MAKALAH

FUNGSI ADMINISTRASI PERKANTORAN DENGAN

MEMPERHATIKAN 5 R

Dosen Pengampu : Tri Sulastri, M.Pd

Disusun Oleh :

Kelompok 4
1. Joni Sentra
2. Miki Triono
3. Selvi Wulandari

SEKOLAH TINGGI ILMU TARBIYAH (STIT)

MISBAHUL ULUM GUMAWANG
2023/2024
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT, karena berkat limpahan
rahmad-Nya kami dapat menyelesaikan makalah yang berjudul Fungsi
Administrasi Perkantoran dengan Memperhatikan 5 R.
Kami juga mengucapkan terima kasih kepada Dosen Pengampu Ibu Tri
Sulastri, M.Pd., yang telah memberikan arahan dalam penyusunan makalah ini,
dan juga kepada semua pihak yang telah membantu dalam pembuatan makalah
ini.
Kami berharap semoga makalah ini dapat memberi manfaat kepada kita
semua. Kami juga sangat berharap semoga pembaca dapat memberikan kritik dan
sarannya terhadap makalah ini agar penulis dapat memperbaikinya pada makalah-
makalah berikutnya.

Belitang, Maret 2024

Penulis,

ii
 DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL........................................................................................ i
KATA PENGANTAR...................................................................................... ii
DAFTAR ISI.................................................................................................... iii

BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang............................................................................................ 1
B. Rumusan Masalah....................................................................................... 2
C. Tujuan......................................................................................................... 3

BAB II PEMBAHASAN
A. Pengertian Administrasi Perkantoran........................................................ 4
B. Ruang Lingkup Tugas Administrasi Perkantoran...................................... 5
C. Fungsi Administrasi Perkantoran Secara Umum....................................... 6
D. Fungsi Administrasi Perkantoran dengan Memperhatikan 5 R................. 7

BAB III PENUTUP

A. Kesimpulan................................................................................................ 10
B. Saran.......................................................................................................... 12

DAFTAR PUSTAKA....................................................................................... 13

iii
 BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Administrasi perkantoran adalah suatu kegiatan administratif yang
dilakukan dalam organisasi kantor dengan menggunakan alat-alat atau fasilitas
yang ada dalam kantor yang bersangkutan. Administrasi perkantoran
merupakan sub sistem dalam organisasi kantor yang berfungsi sebagai
pendukung utama upaya pencapaian tujuan organisasi secara keseluruhan
dalam bentuk pelayanan ke dalam dan ke luar organisasi.
Administrasi perkantoran berbeda dengan tata-usaha perkantoran.
Faktor pembedanya adalah jenis kegiatan dan luas lingkup unit kerja sebagai
tempat pelaksanaan kegiatan. Tata usaha perkantoran adalah suatu kegiatan
yang merupakan bagian dari administrasi perkantoran, yang bergerak di setiap
bagian yang paling kecil dari suatu organisasi kantor, dengan sebutan tata-
usaha, pada umumnya melibatkan pegawai rendah melalui keterampilannya.
Namun keduanya mempunyai peran sama dalam hal pelayanan yaitu:
1. Pelayanan terhadap pelaksanaan kegiatan operatif atau tugas pokok
organisasi pada umumnya, dan pelayanan manajemen pada khususnya,
2. Pengumpulan, penyediaan dan penyajian keterangan-keterangan (data dan
informasi) bagi manajemen guna mengambil putusan,
3. Membantu kelancaran tugas dan perkembangan organisasi sebagai suatu
keseluruhan.
Administrasi perkantoran mempunyai hubungan erat dengan pelayanan
timbal balik. Ketertiban dan kelancaran dalam kegiatan administrasi
perkantoran berpengaruh terhadap ketertiban dan kelancaran pelayanan yang
dampaknya adalah kepuasan bagi penerima layanan.
Fungsi perkantoran secara umum adalah sebagai pusat pemikiran,
pusat administrasi (pelayanan) dan pusat data dan informasi. Dengan fungsi
demikian itu maka perkantoran berperan besar dalam membantu proses
pencapaian tujuan organisasi.
1
 Untuk melaksanakan fungsi perkantoran secara baik dan berdaya guna
ada empat macam kegiatan yang dilakukan dalam perkantoran. Empat
kegiatan tersebut adalah kegiatan pencatatan, kegiatan pengelompokan,
kegiatan komunikasi dan kegiatan manipulasi. Kegiatan pencatatan dan
kegiatan pengelompokan bersifat kegiatan keterampilan yang dilakukan oleh
pegawai-pegawai golongan I dan II (pegawai negeri sipil), sedangkan kegiatan
komunikasi dan kegiatan manipulasi bersifat manajerial yang dilakukan oleh
setiap manajer pada semua tingkat. Meskipun demikian kegiatan-kegiatan
tersebut dimaksudkan untuk melayani manajemen ke dalam dan ke luar
kepada orang/badan/instansi yang berkepentingan.
Produk perkantoran yang akan menjadi barang berharga bagi penerima
layanan adalah surat-surat dalam segala bentuk dan jenis, formulir untuk
berbagai macam keperluan sebagai sarana kelancaran dalam tata-persatuan
dan produk sampingan berupa arsip.
Arsip beserta data harus ditangani secara sungguh-sungguh karena
sifatnya yang senantiasa bertambah jumlahnya dan karena manfaatnya
terhadap manajemen dalam rangka pengambilan keputusan yang tepat.
Klasifikasi arsip sehubungan dengan sistem penyimpangan ada empat macam
yaitu: tidak penting, bermanfaat, penting dan sangat penting. Agar terdapat
efektifitas dan efisiensi yang konsisten, perlu diadakan program penyusutan
arsip secara terpadu.

B. Rumusan Masalah
1. Jelaskan pengertian administrasi perkantoran?
2. Sebutkan ruang lingkup tugas administrasi perkantoran?
3. Sebutkan fungsi administrasi perkantoran secara umum?
4. Sebutkan fungsi administrasi perkantoran dengan memperhatikan 5 R?

2
C. Tujuan
1. Untuk mengetahui pengertian administrasi perkantoran.
2. Untuk mengetahui ruang lingkup tugas administrasi perkantoran.
3. Untuk mengetahui fungsi administrasi perkantoran secara umum.
4. Untuk mengetahui fungsi administrasi perkantoran dengan memperhatikan
5 R.

3
 BAB II
PEMBAHASAN

A. Pengertian Administrasi Perkantoran

Dalam arti sempit, administrasi perkantoran adalah semua kegiatan
yang bersifat teknis ketatausahaan dari suatu perkantoran yang mempunyai
peranan penting dalam pelayanan terhadap pelaksanaan pekerjaan operatif,
penyediaan keterangan bagi pimpinan., dan juga membantu dalam
kelancaraan perkembangan organisasi. Administrasi perkantoran atau
manajemen kantor merupakan kegiatan merencanakan, mengorganisasi
(mengatur dan menyusun), mengarahkan, mengawasi (melakukan kontrol),
serta menyelenggarakan serta tertib berbagai pekerjaan perkantoran atau
pekerjaan ketatausahaan.1
Tidak tertibnya administrasi perkantoran akan berakibat tidak
tertibnya pekerjaan ketatausahaan yang menghambat kelancaraan pekerjaan
operatif, menghambat pengambilan keputusan/kebijaksanaan oleh pimpinan,
dan menghambat perkembangan kemajuan organisasi.
Administrasi perkantoran menurut para ahli adalah :2
1. Menurut WH Evans (1963) Administrasi Perkantoran adalah fungsi
yang berkaitan dengan manajemen dan pengarahan semua tahap
pengoprasian perusahaan tentang adanya pengolahan bahan keterangan,
ingatan dan komunikasi organisasi.
2. Menurut George Terry (1966) Administrasi Perkantoran adalah suatu
perencanaan, pengendalian dan pengorganisasian pekerjaan sebuah
perkantoran serta menjadi penggerak kepada mereka yang
menjalankannya agar tujuan yang telah ditetapkan dapat tercapai.
3. Menurut William Leffingwel dan Edwin Robinson (1950) Administrasi
Perkantoran merupakan cabang ilmu manajemen yang berbicara pada
pelaksanaan pekerjaan dalam perkantoran secara efisien, dimana, dan
1
The Liang Gie, AdministrasiPerkantoran Modern, (Yogyakarta: Liberty, 2009), hal.45.
2
Laskmi, dkk., Manajemen Perkantoran Modern, (Jakarta: PT Raja Grafindo Persada,
2015), hal. 91.
4
 kapan pekerjaan itu mesti dilakukan.
5. Menurut Arthur Grager Administrasi (1958) Perkantoran memiliki
fungsi pada tata penyelenggaraan terhadap pelayanan dan komunikasi
warkat dari sebuah organisasi.
6. Menurut Institute Of Administrative (1990) menyebutkan bahwa
Manajemen Perkantoran merupakan salah satu cabang ilmu manajemen
yang berfokus dilayanan untuk bisa memperoleh, mencatat dan
menganalisis segala informasi baik itu merencanakan maupun
mengkomunikasikannya yang berguna mengamankan suatu asset
organisasi secara mempromosikan layanan administrasi tersebut secara
sendiri dalam mencapai tujuan organisasi.

B. Ruang Lingkup Tugas Administrasi Perkantoran

Ruang lingkup tugas administrasi perkantoran dapat dikatakan tugas
pelayanan disekitar keterangan-keterangan yang berwujud 6 pola perbuatan
yakni : 3
1. Menghimpun
Kegiatan-kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya
segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan dimana-mana
sehingga siap untuk di pergunakan bilamana diperlukan.
2. Mencatat
Kegiatan yang membubuhkan dengan berbagai peralatan tulis
keterangan-keterangan yang diperlukan sehingga berwujud tulisan yang
dapat dibaca, dikirim dan disimpan.Dalam perkembangan teknologi
modern sekarang ini termasuk pula memateri keterangan-keterangan itu
dengan alat-alat perekam suara sehigga dapat didengar, pencatatan
dengan pita rekaman.

3. Mengelola

3
The Liang Gie, Administrasi Perkantoran Modern, (Yogyakarta : Liberty, 2007), hal. 76.

5
 Bermacam-macam kegiatan kegiatan mengerjakan keterangan-
keterangan dengan maksud menyajikannya dalam bentuk yang berguna.’
4. Mengganda
Kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat sebanyak
jumlah yang diperlukan. Kegiatan menyampaikan dengan berbagai
cara dan alat dari satu pihak kepihak lain.
5. Menyimpan
Kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat ditempat
tertentu yang aman.
Hal atau sasaran yang terkena oleh 6 pola perbuatan menghimpun,
mencatat, mengolah, mengganda, mengirim dan menyimpan itu ialah
keterangan (informasi).Yang dimaksud dengan keteranagan atau informasi
ialah pengetahuan tentang suatu hal atau peristiwa yang diperoleh terutama
yang melalui pembacaan atau pengamatan.

C. Fungsi Administrasi Perkantoran Secara Umum

Administrasi perkantoran umumnya berfungsi untuk menentukan
tujuan organisasi dan merumuskan kebijakan umum, sedangkan manajemen
berfungsi untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan yang yang bersifat
operasional, karena kegiatan-kegiatan yang bersifat operasional
dilaksanakan oleh kelompok pelaksana.
Banyak pakar yang menyamakan fungsi manajemen sebagai fungsi
administrasi perkantoran.4 Adapun fungsi-fungsi administrasi perkantoran
secara umum tersebut adalah sebagai berikut : 5
1. Planning (Perencanaan)
Perencanaan berarti penentuan sasaran sebagai pedoman kinerja
organisasi dimasa depan dan penetapan tugas – tugas serta alokasi
sumber daya yang diperlukan untuk mencapai sasaran organisasi.
2. Organizing (Pengorganisasian)
4
Geoffrey Mills, Standing and Robert C Appleby, Manajemen Perkantoran Modern,
(Tangerang: Bina Rupa Aksra, 2004), hal. 109.
5
Daft, Richard L., Manajemen, Edisi 6, (Jakarta: Salemba Empat, 2006), hal. 39.
6
 Pengorganisasian melibatkan penetapan tugas, pengelompokkan
tugas-tugas, pengelompokkan tugas-tugas kedalam departemen dan
alokasi bermacam-macam sumber daya kedalam berbagai departemen.
3. Leading (Kepemimpinan)
Kepemimpinan merupakan fungsi manajemen yang melibatkan
penggunaan pengaruh untuk memotivasi karyawan meraih secara
organisasi.
4. Controlling (Pengendalian)
Pengendalian adalah fungsi keempat yang mempunyai arti
memantau aktivitas karyawan, menjaga organisasi agar tetap berjalan kea
rah pencapaian sasaran, dan membuat koreksi bila diperlukan.

D. Fungsi Administrasi Perkantoran dengan Memperhatikan 5 R

Menurut Takashi Osada manajemen 5Radalah prinsip manajemen
yang merupakanbarometer yang dapat menunjukan bagaimanaperusahaan
dikelola dan merupakantolak ukur bagaimana partisipasi para pekerjasecara
total. Manajemen 5R merupakanprototype program partisipasi
totalitaspekerja dan perusahaan. Takashi osada jugamengaskan bahwa
manajemen 5R adalahmanajemen yang beroperasi dalam prinsipperbuatan
lebih meyakinkan dari pada hanyakata-kata.6
Meskipun pengendalian mutu terpadu merupakan dasar, namun
langkahpertama dalam manajemen adalah gerakan 5R. Hiranobahkan
berpendapat bahwa sebelum menerapkan konsep-konsep seperti Just in Time,
Total Productive Maintenance, Total Quality Management, ISO 9000,
Quality Control Circle dan lain-lain, maka sebaiknya ditanamkan terlebih
dahulu budaya 5S.7
Budaya Kerja 5R terdiri dari:

6
Takashi Osada, Sikap Kerja 5S, hal. 21
7
Hiroyuki Hirano, Penerapan 5S di Tempat Kerja: Pendekatan Langkah-langkah
Praktis(terjemahan), (Jakarta: PQM Consultants, 1996), hal. 9.
7
1. Ringkas, 整 理 (seiri), merupakan kegiatan menyingkirkan barang-barang
yang tidak diperlukan sehingga segala barang yang ada di lokasi kerja
hanya barang yang benar-benar dibutuhkan dalam aktivitas kerja.8
2. Rapi, 整 頓 (seiton),berarti menyimpan barang yang tepat ataudalam tata
letak yang benar sehingga dapat dipergunakan dalam keadaanmendadak.
Ini merupakan cara untuk menghilangkan prosespencarian. Hal ini
dirancang untuk membantu dalam menemukan segala sesuatuyang
diperlukan tanpa kehilangan banyak waktu untuk mencari
danmembongkar.9
3. Resik, 清 楚 (seiso), merupakan kegiatan membersihkan peralatan dan
daerah kerja sehingga segala peralatan kerja tetap terjaga dalam kondisi
yang baik.Secara konkrit, langkah ini berupa membuang sampah,kotoran
dan benda-benda asing serta membersihkan segala sesuatu.
Meskipunlangkah ini sederhana, namun menjadi sangat penting, terutama
ketika kotoran dilingkungan kerja justru pada akhirnya menjadi sumber
kesalahan kerja.10
4. Rawat, 清 潔 (seiketsu),berarti pemantapan terus-menerus dan secara
berulang-ulang memelihara tiga prinsip sebelumnya yaitu:
ringkas/pemilahan, rapi/penataan, dan resik/pembersihannya. Dengan
demikian,langkah ini merupakan upaya untuk memelihara langkah-
langkah yang sudahdilakukan sebelumnya.11
5. Rajin, 躾け(shitsuke),berarti pelatihan dan kemampuan untuk pembiasaan
melakukan apa yangingin dilakukan meskipun itu sulit dilakukan. Dalam
hal ini perlu ditanamkan semangat untuk melakukan sesuatu dengan cara
yang benar. Penekanannya adalah dengan menciptakan kebiasaan dan
perilaku yang baik, yaitu dengan mengajarkan kepada setiap orang sebagai
anggota organisasi untuk melaksanakan dan mematuhi peraturan. Langkah

8
Takashi Osada, Sikap Kerja 5S, hal. 24
9
Takashi Osada, Sikap Kerja 5S, hal. 25
10
Takashi Osada, Sikap Kerja 5S, hal. 27
11
Takashi Osada, Sikap Kerja 5S, hal. 29
8
 kelima ini merupakan langkah pendukung langkah pemantapan. Aturan-
aturan perlu dibuat dalam upaya pemeliharaan.12
Ada 5 jenis fungsi administrasi perkantoran dengan memperhatikan 5
R, fungsi tersebut yaitu :13
1. Fungsi Rutin
Yakni fungsi administrasi perkantoran yang membutuhkan
pemikiran minimal mencakup pengarsipan, penggandaan dan
lainnya.fungsi ini dilaksanakan oleh staf administrasi yang bertanggung
jawab atas kegiatan sehari-hari.
2. Fungsi Teknis
Yakni fungsi yang membutuhkan pendapat, keputusan dan
keterampilan perkantoran yang memadai, seperti familieritas dengan
software.Fungsi ini biasanya dilakukan oleh staf administrasi yang
tergabung dalam departemen Teknologi Informasi suatu organisasi.
3. Fungsi Analisis
Yakni fungsi yang membutuhkan pemikiran yang kritis dan
kreatif disertai kemampuan untuk mengambil keputusan, seperti
membuat dan menganalisis laporan maupun membuat keputusan
pembelian. Biasanya dilakukan seorang asisten manager yang
bertanggung jawab mensupport keputusan yang akan dibuat oleh
atasan.
4. Fungsi Interpersonal
Yakni fungsi yang membutuhkan penilaian dan analisis sebagai
dasar pengambilan keputusan serta keterampilan berhubugan dengan
orang lain, seperti mengordinasikan tim proyek. Biasanya dilakukan
oleh staf administrasi sebagai jenjang karir sebelum naik menjadi
manager pada suatu organisasi.
5. Fungsi Managerial
Yakni fungsi yang membutuhkan perencanaan,
12
Takashi Osada, Sikap Kerja 5S, hal. 27
13
Badri, Munir Sukoco, Manajemen Administrasi Perkantoran Modern, (Surabaya :
Erlangga, 2006), hal. 80.
9
pengorganisasian pengukur dan pemotivasian seperti pembuatan
anggaran, staffing dan mengevaluasi karyawan.Ini biasanya dilakukan
staf setingkat manager yang bertanggung jawab terhadap pelaksanaan
sistem dan prosedur administrasi dalam suatu organisasi.

10
 BAB III
PENUTUP

A. Kesimpulan
Administrasi perkantoran atau manajemen kantor merupakan
rangkaian kegiatan merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan
menyususn), mengarahkan, mengawasi (melakukan kontrol), serta
menyelenggarakan secara tertib berbagai pekerjaan perkantoran atau
pekerjaan ketatausahaan.
Administrasi perkantoran mempunyai hubungan erat dengan
pelayanan timbal balik. Ketertiban dan kelancaran dalam kegiatan
administrasi perkantoran berpengaruh terhadap ketertiban dan kelancaran
pelayanan yang dampaknya adalah kepuasan bagi penerima layanan.
Tidak tertibnya administrasi perkantoran akan berakibat tidak
tertibnya pekerjaan ketatausahaan yang menghambat kelancaran pelaksanaan
pekerjaan operatif, menghambat pengambilan keputusan/kebijaksanaan oleh
pimpinan, dan menghambat perkembangan kemajuan organisasi.
Fungsi administrasi perkantoran secara umum adalah sebagai
berikut:
1. Planning (perencanaan)
2. Organizing (pengorganisasian)
3. Leading (kepemimpinan)
4. Controlling (pengendalian)
Ada 5 jenis fungsi administrasi perkantoran dengan memperhatikan 5
R, yaitu :
1. Funsi rutin
2. Fungsi teknis
3. Fungsi analisis
4. Fungsi interpersonal
5. Fungsi managerial

11
B. Saran
Saat ini ketika persaingan semakin ketat, pandangan yang
menyederhanakan masalah administrasi tidak bisa lagi dianut. Bagian
administrasi di perkantoran memegang peranan yang sama penting dibagian
lainnya. Mereka harus dibekali dengan skill dan kemampuan yang cukup di
bagiannya. Selain itu mereka harus pula mempunyai pandangan yang positif
terhadap pekerjaan dan selalu berusaha untuk meningkatkan kinerjanya
menjadi terus lebih baik.

12
 DAFTAR PUSTAKA

Badri, Munir Sukoco. 2006. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern.

Surabaya : Erlangga

Daft, Richard L. 2006. Manajemen, Edisi 6. Jakarta: Salemba Empat

Geoffrey Mills, Standing and Robert C Appleby. 2004. Manajemen Perkantoran

Modern. Tangerang: Bina Rupa Aksra.

Hirano, Hiroyuki, Penerapan 5S di Tempat Kerja: Pendekatan Langkah-langkah

Praktis (terjemahan), Jakarta: PQM Consultants, 1996.

Laskmi, dkk. 2015. Manajemen Perkantoran Modern. Jakarta: PT Raja Grafindo

Persada.

The Liang Gie. 2007. Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta : Liberty

The Liang Gie. 2009. AdministrasiPerkantoran Modern. Yogyakarta: Liberty.

13