TATA RUANG KANTOR

Makalah ini diajukan untuk memenuhi salah satu tugas mata kuliah Manajemen Perkantoran Prodi

Manajemen Pendidikan Islam (MPI) II Jurusan Tarbiyah Semester 4

Oleh :

KASMA
NIM 862312021034

ANDI RESKI PERMANA

862312019087

SUDIRMAN

862312021027

INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI (IAIN) BONE

2023

KATA PENGANTAR
 Puji syukur kita panjatkan Kehadirat Allah SWT, Tuhan Yang Maha Esa yang telah

memberikan rahmat serta hidayah-Nya sehingga penyusunan makalah ini dapat diselesaikan.

Shalawat dan salam tak lupa pula kita hanturkan kepada Nabi Muhammad SAW. Yang telah menjadi

suri tauladan bagi kita semua.

Makalah ini disusun untuk memenuhi tugas mata kuliah Manajemen Perkantoran. Judul

dari makalah ini adalah “Tata Ruang Kantor”.

Terima kasih penulis sampaikan kepada dosen mata kuliah Administrasi Pendidikan yang

telah membimbing dan memberikan pengajaran demi lancarnya tugas ini. Serta terima kasih kepada

pihak-pihak yang telah ikut membantu demi terselesaikannya makalah ini.

Kami menyadari sepenuhnya bahwa makalah ini masih banyak kekurangan dan masih jauh

dari kesempurnan. Oleh karena itu, kritik, saran dan masukan yang konstruktif sangat penulis

harapkan dari berbagai kalangan demi perbaikan kedepan. Semoga makalah ini dapat bermanfaat bagi

seluruh pembaca, terutama bagi mahasiswa IAIN BONE. Bagi penulis semoga mendapat ridho Allah,

sebagai amal sholeh dan menjadi ilmu yang bermanfaat

Bone, 30 Mei 2023

Penyusun
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ii

DAFTAR ISI iii

BAB I PENDAHULUAN 1

A. Latar Belakang 1

B. Rumusan Masalah 2

C. Tujuan Pembahasan 2

BAB II PEMBAHASAN 3

A. Pengertian dan Tata Ruang Kantor 3

B. Perancangan dan Penyusunan Tata Ruang Kantor 4

C. Prinsip Menata Ruang Kantor 5

D. Teknik dan Perubahan Tata Ruang Kantor 6

BAB III PENUTUP 13

A. Kesimpulan 13

B. Saran 14

DAFTAR PUSTAKA 15
 BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Tata ruang kantor merupakan segenap pengelolaan ruangan dengan memanfaatkan

dan mengatur ruangan kantor sesuai dengan kondisi fisik keadaan ruangan bekerja yang dapat

memberikan kenyamanan bagi pegawai dalam menggunakan sarana dan prasarana untuk

melaksanakan pekerjaan kantor.

Kantor merupakan tempat diselenggarakannya kegiatan tata usaha yang memiliki

ketergantungan antara pegawai, teknologi dan prosedur penanganan data serta informasi yang

dimulai dari menerima, mengumpulkan, mengolah, menyimpan, pendistribusian sampai

pemusnahannya.

Prinsip tata ruang kantor harus menempatkan perlengkapan sesuai dengan kebutuhan

dapat memperlancar arus pekerjaan. Penataan ruang yang tidak permanen memudahkan

dalam proses pemindahan perlengkapan dan peralatan kantor jika suatu saat ada perubahan

pengaturan tata ruang. Menjauhkan bagian produksi dari ruangan lainnya agar tidak

mengganggu pegawai lain yang mengakibatkan kurangnya kenyamanan dan mengurangi

konsentrasi pegawai, serta memperhatikan ruangan pimpinan agar selalu kondusif dan rahasia

karena membutuhkan konsentrasi lebih banyak dan untuk menghargai tamu-tamu penting
pimpinan.

B. Rumusan Masalah

Adapun rumusan masalah dari makalah ini adalah sebagai berikut:

1. Apakah tata ruang dan kantor itu ?

 2. Bagaimana perancangan dan penyusunan tata ruang kantor ?

3. Bagaimanakah prinsip menata ruang Kantor ?

4. Apakah teknik dan perubahan tata ruang kantor?

C. Tujuan Pembahasan

Adapun tujuan dari pembuatan makalah ini adalah untuk:

1. Mengetahui pengertian dari tata ruang dan kantor

2. Mengetahui perancangan dan penyusunan tata ruang kantor

3. Mengetahui prinsip menata ruang Kantor

4. Mengetahui teknik dan perubahan tata ruang kantor

 BAB II

PEMBAHASAN

A. Pengertian Tata Ruang dan Kantor

Menurut George Terry dalam bukunya Office Management and control,1958 “office

layout in the determine of space requirement and the detailed utilization of this space in

ordet to improve a practical arrengment of the physical factors considered neceserray for the

execution of the officework within reasonable cost”. (tata ruang kantor merupakan penentuan

kebutuhan-kebutuhan ruang dan tentang penggunaannya secara terinci dari ruang-ruang

tersebut untuk menyiapkan secara praktis faktor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi

pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya layak).

Istilah lain dari tata ruang kantor diambil dari bahasa inggris, yaitu Office Layout

atau yang bisa dikenal dengan sebutan Layout. Menurut (Liang, 2007) tata ruang kantor

merupakan penentu bagi keperluan sebuah ruangan dan pemakaian yang dilakukan secara

terperinci dari suatu ruangan, sehingga terciptanya susunan yang praktis yang diyakini perlu

bagi terlaksananya pekerjaan kantor yang tidak memakan banyak biaya, Sehingga pengaturan

ruang kantor dapat dipergunakan sebaik mungkin. Dapat disimpulkan bahwa tata ruang

kantor merupakan segenap pengelolaan ruangan dengan memanfaatkan dan mengatur

ruangan kantor sesuai dengan kondisi fisik keadaan ruangan bekerja yang dapat memberikan
kenyamanan bagi pegawai dalam menggunakan sarana dan prasarana untuk melaksanakan

pekerjaan kantor.

Secara etimologis kantor berasal dari bahasa Belanda: “kantoor”, yang bermakna:

tempat atau ruang bekerja, suatu tempat kedudukan pimpinan, jabatan instansi dan

sebagainya. Dalam bahasa Inggris “office”, berarti tempat bagipelayanan (service), posisi,

atau ruang tempat kerja. Sedangkan menurut Moekijat kantor ialah tempat yang setiap

penggunaannya digunakan sebagai pekerjaan tatausaha (pekerjaan kantor, pekerjaan tulis

menulis) dengan nama apapun yang diberikan. (Moekijat, 2008) Dari pernyataan diatas dapat

ditarik kesimpulan bahwa kantor merupakan tempat diselenggarakannya kegiatan tata usaha

yang memiliki ketergantungan antara pegawai, teknologi dan prosedur penanganan data serta
informasi yang dimulai dari menerima, mengumpulkan, mengolah, menyimpan,

pendistribusian sampai pemusnahannya.(Fitri, 2020)

B. Perancangan dan Penyusunan Tata Ruang Kantor

Tata ruang kantor yang baik sangat bermanfaat bagi perusahaan sehingga

pelaksanaan pekerjaan dapat terselesaikan dengan baik pula. Prinsip

pengimplementasian serta perancangan tata ruang yang baik akan memperoleh keuntungan

sebagai berikut:

1. Pencegahan dalam menghamburkan tenaga dan waktu para pegawai karena

mobilitas yang frekuensi mondar-mandir yang terlalu sering dan tidak

diperlukan sebetulnya.

2. Menjamin kelancaran dalam proses bekerja bagi pegawai yang bersangkutan.

3. Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien, suatu luas lantai dapat

dipergunakan dengan sebaik mungkin sesuai keperluan.

4. Pencegahan Pegawai lain menjadi terganggu oleh publik, apabila akan

menemui suatu bagian tertentu.

Slamet Soesanto (1995:56) menyatakan bahwa pedoman penyusunan tata ruang

kantor yang baik dan efektif yaitu:

1) Menjamin terselenggaranya komunikasi dan transportasi yang mengalir secara garis lurus
bukannya saling menyilang

2) Sebaiknya ruang tidak dibagi-bagi menjadi ruang-ruang kecil, melainkan dibiarkan dalam

ruang lebar yang terbuka sifatnya.

3) Dinding penyekat hendaknya bisa dipindah-pindah.

4) Ruangan hendaknya dihemat sebanyak mungkin tanpa mengekang tempat-tempat kerja

individual.

5) Bagian yang memerlukan kontak dengan masyarakat seperti bagian personalia harus

ditempatkan di suatu ruangan yang memudahkan hubungan dengan masyarakat.

6) Alokasi ruangan didasarkan pada aliran-aliran tugas utama yang berfungsi disekitar

penyimpanan dokuman untuk bagian-bagian yang membutuhkan komunikasi silang dengan

departemen lain harus diletakkan berdekatan satu sama lain.(Setyanin & Grum, 2022)
 Sedangkan The Liang Gie (2000:191-192) berpendapat bahwa untuk menentukan

letak dan susunan ruang kantor perlu memperhatikan beberapa pedoman sebagai berikut:

1) Satuan-satuan yang tugas pekerjaannya memang khusus melayani publik hendaknya

ditaruh di teampat yang mudah didatangi orang-orang luar itu tanpa mengganggu satuan-

satuan lainnya.

2) Satuan-satuan yang pekerjaannya berhubungan erat satu sama lain hendaknya

dikelompokkan pada 1 tempat

3) Satuan pusat yang mengerjakan semua kerja ketatausahaan dari organisasi itu

hendaknya diberi tempat di tengah-tengah, sehingga satuan-satuan lainnya dapat mudah

menghubunginya.

4) Satuan yang tugas pekerjaannya bersifat sangat gaduh, hendaknya dijauhkan dari satuan-

satuan lainnya terutama satuan yang banyak menjalankan pekerjaan otak.

Dari beberapa pendapat tersebut, dapat disimpulkan bahwa tata ruang kantor yang

baik dan efektif adalah tata ruang yang menekankan pada penyusunan dan penempatan

perabot dan alat perlengkapan kantor secara tepat, sehingga dengan pengaturan tersebut

diharapkan akan tercipta suatu ruangan yang menunjang kelancaran aktivitas pegawai dalam

bekerja. Dengan pedoman-pedoman tersebut diharapkan layout kantor dapat membuat

pekerjaan berlangsung secara efektif dan efisien serta sesuai dengan kualifikasi yang
dibutuhkan

oleh pegawai dalam menjalankan pekerjaannya tersebut.(Pramana, 2020)

C. Prinsip Menata Ruang Kantor

Prinsip-prinsip tata ruang dan perencanaan tata ruang dilakukan dengan tepat.

Prinsip-prinsip dalam tata ruang adalah:

a) Aliran pekerjaan harus bergerak menuju ke depan dalam jalur yang searah

b) Menempatkan setiap pegawai sedekat mungkin

c) Menempatkan bagian-bagaian atau divisi-divisi yang saling berkaitan satu sama lain

d) Mengatur tempat duduk pegawai menghadap kedepan agar tidak saling berhadapan

e) Menyediakan lemari arsip yang mudah untuk dijangkau pegawai

f) Memperhatikan space antar meja

g) Menjamin ketenangan dan keselamatan kerja pegawai Prinsip tata ruang kantor bertujuan

agar penataan tata ruang lebih teratur dan terarah sesuai dengan prosedur prinsip-prinsip tata

ruang kantor.

Menurut Maryati (2011:48), prinsip-prinsip tata ruang kantor yaitu:

a) Pekerjaan harus mengalir terus menerus

b) Fungsi yang sama atau berhubungan diletakkan berdekatan

c) Jika terjadi perubahan penempatan perkakas penting guna mempermudah pengawasan dan

fleksibel.

d) Ada ruang yang cukup untuk bergerak atau berjalan

e) Tata letak dibuat diatur sependek mungkin untuk ditempuh

f) Menjauhkan divisi yang menimbulkan suara dengan divisi yang memerlukan konsentrasi

penuh dalam bekerja

g) Ruang pimpinan dibuat setertutup mungkin dan jauh dari kebisingan karena membutuhkan

konsentrasi lebih dalam bekerja

h) Tata letak dibuat dengan jarak tempuh lebih pendek guna menghemat tenaga

Berdasarkan teori diatas, prinsip tata ruang kantor harus menempatkan perlengkapan

sesuai dengan kebutuhan dapat memperlancar arus pekerjaan. Penataan ruang yang tidak

permanen memudahkan dalam proses pemindahan perlengkapan dan peralatan kantor jika
suatu saat ada perubahan pengaturan tata ruang. Menjauhkan bagian produksi dari ruangan

lainnya agar tidak mengganggu pegawai lain yang mengakibatkan kurangnya kenyamanan

dan mengurangi konsentrasi pegawai, serta memperhatikan ruangan pimpinan agar selalu

kondusif dan rahasia karena membutuhkan konsentrasi lebih banyak dan untuk menghargai

tamu-tamu penting pimpinan.

Dari beberapa teori diatas, maka dapat disimpulkan bahwa prinsip-prinsip tata ruang

kantor mengacu pada beberapa hal yaitu:

a) Memperlancar aliran/arus kerja

b) Menciptakan efektifitas dalam peralatan dan perlengkapan kantor

c) Menciptakan kenyamanan pegawai(LINDA NURMALA Apriyanti, 2013)

D. Teknik dan Perubahan Tata Ruang Kantor

 Teknik tata ruang mendapat perhatian para ahli. Menurut John R. Immer, teknik tata

ruang dapat dilaksanakan sebagai berikut :

a. Meja-meja kerja disusun menurut garis lurus dan menghadap ke Pelaksanasan yang

sama.

b. Pada tata ruang terbuka, susunanan meja-meja kerja dapat terdiri atas beberapa baris

c. Di antara beberapa baris disediakan lorong untuk lalu lintas pegawai yang lebarnya 80

cm. Bila ruangan itu cukup luas, disediakan lorong utama yang lebarnya 120 cm

d. Jarak antara meja dimuka dengan meja dibelakangnya disediakan jarak 80 cm

e. Menempatkan meja pimpinan didepan para pegawai adalah cara yang selama ini dipakai

di Indonesia, agar pimpinan dapat mengawasi staf dengan baik. Atau sebaliknya, dengan

maksud agar pegawai tidak tertekan karena merasa diawasi

f. Pada tata ruang terbuka dimana di tempatkan beberapa unit kerja, kepada masing-masing

unit harus berdekatan dengan kelompok pegawainya

g. Bagi pimpinan yang sifatnya kerjaannya, sering membahas pekerjaan- pekerjaan yang

sifatnya rahasia, sering menerima tamu, perlu dibuatkan ruangan tersendiri dilengkapi

dengan meja pertemuan dan ruangan tamu. Ruangan ini disebut kantor pribadi. Ukuran

kantor peribadi disesuikan dengan kebutuhan, tetapi paling kecil berukuran 2,5 m x 3,5

m, tidak termasuk ruangan tamu

h. Pegawai yang mengerjakan pekerjaan lembut, misalnya mencatat angka- angka,

menggambar, dan harus disediakan ruangan dengan penerangan yang cukup. Kepala

Bagian Perumus Kepala Sub bagian Penyimpan Data Penyaji Data Lemari pintu

Pegawai yang melakukan pekerjaan yang mempunyai resiko tinggi, misalnya kasir,

harus di tempatkan di ruangan yang aman

i. Pegawai yang tugasnya mengadakan hubungan dengan pihak luar, harus di tempatkan

di bidang ruangan dekat pintu

j. Pegawai yang tugasnya berhubungan dengan lemari, rak-rak atau filling tempat surat,

harus di tempatkan berdekatan dengan peralatan tersebut, contoh petugas arsiparsiparis

di tempatkan tidak jauh dari tempat bekerja

k. Alat-alat yang menimbulkan suara sebaiknya di tempatkan di ruangan tersendiri. Bila hal

ini tidak memungkinkan, alat-alat tersebut di tempatkan didekat jendela agar sebagian

suaranya terbuang keluar

l. Lemari yang berat atau lemari besi, sebaiknya di tempatkan menempel ke tembok atau

tiang agar dapat menyangga Pusdiklat Pegawai

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam perubahan penataan ruang, ialah:

1. Penempatan denah ruangan.

2. Posisi tempat duduk.

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penataan ruang, ialah:

1. Penempatan denah ruangan.

2. Posisi tempat duduk.

3. Posisi panel.

4. Memperhatikan display.

5. Lighting yang merata dan tidak mengganggu penglihatan.

Penentuan perubahan tata letak ruang kantor diperlukan dalam perencanaan agar

kerja berlangsung secara efektif dan efisien. Faktor yang harus diperhatikan, antara lain :

 Tugas pegawai.

 Arus kerja.

 Bagan organisasi secara vertikal & horisontal.

 Proyeksi kebutuhan tenaga kerja di masa datang.

 Jaringan komunikasi & internet.

 Kantor publik atau privat.

 Kebutuhan ruang khusus.

 Pembiayaan renovasi ruang kantor.

 BAB III

PENUTUP

A. KESIMPULAN

Bahwa tata ruang kantor merupakan segenap pengelolaan ruangan dengan

memanfaatkan dan mengatur ruangan kantor sesuai dengan kondisi fisik keadaan ruangan

bekerja yang dapat memberikan kenyamanan bagi pegawai dalam menggunakan sarana dan

prasarana untuk melaksanakan pekerjaan kantor. Kantor merupakan tempat

diselenggarakannya kegiatan tata usaha yang memiliki ketergantungan antara pegawai,

teknologi dan prosedur penanganan data serta informasi yang dimulai dari menerima,

mengumpulkan, mengolah, menyimpan, pendistribusian sampai pemusnahannya.

Prinsip tata ruang kantor harus menempatkan perlengkapan sesuai dengan kebutuhan

dapat memperlancar arus pekerjaan. Penataan ruang yang tidak permanen memudahkan

dalam proses pemindahan perlengkapan dan peralatan kantor jika suatu saat ada perubahan

pengaturan tata ruang.

Teknik dan perubahan disesuaikan dengan tata kantor yang dapat memberikan

efektifitas, kenyamanan, fleksibel, serta dapat menyesuaikan perkembangan zaman agar

dapat memudahkan pekerjaan.

B. Saran
Sebagai manusia yang menjadi tempat salah dan khalif, penulis sangat menyadari

bahwa tanpa di sadari tentu saja banyak kesalahan yang di sengaja maupun tidak di sengaja

dan menyadari pula bahwa makalah ini masih jauh dari kata sempurna. Oleh karna itu,

penulis sangat mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun untuk kesempurnaan

makalah ini serta makalah yang akan datang.

 DAFTAR PUSTAKA

Fitri, D. Z. (2020). Pengertian Proses Tata Ruang Kantor/Sekolah Dan Peran Guru Dalam
Administrasi Ketatausahaan (pp. 1–4).
LINDA NURMALA Apriyanti. (2013). Kajian Teoritis Dan Metodologi Penulisan Dalam Tata
Ruang Kantor. 8–9. http://repository.fe.unj.ac.id/id/eprint/2255
Pramana, D. (2020). Pengaruh Tata Ruang Kantor Terhadap Produktivitas Kerja Pegawai Pada Kantor
Dinas Kesehatan Daerah Kabupaten Tapanuli Selatan. Jurnal Administrasi Dan Perkantoran
Modern, 9(1), 1–11.
Setyanin, D., & Grum. (2022). Perancangan Tata Ruang Kantor Menggunakan Microsoft Visio Pada
Bagian Administrasi CV Increase Development. Braz Dent J., 33(1), 1–12.