Makalah Manajemen Proyek

Dasar Manajemen Proyek

Oleh

FAEDIN
215 01 031

PROGARAM SARJANA S1 TEKNIK LINGKUNGAN

FAKULTAS TEKNIK
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH KENDARI
2021
 KATA PENGANTAR

Puji Syukur penulis haturkan kepada Tuhan Yang Maha Esa karena

memberikan rahmat dan karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan

makalah “Dasar Manajemen Proyek” . Penulis mengucapkan terima kasih kepada

bapak dosen mata kuliah Manajemen Proyek karena telah memberikan

kesempatan untuk membuat makalah ini. Tidak lupa juga penulis mengucapkan

terima kasih kepada orang tua dan teman- teman atas dukungan baik berupa doa

maupun materi.

Penulis menyadari bahwa makalah ini masih jauh dari kesempurnaan.

Oleh karena itu, penulis membutuhkan kritik dan saran yang bersifat membangun

demi kesempurnaan makalah ini. Semoga makalah ini bermanfaat bagi pembaca

baik dalam pengembangan wawasan maupun peningkatan ilmu pengetahuan.

Kendari, 24 Juli 2021

Faedin
21501031
 BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Pentingnya manajemen proyek bagi organisasi dalam menjalankan

sebuah proyek. Analogi dalam pernyataan tersebut ada benarnya, bahwa

sebuah permainan dapat berlangsung tanpa strategi. Namun hal tersebut

berpotensi menimbulkan disharmoni dalam permainan. Tanpa strategi yang

matang, permainan berlangsung tanpa konsep, arah, dan tujuan yang jelas,

sehingga berimbas pada kegagalan dalam mencapai tujuan akhir: kemenangan.

Proyek, sebagaimana didefinisikan di dalam A Guide to the Project

Body of Knowledge (PMBOK Guide) yang dirilis oleh Project Management

Institute (PMI), adalah usaha bersifat sementara yang dilakukan untuk

menciptakan produk yang unik, layanan, atau hasil. Definisi tersebut diperjelas

dengan karakteristik proyek, di antaranya menghasilkan sesuatu yang unik,

terdiri dari kegiatan yang saling terkait, menghasilkan deliverables berkualitas,

melibatkan beberapa sumber daya, dan didorong oleh kendala keterbatasan.

Dalam empat dekade terkini, manajemen proyek telah menjadi sebuah

tema penting bagi organisasi yang mengedepankan pengelolaan proses

bisnisnya secara profesional dan modern. Fenomena ini disadari oleh

organisasi berskala besar maupun kecil; pemerintah maupun swasta.

Perkembangan organisasi yang terus bergerak maju mengikuti perkembangan

zaman berdampak pada munculnya gagasan pengembangan aneka produk

unggulan organisasi yang dikelola pada level proyek, program, dan portofolio.

Di organisasi manapun, termasuk Direktorat Jenderal Pajak DJP,

perubahan situasi dan kondisi yang dinamis kerap memicu permasalahan di

dalam pengelolaan proyek maupun program. Permasalahan yang terjadi kerap

mengerucut pada pernyataan yang terlihat klise dan terdengar familiar di

kalangan pengelola proyek maupun program. Pengelola proyek merasa bahwa

proyek yang mereka kerjakan kerap kali menghadapi “tembok tebal” berupa

keterbatasan anggaran, waktu penyelesaian, dan ketersediaan sumber daya

manusia (SDM). Sementara di sisi lain, tingginya ekspektasi pemangku

kepentingan dan rentetan risiko maupun permasalahan, baik yang

teridentifikasi ataupun tidak, siap meletup kapan saja. Terkadang tanpa

peringatan dini dan tak terprediksi.

Kualitas, globalisasi, dan kecepatan. Ketiganya merupakan fokus

organisasi di seluruh dunia yang masing-masing pernah mengemuka di era

1980-an, 1990-an, dan 2000-an. Saat ini, untuk menjadi organisasi yang

terdepan dalam inovasi dan mengutamakan kepuasan pelanggan, organisasi

dituntut untuk mengembangkan produk yang menghasilkan nilai tambah di

mata pelanggan. Dengan skenario ini, manajemen proyek menjadi alat yang

sangat penting dan kuat di tangan organisasi yang memahami kebutuhan

penggunaannya dan memiliki kompetensi untuk menerapkannya (Erna

Temmerman Simanihuruk, 2015).

B. Rumusan Masalah

Rumusan masalah pada makalah ini adalah sebagai berikut :

1. Pengertian manajemen proyek ?

2. Keuntungan dari manajemen proyek ?

3. Pengorganisasian manajemen proyek ?

4. Kantor proyek ?

5. Bagaimana mengelola proyek dengan sukses ?

6. Siklus hidup proyek ?

7. Proses dalam proyek ?

C. Tujuan

Tujuan dari makalah ini adalah sebagai berikut

1. Mengetahui pengertian manajemen proyek

2. Mengetahui keuntungan dari manajemen proyek

3. Mengetahhui pengorganisasian manajemen proyek

4. Mengetahui kantor proyek

5. Mengetahui cara mengelola proyek dengan sukses

6. Mengetahui siklus hidup proyek

7. Mengetahui proses dalam suatu proyek

 BAB II

PEMBAHASAN

A. Pengertian Manajemen Proyek

1. Pengertian Manajemen

Manajemen merupakan sebuah proses terpadu dimana individu-

individu sebagai bagian dariorganisasi yang dilibatkan untuk merencanakan,

mengorganisasikan, menjalankan dan mengendalikan aktifitas-aktifitas,

yang kesemuanya diarahkan pada sasaran yang telah ditetapkan dan

berlangsung terus menerus seiring dengan berjalannya waktu. Agar proses

manajemen berjalan lancar, diperlukan sistem serta struktur organisasi yang

solid. Pada organisasi tersebut, seluruh aktifitasnya haruslah berorientasi

pada pencapaian sasaran. Organisasi tersebut berfungsi sebagai wadah untuk

menuangkan konsep, ideide manajemen. Jadi dapat dikatakan bahwa

manajemen merupakan suatu rangkaian tanggung jawab yang berhubungan

erat satu sama lainnya.

2. Pengertian Proyek

Proyek merupakan suatu tugas yang perlu dirumuskan untuk mencapai

sasaran yang dinyatakan secara kongkrit serta harus diselesaikan dalam

suatu periode tertentu dengan menggunakan tenaga manusia dan alat-alat

yang terbatas dan begitu kompleks sehingga dibutuhkan pengelolaan dan

kerjasama yang berbeda dari yang biasanya digunakan. Menurut DI Cleland

dan Wr. King (1987), proyek merupakan gabungan dari berbagai sumber
 daya yang dihimpun dalam organisasi sementara untuk mencapai suatu

tujuan tertentu. Pengertian Manajemen Proyek. Manajemen proyek adalah

kegiatan merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan dan

mengendalikan sumberdaya organisasi yang mempergunakan personil untuk

ditempatkan pada tugas tertentu dalam proyek untuk mencapai tujuan

tertentu dalam waktu tertentu dengan sumberdaya tertentu

3. Pengertian Manajemen Proyek

Manajemen proyek adalah suatu penerapan ilmu pengetahuan,

keahlian dan juga ketrampilan, cara teknis yang terbaik serta dengan sumber

daya yang terbatas untuk mencapai sasaran atau tujuan yang sudah

ditentukan agar mendapatkan hasil yang optimal dalam hal kinerja, waktu,

mutu dan keselamatan kerja. Definisi manajemen proyek yang lainnya

adalah suatu kegiatan merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan,

mengawasi serta mengendalikan sumber daya organisasi perusahaan guna

mencapai tujuan tertentu dalam waktu tertentu dengan sumber daya tertentu.

B. Keuntungan Manajemen Proyek

Beberapa keuntungan manajemen proyek :

1. Mengidentifikasi fungsi tanggung jawab.

2. Meminimalkan tuntutan pelaporan rutin.

3. Mengidentifikasi batas waktu untuk penjadwalan.

4. Mengidentifikasi metode analisa peramalan.

5. Mengukur prestasi terhadap rencana.

 6. Mengidentifikasi masalah dini & tindakan perbaikan Meningkatkan

kemampuan estimasi untuk rencana.

7. Mengetahui jika sasaran tidak dapat dicapai/terlampaui.

1. Pengorganisasian Manajemen Proyek

Pengorganisasian diartikan sebagai kegiatan pembagian tugas-tugas

pada orang yang terlibat dalam aktivitas organisasi, sesuai dengan kompetensi

SDM yang dimiliki. Dengan demikian dapat dikatakan bahwa kegiatan ini

merupakan keseluruhan proses memilih orang-orang serta mengalokasikannya

sarana dan prasarana untuk menunjang tugas orang-orang itu dalam organisasi,

serta mengatur mekanisme kerjanya sehingga dapat menjamin pencapaian

tujuan program dan tujuan organisasi. Menurut George R. Terry, tugas

pengorganisasian adalah mengharmonisasikan kelompok orang yang berbeda,

mempertemukan macam-macam kepentingan dan memanfaatkan seluruh

kemampuan kesuatu arah tertentu.

Pengorganisasian kegiatan yang dilakukan yakni staffing (penempatan

staf) dan pemaduan segala sumber daya organisasi. Staffing sangat penting

dalam pengorganisasian. Dengan penempatan orang yang tepat pada tempat

yang tepat dalam organisasi, maka kelangsungan aktivitas organisasi tersebut

akan terjamin. Fungsi pemimpin disini adalah mampu menempatkan the right

man in the right place. Pemimpin harus mampu melihat potensi-potensi SDM

yang berkualitas dan bertanggung jawab untuk melaksanakan aktivitas roda

organisasi. Setelah menempatkan orang yang tepat untuk tugas tertentu, maka

perlu juga mengkoordinasikan dan memadukan seluruh potensi SDM tersebut

 agar bekerja secara sinergis untuk mencapai tujuan organisasi.

Langkah-langkah Pengorganisasian :

1. Tujuan organisasi harus dipahami oleh staf. (Menjelaskan keseluruh staff

tentang tujuan organisasi yang harus dicapai).

2. Mendistribusi pekerjaan ke staff secara jelas. (Mendudukan orang-orang

yang berkompetensi pada posisi tepat. Dan jangan sampai ada posisi

strategis yang kosong, karena akan berpengaruh pada keseluruan pencapaian

organisasi).

3. Menentukan prosedural staf. (Menentukan cara kerja dan evaluasi para staff,

serta punishment dan reward yang diterima. Selain itu juga menjelaskan

tentang garis koordinasi dan sinergitas dalam organisasi, sehingga seluruh

posisi dipadukan untuk menuju tujuan organisasi).

4. Mendelegasikan wewenang. (Berani untuk mendelegasikan wewenang

sesuai dengan tugas dan fungsi tiap-tiap staff).

2. Kantor Proyek

Kantor proyek dibangun sebagai tempat bekerja pagi para staf baik staf

dari Kontraktor, Pengawas maupun Pemilik Proyek di lapanga, yang

dilengkapi dengan ruang-ruang kerja staf, ruang rapat, ruang pimpinan,

mushola, dan toilet. Seluruh fasilitas dan sarana yang dibangun untuk

pekerjaan persiapan ini adalah sementara.

3. Pengelolaan Pekerjaan Proyek

Kesuksesan suatu proyek bisa diklasifikasikan sebagai kesuksesan

pelaksanaan, kesuksesan hasil, dan kesuksesan proyek secara keseluruhan yang

 merupakan perpaduan antara sukses pelaksanaan dan sukses hasil. Tentunya,

yang diinginkan oleh organisasi adalah kesuksesan proyek secara keseluruhan

karena memuaskan semua pihak. Beberapa pengelolaan proyek agar

mendapatkan hasil yang terbaik adalah sebagai berikut :

a. Menjaga lingkup proyek agar tidak meluas ke luar target.

b. Mengontrol biaya sesuai anggaran.

c. Menyelesaikan segala aspek proyek.

d. Memberikan hasil kerja yang berkualitas.

e. Menyelesaikan pekerjaan secara tepat waktu.

f. Mendapatkan sumber daya yang tepat terlebih dahulu.

4. Siklus Hidup Proyek

Siklus hidup proyek adalah tahap-tahap perkembangan proyek dari

awal gagasan hingga proyek dinyatakan selesai dimana tiap tahap memiliki

pola tertentu.

Siklus Hidup Proyek

        Secara garis besar siklus hidup proyek dibagi menjadi 4 tahapan, yaitu:

a. Tahap Konsepsi

b. Tahap Perencanaan

c. Tahap Eksekusi

d. Tahap Operasi
 Gambar 2.1 Grafis Siklus Hidup Proyek

        Secara garis besar siklus hidup proyek dibagi menjadi 4 fase, yaitu:

a. Fase Konsepsi

Pada fase ini, manajemen merumuskan perencanaan proyek,

persiapan tentang estimasi biaya proyek dan menyusun aktivitas kegiatan

dalam proyek. Dalam fase konsep, manajer biasanya mengembangkan

kasus bisnis, yang menggambarkan kebutuhan proyek dan konsep dasar

yang mendasarinya. Perkiraan biaya awal atau kasar dikembangkan

dalam tahap pertama ini, dan gambaran umum dari pekerjaan yang

diperlukan akan dibuat. Salah satu alat bantu untuk membuat gambaran

pekerjaan yang dibutuhkan adalah work breakdown structure (WBS).

Sebuah WBS menguraikan pekerjaan proyek dengan menguraikan

kegiatan kerja menjadi berbagai tingkat tugas. WBS adalah dokumen

berorientasi penyampaian yang mendefinisikan cakupan total proyek.

Dalam fase konsep, WBS biasanya hanya memiliki dua level.

 b. Fase Pengembangan

Setelah fase konsep selesai, fase proyek berikutnya adalah fase

pengembangan. Dalam fase pengembangan, tim proyek membuat rencana

manajemen proyek yang lebih rinci, perkiraan biaya yang lebih akurat, dan

WBS yang lebih menyeluruh. Sebagai contoh misalkan laporan pada fase

konsep menyarankan bahwa mewajibkan siswa untuk memiliki tablet

adalah salah satu cara untuk meningkatkan penggunaan teknologi di

kampus. Tim proyek kemudian dapat mengembangkan gagasan ini lebih

jauh dalam fase pengembangan. Tim harus memutuskan apakah siswa

akan membeli atau menyewa tablet, jenis perangkat keras dan perangkat

lunak yang dibutuhkan tablet, berapa biaya yang harus ditagih kepada

siswa, bagaimana menangani pelatihan dan pemeliharaan, dan bagaimana

mengintegrasikan teknologi baru dengan kursus saat ini. Namun, jika

laporan fase konsep menunjukkan bahwa tablet bukanlah ide yang baik

untuk kampus, maka tim proyek tidak akan lagi mempertimbangkan untuk

meningkatkan penggunaan teknologi dengan membutuhkan tablet dan

akan membatalkan proyek sebelum pengembangan. Pendekatan bertahap

ini meminimalkan waktu dan uang yang dihabiskan untuk

mengembangkan proyek yang tidak sesuai. Ide proyek harus melewati fase

konsep sebelum berkembang ke fase pengembangan.

c. Fase Implementasi

Fase ketiga dari siklus hidup proyek tradisional adalah

implementasi. Dalam fase ini, tim proyek membuat perkiraan biaya yang
 pasti atau sangat akurat, memberikan pekerjaan yang diperlukan, dan

memberikan laporan kinerja kepada pemangku kepentingan. Sebagai

contoh misalkan sebuah perguruan tinggi mengambil ide untuk

mewajibkan siswanya memiliki tablet melalui fase pengembangan. Selama

tahap implementasi, tim proyek perlu mendapatkan perangkat keras dan

perangkat lunak yang diperlukan, memasang peralatan jaringan yang

diperlukan, mengirimkan tablet kepada siswa, membuat proses untuk

mengumpulkan biaya, dan memberikan pelatihan kepada siswa, fakultas,

dan staf. Orang lain di kampus juga akan dilibatkan dalam tahap

implementasi. Fakultas perlu mempertimbangkan cara terbaik untuk

memanfaatkan teknologi baru. Staf perekrutan harus memperbarui materi

mereka untuk mencerminkan fitur baru perguruan tinggi ini. Keamanan

perlu mengatasi masalah baru yang mungkin timbul dari siswa yang

membawa peralatan mahal. Tim proyek biasanya menghabiskan sebagian

besar tenaga dan uangnya selama tahap pelaksanaan proyek.

d. Fase Penyerahan Proyek

Fase terakhir dari siklus hidup proyek tradisional adalah fase

penutupan. Di dalamnya, semua pekerjaan selesai, dan pelanggan harus

menerima keseluruhan proyek. Tim proyek harus mendokumentasikan

pengalamannya pada proyek dalam laporan pembelajaran. Contoh yang

dibahas pada fase sebelumnya terkait ide tablet, jika berhasil sampai tahap

implementasi dan semua siswa menerima tablet, tim proyek kemudian

akan menyelesaikan proyek dengan menutup semua aktivitas terkait.

 Anggota tim dapat melakukan survei kepada mahasiswa, fakultas, dan staf

untuk mengumpulkan pendapat tentang bagaimana proyek berjalan.

Mereka akan memastikan bahwa semua kontrak dengan pemasok

diselesaikan dan pembayaran yang sesuai telah dilakukan. Mereka akan

mentransisikan pekerjaan di masa mendatang terkait proyek tablet ke

bagian lain organisasi. Tim proyek juga dapat berbagi laporan

pembelajaran dengan perguruan tinggi lain yang sedang

mempertimbangkan program serupa.

5. Proses Manajemen Proyek

Sebuah proses adalah serangkaian tindakan dan aktivitas yang saling

terkait untuk membuat suatu spesifikasi produk, layanan, atau hasil. Setiap

proses ditandai dengan input, alat dan teknik yang dapat diterapkan, dan output

yang dihasilkan. Pada Manajemen Proyek terdapat sejumlah proses yang saling

berkaitan. Masing-masing proses mencerminkan suatu aktivitas mulai dari

proyek dimulai sampai dengan proyek berakhir. Proses Manajemen Proyek ini

memberikan pedoman dan kriteria untuk menyesuaikan proses organisasi

dengan kebutuhan spesifik proyek. Menurut PMBOK proses yang terjadi

dalam aktivitas proyek dibagi menjadi lima tahapan utama atau yang dikenal

dengan istilah Project Management Process Groups (Process Groups).

a. Initiating — Tahap permulaan ketika sponsor memberikan mandat kerja

kepada PM.
b. Planning — Tahap perencanaan yang berisi Project Scope dan pendefinisian

aktivitas untuk menyelesaikan suatu proyek.

c. Execution — Tahap pelaksanaan proyek dimana pengendalian jadwal,

anggaran, dan pengawasan mutu menjadi tugas utama yang harus dilakukan

oleh manajer proyek.

d. Monitoring & Controlling –  Tahap pengendalian sejak tahap perencanaan

hingga proses eksekusi selesai dilaksanakan.

e. Closing — Tahap untuk mengakhiri sebuah proyek dimana Project Manager

secara resmi mendokumentasikan seluruh arsip proyek dan catatan hasil

pembelajaran proyek (lessons learned).

 BAB III

PENUTUP

A. Kesimpulan

Kesimpulan yang dapat ditarik dari makalah ini adalah :

1. Manajemen proyek adalah suatu penerapan ilmu pengetahuan, keahlian dan

juga ketrampilan, cara teknis yang terbaik serta dengan sumber daya yang

terbatas untuk mencapai sasaran atau tujuan yang sudah ditentukan agar

mendapatkan hasil yang optimal dalam hal kinerja, waktu, mutu dan

keselamatan kerja.

2. Beberapa keuntungan manajemen proyek :

a. Mengidentifikasi fungsi tanggung jawab.

b. Meminimalkan tuntutan pelaporan rutin.

c. Mengidentifikasi batas waktu untuk penjadwalan.

d. Mengidentifikasi metode analisa peramalan.

e. Mengukur prestasi terhadap rencana.

3. Langkah-langkah Pengorganisasian :

a. Tujuan organisasi harus dipahami oleh staf.

b. Mendistribusi pekerjaan ke staff secara jelas

c. Menentukan prosedural staf.

d. Mendelegasikan wewenang. (Berani untuk mendelegasikan wewenang

sesuai dengan tugas dan fungsi tiap-tiap staff).

4. Kantor Proyek

Kantor proyek dibangun sebagai tempat bekerja pagi para staf baik staf

dari Kontraktor, Pengawas maupun Pemilik Proyek di lapanga, yang

dilengkapi dengan ruang-ruang kerja staf, ruang rapat, ruang pimpinan,

mushola, dan toilet.

5. Pengelolaan Pekerjaan Proyek

Beberapa pengelolaan proyek agar mendapatkan hasil yang terbaik

adalah sebagai berikut :

a. Menjaga lingkup proyek agar tidak meluas ke luar target.

b. Mengontrol biaya sesuai anggaran.

c. Menyelesaikan segala aspek proyek.

d. Memberikan hasil kerja yang berkualitas.

e. Menyelesaikan pekerjaan secara tepat waktu.

f. Mendapatkan sumber daya yang tepat terlebih dahulu.

6. Siklus Hidup Proyek

Siklus hidup proyek adalah tahap-tahap perkembangan proyek dari

awal gagasan hingga proyek dinyatakan selesai dimana tiap tahap memiliki

pola tertentu.

Siklus Hidup Proyek

        Secara garis besar siklus hidup proyek dibagi menjadi 4 tahapan, yaitu:

a. Tahap Konsepsi

b. Tahap Perencanaan

c. Tahap Eksekusi
 d. Tahap Operasi

7. Proses Manajemen Proyek :

a. Initiating 

b. Planning .

c. Execution 

d. Monitoring & Controlling .

e. Closing 
 DAFTAR PUSTAKA

Erna Temmerman Simanihuruk, 2015. Makalah Manajemen Proyek Sekolah

Tinggi Teknologi Telematika Telkom Jl. D. I. Panjaitan No 128
Purwokerto.