PERENCANAAN (2)
ANGGOTA KELOMPOK IV :
( 2 ) I Gede Oka Dinantara ( 1707532003 )
Dosen Pembimbing:
Ni Nyoman Rsi Respati, SE., MM
Universitas Udayana
2018
1
KATA PENGANTAR
Puja dan puji syukur kami panjatkan kehadapan Tuhan Yang Maha Esa karena atas
berkat rahmat dan anugerahnya kami dapat menyelesaikan tugas ini. Tugas ini berupa
tugas paper mata kuliah Manajemen.
Materi dalam paper ini adalah Perencanaan (2), dimana didalamnya menyangkut
tentang Tipe-tipe Perencanaan & Rencana, Manfaat Perencanaan, Kriteria Penilaian
Efektifitas Rencana, Hambatan-hambatan Perencanaan Efektif, dan Peralatan & Teknik
Perencanaan.
Penulis,
Tim Penyusun
2
DAFTAR ISI
Halaman Judul
Kata Pengantar .....................................................................................................2
Daftar isi ..............................................................................................................3
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang ..........................................................................4
1.2 Rumusan Masalah .....................................................................4
1.3 Tujuan Penulisan ......................................................................4
BAB II PEMBAHASAN
2.1 Tipe-tipe Perencanaan dan Rencana .........................................5
2.2 Manfaat Rencana ......................................................................8
2.3 Kriteria Penilaian Efektifitas Rencana ......................................8
2.4 Hambatan-Hambatan Perencanaan Efekttif ..............................11
2.5 Peralatan dan Teknik Perencanaan ...........................................13
BAB III PENUTUP
3.1 Kesimpulan ................................................................................14
Daftar Pustaka ......................................................................................................15
3
BAB I
PENDAHULUAN
1.1Latar Belakang
Perencanaan terjadi di semua tipe kegiatan. Perencanaan adalah pemilihan
sekumpulan kegiatan dan pemutusan selanjutnya apa yang harus dilakukan, kapan,
bagaimana dan oleh siapa. Perencanaan (planning) merupakan proses dasar bagi
organisasi untuk memilih sasaran dan menetapkan bagaimana cara mencapainya.
Perencanaan diperlukan dan terjadi dalam berbagai bentuk organisasi, sebab
perencanaan ini merupakan proses dasar manajemen di dalam mengambil suatu
keputusan dan tindakan. Perencanaan diperlukan dalam jenis kegiatan baik itu kegiatan
oranisasi, perusahaan maupun kegiatan di masyarakat, dan perencanaan ada dalam setiap
fungsi-fungsi manajemen, karena fungsi-fungsi tersebut hanya dapat melaksanakan
keputusan-keputusan yang telah ditetapkan dalam perencanaan. Dalam era globalisasi ini,
perencanaan harus lebih mengandalkan prosedur yang rasional dan sistematis dan bukan
hanya pada intuisi dan firasat (dugaan). Perencanaan dilakukan untuk mencapai:
protective benefits yang dihasilkan dari pengurangan kemungkinan terjadinya kesalahan
dalam pembuatan keputusan, dan positive benefits dalam bentuk meningkatkannya sukses
pencapaian tujuan organisasi
4
BAB II
PEMBAHASAN
5
Ada dua tipe utama rencana:
1. Rencana-rencana strategik (strategic plans), yang dirancang memenuhi tujuan-tujuan
organisasi yang lebih luas – mengimplementasikan misi yang memberikan alasan
khas keberadaan organisasi. Strategi adalah program umum untuk pencapaian tujuan-
tujuan organisasi dalam pelaksanaan misi. Kata “program” dalam definisi tersebut
menyangkut suatu peranan aktif, sadar dan rasional yang dimainkan oleh manajer
dalam perumusan strategi organisasi. Strategi memberikan pengarahan terpadu bagi
organisasi dan berbagai tujuan organisasi, dan memberikan pedoman pemanfaatan
sumber daya organisasi yang digunakan untuk mencapai tujuan. Strategi dapat juga
didefinisikan sebagai pola tanggapan organisasi terhadap lingkungannya sepanjang
waktu. Definisi ini mengandung arti bahwa setiap organisasi selalu mempunyai
strategi walaupun tidak pernah secara eksplisit dirumuskan. Strategi menghubungkan
sumber daya manusia dan berbagai sumber daya lainnya dengan tantangan dan risiko
yang harus dihadapi dari lingkungan luar perusahaan.
6
bagi kegiatan-kegiatan seperti penjualan, biaya-biaya departemen atau investasi
baru.
7
aturan, para anggota organisasi tidak mempunyai pilihan melainkan harus
mematuhinya.
Menurut Hari Sucahyowati, S.Pd., M.Si. dalam bukunya yang berjudul Pengantar
Manajemen, perencanaan memiliki banyak manfaat, antara lain:
a. Membantu manajemen untuk menyesuaikan dengan perubahan lingkungan,
b. Membantu dalam kristalisasi persesuaian pada masalah-masalah utama,
c. Membantu manajer dalam memahami keseluruhan gambaran operasi lebih jelas,
d. Membantu penempatan tanggung jawab lebih tepat,
e. Memberikan cara pemberian perintah untuk beroperasi,
f. Memudahkan untuk melakukan koordinasi diantara berbagai organisasi,
g. Membuat tujuan lebih khusus, terperinci dan lebih mudah dipahami,
h. Meminimalkan pekerjaan yang tidak perlu, dan
i. Menghemat waktu, usaha, dan dana
Sedangkan, menurut Drs. Alam S., MM dalam bukunya yang berjudul Ekonomi,
sebagai langkah awal dari kegiatan perusahaan untuk mencapai tujuan, perencanaan
memkiliki manfaat-manfaat sebagai berikut:
(1) Perencanaan dapat membuat pelaksanaan tugas menjadi tepat dan kegiatan tiap
unit akan terorganisasi menuju arah yang sama,
(2) Perencanaan yang disusun berdasarkan penelitian yang akurat akan
menghindarkan kesalahan-kesalahan yang mungkin terjadi,
(3) Perencanaan memuat standard-standar atau batas-batas tindakan dan biaya
sehingga memudahkan pelaksanaan pengawasan,
(4) Perencanaan dapat digunakan sebagai pedoman dalam melaksanakan kegiatan,
sehingga aparat pelaksana memiliki irama atau gerak dan pandangan yang sama
untuk mencapai tujuan perusahaan.
Beberapa kriteria dapat digunakan untuk memulai efektivitas perencanaan, yaitu mencakup
1) kegunaan, 2) ketepatan dan objektivitas, 3) ruang lingkup, 4) efektivitas biaya, 5)
akuntabilitas, dan 6) ketepatan waktu.
8
Ketepatan
Waktu
Efektivitas
Kegunaan
Biaya
Efektivitas
Perencanaan
Ketepatan dan
Akuntabilitas
Objektivitas
Ruang
Lingkup
2.3.1 Kegunaan
Agar berguna bagi manajemen dalam pelaksanaan fungsi-fungsinya yang lain, suatu rencana
harus fleksibel, stabil, berkesinambungan, dan sederhana. Fleksibilitas adalah esensi bagi
kesuksesan perencanaan strategik. Hal ini memerlukan analisis, peramalan, pengembangan
rencana dengan mempertimbangkansegala sesuatu dan pembuatan rencana sebagai proses
yang berkesinambungan. Rencana hendaknya dapat melakukan penyesuaian secara tepat dan
lancar terhadap perubahan kondisi lingkungan tanpa kehilangan efektivitas.
Rencana juga memrlukan stabilitas, karena bila rencana terlalu sering berubah para manajer
tidak menjadi terbiasa dengan rencana tersebut sebagai suatu peralatan pengoperasian dan
menjadi tidak efektif. Rencana yang stabil tidak harus diganti atau dimodifikasi secara luas
hanya karena perubahan-perubahan dalam kecenderungan jangka panjang lingkungan
organisasi. Di samping itu, perencanaan perlu mempunyai kontinuitas, agar perencanaan
dapat berkesinambungan. Akhirnya, semakin besar dan kompleks suatu organisasi dan
lingkungannya, diperlukan reencana-rencana yang lebih kompleks dibanding yang
dibutuhkan seharusnya. Padahal semakin komleks rencana, semakin sulit disampaikan dan
diimplementasikan. Jadi, rencana yang sedehrana perlu untuk memberikan cara pencapaian
9
tujuan dengan sedikit mungkin faktor-faktor, kekuatan-kekuatan, dan pengaruh-pengaruh
dalam situasi, serta hubungan-hubungan antara mereka.
Rencana-rencana harus dievaluasi untuk mengetahui apakah jelas, ringkas, nyata, dan akurat.
Berbagai keputusan dan kegiatan menajemen lainnya hanya efeektif bila didasarkan atas
informasi yang tepat.
Perencanaan juga harus lebih didasarkan atas pemikiran yang realistik dan fakta-fakta
sebenarnya tentang persyaratn-persyaratan yang dibutuhkan untuk mencapai sasaran
dibanding sasaran pribadi pembuat rencana. Agar tercapainya perencanaan tersebut, proses
penyusunannya harus didasarkan atas pemikiran yang objektif.
Efektivitas biaya perencanaan dalam hal ini adalah menyangkut waktu, usaha, dan aliran
emosional. Salah satu pedoman penting dalam perencanaan: Jangan lalukan perencanaan bila
hasil-hasil meningkatkan penghasilan atau mengurangi biaya yang lebih kecil daripada
perencanaan dan implementasinya.
2.3.5 Akuntabilitas
Ada dua aspek akuntabilitas perencanaan: 1) tanggung jawab atas pelaksanaan perencanaan
dan 2) tanggung jawab atas implementasi rencana. Suatu rencana harus mencakup keduanya.
Para perencana harus membuat berbagai perencanaan. Berbagai perubahan yang terjadi
sangat cepat akan dapat menyebabkan rencana tidak tepat atau sesuai untuk berbagai
perbedaan waktu.
10
2.4 Hambatan-Hambatan Perencanaan Efektif
Ada dua jenis hambatan pengembangan rencana-rencana efektif. Pertama adalah penolakan
internal para perencana terhadap penetapan tujuan dan pembuatan rencana untuk
mencapainya. Dengan kata lain, hambatan ini bersumber pada ketidaksediaan dan
ketidakmampuan individu-individu perencana untuk melakukan kegiatan-kegiatan
perencanaan.
Hambatan kedua, ada bukan di dalam tetapi di luar perencanaan, yaitu keengganan
umum para anggota organisasi untuk menerima perencanaan dan rencana-rencana karena
perubahan-perubahan yang ditimbulkannya kedua jenis hambatan perencanaan efektif ini
akan dibahas berikut :
Hambatan pembuatan rencana efektif. Karena penetapan tujuan merupakan langkah esensi
pertama dalam perencanaan, para manajer yang tidak dapat menetapkan tujuan yang cukup
berarti akan tidak mampu membuat rencana-rencana efektif. Ada sejumlah alasan mengapa
banyak manajer ragu-ragu atau gagal menetapkan tujuan dan membuat rencana bagi
organisasi atau kelompok/satuan kerja mereka, yaitu :
11
7. Kurang percaya diri. Bila para manajer kurang percaya diri mereka akan ragu-ragu
menetapkan tujuan yang menantang. Manajer harus merasa bahwa mereka dan
kelompok kerjanya atau organisasi mempunyai kemampuan untuk mencapai tujuan-
tujuan tersebut.
8. Ketidaksediaan untuk menyingkirkan tujuan-tujuan alternatif. Para manajer sering
sulit untuk menerima kenyataan bahwa mereka tidak dapat mencapai semua hal yang
penting baginya. Sebagai hasilnya, mereka mungkin menjadi enggan untuk membuat
perusahaan terikat pada satu tujuan karena terlalu “menyakitkan” untuk
menyingkirkan berbagai alternatif lainnya.
Tiada alasan tunggal, atau sederhana mengapa para anggota organisasi menolak suatu
rencana baru. Seringkali penolakan terhadap rencana, karena hal itu bertentangan dengan
kepentingannya; menghilangkan atau mengurangi balas jasa atau kekutannya seperti
kekuasaan, karier, atau gengsi. Perencanaan juga mungkin di tolak karena membatasi
kebebasan karyawan untuk mengambil kegiatan kerja yang disukai atau menghindari tugas
yang tidak diinginkan atau mereka tidak melihat nilai perubahan yang direncanakan.
Sebagian besar anggota organisasi juga menolak kebijaksanaan baru yang meningkatkan
beban kerja mereka, terutama bila mereka tidak sebanding dengan peningkatan balas jasa
yang mereka terima.
12
segala konsekuensinya, serta bersikap hati-hati terhadap dampak perubahan yang diusulkan
para anggota organisasi dan meminimumkan gangguan-gangguan yang tidak perlu.
Beberapa teknik yang telah dikembangkan untuk mendorong para manajer menangani salah
satu segi paling penantang proses tersebut. Manajer – manajer jaman sekarang dapat
menganalisis lingkungan organisasi mereka dengan lebih tepat dengan menggunakan teknik –
teknik tersetruktur seperti pengamatan lingkungan, peramalan, dan patok duga.
1. Pengamatan lingkungan
Para manajer baik dalam organisasi kecil maupun organisasi besar makin banyak
mengguakan pengamatan lingkuangan untuk mengantisipasi dan menasirkan perubahan –
perubahan dalam lingkungan mereka.salah satu wilayah engamatan lingkungan yang
berkemang dengan sangat cepat adalah intelijen pasing. Intelijen pasng adalah pross dimana
organisasi mengumplkan informasi tentang pesaing – pesaing mereka.
2. Peramalan
3. Patok duga
Alat perencanaan strategi ketiga adalah patok duga. Patok duga adalah pencarian praktek –
praktek terbaik diantara pesaing atau bukan pesaing yang mengarah pada kinerja mereka
yang superior. Ide dasar dibalik patok duga ialah para manajer dapat memperbaiki mutu
dengan menganalisis dan kemudian meniru metode pemimpin – pemimpin diberbagai bidang.
13
BAB III
PENUTUP
3.1 Kesimpulan
3.1.1 Tipe utama rencana adalah rencana-rencana strategik (strategic plans) dan rencana-
rencana operasional (operational plans). Rencana-rencana operasional dibagi
menjadi dua yakni rencana sekali pakai dan rencana tetap.
3.1.2 Manfaat perencanaan adalah membantu manajemen untuk menyesuaikan dengan
perubahan lingkungan, membantu dalam kristalisasi persesuaian pada masalah-
masalah utama, membantu manajer dalam memahami keseluruhan gambaran
operasi lebih jelas, membantu penempatan tanggung jawab lebih tepat,
memberikan cara pemberian perintah untuk beroperasi, memudahkan untuk
melakukan koordinasi diantara berbagai organisasi, membuat tujuan lebih khusus,
terperinci dan lebih mudah dipahami, meminimalkan pekerjaan yang tidak perlu,
dan menghemat waktu, usaha, dan dana.
3.1.3 Kriteria penilaian efektivitas suatu rencana adalah mencakup kegunaan, ketepatan
dan objektivitas, ruang lingkup, efektivitas biaya, akuntabilitas, dan ketepatan
waktu.
3.1.4 Hambatan-hambatan perencanaan efektif adalah kurang pengetahuan tentang
organisasi, kurang pengetahuan tentang lingkungan, ketidakmampuan melakukan
peramalan secara efektif, kesulitan perencanaan operasi-operasi yang tidak
berulang, biaya, takut gagal, kurang percaya diri, dan ketidaksediaan untuk
menyingkirkan tujuan-tujuan alternative.
3.1.5 Peralatan dan teknik perencanaan adalah pengamatan lingkungan, peramalan, dan
patok duga.
14
DAFTAR PUSTAKA
15