KOMUNIKASI PERKANTORAN

A. Pengertian, Proses, dan Fungsi Komunikasi

Dalam pengertian yang umum komunikasi adalah penyampaian warta yang

mengandung macam-macam keterangan dari seseorang kepada oranng lain. Dalam
komunikasi itu sekaligus tercakup penyalinan secara cermat gagasan-gagasan dari
seseorang ke dalam pikiran orang lain itu sehingga tercapai pengertian yang ditentukan
atau menimbulkan tindakan-tindakan yang diharapkan.

Kata komunikasi atau communication dalam bahasa inggris berasal dari kata latin
communis yang berarti sama, communico, communication atau communicare yang
berarti membuat sama (to make common). Istilah pertama (communis) paling sering
disebut sebagai asal kata komunikasi, yang merupakan akar dari kata – kata latin
lainnya yang mirip. Komunikasi menyarankan bahwa suatu pikiran , suatu makna, atau
suatu pesan dianut secara sama. Akan tetapi definisi kontemporer manyarankan bahwa
komunikasi merujuk pada cara berbagi hal – hal tersebut, seperti dalam kalimat “ kita
berbagi pikiran” kita mendiskusikan makna dan kita mengirimkan pesan.

Berbicara tentang definisi komunikasi, tidak ada definisi yang benar ataupun yang
salah. Komunikasi didefinisikan secara luas sebagai “ berbagai pengalaman”. Sampai
batas tertentu, setiap makhluk dapat dikatakan melakukan komunikasi dalam
pengertian berbagai pengalaman.

Dalam garis besarnya komunikasi memiliki unsur – unsur sebagai berikut :

1. Pengirim berita (communicator).

2. Berita, Keterangan , atau buah pikiran.
3. Alat atau sarana untuk meyampaikan berita.
4. Isyarat yang dipancarkan oleh alat/ saran yang bersangkutan.
5. Penerima warta (communicate).

Jadi, kalau misalnya seorang kepala pabrik melaporkan hasil pabrik kepada direktur
perusahaan, maka dalam hal ini terjadi communicaton.

Tetapi dalam suatu organisasi atau kantor yang sudah besar, proses komunikasi
administrasinya tidaklah sedemikian sederhana. Masih banyak unsur-unsur lainnya
yang masuk ke dalam proses itu seperti misalnya berbagai alat yang dipakainya atau
tatacara penyampain wartanya.

Komunikasi biasanya terjadi secara terencana dan berkesinambungan. Komunikasi me

rupakan proses yang dinamis dan timbal balik, seperti yang tersusun sebagai berikut :

1. Pengirim mempunyai ide dan berkeinginan untuk membaginya.

2. Pengirim menyandikan ide dengan memutuskan bentuk pesan ( tulisan, ekspresi
wajah, isyarat gerak ), panjang , organisasi, nada dan tipe yang semuanya
tergantung pada ide audiens, pembawaan diri maupun mood pengirim.
3. Pengirim mengirimkan pesan dengan memilih jalur komunikasi (verbal atau non
verbal, bicara atau tertulis ) dan media (telepon, surat, memo, e-mail, laporan atau
face to face ) yang tergantung pada pesan, lokasi audiens, kebutuhan dan
kecepatan diterima dan formalitas yang dibutuhkan.
4. Penerima mendapatkan pesan.
5. Penerima menguraikan pesan. Dengan memahami pesan yang disampaikan dan
menyimpannya dalam pikiran. Jika mereka telah memahami pesan yang diterima
dengan arti yang sama, maka itu sesuai dengan yang dimaksud pengirim.
6. Penerima memberikan feedback / mengirim balasan. Jika mereka belum mengerti,
kita harus menjelaskan hingga mengerti.

Komunikasi menurut Bovee di definisikan sebagai proses mengirim dan menerima

pesan dan dikatakan efektif apabila pesan yang sampaikan dapat memberikan stimulus
dan dimengerti oleh orang lain dan mendorong mereka agar bertindak sesuai dengan
pesan tersebut. Sedangkan Robbin mendefinisikan sebagai proses pemindahan data
dan memahami makna yang dimaksudkan.

Komunikasi yang terjadi menurut Scott dan Mitchell memiliki 4 fungsi yakni :

a. Fungsi Kontrol. Bahwa setiap organisasi mempunyai hierarki dengan wewenang

yang menyertainya.Komunikasi formal dapat dilakukan untuk mengontrol karyawan
dengan menanyakan ulang deskripsi pekerjaannya. Kepada siapa melaporkan hasil
pekerjaannya, dan hal-hal lain yang membutuhkan komunikasi dengan atasan
mereka. Komunikasi informal juga dapat mengontrol perilaku karyawan, misalnya
jika salah satu karyawan bekerja terlalu lambat, teman yang lain akan
mengkomunikasikan ketidakpuasan mereka dengan menjauhi ataupun mengejek
bahwa yang bersangkutan sangat lambat.
b. Fungsi Motivasi. Fungsi ini biasanya dilakukan melalui pemberian feedback kepada
bawahan mengenai apa yang telah mereka lakukan. Sebaik apa mereka
mengerjakannya. Dan apa yang sebaiknya dilakukan untuk meningkatkan
kinerjanya di masa depan.
c. Fungsi Emosi. Pada dasarnya salah satu tujuan bekerja adalah melakukan interaksi
social. Interaksi social melalui komunikasi (formal maupun informal).Masing-masing
anggota organisasi dapat mengekspresikan emosi negative, misalnya frustrasi atau
tidak puas dengan peklerjaan yang dikerjakannya selama ini kepada teman sekerja.
d. Fungsi Informasi. Fungsi ini berhubungan dengan memperlancar pengambilan
keputusan yang dapat dilakukan oleh pihak (Pemimpin) manajemen. Dengan
mentransfer data dan alternative pilihan yang ada, individu atau organisasi akan
dengan mudah mengambil keputusan.
B. Komunikasi yang Efektif.

Komunikasi yang efektif sangat dibutuhkan dalam dunia perkantoran / perusahaan baik
secara verbal, nonverbal maupun tulisan untuk meningkatkan produktivitas, baik bagi
pegawai maupun perusahaan. Dengan memiliki ketrampilan komunikasi yang baik
maka akan mengantisipasi timbulnya masalah, membuat keputusan,
mengkoordinasikan arus kerja, mensupervisi yang lain, membangun hubungan maupun
mempromosikan produk dan jasa yang ditawarkan oleh perusahaan. Tanpa komunikasi
yang baik maka akan menimbulkan kesalahfahaman dalam menginterpretasikan
informasi yang disampaikan.

Ciri pesan yang efektif : (1) Menyediakan informasi yang praktis (2) Memberikan fakta
dibandingkan kesan (3) Mengklarifikasi dan menyingkat informasi (4) Menyatakan
tanggungjawab secara jelas (5) Membujuk dan menyediakan rekomendasi.

Manfaat daripada komunikasi yang efektif antara lain : (1) Pemecahan masalah lebih
cepat (2) Keputusan yang lebih kuat (3) Meningkatkan produktivitas (4) Arus kerja yang
lebih siap dan efektif (5) Hubungan bisnis yang lebih kuat (6) Materi promosi yang lebih
jelas (7) Meningkatkan citra professional.

Komunikasi perkantoran dewasa ini tidak hanya satu macam. Suatu pembagian jenis-
jenis komunikasi perkantoran yang sistematis diberikan oleh J. C Denyer (office
Management, 1975) yang membedakanya dalam:

a. Sistem Komunikasi Tulisan (Written Communication). Ini meliputi surat yang

dikirimkan melalui surat pos atau petugas penghantar sendiri, telegram, dan warkat
tertulis lainnya.
b. Sistem Komunikasi Lisan (Oral Communication). Ini meliputi komunikasi langsung
yang dilakukan oleh atasan ke bawahan atau sebaliknya
c. Sistem Mekanis (Mechanical System). Sistem komunikasi ini biasanya dilakukan
dengan sistem yang terstruktur yang disesuaikan dengan jenjang kepangkatan
d. Sistem Panggilan Petugas (Staff Location System). Sistem komunikasi ini dipakai
untuk mencari , menemukan, dan memanggil seseorang petugas dalam suatu
lingkungan bangunan atau badan usaha yang luas seperti misalnya : manajer
produksi di beberapa pabrik atau dokter di hospital.

Dalam pemenuhan suatu komunikasi yang efektif, Bovee juga memaparkan beberapa
azas komunikasi agar dapat berkomunikasi dan menghasilkan komunikasi yang efektif ,
antara lain :

a. Komunikasi berlangsung antara pikiran seorang dengan pikiran orang lain.

b. Orang hanya bisa memahami tentang suatu hal jika menghubungkannya dengan
hal lain yang telah dimengerti.
c. Orang yang melakukan komunikasi memiliki kewajiban agar apa yang dia katakana
bisa dimengerti oleh lawan bicaranya.
d. Orang yang tidak faham dengan suatu penjelasan,memiliki kewajiban untuk
meminta penjelasan lagi.

C. Komunikasi Perkantoran

Komunikasi kantor adalah proses penyampaian berita dari suatu pihak kepada
pihak lain, yang berlangsung atau yang terjadi dalam suatu kantor. Komunikasi ini dapat
dilakukan secara lisan (langsung maupun dengan alat komunikasi), maupun dalam
bentuk tulisan.

Komunikasi didalam kantor bukannya hanya dari pimpinan ke pegawai tapi bisa
juga sebaliknya bahkan juga bisa dari pegawai ke sesama pegawai. Suksesnya
pelaksanaan tugas pemimpin itu sebagian besar ditentukan oleh kemahirannya
menjalin komunikasi yang tepat dengan semua pihak, secara vertikal maupun secara
horizontal. Kepemimpinan diwujudkan melalui gaya komunikasi dan gaya kerja atau
cara bekerja sama dengan orang lain yang konsisten. Melalui apa yang dikatakannya
(bahasa) dan apa yang diperbuatnya (tindakan), seseorang membantu orang-orang
lainnya untuk memperoleh hasil yang diinginkan. Begitupun juga hubungan antara
pimpinan dan bawahan maupun pegawai dengan pegawai, dengan komunikasi yang
baik dapat menjalin hubungan dan pelaksanaan tugas saat bekerja pun berjalan
dengan baik.

Dalam kenyataanya, komunikasi memiliki dua bentuk yakni :

1. Komunikasi Internal. Merupakan bentuk pertukaran informasi dan ide di dalam

organisasi sebagai pegawai. Mengetahui keadaan dilapangan yang menyebabkan
penjualan perusahaan menurun. Informasi inilah yang dibutuhkan supervisor atau
manajer kita.
2. Komunikasi Eksternal. Dilakukan untuk membawa informasi masuk atau keluar dari
organisasi guna mencapai tujuan organisasi, dan biasanya dilakukan dengan
pelanggan maupun masyarakat yang berhubungan dengan perusahaan. Misalnya,
melakukan korespondensi, melaporkan kinerja perusahaan kepada masyarakat (jika
termasuk perusahaan terbuka) melakukan kegiatan sosial, dan lain-lain.

Tidak hanya jenis komunikasi internal dan eksternal dalam organisasi, namun juga
terdapat pembagian komunikasi lain dalam perkntoran, yakni :

1. Komunikasi Formal. Komunikasi ini dibangun oleh struktur organisasi. Dalam hal ini
terdapat dua proses komunikasi yaitu komunikasi dari atas ke bawah , komunikasi
dari bawah ke atas dan komunikasi horizontal. (1) Komunikai dari atas ke bawah
adalah komunikasi yang terjadi antara atasan dengan bawahandengan tujuan
 mendiskripsikan intruksi tugas yang bersifat spesifik yang seharusnya dilakukan
oleh orang yang menduduki jabatan tersebut dengan waktu yang telah ditentukan.
Melalui komunikasi dari atas ke bawah seorang pemimpin dapat melakukan
koordinasi terhadap bagian - bagian organisasi yang ada di bawah tanggung
jawabnya. (2) Komunikasi dari bawah ke atas adalah komunikasi yang terjadi antara
bawahan dengan atasan, hal ini untuk memperoleh umpan balik dari para bawahan.
Keuntungan dari proses komunikasi ini adalah terciptanya saluran yang
menyebabkan manajemen dapat mengukur iklim organisasi dan mengenali bidang
yang menjadi peerhatian para bawahan. Seperti iklim organisasi yang tidak kohesif
atau produktivitas yang rendah dalam organisasi. (3) Komunikasi horizontal adalah
komunikasi yang terjadi diantara orang – orang yang menduduki posisi yang secara
hirarkis pada tingat yang sama. Komunikasi ini memiliki fungsi dalam organisasi
yang bersifat integrative dan koordinatif. Dalam konteks posisi tingkat tinggi dalam
organisasi bisnis, para direktur dalam bidang pemasaran, keuangan dan produksi
dengan komunikasi ini dapat melakukan koordinasi dalam upaya membangun
rencana integratif perusahaan pada lima tahun ke depan. Koordinasi pada individu
yang memiliki jabatan yang sama sangat membantu tercapainya tujuan perusahaan
atau tujuan organisasi pada umumnya.
2. Komunikasi informal. Komunikasi ini terjadi dengan adanya individu – individu yang
saling berhubungan secara spontan atau ilmiah. Komunikasi ini bisa dijadikan
pelengkap komunikasi formal dalam suatu organisasi. Komunikasi informal dapat
terjadi karena beberapa sebab: (1) apabila informasi yang diterima dirasakan belum
atau sulit untuk diperoleh maka orang – orang tertentu berupaya untuk
mendapatkan melalui komunikasi informal. (2) apabila timbul ketidak nyamanan,
maka untuk menghindarai terjadinya rasa tidak nyaman, mereka butuh melakukan
komunikasi informal. (3) apabila orang tidak menyukai orang lain, maka mereka
mendapatkan keuntungan dengan menyebar rumor negative tentang orang tersebut
melalui komunikasi informal. (4) apabila seseorang memperoleh informasi baru, dan
dia menginginkan agar orang lain juga bisa tahu, maka melalui komunikaso informal
bisa tersalurkan.

D. Hambatan Komunikasi dan kiat menghindarinya

Banyak hal yang bisa menghambat untuk terjadinya komunikasi yang efektif. Menurut
Leonard R.S. dan George Strauss dalam Stoner james, A.F dan Charles Wankel
sebagaimana yang dikutip oleh Herujito (2001), ada beberapa hambatan terhadap
komunikasi yang efektif, yaitu :

1. Mendengar. Biasanya kita mendengar apa yang ingin kita dengar. Banyak hal atau
informasi yang ada di sekeliling kita, namun tidak semua yang kita dengar dan
tanggapi. Informasi yang menarik bagi kita, itulah yang ingin kita dengar.
2. Mengabaikan informasi yang bertentangan dengan apa yang kita ketahui.
3. Menilai sumber. Kita cenderung menilai siapa yang memberikan informasi. Jika ada
anak kecil yang memberikan informasi tentang suatu hal, kita cenderung
mengabaikannya.
4. Persepsi yang berbeda. Komunikasi tidak akan berjalan efektif, jika persepsi si
pengirim pesan tidak sama dengan si penerima pesan. Perbedaan ini bahkan bisa
menimbulkan pertengkaran, diantara pengirim dan penerima pesan.
5. Kata yang berarti lain bagi orang yang berbeda. Kita sering mendengar kata yang
artinya tidak sesuai dengan pemahaman kita. Seseorang menyebut akan datang
sebentar lagi, mempunyai arti yang berbeda bagi orang yang menanggapinya.
Sebentar lagi bisa berarti satu menit, lima menit, setengah jam atau satu jam
kemudian.
6. Sinyal nonverbal yang tidak konsisten. Gerak-gerik kita ketika berkomunikasi – tidak
melihat kepada lawan bicara, tetap dengan aktivitas kita pada saat ada yang
berkomunikasi dengan kita-, mempengaruhi proses komunikasi yang berlangsung.
7. Pengaruh emosi. Pada keadaan marah, seseorang akan kesulitan untuk menerima
informasi. Apapun berita atau informasi yang diberikan, tidak akan diterima dan
ditanggapinya.
8. Gangguan. Gangguan ini bisa berupa suara yang bising pada saat kita
berkomunikasi, jarak yang jauh, dan lain sebagainya.

Semua kegiatan memiliki hambatan dalam proses terlaksananya, termasuk

komunikasi sendiri juga terdapat hambatan. Hambatan komunikasi muncul ketika pesan
yang disampaikan oleh pengirim tidak bisa difahami secara tepat dengan penerima
pesan. Jika seperti itu maka akan menghambat jalannya komunikasi yang efektif. Hal
tersebut bisa terjadi dikarenakan adanya perbedaan persepsi dan bahasa,
pendengaran yang buruk , keterlibatan emosional dan lain sebagainya antara pengirim
pesan dengan penerima pesan.

Berikut ini adalah faktor-faktor penyebab terjadinya hambatan komunikasi:

1. Perbedaan bahasa dan persepsi.

2. Gangguan komunikasi. Menurut Locker gangguan komunikasi ada 2 yaitu: (1)
gangguan emosional. Seringkali orang mencampurkan masalah pribadi dengan
kondisi yang dihadapi sekarang. Yang pada akhirnya emosi kita kalut dan
terpancing untuk marah, jika hal itu tetap berlangsung maka orang justru akan salah
faham dengan komunikasi yang sedang dilakukan atau bahkana mengabaikan
dengan komunikasi yang sedang berlangsung. Oleh karena itu kit harus lebih
professional apalagi dalam dunia perkantoran atau perusahaan. (2) Gangguan Fisik.
Pengirim atau penerima mungkin terganggu oleh hambatan yang bersifat fisik
seperti akustik yang jelek, tulisan yang tidak dapat dibaca, cahaya yang redup, atau
masalah kesehatan. Gangguan fisik bisa mengganggu konsentrasi dalam
 berkomunikasi. Setiap komunikator selalu mengharapkan agar komunikasi yang
dilaksanakannya dapat mencapai tujuan dengan apa yang telah diharapakannya.
Sekalipun gangguan fisik ini memiliki dampak yang kecil,namun dalam suatu
komunikasi tidak akan mendapatkan hasil yang memuaskan jika masih terdapat
suatu hambatan karena mengurangi konsentrasi penerima.
3. Overload Informasi. Dalam dunia bisnis komunikasi merupakan hal yang sangat
penting dan harus akurat, karena berhadapan dengan orang banyak. Tidak hanya
dengan para pekerja sendiri tapi juga dengan pihak lain atau audiens. Keseringan
dalam bisnis, komunikasi terganggu dikarenakan materinya rumit dan kontroversial.
Seperti telah terbukti dalam penelitian di USA bahwa setiap harinya diorganisasi
Gallup mengirim dan menerima pesan sekitar 190 pesan. Hingga pada akhirnya
sebagain orang terbenam dalam pesandan akan mengabaikan berita yang menurut
mereka tidak penting, sehingga menunda menanggapinya atau bahkan menjawab
tapi dengan jawaban yang tidak lengkap.
4. Penyaringan yang tidak tepat. Dalam hal menyaring harus diakukan secara tepat.
Jika dalam penyaringan sutau berita ata pesan kita tidak baik,maka akan
menambah kesalahfahaman atau gangguan komunikasi. Karena sudah tentu pesan
atau berita yang kita sampaikan tidak sesuai dengan yang dimaksudkan. Atau
bahkan isi pesan berubah atau tidak sesuai kepada penerima yang dituju.
Penyaringan disini maksudnya adalah membuang atau menyingkat suatu pesan
atau informasi sebelum ditujukan pada penerima.

Dari beberapa hambatan tersebut, ada beberapa kiat yang dapat dilakukan untuk
meminimalisir dampak hambatan tersebut. Antara lain adalah:

1. Melakukan pendekatan yang berpusat pada audiens, hal utama yang harus
dilakukan dalam berkomunikasi adalah memfokuskan diri pada audiens yang akan
dituju. Dengan melakukan ini, komunikasi yang dilakukan dapat dipastikan efektif,
karena kita akan berusaha menyajikan pesan atau informasi lebih berarti pada sisi
penerimaan untuk mendapatkan feedback yang diharapkan atas terjadinya
komunikasi.
2. Mengembangkan iklim komunikasi yang terbuka, dengan cara
mengimplementasikan debirokratisasi organisasi, dengan mengurangi level pada
struktur organisasi. Semakin sedikit hubungan dalam rantai komunikasi, semakin
kecil salah pengertian yang akan terjadi. Dengan kata lain, struktur yang datar dan
rentang kendali yang lebar semakin kecil kemungkinan terjadinya distorsi pesan
dibandingkan struktur yang tinggi dan rentang kendali yang sempit. Walaupun
struktur datar tidak selalu lebih baik, namun tren selama ini menunjukkan bahwa
struktur tersebut cukup efektif dan efisien dalam upaya menghemat biaya.
3. Komitmen untuk berkomitmen secara etis, komit pada komunikasi yang etis dan
sesuai dengan norma yang berlaku akan membuat lebih mudah berkomunikasi
 dengan orang lain. Orang yang tidak etis biasanya egois dan tidak peduli salah atau
benar, serta menghalalkan segala cara untuk mencapai hasil akhir. Orang yang etis
pada umumnya dapat dipercaya, adil dan tidak memihak, menghargai hak orang lain
dan memperhatikan dampak tindakan mereka terhadap masyarakat.
4. Menggunakan pesan yang singkat dan efektif, konsep 4 W (what, why, how and
when) dapat diterapkan untuk berkomunikasi. Informasi apa yang akan
disampaikan. Mengapa harus menyampaikannya, bagaimana akan
menyampaikannya akan menentukan tingkat keberhasilan komunikasi yang akan
dilakukan.