MAKALAH

TATA RUANG KANTOR

Mata Pelajaran: Otomatisasi Tata Kelola Sarana dan Prasarana

Ditulis oleh:

1. Fathin Nurazizah
2. Gema Al Fajri
3. Maria Kiftia
4. Nur Indana Zulfa
5. Salwah Salsabilla
6. Sofi Navita

SMK PGRI 1 DEPOK

TAHUN AJARAN 2022/2023

 KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan kepada Allah SWT., karena atas rahmat, karunia, taufik,
dan hidayah-Nya kami dapat menyusun serta menyajikan makalah yang berjudul “Tata
Ruang Perkantoran” yang membahas lebih detail. Kami membuat makalah ini dengan
harapan dapat menambah pemahaman dan pengetahuan baru mengenai materi tata ruang
kantor dalam mata pelajaran Otomatisasi Tata Kelola Sarana dan Prasarana.

Selain menjadi bahan pemahaman dan pengetahuan bagi teman-teman siswa, makalah
ini juga disajikan sebagai syarat nilai tugas kelompok dalam mata pelajaran Otomatisasi Tata
Kelola Sarana dan Prasarana. Sehingga melalui makalah ini nantinya dapat menunjang
kegiatan yang ada kaitanya dengan tata ruang kantor.

Dengan hormat serta kerendahan hati, kami menyadari bahwa penulisan makalah ini
masih belum sempurna dalam segala aspek penulisan di dalamnya. Oleh karena itu, kami
membuka diri untuk menerim kritik dan saran yang bersifat membangun untuk adanya
evaluasi di kemudian hari.

Penulis,

Depok

i
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ......................................................................................................................... i

DAFTAR ISI ...................................................................................................................................... ii

BAB I PENDAHULUAN................................................................................................................... 1

A. Latar Belakang .......................................................................................................................... 1

B. Rumusan Masalah ..................................................................................................................... 2
C. Tujuan Penulisan ....................................................................................................................... 2

BAB II PEMBAHASAN .................................................................................................................... 3

A. Pengertian Tata Ruang Kantor .................................................................................................. 3

B. Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Tata Ruang Kantor ........................................................... 4
C. Merancang Tata Ruang Kantor ................................................................................................. 5
D. Bentuk Tata Ruang Kantor ....................................................................................................... 6
E. Asas Pokok dan Prinsip Tata Ruang Kantor ............................................................................. 8
F. Tujuan Tata Ruang Kantor ........................................................................................................ 9

BAB III PENUTUP .......................................................................................................................... 10

A. Simpulan ................................................................................................................................. 10
B. Saran ........................................................................................................................................ 11

DAFTAR PUSTAKA ....................................................................................................................... 12

 BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Kantor merupakan sebuah bangunan yang di dalamnya terdapat berbagai

ruangan kerja untuk berbagai karyawan dan atasan dalam sebuah organisasi yang

digunakan untuk melakukan segala kegiatan organisasi demi mencapai segala tujuan

yang ditargetkan sebelumnya melalui proses perencanaan. Keberadaan ruangan dalam

sebuah kantor sangatlah penting, oleh karena itu penataan ruang kerja dalam kantor

harus benar-benar diperhatikan. Penataan ruang kantor yang baik dipengaruhi oleh

tiga hal, yaitu mulai dari peralatan, arus kerja, dan kedudukan pegawai.

Selain itu, faktor terpenting dalam penataan ruang kantor yang mempengaruhi

kelancaran kegiatan dalam kantor ialah efesiensi dan efektivitas penempatan ruang

kantor untuk masing-masing jabatan karyawan. Untuk itu manajemen dalam suatu

organisasi perlu memperhatikan dalam pemilihan dan penempatan ruangan untuk

masing-masing jabatan karyawan melalui beberapa analisis kebutuhan tiap karyawan

dan tiap jabatan yang ada dalam sebuah organisasi karena melalui analisis tersebut

akan terciptanya kenyamanan yang nantinya akan mendukung produktifitas sebuah

organisasi.

Tata ruang kantor sendiri merupakan penyusunan berbagai peralatan dan

perlengkapan di dalam ruang yang tersedia yang nantinya dapat memberikan

kepuasan bagi karyawan. Dengan adanya penataan ruang kantor dapat mempermudah

suatu organisasi mencapai tujuannya. Mengingat pentingnya tata ruang kantor maka

1
 2

makalah ini akan membahas lebih lanjut dan mendalam secara detail segala aspek-

aspek yang terdapat dalam tata ruang kantor.

B. Rumusan Masalah

1. Apa yang dimaksud tata ruang kantor?

2. Apa saja faktor-faktor yang mempengaruhi tata ruang kantor?

3. Bagaimana cara merancang tata ruang kantor ?

4. Bagaimana bentuk dari tata ruang kantor?

5. Apa saja azas pokok dan prinsip dalam tata ruang kantor?

6. Apa tujuan dari adanya tata ruang kantor?

C. Tujuan Penulisan

1. Untuk mengetahui apa yang dimaksud dengan tata ruang kantor;

2. Untuk mengetahui apa saja faktor-faktor yang mempengaruhi tata ruang kantor;

3. Untuk mengetahui cara merancang tata ruang kantor;

4. Untuk mengetahui bentuk dari tata ruang kantor;

5. Untuk mengetahui azas pokok dan prinsip tata ruang kantor;

6. Untuk mengetahui tujuan dari adanya tata ruang kantor.

 BAB II

PEMBAHASAN

A. Pengertian Tata Ruang Kantor

Istilah Tata Ruang Kantor atau dalam bahasa Inggris disebut Office Layout

merupakan kegiatan penyusunan atau penataan alat-alat kantor, mesin dan peralatan

yang berada di dalam ruang kantor seperti penempatan meja, kursi, lemari dan

peralatan kantor lainnya secara se-efisien mungkin sehingga menjamin adanya tempat

dan keleluasaan kerja yang sebaik-baiknya bagi setiap karyawan. Adapun pengertian

tata ruang kantor menurut para ahli:

1. Menurut Gie (2007), pengertian tata ruang kantor ialah penentuan tentang

kebutuhan-kebutuhan ruang dan penggunaan ruang secara rinci serta untuk

menyiapkan bentuk susunan yang praktis dari factor-faktor fisik yang diperlukan

dalam pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya selayaknya.

2. Menurut Quible mengatakan bahwa tata ruang kantor merupakan penggunaan

ruang secara efektif serta mampu memberikan kepuasan kepada pegawai terhadap

pekerjaan yang dilakukakan, maupun memberikan kesan yang mendalam bagi

pegawainya.

3. Office Layout May Be Defined As The Arrangement Of Furniture and Equipment

Within Available Floor Space, (Littlefield & Peterson, 1956:117). Tata ruang

kantor dapat dirumuskan sebagai penyusunan perabotan dan alat perlengkapan

pada luas lantai yang tersedia.

Berdasarkan pengertian-pengertian menurut para ahli di atas, maka dapat

disimpulkan bahwa Tata Ruang Kantor merupakan sebuah persiapan ataupun

3
 4

penggunaan secara rinci terhadap peralatan yang diperlukan dalam ruangan kerja atau

dalam suatu kantor.

B. Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Tata Ruang Kantor

1. Sistem Pencahayaan/Penerangan

Menurut Keputusan Menteri Kesehatan No. 1405 tahun 2002, pencahayaan

merupakan jumlah penyinaran pada suatu bidang kerja yang diperlukan untuk

melaksanakan kegiatan secara efektif. Dengan adanya cahaya yang diperlukan

akan membuat seorang pegawai dapat melaksanakan pekerjaannya dengan lebih

cepat, tepat, dan meminimalisir kesalahan kerja yang dilakukan sebagai dampak

dari mata yang tidak mudah lelah saat bekerja dengan penerangan yang cukup.

2. Sistem Warna

Penggunaan warna yang tepat pada dinding ruangan dan alat-alat lain akan

membuat jiwa para pegawai yaitu lebih tenang, nyaman, dan senang. Hal ini

nantinya akan meningkatkan efesiensi kerja para pegawai.

3. Sistem Pengaturan Udara Ruangan

Suhu udara yang disarankan untuk kondisi kerja dengan nyaman adalah 25,6

derajat celcius. Selain itu udara yang panas, ruangan yang lembab yaitu 70%

dapat mempengaruhi prestasi kerja karyawan.

4. Sistem Penataan Suara

Kegaduhan merupakan masalah yang terkadang dapat menghambat

konsentrasu para pegawai dalam melaksanakan pekerjaannya, untuk itu suatu

perusahaan harus benar-benar memperhatikan tata letak suara gaduh ini. Untuk

mengatasi masalah ini yaitu dengan melapisi lapisan penyerap suara pada langit-

langit ruangan atau dinding ruangan.

 5

C. Merancang Tata Ruang Kantor

Dalam merancang tata ruang kantor dibutuhkan perencanaan penyusunan letak

ruangan-ruangan atau unit-unit tempat kerja pegawai di suatu kantor dengan setepat-

tepatnya penyusunan tata letak demi memperlancar komunikasi kerja pegawai serta

mempermudah koodinasi dan pengawasan (space planning).

Adapun langkah-langkah dalam merancang tata ruang kantor, yaitu sebagai berikut:

1. Mempelajari jenis-jenis pekerjaan yang akan dilakukan dalam ruangan itu dan

prosedur dalam pekerjaan tersebut;

2. Berdasarkan hasil kajian tentang prosedur penyelesaian pekerjaan, maka langkah

selanjutnya yaitu membuat denah ruangan yang akan ditata sekaligus ditata

dengan skala tertentu;

3. Setelah diketahui semua, untuk menentukan letak meja-meja kerja dan peralatan

lainnya secara baik, terlebih dahulu harus dibuat guntingan-guntingan

kertas/karton dengan skala tertentu yang menggambarkan luas meja, kursi,

lemari, dan perlengkapan lainnya;

4. Selanjutnya tata ruang yang dirancang dengan cara menjejerkan guntingan-

guntingan kertas tersebut pada denah ruangan. Setelah susunan terbaik dapat

diketahui, kemudian gunting-gunting kertas itu direkatkan kepada denah ruangan.

Rancangan ini merupakan pola bagi langkah berikutnya;

5. Selanjutnya dapat menempatkan meja-meja kerja dan peralatan sesuai dengan

rancangan yang sudah dibuat.

 6

D. Bentuk Tata Ruang Kantor

Sedarmayati (2009: 128) berpendapat bahwa kedua jenis tata ruang tersebut

masih dapat dibedakan lagi menjadi empat macam tata ruang kantor, yaitu:

1. Tata Ruang Kantor Tertutup (Cubicel Type Office)

Merupakan tata ruang kantor yang di mana masing-masing orang atau divisi

dalam kantor dipisahkan melalui sekat-sekat maupun tembok sehingga ruang

kerja terdiri dari kamar-kamar privat untuk melakukan berbagai aktivitas

pekerjaannya. Bentuk dari ruang kantor ini bisa tertetutup penuh hingga bagian

plafon, ada yang hanya dibatasi sekat setengah badan maupun sekat setinggi

manusia. Beberapa kantor dengan tata ruang tertutup ada yang memiliki pintu dan

ada juga yang tidak memiliki pintu. Untuk kantor yang tidak memiliki pintu sekat

biasanya difungsikan untuk membatasi pandangan mata agar dalam melakukan

pekerjaan dapat lebih fokus.

Contoh tata ruang kantor tertutup

2. Tata Ruang Kantor Terbuka (Open Plan Office)

Merupakan ruangan kerja yang di dalamnya terdapat banyak karyawan maupun

divisi kerja yang tidak dipisahkan oleh pembatas apapun sehingga ruang kerja
 7

terlihat cukup luas. Ruang kerja seperti ini biasanya karyawan dapat menempati

satu meja khusus dan bisa juga dalam satu meja bisa ditempati oleh beberapa

karyawan sekaligus.

Contoh tata ruang kantor terbuka

3. Tata Ruang Kantor Berhias/Berpanorama (Lanscape Office)

Merupakan ruang kerja yang dihiasi oleh berbagai elemen hias untuk

mempercantik ruangan kantor. Beberapa elemen hias ini dapat berupa tanaman

hidup, tanaman sintetis, maupun bahan dekorasi lain seperti kain, sterofoam,

gabus, dan lain sebagainya. Beberapa perusahaan membuat tata ruang kantor

berhias ini dalam bentuk seperti outdoor agar memberikan elemen nyaman dan

segar.

Contoh tata ruang berhias

4. Tata Ruang Kantor Gabungan

Merupakan ruang kantor yang terdiri dari gabungan antara beberapa bentuk ruang

kantor tertutup, terbuka, dan berhias/berpanorama. Tata ruang kantor gabungan

 8

ini banyak digunakan karena dari ketiga bentuk ruang kantor yang telah

disebutkan di atas mempunyai kerugiannya masing-masing. Dengan

menggabungkan berbagai unsur yang terbaik, maka kondisi kantor gabungan bisa

menjadi pilihan untuk menciptakan suasana kantor yang lebih kondusif.

E. Asas Pokok dan Prinsip Tata Ruang Kantor

1. Asas jarak terpendek

Perubahan tata ruang kantor pada asas ini dimaksudkan bahwa menata letak

meja-meja dengan memberi jarak antar meja tidak terlalu lebar sehingga

pergerakan antar karyawan dapat lebih cepat. Jarak antar meja/unit yang jauh

akan mengakibatkan perlunya beberapa langkah untuk mencapai ke meja lain,

bandingkan dengan jarak meja yang tidak terlalu lebar.

2. Asas rangkaian kerja

Asas penempatan para pegawai dan peralatan menurut urutan pekerjaan

menjadikan pekerjaan lebih cepat dan tidak membuat berseliweran pegawai

lainnya, karena pengaturan mejanya sudah teratur.

3. Asas penggunaan segenap ruangan

Penggunaan semaksimal ruangan yang kosong. Maksudnya adalah tidak adanya

ruangan atau luas ruang yang tidak dimanfaatkan. Jika ada ruangan yang kosong

maka dapat diletakan tanaman, hiasan, dan lain-lain sehingga membuat ruangan

semakin nyaman dan asri.

4. Asas perubahan susunan tempat kerja

Asas ini memungkikan apabila di kantor ada perkembangan baik pada pekerjaan

maupun pegawai tata ruang dapat diubah dengan mudah dan cepat.
 9

Prinsip-Prinsip Tata Ruang Kantor

Prinsip tata ruang kantor ini meliputi pekerjaan harus mengalir terus menerus

sedapat mungkin dalam garis lurus, meletakkan perlengkapan kantor harus dekat

dengan pegawai yang menggunakannya, menyusun meja harus sedemikian rupa

sehingga tidak ada pegawai yang terpaksa menghadap pada sumber cahaya, kesatuan

yang banyak berhubungan dengan masyarakat harus ditempatkan di bagian depan, dan

sebagainya.

F. Tujuan Tata Ruang Kantor

Tujuan pokok menata ruang kantor ialah untuk menciptakan efektivitas dan

efesiensi dalam alur pekerjaan, sehingga akan tercipta kenyamanan dan kepuasan

dalam melakukan pekerjaannya. Kemudian nantinya akan berdampak pada

bertambahnya motivasi karyawan dalam bekerja. Tujuan dari adanya tata ruang, maka

dapat diuraikan sebagai berikut:

1. Memperlancar jalannya pekerjaan yaitu segenap ruangan digunakan secara efisien

untuk keperluan pekerjaan.

2. Menambah semangat kerja pegawai

3. Memberikan kesan yang baik bagi para tamu yang datang mengunjungi kantor.

4. Mempermudah pengawasan.
 BAB III

SIMPULAN DAN SARAN

A. Simpulan

Tata Ruang Kantor merupakan sebuah persiapan ataupun penggunaan secara

rinci terhadap peralatan yang diperlukan dalam ruangan kerja atau dalam suatu kantor.

Sehingga dari pengaturan, penyiapan, dan penggunaan tersebut akan memberikan

kepuasan kepada pegawai terhadap pekerjaan yang dilakukan, maupun memberikan

kesan yang mendalam bagi pegawainya. Kepuasan dan kesan yang mendalam tersebut

akan berdampak pada kinerja dan produktivitas dari perusahaan atau organisasi.

Untuk mencapai itu semua, maka perusahaan perlu memperhatikan beberapa faktor

penting di dalamnya, yaitu pencahayaan, warna, udara ruangan, dan suara.

Lalu dalam merancang tata ruang kantor dibutuhkan perencanaan penyusunan

letak ruangan-ruangan atau unit-unit tempat kerja pegawai di suatu kantor dengan

setepat-tepatnya penyusunan tata letak demi memperlancar komunikasi kerja pegawai

serta mempermudah koodinasi dan pengawasan (space planning).

Untuk bentuk tata ruang kantor, secara umum terbagi menjadi empat, yaitu

tata ruang kantor tertutup, ruang kantor terbuka, dan ruang kantor

berhias/berpanorama. Lalu terdapat asas pokok tata ruang kantor yaitu asas jarak

terpendek, asas rangkaian kerja, asas penggunaan segenap ruangan, dan asas

perubahan susunan tempat kerja.

Prinsip tata ruang kantor meliputi pekerjaan harus mengalir terus menerus

sedapat mungkin dalam garis lurus, meletakkan perlengkapan kantor harus dekat

dengan pegawai yang menggunakannya, menyusun meja harus sedemikian rupa

sehingga tidak ada pegawai yang terpaksa menghadap pada sumber cahaya, kesatuan

10
 11

yang banyak berhubungan dengan masyarakat harus ditempatkan dibagian depan, dan

sebagainya. Dalam pelaksanaan tata ruang kantor pada suatu perusahaan atau

organisasi ada tujuan pokok menata ruang kantor yang ingin dicapai, tujuan tersebut

di antaranya, efektifitas dan efisiensi alur pekerjaan dalam kantor.

B. Saran

Melalui pemaparan materi mengenai Tata Ruang Kantor yang sudah

dijelaskan, maka dengan itu alangkah baiknya jika penerapan-penerapan materi di atas

dapat dilakukan dengan semestinya pada ruang kantor-kantor yang ada, maka dengan

itu akan memberikn efektifitas yang diinginkan, sesuai dengan tujuan dari adanya

penataan tata ruang kantor, yaitu efektifitas dan efisiensi alur pekerjaan dalam kantor.
 DAFTAR PUSTAKA

Agung Firmansyah, Muhamad. (2018). Modul Tata Ruang Kantor: Memahami Asas, Tujuan,

dan Jenis Tata Ruang Kantor.

https://docplayer.info/206120077-M-o-d-u-l-tata-ruang-kantor-smk-mk-memahami-azaz-

tujuan-dan-jenis-tata-ruang-kantor-nama-kelas-no-absen.html

chrome- http://staffnew.uny.ac.id/upload/199203122018032001/pendidikan/Week

%2015%20tata%20ruang%20kantor%20(office%20layout).pdf

12