MAKALAH
OLEH KELOMPOK 3
Dosen Pengampu :
Hesti Maria Putri, SS, MM
Puji Syukur penulis haturkan kepada Tuhan Yang Maha Esa karena
memberikan rahmat dan karuia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan
makalah Manajemen Proyek ini.
Penulis menyadari bahwa makalah ini masih jauh dari kesempurnaan. Oleh
karena itu, penulis membutuhkan kritik dan saran yang bersifat membangun demi
kesempurnaan makalah ini. Semoga makalah ini bermanfaat bagi pembaca baik
dalam pengembangan wawasan maupun peningkatan ilmu pengetahuan.
Penulis
DAFTAR ISI
Contents
KATA PENGANTAR......................................................................................................................................3
DAFTAR ISI....................................................................................................................................................4
1.1 Latar Belakang........................................................................................................................................5
BAB I................................................................................................................................................................5
PENDAHULUAN............................................................................................................................................5
1.2 Rumusan Masalah..................................................................................................................................6
1.3 Tujuan.....................................................................................................................................................6
BAB II..............................................................................................................................................................7
PEMBAHASAN...............................................................................................................................................7
2.1 Pengertian Manajemen...................................................................................................................7
2.3 Pengertian Manajemen Proyek Telematika............................................................................................7
2.4 Sasaran Manajemen Proyek...................................................................................................................8
2.5 Tahapan Manajemen Proyek..................................................................................................................8
2.6 Project Management Skills...................................................................................................................15
2.7 Area Pengetahuan Proyek....................................................................................................................16
2.8 Fase Inisialisasi Proyek........................................................................................................................20
3.1 Kesimpulan...........................................................................................................................................23
BAB III...........................................................................................................................................................23
PENUTUP......................................................................................................................................................23
DAFTAR PUSTAKA.....................................................................................................................................24
1.1 Latar Belakang
BAB I PENDAHULUAN
Manajemen proyek merupakan suatu tata cara mengorganisir dan
mengelola sumber penghasilan yang penting untuk menyelesaikan proyek dari
awal sampai selesainya proyek tersebut. Manajemen proyek dapat diterapkan
pada jenis proyek apapun, dan dipakai secara luas untuk dalam menyelesaikan
proyek yang besar dan kompleks. Fokus utama manajemen proyek adalah
pencapaian semua tujuan akhir proyek dengan segala batasan yang ada, waktu
dan dana yang tersedia.
Pada perencanaan pembuatan proyek sebuah sistem, diperlukan
berbagai macam komponen yang terlibat didalamnya. Satu hal yang harus
diperhatikan / diutamakan oleh seorang manajer proyek dalam melakukan
perencanaan adalah menghitung, baik secara kualitatif maupun kuantitatif,
resiko yang akan terjadi dalam proses pengerjaan.
Dalam dunia IT tentu banyak terjadi persaingan, entah dari dari pihak
perseorangan, Perusahaan,maupun mancakup yang lebih luas lagi. Untuk itu
kita harus mengenal terlebih dahulu apa itu Resiko dalam Manajemen Proyek?
Resiko Proyek adalah peristiwa tidak pasti yang bila terjadimemiliki pengaruh
positif atau negatif terhadap minimal satu tujuan proyek (waktu, biaya,
ruanglingkup, mutu). Risiko mungkin memiliki satu atau lebih penyebab, yang
bila terjadi memiliki satuatau lebih dampaknya terhadap manajemen.Dan
apabila kita garis besarkan secara keseluruhan maka yang dimaksud dengan
Manajemen Proyekdan Resiko adalah proses sistematis untuk merencanakan,
mengidentifikasi, menganalisis, danmerespon risiko proyek. Tujuannya untuk
meningkatkan peluang dan dampak peristiwa positif, danmengurangi peluang
dan dampak peristiwa yang merugikan proyek atau dapak negatifnya.Dalam
peenerapannya sebuah teknologi dalam perusahaan memerlukan perencanaan
yang strategiskhususnya penerapan teknologi pada manajemen proyek, agar
penerapan dapat sesuai dengantujuan bisnis yang diharapkan oleh perusahaan.
Jika penerapan teknologi informasi dalammanajemen proyek tidak sesuai
dengan tujuan bisnis yang diinginkan maka akan menimbulkanrisiko. Risiko
yang timbul akibat dari penerapan teknologi informasi yang salah dalam
manajemenproyek akan menyebabkan proses bisnis yang tidak optimal,
kerugian finansial, menurunnya reputasi perusahaan, bahkan
hancurnya perusahaan.Pada kenyataaannya penerapan manajemen proyek
teknologi informas itu sendiri membutuhkaninvestasi yang cukup besar, dan
seiring dengan teknologi yang terus berkembang dari waktu
ke waktu, membuat proses manajemen proyek pun menjadi semakin sulit, kare
na harus memahami teknologi yang baru. Dengan adanya manajemen risiko
proyek yang didukung dengan penggunaan hardware diharapkan dapat
membantu perusahaan dalam hal meminimalkan tingkat kerugian yangtidak
diinginkan oleh.
1.3 Tujuan
1. Untuk mengetahui tentang Proyek dan Manajemen Proyek Telematika.
2. Menambah wawasan mengenai tahapan manajemen yang baik secara
umum.
3. Mengetahui alasan mengapa skills dibutuhkan dalam Manajemen Proyek.
4. Menambah wawasan mengenai pengetahuan yang harus dimiliki di
Manajemen Proyek.
BAB II
PEMBAHASAN
1. PLANNING (PERENCANAAN)
Perencanaan merupakan susunan langkah-langkah secara sistematik dan
teratur untuk mencapai tujuan organisasi atau memecahkan masalah tertentu.
Perencanaan juga diartikan sebagai upaya memanfaatkan sumber-sumber
yang tersedia dengan memperhatikan segala keterbatasan guna mencapai
tujuan secara efisien dan efektif. Perencanaan merupakan langkah awal dalam
proses manajemen, karena dengan merencanakan aktivitas organisasi
kedepan, maka segala sumber daya dalam organisasi difokuskan pada
pencapaian tujuan organisasi.
Dalam melaksanakan perencanaan ada kegiatan yang harus dilakukan,
yaitu melakukan prakiraan (rencana) kegiatan organisasi dan penganggaran
(budgeting). Prakiraan berfungsi untuk menentukan rencana kegiatan yang
akan dilaksanakan kedepan oleh organisasi sebagai upaya mencapai tujuan
organisasi. Dalam melakukan prakiraan, haruslah selalu memperhatikan
tujuan organisasi, sumber daya organisasi dan juga melakukan suatu analisis
organisasi (bisa menggunakan SWOT) untuk mengetahui potensi internal dan
eksternal.
Ada beberapa faktor yang perlu diperhatikan dalam melakukan
perencanaan, yakni harus SMART. SMART yaitu Specific artinya
perencanaan harus jelas maksud maupun ruang lingkupnya. Tidak terlalu
melebar dan terlalu idealis. Measurable artinya program kerja organisasi atau
rencana harus dapat diukur tingkat keberhasilannya. Achievable artinya dapat
dicapai. Jadi bukan hanya sekedar angan-angan dalam merencanakan dan
tidak dapat dilaksanakan. Realistic artinya sesuai dengan kemampuan dan
sumber daya yang ada. Tidak terlalu mudah dan tidak terlalu sulit. Time
artinya ada batas waktu yang jelas. Mingguan, bulanan, triwulan, semesteran
atau tahunan. Sehingga mudah dinilai dan dievaluasi.
Setelah merencanakan aktivitas organisasi secara sistematis dan terukur,
maka perlu juga melakukan perencanaan penganggaran untuk pelaksanaan
kegiatan. Prinsip dalam melakukan perencanaan penganggaran,adalah
mengunakan segala sumber daya keuangan secara efesien dan se-efektif
mungkin. Hal ini perlu direncanakan secara serius, agar organisasi tidak
melakukan pemborosan, keuangan, selain itu sekaligus juga melihat sumber-
sumber daya keuangan yang bisa diperoleh dari luar organisasi.
Langkah-langkah dalam membuat perencanaan :
1. Analisis situasi & identifikasi masalah
Melakukan analisa dan identifikasi terhadap situasi organisasi dengan
memperhatikan tujuan organisasi. dalam melakukan analisa situasi dapat
menggunakan teknik analisis SWOT.
2. Menentukan skala prioritas
Setelah dianalisa dan mengidentifikasi masalah, maka perlu dilakukan
penentuan skala prioritas terhadap pelaksanaan kegiatan. Hal ini agar
kebutuhan organisasi yang mendesak didahulukan untuk menjamin
keberlangsungan organisasi
3. Menentukan tujuan program
Agar pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi akan mengarah pada
pencapaian tujuan organisasi, maka dibutuhkan penentuan tujuan program,
sehingga nantinya pelaksanaan program dapat diukur capaiannya
4. Menyusun rencana kerja operasional (termasuk didalamnya menyusun
anggaran)
2. ORGANIZING (PENGORGANISASIAN)
Pengorganisasian diartikan sebagai kegiatan pembagian tugas-tugas
pada orang yang terlibat dalam aktivitas organisasi, sesuai dengan kompetensi
SDM yang dimiliki. Dengan demikian dapat dikatakan bahwa kegiatan ini
merupakan keseluruhan proses memilih orang-orang serta mengalokasikannya
sarana dan prasarana untuk menunjang tugas orang-orang itu dalam
organisasi, serta mengatur mekanisme kerjanya sehingga dapat menjamin
pencapaian tujuan program dan tujuan organisasi. Menurut George R. Terry,
tugas pengorganisasian adalah mengharmonisasikan kelompok orang yang
berbeda, mempertemukan macam-macam kepentingan dan memanfaatkan
seluruh kemampuan kesuatu arah tertentu.
Dalam pengorganisasian kegiatan yang dilakukan yakni staffing
(penempatan staf) dan pemaduan segala sumber daya organisasi. Staffing
sangat penting dalam pengorganisasian. Dengan penempatan orang yang tepat
pada tempat yang tepat dalam organisasi, maka kelangsungan aktivitas
organisasi tersebut akan terjamin. Fungsi pemimpin disini adalah mampu
menempatkan the right man in the right place. Pemimpin harus mampu
melihat potensi-potensi SDM yang berkualitas dan bertanggung jawab untuk
melaksanakan aktivitas roda organisasi. Setelah menempatkan orang yang
tepat untuk tugas tertentu, maka perlu juga mengkoordinasikan dan
memadukan seluruh potensi SDM tersebut agar bekerja secara sinergis untuk
mencapai tujuan organisasi.
Langkah-langkah Pengorganisasian :
1. Tujuan organisasi harus dipahami oleh staf. (Menjelaskan keseluruh staff
tentang tujuan organisasi yang harus dicapai)
2. Mendistribusi pekerjaan ke staff secara jelas. (Mendudukan orang-orang
yang berkompetensi pada posisi tepat. Dan jangan sampai ada posisi
strategis yang kosong, karena akan berpengaruh pada keseluruan
pencapaian organisasi)
3. Menentukan prosedural staf. (Menentukan cara kerja dan evaluasi para
staff, serta punishment dan reward yang diterima. Selain itu juga
menjelaskan tentang garis koordinasi dan sinergitas dalam organisasi,
sehingga seluruh posisi dipadukan untuk menuju tujuan organisasi)
4. Mendelegasikan wewenang. (Berani untuk mendelegasikan wewenang
sesuai dengan tugas dan fungsi tiap-tiap staff)
3. ACTUATING (PENGGERAKAN)
Perencanaan dan pengorganisasian yang baik kurang berarti bila tidak
diikuti dengan pelaksanaan kerja organisasi yang bertanggung jawab. Untuk
itu maka semua Sumber Daya Manusia (SDM) yang ada harus dioptimalkan
untuk mencapai visi, misi dan program kerja organisasi. Pelaksanaan kerja
harus sejalan dengan rencana kerja yang telah disusun. Setiap pelaku
organisasi harus bekerja sesuai dengan tugas, fungsi dan peran, keahlian dan
kompetensi masing-masing SDM untuk mencapai visi, misi dan program
kerja organisasi yang telah ditetapkan. Inti dari Actuating adalah
menggerakkan semua anggota kelompok untuk bekerja agar mencapai tujuan
organisasi.
Dalam mengimplementasikan aktivitas organisasi, pelaku organisasi
harus :
1. Merasa yakin dan mampu melakukan suatu pekerjaan,
2. Percaya bahwa pekerjaan telah menambahkan nilai untuk diri mereka
sendiri,
3. Tidak terbebani oleh masalah pribadi atau tugas lain yang lebih penting
atau mendesak,
4. Tugas yang diberikan cukup relevan,
5. Hubungan harmonis antar rekan kerja.
Actuating (penggerakan) meliputi kepemimpinan dan koordinasi.
Kepemimpinan yakni gaya memimpin dari sang pemimpin dalam
mengoptimalkan seluruh potensi dan sumber daya organisasi agar mengarah
pada pencapaian tujuan program dan organisasi. Sedangkan koordinasi yakni
suatu aktivitas membawa orang-orang yang terlibat organisasi ke dalam
suasana kerjasama yang harmonis. Dengan adanya pengoordinasian dapat
dihindari kemungkinan terjadinya persaingan yang tidak sehat dan
kesimpangsiuran di dalam bertindak antara orang-orang yang terlibat dalam
mencapai tujuan. Koordinasi ini mengajak semua sumber daya manusia yang
tersedia untuk bekerjasama menuju ke satu arah yang telah ditentukan.
Pekerjaan memimpin meliputi lima kegiatan yaitu :
1. Mengambil keputusan
2. Mengadakan komunikasi agar ada saling pengertian antara pemimpin dan
bawahan.
3. Memberi semangat, inspirasi, dan dorongan kepada bawahan supaya
mereka bertindak.
4. Memilih orang-orang yang menjadi anggota kelompoknya secara tepat
5. Memperbaiki pengetahuan dan sikap-sikap bawahan agar mereka terampil
dalam usaha mencapai tujuan yang ditetapkan.
Dalam memimpin ada kegiatan direction (perintah) dan motivasi.
Perintah adalah petunjuk atau penjelasan kerja, serta pertimbangan dan
bimbingan, terdapat para pelaku organisasi yang terlibat, baik secara
struktural maupun fungsional, agar pelaksanaan tugas dapat berjalan dengan
lancar. Dalam pelaksanaannya direction (perintah) seringkali dilakukan
bersamaan dengan controlling. Jika perintah yang disampaikan pemimpin
sesuai dengan kemauan dan kemampuan dari staff, maka staff pun akan
termotivasi untuk memberdayakan potensinya dalam melaksanakan kegiatan
organisasi. Sedangkan motivasi dapat dilakukan dengan cara mejadikan
staff sebagai
rekan kerja, serta memberikan reward (penghargaan) apabila staff bekerja
secara baik.
Tujuan Actuating (Penggerakan) adalah :
1. Menciptakan kerjasama yang lebih efisien
2. Mengembangkan kemampuan & keterampilan staf
3. Menumbuhkan rasa memiliki & menyukai pekerjaan
4. Mengusahakan suasana lingkungan kerja yang meningkatkan motivasi &
prestasi kerja staf
5. Membuat organisasi berkembang secara dinamis.
Pada fase ini merupakan fase dalam hal studi kelayakan serta fase
pertama dalam berinteraksi langsung dengan proyek yang ditangani. Dimana
dalam studi kelayakan terdapat beberapa langkah yang harus dilaksanakan.
Salah satunya adalah analisis kebutuhan (requirements analysis), karena
kelayakan dari proyek sistem informasi didasarkan atas hasil
dari requirements analysis ini. Hasil studi kelayakan kemudian disusun
dalam bentuk proposal proyek untuk kemudian diajukan ke stakeholder.
Proyek dikatakan layak jika memenuhi syarat kelayakan, :
a. Memberikan manfaat bagi klien
b. Memberikan solusi pada masalah yang sedang dihadapi oleh pemilik
proyek
c. Dapat dilaksanakan sesuai dengan waktu yang diharapkan, anggaran
yang tersedia, dan aktivitas serta sumberdaya yang terukur
Pengendalian suatu proyek
Suatu kegiatan pengawasan/Monitoring suatu Proyek supaya proyek bisa
berjalan dengan lancar dan mendapatkan mutu yang baik, penggunaan biaya
dan waktu serta evaluasi atau pengambilan langkah-langkah yang diperlukan
pada saat pelaksanaan, agar proyek dapat selesai sesuai dengan yang
direncanakan .
Dalam rangka pengendalian dan pengawasan pekerjaan di lapangan atau
lazim disebut monitoring (Pengendalian Mutu, Waktu dan Biaya) suatu
media atau alat yang mampu merangkum informasi-informasi secara tepat
dan cepat
dapat diketahui. Umumnya pengendalian tersebut dipakai media jaringan
kerja, curve S, formulir disamping Kontrak (spesifikasi Teknis, Gambar
dll). Media komunikasi tersebut bermanfaat untuk memastikan tentang
kondisi kemajuan proyek, masalah yang terjadi, serta keputusan dan
tindakan yang diambil oleh yang berwenang. Pengendalian Proyek
dilaksanakan secara umum dapat dikelompokan sebagai berikut:
1. Pengendalian Mutu.
Adalah mengendalikan jalannya pelaksanaan proyek agar mendapatkan
mutu yang baik dan sesuai dengan syarat yang ditentukan dalam kontrak.
Alat Pengendali Mutu Proyek yang harus dikuasai oleh
Pengawas/Direksi Pekerjaan adalah sebagai berikut:
Spesifikasi teknis (Pabrikan, RKS).
Metode Pelaksanaan (Pabrikan, RKS).
Gambar Kerja.
Hasil Tes bahan dari Laboratorium.
Peraturan-peraturan pemerintah.
Peraturan-peraturan khusus yang harus dikuti yang tercantum dalam
kontrak
Setiap Pengawas harus menguasai RKS/ Spesifikasi teknis dari
pekerjaan yang akan dilaksanakan maupun Metode pelaksanaan, gambar
kerja, pembacaan hasil tes Laboratoriun serta peraturan-peraturan yang
harus diikuti.
2. Pengendalian Waktu
Suatu rencana monitoring harus merangkum masalah-masalah yang
secara aktif selalu diamati, dicatat dan dilaporkan selama berlangsungnya
pelaksanaan. Pada umumnya alat yang biasa digunakan dalam digunakan
untuk monitoring pelaksanaan pekerjaan yaitu jaringan kerja (network
planning). Ada dua versi network planning yaitu PERT dan CPM.
Program Evaluation and Review Technique (PERT) yang cocok untuk
proyek yang kegiatan-kegiatannya belum pernah dilakukan (non-
repetitif) atau proyek riset, sedangkan Critical Path Method (CPM)
cocok untuk proyek yang kegiatan-kegiatannya sudah pernah dilakukan
sehingga sifat
dari kegiatan itu sudah diketahui dengan pasti. Perencanaan dan
pengendalian dengan CPM ditujukan untuk bisa melaksanaakan
pekerjaan sesuai dengan rancangan dalam waktu yang telah
ditentukan dan dengan biaya yang seekonomis mungkin. Untuk itu perlu
kita ketahui komponen-komponen apa saja yang menentukan berhasilnya
suatu proyek. CPM sebagai alat pengendali dan pengawasan, ternyata
secara serentak dapat mengelola waktu kegiatan, sarana dan biaya dalam
suatu perencanaan yang terpadu (intergrated planning). Jaringan kerja
menggambarkan keseluruhan kegiatan-kegiatan Pengendalian
Proyek proyek kedalam simbol-simbol jaringan kegiatan, oleh karenanya
teknik ini juga disebut perencanaan jaringan kerja (network planning).
3. Pengendalian Biaya.
Pengendalian biaya dalam suatu kontrak/Surat perjanjian
dimaksudkan agar pengawas mengetahuidan mengendalikan agar biaya
Proyek tidak melebihi anggaran yang sudah direncanakan. Hal-hal yang
harus` diketehui oleh Pengawas adalah sebagai berikut:
Sumber Dana Proyek.
Progres pembayaran yang telah dilakukan dalam suatu pekerjaan
(kontrak) sesuai dengan yang direncanakan.
Tahapan-tahapan/angsuran pembayaran yang dilakukan untuk
Kontrak lokal.
Pengendalian biaya atas setiap item pekerjaan yang ada didalam Bill
of Quantity.
Tahapan-tahapan/angsuran pembayaran yang dilakukan untuk
Kontrak Internasional.
Pengendalian biaya atas rencana disburse / penyerapan dalam
kontrak.
3.1 Kesimpulan
BAB III PENUTUP
1. Manajemen merupakan sebuah proses terpadu dimana individu-
individu sebagai bagian dari organisasi yang dilibatkan untuk
merencanakan, mengorganisasikan, menjalankan dan mengendalikan
aktifitas-aktifitas, yang kesemuanya diarahkan pada sasaran yang telah
ditetapkan dan berlangsung terus menerus seiring dengan berjalannya
waktu.
2. Untuk dapat mengimplementasikan kegiatan manajemen tersebut
sesuai dengan fungsinya masing-masing, maka diperlukan beberapa
keahlian manajemen(managerial skills) yang diperlukan oleh setiap
orang yang terlibat dalam organsasi.
3. Ilmu untuk mengelola proyek disebut dengan manajemen proyek. Jadi
manajemen proyek adalah suatu aktivitas penerapan pengetahuan,
keahlian, metodologi dan teknik memanfaatkan sumberdaya untuk
mengelola sebuah proyek untuk memenuhi harapan pihak-pihak yang
berkepentingan.
4. Area pengetahuan (Knowledge area) yang diperlukan dalam mengelola
sebuah proyek, terdapat delapan aspek pengetahuan yaitu manajemen
ruang lingkup, manajemen kualitas, manajemen waktu, manajemen
biaya, manajemen komunikasi, manajemen sumberdaya manusia,
manajemen resiko dan manajemen pengadaan
DAFTAR PUSTAKA