Komunikasi dan Negosiasi dalam Organisasi

a. Pentingnya Komunikasi Efektif

Dalam buku Hani Handoko yang berjudul Manjemen dijelaskan bahwa,
komunikasi adalah proses pemindahan pengertian dalam bentuk gagasan atau informasi
dari seseorang ke orang lain. Perpindahan yang efektif memerlukan tidak hanya transmisi
data, tetapi bahwa seseorang mengirimkan berita dan menerimanya sangat tergantung
pada keterampilan-keterampilan tertentu (membaca, menulis, mendengar, berbicara dan
lain-lain) untuk membuat sukses pertukaran informasi. Sedangkan dalam buku Stephen P
Robbins yang berjudul Manajemen, komunikasi adalah perpindahan dan pemahaman
makna. Perpindahan makna yang dimaksud bahwa jika informasi atau ide-ide belum
disampaikan, komunikasi belum dilakukan. Bagaimanapun komunikasi akan melibatkan
pemahaman makna. Agar komunikasi berhasil, makna harus disampaikan dan dipahami.
Komunikasi sempurna, akan terjadi jika pikiran atau ide yang dikirimkan telah diterima
dan dipahami oleh penerima persis seperti yang dibayangkan oleh pengirim.
Komunikasi sebagai suatu proses dengan mana orang-orang bermaksud
memberikan pengertian-pengertian melalui pengiringan berita secara simbolis, dapat
menghubungkan para anggota berbagai satuan organisasi yang berbeda dan bidang yang
berbeda pula, sehingga sering disebut rantai pertukaran informasi. Konsep ini
mempunyai unsur-unsur: 1) suatu kegiatan membuat seseorang mengerti; 2) suatu sarana
pengaliran informasi; dan 3) suatu sistem terjalinnya komunikasi diantara individu-
individu.
Manajer sering mempunyai masalah tidak efektifnya komunikasi. Padahal
komunikasi yang efektif adalah penting bagi para manajer, paling tidak untuk dua alasan.
Pertama, komunikasi adalah proses melalui mana fungsi-fungsi manajemen perencanaan,
pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan dapat dicapai. Kedua, komunikasi adalah
kegiatan untuk mana para manajer mencurahkan sebagian besar proporsi waktu mereka.
Proses komunikasi memungkinkan manajer untuk melaksanakan tugas-tugas
mereka. Informasi harus dikomunikasikan kepada para manajer agar mereka mempunyai
dasar perencanaan, rencana-rencana harus dikomunikasikan kepada pihak lain agar
dilaksanakan. Pengorganisasian memerlukan komunikasi dengan bawahan tentang
penugasan jabatan mereka. Pengarahan mengharuskan manajer untuk berkomunikasi
dengan bawahannya agar tujuan kelompok dapat dicapai. Komunikasi tertulis dan lisan
adalah bagian esensi pengawasan. Jadi, manajer dapat melaksanakan fungsi-fungsi
manajemen mereka hanya melalui interaksi dan komunikasi dengan pihak lain.
Disamping itu, bagian terbesar dari waktu manajerial dicurahkan untuk kegiatan
komunikasi. Jarang manajer yang bekerja di belakang meja sendiri. Dalam
kenyataannya, waktu manajerial dihabiskan untuk komunikasi tatap muka atau melalui
telepon dengan bawahan, rekan sejawat, penyelia, penyedia, atau langganan. Manajer
juga banyak melakukan penulisan atau pembuatan memo, surat dan laporan-laporan atau
barang kali membaca memo, surat dan laporan yang dikirim kepadanya. Bahkan selama
periode manajer bekerja sendiri, mereka sering dihentikan oleh komunikasi.

Dalam buku Stephen P Robbins jilid dua dikatakan bahwa, komunikasi bertindak
untuk mengendalikan perilaku karyawan dalam beberapa cara. Organisasi mempunyai
hierarki wewenang dan pedoman formal yang harus ditaati karyawan. Sebagai contoh,
ketika para karyawan diminta untuk mengomunikasikan keluhan apapun yang terkait
dengan pekerjaan kepada atasan langsung mereka untuk memenuhi deskripsi pekerjaan,
atau untuk mematuhi kebijakan perusahaan, komunikasi digunakan untuk
mengendalikan. Selanjutnya, komunikasi memotivasi dengan cara menjelaskan kepada
para karyawan apa yang harus dilakukan, seberapa baik mereka melakukannya dan apa
yang dapat dilakukan untuk memperbaiki kinerja jika belum sesuai dengan standar yang
telah ditetapkan. Komunikasi diperlukan ketika para karyawan menetapkan tujuan-tujuan
yang spesifik, usaha mencapai tujuan tersebut, dan untuk menerima umpan balik tentang
kemajuan tujuan-tujuan tersebut. Bagi banyak karyawan, kelompok kerja mereka adalah
sumber utama dari interaksi sosial. Komunikasi yang terjadi di dalam kelompok itu
merupakan mekanisme dasar di mana para anggota berbagi perasaan frustasi dan
kepuasan. Komunikasi, oleh karenanya, mengungkapkan ekspresi secara emosional dan
untuk memenuhi kebutuhan sosial.

Pentingnya komunikasi menyebabkan banyak perusahaan besar menggunakan para

“ahli komunikasi”. Para spesialis komunikasi ini membantu perbaikan komunikasi
dengan bantuannya kepada para penyelia memecahkan masalah-masalah komunikasi
internal; penentuan strategi komunikasi perusahaan sehubungan dengan “lay offs”,
penutupan pabrik atau relokasi, dan terminasi; serta pengukuran kualitas kegiatan-
kegiatan komunikasi, melalui interview (wawancara) atau survei.
Sumber : hondoko, hani. 2015. Manajemen. Edisi 2. Yogyakarta:BPFE Yogyakarta.

Kesimpulan : pentingnya komunikasi efektif adalah untuk untuk mengendalikan perilaku

karyawan dalam beberapa cara, komunikasi yang efektif dapat memotivasi para karyawan,
mengungkapkan ekspresi secara emosional dan untuk memenuhi kebutuhan sosial.