Oleh :
Kelompok V
Nama NIM
1. Akhidatul Firdaus Afifah 201511049
2. Anindita Pramesti H. 201511055
3. Enno Mashita Dewi 201511066
4. Franky Agus Ariyanto 201511072
5. Hermei Suciati 201511077
6. Muhammad Fahmi Alamin 201511082
7. Shofiyyah Ummu Adilah 201511086
i
KATA PENGANTAR
Puji syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa karena
dengan rahmat, karunia, serta taufik dan hidayah-Nya kami dapat menyelesaikan
Makalah Konsep Dasar Administrasi Perkantoranini dengan baik meskipun
banyak kekurangan didalamnya. Dan juga kami berterima kasih pada Ibu Diah
Wijayanti Sutha, SST.,M.Kes selaku dosen mata kuliah Administrasi
Perkantoranyang telah memberikan tugas ini kepada kami.
Penyusun
ii
DAFTAR ISI
iii
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Pengertian Administrasi (Bel: administratie) seringkali diartikan
dalam arti yang sempit, yaitu sebagai kegiatan ketatausahaan, yaitu
pekerjaan yang bersifat tulis-menulis belaka. Administrasi dalam arti yang
luas, yaitu sebagai suatu proses karja-sama yang telah ditentukan
sebelumnya, juga seringkali dipertukarkan penggunaan dan pengertiannya
dengan “manajemen”, yang merupakan proses pencapaian tujuan dari
melalui dan dengan orang lain.
Dalam berbagai sumber-sumber bacaan berbahasa Inggris yang
terbit di Amerika Serikat maupun Inggris Raya istilah Office
Administration (Administrasi perkantoran) dan Office Management
(Manajemen perkantoran) dipakai silih berganti dengan arti yang sama,
dengan mengikuti perkembangan itu, dalam uraian selanjutnya tidak akan
diperbedakan istilah Administrasi Perkantoran dengan Manajemen
Perkantoran.
Manajemen perkantoran atau administrasi perkantoran adalah
proses perencanaan, pengorganisasian, dan pengkoordinasian manusia,
bahan -bahan, mesin-mesin, metode, perlengkapan, peralatan, dan uang,
serta pengarahan dan pengawasan atas pelaksanaan pekerjaan dalam
rangka mencapai tujuan organisasi.
Definisi administrasi perkantoran dalam makalah ini ialah usaha
penyelenggaraan perkantoran guna membantu pucuk pimpinan organisasi
dalam pengambilan keputusan dan pencapaian tujuan organisasi, atau
dalam bahasa inggris dikenal dengan istilah office management. Pekerjaan
kantor adalah suatu kegiatan kesekretariatan dan administratif. Segala
sesuatu yang berkaitan dengan catat-mencatat, melakukan perjanjian,
memfasilitasi pertemuan, memberikan laporan, menyusun dokumen,
menyimpan dokumen, mengirimkan surat dan sebagainya. Untuk
1
keperluan tersebut, terbentuk suatu jalinan komunikasi formal maupun
informal. Disamping itu, komunikasi yang efektif dan efisien juga
merupakan faktor penting dalam pelaksanaan pekerjaan kantor.
Kantor adalah laksana otak, dimana para manajer dan pimpinan
mengendalikan seluruh kegiatan organisasi dan pekerjaannya. Dengan
demikian, kantor memerlukan manajemen yang baik supaya berjalan
efektif. Cara mengelola kantor tidak hanya diperlukan para sekretaris dan
tenaga administrasi yang sehari-harinya duduk di kantor, melainkan juga
para kepala bagian keuangan, pemasaran, atau produksi, karena mereka
memimpin kantor.
B. Rumusan Masalah
1. Apa pengertian dan Lingkup Administrasi Perkantoran?
2. Bagaimana Hakikat dan Peranan Administrasi Perkantoran?
3. Apa Pengertian dan Lingkup Pekerjaan Perkantoran?
C. Tujuan
1. Mendeskripsikan Pengertian dan Lingkup Administrasi Perkantoran
2. Mendeskripsikan Pengertian dan Lingkup Pekerjaan Perkantoran
3. Mengidentifikasi Hakikat dan Peranan Administrasi Perkantoran
2
BAB II
PEMBAHASAN
3
pekerjaan kantor secara efisien, kapanpun dan dimanapun pekerjaan itu
dilakukan.
Dari beberapa pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa
administrasi perkantoran atau manajemen perkantoran merupakan
rangkaian aktifitas merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan
menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk),mengawasi,
dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan
secara tertib suatu pekerjaan perkantoran atau pekerjaan ketatausahaan.
4
Controlling atau pengawasan juga bisa diartikan pengendalian
merupakan sebuah proses pengamatan yang dilakukan secara terus
menerus atau berkala dalam suatu kegiatan atau pelaksanaan sesuai
pada rencana kerja yang sebelumnya telah disusun rapi dan
mengadakan pengoreksian bila dibutuhkan.
5
4. Lingkup Administrasi Perkantoran
Ruang lingkup administrasi perkantoran mencakup kegiatan kantor
dan sarana fasilitas kerja perkantoran. Menurut Kamus Besar Bahasa
Indonesia, kantor memiliki arti balai (gedung, rumah, ruang) tempat untuk
mengurus suatu mengenai pekerjaan (perusahaan) tempat menjalankan
pekerjaan. Pengertian lainnya dari kantor adalah sebuah unit lembaga atau
organisasi yang terdiri dari tempat, personil serta operasi ketatausahaan
demi membantu pimpinan organisasi.
Tempat artinya ruangan, gedung, kompleks, dan perabot serta
perlengkapannya, seperti mesin peralatan kantor dan juga perlengkapan
lainnya. Dari pengertian diatas bisa disimpulkan bahwa kantor adalah
wadah atau tempat bagi sekelompok orang atau organisasi yang
melakukan kegiatan tata usaha.
Berikut adalah pembahasan lingkup administrasi perkantoran:
a. Kegiatan Kantor
Kegiatan kantor di setiap perusahaan antara satu dengan lainnya.
Semakin luas tujuan yang ingin dicapai oleh sebuah perusahaan, akan
semakin besar pula kegiatan perkantoran yang dilakukan. Kegiatan
pekerjaan kantor pada umumnya terdiri dari kegiatan-kegiatan yang
berhubungan dengan kegiatan perencanaan perkantoran (office
planning), pengoganisasian perkantoran(office organizing),
pengarahan perkantoran (office actuating), dan pengawasan
perkantoran (office controlling) atau sering disingkat POAC. Untuk
lebih jelasnya simak uraian berikut ini :
1) Perencanaan Perkantoran (office planning)
Perencanaan perkantoran adalah proses menentukan arah kegiatan
kantor, dengan cara meninjau kembali faktor-faktor yang
mempengaruhi tercapainya tujuan kantor.Perencanaan perkantoran,
meliputi:
a) Perencanaan gedung
b) Tata ruang kantor
c) Penerangan/cahaya
6
d) Ventilasi
e) Perlengkapan peralatan dan perabotan kantor
f) Anggaran (budgeting) perkantoran
g) Standar kualitas kerja,
h) Sistem informasi dan telekomunikasi
2) Pengorganisasian Perkantoran (office organizing)
Pengorganisasian perkantoran adalah pengaturan berbagai macam
fungsi organisasi dengan pelaksana yang melaksanakan fungsi-
fungsi organisasi tersebut, meliputi :
a) Pembagian tugas dan pekerjaan agar lebih efisien dalam
organisasi perusahaan.
b) Pemeliharaan hubungan kerja yang baik dengan atasan ataupun
bawahan
c) Penyediaan peralatan atau perlengkapan yang tepat, sesuai
dengan jenis pekerjaan untuk memudahkan karyawan dalam
melakukan pekerjaan
3) Pengarahan Perkantoran (Office Actuating)
Pengarahan perkantoran adalah suatu kegiatan untuk meningkatkan
efektivitas dan efisiensi kerja secara maksimal sesuai dengan target
dan sasaran yang telah ditentukan serta untuk menciptakan
lingkungan kerja yang sehat dan dinamis. Pengarahan perkantoran
meliputi :
a) Penggunaan teknik yang efektif dalam melakukan pengawasan
terhadap bawahan.
b) Penggunakan teknik yang efektif dalam memberikan motivasi
terhadap bawahan
c) Pemberian bantuan kepada karyawan dalam memecahkan
masalah ketika karyawan menghadapi kesulitan dalam
pekerjaan.
d) Penyatuan visi misi karyawan dan organisasi
7
e) Perancangan cara komunikasi yang efektif dengan karyawan,
agar komunikasi antara atasan dengan bawahan dapat berjalan
lancar.
f) Penggunaan tolak ukur yang adil dalam memberikan gaji
kepada karyawan.
8
2) Gedung
Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam menentukan gedung,
antara lain :
a) Gedung menjamin keamanan dan kesehatan karyawan
b) Gedung memiliki fasilitas yang memadai
c) Harga gedung yang kompettif seimbang dengan biaya dan
keuntungan
3) Peralatan
Peralatan digolongkan dalam dua kelompok, yaitu sebagai berikut :
a) Perabotan kantor (office furniture)
seperti meja, kursi, rak, laci-laci dan sebagainya yang terbuat
dari kayu, besi atau apapun bahan lainnya, yang mempunyai
peranan penting dalam setiap kantor
b) Perbekalan kantor (office suplies)
seperti kertas, pena, tinta printer, penghapus dan peralatan
habis pakai lainnya.
4) Interior
Interior adalah tatanan perabot atau perangkat kantor yang
menunjang pelaksanaan kerja dalam ruang kantor, seperti
penerangan, ventilasi, plafon, jendela dan hiasan kantor.
5) Mesin-mesin kantor
Dalam perencanaan kegiatan kantor harus pula dirumuskan
perencanaan mesin-mesin kantor yang akan dipergunakan. Hal ini
disesuaikan dengan prosedur kerja, metode kerja, dan kebutuhan
interior.
9
B. Hakikat dan Peranan Administrasi Perkantoran
10
C. Pengertian dan Lingkup Pekerjaan Perkantoran
11
2. Lingkup Pekerjaan Perkantoran
Menurut Sedarmayanti (2009:7) pekerjaan kantor tidak identik
dengan pekerjaan tulis menulis ataupun ketatausahaan, tetapi dalam
pelaksanaan pekerjaan kantor, dapat berupa:
a. Pekerjaan tulis menulis.
b. Ketatausahaan.
c. Ketatausahaan ditambah dengan kegiatan.
Sedangkan Menurut William H. Leffingwell dan Edwin M
Robinson dalam Sedarmayanti (2009:7) pekerjaan kantor meliputi :
a. Menerima, mengirim, dan mengangkut pesanan-pesanan.
b. Membuat rekening.
c. Surat menyurat, mendikte, mengetik.
d. Menyimpan warkat.
e. Menyampaikan hutang dan mengumpulkan perhitungan-perhitungan
yang belum diselesaikan.
Berdasarkan pendapat di atas, dapat disimpulkan ruang lingkup
pekerjaan kantor meliputi kegiatan catat-mencatat, ketatusahaan, surat-
menyurat yang dilakukan dalam suatu organisasi.
12
BAB III
PENUTUP
A. Kesimpulan
1. Kantor Adalah balai (gedung, rumah, ruang) tempat untuk mengurus
suatu mengenai pekerjaan (perusahaan) atau tempat menjalankan
pekerjaan.
2. Administrasi perkantoran atau manajemen perkantoran adalah
merupakan rangkaian aktifitas merencanakan,
mengorganisasi,mengarahkan, mengawasi, dan mengendalikan sampai
menyelenggarakan secara tertib suatu pekerjaan perkantoran atau
pekerjaan ketatausahaan.
3. Tujuan umum dari Administrasi Perkantoran adalah untuk melayai apa
saja yang dibutuhkan perusahaan (kantor) serta pihak-pihak yang
bersangkutan
4. Lingkup Administrasi Perkantoran dibagi menjadi 2 yaitu kegiatan
kantor (Perencanaan, Pengorganisasian, Pengarahan dan Pengawasan)
dan Sarana dan Fasilitas Kerja Perkantoran (lokasi kantor, Gedung,
Peralatan, Interior, Mesin-mesin Kantor)
5. Administrasi Perkantoran mempunyai 3 Azas yaitu Azas sentralisasi
(pemusatan), Azas Desentralisasi (Pemencaran), Azas
Dekonsentralisasi (Penggabungan).
6. Administrasi Perkantoran berperan sebagai Media komunikasi,
Jembatan historis, Penghubung segala asal dan tujuan bagi masing-
masing pihak.
7. Pekerjaan perkantoran adalah melaksanakan suatu kegiatan yang
berhubungan dengan perhitungan, surat-menyurat, laporan-laporan
untuk digunakan di suatu badan usaha dan memeliharanya untuk
keperluan dikemudian hari.
8. Lingkup Pekerjaan Perkantoran sebagai kegiatan catat-mencatat,
ketatusahaan, surat-menyurat yang dilakukan dalam suatu organisasi.
13
DAFTAR PUSTAKA
http://www.latarbelakang.com/2013/08/pengertian-pekerjaan-kantor-ciri-
peran.htmldiakses Tanggal 08 September, 18:41 WIB
14
http://desyarmynawati.blogspot.co.id/2016/05/hakikat-administrasi-
perkantoran.html diakses Tanggal 08 September, 19:23 WIB
15