat langsung terhadap tujuan proyek.
3. Pengendalian (controlling) adalah proses penetapan apa yang telah dicapai, evaluasi kerja,
dan langkah perbaikan bila diperlukan.
Pengendalian proyek melibatkan pengawasan ketat pada sumber daya, biaya, kualitas dan
budget. Pengendalian juga berarti penggunaan loop umpan balik untuk merevisis rencana
proyek dan pengaturan sumber daya kemana diperlukan.
Untuk saat ini telah banyak software yang dapat dipergunakan diantaranya Primavera,
MacProject, Pertmaster, Visischedule, Timeline, MS Project.

2.2 Tujuan dan tahapan dalam manajemen proyek

Manajemen proyek merupakan kunci keberhasilan dalam melaksanakan dan
menyelesaikan suatu proyek yang telah ditugaskan. Fokus utama manajemen proyek
adalah pencapaian semua tujuan akhir proyek dengan segala batasan yang ada, waktu dan
dana yang tersedia . Tujuan manajemen proyek yang paling utama ialah untuk
memaksimalkan kualitas dan potensi sumber daya manusia dalam proses pelaksanaannya.
Seluruh individu didorong agar dapat menjalankan tugasnya secara optimal sehingga
3
 proyek bisa direalisasikan sebaik mungkin.selain itu ada beberapa tujuan penting lainya
dalam manajemen proyek ,dalam pembahasan yang ringkas ada 6 tujuan dari manjamen
proyek,yakni

1. Mengoptimalkan potensi tim

Tujuan manajemen proyek yang pertama ialah untuk memaksimalkan kualitas dan
potensi sumber daya manusia dalam proses pelaksanaannya. Seluruh individu didorong
agar dapat menjalankan tugasnya secara optimal sehingga proyek bisa direalisasikan
sebaik mungkin. Pasalnya, sumber daya manusia berkualitas akan sangat berpengaruh
terhadap hasil akhir dan kesuksesan perusahaan. Maka dari itu, project management perlu
dilakukan agar tim bisa melaksanakan perannya dengan potensi terbaik.

2. Mengatasi risiko
Tujuan lain dari penerapan manajemen proyek adalah membantu pengelolaan risiko yang
mungkin terjadi. Ya, dalam pelaksanaannya, suatu project pasti selalu melawati proses
trial dan error. Namun, melalui penerapan project management, risiko akan bisa dengan
mudah ditangani.

3. Menyusun perencanaan yang tepat

Tujuan manajemen proyek berikutnya ialah menyusun perencanaan project dengan tepat.
Rancangan tersebut merincikan seluruh operasional dari tahap pertama sampai
penyelesaian yang mengoptimalkan kualitas serta kapabilitas sumber daya. Sehingga,
klien tidak perlu khawatir karena seluruh rencana pastinya dibuat sesuai dengan
kebutuhan maupun keinginan.

4. Menjaga kualitas dan integrasi

Selain membuat perencanaan yang tepat, manajemen proyek juga bertujuan untuk
menjaga kualitas dan juga integrasi dalam pengimplementasiannya. Artinya, hal ini akan
mendorong project agar tetap berkesinambungan mencapai goals, entah itu dari sistem,
operasional, atau bahkan kinerja tim. Sehingga, efisiensi sumber daya pun meningkat.

5. Mengatur anggaran
Tujuan lainnya dari manajemen proyek adalah mengatur anggaran sehingga alokasi dana
dapat dilakukan secara transparan dan seminimal mungkin. Dengan begitu, proyek tetap
bisa terealisasi dengan baik meski hanya menggunakan biaya yang minim.

6. Menyelsaikan proyek tepat waktu

Bukan hanya mengatur anggaran dengan baik, project management juga menjanjikan
ketepatan waktu dalam merealisasikan suatu pekerjaan. Hal ini tentu tidak terlepas dari
seluruh proses pelaksanaan yang dilakukan secara terstruktur.

Agar mencapai tujuan dengan baik diperlukan tahapan tahapan yang efektif dan efisien
dalam pelaksanaan manajemen proyek ,

1. Tahap pertama Initiation

Tahapan manajemen proyek yang pertama ialah inisiasi pelaksanaan proyek. Pada bagian ini,
perusahaan biasanya akan mendiskusikan sejumlah aspek, mulai dari tujuan, risiko, ruang
lingkup, anggaran, timeline, hingga pemilihan project manager. Lalu, tim perlu
mempertimbangkan apakah proyek tersebut layak dilaksanakan atau tidak.

4
Tahap kedua perencanaan (planning)

Setelah seluruh aspek telah dipertimbangkan secara matang, kemudian perusahaan perlu
membuat perencanaan guna memastikan bahwa proyek dapat terlaksana sesuai tujuan. Ini
merupakan salah satu bagian terpenting dalam tahapan manajemen proyek. Pasalnya, seluruh
rincian pelaksanaan akan dispesifikasikan berdasarkan kebutuhan klien. Hal tersebut meliputi
anggaran, waktu, sumber daya, kualitas, keselamatan kerja, kesehatan, lingkungan, hingga
risiko-risikonya. Bahkan, seluruh administrasi dan juga hal-hal yang bersifat teknis juga
dirancang sedemikian rupa agar bisa dilaksanakan dengan segera.

2. Tahap ketiga Implementasi ( execution )

Bagian paling krusial dari suatu manajemen proyek adalah tahap implementasi. Ya,
setelah rancangan proyek disusun serta disetujui oleh manajer dan stakeholder terkait, maka
perusahaan sudah bisa mengeksekusi proyek sesuai dengan kesepakatan tersebut.
Mulai dari merekrut tim pengembang, menentukan leader, menghubungi vendor, melakukan
perjanjian kontrak bersama supplier, ataupun pihak-pihak eksternal lainnya.
Pada tahun ini, project manager sangat berperan dalam memastikan seluruh kegiatan
oprasional dapat terealisasi berdasarkan panduan anggaran maupun jadwal sebelumnya
yang telah ditentukan .

4.Tahap keempat pengawasan ( monitoring control )

Melakukan monitoring dan kontrol terhadap pengerjaan proyek juga merupakan
hal penting yang tak boleh dilewatkan. Project manager wajib memantau setiap
kegiatan operasional secara berkala supaya implementasinya tetap sesuai rencana dan
terhindar dari kesalahan. Selain itu, dengan pengawasan, project manager juga dapat
meminimalisir atau bahkan mencegah terjadinya risiko yang berdampak pada hasil
akhir dan kesuksesan proyek.

5. Tahap kelima penyelesaian ( closure )

Tahap terakhir dari manajemen proyek adalah penutupan. Artinya, setelah
tujuan proyek telah terealisasi, maka penggunaan sumber daya pun dihentikan, lalu
project manager akan menyelesaikan perjanjian kontrak dengan pihak-pihak luar
yang terlibat sebelumnya. pada tahap ini, tim perusahaan juga perlu mengarsipkan
berbagai dokumen penting dan menyusun laporan untuk kemudian diserahkan pada
stakeholder.

2.3 Perhitungan Waktu dan Biaya

5
2.4 Kendala dan solusi dalam manajemen proyek

Dalam menerapkan konsep manajemen proyek, tentu memiliki berbagai kendala

yang berpotensi menghambat pencapaian dari pengerjaan proyek. Terdapat 6
hambatan dalam manajemen proyek yang terlukis pada gambar di bawah ini yaitu :

6
1. Cost ( biaya )

Semua proyek memiliki bujet yang terbatas. Tim proyek harus memperhitungkan
biaya proyek secara terperinci. Jika tim proyek mengurangi biaya proyek, maka
akan berdampak pada pengurangan ruang lingkup, percepatan waktu pengerjaan,
peningkatan risiko, penurunan kualitas suatu produk atau layanan yang dihasilkan,
dan kebutuhan sumber daya yang akan digunakan semakin sedikit. Biaya menjadi
salah satu faktor sebuah proyek yang memiliki potensi resiko tinggi. Proyek
dilaksanan dengan biaya yang telah disepakati oleh penyandang dana yang harus
digunakan untuk mencover seluruh pembiayaan proyek. Manajer proyek harus
memperkirakan dan mendistribusikan ke setiap aktivitas proyek yang
membutuhkan dana dan mengendalikan agar realisasi biaya yang digunakan tidak
melebihi dari yang telah direncanakan.

2. Time ( waktu )
Tim proyek harus memperhitungkan waktu dalam pengerjaan suatu proyek secara
terperinci karena setiap proyek memiliki batas waktu penyelesaian. Proyek
dilaksanakan dengan memperhatikan waktu penyerahan produk atau hasil akhir
sesuai kesepakatan pihak-pihak yang berkepentingan. Keberhasilan dari sebuah
proyek dapat diukur dari ketepatan waktu sesuai yang telah direncanakan.
Penyelesaian yang terlambat akan berdampak buruknya kredibelitas pelaksana
proyek dimata user atau pemberi proyek, karena bagi user proyek tersebut bisa
mempengaruhi aktivitas organisasi. Sehingga waktu merupakan faktor yang sangat
penting dari sebuah proyek.

3. Scope ( ruang lingkup )

Ruang lingkup menyatakan batasan pekerjaan yang perlu diselesaikan dalam
sebuah proyek. Ruang lingkup memberi gambaran sejauh mana yang menjadi
tanggung jawab pelaksana proyek dan hasil-hasil yang harus dilaporkan atau
diserahkan kepada pemberi proyek. Banyak proyek gagal karena ruang lingkup
yang tidak terdefenisi secara jelas dari awal dimulainya suatu proyek sehingga
7
 berpotensi terjadinya penambahan ruang lingkup proyek. Akibatnya, terjadi
penambahan biaya dan berpotensi proyek mengalami keterlambatan. Sumber daya
bisa saja bertambah dengan kurang memperhatikan risiko-risiko yang mungkin
terjadi sehingga berdampak pada penurunan kualitas dari proyek itu sendiri.

4. Risk ( risiko )
Setiap proyek pasti memiliki risiko. Sebisa mungkin setiap risiko yang ada
diminimalkan. Semakin minim risiko yang diinginkan dari suatu proyek, maka
semakin besar biaya yang dikeluarkan dan semakin lama waktu pengerjaan
proyek. Seiring dengan itu, ruang lingkup akan semakin bertambah.

5. Quality ( kualitas )
Kualitas menjadi kriteria yang ditetapkan bersama antara pemberi dan penerima
proyek untuk dicapai oleh pelaksanan proyek sebagai standar kualitas dari produk
yang dihasilkan. Berdasarkan standar kualitas pelaksana proyek berusaha untuk
menetapkan target-target yang harus dipenuhi dari setiap tahap pelaksanaan
proyek. Empat komponen dari proyek tersebut diatas menjadi faktor yang saling
mempengaruhi. Sebagai contoh, untuk menghasilkan kualitas yang lebih tinggi
maka perlu menaikkan biaya, atau dengan pengurangan ruang lingkup, jika
menginginkan waktu penyelesaian proyek dipercepat maka perlu biaya yang lebih
besar, dan sebagainya. Menentukan keberhasilan penyampaian dari suatu proyek.
Kualitas proyek yang baik ditentukan oleh analisis risiko yang baik, ketersediaan
sumber daya manusia yang handal dan memadai, kesesuaian ruang lingkup yang
sudah didefenisikan bersama pemangku kepentingan, kesesuaian dengan bujet,
dan tepat waktu penyelesaian proyek.

6. Resource ( sumber daya )

Merupakan hal penting dalam mengelola suatu proyek. Tanpa sumber daya yang
berkualitas dan memadai, suatu proyek akan sulit memenuhi kualitas yang baik.
Begitu juga waktu penyelesaian suatu proyek akan cenderung berpotensi
mengalami keterlambatan. Analisis risiko suatu proyek bukan lagi menjadi
prioritas.

8
9
BAB III

PENUTUP

10