MAKALAH

ADMINISTRASI PERKANTORAN
TENTANG
PENGERTIAN DAN RUANG LINGKUP ADMINISTRASI PERKANTORAN

DISUSUN OLEH:
KELOMPOK 1
Muhammad Afdal Alfajri :
2212030003 Muhammad Zukhri :
2212030026 Tania Sunanda :
2212030031 Nurhafizah : 2212030082

DOSEN PENGAMPU :
Jusmawati, S.Ag.M.Pd

PROGRAM STUDI MANAJEMEN DAKWAH

FAKULTAS DAKWAH DAN ILMU KOMUNIKASI
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI IMAM BONJOL PADANG
2023 M/1444 H
 KATA PENGANTAR

‫حي ¸م‬
‫س ¸م ٱ ٱلر ّ ٰ ن‬
‫¸َلل ´ ٱلر‬
‫م‬
‫ح‬
Syukur Alhamdulillah kami ucapkan kepada Allah SWT yang telah
memberikan banyak nikmat, yang salah satunya nikmat kesehatan sehingga
penulis dapat meyelesaikan makalah untuk mata kuliah Administrasi perkantoran
yang membahas tentang “Pengertian dan Ruang lingkup Administrasi
Perkantoran ”.Terima Kasih kepada Ibuk Jusmawati, S.Ag.M.Pd Selaku Dosen
pengampu pada mata kuliah Administrasi Perkantoran ,yang berperan penting
dalam penyelesaian makalah ini. Termasuk segala pihak baik secara langsung
ataupun tidak langsung membantu penulis dalam penyusunan makalah. Terutama
Mahasiswa UIN Imam Bonjol Padang semester 3 jurusan Manajemen Dakwah.

Demikianlah makalah ini penulis buat, apabila ada kesalahan mohon

dimaafkan. Hal itu tentu tidak lepas dari kekurangan pengalaman dan keterbatasan
pengetahuan. Semoga makalah ini dapat bermanfaat bagi kita semua. Penulis
mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun demi kesempurnaan
makalah, terimakasih.

Padang, 9 September 2023

PEMAKALAH

ii
 DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR....................................................................................ii
DAFTAR ISI..................................................................................................iii
BAB I PENDAHULUAN...............................................................................1
A. Latar Belakang.......................................................................................1
B. Rumusan Masalah..................................................................................1
C.Tujuan Pembahasan.................................................................................1
BAB II PEMBAHASAN................................................................................2
A. Pengertian Adminitrasi Perkantoran........................................................2

B. Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran.............................................3

BAB III PENUTUP.........................................................................................8

A. Kesimpulan...........................................................................................8
B. Saran......................................................................................................8
DAFTAR PUSTAKA......................................................................................9

iii
 BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang

Administrasi Perkantoran merupakan hal yang sangat diperlukan untuk

menyusun data-data pada sebuah Instansi atau Perusahaan agar teratur dan sesuai
dengan prosedur penyusunan file, dan penyusunan jadwal dan sebagainya. Seiring
berjalannya waktu administrasi perkantoran saat ini sudah semakin berkembang
dengan adanya sistem penyimpanan file pada komputer yang semakin
memudahkan pekerjaan yang ada pada perusahaan ataupun instansi pemerintahan
untuk menyimpan ataupun melihat kembali data yang diinginkan.

Administrasi perkantoran dalam arti adalah semua kegiatan yang

bersifat teknis ketatausahaan dari suatu perkantoran yang mempunyai
peranan penting dalam pelayanan terhadap pelaksanaan pekerjaan operatif,
pemyediaan keterangan bagi pimpinan dan juga membantu dalam kelancaran
perkembangan organisasi.

B. Rumusan Masalah
1. Pengertian Administrasi Perkantoran
2. Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran
C. Tujuan Masalah
Untuk mengetahui pengertian dan Ruang lingkup Administrasi Perkantoran

1
 BAB II
PEMBAHASAN

A. Pengertian Administrasi Perkantoran

Administrasi perkantoran merupakan segenap rangkaian kegiatan penataan
terhadap perkerjaan pokok yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam suatu
bentuk kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu. sebagai suatu fungsi
administrasi perkantoran berkaitan dengan manajemen dan pengarahan dari semua
tahap operasi perusahaan, yaitu proses pengolahan data, komunikasi, dan memori
organisasi. Dalam berbagai sumber-sumber bacaan berbahasa Inggris yang terbit
di Amerika Serikat maupun Inggris Raya istilah Office Administration
(Administrasi perkantoran) dan Office Management (Manajemen perkantoran)
dipakai silih berganti dengan arti yang sama. 1
Berikut ini beberapa pengertian Office Administration (Administrasi
perkantoran) atau Office Management (Manajemen perkantoran) yang
dikemukakan oleh beberapa ahli, yaitu sebagai berikut:
1. William Spriegel dan Ernest Davies
Dalam buku “ Principles of Business Organization and Operation”,
manajemen kantor adalah pengarahan menyeluruh terhadap kegiatan-
kegiatan seperti tranportasi, manufakturing, pergudangan, dan penjualan.
2. George R. Terry
Dalam buku “ Office Management and Control”, manajemen kantor
adalah perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian dan pengawasan
pekerjaan kantor dan pelaksanaannya untuk mencapai tujuan.
3. Arthur Granger
Dalam buku “ National Office Management Associatio Report”,
manajemen kantor adalah fungsi dari tata penyelenggaraan pelayanan
komunikasi dan perekam dari suatu organisasi

1
Gie, Liang. 1996. Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta: Liberty

2
 4. William Leffingwell dan Edwin Robinson
Dalam buku “ Textbook of Office Management”, manajemen kantor
sebagai suatu fungsi, yang merupakan cabang dari seni dan ilmu
manajemen yang berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan kantor secara
efisien, kapanpun dan dimanapun pekerjaan itu dilakukan. 2
5. W.H Evans
Dalam buku “ Administrasi Perkantoran Modern”, administrasi
perkantoran sebagai fungsi yang berkaitan dengan manajemen dan
pengarahan semua tahap operasi perusahaan, yaitu proses pengolahan data,
komunikasi dan memori organisasi.
Dalam arti, administrasi perkantoran adalah semua kegiatan yang
bersifat teknis ketatausahaa dari suatu perkantoran yang mempunyai peranan
pentingdalam pelayanan terhadap pelaksanaan pekerjaan operatif, penyediaan
keterangan bagi pimpinan dan juga membantu dalam kelancaran perkembangan
organisasi.
Dari beberapa pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa administrasi
perkantoran atau manajemen perkantoran merupakan rangkaian aktifitas
merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan
(memberikan arah dan petunjuk), mengawasi, dan mengendalikan (melakukan
kontrol) sampai menyelenggarakan secara tertib suatu pekerjaan perkantoran
atau pekerjaan ketatausahaan.
B. Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran

Ruang lingkup administrasi perkantoran mencakup kegiatan kantor dan

sarana fasilitas kerja perkantoran. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, kantor
memiliki arti balai (gedung, rumah, ruang) tempat untuk mengurus suatu
mengenai pekerjaan (perusahaan) tempat menjalankan pekerjaan. Pengertian
lainnya dari kantor adalah sebuah unit lembaga atau organisasi yang terdiri dari
tempat, personil serta operasi ketatausahaan demi membantu pimpinan organisasi.

Tempat artinya ruangan, gedung, kompleks, dan perabot serta

perlengkapannya, seperti mesin peralatan kantor dan juga perlengkapan lainnya.

2
Sugiarto, Agus. 2005. Manajemen Kearsipan Modern. Yogyakarta: Gava

3
Dari pengertian diatas bisa disimpulkan bahwa kantor adalah wadah atau tempat
bagi sekelompok orang atau organisasi yang melakukan kegiatan tata usaha.
Berikut adalah pembahasan lingkup administrasi perkantoran:

1. Kegiatan Kantor
Kegiatan kantor merupakan kegiatan yang selalu dilakukan dalam
perkantoran dimana semakin luas tujuan perusahaan maka semakin besar
pula kegiatan perkantoran yang dilakukan. Kegiatan pekerjaan kantor
pada umumnya terdiri dari kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan
kegiatan perencanaan perkantoran (office planning), pengoganisasian

perkantoran (office organizing), pengarahan perkantoran (office

actuating), dan pengawasan perkantoran (office controlling) atau sering
disingkat POAC. Untuk lebih jelasnya simak uraian berikut ini:3
a. Perencanaan perkantoran (office planning)
Perencanaan Perkantoran (Office Planning), adalah proses
menentukan arah kegiatan kantor, dengan peninjauan kembali
terhadap faktor-faktor yang mempengaruhi tercapainya tujuan
kantor. Perencanaan perkantoran terdiri dari:
1) Perencanaan Gedung
2) Tata ruang kantor
3) Penerangan/cahaya
4) Ventilasi
5) Perlengkapan peralatan dan perabotan kantor
6) Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor
7) Anggran (budgeting) perkantoran
8) Standar kualitas kerja
9) Sistem informasi dan telekomunkasi
b. Pengorganisasian perkantoran (office organizing)

3
Dharma, Surya. Manajemen Kinerja. Yogyakarta: Pustaka Pelajar, 2005.

4
 Pengorganisasian Perkantoran (Office Organizing) adalah
pengaturan berbagai macam fungsi organisasi dengan pelaksana
yang melaksanakan fungsi-fungsi organisasi tersebut yang
meliputi:
1) Pembagian tugas dan pekerjaan agar lebih efisien dalam
organisasi/ perusahaan
2) Pemeliharaan hubungan kerja yang baik dengan atasan
ataupun bawahan
3) Penyediaan peralatan/perlengkapan yang tepat, sesuai
dengan jenis pekerjaan untuk memudahkan karyawan
dalam melakukan pekerjaan.

c. Pengarahan perkantoran (office actuating)

Pengarahan Perkantoran (Office Actuating), adalah suatu
kegiatan yang meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja secara
maksimal sesuai dengan targer dan sasaran yang telah ditentukan
serta untuk menciptakan lingkungan kerja yang sehat dan dinamis.
Pengarahan perkantoran adalah sebagai berikut:4
1) Penggunaan teknik yang efektif dalam melakukan
pegawasan terhadap bawahan.
2) Penggunaan teknik yang efektif dalam memberikan
motivasi terhadap bawahan .
3) Pemberian bantuan kepada karyawan dalam memecahkan
masalah ketika karyawan menghadapi kesulita dalam
pekerjaan.
4) Penyatuan visi, misi karyawan dan organisasi .
5) Perancangan cara komunikasi yang efektif dengan
karyawan, agar komunikasi antara atasa dengan bawahan
dapat berjalan lancar .

4
Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta: Yayasan Studi Ilmu dan Teknologi, 1984.

5
 6) Penggunaan tolak ukur yang adil dalam memberikan gaji
kepada karyawan.
d. Pengawasan perkantoran (office controlling)

Pengawasan Perkantoran (Office Controling), adalah

kegiatan yang mematikan bahwa sasaran dan perencanaan dapat
berjalan sesuai dengan target yang ingin dicapai. Objek
pengawasan perkantoran terdiri dari:

1) Penggunaan peralatan dan perabot kantor .

2) Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor .
3) Kualitas pekerjaan kantor.
4) Pelayanan kantor.
5) Waktu .
6) Biaya perkantoran5

2. Sarana dan Fasilitas Kerja perkantoran

a. Lokasi kantor
Faktor yang perlu diperhatikan dalam menentukan lokasi kantor
adalah faktor keamanan, faktor lingkungan dan faktor harga.
b. Gedung
Faktor yang perlu diperhatikan adalah menjamin keamanan dan
kesehatan karyawan, memiliki fasilitas yang memadai, dan harga gedung
yang kompetitif (seimbang dengan biaya dan keuntungan)
c. Peralatan
1) Perabotan kantor (office furniture): meja kursi, rak, laci dll .
2) Perbekalan kantor (office supplies): kertas, pena, tinta printer,
penghapus dan peralatan habis pakai lainnya.
d. Interior

5
Dr. Durotul Yatimah, M.Pd. Kesekretarisan Modern Administrasi Perkantoran. Bandung: Pustaka
Setia, 2009.

6
 Interior adalah tatanan perobatan/perangkat kantor yang menunjang
pelaksanaan kerja dalam ruag kantor, seperti penerangan, ventilasi, plafon,
jendela,dan hiasan kantor.

e. Mesin-mesin kantor
Disesuaikan dengan prosedur kerja, metode kerja dan kebutuhan kantor.

7
 BAB III

PENUTUP

A. Kesimpulan

Administrasi perkantoran atau manajemen kantor merupakan rangkaian

kegiatan merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyususn),
mengarahkan, mengawasi (melakukan kontrol), serta menyelenggarakan
secara tertib berbagai pekerjaan perkantoran atau pekerjaan ketatausahaan.

Administrasi perkantoran mempunyai hubungan erat dengan pelayanan

timbal balik. Ketertiban dan kelancaran dalam kegiatan administrasi
perkantoran berpengaruh terhadap ketertiban dan kelancaran pelayanan yang
dampaknya adalah kepuasan bagi penerima layanan.

Tidak tertibnya administrasi perkantoran akan berakibat tidak

tertibnya pekerjaan ketatausahaan yang menghambat kelancaran
pelaksanaan pekerjaan operatif, menghambat pengambilan
keputusan/kebijaksanaan oleh pimpinan, dan menghambat perkembangan
kemajuan organisasi

B. Saran

Saat ini ketika persaingan semakin ketat, pandangan yang

menyederhanakan masalah administrasi tidak bisa lagi dianut. Bagian
administrasi di perkantoran memegang peranan yang sama penting dibagian
lainnya. Mereka harus dibekali dengan skill dan kemampuan yang cukup di
bagiannya. Selain itu mereka harus pula mempunyai pandangan yang
positif terhadap pekerjaan dan selalu berusaha untuk meningkatkan
kinerjanya menjadi terus lebih baik.

8
 DAFTAR PUSTAKA

Haryadi Hendy. 2000. Administrasi Perkantoran untuk Manajemen. Bandung.

Sinar Baru.

Sugandha, Dann. 1986. Manajemen Administrasi. Suatu Pendekatan Sistem

Dalam Manajemen Perkantoran. Bandung : Sinar Baru.

Susanto, Slamet. 1995. Administrasi Kantor: Manajemen dan Aplikasi.

Jakarta.

Sutha, Diah Wijayanti. 2018. Administrasi Perkantoran: Cara Mudah Memahami

Konsep Dasar Administrasi Perkantoran Secara Umum. Indomedia Pustaka