MAKALAH

KEBUTUHAN LUAS, JUMLAH DAN PENATAAN

RUANG SECARA EFEKTIF

Dosen Pengampu : Anang Silahuddin, M.Pd.

Disusun Oleh :
1. ARMANDO
2. MIKI TRIONO

PROGRAM STUDI MANAJEMEN PENDIDIKAN ISLAM

SEKOLAH TINGGI ILMU TARBIYAH (STIT)
MISBAHUL ULUM GUMAWANG
2023/2024
 KATA PENGANTAR

Alhamdulillah puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT, karena

berkat limpahan rahmad dan karunia-Nya kami dapat menyelesaikan makalah
yang berjudul Jenis Kebutuhan Luas, Jumlah dan Penataan Ruang Secara Efektif
ini tepat pada waktunya.
Kami juga mengucapkan terima kasih kepada Dosen Pengampu Bapak
Anang Silahudin, M.Pd., yang telah memberikan arahan dan bimbingan dalam
penyusunan makalah ini, dan juga kepada semua pihak yang telah membantu
dalam pembuatan makalah ini.
Kami berharap semoga makalah ini dapat memberi manfaat kepada kita
semua. Kritik dan saran dari pembaca terhadap makalah ini dari pembaca sangat
kami harapkan agar ke depannya makalah ini menjadi lebih baik lagi.

Belitang, Maret 2024

Penulis,

ii
 DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL........................................................................................ i
KATA PENGANTAR...................................................................................... ii
DAFTAR ISI.................................................................................................... iii

BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang............................................................................................ 1
B. Rumusan Masalah....................................................................................... 1
C. Tujuan......................................................................................................... 2

BAB II PEMBAHASAN
A. Pengertian Tata Ruang Kantor................................................................... 3
B. Kebutuhan Luas, Jumlah dan Penataan Ruang Secara Efektif.................. 3

BAB III PENUTUP

A. Kesimpulan................................................................................................. 12
B. Saran .......................................................................................................... 12

DAFTAR PUSTAKA....................................................................................... 13

iii
 BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Tata ruang kantor atau biasa disebut juga Layout adalah salah satu
penunjang sistem kerja yang harus diperhatikan dalam perkantoran. Di
Indonesia, banyak sekali terdapat perkantoran dengan skala produktivitas
besar, menengah dan kecil dengan sistem tata ruang yang sangat bervariasi,
dimana masing-masing sistem saling berhubungan dalam menunjang proses
kerja. Pada dasarnya tata ruang kantor berhubungan langsung dengan
manajemen perkantoran. Kantor adalah tempat penyedia informasi dalam
rangka memperlancar tugas maupun aktifitas kerja di segala bidang. Dengan
demikian kantor merupakan tempat diselenggarakannya aktifitas-aktifitas
yang berkaitan dengan informasi untuk memperlancar kegiatan di berbagai
unit dan merupakan proses untuk menangani informasi mulai dari
penerimaan, mengumpulkan, mengelola, menyimpan, dan mendistribusikan
(mengumpulkan) informasi.
Menata ruang kantor merupakan kebutuhan dari perkantoran modern
saat ini. Peranan tata ruang kantor memberi nilai tambah bagi kelangsungan
aktifitas perusahaan. Tata ruang merupakan pengaturan dan penyusunan
seluruh mesin kantor, alat perlengkapan kantor serta perabot kantor pada
tempat yang tepat, sehingga pegawai dapat bekerja dengan baik, nyaman,
leluasa dan bebas untuk bergerak, sehingga tercapai efisiensi kerja. Dalam
makalah ini kami akan membahas tentang Kebutuhan Luas, Jumlah dan
Penataan Ruang Secara Efektif

B. Rumusan Masalah
1. Jelaskan pengertian tata ruang kantor?
2. Jelaskan kebutuhan luas, jumlah dan penataan ruang secara efektif?

1
C. Tujuan
1. Untuk mengetahui pengertian tata ruang kantor.
2. Untuk mengetahui kebutuhan luas, jumlah dan penataan ruang secara
efektif.

2
 BAB II
PEMBAHASAN

A. Pengertian Tata Ruang Kantor

Penataan ruang kantor ternyata ikut berpengaruh terhadap citra
perusahaan. Penataan layout tata ruang untuk kantor yang baik akan
menunjukkan profesionalitas dari perusahaan tersebut. Lalu apa pengertian
tata ruang kantor itu? Tata ruang kantor adalah pengaturan ruangan,
perabotan, mesin dan sebagainya dalam suatu kantor atau perusahaan
Ada pula beberapa ahli yang memiliki definisi mengenai tata ruang
dalam kantor. Salah satunya adalah George Terry, menurutnya tata ruang
dalam kantor merupakan penentuan terkait keperluan-keperluan dalam
penggunaan ruangan secara detail dan rinci dari ruangan tersebut guna
mempersiapkan susunan yang praktis dari faktor-faktor fisik yang dianggap
penting dalam pelaksanaan kerja perkantoran dan dengan biaya yang cukup.1
Pada intinya, pengertian tata ruang kantor adalah rancangan segala
perlengkapan kantor serta pembagian ruangan pegawai di tempat yang tepat
sehingga tercipta suasana nyaman untuk mencapai efisiensi kerja.

B. Kebutuhan Luas Kantor, Jumlah dan Penataan Ruang Secara Efektif

Merencanakan kantor baru dimulai dengan satu langkah penting, yaitu
dengan benar memperkirakan jumlah ruang dan luas kantor yang dibutuhkan
oleh perusahaan kita. Tetapi bagaimana kita tahu berapa besar luas kantor
yang dibutuhkan? Dan bagaimana kita memperkirakannya?
1. Tentukan Berapa Banyak Luas Kantor yang Kita Inginkan Per
Karyawan
Untuk memahami berapa besar ruang yang dibutuhkan per
karyawan, kita harus membayangkan ruang kantor kita di masa yang
akan datang. Bayangkanlah dalam pikiran kita, tanyakan pada diri
sendiri pertanyaan-pertanyaan dibawah ini :

11
Rasto, Manajemen Perkantoran, (Bandung: Alfabeta, 2015), hal. 18.

3
 a. Apakah kita ingin memaksimalkan ruang yang didapat setiap
karyawan, atau apakah kitaingin memasukkan karyawan sebanyak
yang Anda bisa di ruang tersebut?
b. Apakah kita membayangkan memiliki banyak kantor individual, atau
area terbuka dengan karyawan di kubikal atau workstation?
c. Apakah setiap karyawan memerlukan meja individu atau
dimungkinkan berbagi meja?
d. Berapa banyak orang yang akan berada di kantor, pekerja paruh
waktu? Pekerja tetap?
e. Berapa banyak karyawan yang bekerja remote / jarak jauh yang akan
kita miliki?
f. Jenis ruang apa yang dibutuhkan setiap departemen untuk bekerja
secara efisien?
g. Apa tujuan operasional yang ingin dicapai perusahaan dengan ruang
tersebut?
Sekarang setelah kita memiliki bayangan di kepala kita, mari kita
konversi gambaran tersebut menjadi beberapa angka.
Manakah yang paling tepat dengan bayangan di kepala kita?
a. Kepadatan Tinggi (7,5–14 meter persegi per karyawan)
Tempat duduk terbuka mayoritas dengan barisan meja kecil.
Mungkin memiliki beberapa kantor individual. Sering digunakan di
perusahaan yang menampung banyak tim yang berbeda dalam ruang
yang sama, seperti untuk penjualan, IT, coworking atau bagian
layanan pelanggan.
b. Kepadatan Rata-Rata (14–24 meter persegi per karyawan)
Campuran kubikal terbuka atau ruang meja dan kantor individual.
Tata letak kantor konvensional.
c. Luas/lega (24–48 meter persegi per karyawan)2
Sebagian besar ruang yang terdiri dari kantor individual yang besar.
Banyak terlihat di kantor firma hukum.

22
Bhatia, Prinsip Manajemen Office, (New Delhim: Lotus Tekan, 2007), hal. 43.

4
 Untuk memperkirakan berapa banyak luas kantor yang kita
butuhkan untuk kantor kita berikutnya, kalikan jumlah karyawan
dengan jumlah meter persegi per karyawan yang paling sesuai dengan
kebutuhan kita sesuai dengan kepadatan yang diinginkan.
Misalnya, perusahaan 25 orang dengan persyaratan ruang rata-
rata akan membutuhkan sekitar 600 meter persegi (25 orang x 24 m2 /
karyawan). Perlu diingat jumlah ini tidak memperhitungkan
pertumbuhan di masa depan.
2. Tentukan Bagaimana Pembagian Ruang Kantor
Ketika melihat meter persegi per karyawan, besarannya
termasuk luas untuk area bersama. Jadi di kantor pada umumnya, tidak
semua 14 m2 akan dikhususkan untuk tempat kerja karyawan,
melainkan persentase dari luas meter persegi itu akan didedikasikan
untuk ruang rapat, area istirahat dan ruang komunal. Di perusahaan
dengan kantor individual, karyawan dengan kantor individual akan
mendapatkan bagian yang lebih besar dari total ruang daripada yang ada
di kubikal atau workstation.3
Di bagian ini, kami akan menjelaskan berapa banyak ruang yang
harus kita rencanakan untuk didedikasikan untuk area umum dan ruang
rapat dan memberikan perkiraan berapa banyak meter persegi yang kita
butuhkan untuk elemen-elemen individual dari kantor.
3. Area Bersama & Ruang Rapat
Bagaimana kita menggambarkan area bersama di kantor kita?
Apakah area tersebut luas – termasuk banyak ruang rapat dan area
dapur yang besar atau apakah mereka minimal hanya dengan satu ruang
rapat dan mungkin ruang istirahat?
Desain area bersama penting, karena dapat mempengaruhi arus
perlintasan dalam kantor. Selain itu dapat mempengaruhi rasa
kerjasama tim dan persatuan di kantor dan bahkan dapat mempengaruhi
produktivitas karyawan.

33
Ibid, hal. 44.

5
 Pikirkan tentang nilai-nilai apa yang kita ingin sampaikan untuk
area bersama kita, dan di mana tata letaknya memberikan peluang untuk
sosialisasi. Hal yang umum bahwa ruang yang tersedia dapat menjadi
keterbatasan ketika merancang area bersama di kantor kita. Jika
perusahaan kita memiliki ruang terbatas untuk area bersama atau luas
keseluruhan yang kecil, akan lebih bijaksana untuk merencanakan lebih
banyak area penggunaan campuran, sehingga kita bisa mendapatkan
fungsionalitas paling banyak dari luas yang terbatas.
Sebagai acuan, semakin padat ruang kantor, persentase yang
lebih besar dari keseluruhan ruang kantor kita harus dijadikan untuk
area bersama. Ini karena perusahaan dengan karyawan yang bekerja di
sebagian besar lingkungan kantor berkonsep terbuka biasanya
membutuhkan lebih banyak ruang untuk pertemuan pribadi dan sesi
kerja, termasuk ruang telepon yang lebih kecil dan ruang berkumpul
serta ruang rapat yang lebih besar dan ruang kerja komunal.
Kantor yang lebih padat sering memberikan ruang kolaboratif
besar bagi karyawan untuk bekerja sama, bertukar pikiran, dan
bersantai. Untuk kantor yang lebih padat, biasanya melihat satu ruang
konferensi untuk setiap 10 karyawan. Artinya kantor 50 orang akan
membutuhkan 5 ruang konferensi, stasiun kerja pribadi dan / atau area
komunal.
Untuk kantor yang lebih konvensional, dengan 24 – 30 m2 per
karyawan, kita akan membutuhkan lebih sedikit ruang kerja komunal.
Rasio tipikal di sini adalah satu ruang rapat per 20 karyawan. Pada
kepadatan ini, kantor 50 orang hanya membutuhkan dua atau tiga ruang
rapat. Ruang konferensi besar penting bagi perusahaan yang sering
dihadiri klien atau mengadakan pertemuan tim yang besar.

4. Perkirakan Ukuran Ruang Kantor

Kita memiliki gambaran di kepala kita tentang bagaimana kirta
secara garis besar ingin kantor kita terlihat. Gambarannya mungkin

6
kantor yang sangat efisien dengan banyak area bersama untuk
kolaborasi, atau mungkin tata letak yang lebih konvensional dengan
kantor individual dan beberapa ruang rapat.
Kita memiliki gambaran area reception, kubikal, kantor, ruang
rapat, ruang istirahat, dan lain-lain. Tapi berapa luas ruang yang
sebenarnya digunakan oleh fungsi-fungsi tersebut? Apakah kita
memiliki cukup ruang untuk menyesuaikan semua area bersama yang
kita butuhkan?
Angka-angka di bawah ini akan memberi kita gambaran tentang
ukuran tipikal untuk berbagai jenis area kerja dalam ruang kantor kita
secara keseluruhan sehingga kita dapat menentukan luas kantor yang
tepat :
a. Kantor Individual atau Bersama ukuran Besar : 18 – 38 m2
b. Kantor Individual atau Bersama ukuran Sedang / Menengah : 14 –
24 m2
c. Kantor Individual ukuran Kecil : 9 -15 m2
d. Ruang Kerja Workstation Terbuka : 5,5 – 11 m2 per karyawan
e. Area Kerja Tim : 7,5 – 10 m2 per karyawan
f. Quiet Room — Siapkan 1-10 m2 untuk setiap 10 ruang terbuka
atau workstation kelompok kerja.
g. Ruang Rapat — 1,5 m2 per orang: gaya teater — 2,5 hingga 3 m2
per orang: tempat duduk konferensi
h. Ruang Surat — Lebar 2,5 hingga 2,7 meter dengan meja di kedua
sisi. Panjang tergantung pada jumlah penggunaan
i. Area Penerimaan — 11,5 sampai 18,5 meter persegi. Resepsionis
dan 2 – 4 orang — 18,5 sampai 28 meter persegi. Resepsionis dan 6
– 8 orang
j. Ruang Arsip — 0,65 m2 per file dengan lebar lorong 0,9 hingga 1,2
m
k. Perpustakaan — Siapkan 30 cm untuk lebar rak buku, 16 hingga 42
m2 dengan tempat duduk untuk 4 – 6

7
 l. Ruang Makan Siang — 1,5 m2 per orang, tidak termasuk dapur.
Dapur harus 1/3 area tempat duduk
m. Toilet — 5 m2 untuk 1 seater dan 2,5 m2 untuk setiap kursi
tambahan
n. Koridor dalam ruang — 20% hingga 30% dari total area yang dapat
digunakan
o. Air Minum — 1 unit per 75 karyawan 4
Berikut adalah beberapa perkiraan angka untuk membantu kita
mendapatkan gambaran tentang berapa banyak ruang kantor yang
digunakan beberapa aspek lingkungan kantor, dan untuk membantu kita
menghitung berapa banyak luas kantor yang sebenarnya kita butuhkan:
a. Ruang Rapat : 5 m2 + 2,5 m2 per orang duduk
b. Area Penerimaan / reception : 9 – 20 m2 per orang menunggu
c. Ruang Makan Siang / Istirahat : 7 + 2,5 m2 per orang duduk
d. Aula / Koridor dalam ruang: 20% hingga 30% dari total area yang
dapat digunakan
e. Ruang Surat : 12 m2
f. Ruang File : 18 m2 5
Berikut ini adalah panduan untuk kira-kira berapa banyak luas
kantor yang dibutuhkan untuk fasilitas tambahan :
a. Ruang rapat kecil (2-4 orang) – 10 m2.
b. Ruang rapat besar (4-8 orang) – 15 m2.
c. Ruang dewan (15 – 20 orang) – 20 m2.
d. Ruang pelatihan/konferensi (20 – 30 orang) – 30 m2.
e. Dapur kecil – 10m2.
f. Ruang server kecil (1 rak server) – 4 m2.
g. Ruang server besar (4 rak server) – 12 m26

44
Agus Garnida , Donni Juni Priansa, (Manajemen perkantoran, Bandung : Alfabeta,
2015), hal. 29.
55
Ibid, hal. 31.
66
Agus Garnida , Donni Juni Priansa, (Manajemen perkantoran, Bandung : Alfabeta,
2015), hal. 35.

8
 Berikut adalah alokasi luas kantor yang direkomendasikan
berdasarkan jabatan pekerjaan.
a. Eksekutif Senior (Kantor Individual) — 20 – 40 m2
b. Eksekutif Junior (Kantor Individual) — 15 – 25 m2
c. Manajer (Kantor Individual / Kantor Terbuka) — 12 – 20 m2
d. Supervisor (Kantor Terbuka) — 9 – 15 m2
e. Teknikal (Kantor Terbuka) — 8 m2
f. Staf Pendukung (Kubikal) — 7,5 m2
g. Staf Administrasi (Kubikal) — 6,5 m27
Selain itu, mensurvei karyawan sebelum membuat rencana
kantor kita dapat mengungkap potensi kebutuhan yang mungkin kita
lewatkan yang dapat menyebabkan peningkatan produktivitas atau
moral karyawan.
5. Rencana untuk Pertumbuhan Masa Depan
Ketika menentukan berapa banyak luas kantor yang kirta
butuhkan, sangat penting untuk merencanakan pertumbuhan. Jika kita
tidak merencanakan pertumbuhan di masa depan, kita berpotensi
mendapati diri kita tidak mendapatkan ruang setelah mempekerjakan
karyawan baru, dan pindah kantor akan mahal.
Dalam merencanakan pertumbuhan kantor kita, pertimbangkan
proyeksi pertumbuhan bisnis selama periode tiga hingga lima tahun ke
depan untuk memastikan ada jumlah luas kantor yang cukup.
Biaya mengakhiri sewa lebih awal dikombinasikan dengan
biaya menemukan dan memindahkan kantor tidak murah. Karena itu,
dapat bermanfaat jika menambahkan 10% hingga 20% ke total luas
kantor yang kita hitung untuk mengakomodasi pertumbuhan di masa
depan. Membangun di dalam rencana pertumbuhan yang sudah kita
antisipasi membantu Anda memperluas bisnis tanpa gangguan yang
mahal.8

77
Ibid, hl. 37.
88
P.D.Wallace, Enclyclopedia of ecommerce,( New Delhi: Sarup & Sons, 2001), hal. 30.

9
6. Menyewa Terlalu Banyak Ruang Kantor
Menyewa terlalu banyak ruang kantor membuat kita berisiko
membayar area yang kemungkinan bisa kosong dan tidak ditempati
serta dimanfaatkan secara maksimal. Keborosan biaya operasional
kantor mengacu pada biaya yang dibayarkan tidak perlu pada sewa,
tarif bisnis, biaya layanan, utilitas, dan banyak lagi. Memiliki banyak
meja yang tidak digunakan juga dapat berdampak pada motivasi
karyawan dan persepsi mereka terhadap bisnis. Jika kita memiliki klien
di kantor, terlalu banyak ruang kosong tidak selalu menciptakan kesan
yang tepat dari bisnis yang sukses!
7. Menyewa Terlalu Sedikit Ruang Kantor
Menyewa terlalu sedikit ruang kantor dapat membatasi
pertumbuhan bisnis dan menghambat ekspansi staf. Cocok dengan
ruang baru untuk mengakomodasi orang baru atau pindah sebelum
masa sewa bisa mahal. Jadi, apa yang dapat kita lakukan untuk
menentukan berapa banyak luas kantor yang kita butuhkan?
8. Menilai Bisnis Kita Sekarang dan di Masa Depan
Pertanyaan-pertanyaan berikut akan membantu kita dalam
memperkirakan berapa banyak luas kantor yang kita butuhkan saat ini,
serta berapa banyak yang Akan kita butuhkan sesuai dengan
pertumbuhan yang diantisipasi dari bisnis kita.
a. Berapa banyak orang yang saya pekerjakan?
b. Berapa banyak stasiun kerja yang dibutuhkan setiap orang?
c. Area mana yang dibagikan, dan mana yang bersifat pribadi?
d. Apakah saya akan mempekerjakan lebih banyak karyawan dalam
dua tahun ke depan?
e. Berapa lama sewa yang saya lakukan?
f. Berapa banyak bisnis yang diproyeksikan untuk tumbuh dalam dua
tahun?

10
 g. Apakah tim bekerja dari jarak jauh dan hanya memerlukan akses
terbatas ke stasiun kerja bersama, atau apakah tim harus berada di
kantor di stasiun kerja khusus setiap hari?
h. Selama periode waktu berapa lama saya akan menambahkan staf?
i. Staf seperti apa yang akan saya tambahkan, eksekutif, administratif,
atau penjualan? Berbagai jenis karyawan akan membutuhkan ruang
yang berbeda.
j. Apa pemintaan untuk ruang tambahan ruang pertemuan, bilik
telepon, area break-out, ruang kolaborasi dan lain-lain? 9
Ketika memikirkan masa depan kantor kita, penting untuk
mempertimbangkan bagaimana perkembangan gaya kerja karyawan
kita. Pemikiran dan fleksibilitas ke depan sangat penting ketika
memutuskan berapa banyak luas kantor per orang dan jenis lingkungan
kantor yang ingin kita buat.
Selain itu, biaya sewa ruang masuk ke dalam perhitungan luas
kantor juga. Di lokasi di mana biaya sewa lebih tinggi, maka alokasi
luas kantor per jumlah orang akan berkurang. Sedangkan di lokasi di
mana biaya sewa cenderung lebih rendah, maka alokasi luas kantor per
jumlah orang cenderung lebih luas. 10

BAB III
PENUTUP

99
P.D.Wallace, Enclyclopedia of ecommerce,( New Delhi: Sarup & Sons, 2001), hal. 31.
1010
Ibid, hal. 32.

11
A. Kesimpulan
Tata ruang kantor adalah penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan
dalam penggunaan ruang secara terperinci, untuk menyiapkan suatu susunan
yang praktis dan faktor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan
pekerjaan kantor dengan biaya yang layak. Tujuan dari tata ruang kantor
adalah memastikan kelancaran dan efektifitas aliran kerja di kantor. Tata
ruang kantor yang baik menawarkan keuntungan yaitu sebagai aliran kerja
menjadi teratur dan lancar, sehingga pergerakan karyawan dapat
diminimalkan.

B. Saran
Tata ruang kantor adalah faktor yang sangat penting dalam
mewujudkan efisiensi organisasi. Oleh karena itu, tata ruang kantor harus
direncanakan oleh seorang ahli dan dirancang secara ilmiah. Jika
perencanaan tata ruang kantor kurang memadai akan mengakibatkan
berkurangnya produktifitas karyawan, absensi meningkat, peningkatan Turn
over karyawan, penurunan kenyamanan fisik, dan semangat kerja karyawan
yang menurun.

12
 DAFTAR PUSTAKA

Agus Garnida, Donni Juni Priansa. 2015. Manajemen Perkantoran. Bandung :

Alfabeta.

Bhatia. 2007. Prinsip Manajemen Office. New Delhim: Lotus Tekan.

Rasto. 2015. Manajemen Perkantoran. Bandung: Alfabeta.

P.D.Wallace. 2001. Enclyclopedia of Ecommerce. New Delhi: Sarup & Sons.

13